Mendesain Sistem Informasi untuk Manajemen Persediaan Pada Perusahaan Jasa Komputer

KOMPUTER BERBASIS SISTEM MANAJEMEN PERSEDIAAN SUKU CADANG

(Nagen N. Nagarur, Tai-san Hu and Nirmal K. Baid)

Pengantar

Artikel ini berkaitan dengan aspek manjemen persediaan suku cadang dalam cabang jasa dari
perusahaan otomatisasi. Perusahaan menjual mainframe komputer dan aksesorisnya, dan melakukan
perbaikan komputer, penggantian komponennya. Pelayanan yang efisien sangat penting karena
mempengaruhi penjualan komputer secara langsung. Maka manjemen persediaan suku cadang
merupakan bagian yang sangat penting dalam kegiatan perusahaan. Jika suku cadang tidak tersedia
(understocked) maka komputer yang rusak tidak dapat diperbaiki sehingga menimbulkan
ketidakpuasan pelangggan. Di sisi lain jika terjadi overstocked akan menimbulkan biaya yang tinggi.
Melacak jenis suku cadang individual adalah fungsi utama seperti nomor dan jenis suku cadang yang
berjalan menjadi beberapa ribu. Situasi dimana memilik beberapa persediaan suku cadang yang
sangat banyak dan ada beberapa suku cadang dalam keadaan yang kurang bisa menjadi kebiasaan
yang umum. Dalam suatu sistem jasa , Sistem manajemen persedian yang efisien sangatlah penting.

Tujuan dari pembelajaran ini adalah untuk merancang komputer berbasis sistem informasi
manajemen persediaan untuk suku cadang yang diberikan di departemen jasa.

Beberapa keuntungan dari sistem tersebut :

1. Berhubungan dengan jumlah persediaan yang diminta, sehingga menghindari keadaan

overstocking dan understocking.
2. Menghindari kerugian akibat pembusukan, pencurian dan keusangan.
3. Mengembangkan model yang akan meminimalkan biaya total persediaan sambil
meningkatkan efisisensi kebijakan order.

Sejak sistem informasi direncanakan akan dikomputerisasi bisa juga memungkin untuk melengkapinya
dengan kemampuan untuk mensumulasikan. Sistem yag diterapkan pada situasi yang aktual dalam
departemen untuk menyediakan pembuatan keputusan yang lebih baik terkait dengan masalah
bidang persediaan. Departemen jasa pada suatu perusahaan bertanggungjawab terhadap kedua
kegagalan internal dan eksternal. Jika sebuah komputer baru ditemukan dalam keadaan rusak
sebelum diterima konsumen, komputer ini diperbaiki ditempat. Untuk kesalahan eksternal teknisi dari
departemen ini membawa suku cadang dan melakukan perbaikan. Atau dalam beberapa kasus
pelanggan meninggalkan komputer dan aksesorisnya untuk diperbaiki diperusahaan. Suku cadang
yang dibeli baik dari dalam negeri atau luar negeri tergantung pada vendor. Studi saat ini
berkonsentrasi pada desain sebuah sistem informasi manajemen, corporating sistem pendukung
keputusan, untuk manajemen persediaan. Suatu sistem pendukung keputusan melibatkan suatu
penentuan stock/persediaan dan kebijakan pemesanan optimal untuk setiap item. Saat ini metode
manajemen persediaan dilakukan secara manual, berdasarkan pengalaman, tanpa menggunakan
pendekatan formal. Penggunaan komputer dalam industri berkembang dengan pesat, dan sebagai
suatu skala kerja yang meningkat secara terus-menerus, hal ini sulit untuk tetap dijaga mengikuti
pertumbuhan jumlah dan jenis dan atribut mereka tanpa bantuan komputer.
Desain sistem

Sebuah Sistem akan diminta untuk menyediakan:

suatu kemudahan update dan pengambilan informasi persediaan;

suatu sistem pemesanan yang efisien untuk pengisian;

informasi lebih yang banyak untuk kontrol manajemen suku cadang;

akuntabilitas dan informasi yang akurat.

Desain Sistem Informasi

Desain secara keseluruhan dari suatu sistem informasi melibatkan desain modul individu dan interaksi
mereka. Modul dasar tercantum di bawah ini. Interaksi antara modul-modul ini ditunjukkan pada
Gambar 1.

1. Permintaan yang diterima

2. parts-in transaction

3. parts-out transaction

4. Order yang diterbitkan

5. Pelaporan.

Keseluruhan IS (Information System) kernel pada dasarnya berisi program kontrol dan interaksi
dengan database dan pengguna. Program pengendalian mengendalikan kuantitas pesanan dan
perhitungan persediaan yang aman, dan permintaan penanganan untuk berbagai transaksi. Modul
Suku cadang masuk menangani semua transaksi yang berhubungan dengan suku cadang yang masuk,
modul suku cadang keluar menangani semua transaksi terkait dengan suku cadang keluar. Modul
pelaporan mengatur pelaporan pada akhir periode yang ditentukan. Laporan Harian,

laporan mingguan dan laporan bulanan semuanya dirancang untuk dihasilkan dengan sistem informasi
ini. Modul penerbitan pesanan akan menerbitkan suatu pesanan setiap kali stock menjadi perlu
ditambah kembali. Perhitungan ini atas dasar kebijakan penambahan.

Pertimbangan Desain teoritis

Aktivitas utama dari sistem manajemen persediaan adalah untuk melacak suku cadang yang akan
masuk, suku cadang yang akan keluar, dan order yang akan dikeluarkan . Sistem baru ini dirancang
atas dasar sistem yang ada dan mempelajari sistem yang sudah dilaksanakan. Berikut bagian yang
akan menjelaskan kebijakan pemesanan untuk sistem baru ini.

ABCD Klasifikasi Suku Cadang

Ada sekitar 20.000 jenis suku cadang dalam persediaan. Oleh karena itu lebih baik untuk
mengklasifikasikannya menjadi dalam kelompok-kelompok, untuk menetapkan tingkat yang tepat dari
kontrol atas masing-masing kategori. Berdasarkan sumber penawaran dan biaya, suku cadang
diklasifikasikan menjadi empat kelompok barang, A, B,C dan D. Mereka digambarkan seperti di bawah
ini.

A: Barang yang dapat diperoleh di luar negeri saja dan unit biaya sangat tinggi.

B: Barang dapat diperoleh di luar negeri saja dan unit biaya tidak tinggi.

C: Barang yang tersedia secara lokal dan biaya unit sangat tinggi.

D: Barang yang tersedia secara lokal dan biaya unit tidak tinggi.

Keuntungan dari skema klasifikasi ini terletak dalam kelonggaran daripada pengetatan pengawasan
persediaan. Ini berasal dari kurangnya penekanan yang ditempatkan pada jenis kelompok B dan D
yang mewakili sebagian besar persediaan. Analisis ini memberikan sebuah ukuran akan pentingnya
persediaan untuk masing masing barang, dan juga menghasilkan kesederhanaan dan kemudahan
operasi.

Model Perkiraan Permintaan

Modul permintaan terdiri dari berbagai model untuk memperkirakan permintaan. Permintaan yang
dihasilkan dihubungkan ke IS (Information System)kernel, di mana ditentukan oleh kuantitas pesanan
dan persediaan yang tepat . Model untuk kuantitas pesanan dan safety stock termasuk dalam IS kernel
dari sistem informasi dan pengguna yang jelas. Hal ini dijelaskan secara terpisah di bagian berikut. Tiga
model perkiraan yang dipertimbangkan dalam study ini.

(1) Model berbasis keandalan Produk .

Permintaan untuk suku cadang sepenuhnya dihasilkan oleh kegagalan komponen dalam
produk yang telah terjual oleh perusahaan ini. Oleh karena itu, berasal dari keandalan
komponen barang,permintaan individu dapat dihitung menggunakan model matematika.
Keuntungannya adalah bahwa perusahaan dapat melacak jumlah pasti unit yang digunakan
oleh pelanggan mereka pada waktu tertentu, dan usia masing-masing unit. Perusahaan dapat
juga menggunakan data keandalan yang telah dikumpulkan oleh departemen kontrol kualitas.
Namun, jenis ini Model cenderung kompleks dan juga perlu jumlah data yang banyak untuk
memperkirakan parameter statistik.
(2) Model regresi.
Model ini memperkirakan permintaan melalui penurunan permintaan atas jumlah unit saat
ini yang digunakan di pasar. Statistik parameter dihitung dari sebab akibat hubungan antara
permintaan suku cadang dan jumlah unit induk di pasar. Model ini mengabaikan umur dan
spesifik pola kegagalan yang dipertimbangkan dalam semodel belumnya, dan secara
matematis tidak terlalu rumit.
(3) Peramalan time series.
Model ini menggunakan Data time series yang lalu untuk meramalkan permintaan di masa
mendatang.

Model analisis regresi dan time series semua mudah digunakan, dan mereka membutuhkan data yang
lebih sedikit, dibandingkan dengan model keandalan. Pilihan suatu model yang sesuai tergantung
pada jenis kelompok dan kesesuaian antara perkiraan dan data empiris.
 Model dengan standar tinggi dengan akurasi yang dibutuhkan

Jenis yang dimiliki kelompok B dan D tidak memerlukan model rumit dan sensitif. Sebuah model time
series akan cukup. Untuk kelompok jenis A dan C, model dengan tingkat akurasi yang tinggi
diperlukan. Data data dicoba dengan tiga model dan model yang memberikan penyimpangan dari
nilai-nilai perkiraan data aktual digunakan untuk jenis tertentu.

Order Points dan Desain Stock safety

Setelah perkiraan permintaan ditentukan, order points dan safaety stock dapat dihitung. setelah
mempelajari berbagai model, sebuah BFI (indeks faktor bisnis) Model order point diambil untuk sistem
yang diusulkan ini [2]. Teknik order point BFI digambarkan sebagai salah satu manajemen yang
memungkinkan sebuah kesempatan untuk mengidentifikasi dan menekankan faktor keberhasilan.
Efek yang dihasilkan akan memaksimalkan keuntungan perusahaan.

BFI perhitungan order point :

Order point = (Dem LT) + (Dem LT) (D% + V% +E% + L%)

dimana,

Dem = Rata-rata permintaan historis , periode waktu, atau sebuah perkiraan permintaan

LT = waktu penambahan normal yang berlaku

D = Pengaruh kekurangan item akan mempengaruhi laba atau produksi

V = item Nilai dolar

E = Penyimpangan permintaan dari rata-rata pemakaian

L = Lead time dan variasi lead time dalam penambahan persediaan

Dalam prakteknya, BFI order point yang paling sesuai dengan bisnis kebutuhan individu dengan cara
yang biasa, order pointkonvensioanl belum mampu melakukannya. Nilai-nilai dari D, V, E dan L dalam
rumus di atas disediakan oleh manajer yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan. Nilai-nilai
ini subjektif dan mencerminkan pengaruh relatif dari berbagai faktor, dan pentingnya item yang
berbeda. Pendekatan ini tidak hanya memfasilitasi keterlibatan manajemen dalam pengambilan
keputusan, tetapi juga membuat mereka lebih sadar akan sistem sehingga dapat lebih ditingkatkan.

Untuk kasus ini, nilai-nilai D, V, E dan L ditentukan setelah konsultasi dengan manajer, dan menurut
skema klasifikasi ABCD dibahas sebelumnya. Nilai input adalah:

D = 18% (variasi dalam permintaan tidak lebih dari 100%)

V = 5% (nilai setiap pesanan lebih dari 80.000 baht)

E = 5% (ini adalah persediaan biasa), dan

L = 25% (untuk A dan B) = 5% (untuk C dan D )

(Lead time pengadaan luar negeri 3 bulan dan untuk pengadaan lokal adalah 1
minggu).
Nilai-nilai ini menghasilkan rumus berikut:

Untuk A dan B :

Order point = (Dem LT) + (Dem LT) (D% + V%+ E% + L%)

= (Dem LT) + (Dem LT) (18% + 5%+ 5% + 25%)

= (Dem LT) + (Dem LT) (53%)

= 1.53 (Dem LT).

Untuk C dan D :

Order point = (Dem LT) + (Dem LT) (D% + V%+ E% + L%)

= (Dem LT) + (Dem LT) (18% + 5%+ 5% + 5%)

= (Dem LT) + (Dem LT) (33%)

= 1.33 (Dem LT).

Nilai variable Dem, permintaan suku cadang dari bulan sebelumnya, digunakan untuk menghitung
yang disesuaikan permintaan selama lead time.

Desain Order Quantity

Untuk penambahan, kuantitas per pesanan harus menyeimbangkan efek pemesanan ulang dan biaya
persediaan. EOQ Model [3] diadopsi untuk sistem yang diusulkan ini, untuk mendapatkan kuantitas
pesanan optimal, dan untuk meminimalkan total biaya persediaan untuk item A dan C. rumus
diberikan:

2
Q=

dimana,

Q = kuantitas order ekonomi

Cp = biaya set-up ordering

Ch = biaya penyimpanan, biaya spare part (Tingkat suku bunga + asuransi (per bulan))

Dem = rata-rata permintaan bulanan.

Di sisi lain, untuk barang-barang dari B dan kelas D, kebijakan kuantitas pesanan ekonomi tidak
diterapkan. Sejak barang-barang ini tidak mahal, prosedur pemesanan isederhanakan, dan jumlah
pesanan untuk barang kelas B adalah diambil menjadi permintaan dua tahun untuk item. Untuk kelas

D item, itu diambil untuk menjadi permintaan hanya enam bulan, karena ini adalah item lokal yang
diperoleh dan perlu lead time yang sedikit [4].
Desain Kebijakan Pemesanan

Ide dasar dari (S, c, s) Model yang diadopsi untuk sistem yang diusulkan untuk mendapatkan kebijakan
pemesanan (yaitu kapan harus mengeluarkan pesanan dan berapa banyak untuk pesanan). Setiap kali

tingkat persediaan yang tersedia dari item hit s (minimum stock) atau lebih rendah, memicu tindakan
penambahan sehingga meningkatkan tingkat persediaan suku cadang untuk S. Pada suatu waktu,
setiap suku cadang dalam kelompok yang sama, dengan ketersediaan persediaan pada atau di bawah
nya order point, c, termasuk dalam penambahan. Pengelompokan ke dalam kelompoknya
berdasarkan sumber persediaan pasokan mereka.

Nilai s berasal dari perhitungan di bagian 2.2.3, yaitu dari Model Hoyt ini. Hal ini diasumsikan bahwa
ada tidak ada lompatan tiba-tiba dalam permintaan, dan stok maksimum S diambil untuk menjadi
sama dengan jumlah dari s dan Q, ekonomi order quantity. Kemampuan memesan point c ditentukan
oleh pengawas pusat pengendalian persediaan.

Untuk item kelas A, jika nilai kuantitas pesanan dibagi dengan persediaan minimum (demand
disesuaikan selama lead time) kurang dari 1, maka barang-barang ini disebut istimewa dan barang
dengan prosedur khusus yang digunakan untuk item ini. Prosedur khusus untuk mengatur siklus
pemesanan (siklus pemesanan = kuantitas lead time / stok minimum) untuk menerbitkan pesanan.
Jika item A menjadi item khusus, hanya siklus pemesanan perlu dihitung dengan cara ini. Sisa
perhitungan yang sama dengan item A normal.

Desain Input dan Output

Tujuan dari desain input dan output (I / O) adalah untuk merancang program komputer bagi
manajemen persediaan. Pertimbangan utama adalah persyaratan kerja dan operasi komputer yang
sebenarnya. Struktur desain I / O ditunjukkan pada Gambar 2.

Bentuk dan file yang digunakan dalam sistem manual yang ada untuk input dan output data dalam
pusat manajemen persediaan dianalisis untuk merancang I / O system yang efisien. Deskripsi struktur
masing-masing database untuk input ditunjukkan pada Tabel I.

Bentuk output harus dirancang untuk memberikan presentasi singkat, abstrak yang utama dan
informasi yang mempunyai nilai kegunaan tinggi. Informasi yang berlebihan menyusahkan bagi
pengguna untuk memahaminya, kecuali telah diminta secara khusus. Laporan Output dirancang untuk
sistem ini diberikan dalam Tabel II.

Fungsi sebuah Sistem

Dengan mempelajari aspek teoritis dan sistem yang ada, tujuh fungsi dasar dipertimbangkan untuk
sistem komputerisasi baru ini.

(1) Parts take-out. Update database dari suku cadang dan menyimpan catatan transaksi
harian untuk suku cadang yang diambil dari penyimpanan.
(2) Parts come-in. Update database dari dari suku cadang dan menyimpan catatan transaksi
harian untuk suku cadang yang masuk ke dalam persediaan yang berasal dari pesanan
atau yang dikembalikan dari pengguna.
 (3) Release Order. Mempersiapkan pesanan untuk penambahan,mencetak pesanan, dan
menyimpan informasi itu.
(4) Daily Report. Menghasilkan laporan harian dari semua transaksi yang terjadi pada hari itu.
(5) Monthly Report. Menghasilkan laporan ringkasan bulanan dari semua transaksi yang
terjadi dalam bulan tertentu.
(6) Manual List. Menyediakan daftar manual bagi pengguna tentag suku cadang yang
diinginkan.
(7) Setup. Untuk mengatur stok minimum dan ketertiban jumlah masing-masing spare part
dan memperbarui Database suku cadang mereka.

Implementasi

Setelah menentukan fungsi dari sistem dan menentukan input dan output, program utama dan tujuh
sub-program yang dirancang. Semua program ditulis dalam CLIPPER dan database dan
diimplementasikan dalam dBASE III PLUS yang dapat berjalan di kedua mainframe dan
mikrokomputer. Grafik aliran dan sumber Kode dari semua program yang tersedia di Divisi Teknik dan
Manajemen Industri, Asian Institute Teknologi, Bangkok [1].

Penutup

Dalam penelitian ini, kelayakan menggunakan komputer berbasis sistem manajemen persediaan
untuk Perusahaan Jasa komputer dapat diketahui. Penelitian ini dimulai dengan analisis dari sistem
manajemen persediaan yang ada, menentukan masalah yang ada dengan sistem, mendefinisikan
kebutuhan fungsional, dan mendesain Sistem berbasis komputer untuk pengaplikasiannya.

Manfaat yang terkait dari sistem dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu manfaat tangible dan intangible.

Manfaat nyata

Manfaat nyata yang utama adalah adanya penurunan Biaya total persediaan. Penghematan biaya total
persediaan yang dihasilkan dari peningkatan efisiensi dan akurasi peningkatan kebijakan
pemesananyang dapat diamati dari perbandingan cara pemesanan manual dan dengan komputerisasi.
Data yang dikumpulkan berasal dari sistem kebijakan pemesanan manual pada masa lalu dan biaya
yang telah dihitung. Menggunakan pola permintaan yang sama, biaya yang telah disimulasikan untuk
sistem modifikasi. pengurangan biaya total persediaan dalam jumlah besar telah diobservasi.

Manfaat berwujud

Ini adalah manfaat yang akan dinikmati oleh Perusahaan berkat penerapan komputerisasi pada

sistem manajemen persediaan, tetapi manfaat ini yang tidak bisa diukur. Manfaatnya seperti di bawah
ini.

(1) Informasi yang akurat: informasi yang akurat dapat dengan mudah disediakan pada masing
masing persediaan suku cadang, dengan melihat layar atau hard copy.
(2) Informasi yang lebih banyak: sistem ini memberikan informasi yang lebih banyak dan
terstruktur seperti menghasilkan laporan harian dan bulanan.
(3) Kesalahan entri data dapat diperbaiki dengan cepat dan mudah melalui tampilan unit visual.
(4) Over-stocking dan under stocking suku cadang dapat dikurangi, sehingga menghasilkan
peningkatan kebijakan pemesanan.
(5) Proses manjemen persediaan suku cadang berjalan dengan cepat.
(6) Jumlah penggunaan kertas berkurang.