Nomor :PED/01/06/I/2017
Terbit : 03 Januari 2017
No.Revisi :0
Mulai berlaku : 03 Januari 2017
A. PENDAHULUAN
1
7. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 71 tahun 2013 tentang Pelayanan
Kesehatan pada Jaminan Kesehatan Nasional;
8. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014 tentang Puskesmas;
9. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 59/2015 tentang Komisi Akreditasi FKTP;
10. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 46 tahun 2015 tentang Akreditasi
Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktek Mandiri Dokter dan Tempat Praktik
Mandiri Dokter Mandiri;
11. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi FKTP Direktorat Jenderal Bina
Upaya Kesehatan Direktorat Bina Upaya Kesehatan Dasar Tahun 2015;
12. Peraturan Kabupaten Tulungagung Nomor 22 Tahun 2011 tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tulungagung;
13. Surat Edaran Bupati Tulungagung Nomor 065/1153/033/2016.
1. Pedoman Tata Naskah Dinas Akreditasi UPTD Puskemas PAKEL pada Dinas
Kesehatan Kabupaten Tulungagung adalah sistem pengelolaan dokumen/surat
menyurat dan rekaman implementasi, yang meliputi sistem penyusunan tata
naskah untuk penyelenggaraan manajemen puskesmas, penyelenggaraan
Upaya Kesehatan Masyarakat dan Penyelenggaraan Upaya Kesehatan
Perorangan.
2. Dokumen penyelenggaraan manajemen Puskesmas meliputi Rencana Lima
Tahunan Puskesmas, Pedoman/Manual mutu, Pedoman/Panduan teknis yang
terkait manajemen, Standar Operasional Prosedur, Perencanaan Tingkat
Puskesmas serta Kerangka Acuan Kegiatan.
3. Dokumen penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat meliputi kebijakan
Kepala Puskesmas, Pedoman masing-masing UKM, Standar Operasional
Prosedur (SOP), Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM, Kerangka Acuan
Kerja untuk masing-masing UKM.
4. Dokumen penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan meliputi kebijakan
tentang Pelayanan Klinis, Pedoman Pelayanan Klinis, Standar Operasional
Prosedur (SOP) klinis, Kerangka Acuan Kerja terkait dengan program/kegiatan
Pelayanan Klinis dan Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien.
5. Dokumen eksternal adalah: buku, peraturan, standar, surat keputusan, kebijakan
yang merupakan acuan/ referensi di dalam penyusunan dokumen akreditasi
Puskesmas.
I. KEBIJAKAN
2
Kebijakan adalah Peraturan / Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala
UPTD Puskesmas PAKEL yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan
wajib dilaksanakan oleh penanggungjawab maupun pelaksana.
Penyusunan Peraturan / Surat Keputusan tersebut harus didasarkan pada
peraturan perundangan, baik Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan
Presiden, Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan
pedoman-pedoman teknis yang berlaku seperti yang diterapkan oleh Kementerian
Kesehatan, Kementerian Dalam Negeri, Dinas Kesehatan Propinsi, Dan Dinas
Kesehatan Kabupaten / Kota.
Format Peraturan / Surat Keputusan disesuaikan dengan Peraturan Daerah yang
berlaku atau dapat disusun sebagai berikut :
1. Memakai Kertas dengan Kop Surat UPTD Puskesmas PAKEL dengan
menggunakan kertas ukuran folio (215x330 mm), dengan penulisan
menggunakan margin atas 2 cm , margin kiri 3 cm, margin kanan 2 cm dan
margin bawah 2,5 cm.
3. Konsideran meliputi :
a. Menimbang
1) Memuat uraian singkat tentang pokok pikiran yang menjadi latar belakang
dan alasan pembuatan keputusan;
2) Huruf awal kata Menimbang ditulis dengan huruf capital dan diakhiri
dengan tanda baca titik (:), dan diletakkan dibagian kiri;
3) Konsideran Menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf
kecil dan dimulai dengan kata bahwa dengan b huruf kecil, dan diakhiri
dengan tanda baca titik koma (;);
3
4) Jumlah konsideran Menimbang ada 3 yang meliputi a (landasan
filosofis), b (landasan sosiologis) dan c (konklusi).
b. Mengingat
1) Memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang
memerintahkan pembuatan kebijakan tersebut;
2) Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan
yang tingkatannya lebih tinggi atau sederajat;
3) Kata Mengingat diletakkan dibagian kiri sejajar dengan kata
Menimbang dan ditulis menggunakan huruf capital didepannya;
4) Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan
hirarki tata perundangan dengan tahun yang awal disebut terlebih dahulu
diawali dengan nomor 1,2,3 dst dan diakhiri dengan tanda baca (;).
c. Diktum
1) Diktum MEMUTUSKAN ditulis simetris ditengah, dan seluruhnya
menggunakan huruf capital;
2) Diktum Menetapkan diletakkan dibawah diktum MEMUTUSKAN
dengan posisi sejajar dengan dengan kata Menimbang dan Mengingat,
huruf awal kata dengan huruf capital dan diakhiri dengan tanda baca titik
dua (:);
3) Nama keputusan ditulis dengan huruf kapital seluruhnya sesuai judul
keputusan.
d. Batang Tubuh
1) Memuat seluruh substansi surat keputusan yang dirumuskan dalam
diktum Kesatu, Kedua dan seterusnya dan diawali dengan huruf capital;
2) Dicantumkan saat berlakunya surat keputusan, perubahan, pembatalan
dan sebagainya;
3) Materi teknis kebijakan dapat dicantumkan dalam lampiran surat
keputusan yang dilengkapi dengan tandatangan pejabat yang menetapkan
surat keputusan beserta nama dan gelar.
e. Kaki kebijakan
Merupakan bagian akhir substansi yang memuat tanda tangan pejabat
yang mengesahkan keputusan yang terdiri dari :
1) Tempat dan tanggal penetapan;
2) Nama jabatan diakhiri dengan tanda koma (,);
3) Tanda tangan pejabat;
4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani dengan gelar dan NIP.
f. Penandatanganan
4
Peraturan / Surat Keputusan Kepala UPTD Puskesmas PAKEL
ditandatangani oleh Kepala UPTD Puskesmas PAKEL, dituliskan nama tanpa
gelar.
g. Lampiran
1) Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan judul surat keputusan
yang diletakkan di pojok kanan atas dengan huruf capital Arial font 12;
2) Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Kepala UPTD Puskesmas
PAKEL dengan gelar dan NIP.
5
Manual mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang kosisten tentang
sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun, ditetapkan, dan dipelihara UPTD
Puskesmas PAKEL.
Dalam penyusunan dokumen manual mutu menggunakan kertas ukuran Folio
(215 x 330 mm), huruf Arial font 12 dengan spasi 1,5.
Adapun susunan dokumen manual mutu adalah sebagai berikut :
KATA PENGANTAR
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
1.
Profil Organisasi
a. Gambaran Umum Organisasi
b. Data Demografi
c. Visi Organisasi
d. Misi Organisasi
e. Struktur Organisasi
f. Motto Organisasi
g. Tata Nilai
2. Kebijakan Mutu
3. Proses Pelayanan ( Proses Bisnis )
B. RUANG LINGKUP
1. Ruang Lingkup
2. Tanggungjawab
3. Kebijakan
4. Dokumen Terkait
C. TUJUAN
D. LANDASAN HUKUM DAN ACUAN
E. ISTILAH DAN DEFINISI
6
A. KOMITMEN MANAJEMEN
B. FOKUS PADA SASARAN/PASIEN
C. KEBIJAKAN MUTU
D. PERENCANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN PENCAPAIAN
SASARAN MUTU
1. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
2. Sasaran Mutu
E. TANGGUNGJAWAB, WEWENANG DAN KOMUNIKASI
1. Tanggungjawab dan Wewenang
a. Kepala Puskesmas
b. Wakil Manajemen Mutu
c. Penanggungjawab Upaya Kesehatan Masyarakat dan Perkesmas
d. Penanggungjawab Upaya Kesehatan Perorangan, Kefarmasian dan
Laboratorium
e. Penanggung Jawab Jaringan Pelayanan Puskesmas dan Jejaring
Fasilitas Pelayanan Kesehatan
2. Struktur Organisasi
F. WAKIL MANAJEMEN MUTU
G. KOMUNIKASI INTERNAL
7
4. Penyelenggaraan UKM :
a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya
b. Validasi proses penyelenggaraan upaya
c. Identifikasi dan mampu telusur
d. Hak dan kewajiban sasaran
e. Manajemen resiko dan keselamatan
5. Pengukuran, analisis dan penyempurnaan sasaran kinerja UKM
a. Umum
b. Pemantauan dan pengukuran
1) Kepuasan pelanggan
2) Audit Internal
3) Pemantauan dan pengukuran proses
4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan
c. Pengendaliaan jika ada hasil yang tidak sesuai
d. Analisa Data
e. Peningkatan berkelanjutan
f. Tindakan korektif
g. Tindakan preventif
B. UPAYA KESEHATAN PERORANGAN ( UKP )
1. Perencanaan Pelayanan Klinis
2. Proses yang berhubungan dengan pelanggan
3. Pembelian/pengadaan barang terkait dengan pelayanan klinis
a. Proses pembelian
b. Verifikasi barang yang dibeli
c. Kontrak dengan pihak ketiga
4. Penyelenggaraan Pelayanan Klinis
a. Pengendalian Proses Pelayanan Klinis
b. Validasi Proses Pelayanan
c. Identifikasi dan Ketelusuran
d. Hak dan Kewajiban Pasien
e. Pemeliharaan Barang Milik Pelanggan
f. Manajemen Resiko dan Keselamatan Pasien
5. Peningkatan Mutu Pelayanan Klinis dan Keselamatan Pasien
a. Penilaian indikator kinerja klinis
b. Pengukuran pencapaian sasaran keselamatan pasien
c. Pelaporan Insiden Keselamatan Pasien
d. Penerapan Manajemen Resiko
e. Analisis dan tindak lanjut
6. Pengukuran, analisis dan penyempurnaan Pelayanan Klinis:
8
a. Umum
b. Pemantauan dan Pengukuran
1) Kepuasan pelanggan
2) Audit Internal
3) Pemantauan dan pengukuran proses kinerja
4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan
c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai
d. Analisis Data
e. Peningkatan berkelanjutan
f. Tindakan korektif
g. Tindakan preventif
9
Rencana lima tahunan UPTD Puskesmas PAKEL disusun sejalan dengan
Rencana Strategis Dinas Kesehatan Kabupaten Tulungagung dan digunakan sebagai
panduan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan target
kinerja yang ditetapkan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten Tulungagung. Rencana lima
tahunan disusun sesuai dengan visi misi UPTD Puskesmas PAKEL dan didasarkan
pada analisis kebutuhan masyarakat.
Rencana lima tahunan ditulis dengan huruf Arial 12 dengan kertas ukuran folio
(215 x 330 mm) dengan pengetikan tidak bolak-balik (satu permukaan kertas) dengan
penulisan halaman disebelah kanan bawah.
Adapun susunan dokumen rencana limatahunan puskesmas adalah sebagai berikut :
KATA PENGANTAR
BAB I PENDAHULUAN
A. KEADAAN UMUM PUSKESMAS
B. TUJUAN PENYUSUNAN RENCANA KERJA LIMA TAHUNAN
B. PENYUSUNAN RENCANA
1. Penetapan tujuan dan sasaran
2. Penyusunan rencana
a. Penetapan strategi pelaksanaan
b. Penetapan kegiatan
c. Pengorganisasian
d. Perhitungan sumberdaya yang diperlukan
10
1. Penjadwalan
2. Pengalokasian sumberdaya
3. Pelaksanaan kegiatan
4. Penggerak pelaksanaan
BAB III. INDIKATOR DAN STANDAR KINERJA UNTUK TIAP JENIS PELAYANAN
DAN UPAYA UPTD PUSKESMAS PAKEL
Lampiran :
11
g. Tim menyusun dokumen rencana kinerja lima tahunan untuk disahkan
oleh Kepala UPTD Puskesmas PAKEL
h. Sosialisasi rencana lima tahunan kepada seluruh jajaran di UPTD
Puskesmas PAKEL
4. Penutup
Panduan ini disusun dengan harapan akan membantu Kepala UPTD
Puskesmas PAKEL dalam menyusun rencana kinerja lima tahunan, yang
kemudian diuraikan dalam rencana tahunan dalam bentuk rencana usulan
kegiatan dan rencana pencapaian kegiatan.
Lampiran:
Lampiran 1. Matriks Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas
12
IV. PERENCANAAN TINGKAT PUSKESMAS (PTP) TAHUNAN
V. PEDOMAN / PANDUAN
13
D. RUANG LINGKUP PEDOMAN
E. BATASAN OPERASIONAL
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A. KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA
B. DISTRIBUSI KETENAGAAN
C. JADWAL KEGIATAN
BAB III STANDAR FASILITAS
A. DENAH RUANG
B. STANDAR FASILITAS
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN
A. LINGKUP KEGIATAN
B. METODE
C. LANGKAH KEGIATAN
BAB V LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM
BAB VII KESELAMATAN KERJA
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU
BAB IX PENUTUP
14
VI. PENYUSUNAN KERANGKA ACUAN PROGRAM/KEGIATAN
Kerangka Acuan Kegiatan (KAK) disusun untuk program atau kegiatan yang
akan dilakukan oleh UPTD Puskesmas PAKEL. Program / kegiatan yang akan dibuat
kerangka acuan adalah sesuai dengan Standar Akreditasi, antara lain :
Program pengembangan SDM.
Program peningkatan mutu UPTD Puskesmas PAKEL dan keselamatan pasien.
Program pencegahan bencana.
Kegiatan pelatihan triase gawat darurat dan sebagainya.
Dalam penyusunan KAK harus jelas tujuan dan kegiatan-kegiatan yang akan
dilakukan untuk mencapai tujuan.
Didalam penyusunan KAK menggunakan format yang di terapka oleh Dinas
Kesehatan Kabupaten Tulungagung. Adapun sistematika kerangka acuan adalah
sebagai berikut :
A. PENDAHULUAN
Berisi hal-hal yang bersifat umum yang terkait dengan upaya atau kegiatan
B. LATAR BELAKANG
Berisi justifikasi atau alasan mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya
dilengkapi dengan data-data sehingga alasan diperlukannya program dapat lebih
kuat
C. TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS
Tujuan umum adalah tujuan secara garis besar. Tujuan khusus adalah tujuan
secara rinci
D. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN
Berisi langkah-langkah yang harus dilakukan sehingga tercapai tujuan program
E. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN
Berisi Metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan
F. SASARAN
Target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan sesuai dengan
SMART (Specific, Measurable, Agressive but attainable, Result oriented, Time
Bond)
G. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN
Berisi perencanaan waktu untuk tiap-tiap rincian kegiatan digambarkan dalam
bentuk Bentuk Gun chart
H. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN
Berisi evaluasi pelaksanaan terhadap Jadwal yang direncanakan baik per bulan,
tribulan maupun satu tahun
I. PENCATATAN, PELAPORAN DAN PENCATATAN EVALUASI KEGIATAN
J. PERAN LINTAS SEKTOR
VII. PEDOMAN PENYUSUNAN SOP
15
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang
dibakukan mengenai berbagai prosedur penyelenggaraan aktivitas organisasi,
bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan (Permenpan
Nomor 35 Tahun 2012).
Manfaat SOP adalah untuk memenuhi standar pelayanan puskesmas,
mendokumentasi langkah-langkah kegiatan dan memastikan staf puskesmas
memahami bagaimana pelaksanaan pekerjaannya.
Penyusunan SOP mengacu pada Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
FKTP Tahun 2015.
3. Jika SOP disusun lebih dari satu halaman maka paada halaman kedua dan
seterusnya SOP dibuat tanpa menggunakan Kop/heading
16
Pengertian
Tujuan
Kebijakan
Referensi
Prosedur/Langkah-langkah
Diagram Alir
Unit terkait
Awal kegiatan :
Akhir kegiatan :
17
Ya
Simbol keputusan: ?
Tidak
Penghubung :
Dokumen :
Arsip :
18
VIII. PENETAPAN PENOMERAN DOKUMEN
20
tersebut tersimpan di arsip milik sekretariatan atau unit tata usaha di
UPTD Puskesmas PAKEL.
21
X. DOKUMEN / ARSIP DI UPTD PUSKESMAS PAKEL
A. SKEMA PENGORGANISASIAN DAN TATA KELOLA DOKUMEN AKREDITASI PUSKESMAS
Dokumen diperiksa oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha Dokumen ditanda tangani tanpa dilakukan
stempel (sebagai DOKUMEN INDUK)
Dipastikan kebenaran sesuai Pedoman Tata Naskah
Distempel DOKUMEN INDUK dan diberikan
Dilakukan paraf Kode
Dibuatkan daftar dokumen dan dilakukan penomoran Diserahkan kepada SEKRETARIS TIM
dalam buku agenda AKREDITASI
Dibuatkan permintaan pengesahan Dibuatkan Daftar Dokumen Induk
22
C. SISTEM PENOMORAN.
Surat masuk dan keluar sesuai dengan Peraturan Pemerintah Kabupaten
Tulungagung yang diatur dalam Peraturan Bupati Tulungagung Nomor 22 Tahun
2011 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah
Kabupaten
E. PEMINJAMAN DOKUMEN.
Peminjaman dokumen dari antar unit / lintas unit dengan mempergunakan
ekpedisi peminjaman, sedangkan peminjaman yang dilakukan oleh lintas sektor
atau dinas atasan harus memakai surat resmi dan melewati ketatausahaan.
23
Untuk menyeragamkan format yang digunakan di UPTD Puskesmas PAKEL
dilampirkan format- format sebagai berikut:
JUDUL DOKUMEN
TAHUN 20
24
JUDUL SOP
No. Dokumen :
SOP No. Revisi :
Tanggal Terbit :
25
Halaman :
1. Pengertian
2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
5. Prosedur
6. Langkah-langkah
7. Bagan Alir
8. Hal-hal yang
perlu
diperhatikan
9. Unit Interaksi
10. Dokumen terkait
11. Rekaman
No Yang dirubah Isi Perubahan Tanggal mulai
historis diberlakukan
perubahan
C. Format SK
TENTANG
26
(J U D U L SK)
Mengingat : 1. ..
2. ..
MEMUTUSKAN
Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS PAKEL TENTANG
(sesuai JUDUL SK)
Satu : ..
Dua : ..
Tiga : ..
Di tetapkan : PAKEL
Pada tanggal : ..
D. Format KAK
a. Pendahuluan
b. Latar belakang
c. Tujuan umum dan tujuan khusus
d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
e. cara melaksanakan kegiatan
f. sasaran
g. Jadual pelaksanaan kegiatan
h. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
i. Pencatatatan, pelaporan, dan evaluasi kegiatan
27
Format Rekam Medis Pasien Umum
28
Format Rekam Medis Pasien Anak
29
Format Rekam Medis Pasien Jiwa
F. Format Resep
30
G. Format Rujukan
Format Rujukan Pasien BPJS
31
H. Format Persetujuan Tindakan (Inform Consent)
Format Persetujuan Tindakan Pasien Umum
32
I. Format Penolakan Tindakan, Penolakan Dirujuk, Pulang Paksa
C. Jenis kejadian;
Kejadian Tidak Diharapkan (Adverse Event)
Kejadian Nyaris Cedera (Near Miss)
Akibat Penggunaan Alat (misalnya alat rusak atau tidak sesuai)
Akibat Pemberian Obat
33
Lain-lain (Sebutkan; Pasien diberikan suntikan streptomisin secara
intravena sedangkan instruksi dokter adalah intra muskuler)
H. Kronologi kejadian;
...
...
...
I. Tindakan yang dilakukan segera setelah kejadian dan hasilnya;
a.
b.
c.
d. Hasilnya
..
e. Tindakan dilakukan oleh (Sebutkan; ....)
34
M. Catatan petugas yang bertanggung jawab di lokasi pada saat
kejadian.
.
N. Catatan Kepala Unit Kerja. Pastikan cacatan ini diisi dengan lengkap.
(Catat langkah apa yang telah diambil untuk mencegah terulangnya
kejadian).
.
O. Apakah kejadian ini pernah terjadi di Unit Kerja yang lain?
Ya Tidak
Apabila ya, isilah yang dibawah ini.
Unit kerja yang lain yang mengalami kejadian yang sama (langkah apa
yang telah diambil untuk mencegah terulangnya kejadian yang sama)
P. Kemungkinan Penyebab: Obat
a. Nama Obat..
b. Dosis.
c. Cara Pemberian..
d. Indikasi.
e. Saat Pemberian......
f. Gejala yang tak diharapkan berhenti setelah pemberian obat dihentikan
:
Ya tidak
PAKEL,..............20
Pelaksana,
(..........)
35
Format Checlist Kunjungan Antenatal Terpadu tampak dari belakang
36
M. Format Permintaan Pemeriksaan Laboratorium
37
O. Format Hasil Pemeriksaan Laboratorium Urine
38
Format Kartu Pengobatan Pasien TB tampak dari belakang
39
R. Format Pemeriksaan Kesehatan KIR Dokter
40
PEDOMAN TATA NASKAH AKREDITASI
UPTD PUSKESMAS PAKEL
23