Dokumentasi Proyek Sistem Informasi Akademik

Pondok Pesantren Imam SyafiI Aceh

Disusun Oleh:

Desy Rahmawati (9)

Dhia Ulhaq (10)

Mohammad Ramadhan M (16)

TEAM DRD WEB DEVELOPER

2016
Daftar Isi
1. Visi dan Misi....................................................................................................... 2
2. Proposal proyek awal dan ide-ide teknis implementasi..............................................2
3. Baseline proyek................................................................................................... 3
4. WBS, Gant Chart dan Pert System.........................................................................6
5. Kumulatif Laporan Setiap Fase...........................................................................13
6. Perubahan yang terjadi dan penanggulangan risiko.................................................17
7. Laporan informal............................................................................................. 22
8. Biaya total proyek............................................................................................. 30
9. Client acceptance agreement............................................................................... 30
10. Post-project activities and audit..........................................................................30
11. Suatu nilai tambah bagi proyek, yang mengiringi kesuksesan proyek..........................31

1
1. Visi dan Misi
Visi : Terwujudnya sistem informasi akademik pesantren yang efektif, efisien dan mumpuni

Misi :

- Membangun sistem informasi pesantren sesuai kebutuhan dan keinginan client

- Menjaga keamanan data dan sistem client
- Membangun sistem yang mudah dioperasikan oleh client

2. Proposal proyek awal dan ide-ide teknis implementasi

Project Charter
Project Title : Sistem Informasi Akademik Pesantren
Project Start Date : 9 Maret 2016 Project Finish Date: 28 April 2016
Budget Information: Project ini diperkirakan membutuhkan dana sebanyak Rp
6.980.000,-. Biaya dialokasikan untuk pembiayaan web hosting dan domain sebanyak Rp
1.280.000, - dalam 1 tahun, biaya jasa pembuatan web Rp 3.900.000, - dan biaya
perawatan selama 6 bulan setelah proyek diterapkan Rp 1.800.000,-.
Project Manager: Dhia Ul Haq. (+62) 897-5572-307. Email:
dhia.haq.tik13@mhsw.pnj.ac.id
Project Objectives: Mengembangkan sistem informasi akademik yang ada di Pesantren
Imam Syafii Aceh. Sistem informasi ini berbasis aplikasi web, dimana web tersebut akan
menampilkan profil sekolah, sistem pendaftaran siswa baru, dan sistem akademik siswa.
Untuk sistem akademik siswa, siswa diharuskan melakukan login dengan nomor induk
dan password. Sistem akademik siswa dapat menampilkan profil siswa, jadwal
pelajaran, dan nilai siswa. Aplikasi web ini menyediakan hak akses untuk admin, guru
wali kelas, dan siswa, dimana ketiga hak akses itu memiliki website dengan tampilan
berbeda. Sedangkan sistem pendaftaran siswa baru akan terintegrasi dengan email
untuk pemberian password. Selain itu, adanya halaman kritik dan saran dapat
digunakan user internal untuk menyampaikan kritik serta saran kepada pihak
Pesantren Imam Syafii Aceh.
Approach:
Mengembangkan sebuah website untuk menyebarkan informasi mengenai pesantren
dan meminta masukan dari para orang tua santri maupun masyarakat umum.
Mengembangkan sebuah sistem informasi akademik untuk memudahkan para guru
untuk mengumpulkan dan mengamankan data-data nilai siswa serta data-data penting
lainnya.
Mengembangkan sebuah sistem informasi akademik untuk memudahkan para orang

2
 tua santri dan santri untuk mengetahui nilai-nilai pihak yang bersangkutan.

3. Baseline proyek
a. Rencana Biaya

1. Biaya Pembuatan Sistem Rp 3.900.000,00

Rincian:
a Projek Manager Rp 1.500.000,00
b System Designer Rp 1.200.000,00
c System Builder Rp 1.200.000,00
2. Domain .sch.id 1 tahun @ Rp 80.000,00 Rp 80.000,00
3. Hosting 12 bulan @ Rp 100.000,00 Rp 1.200.000,00
Rincian:
a 2 GB Storage Space
b 1024 MB Virtual Memory
c Unlimited Bandwidth
d Unlimited Account Email
e Unlimited Subdomain
f Unlimited Account FTP
g Unlimited Account MySQL
h 24/7 Technical Support
4. Maintenance 3 bulan @ Rp 600.000,00 Rp 1.800.000,00
TOTAL Rp 6.980.000,00

b. Rencana Schedule

3
4
5
4. WBS, Gant Chart dan Pert System
a. WBS

6
b. Gant Chart

7
8
9
c. Pert System

Kegiata Penjelasan Pendahul

n u
A Analisis Problem -
B Analisis Requirement A
C Analisis Decision System B
D Perancangan System C
E Construction D
F Implementation E
G Operation and Support F

Kegiatan Estimasi
A 8
B 6
C 3
D 22
E 37
F 13
G 65

10
 Jalur A, B, C, D, E, F, G = 8 + 6 + 3 + 22 + 37 + 13 + 65= 154

Kegiata Waktu ES LS EF LF Slack

n (2) (3) (4) = (6)- (5) = (3) + (6) (7) = (4)
(1) (2) (2) (3)
A 8 0 0 8 8 0
B 6 8 8 14 14 0
C 3 14 14 17 17 0
D 22 17 17 39 39 0
E 37 39 39 76 76 0
F 13 76 76 89 89 0
G 65 89 89 154 15 0
4

11
5. Kumulatif Laporan Setiap Fase
Fase Analisis Masalah

Project : Sistem Informasi Akademik Project Manager :

Pesantren Imam Syafii Aceh Dhia Ul-Haq
Created By : Desy Rachmawati Last Update By : Desy
Rachmawati
Date Created : 07 Maret 2016 Date Lasted Update : 14 Maret
2016
Cause and Effect Analysis System Improvement
Objectives
Problem or Cause and System System
Opportunity Effects Objective Constraint
1) Penyimpanan Rentannya Menggunakan Perlu adanya
data masih tempat database untuk administrator
bersifat analog penyimpanan backup data dan untuk
dengan physical data-data siswa repository data mengelola
documentation maupun guru- database
guru dan pesantren
karyawan dari
disaster seperti
kebakaran, banjir,
dll
2) Keperluan untuk Proses ini Membuat sistem Perlu adanya
melakukan cenderung informasi akademi administrator
pengendalian memakan waktu dan pendaftaran untuk
kinerja, maupun dan kurang efektif online calon santri mengelola
pendaftaran serta banyak berbasis aplikasi pendaftaran
santri baru yang keterbatasannya. web online
masih dilakukan
secara verbal dan
paper-based.
3) Kurangnya Kurangnya Membuat website Perlu adanya
pengetahuan promosi yang menunjukan administrator
masyarakat pesantren ke profil pesantren, khusus yang
12
 mengenai masyarakat visi-misi, fasilitas, menangani
Pesantren Imam umum. dan kegiatan website
Syafii Aceh yang ada di
Pesantren Imam
Syafii

Fase Requirement Analysis:

Hal yang pertama harus dilakukan dalam requirement analysis phase

adalah pengidentifikasian requiremen. Dasar dari tugas ini adalah system
objectives yang telah dilakukan pada fase problem analysis.

Requirement yang ada dibagi dalam 2 kategori, functional

requirement yaitu aktivitas dan servis yang harus dilakukan dan
disediakan oleh sistem. Kategori yang lain adalah non-functional
requirement yaitu fitur lain yang diperlukan sistem, agar sistem dapat
lebih memuaskan.

Berikut adalah requirements dari Sistem Informasi Akademik Pondok

Pesantren Islam Imam Syafii:

11. Functional Requirements :

1- Pendaftaran santri baru dilakukan secara online.
2- Pembangunan database untuk penyimpanan data, dokumen dan informasi dan
backupnya.
3- Pembuatan portal umum mengenai pesantren, data yang ditampilkan berupa
profil pesantren, kegiatan pesantren, formulir pendaftaran, galeri, fasilitas, dan
info administrasi.
4-Pembuatan portal akademik meliputi profil santri, jadwal pelajaran, transkrip
nilai, dan kalender akademik
5-Pembuatan portal kesantrian meliputi data pribadi santri dan daftar pelanggaran
santri
6-Pembuatan portal pegawai meliputi data pribadi pegawai dan dokumen pribadi.
22. Nonfunctional Requirements :
1- Sistem dapat membantu proses akademik, kesantrian, pendaftaran santri baru,
dan promosi pesantren kepada masyarakat

Fase Decision Analysis

13
 Karakteristik Kandidat 1 Kandidat 2 Kandidat 3
Bagian dari Membuat suatu Membuat sebuah Membuat sebuah
System sistem dimana website dimana sistem
Computerized pengintegrasian, website tersebut pendaftaran
pengolahan, dan akan siswa baru secara
penyimpanan menampilkan online berbasis
data-data seluruh yang web.
pesantren secara berkaitan dengan
online yang pesantren
berbasis web. tersebut.
Manfaat Menyimpan data- Dapat Mempermudah
data pesantren mempromosikan para calon siswa
secara online, pesantren ke baru untuk
sehingga masyarakat mendaftarkan diri
terhindar dari umum. mereka ke
kehilangan serta pesantren
dapat tersebut tanpa
mempermudah harus datang
pengendalian langsung ke
data-data pesantren
tersebut. tersebut.
Server and -Server: komputer Sama dengan Sama dengan
Work Station dengan prosesor kandidat 1 kandidat 1
Intel Celeron, RAM
1GB, Hard disk 20
GB, dan OS
Windows 2000
server.
-Workstation:
komputer dengan
prosesor Intel
Core I3, RAM 4GB,
Hard disk 250 GB,

14
 OS Windows 7
Alat Perangkat MySQL 5.5 Sama dengan Sama dengan
Lunak yang sebagai database, kandidat 1 kandidat 1
Diperlukan PHP 5.5.33
sebagai interface
ke database
Perangkat Custom solution Custom solution Custom solution
Lunak Aplikasi
Metode Client/server, Sama dengan Sama dengan
Pemrosesan web-based kandidat 1 kandidat 1
Data
Alat Output dan Printer, fax dan Sama dengan Sama dengan
Implikasi monitor kandidat 1 kandidat 1
Alat Input dan Keyboard dan Sama dengan Sama dengan
Implikasi mouse kandidat 1 kandidat 1
Alat MySQL server Sama dengan Sama dengan
Penyimpanan DBMS dengan kandidat 1 kandidat 1
dan Implikasi kapasitas 100GB

Fase Design

15
6. Perubahan yang terjadi dan penanggulangan risiko.

16
 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

Risk Risk Recommended Action Selected Required Responsible Start Maintenance

Level team/ Requirement /
Controls Priority Planned Resources Date/ Comment
Persons
Controls End
Date

Traffic website High - Menyewa hosting High - Menyewa 29 hari M Ramadhan 01/07/2 Melakukan
tinggi karena dengan hosting untuk 016 - maintenance dan
digunakan oleh bandwith dengan melalukan 29/07/2 memonitor traffic pada
unlimited. bandwith
banyak klien di konfiguras 016 sistem secara berkala.
unlimited.
saat i hosting.
bermamaan
Kurangnya High - Memberikan High - Memberikan 14 hari Dhia Ul Haq 18/07/2 Memberikan
pengetahuan Training Training untuk 016 pengarahan yang tepat
admin tentang terhadap admin terhadap melakukan 29/07/2 tentang cara mengelola
yang admin yang
pengelolaan training 016 sistem yang dibuat.
bersangkutan. bersangkutan
website .

Bug pada High - Mencari, High - Mencari, 21 Hari Desy R. 01/07/2 Memperbaiki
sistem Melakukan Melakukan untuk M Ramadhan 016 - kesalahan baik pada
informasi perbaikan pada perbaikan melakukan 15/07/2 konfigurasi sistem
kesalahan yang pada
perbaikan 016 maupun halaman Wet.
ada pada sistem kesalahan
yang ada
pada sistem
17
Dalam Pelaksanaan Project ini terjadi perubahan pada biaya dikarenakan konten yang di inginkan klien. Hal tersebut sudah di cantumkan pada
bab Biaya Total Proyek. Berikut adalah Penanggulangan Resiko yang kami lakukan pada project ini.

18
 Risk Treatment Project Management
Rank Risk Percentage Treatment
Strategy (PMBOK)

- Plan for resource 40 Reduction Time/Human Resource

- Procure external 39 Transfer Procurement

parties
Personnel
1 - Plan contingency 28 Reduction Risk
Shortfalls
options

- Change PM 28 Reduction Integration /scope

Objective
- Clear scope 67 Reduction Scope/Quality
specification and
sign off
Incomplete - Liaise with 40 Reduction Communication
4 stakeholder
requirement

- Sound planning 40 Reduction Time

Diminished and schedule
windows of management
- Manage 33 Reduction Quality/communication
5 opportunity due to
Expectation
late delivery of - Obtain 22 Reduction Human resource
software management
support
- Formal change 78 Reduction Scope/Quality
management
process
Continuous - Ensure key 33 Transfer Quality
change change project
6 documentation is
requirement by signed off
client - Consult/educate 22 Reduction Communication
user in change
management
practice
- Comprehensive 33 Reduction Quality/technical
testing in near
productions
conditions
Poor production
7 system - Conduct prove off 33 Reduction Quality/technical
performance concept testing
- Development 22 Reduction Quality/technical
conducted in near
production
conditions
- Appointment an 33 Reduction Human Resource
experienced
project manager 19
- Committee 39 Reduction Human Resource
selection process
and operational
8 Poor leadership guidelines
7. Laporan informal

WhatsApp

20
21
22
23
Questioner

Assalamu Alaikum Wr. Wb.

Kami dari Team Developer Website inign mengajukan beberapa pertanyaan kepada
pihak Pondok Pesantren Islam Imam Syafii berkaitan dengan Website ataupun Sistem
Informasi yang akan dibuat. Pertanyaan-pertanyaan berikut akan sangat membantu kami
dalam menganalisis kebutuhan dari client kami dalam pembuatan website ataupun sistem
informasi yang akan dibuat, hingga hasil yang diberikan lebih memuaskan.

Atas bantuan, ketersediaan, dan kerjasamanya Kami ucapkan banyak terima kasih.

Questioner seputar sistem yang akan dibuat

1 Bagaimana sistem yang sudah ada saat ini?

2 Apa saja masalah-masalah yang terdapat pada sistem yang sudah ada saat ini?
3 Apa yang diinginkan dari sistem yang akan dibuat ini?
4 Bagaimana sistem pendaftaran santri baru yang sudah ada saat ini?
5 Apakah cost yang dikeluarkan dari sistem pendaftaran santri baru yang sudah ada
besar?
6 Data apa saja yang dibutuhkan bagi sekolah dari para santri baru untuk sistem
pendaftaran yang akan dibuat ini?
7 Siapa yang dapat mengakses sistem pendaftaran yang akan dibuat ini? Serta siapa saja
yang dapat menginput, mengedit, serta menghapus data dari sistem pendaftaran yang
akan dibuat ini?
8 Bagaimana sistem pengumpulan data-data karyawan, guru-guru maupun santri-santri
yang sudah ada saat ini?
9 Apa yang diinginkan dari sistem pengumpulan data-data yang akan dibuat ini?
10 Apakah dari sistem yang akan dibuat ini dibutuhkan pembuatan storage online untuk
membackup data-data karyawan, guru, ataupun santri-santri tersebut?
11 Siapa saja yang diberikan hak akses untuk mengakses data-data karyawan, guru,
ataupun santri-santri tersebut?
12 Apakah website yang akan dibuat tersebut ingin dijadikan sebagai media promosi
Pondok Pesantren Islam Imam Syafii?
13 Bagaimana cara promosi Pondok Pesantren Islam Imam Syafii yang sudah ada saat
ini?

24
Note: pertanyaan-pertanyaan diatas hanyalah garis besar saja, apabila ingin menambahkan
perinciannya silakan ditulis saja.

Jawab :

1 Saat ini kita hanya memakai system secara offline khususnya dalam masalah
pendataan yang ada didalam pesantren, selama ini kita (Pakai Excel), sebenarnya ada
system pendataan siswa dari lembaga terkait untuk setiap jenjang pedidikan seperti :
a SMP = Aplikasi Dapodik = Dinas
Pendidikan
b MA = Aplikasi Emis =
Departemen Agama
c Pesantren Pendataan Lulusan & Ijazah = Siada = Badan
Dayah Prov. Aceh
Maunya kita, kita memiliki aplikasi sendiri secara online berkenaan dengan
pendataan di pesantren baik berupa (data siswa, pegawai & karyawan, guru, sarana
dan prasarana) karena sementara ini masih dengan aplikasi yang sangat sederhana.
2 Masalah yang ada pada sistem yang ada saat ini di antaranya :
a System pendataan yang masih sederhana
b Masih timpang tindih data
3 Hal yang diinginkan
a Mampu memberikan informasi tentang pesantren kepada khalayak umum.
b Di harapkan dengan adanya system ini memberi kemudahan dalam mengakses dan
menginput data.
c Diharapkan mampu menjaga data-data yang ada.
d Memudahkan bagi siapapun untuk mengakses dan mencari informasi tentang
pesantren.
4 System pendaftaran santri baru saat ini masih manual dengan cara :
a Pendaftar mengambil formulir langsung ke tempat/pesantren ataupun melalui
perwakilan daerah.
b Membayar formulir dan membawa formulir ke rumah dan melengkapi persyaratan.
c Kemudian mengembalikan formulir jika persyaratan telah lengkap.
d Setelah persyaratan lengkap hanya tinggal menunggu jadwal tes masuk.
e Hasil kelulusan di informasikan melalui telpon ataupun sms.
5 Dikatakan biasa, karena hanya memberikan formulir serta kertas soal, tapi bagi
pendaftar agaknya besar biaya yang dikeluarkan. Karena maka harus datang dan
belum tentu lulus.
6 Banyak Sekali
a Nama
b NISN
c Nama Orang tua, alamat, kelas, yatim/non yatim, Dll.
7 Admin atau kabid yang sudah ditetapkan pesantren.

25
 8 Pengumpulan data dalam bentuk form yang dibuat dalam computer, serta ada juga
yang berupa aplikasi sesuai jenjang pendidikan dan juga ada yang tertulis di papan.
9 Untuk mengetahui seberapa jauh peningkatan dan kualitas pesantren.
10 Ia, sepertinya perlu
11 Wali santri, santri, namun jika ia berbentuk umum bukan masalah pribadi seseorang
maka publil boleh mengaksesnya.
12 Ia, Kami akan promosi pesantren yang sebenarnya dengan semua manajemen,
kegiatan serta prestasi dan output yang dihasilkan pesantren.
13 Promosi Pesantren
a Berjalan dari ikhwan ke ikhwan (Cerita para ikhwan ke public).
b Melalui baliho dan brosur.
c Melalui event tournament, atau perlombaan.

8. Biaya total proyek

9. Client acceptance agreement

Karena Proyek ini masih dalam proses maintenance maka klien belum memberikan client
acceptance agreement
26
 10. Post-project activities and audit
Dalam proyek ini kami membangun sebuah sistem informasi sebuah lembaga pendidikan
(pesantren). Akan tetapi ada beberapa hal yang harus diperbaiki dalm proyek ini, diantaranya:

1. Memperbaiki beberapa bug yang ada dalam sistem ini

2. Membuat sistem pertahanan untuk melindungi data dari para hacker.
3. Melaksanakan maintenance
4. Melakukan Training kepada admin yang akan mengelola sistem informasi ini dalam
kurun waktu 3 bulan setelah sistem informasi ini dibuat.

Setelah itu Baru kami dapat meluncurkan Sistem Informasi ini ke masyarakat.

11. Suatu nilai tambah bagi proyek, yang mengiringi kesuksesan proyek.

Dalam meraih keberhasilan dalam mengerjakan proyek ini, kami menemukan banyak
sekali halangan dan rintangan, akan tetapi kami tetap solid dan tidak menyerah dalam
mengerjakan proyek ini sehingga kami tetap mengerjakannya apapun rintangannya hingga
proyek ini selesai. Pihak client pun memberikan kepercayaan pada kami dalam
mengembangkan sistem. Sehingga terjalin komunikasi yang baik antara pihak developer
dengan client.

27
28