PEDOMAN ORGANISASI IPSRS

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH Dr. ADJIDARMO

2017
 BAB I

PENDAHULUAN

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang socara formal
dipersatukan dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta
posisi yang terdapat pada suatu perusahaan atau organisasi, dalam menjalankan
kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.

Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan

pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas
dan fungsi tersebut di batasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus
menjelaskan hubungan horizontal maupun vertikal yang jelas antar bagian.

Organisasi rumah sakit menurut Undang-Undang No.44 tahun 2009 tentang

Rumah Sakit Pasal 33 Ayat 2 disebulkan bahwa paling sedikit terdiri atas kepala
rumah Sakit, unsur pelayanan medik, unsur keperawatan dan unsur penunjang
medik, komite medik dan satuan pemeriksaan intemal Serta administrasi umum dan
keuangan. Unsur administrasi umum diantaranya, IPSRS, Loundry, Cleaning
Service, dan Kamar Jenazah.

IPSRS adalah singkatan dari Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit.

Disinilah kantornya para teknisi Rumah Sakit bekerja. IPSRS merupakan organisasi
dalam Rumah Sakit yang bersifat teknis dan koordinatif yang pelaksanaannya
meliputi perbaikan sarana dan peralatan yang ada di Rumah Sakit. Tujuannya
adalah meningkatkan mutu pelayanan dan efisiensi RS.

Dengan adanya susunan organisasi dalam lingkup rumah sakit maka

diharapkan segala kegiatan pelayanan kesehatan dapat berfungsi dengan baik dan
terarah sebagaimana mestinya. Sehingga akan meningkatkan kualitas akan
sumberdaya dari masing-masing pelaksana kesehatan rumah sakit itu sendiri.
 BAB II

GAMBARAN UMUM IPSRS

Instalasi pemeliharaan sarana Rumah Sakit Umum Daerah Dr. adjidarmo

bertugas memelihara dan menjaga semua peralatan yang ada dj rumah Sakit.
IPSRS Rumah Sakit Umum daerah dr. adjidarmo terdiri dari 12 orang. Dipimpin
oleh seorang kepala insialasi yang bertanggungjawab kepada penunjang umum.

Rumah Sakit Umum Daerah Dr. adjidarmo sebagai penyedia layanan memiliki
Istilah untuk pusat pemeliharaan sarana yaitu IPSRS. Fungsi utama yaitu
menyiapkan alat-alat atau mesin untuk keperluan perawatan pasien. Secara
terperinci, fungsi dari IPSRS adalah memperbaiki, memelihara, menambahkan
kekurangan peralatan dan bangunan yang perlu diperbaiki atau mengalami
kerusakan. Peralatan dan bangunan ini nantinya digunakan untuk kepentingan
perawatan pasien. IPSRS merupakan satu instalasi dari Rumah sakit Umum Daerah
Dr. adjidarmo yang menyelenggarakan proses perbaikan dan pemeliharaan
terhadap semua peralatan yang diperlukan untuk kebutuhan perawatan pasien.
 BAB III

VISI, MISI DAN TUJUAN IPSRS

VISI

Menjadi Rumah Sakit yang handal dan berdaya saing di profinsi Banten

MISI

l. Mewujudkan pengelolaan keuangan rumah sakit menjadi badan layanan umum

daerah

2. Mewujudkan peningkatan kopetensi sumber daya manusia rumah sakit

3. mewujudkan peningkatan sarana dan prasarana rumah sakit secara bertahap

4. Mewujudkan akses pelayanan yang berkualitas kepada masyarakat

5. Mewujudkan akreditasi rumah sakit yang berstandar nasional

TUJUAN

1. Agar pemelihaman sarana dan prasarana Rumah sakit Umum Daerah dr.
adjidarmo dapat dilaksanakan secara berkala dan berkesinambungan.

2. Agar anggota IPSRS mampu mcngelola RS dengan baik sesuai pedoman dan
standar.
 BAB V

STRUKTUR ORGANISASI IPSRS

 BAB VI

URAIAN JABATAN

KEPALA INSTALASI IPSRS

Nama jabatan : Kepala IPSRS

Jabatan Manajerial :

a. Memiliki kemampuan untuk melakukan tugas dan fungsi manajemen sebagai

Kepala Instalasi IPSRS.

b. Memiliki jiwa kepemimpinan

c. Mampu mengambil keputusan yang cepat dan tepat

d. Mampu berkomunikasi dan menjalin kerjasama yang baik dengan berbagai pihak

e. Mampu memberikan motivasi dan membangun etos kerja karyawan

f. Mampu mengelola konflik (conflict management) dan keluhan (complaint

management)

Fisik :

a. Sehat jasmani dan rohani

b. Cepat dan tanggap dalam melakukan segala hal

c. Memilikj daya tahan tubuh yang kuat

d. Tidak buta warna

e. Berpenampilan sopan, rapih dan menjunjung tinggi norma dan etika yang berlaku
umum

Pengetahuan dan pengalaman

a. Pendidikan ATEM

b. memiliki pengalaman minimal 2 tahun dibidang yang sama

c memiliki pengetahuan dan kemampuan tentang manajemen ipsrs rsud secara

menyeluruh
Bertanggungjawab kepada : bagian penunjang umum.

Mengkoordinasi kegiatan :

a. Pelaksanaan dan pengembangan pelayanan lnstalasi IPSRS.

b. Pelaksanaan dan pelayanan pendidikan di lnstalasi IPSRS,

Tugas Pokok

a. Memimpin IPSRS untuk pencapaian Visi dan Misi Rumah Sakit Umum
Daerah Dr.adjidarmo

b. Memimpin dan mengembangkan SDM IPSRS

c. mengatur, mengawasi dan mengevaluasi kegialan rutin dan benkala

manajemen dan administrasi lnslalasi IPSRS

d. Membina hubungan baik intern dan ekstern RS

Uraian Tugas :

a. Menyebarluaskan dan membangun pengetahuan dan kesadaran mengenai

visi, misi, tujuan RS kepada seluruh staf lnstalasi IPSRS

b. Melakukan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian dan

evaluasi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi IPSRS

c. Memberikan usulan program kerja dan anggaran IPSRS

d. Mengembangkan kemampuan SDM IPSRS

e. Mengatur, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan dinas kerja staf

bawahannya

f. Memberikan laporan terlulis secara berkala (bulanan, triwulan, tahunan)

disertai analisa dan rekomendasi kepada Manager Umum.

g. Merencanakan, melaksanakan, mengawasi dan mengevaluasi semua alat-alat

yang bersifat non medis.

h. Menjalin komunikasi dan kerjasama secara aktif dengan Instalasi-Instalasi

kerja yang terkait sehingga mampu memberikan pelayanan yang optimal kepada
pasien.
 i. Melaksanakan koordinasi kerja dan evaluasi kinerja team engineering melalui
pertemuan internal setiap bulan, dan membuat dokumentasinya untuk
diserahkan kepada Wadir umum dan pelayanan

j. Melaksanakan tugas-tugas lain dari atasan

Wewenang :

a. Menyetujui/menolak ijin/cuti staf bawahannya

b. Menyeiujui/menolak kerja lembur staf bawahannya

c. Membina/membimbing staf bawahannya khususnya staf baru

d. Menetapkan nilai prestasi kexja staf bawahannya

e. memberikan teguran secara lisan lerhadap sraf bawahannya

f. Mengajukan permintaan barang-barang keperluan IPSRS kepada pihak terkait

sesuai prosedur yang berlaku.

g. Menetapkan/menyetujui suatu tindakan yang dianggap perlu dilakukan dalam

suatu keadaan tertentu.

Tanggungjawab :

a. Terhadap upaya pencapaian Visi dan Misi RS

b. Terhadap upaya menjunjung tinggi value RS

c. Terhadap patient safety

d. Terhadap pengembangan SDM IPSRS

e. Terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi manajemen IPSRS

f. Terhadap kebenaran, ketepatan dan keakuratan laporan kinerja IPSRS

g. Terhadap kinerja staf IPSRS

h. Terhadap kebenaran penilaian kinerja (PPK) staf lPSRS

i. Terhadap kelengkapan, ketersediaan dan kualitas sarana, prasarana dan

peralatan IPSRS
j. Terhadap komunikasi dan kerjasama dengan lnstalasi-lnstalasi kerja yang terkait
langsung dan tidak langsung dengan pelayanan lnstalasi IPSRS.

Engineering/Teknisi

Bertanggung jawab kepada : Kepala lnstalasi

Uraian Tugas

a. Menangani jenis pemeliharaan dan perbaikan alat-alat non medis.

b. Melakukan pencatatan setiap setelah menangani pemeliharaan dan perbaikan

alat-alat non medis

Tanggung jawab

a. Perawatan rutin alat-alat non medis

 BAB VII

TATA HUBUNGAN KERJA INSTALASI IPSRS

ANTAR INSTALASI

Jika ada kerusakan atau alat alat non medis yang tidak berfungsi maksimal,
maka petugas yang bertanggung jawab pada Instalasi tersebut dapat langsung
menghubungi petugas IPSRS

WARGA SEKITAR Rumah Sakit

Setiap ada kegiatan IPSRS di lingkungan RSUD yg bersinggungan dengan

warga sekitar, maka petugas IPSRS wajib memberitahukan terlebih dahulu kepada
warga tersebut.
 BAB VIII

POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

DEFINISI

Ketentuan yang mengatur penentuan jumlah kubutuhan petugas engineering di

IPSRS dengan mempertimbangkan jumlah tenaga dan kualifikasi yang diharapkan.

Tujuan

l. Menentukan jumlah dan komposisi tenaga di Instalasi IPSRS berdasarkan

kualifikasi.

2. Melakukan perhitungan agar memenuhi kebutuhan.

3. Mengatur agar penyediaan ketenagaan tetap efektif dan efisien.

Jumlah, komposisi dan kualifikasi tenaga di IPSRS

Berdasarkan data kepegawaian per Juni 2015 maka jumlah petugas di IPSRS ada
10 orang. Komposisi dan kualifikasi tenaga kerja di IPSRS adalah sebagai berikut:

Daftar kualifikasi tenaga di Instalasi IPSRS

NO KOMPOSISI TENAGA JUMLAH KUALIFIKASI

1 KEPALA INSTALASI 1 ATEM
2 PETUGAS ENGINERING 2 ATEM
3 TEKNISI 9 SMK

Perhitungan ketenagaan

Kualifikasi sumber daya manusia di IPSRS terdiri dari kepala lnstalasi, petugas
engineering. Dari hasil perhitungan kebutuhan tenaga yang dihitung dapat dilihat
kebutuhan tenaga sebagai berikut :

Kepala Instalasi IPSRS

Dinas harian kepala Inslalasi IPSRS yaitu Senin sampai Sabtu pukul 07.00 -14.00.

Petugas Enggineering

Dinas harian petugas engginering terdiri dari 3 shift yaitu shift pagi, siang dan
malam. Perhitungan ketenagaan petugas engineering adalah sebagai berikut :

Pagi : 5 orang

Siang : 2 orang

Malam: 2 Orang
 BAB IX

KEGIATAN ORIENTASI

Pengembangan staf tentang IPSRS, termasuk kegiatan orientasi bagi

karyawan baru, merupakan salah satu upaya penting dalam meningkatkan
pemahaman terhadap pelayanan di ruang IPSRS.

Table 1.1 kegiatan Orientasi

Waktu materi Penanggung jawab Peserta

Orientasi anggota Pengenalan Kepala IPSRS Anggota baru
baru tim IPSRS keanggotaan IPSRS
Visi,misi,falsafah
dan tujuan IPSRS.
Kebijakan dan
pedoman IPSRS
Orientasi karyawan Pengenalan Kepala IPSRS Karyawan baru
baru keanggotaan. RSUD dr.adjidarmo
Visi,misi, falsafah
dan tujuan IPSRS
Kebijakan dan
pedoman IPSRS
 BAB X

PERTEMUAN/ RAPAT

Dalam lingkup Rumah sakit Umum daerah Dr.adjidarmo selalu dilakukan

rapat. Pertemuan rapat ini sangat bermanfaat untuk masing-masing instalasi guna
memberikan informasi dan pengetahuan yang berhubungan dengan peningkatan
pelayanan rumah Sakit. Kegiatan rapat ini bisa dilakukan hanya dalam IPSRS
sendiri atau bisa juga dilakukan rapat antar Instalasi lainnya. Kegialan rapatini
biasanya dihadiri oleh seluruh staf IPSRS.

Kegiatan yang dibahas meliputi banyak kegiatan baik dari pelaporan kerja,
kebutuhan sarana dan prasarana, dilapangan, maupun berbagai hal yang
menyangkut kelangsungan Instalasi masing-masing. Sehingga dengan dilakukan
rapat rutin ini dapat dilakukan tindaklanjut untuk kendala yang dihadapi dilapangan
maupun yang dihadapi di Instalasi internal itu sendiri. Dalam kegiatan rapat ini dibuat
undangan berupa internal memo, daftar hadir dan notulen hasil rapat yang nantinya
dilaporkan kepada Kabid umum dan kepegawaian.

Kegiatan pertemuan/rapat intern biasanya dilakukan setiap 1 bulan sekali di

hadiri oleh seluruh karyawan IPSRS, waktu dan hari ditentukan. Pertemuan rutin
lainnya seperti morning report dilakukan setiap hari senin di hadiri oleh seluruh
kepala Instalasi beserta Direktur rumah sakit untuk membahas masalah-masalah
yang terjadi di lnstalasi kerja dan lapangan. Kegiatan rapat lain yang biasa dilakukan
di misalnya rapat tentang Pasien Rumah Sakit Umum Daerah Dr. adjidarmo. Safety,
K3RS, Koordinasi dengan lnstalasi lain, dll.
 BAB XI

PELAPORAN

Pencatatan dan pelaporan kegiatan IPSRS diperlukan dalam perencanaan

pemantauan, dan evaluasi serta pengambilan keputusan untuk peningkatan
pelayanan IPSRS. Untuk itu kegiatan ini harus dilakukan secara cermat dan teliti,
karena kesalahm dalam pencatatan dan pelaporan akan mengakibatkan kesalahan
dalam menetapkan suatu tindakan

A. PENCATATAN

Pencatatan kegiatan IPSRS dilakukan sesuai dengan jenis kegiatannya. Ada 3jenis
pencatatan, yaitu :

1) Pencacatan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan

2) Pencacatan pemintaan barang

3) Pencatatan inventaris Instalasi

B. PELAPORAN

Pelaporan kegiatan pelayanan IPSRS tendiri dari :

1) laporan kegiatan rutin harian

Laporan harian ini dilakukan setiap hari. Kegiatan pelaporan harian ini dilakukan
oleh kepala Inslalasi IPSRS ataupun petugas IPSRS baik secara lisan maupun
tulisan. Pelaporan harian ini seperti laporan mengenai jumlah petugas IPSRS yang
dinas dengan jumlah kegiatan yang ditangani dan kendala yang dihadapi setiap
harinya, peaporan keluhan pasien atau pegawai yang berhubungan dengan sarana
dan prasarana di rumah sakit. pelaporan harian ini biasanya disampaikan kepada
Instalasi atau kepala bidang terkait

2) Laporan kegialan rutin bulanan

Laporan bulanan dilakukan setiap bulan sebagai tindak lanjut dari kegiatan rutin
ipsrs. Pelaporan ini biasanya menyangkut kegiatan program kerja yang dilakukan
lnstalasi PSRS dalam kurun waktu setahun. Pelaporan ini dapat berupa: laporan
rapat bulanan intern, laporan inventaris pemeliharan barang alat. Laporan penilaian
karyawan, laporan indicator mutu, laporan evaluasi program kerja, laporan
kebutuhan karyawan, laopran kegiatan K3RS, dll.

3) laporan tahunan

Laporan tahunan biasanya dilakukan stiap akhir tahun. Tujuan laporan ini untuk
mengevaluasi seluruh laporan harian dan bulanan sehingga dapat dilihat total
kegiatan yang berlangsung dalam kegiatan IPSRS sehingga dapat dilakukan tindak
lanjut dari evaluasi laporan tahunan ini. Laporan tahuan kegiatan IPRS dapat berupa
rekapitlasi total sarana dan prasarana yang dipemeliharaan dan perbaiki.

4) laporan khusus (misalnya: audit internal)

5) laporan pemeriksaan (misalnya: kartu control).