1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

PT PLN (Persero) adalah perusahaan perseroan milik negara yang bergerak di

bidang ketenagalistrikan, antara lain bergerak dalam sektor pembangkitan,

transmisi, dan distribusi tenaga listrik di seluruh wilayah Indonesia, baik di

perkotaan, maupun di daerah pedesaan untuk kalangan industri, komersial, rumah

tangga maupun umum. Selain itu PT PLN (Persero) merupakan salah satu

perusahaan yang bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan tenaga listrik di

seluruh Indonesia.

Sebagai perusahaan perseroan milik negara, PT PLN (Persero) dituntut

menyediakan energi listrik untuk kebutuhan masyarakat dengan jumlah dan

kualitas yang memadai, serta pemberian pelayanan yang terbaik. Permasalahan

yang sering terjadi di kalangan masyarakat saat ini salah satunya adalah

pemadaman listrik. Berdasarkan berita dari kompas yang unggah pada tanggal

(25/11/2014) Tentang pemadaman listrik di Jawa dan Bali, menurut Purnomo,

kasus itu sebetulnya bukan disebabkan oleh gangguan teknis, tetapi masalah

manajemen. Hal itu kemungkinan disebabkan kurangnya pemeliharaan

pembangkit, atau pemeliharaan pembangkit yang kurang optimal. Oleh karena itu,

PLN harus memperketat perbaikan sistem pembangkit tenaga listrik.

PT PLN memiliki banyak unit perusahaan terutama di Jawa Tengah yang

terletak di Jatingaleh, Semarang. Pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah

 2

dan D.I.Y adalah BUMN yang memiliki bidang tugas beraneka ragam serta

wilayah kerja yang sangat luas, dalam menjalankan aktivitas usahanya dipimpin

oleh seorang General Manager. Tugas-tugas dari General Manajer Tugas,

wewenang, dan tanggung jawab General Manager adalah sebagai berikut:

a. Memimpin, mengurus dan mengelola distribusi sesuai dengan maksud dan

tujuan perusahaan dengan senantiasa berusaha meningkatkan daya guna dari

distribusi.

b. Menguasai, memelihara dan mengurus kekayaan distribusi.

c. Mewakili perusahaan di dalam maupun di luar pengadilan.

d. Melaksanakan kebijakan umum dalam mengurus distribusi yang telah

digariskan oleh direksi.

e. Menetapkan kebijakan distribusi sesuai dengan kebijakan umum yang telah

ditetapkan oleh direksi.

f. Menyiapkan pada waktunya rencana kerja tahunan distribusi lengkap dengan

anggaran keuangannya.

g. Mengadakan dan memelihara pembukuan dan administrasi distribusi sesuai

dengan peraturan yang berlaku bagi perusahaan.

h. Menetapkan gaji, pensiun/jaminan hari tua dan penghasilan lain sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

General Manajer di PT PLN (Persero) mempunyai seorang sekretaris.

Sekretaris pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY mempunyai

peran sangat penting dalam membantu melancarkan tugas pimpinan. Peran

sekretaris PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I.Y yaitu sebagai
 3

Asisten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan mulai dari

administrative sampai human relations dan sebagai perantara bagi pimpinan dan

pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

Berdasarkan berita pada website PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah

dan D.I.Y yang diunggah pada tanggal 13 April 2012 bahwa General Manager

PLN Distribusi Jawa Tengah & D.I.Yogyakarta menggantikan pimpinan yang

sekarang menjabat sebagai General Manager PLN Distribusi Jawa Barat &

Banten. Sebelum menjadi GM DJTY beliau menjabat sebagai GM PLN Wilayah

Papua dan Papua Barat. Pergantian pemimpin ini diharapkan dapat meningkatkan

pelayanan terhadap pelanggan serta lebih fokus menghadapi persoalan-persoalan

kelistrikan di Jawa Tengah dan D.I.Y

Pergantian pimpinan dalam PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan

D.I.Y berpengaruh langsung terhadap kinerja sekretaris karena tugas sekretaris

salah satunya sebagai penghubung komunikasi antara pimpinan dengan pihak lain.

Apabila terdapat pergantian pimpinan maka seorang sekretaris perlu beradaptasi

lagi dengan pimpinan baru tersebut.

Sekretaris dapat dikatakan profesional apabila ia memiliki kemampuan

berkomunikasi yang baik dengan pimpinan. Selain harus pintar dalam

berkomunikasi seorang sekretaris memiliki networking luas dan masih banyak

lagi sehingga pekerjaan pimpinan dapat berjalan dengan lancar. Guna

melancarkan tugas pimpinan maka diperlukan tenaga seorang sekretaris, yang

diharapkan terutama sekretaris yang terdidik, terampil dan mampu mengetahui

tugasnya.
 4

Berdasarkan latar belakang di atas maka penulis akan membahas PERAN

SEKRETARIS PIMPINAN BAGIAN SEKRETARIAT UMUM DI PT PLN

(PERSERO) DISTRIBUSI JAWA TENGAH DAN D.I.Y

1.2 Perumusan Masalah

Untuk mencapai tujuan dalam suatu perusahaan maka pimpinan dan

pegawainya diharapkan melaksanakan fungsi dan tugas-tugasnya sesuai dengan

wewenang dan tanggung jawab dalam perusahaan. Sekretaris merupakan seorang

pegawai yang memiliki peranan penting dalam perusahaan yang berkaitan dengan

lingkup kesekretariatan.

Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka penulis merumuskan masalah

sebagai berikut :

1. Bagaimana peran sekretaris pimpinan pada Bagian Sekretariat Umum di

PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY?

2. Apa saja kendala yang dihadapi seorang sekretaris pimpinan dalam

menjalankan tugasnya pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah

dan DIY?

1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.3.1 Tujuan

1. Untuk mengetahui peran sekretaris pimpinan pada Bagian Sekretariat

Umum di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY

2. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi seorang sekretaris pimpinan

dalam menjalankan tugasnya pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa

Tengah dan DIY

1.3.2 Manfaat
 5

1. Memberikan gambaran, informasi, dan pengalaman bagi penulis

mengenai masalah peran sekretaris pimpinan pada PT PLN (Persero)

Distribusi Jawa Tengah dan DIY.

2. Memberikan masukan atau saran sekretaris pada PT PLN (Persero)

Distribusi Jawa Tengah dan DIY.

3. Sebagai tambahan referensi bacaan pada perpustakaan Universitas

Diponegoro pada khususnya dan pembaca pada umumnya

1.4 Dasar Teori

1.4.1 Pengertian Sekretariat Dan Sekretaris

Menurut Wursanto (2006, 15), pengertian sekretariat adalah:

1. Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, sekretariat berarti pekerjaan,

segenap urusan sekreatris atau dapat berarti pula kepaniteraan.

2. Tempat seorang sekretaris melakukan pekerjaan dalam bidang

sekretariat.

3. Tempat sekretaris berikut para staff nya melakukan kegiatan dalam

bidang sekretariat atau ketatausahaan yang meliputi segenap kegiatan

pengolahan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun, mencatat,

menggandakan, mengirim dan meenyimpan semua bahan keterangan

yang diperlukan oleh organisasi

4. Satuan organisasi yang melaksanakan pekerjaan office service atau

jasa-jasa perkantoran, misalnya dalam hal penyambungan telepon,

pengadaan, pemeliharaan mesin-mesin kantor, perabotan kantor, tata

ruang kantor, pembuatan formulir, komputerisasi, surat-menyurat dan

kearsipan.
 6

Selanjutnya akan dibahas mengenai pengertian sekretaris menurut teori beberapa

para penulis.

1. Menurut Prayudi Atmosudirdjo dalam buku Kesekretarisan dan

Administrasi Perkantoran, diambil dari Bahasa Belanda secretaris

atau bahasa Inggris secret, yang berasal dari bahasa Latin

secretum, yaitu rahasia. Secara sederhana bisa diartikan sebagai

seseorang yang bisa dipercaya, seseorang yang dapat menyimpan

rahasia atau sebagai pegawai yang menangani hal-hal yang bersifat

rahasia.

2. Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan

kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau

pimpinannya. Jadi, fungsi sekretararis adalah sebagai pembantu

seorang kepala atau pembantu seorang pimpinan. (Wursanto, 1981:

57)
3. Menurut The Liang Gie (2002:25) definisi sekretaris adalah seorang

petugas yang pekerjannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat

termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu

organisasi.
4. Menurut M. Braum dan Ramon C. Portugal (2009: 33), sekretaris

adalah pembantu dari seorang atasan yang menerima pendiktean,

menyiapkan korespondensi, menerima tamu, memeriksa atau

mengingatkan atasannya mengenai kewajiban yang resmi atau

perjanjiannya, dan melakukan kewajiban-kewajiban lainnya yang

berhubungan guna meninggikan efektifitas atasan.

 7

Berdasarkan pengertian di atas, maka pengertian sekretaris adalah seseorang

yang dapat dipercaya oleh pimpinan dalam membantu memperlancar pekerjaan,

terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administrastratif yang menunjang

kegiatan operasional perusahaan, serta membantu pimpinan dalam membina

hubungan tata hubungan (komunikasi) dengan bawahan maupun pihak lain yang

berkepentingan dengan perusahaan

1.4.2 Jenis Jabatan Sekretaris

Pada dasarnya jenis jabatan sekretaris dapat ditinjau dari tiga aspek,

(Sedarmayanti, 2004:13-15) yaitu :

1. Luas lingkup tanggungjawab.

a. Sekretaris organisasi

Sekretaris oraganisasi adalah seseorang yang memimpin suatu

sekretariat dari suatu perusahaan atau sekretariat dari suatu instansi

pemerintah tertentu. Sekretaris organisasi di samping bekerja atas

instruksi pimpinan, juga memilki wewenang untuk ikut membuat

rencana organisasi, membuat keputusan, pengarahan, melakukan

koordinasi atas pelayanan administrasi, mengadakan pengawasan,

melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja, sekretaris

organisasi membantu melakukan fungsi manajemen yang meliputi

perencanaan, pengkoordinasian, penggerakkan, dan pengawasan.

Wewenang sekretaris organisasi lebih luas daripada wewenang

sekretaris pimpinan. Contoh : sekretaris jenderal di departemen,

sekretaris wilayah daerah di pemerintah daerah, dan sekretaris

perusahaan dan lain-lain.

 8

b. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi adalah seeorang yang mengerjakan kegiatan kantor,

untuk membantu seseorang tertentu, dan bersifat pribadi. Sekeretaris

dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi

atau perusahaan. Tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan. Contoh :

sekretaris pribadi seorang bintang film, sekretaris pribadi seorang

professor, dan lain -lain.

c. Sekretaris Pimpinan

Sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu pimpinan yang

mengerjakan tugas kantor untuk seorang pimpinan tertentu. Sekretaris

dalam pengertian ini adalah pegawai atau staf dari suatu organisasi

atau perusahaan, diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan

yang bersangkutan. Sekretaris ini tidak semata-mata bekerja untuk

kepentingan pribadi pimpinan.

2. Kemampuan dan pengalaman bekerja.

a. Sekretaris Junior, yaitu sekretaris yang baru bekerja atau baru

memulai karirnya sebgai sekretaris. Sekretaris junior merupakan

sekretaris yang belum mempunyai banyak pengalaman dalam

melaksanakan pekerjaannya, maka sekretaris junior biasanya masih

memerlukan bimbingan, dan harus banyak belajar.

b. Sekretaris Senior, yaitu sekretaris yang sudah mempunyai kemampuan

bekerja dengan baik, dapat bekerja sendiri atau tanpa harus selalu

dibimbing, dan mempunyai cukup pengalaman bekerja. Berdasarkan

pengalaman yang dimilkinya, maka sekretaris senior diharapkan dapat

 9

lebih mampu memecahkan masalah yang dihadapi dalam rangka

menyelesaikan tugasnya.
1.4.3 Kualifikasi Sekretaris
Ada beberapa kualifikasi yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris

organisasi, yaitu :
1. Pengetahuan, antara lain meliputi:
a. Mempunyai pengetahuan yang luas
b. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi, fungsi, dan tugas

pokok organisasi
c. Memiliki pengetahuan tentang tata naskah, kearsipan, dan peralatan

perkantoran
d. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan

bahasa asing.
2. Ketrampilan, antara lain meliputi:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan bahasa Indonesia dan bahasa asing
d. Mampu menggunakan teknologi perkantoran
3. Kepribadian, antara lain meliputi:
a. Memiliki kepribadian yang menarik dan baik
b. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi
c. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran, keterbukaan,

kesabaran, ramah tamah, serta tanggung jawab.

1.4.4 Peran Sekretaris

Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan

berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini

tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi.

Menurut Hartiti Hendarto dan Tulus Haryono (2003: 6) sebagai berikut:

1. Penjaga beranda

Dalam menerima tamu sekretaris harus menyeleksi siapa yang bisa

dan tidak bisa bertemu dengan pimpinan, kapan waktunya supaya

diatur jadwalnya dan tidak saling bertabrakan

 10

2. Filter dan pengelola informasi

Surat yang masuk dicatat, diatur dan diolah terlebih dahulu. Sekretaris

mencari, mengolah, menyimpan, mengatur dan bila diperlukan

mencari informasi-informasi yang diperlukan pimpinan

3. Asisten pribadi atu tangan kanan pimpinan

Sekretaris membantu pimpinan dalam tugas-tugas sehari-hari bahkan

untuk banyak kesempatan mewakili pimpinan untuk keperluan

perusahaan.

4. Penasihat untuk diminta pendapat

5. Penguhubung atau humas

Sekretaris berdiri di antara pimpinan dan pihak lain. Sekretaris harus

pandai menjabarkan kebijakan pimpinan atau penyampain informasi

dari luar.

Menurut Saiman (2002: 37) Peranan sekretaris secara umum dapat

diketahui sebagai berikut:

1. Peran sekretaris terhadap atasan

Maksud peran sekretaris terhadap atasan disini adalah:

a) Sebagai perantara saluran komunikasi dan

pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin

berhubungan dengan pimpinan.

b) Sebagai sumber informasi yang diperlukan

pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.

 11

c) Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada

bawahan dalam pelaksanaan tugas.

d) Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam

ide-ide.

e) Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan

pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.

2. Peranan sekretaris terhadap bawahan yaitu :

a) Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara

adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai

dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).

b) Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga

pekerjan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik

c) Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan

dalam menjalankan pekerjaan

d) Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

e) Mengadakan pendekatan kepada pegawai untuk lebih

mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai

bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan

berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan sehingga

segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari

penyelesaiannya
 12

1.4.5 Peran Sekretaris dalam Human Relation

Human relation merupakan hal yang sangat penting dari organisasi

perkantoran dan terlebih perusahaan karena organisasi, kantor, dan perusahaan

tidak lepas dari faktor manusia yang mempunyai beraneka ragam sifat kepribadian

dan kepentingan. (Siagian, 1985)

Sekretaris yang merupakan bagian dari perkantoran, organisasi dan

perusahaan tentunya harus memiliki human relation karena sekretaris selain

sehari-hari berhadapan dengan pimpinan dan bawahannya tetapi juga sering

berhadapan dan menerima tamu-tamu yang merupakan orang-orang perindividual

yuang tentunya mempunyai sifat dan kepentingan yangg berbeda-beda.

Peran sekretaris yang sangat penting adalah penyampaian pesan kepada

bawahan khususnya. Pesan yang dimaksud disini hendaknya diinetrpretasikan

dalam arti luas yaitu sesuatu hal yang ingin disampaikan kepada orang lain.

(Saiman, 2002: 61)

1.4.5 Kedudukan dan Tugas Sekretaris Pimpinan
a. Melaksanakan kegiatan penanganan informasi untuk pimpinan

tertentu
b. Ruang lingkup tugasnya meliputi semua aspek kegiatan kantor
c. Kedudukannya langsung bertanggung jawab kepada pimpinan tingkat

atas atau menengah dan bukan tingkat pengawas

d. Tugasnya meliputi tugas rutin, tugas instruksi dan tugas kreatif.
1.4.6 Tugas Sekretaris

Menurut Saiman (2002:14) Tugas seorang sekretaris adalah sebagai orang

yang dipercaya pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Tugas sekretaris

dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu, mengurus

perusahaan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga maupun kantor.

 13

Menurut Durotul Yatimah (2009,39-41) tugas sekretaris dapat dibagi

menjadi tiga kelompok : tugas rutin, tugas pelaksanaan instruksi, dan tugas

kreatif:

1. Tugas Rutin

Merupakan tugas umum yang hampir tiap hari dihadapi tanpa

menunggu instruksi khusus dari pimpinan tanpa menunggu waktu

harus dilaksanakan sesuai aturan yang diterapkan dalam uraian

tugasnya. Biasanya dilakukan secara berkala atau rutin (setiap

hari/minggu/bulan) dan umumnya tercantum dalam uraian tugas (job

description).

Contoh tugas rutin adalah mengurus dan mengendalikan surat,

korepondensi, menangani dan menata arsip, melayani tamu,

mengatur jadwal pimpinan, dan membuat laporan

2. Tugas Pelaksanaan Instruksi

Merupakan tugas tidak selalu tiap hari dilaksanakan oleh

sekretaris bila ada instruksi khusus dari pimpinan. Jadi, tugas

tersebut tidak rutin setiap hari/minggu/bulan, bahkan tidak tercantum

dalam uraian tugas. Berkaitan dengan kekhususan dari tugas

tersebut, untuk kelancaran pekerjaan yang dibebankan kepadanya,

seorang sekretaris harus memerhatikan hal-hal berikut: konsentrasi

penuh, mendengarkan dengan sungguh-sungguh, bertanya untuk hal

yang kurang jelas.

 14

Contohnya tugas instruksi adlah mempersiapkan rapat, membuat

notulen rapat, membuat konsep surat keluar, mempersiapkan

perjalanan dinas dan mengurus hal-hal tertentu di bank.

3. Tugas Kreatif
Merupakan tugas yang dilaksanakan atas prakarsa sekretaris

sendiri. Dengan demikian, seorang sekretaris yang berdaya guna

meringankan beban pekerjaan atau menciptakan efisiensi dan

efektifitas kerja.
Contohnya membuat perencanaan kerja, mempelajari

pengetahuan bank, pemantapan dan pengembangan diri sekretaris,

mempersiapkan perlengkapan kantor.

1.4.7 Kendala Yang Dihadapi Sekretaris
Menurut Saiman (2002: 60), kendala yang dihadapi seorang sekretaris

adalah sebagai berikut:

1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi

secara efektif.

Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu-

tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang

sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai

bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun

dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan

jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya.

Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus

meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa

yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya

 15

sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif,

agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam

bernegosiasi .

Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :

- Penerima mengerti atau memahami isi pesan

- Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan

- Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang

dikehendaki oleh pengirim.

2. Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari,

menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi

Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi

kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi

dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat

memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada

pemimpin

3. Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah

dan pencarian solusi

Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir

untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi

masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga

pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing

sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada

 16

sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu

menyelesaikannya secara paripurna.

Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara

garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi

tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk

memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan

tugasnya.

4. Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas

Tugas-tugas sekretaris itu meliputi :

1. Tugas Administrasi

- Korespondensi

- Filling

- Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan

- Mengurus surat masuk dan surat keluar

2. Tugas Receptionist

- Menerima dan menjawab telepon

- Mencatat pesan-pesan lewat telepon

- Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan

maupun yang tidak diharapkan

- Mencatat janji-janji untuk pimpinan

3. Tugas Keuangan

- Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank

- Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan

 17

- Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)

- Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan

1.5 Metode Penelitian

Menurut Masri Singarimbun (1998: 2) metode penelitian adalah data akurat

yang didapat selain dari hasil observasi ditentukan juga peranan metode dalam

penelitian tersebut. Dalam metode ini penulis menguraikan tentang teknik

pengumpulan data, sumber data, jenis data dan metode penulisan yang digunakan.
1.5.1 Fokus dan Lokus
Fokus
Fokus penelitian ini tentang peran sekretaris pimpinan pada PT PLN (Persero)

Distribusi Jawa Tengah dan D.I.Y.

Lokus
Lokus penelitian yang dilakukan penulis bertempat pada PT PLN (Persero)

Distribusi Jawa Tengah dan D.I.Y jalan Teuku Umar No.47 Jatingaleh, Semarang.
1.5.2 Fenomena Penelitian

Dalam penelitian ini, penulis mengambil fenomena dari pengamat dan

penelitian yang berhubungan dengan peran sekretaris itu sendiri baik dari segi

tugas dan fungsinya untuk pencapaian tujuan di instansi diantaranya:

1. Peran sekretaris pimpinan pada PT PLN (Persero) Distrisbusi Jawa Tengah dan

D.I.Y

- Peran Sekretaris Terhadap Atasan PT PLN (Persero) Distribusi Jawa

Tengah dan D.I.Y

- Peran Sekretaris Sebagai Human Relation sekretaris PT PLN (Persero)

Distribusi Jawa Tengah dan D.I.Y

- Penanganan pelaksanaan tugas sekretaris PT PLN (Persero) Distribusi

Jawa Tengah dan D.I.Y

 18

2. Kendala sekretaris saat menjalankan tugasnya pada PT PLN (Persero)

Distrisbusi Jawa Tengah dan D.I.Y

- Menangani surat masuk pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah

dan D.I.Y

- Menangani surat keluar pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah

dan D.I.Y

- Kurangnya sekretaris dalam kemampuan berkomunikasi PT PLN

(Persero) Distribusi Jawa Tengah dan D.I.Y

1.5.3 Tipe Penelitian

Tipe yang akan digunakan dalam tugas akhir ini adalah menggunakan

metode penelitian secara kualitatif yang bersifat deskriptif analisis yang secara

langsung menggunakan rangkaian kata sehingga dapat menghasilkan tulisan yang

dapat menggambarkan bagaimana Peran Sekretaris Pimpinan Pada PT PLN

(Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY

Menurut Cholid Narbuko dan Abu Achmadi (2009: 44) Penelitian deskriptif

yaitu penelitian yang berusaha untuk menuturkan pemecahan masalah yang ada

sekarang berdasarkan data-data, jadi penelitian juga menyajikan data,

menganalisis, dan menginterpretasi.

1.5.4 Instrumen Penelitian

Instrumen penelitian merupakan alat yang digunakan untuk memperoleh

data dalam penelitian. Di dalam penelitian ini penulis menggunakan instrumen

penelitian inerview (wawancara) mendalam kepada pihak-pihak yang dinilai layak

dan tepat untuk memberikan informasi, dalam hal ini kepada pegawai yang
 19

menangani peran sekretaris pimpinan pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa

Tengah dan DIY.

1.5.5 Sumber Data

Sumber data dalam penyajian tugas akhir ini menggunakan dua macam data,

yaitu:

1. Data Primer

Data Primer adalah data yang didapat sumber pertama, misalnya dari

individu atau perseorangan yang dilakukan melalui wawancara,

observasi, dan alat lainya (P.Joko Subagyo, 2006:87)

2. Data Sekunder
Data Sekunder adalah data yang diperoleh berasal dari bahan

kepustakaan, data ini biasanya digunakan untuk melengkapi primer

mengingat bahwa data primer dapat dikatakan sebagai praktek yang ada

secara langsung dan alat lainnya.

1.5.6 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data merupakan langkah yang paling strategis dalam

penelitian, karena tujuan utama dari penelitian adalah mendapatkan data

(Sugiyono, 2009: 224). Dalam penelitian ini, penulis menggunakan teknik

pengumpulan data sebagai berikut:

1. Observasi
Menurut Sutrisno Hadi dalam buku Sugiyono (2009: 145), observasi

merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses yang tersusun

dari berbagai proses biologis dan psikhologis.

2. Interview (wawancara)
 20

Menurut Esterberg dalam buku Sugiyono (2009: 231), mendefinisikan

interview sebagai berikut :

Interview is a meeeting of two persons to exchange information and

idea through question and responses, resulting in communication and
joint construction of meaning about a particular topic.

(Wawancara adalah pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan

ide melalui tanya jawab, sehingga dapat dikonstruksikan makna dalam

suatu topik tertentu).

1.5.7 Teknik Analisa Data

Analisis data adalah proses mencari dan menyusun secara sistematis data

yang diperoleh dari hasil wawancara, catatan lapangan, dan dokumentasi, dengan

cara mengorganisasikan data ke dalam kategori, menjabarkan ke dalam unit-unit,

melakukan sintesa, menyusun ke dalam pola, memilih mana yang penting dan

mana yang akan dipelajari dan membuat kesimpulan sehingga mudah difahami

oleh diri sendiri maupun orang lain (Sugiyono, 2009: 244).

Analisis data dalam penelitian ini dilakukan di dalam kantor, artinya analisis

data dilakukan pada saat selesai pengumpulan data dalam periode tertentu.

Aktivitas dalam analisis data penelitian ini antara lain :

1. Data Reduction (Reduksi Data)

Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal yang pokok,

memfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya

(Sugiyono, 2009: 247). Berdasarkan uraian diatas maka data yang

telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas, dan

 21

mempermudah peneliti untuk melakukan pengumpulan data

selanjutnya, dan mencarinya bila diperlukan.

2. Data Display (Penyajian Data)

Data display adalah penyajian data yang dilakukan dalam bentuk

uraian singkat, bagan, hubungan antara kategori, flowchart, dan

sejenisnya (Sugiyono, 2009: 249).

Miles and Huberman dalam buku Sugiyono (2009: 249) menyatakan,

the most frequent from of display data for qualitative research data in

the past has been narrative text. Hal yang paling sering digunakan

untuk menyajikan data dalam penelitian kualitatif adalah dengan teks

yang berbentuk naratif.

3. Conclusion Drawing/verification (Penarikankesimpulan/verifikasi)

Penarikan kesimpulan atau verifikasi merupakan temuan baru yang

sebelumnya belum pernah ada. Temuan dapat berupa dskripsi atau

gambaran suatu obyek yang sebelumnya masih remang-remang atau

gelap sehingga setelah diteliti menjadi jelas, dapat berupa hubungan

kausal atau interaktif, hipotesis atau teori (Sugiyono, 2009: 252-253).

1.5.8 Teknik Penemuan Informa

Di dalam penelitian ini, penulis menggunakan informan untuk mendapatkan

data-data yang dibutuhkan. Penentuan informan menggunakan purposive

sampling. Purposive sampling adalah teknik penentuan sampel dengan

pertimbangan tertentu (Sugiyono, 2010: 96). Karakteristik informan dalam

 22

penelitian ini adalah pimpinan dan pegawai yang mengerti tentang masalah dalam

penelitian.

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan menjelaskan tentang isi dari masing-masing bab

secara keseluruhan yang ditulis secara singkat dan jelas dari keseluruhan Tugas

Akhir ini. Penulisan Tugas Akhir ini akan disajikan dalam IV bab dengan

sistematika sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab Pendahuluan ini merupakan latar belakang penelitian,

permasalahan, tujuan dan manfaat, dasar teori, dan metodologi

penelitian. Di dalam metodologi penelitian terdapat : fokus dan

lokus, fenomena penelitian, tipe penelitian, instrumen penelitian,

sumber data, teknik pengumpulan data, teknik analisis data, teknik

penentuan informan.

BAB II GAMBARAN UMUM

Pada bab ini menguraikan tentang sejarah dan gambaran singkat PT

PLN, visi dan misi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa tengah dan

DIY, struktur organisasi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa tengah

dan DIY, tugas dan wewenang PT PLN (Persero) Distribusi Jawa

tengah dan DIY, jumlah pegawai PT PLN (Persero) Distribusi Jawa

tengah dan DIY, jam kerja PT PLN (Persero) Distribusi Jawa

tengah dan DIY.

 23

BAB III PENYAJIAN TEMUAN PENELITIAN

Bab ini akan mendeskripsikan objek penelitian. Membahas tentang

peran sekretaris pimpinan pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa

Tengah dan DIY.

BAB IV PENUTUP
Bab ini merupakan bab terakhir yang berisi kesimpulan dari hasil

penelitian. Di dalam bab ini juga terdapat saran yang disimpulkan

oleh penulis untuk masukan bagi Sub Bidang Sekretariat pada PLN

(Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY