No. Dokumen : DIT-TIK/PM4.2.

3/01

PROSEDUR
UNIVERSITAS PENDIDIKAN
INDONESIA
DIREKTORAT TEKNOLOGI
INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229
Bandung

No. Revisi

PERAWATAN
KOMPUTER

: 00

Tgl. Berlaku
01Nopember 2010

MENYETUJUI

Nama
Jabatan

PEMBUAT

ATASAN

MR

DIREKTUR

Yudi Wahyudi

Dedi Rohendi

Saripudin

Munir

Koord.

Kepala Divis

Layanan

Layanan IT

01.10.2010

01.11.2010

Internet

Ttd.
Tanggal

01.11.2010

01.11.2010

1/15

1.0 TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk menjamin setiap perawatan komputer yang ada
dilingkungan Direktorat TIK UPI harus melalui proses yang telah ditetapkan dan
dijadwalkan.
2.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilakukan sebagai suatu proses perawatan computer yang berada di
lingkungan Direktorat TIK UPI.
3.0 DEFINISI
3.1 Hardware atau perangkat keras komputer adalah semua bagian fisik
komputer, dan dibedakan dengan data yang berada di dalamnya atau yang
beroperasi di dalamnya, dan dibedakan dengan perangkat lunak (software)
yang menyediakan instruksi untuk perangkat keras dalam menyelesaikan
tugasnya.
3.2 Software atau perangkat lunak adalah istilah umum untuk data yang
diformat dan disimpan secara digital, termasuk program komputer,
dokumentasinya, dan berbagai informasi yang bisa dibaca dan ditulis oleh
komputer. Dengan kata lain, bagian sistem komputer yang tidak berwujud.
Istilah ini menonjolkan perbedaan dengan perangkat keras komputer.
3.3 Sistem operasi atau OS adalah perangkat lunak sistem yang bertugas untuk
melakukan kontrol dan manajemen perangkat keras serta operasi-operasi
dasar sistem, termasuk menjalankan software aplikasi seperti programprogram pengolah kata dan browser web. Secara umum, Sistem Operasi
adalah software pada lapisan pertama yang ditaruh pada memori komputer
pada saat komputer dinyalakan. Sedangkan software-software lainnya
dijalankan setelah Sistem Operasi berjalan, dan Sistem Operasi akan
melakukan layanan inti umum untuk software-software itu. Layanan inti
umum tersebut seperti akses ke disk, manajemen memori, skeduling task,
dan antar-muka user. Sehingga masing-masing software tidak perlu lagi
melakukan tugas-tugas inti umum tersebut, karena dapat dilayani dan
dilakukan oleh Sistem Operasi. Bagian kode yang melakukan tugas-tugas
inti dan umum tersebut dinamakan dengan "kernel" suatu Sistem Operasi.

2/15

4.0 REFERENSI
4.1

Renstra TIK UPI tentang implementasi kelembagaan TIK UPI

4.2

SK Direktur tentang tugas pokok dan fungsi Divisi Layanan TIK Direktorat
TIK UPI

4.3

Quality Management System ISO 9001: 2000;Clause 6.3

5.0 KETENTUAN UMUM

5.1 Pemeliharaan computer dilakukan oleh teknisi yang berada dibawah
layanan tik upi.
5.2 Semua komputer yang digunakan harus terdaftar dalam Daftar Induk
Inventaris Sarana DIR TIK.
5.3 Daftar Induk Inventaris komputer harus berisi tentang : Nomor inventaris
komputer, nama, merek, model dan data spesifikasi computer.
5.4 Setiap sarana komputer harus memiliki Dokumen Riwayat Pemeliharaan
Alat dan Label, beserta status pemeliharaannya.
5.5 Untuk melakukan perawatan pada komputer yang yang terdaftar dalam
Daftar Induk Inventaris Sarana dibuat jadual untuk pemeliharaan sarana.
5.6 Apabila diperlukan setiap peralatan instalasi harus diperiksa secara
keseluruhan (general check up) minimal 1 (satu) kali dalam setahun.
5.7 Apabila kerusakan hardware masih bergaransi merupakan tanggung jawab
vendor(perusahaan rekanan).
5.8 Apabila kerusakan hardware yang tidak bergaransi merupakan tanggung
jawab teknisi.
5.9 Tindak lanjut hardware yang rusak tergantung kondisi hardware tersebut.

3/15

6.0 ALUR KERJA DAN DESKRIPSI ALUR KERJA

6.1

Alur Perawatan Komputer

4/15

6.2

Deskripsi Perawatan Komputer

6.2.1

Bagian Pengguna

6.2.1.1

Melaporkan kepada teknisi jika menemukan perangkat

yang tidak berfungsi atau bermasalah.

6.2.2

Bagian Teknisi

6.2.2.1

Melakukan pemerikasaan secara rutin.

6.2.2.2

Menerima laporan dari pengguna.

6.2.2.3

Melakukan analisa masalah (Software atau hardware yang

rusak).

6.2.2.4

Mengklasifikasikan jenis kerusakan

6.2.2.5

Mengecek status computer, apakah masih bergaransi atau

habis garansi. Apabila maih garansi teknisi langung mengirim ke
vendor(surat serah terima barang) dan apabila garansi sudah habis
teknisi melapor kepada kepala divisi untuk mengajukan kebutuhan.

6.2.2.6

Melakukan perbaikan computer (berita acara perbaikan).

6.2.2.7

Menerima pengiriman barang dari vendor dan bagian

rumah tangga TIK (surat serah terima barang)

6.2.2.8

Membuat laporan rutin dan menyerahkan kepada kepala

divisi.

6.2.3
6.2.3.1

Kepala Divisi
Menerima laporan dari teknisi terkait dengan kondisi
hardware yang dilakukan untuk pelayanan internet.

6.2.3.2

Membuat surat pengajuan kebutuhan kepada bagian

rumah tangga.

6.2.3.3

Menerima laporan kondisi hardware yang digunakan untuk

pelayanan internet.

6.2.4
6.2.4.1

Bagian Rumah Tangga

Menerima surat pengajuan dari kepala divisi

5/15

6.2.4.2

Jika memungkinkan untuk menganti hardware yang rusak

maka dilakukan pembelian hardware tersebut.

6.2.4.3

Jika tidak memungkinkan(membutuhkan biaya tinggi)

untuk mengganti hardware yang rusak, mengajukan surat permohonan
kepada bagian pengadaan UPI.

6.2.4.4

Menginvenarisir hardware yang udah dibeli.

6.2.4.5

Menyerahkan barang kepada teknisi (surat tanda teima).

6.2.4.6

Menerima penyerahan barang dari bagian pengadaan UPI.

6.2.4.7

Membuat berita acara serah terima barang.

6.2.5

Bagian Pengadaan UPI

6.2.5.1

Menerima surat pengajuan barang dari Kasi RT Dit TIK

6.2.5.2

Mengadakan kebutuhan hardware yang diajukan

6.2.5.3

Menyerahkan hardware yang diajukan kepada Kasi RT

Dit.TIK

6.2.5.4
6.2.6

Membuat surat serah teima barang

Bagian Vendor

6.2.6.1

Menerima laporan dari teknisi terkait dengan perangkat

keras yang bermasalah.

7.0

6.2.6.2

Memeriksa perangkat yang bermasalah

6.2.6.3

Memperbaiki perangkat yang bermasalah.

6.2.6.4

Menyerahkan barang yang telah diperbaiki kepada teknisi.

6.2.6.5

Membuat acara serah terima barang.

PENGECUALIAN
7.1

Permintaan perbaikan yang dilakukan diluar jam kerja yang telah ditetapkan
oleh UPI, akan dilakukan pada hari kerja berikutnya.

7.2

Permintaan kebutuhan melebihi anggaran yang ada diatur sesuai dengan

aturan yang berlaku di UPI.

6/15

8.0 REKAMAN
8.1

Label Pemeliharaan

8.2

Label Spesifikasi Komputer

8.3

Form Jadual Pemeliharan Komputer

8.4

Form Laporan Pemeliharaan Komputer

8.5

Berita Acara Perbaikan

8.6

Berita Acara Penyerahan Barang

8.7

Form Pengajuan Barang

8.8

Form Jadual Pemeliharaan Komputer

7/15

Lampiran 8.1
No. : DTIK/FM - 00/00

LABEL /KARTU PEMELIHARAAN KOMPUTER

KARTU PEMELIHARAAN
No. Inventaris
Nama dan Merek
Jenis Pemeliharaan
Tanggal Pemeliharaan
Status Barang
Nama Teknisi
Tandatangan

:
:
:
:
:
:
:

Tanggal Pemeliharaan Berikutnya :

8/15

Lampiran 8.2
No. : DTIK/FM - 00/00
LABEL / KARTU SPESIFIKASI KOMPUTER
SPESIFIKASI KOMPUTER
Motherboard
Processor
Memory/RAM
VGA
Harddisk
CDRom
Monitor
Power Supply
Keyboard
Mouse

:
:
:
:
:
:
:
:
:
:

9/15

Lampiran 8.3
No. : DTIK/FM - 00/00

FORM LAPORAN PEMELIHARAAN KOMPUTER

Tahun

Mengetahui,
Direktur/Ka. Divisi

Dibuat Oleh,
Layanan Internet

10/15

Lampiran 8.4
No. : DTIK/FM - 00/00
BERITA ACARA PERBAIKAN
No. ...... /Dit.TIK/...../ .....
Pada hari ini,
, tanggal
yang bertanda tangan di bawah ini :

, bulan __________________, tahun _____,

Nama
NIP
Jabatan
Alamat

:
:
:
:

_______________________
_______________________
_______________________
________________________________________________________

Telp. / HP

: _______________________

dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Direktorat TIK UPI yang selanjutnya
disebut sebagai PIHAK PERTAMA , dan
Nama
NIP
Jabatan
Alamat

:
:
:
:

_______________________
_______________________
_______________________
________________________________________________________

Telp. / HP

: _______________________

dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama .................. yang selanjutnya disebut
PIHAK KEDUA ,
1. PIHAK PERTAMA telah menyelesaikan pekerjaan perbaikan:
Perangkat yang diperbaiki
: ___________
Keterangan perbaikan
: ___________
2. PIHAK KEDUA telah menyaksikan dan menyatakan bahwa perbaikan telah
dilakukan dan layanan UPINet dapat berfungsi kembali.
Demikian Berita Acara Perbaikan Layanan UPINet ini dibuat dan ditandatangani oleh
seluruh pihak untuk dipergunakan sesuai keperluannya.
PIHAK PERTAMA,

PIHAK KEDUA,

11/15

Direktorat TIK

Penanggung
Tangga/Vendor

------------------------------------------------( NIP:. )

Jawab

Rumah

------------------------------------------------( NIP:. )

Mengetahui,
Direktur/Ka. Divisi

Dibuat Oleh,
Layanan Internet

Lampiran 8.5
No. : DTIK/FM - 00/00

BERITA ACARA PENYERAHAN BARANG

BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG
No. ...... /Dit.TIK/...../ .....
Pada hari ini,
, tanggal
yang bertanda tangan di bawah ini :

, bulan __________________, tahun _____,

Nama
NIP
Jabatan
Alamat

:
:
:
:

_______________________
_______________________
_______________________
________________________________________________________

Telp. / HP

: _______________________

dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama .................. yang selanjutnya disebut
sebagai PIHAK PERTAMA , dan
Nama
NIP
Jabatan
Alamat

:
:
:
:

_______________________
_______________________
_______________________
________________________________________________________

Telp. / HP

: _______________________

dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama .................. yang selanjutnya disebut
PIHAK KEDUA ,
3. PIHAK PERTAMA telah menyerahkan barang dengan spesifikasi sebagai
berikut: ............................
4. PIHAK KEDUA telah menyaksikan dan menyatakan bahwa telah diterima sesuai
dengan permintaan.
Demikian Berita Acara Serah Terima Barang ini dibuat dan ditandatangani oleh
seluruh pihak untuk dipergunakan sesuai keperluannya.

12/15

PIHAK PERTAMA,

PIHAK KEDUA,

Direktorat TIK

Penanggung
Tangga/Vendor

------------------------------------------------( NIP:. )

Jawab

Rumah

------------------------------------------------( NIP:. )

Mengetahui,
Direktur/Ka. Divisi

Dibuat Oleh,
Layanan Internet

Lampiran 8.6
No. : DTIK/FM - 00/00
Form Pengajuan Barang
No

Nama Barang

Spesifikasi
/ Type

Jumlah

Nama
Satuan

Volume

Harga
Satuan

13/15

Jumlah
Total

Mengetahui,
Kepala Divisi

Dibuat Oleh,
Layanan Internet

Lampiran 8.7
No. : DTIK/FM - 00/00
JADUAL PEMELIHARAAN KOMPUTER
Tahun

14/15

Nama/Nomor
Komputer

Jan

Feb

Mar

Apr

Mei

Jun

Jul

Agu Sept Okt

Nov Des

Mengetahui,
Kepala Divisi

Dibuat Oleh,
Layanan Internet

15/15