JOB DESCRIPTION

By: Nur Shadrina Habibah

A. FINANCE AND ACCOUNTING

1. Memeriksa SO & DO dari Sales Admin
DO yang datang dari admin diperiksa apakah DO tersebut sesuai dengan daftar harga,
diskon, promo, dan piutang yang dimiliki oleh konsumen atau terdapat kesalahan berupa
ketidak tersedianya barang atau kemasan lepas vakum.
2. Memeriksa Invoice dari Sales Admin
Memeriksa item, harga, promo dan diskon yang tertera di Invoice.
3. Membuat Faktur Pajak

Membuat dan merekap faktur pajak sesuai dengan daftar invoice dari admin dengan
memperhatikan tanggal invoice keluar, nomer invoice tersebut, alamat perusahaan
lengkap, nama produk yang dipesan, jumlah produk, harga produk per item, diskon yang
didapat dari masing-masing perusahaan, serta jumlah pajak yang ditanggung oleh
perusahaan tersebut. Adapun Modern Market yang mendapatkan diskon regular yaitu :

Yogya Group : 2%

Ramayana : 10%

Toserba Pajajaran : 10%

Yoma DS : 10%

Dan untuk Modern Market Nasional tidak mendapatkan diskon regular.

Modern Market Nasional yang terdiri dari :

Carrefour

Lotte Mart

Giant

Hypermart

Kemudian scan tanda bukti invoice tersebut kirim via email ke :

TO sinna@niaga-harmoni.com (Bu Sina)

 CC boyhard175@yahoo.com (Pak Boy)

4. Mengatur filling atas Dokumen-Dokumen cabang (DO, Invoice, Faktur Pajak)

Mengatur dan menyimpan file dokumen cabang dengan baik dan rapi. Sehingga
memudahkan admin untuk mencari dokumen tersebut.

5. Membuat rekap Aging A/R berdasarkan DSR dan memonitoring Aging A/R
tersebut.

Membuat rekap Aging A/R

Menginput data rekap Aging A/R dari DSR yang datang setiap hari dengan
memperhatikan tanggal kirim, week DSR, nomer invoice, golongan perusahaan
apakah Modern Market atau Tradisional Market, prestasi dari sales, nama
perusahaan, customer, nama outlet, total jumlah pemesanan produk yang dilihat
dari data DSR.

Memonitoring Aging A/R

Mengawasi data A/R untuk memastikan bahwa tidak terdapat A/R yang mendekati
Over Due.

6. Merekap Expense dan mengajukan Payment Request (Reimbursment) atas Expense

tersebut ke Head Office

Melakukan pencatatan untuk segala pengajuan yang dibutuhkan kantor seperti pengajuan
perbaikan kantor, atau pengajuan perbaikan mobil kantor.

7. Mengontrol saldo Petty Cash

Mengontrol saldo Petty Cash agar tidak overload dan mengecek tanda bukti pembelian
(bon).

8. Mengatur penagihan ke Customer berdasarkan Aging A/R

Mengatur penagihan ke customer yang dilihat dari dokumen pembayaran atau payment
dengan memperhatikan tanggal invoice, nomer invoice, nama pelanggan, golongan
perusahaan apakah Modern Market atau Tradisional Market, area pelanggan, serta harus
tersedianya atau tertagihnya uang dari pelanggan yang dilihat dari dokumen DSR pada
week yang telah disepakati. Toleransi untuk maksimal kredit piutang 45 hari.
 Kemudian kirim laporan tersebut via email ke :
1) srw0490@yahoo.co.id (Bu Yuni)
2) depriandwiyuda@yahoo.com (Pak Deprian)
3) budiaryanto@gmail.com (Pak Budi)
4) febrianti_bandung@niaga-harmoni.com atau
febrianti10@gmail.com (Bu Febri)
TO 5) krisdiyanto52@yahoo.co.id (Pak Kris)
6) shadrinabibib@gmail.com (Bu Bibib)
7) hrdbandung.niagaharmoni@yahoo.com atau
anggia.hutabarat@gmail.com (Bu Gigi)
8) iyanyuliana26@gmail.com (Bu Ian)

alex_bandung@niaga-harmoni.com (Pak Alex)

CC
wraditio@gmail.com (Pak Wisnu)

9. Mengupdate data AR berdasarkan data payment (TM-MM)

Serta melakukan update A/R apabila terdapat payment yang kemudian dikirim via email
ke :

AR-TM
1) srw0490@yahoo.co.id (Bu Yuni)
2) depriandwiyuda@yahoo.com (Pak Deprian)
3) budiaryanto@gmail.com (Pak Budi)
4) febrianti_bandung@niaga-harmoni.com atau
febrianti10@gmail.com (Bu Febri)
TO 5) krisdiyanto52@yahoo.co.id (Pak Kris)
6) shadrinabibib@gmail.com (Bu Bibib)
7) hrdbandung.niagaharmoni@yahoo.com atau
anggia.hutabarat@gmail.com (Bu Gigi)
8) iyanyuliana26@gmail.com (Bu Ian)
 alex_bandung@niaga-harmoni.com (Pak Alex)
CC
wraditio@gmail.com (Pak Wisnu)

AR-MM

1) srw0490@yahoo.co.id (Bu Yuni)

2) irma_mnsdirs@yahoo.co.id (Bu Irma)
3) budiaryanto@gmail.com (Pak Budi)
4) febrianti_bandung@niaga-harmoni.com atau
febrianti10@gmail.com (Bu Febri)
TO 5) krisdiyanto52@yahoo.co.id (Pak Kris)
6) shadrinabibib@gmail.com (Bu Bibib)
7) hrdbandung.niagaharmoni@yahoo.com
atau anggia.hutabarat@gmail.com (Bu Gigi)
8) iyanyuliana26@gmail.com (Bu Ian)
alex_bandung@niaga-harmoni.com (Pak Alex)
CC
wraditio@gmail.com (Pak Wisnu)
 INDIKATOR KEBERHASILAN

1. Terlaksananya pencatatan kegiatan akuntansi, manajemen dan keuangan.

2. Terselenggaranya pencatatan keuangan yang akuntabel.
3. Tersajinya data yang akurat untuk menyusun laporan manajemen.
4. Terlaksananya prosedur sistem akuntansi dan keuangan dengan benar.
5. Membantu terciptanya suasana kantor yang nyaman sehingga dapat
meningkatkan produktivitas kerja serta membentuk citra yang positif
terhadap perusahaan.
6. Menjaga hubungan yang harmonis sesama staff dalam lingkungan
perusahaan.
7. Menyediakan data untuk menyusun laporan kegiatan departemen secara
benar dan tepat waktu.