STUDI KASUS 5S

PT. RIANG GEMBIRA adalah perusahaan yang bergerak dibidang export import. Anda adalah
salah satu karyawan dari perusahaan yang telah lama berdiri ini. Pada bulan Maret yang lalu,
Anda diminta untuk mengikuti training 5S yang saat ini sedang digembar-gemborkan oleh
perusahaan-perusahaan lain terutama perusahaaan saingan Anda. Kabarnya ini adalah salah
satu cara yang efektif untuk meningkatkan efisiensi perusahaan.

Setelah Anda kembali dari training ini dan memberi laporan kepada pimpinan perusahaan,
Anda diberi wewenang sepenuhnya untuk menerapkan system 5S ditempat kerja. Dengan
berbekal pengetahuan tentang 5S dan wewenang yang akan diberikan, mulailah Anda
menelusuri setiap pelosok dari perusahaan Anda. Berikut adalah catatan Anda dalam
penelusuran tersebut :

Komputer di tiap bagian terutama di bagian Anda bertugas, kotor tertutup debu. Disket-disket
bersetakan di atas meja dan sebagian besar tidak ada label. Anda juga melihat banyak kertas
dan dokumen yang berserakan di atas meja beberapa rekan kerja Anda. Nampaknya tiap
karyawan mempunyai sistem peng-arsipan sendiri sehingga bila orang tersebut tidak hadir,
rekan kerjanya tidak bisa segera menemukan file yang diperlukan.

Masalah penyimpanan arsip juga menjadi salah satu kendala. Lemari yang tersedia tidak
memadai untuk menyimpan seluruh arsip dan barang lainya. Terkadang harus Menumpang
lemari departemen lain atau menyimpan dikotak karbon yang kemudian diletakkan disamping
atau dibawah meja.

Keluhan dari para sekretaris hamper seragam yaitu penggunaan alat tulis kantor yang sangat
boros. Dalam satu minggu saja bisa menghabiskan 2 lusin macam-macam alat tulis. Alasan yang
diberikan adalah hilang. Selain itu ada masalah pemakaian kertas printer/ photo copy dan toner
/ tinta printer yang boros. Karyawan lain membantah hal ini dengan alas an memang makin
banyak penggunaan komputer dan lagi pula mereka telah mencoba untuk memakai kertas
bekas untuk pembuatan draft.

Ruang makan yang biasa digunakan untuk makan pagi dan siang karyawan selalu dalam
keadaan kotor. Alat-alat makan bekas pakai dibiarkan diatas meja makan tanpa dikumpulkan di
ember yang telah disediakan. Kran air di ruang makan sudah lama tidak berfungsi sehingga
setiap hari setelah jam makan siang, office boy harus memindahkan ember yang penuh dengan
alat makan bekas pakai ke ruangan lain yang cukup jauh untuk dibersihkan. Selain alat makan
yang ditinggalkan diatas meja berserakan. Ketika ditegur, para karyawan memberikan alasan
bahwa mereka tidak bisa membuang sampah pada tempatnya karena tetempat sampah sudah
terlalu penuh.

Toilet kering, sering sekali dalam keadaan basah dan becek. Tissue berserakan disekitar tempat
sampah dan disamping wastafel. Biasanya hal ini mencapai puncaknya pada waktu setelah
makan siang atau menjelang jam tutup kantor. Banyak karyawan yang mengeluh bahwa tissue
disediakan tidak cukup untuk digunakan. Cleaning service mengatakan bahwa tissue yang
disediakan sudah lebih dari cukup, namun banyak pemborosan tissue untuk mengeringkan
tangan padahal sudah disediakan mesin pengering yang sebenarnya lebih hygienist dan hemat.
Karyawan enggan menggunakan mesin tersebut dengan alasan terlalu berisik.

Setelah mendapatkan informasi diatas, Anda mulai membentuk satu team untuk memulai
proyek penerapan 5S. berikut adalah pertanyaan yang muncul dalam benak Anda dan yang
akan didiskusikan dengan anggota kelompok lainnya.

Pertanyaan :
1. Masalah apa yang akan timbul berdasarkan hasil pengamatan Anda ?
2. Apa rencana kerja Anda dalam menerapkan 5S pada situasi atau kondisi diperusahaan Anda?
Tetapkan prioritas dalam rencana kerja Anda !
3. Dukungan apa yang Anda butuhkan? dan cara apa yang akan Anda terapkan guna
memperoleh dukungan tersebut ?.
 Seksi Pemeriksa
DAFTAR PERIKSA 5S
Nilai Nilai Sebelumnya Tanggal
(BAG. PRODUKSI)
/100 /100
5S No Nilai
Hal - hal yang diperiksa Kriteria Evaluasi
1 2 3 4 5
Tidak ada persediaan barang atau pekerjaan
1 Komponen atau Bahan yang sedang berlangsung yang tidak
diperlukan
Semua mesin dan bagian dari peralatan
2 Mesin dan Peralatan
Sort (/20)

digunakan secara rutin

Semua Jig, alat dan cetakan, alat pemotong
3 Jig, alat dan Cetakan
dan fitting digunakan secara rutin.
Semua barang yang tidak diperlukan dapat
4 Pengendalian Visual
langsung terlihat
Ada standard yang jelas untuk membuang
5 Standard untuk pembuangan
kelebihan
Ada Label-label untuk menunjukan
6 Label Penyimpanan
perbedaan wilayah dan sub wilayah
Semua rak dan barang yang disimpan diberi
7 Label Rak dan penyimpanan barang
label secara jelas
Store (/20)

Terdapat penunjukan yang jelas atas jumlah

8 Indikator Jumlah
persediaan maksimum dan minimum
Semua garis pembagi jelas dan dicat warna
9 Garis Pembagi
putih
Tempat penyimpanan jig dan alat diatur
10 Jig dan Alat dengan baik untuk memudahkan
pengambilan dan pengembalian
11 Lantai Lantai selalu bersih dan mengkilap
12 Mesin Mesin selalu dijaga kebersihannya
Shine (/20)

13 Kebersihan & Pemeriksaan Kebersihan dan pemeriksaan dianggap sama

Terdapat rotasi atau sistem shift untuk
14 Tanggung Jawab kebersihan
kebersihan
Menyapu dan mengelap dianggap kegiatan
15 Kebiasaan membersihkan
rutin
 Seksi Pemeriksa
DAFTAR PERIKSA 5S
(BAG. PRODUKSI) Nilai Nilai Sebelumnya Tanggal
/100 /100
5S No Nilai
Hal - hal yang diperiksa Kriteria Evaluasi
1 2 3 4 5
16 Ventilasi Udara yang bersih, tidak berbau
17 Pencahayaan Sudut dan intensitas cahaya yang tepat
Standardize(/20)

Tidak ada seorangpun yang memakai pakaian

18 Seragam kotor atau pakaian kerja yang terkena bercak
minyak

19 Menghindarkan Ada perhatian khusus untuk menghindari

terkumpul kotoran

20 3 Langkah Pertama Terdapat sistem untuk mempertahankan Sort,

Store dan Shine
21 Peraturan Berpakaian Peraturan Ditaati

22 Hubungan Antar Manusia Secara umum terdapat lingkungan yang

Sustain(/20)

nyaman, orang saling menyapa dsb.

23 Waktu Pertemuan dan Merokok Setiap orang selalu berusaha untuk tepat
waktu dan mentaati peraturan merokok

24 Peraturan dan Prosedur Semua peraturan dan prosedur pekerjaan

dimengerti dan ditaati
25 Perhatian Terhadap Peraturan Semua peraturan dan tata tertib sangat ditaati
Jumlah Periksa Penyebaran Nilai (Jumlah setiap kolom)
Note :
0 = Sangat Kurang
1 = Kurang
2 = Sedang
3 = Baik
4 = Sangat Baik
 Seksi Pemeriksa
DAFTAR PERIKSA 5S
Nilai Nilai Sebelumnya Tanggal
(BAG. PRODUKSI)
/100 /100
5S No Nilai
Hal - hal yang diperiksa Kriteria Evaluasi
1 2 3 4 5
Tidak ada bahan rujukan yang tidak
1 Loker berhubungan, seperti dokumen, gambar bahan
pertemuan, dsb.

2 Meja Tidak ada bagian-bagian dari peralatan atau

Sort (/20)

bahan rujukan diatas meja atau didalam laci.

3 Pengendalian Visual Barang-barang atau dokumen yang tidak

relevan dapat langsung terlihat.

4 Standard untuk pembuangan Standard untuk pembuangan dokumen dan

peralatan ditetapkan.

5 Pameran Yang dipamerkan adalah yang paling mutakhir/

selalu baru rapih dan proporsional

6 Label Penyimpanan Pelabelan loker dan peralatan memungkinkan

identifikasi secara langsung
Label untuk penyimpanan dan Segala sesuatu dengan jelas diidentifikasikan
7
Store (/20)

peralatan

8 Kemudahan Penggunaan Tempat Penyimpanan dirancang untuk

memudahkan penggunaan
9 Tempat penyimpanan yang teratur Segala sesuatu didimpan pada tempatnya

10 Lorong tempat pameran Semua garis pembagi dan papan pengumuman

terlihat dengan jelas
11 Lantai Lantai bersih
12 Debu dan kotoran Jendela, Kusen dan rak bersih
Terdapat rotasi atau sistem shift untuk
Shine (/20)

13 Tanggung Jawab kebersihan

kebersihan

14 Tempat sampah Terdapat sistem untuk membuang kotoran dan

sampah kertas

15 Kebiasaan membersihkan Menyapu dan mengelap dianggap kegiatan

rutin
 Seksi Pemeriksa
DAFTAR PERIKSA 5S
Nilai Nilai Sebelumnya Tanggal
(BAG. PRODUKSI)
/100 /100
5S No Nilai
Hal - hal yang diperiksa Kriteria Evaluasi
1 2 3 4 5

16 Ventilasi Udara yang bersih, tidak berbau dan bebas dari

asap rokok
Standardize(/20)

17 Pencahayaan Sudut dan intensitas cahaya yang tepat

18 Seragam Tidak ada seorangpun yang memakai baju

seragam kotor

19 Lingkungan Lingkungan Secara umum baik, termasuk

warna, udara, cahaya dsb

20 3 Langkah Pertama Ada sistem untuk mempertahankan Sort, Store

dan Shine

21 Peraturan Berpakaian
Peraturan Ditaati

22 Hubungan Antar Manusia Secara umum terdapat lingkungan yang

Sustain(/20)

nyaman, orang saling menyapa dsb.

Waktu Pertemuan dan Waktu Setiap orang selalu berusaha untuk tepat
23 waktu
Istirahat

24 Etika Menelepon Setiap orang selalu jelas menyampaikan

maksudnya, sopan dan singkat

25 Peraturan dan Tata Tertib Semua peraturan dan tata tertib dengan tegas
ditaati
Jumlah Periksa Penyebaran Nilai (Jumlah setiap kolom)
Note :
0 = Sangat Kurang
1 = Kurang
2 = Sedang
3 = Baik
4 = Sangat Baik
 Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke
Seiri 5S

ACTION PLAN

Sasaran S M A R T saya ialah :

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

Langkah Langkah yang akan saya lakukan :

1. ___________________________________________________________________________________

2. ____________________________________________________________________________________

3. ___________________________________________________________________________________

4. ____________________________________________________________________________________

5. ____________________________________________________________________________________

6. ____________________________________________________________________________________

7. ____________________________________________________________________________________

8. ____________________________________________________________________________________
 Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke
Seiton 5S

ACTION PLAN

Sasaran S M A R T saya ialah :

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

Langkah Langkah yang akan saya lakukan :

1. ___________________________________________________________________________________

2. ____________________________________________________________________________________

3. ___________________________________________________________________________________

4. ____________________________________________________________________________________

5. ____________________________________________________________________________________

6. ____________________________________________________________________________________

7. ____________________________________________________________________________________

8. ____________________________________________________________________________________
 Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke
Seiso 5S

ACTION PLAN

Sasaran S M A R T saya ialah :

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

Langkah Langkah yang akan saya lakukan :

1. ___________________________________________________________________________________

2. ____________________________________________________________________________________

3. ___________________________________________________________________________________

4. ____________________________________________________________________________________

5. ____________________________________________________________________________________

6. ____________________________________________________________________________________

7. ____________________________________________________________________________________

8. ____________________________________________________________________________________
 Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke
Seiketsu 5S

ACTION PLAN

Sasaran S M A R T saya ialah :

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

Langkah Langkah yang akan saya lakukan :

1. ___________________________________________________________________________________

2. ____________________________________________________________________________________

3. ___________________________________________________________________________________

4. ____________________________________________________________________________________

5. ____________________________________________________________________________________

6. ____________________________________________________________________________________

7. ____________________________________________________________________________________

8. ____________________________________________________________________________________
 Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke
Shitsuke 5S

ACTION PLAN

Sasaran S M A R T saya ialah :

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

Langkah Langkah yang akan saya lakukan :

1. ___________________________________________________________________________________

2. ____________________________________________________________________________________

3. ___________________________________________________________________________________

4. ____________________________________________________________________________________

5. ____________________________________________________________________________________

6. ____________________________________________________________________________________

7. ____________________________________________________________________________________

8. ____________________________________________________________________________________