1.Pengertian teknologi perkantoran.

Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah,

memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien
dengan menggunakan mesin-mesin. Oleh karena itu perlu sekali mengenal tentang
jenis mesin untuk keenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunkannya.
Untuk dapat menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri tiap-tiap mesin,
cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara pemeliharaannya.

B. Macam-macam mesin kantor

1. Dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu:

Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.

Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik
atau baterai.

2. Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya:

Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak

bergerak dalam operasinya.
Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik,
berupa kabel-kabel.

3. Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya;

o Mesin tulis

o Mesin dikte

o Mesin penomor

o Asahan pensil

Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu

Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan;

Pembuka surat

Mesin penjilid
Hechtmachine
Pemotong kertas
Pencatat uang kas
Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan;
 Mesin jumlah
Mesin hitung
Komputer

Mesin-mesin untuk memperbanyak

bahan keterangan;
Mesin stensil

Mesin stencil spirtus

Mesin fotocopi
Mesin perekam sheet
Mesin offset
Berbagai mesin cetak
Mesin-mesin untuk
mengirmkan bahan
keterangan;

o Telepon dan interphone

o Teleprinter

o Facsimile

Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan;

Mikrofilm
Penghancur kertas
Pelubang kertas/kartu

C. Pengaruh perkembangan teknologi perkantoran

Perkembangan teknologi perkantoran mempunyai pengaruh yang positif terhadap

ketenagakerjaan, prosedur kerja dan hasil kerja perkantoran itu sendiri disamping
dampak negatifnya.
Manfaat terhadap ketenagakerjaan yaitu:

Peningkatan mutu tenaga kerja

Menigkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja
Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja
Meringankan tenagadan pikiran pegawai

Manfaat terhadap prosedur kerja yaitu:

Mempercepat penyelesaian pekerjaan

Menyederhanakan prosedur kerja atau memperpendek mata rantai penylesaian
pekerjaan.
Memperlancar pekerjaan
Mempermudah penyelesaian pekerjaan

Manfaat terhadap hasil kerja yaitu:

Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor

Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan
Memenuhi standar mutu tertentu
Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor.

Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali

terutama yang menyngkut ketenagkerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut:

Mengurangi pengguanaan tenaga kerja dan berakibat menambah

pengangguran.
Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat ketrmpilan tertentu.
Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan
pemborosan.
Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya.
Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang
memerlukan biaya.

BAB II
 MESIN TULIS MANUAL

Mesin tulis manual yaitu mesin tulis biasa yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor
yang dapat dipergunakan untuk::

Mengetik berbagai macam surat

Mengetik naskah atau teks
Mengetik tabel/daftar dan sheet stensil
Mengetik pekerjaan-pekerjaan kecil seperti kuitansi, faktur, weselpos, kartupos
dll.

Ciri-ciri mesin tulis manual yaitu:

Digerakkan dengan tenaga manusia

Cara kerja dan komponen mesinnya mekanik
Gandaran berjalan atau dapat digeser ke kanan dan ke kiri
Roll pita (spool) dapat menggulung pita mesin ke kanan dan ke kiri
Penggunaan dapat diatur (atas, tengah, bawah)
Ukuran hurufnya hanya pica dan elite
Ada yang bergandaran panjang sampai 27 inci
Mencetak dengan batang huruf
Terdapat kait untuk ganti baris.

Cara pemeliharaan mesin tulis manual yaitu:

1. Bagian luar selalu dibersihkan dengan kain halus, serbuk-serbuk kotoran

dibersihkan dengan kuasdan balok-balok huruf dibersihkan dengan sikat
diberi bensin sedikit.
2. Roll penggulung kertas selalu dibersihkan dengan spirtus (alkohol) sebab
kalau terkena bensin atau minyak roll menjadi rusak karena mengembang
tidak rata.
3. Bagian yang bergerak diberi pelimas.
4. Jika tidak dipergunakan hendaknya ditutup agar tidak terkena debu dan
gandaran berada pada posisi tengah.
 5. Bila membetulkan kesalahan dengan mempergunakan karet penghapus,
gandaran harus digeser ke kanan atau ke kiri agar kotoran karet
penghapus tidak masuk kedalam mesin tulis.

BAB III

MESIN JUMLAH DAN MESIN HITUNG MANUAL

A. Mesin jumlah manual

Mesin jumlah manual adalah mesin yang dapat menghitung perkalian yang sederhana
tetapi cara menghitungnya seperti penjumlahan sehingga untuk mencapai hasilnya
relatif lama.

Mesin jumlah manual termasuk salah satu jenis mesin hiutng karena berupa mesin
yang dipergunakan untuk menghitung angka-angka.

Jenis-jenis mesin hitung

a. Menurut kemampuannya dibedakan menjadi:

1. Mesin jumlah adalah mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah,

mengurangi dan mengalikan sederhana.
2. Mesin hitung adalah mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah,
mengurangi, mengalikan, membagi.

b. Menurut tenaga penggeraknya dibdakan menjadi:

1. Mesin hitung tangan adalah mesin hitung yang digerakkan dengan tangan
(tenaga manusia), dilengkapi denag engkol.
2. Mesin hitung listrik adalah mesin hitung yang digerakkan dengan tenaga listrik.

c. Menurut cara kerja dan komponen mesinnya dibedakan menjadi:

1. Mesin hitung mekanik adalah mesin hitung yang cara kerja dan komponen
mesinnya mekanis.
2. Mesin hitung elektronik adalah mesin hitung yang cara kerja dan komponen
mesinnya terdiri dari elemen elektronik, berupa rangkaian kabel-kabel, tidak
saling bergerak, biasanya digerakkan dengan tenaga listrik atau batere.

d. Menurut jumlah kunci-kuncinya dibedakan menjadi:

 1. Mesin hitung berkunci sepuluh adalah mesin yang jumlah kuncinya tidak begitu
banyak. Pada papan kunci terutama berisi tuts angka 0-9.
2. Mesin hitung berkunci penuh adalah mesin hitung dengan kunci/tuts pada papan
kunci jumlahnya banyak sehingga tampak memenuhi papan tuts tersebut.

e. Menurut penyjian hasilnya dibedakan menjadi:

1. Mesin hitung pencetak adalah mesin hitung yang mencetak angka-angkanya

pada kertas hitung/kertas roll.
2. Mesin hitung tidak mencetak adalah mesin hitung yang tidak ,mencetak angka-
angkanya pada kertas hitung.

Ciri-ciri dan cara kerja mesin jumlah tangan

Ciri-ciri mesin jumlah tangan berikut ini adalah untuk mesin jumlah tangan merk Olivetti
Summa Prima 20, yaitu:

1. Digerakkan oleh tangan (tenaga manusia) sehingga terdapat engkol.

2. Cara kerja dan komponen mesinnya mekanik
3. Perhitungan tercetak pada kertas hitung (printing)
4. Indikator hanya menunjukkan jumlah digit
5. Tiap perhitungan dan pencetakan angka-angka berjalan melalui penarikan
engkol yang menggerakkan balok-balok angka

Cara kerja mesin jumlah tangan ini sbb:

o Angka-angka yang dihitung ditekan lewat tuts angka selanjutnya

digerakkan oleh engkol.
o Tekanan tiap tuts angka dan tarikan engkol akan menggerakkan balok
angka kemudian balok angka memukul pita yang bertinta.
o Dibawah pita terdapat roll kertas sehingga setiap tuts yang ditekan diikuti
denga tarikan engkolmenggerakkan balok angka.

BAB IV

PENJEPRET KERTAS, PELUBANG KERTAS DAN PENOMOR

A. Penjepret kertas

Penjepret kertaas dipergunakan untuk membendel kertas atau surat-surat.

Menurut kemampuan dan bentuknya penjepret kertas dapat dibedakan menjadi:

o Penjepret kertas kecil yaitu penjepreet kertas yang bentuknya kecil dan
mampu untuk membendel kertas maksimum 10 lembar.
o Penjepret kertas sedang adalah penjepret kertas yang bentuknya sedang
dan kemanpuannya untuk membendel 10-20 lembar.
o Penjepret kertasa besar adalah penjepret kertas yang bentuknya besar
dan kemampuan untuk membendel lebih dari 20 lembar.

Ciri-ciri penjepret kertas yaitu:

o Digerakkan dengan tenaga manusia

o Cara kerja dan komponen mesinnya mekanik

o Baru berfungsi bila diisi dengan nietjes/staples

o Membendel kertas dengan kawat jepret yang menembus pada kertas

yang dibendel.

Cara kerja penjepret kertas

1. Kawat jepret dengan ujung dibawah yang dikendalikan oleh per bila
ditekan oleh alat penekan satu per satu akan keluar lewat bagian
mulutnya.
2. Bagian alas yang dilengkapi dengan lekukan untukmelipat kawat
jepret akan bekerja bila mendapat tekanan yang cukup.
3. Kertas yang akan dibendel diletakkan antara bagian alas dan
bagian mulut sehingga kawat jepret yang mendapat tekanan dari
bagian penekan akan menmbus kertas dan bagian ujungnya
terlipat oleh lekukan pelipat.

Cara pemeliharaan penjepret kertas

Selalu dibersihkan dengan kain halus untuk mencegah

karat, kalau ada kotoran yang melekat dapat dibersihkan
dengan bensin, alkohol atau spirtus dan disimpan ditempae
yang kering.
Jangan memasukkan kawat jepret melebihi kemampuannya
supaya daya lentur per tetap kuat.
Jangan memukulkan telapak tangan pada bagian penekan
karena menimbulkan tekanan tidak wajar.
 Menjaga lebar bagian mulut terutama untuk penjepret yang
sudah lama dipergunakan dengan jalan memukul
secukupnya supaya tidak terlalu lebar.
Kalau terjadi kemacetan dibagian mulut usahakan agar tidak
memukul-mukulkan penjepret kertas itu.

B. Pelubang kertas

Pelubang kertas dapat dibedakan menurut jumlah lubang dan

fungsinya menjadi tiga yaitu:

Pelubang kartu dengan satu pelubang dipergunakan untuk

melubangi kartu-kartu perpustakaan, nama-nama, plastik dll.
Pelubang kertas biasa dengan dua pelubang dipergunakan
nutuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam
snelhechter.
Pelubang kertas panjang dengan lima pelubang
dipergunakan untuk melubangi kertas yang akan
dimasukkan ke dalam binders ring.

Ciri-ciri pelubang kertas

Digerakkan dengan tangan

Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis
Membuat lubang bulat dengan gari tengah 5 Nm.

Cara kerja pelubang kertas

Mata lubang terbuat dari baja dengan permukaan cekung-

tajam dihubungkan dengan bagian penekan.
Papan kertas dengan lubang bulat bergaris tebgah sama
berposisi lurus dengan mata pelubang.
Kertas diletakkan di papan kertas bila alat penekan ditekan
mata pelubang menembus kertas dengan meninggalkan
lubang bulat sebesar mata pelubang dengan garis tengah 5
Nm.

Cara mempergunakan pelubang kertas

1. Kertas yang akan diberi lubang maksimum 10 lembar

sekligus. Lembar teratas dilipat sama lebar untuk
menetukan titik tengah panjang kertas itu. Lalu bagian
tepi kertas diratakan.
 2. Kertas diletakkan di papan kertas dimaskkan lubang
penjepit kanan kiri sampai bagian tepi kertas
menyentuh batas tepi lubang penjepit.
3. Penekan ditekan dengan telapak tangan secara wajar
sampai itu berlubang.

Cara pemeliharaan pelubang kertas

2. Selalu dibersihkan dengan kain halus pada seluruh

permukaan untuk menghindari karat dan ditempatkan di
tempat kering.
3. Jangan memukulkan telapak tangan pada bagian
penekan.
4. Sisa lubang kertas dibersihkan dari tempatnya
sehabis dipergunakan.

C. Mesin penomor

Mesin penomor yang bayak dipergunakan dapat dibedakan

menurut bentuk dan ukuran angkanya, yaitu:

5. Mesin penomor kecil merupakan bentuk mesin dan

ukuran angkanya lebih kecil terdiri dari 4-6 digit.
6. Mesin penomor besar merupakan bentuk mesin dan
ukuran angkanya lebih besar terdiri dari 7 digit.

Ciri-ciri mesin penomor

Digerakkan dengan tangan

Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis
Terdapat pengatur angka rangkap
Membuat nomor secara otomatis dengan cara
menekan
Pengaturan angka menggunakan stylus.

Cara mempergunakan mesin penomor

Memberi tinta
Mengatur nomor pertama
Membuat nomor

Cara pemeliharaan mesin penomor

1. Selalu dibersihkan dengan kain halus untuk
menjaga agar tidak mudah berkarat.
2. Menekan dengan wajar pada waktu membuat
nomor.
3. Jika tidak dipergunakan dimasukkan laci atau
kotak yang rapat dan kering.
4. Angk-angkanya sering dibersihkan dengan
kerosine.
5. Jangan sekali-kali menggunakan tinta cap
sebab figure wheel (roda angka) dapat lengket
bila tinta cap itu kering.
6. Jangan menggunakan stylus logam supaya
roda angka tidak mudah aus.