User Manual

STOKIS
Stock Information System ver. 1.8
Sistem Informasi Persediaan

Dikembangkan oleh:

Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah

Kabupaten Belitung

Copyright 2010 - 2017

 User manual

STOKIS
Stock Information System
Sistem Informasi Persediaan
Ver. 1.8

Kebutuhan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak

STOKIS adalah program aplikasi komputer berbasis Desktop yang dirancang dengan arsitektur
Client Server, yaitu arsitektur jaringan yang memisahkan Client (biasanya aplikasi yang
menggunakan GUI /Graphical User Interface/ Antar muka grafik) dengan Server (Database).
Database Server yang digunakan oleh STOKIS adalah Microsoft SQL-Server 2008 Express
Edition. STOKIS memang dirancang untuk jaringan/LAN dimana idealnya ada sebuah server dan
beberapa computer client, akan tetapi STOKIS juga bisa dijalankan pada Standalone komputer yang
tidak memiliki server.
Kebutuhan Perangkat Keras/Hardware
- PC/Notebook P-IV (minimum)
- Memory Minimal 512 MB
- Ruang Hardisk Minimal 2 GB
- Monitor dengan resolusi minimal 800 x 600 pixel

Kebutuhan Perangkat Lunak/Software

- Operating System: Windows XP SP2, Vista, Win 7 atau terbaru.
- Database: Microsoft SQL Server 2008 Express
- Aplikasi STOKIS

* untuk Microsoft SQL Server 2008 Express dan Aplikasi STOKIS sudah
disertakan didalam CD STOKIS

INSTALASI PROGRAM
A. Instalasi pada satu komputer biasa (stand alone/bukan jaringan)
Pada dasarnya, instalasi STOKIS pada komputer biasa dan pada server tidak ada bedanya.
Perbedaannya: jika pada komputer biasa database dan program aplikasi diletakan pada komputer
yang sama, sedangkan pada sistem jaringan, database cukup diletakan pada komputer server dan
program aplikasi diletakan pada komputer-komputer client.
Cara instalasi program:
1. Periksa apakah komputer yang akan digunakan sudah memiliki Microsoft SQL-Server 2008
atau belum (bisa dilihat melalui Control Panel Add or Remove Program)
2. Masukkan CD STOKIS, kemudian buka drive dimana CD tersebut berada.
3. Jika pada komputer yang akan digunakan sudah terdapat Microsoft SQL-Server 2008, lewati
langkah nomor 3 ini, jika belum: Ikuti petunjuk Instalasi Microsoft SQL-Server 2008 yang
ada pada manual ini.
4. Jika Instalasi Microsoft SQL-Server 2008 sudah selesai, install program STOKIS dengan
mengklik ganda icon Setup-STOKIS, sebuah kotak dialog akan ditampilkan, ikuti langkah-
langkah instalasi sampai selesai.
5. Komputer Anda akan di-restart secara otomatis, jika fungsi restart otomatis tidak berjalan,
lakukan secara manual dengan mengklik tombol START TURN OFF COMPUTER
RESTART.
 6. Setelah komputer menyala kembali, buka kembali drive dimana CD STOKIS berada. Klik
ganda icon dBase-Admin.exe, aplikasi ini berfungsi untuk mengelola database yang ada
pada Microsoft SQL-Server 2008 (untuk penjelasan lebih jauh mengenai aplikasi ini bisa
dibaca pada bagian Cara Menggunakan MSSQL 2008 Database Manager). Klik tombol
Connect to server untuk melakukan koneksi ke server. Setelah terkoneksi, klik tombol Buat
database baru (kosong). Pada kotak dialog yang muncul, ketikan nama database yang akan
dibuat, contoh: PERSEDIAAN_2017, kemudian klik tombol proses.
7. Setelah database yang Anda buat tercipta, restore file MASTER_STOKIS.DAT yang ada pada
CD kedalam database yang baru Anda buat tersebut, caranya: klik nama database yang baru
Anda buat tadi (pastikan database yang dipilih sudah benar), klik tombol Restore database,
kemudian klik tombol browse dan cari file master tersebut. Jika sudah selesai klik tombol
proses.
8. Kemudian buka file C:\Program Files\STOKIS\ServerConfig.ini, kemudian ubah nama
database pada variabel DatabaseName dengan nama database yang telah Anda buat pada
langkah nomor 6 diatas (misalnya:PERSEDIAAN_2011) seperti dibawah ini:

[server]
servername= (local)\SQLEXPRESS
DataBaseName=PERSEDIAAN_2017
Setelah selesai, simpan dan tutup file tersebut .

9. Aplikasi STOKIS siap digunakan,

B. Instalasi pada jaringan komputer

1. Tata cara instalasi database pada server sama dengan cara instalasi pada komputer biasa (lihat
diatas).
2. Sedangkan pada komputer client cukup di instal program aplikasi STOKIS saja (Cukup
kerjakan langkah Nomor 4 diatas saja), kemudian buka file C:\Program
Files\STOKIS\ServerConfig.ini, kemudian ubah nama server pada variabel servername
dengan nama server pada jaringan tersebut, misalnya:

[server]
servername=DPPKAD_SERVER
DataBaseName=PERSEDIAAN_2017

C. Instalasi Microsoft SQL-Server 2008

Untuk Komputer/server yang belum memiliki Microsoft SQL-Server 2008, ikuti langkah-langkah
berikut:

1. Pada CD STOKIS, klik ganda icon SQLEXPR32_x86_ENU.exe, akan tampil proses ekstraksi file
seperti berikut:

Jika Sistem Operasi yang Anda gunakan adalah Windows XP yang belum pernah di upgrade, maka
proses ekstaksi file ini akan dihentikan, karena pada Windows XP ada patch yang harus di upgrade
terlebih dahulu. Dilayar akan ditampilkan pesan bahwa System Anda harus di upgrade terlebih
dahulu. Pada CD yang disertakan ada file-file yang bisa digunakan untuk mengupgrade Sistem
Operasi Windows XP yang Anda gunakan, yaitu:
a. Klik ganda icon WindowsXP-KB942288-v3-x86.exe, file ini untuk memasang Windows
Installer pada Sistem Operasi Anda, ikuti langkah yang ada sampai selesai.
 b. Jika langkah a sudah selesai, klik ganda icon NetFx20SP2_x86.exe, file ini untuk memasang
.Net Framework 2.0 pada Sistem operasi Anda, ikuti langkah yang ada sampai selesai.
Jika Anda menggunakan Window Vista, atau Windows 7 yang bukan versi Ultimate, mungkin
Anda masih harus mengupgrade sistem operasi yang Anda gunakan. Kemungkinan Anda masih
harus menginstall .Net Framework 3.5.

2. Setelah proses ekstraksi file selesai akan tampil kotak dialog SQL Server Instalation Center, pilih
New Instalation or add feature to an existing installation.

3. Kemudian akan tampil kotak pesan seperti berikut, tunggu beberapa saat.

4. Setelah kotak dialog License term ditampilkan, tandai kotak cek I accept the license term,
kemudian klik tombol next
5. Pada kotak dialog Setup Suport Files, klik Next

6. Pada kotak dialog Setup Suport Rules, klik Next

7. Pada kotak dialog Feature Selection, klik tombol Select All, kemudian klik Next

8. Pada kotak dialog Instance Configuration, pilih Named Instance isi dengan SQLExpress, klik
next
9. Pada kotak dialog Disk space requierements, klik next

10. Pada kotak dialog Server Configuration isi kotak Account Name seperti terlihat pada gambar
dibawah, kemudian jika sudah selesai klik tab Collation
Pastikan Database Engine yang terpilih adalah SQL_Latin1_General_CP1_CI_AS, jika sudah
benar klik tombol next, tetapi jika belum benar klik tombol Customize
 Pada kotak dialog Customize, pilih SQL collation, used for backwards compatibility kemudian cari
SQL_Latin1_General_CP1_CI_AS, setelah terpilih, klik OK

Setelah kembali ke kotak dialog Server Configuration, klik Next

11. Pada kotak dialog Database Engine Configuration, pilih Mixed Mode (SQL Server
authentication and Windows authentication) kemudian pada kotak Enter password: isi dengan
adminsql (harus dengan huruf kecil semua) ulangi pada kotak Confirm password. Jika sudah
selesai klik next
12. Pada kotak dialog Error Reporting, klik next

13. Pada kotak dialog Instalation progress, tunggu sampai proses instalasi selesai, setelah tombol next
aktif, klik tombol tersebut
14. Terakhir akan tampil kotak dialog Complete yang menginformasikan bahwa proses intalasi
Microsoft SQL Server 2008 telah berhasil dilakukan, klik tombol Close
D. Cara menggunakan MSSQL 2008 Database Manager
Aplikasi ini berguna untuk mengelola database yang ada pada Microsoft SQL-Server 2008 (aplikasi ini
tidak bisa digunakan pada Microsoft SQL-Server versi sebelumnya yaitu versi 2000/2005). Dengan
aplikasi ini Anda dapat membuat database baru (kosong), membackup, merestore database serta
menghapus database dengan mudah tanpa harus memahami bahasa script SQL sedikit.pun. Aplikasi ini
bisa digunakan untuk aplikasi apa saja (bukan hanya STOKIS) asalkan aplikasi tersebut menggunakan
Microsoft SQL-Server 2008 sebagai servernya
a. Cara menjalankan aplikasi ini cukup klik ganda file dBase-Admin.exe yang ada pada CD
STOKIS atau pada pada folder dimana aplikasi STOKIS di install (C:\Program Files\STOKIS).

b. Untuk bisa mengelola database, aplikasi ini harus terkoneksi dahulu dengan server, caranya cukup
klik tombol Connect to Server.

Jika sudah terkoneksi keserver, maka seluruh database yang ada pada server tersebut akan
ditampilkan:
c. Untuk membuat database baru, klik tombol Buat database baru (kosong), kemudian ketikan nama
database yang akan dibuat, lalu klik tombol Proses.

d. Tombol Backup database berfungsi untuk membuat file backup dari database yang Anda pilih.
Biasakan untuk membackup database Anda secara periodik untuk menghindari kehilangan data
karena sesuatu hal yang tidak Anda inginkan. Cara membackup database, klik tombol

Backup database

1. Pilih database yang akan dibackup, kemudian klik tombol Backup database.

2. Kemudian klik tombol Browse, cari folder/drive yang akan digunakan untuk menyimpan file
backup yang akan Anda buat.
 3. Setelah menentukan folder/drive, pada kotak File Name ketikan nama file backup yang Anda
inginkan, akhiri nama file tersebut dengan ekstensi .BAK., kemudian klik tombol OK lalu klik
tombol Proses.

e. Tombol Restore database berfungsi untuk me-restore database dari suatu file backup kedalam
database yang Anda pilih. Caranya:
1. Pilih database yang akan direstore (hati-hati, pastikan Anda memilih database yang benar,
karena proses restore ini akan mengganti isi database yang Anda pilih tersebut dengan data dari
file backup), kemudian klik tombol

Restore database.

2. Klik tombol browse, kemudian cari file backup yang akan direstore.
3. Klik tombol Proses, kemudian tunggu beberapa saat.
4. Proses Restore selesai.

f. Untuk menghapus database yang sudah tidak Anda pergunakan, cukup pilih database tersebut,
kemudian klik tombol Hapus database, kemudian pada kotak kotak dialog konfirmasi yang muncul
klik tombol Ya.

Hapus Database
E. MENGGUNAKAN PROGRAM
Memanggil program
Untuk menjalankan program STOKIS bisa melalui shortcut yang diletakan pada menu: Start -
Program Sistem Informasi Persediaan (STOKIS) - Sistem Informasi Persediaan atau melalui
shortcut STOKIS yang ada di desktop. Untuk masuk kedalam sistem Anda harus memasukan
Username dan Password pada kotak dialog LOGIN to STOKIS System. Untuk pertama kali Anda
bisa menggunakan:

Username= admin
Password = stokis

sebagai username dan password untuk membuka program STOKIS. Untuk selanjutnya Anda bisa
melakukan perubahan Username dan Password melalui menu: File Username & Password.

Jika Username dan Password yang Anda masukan benar, Anda akan dibawa masuk kedalam
aplikasi STOKIS:
Tampilan menu File :

Tampilan menu Kamus :

Tampilan menu Transaksi:

Tampilan menu Laporan:

Kesepakatan-kesepakatan untuk menggunakan STOKIS
Sebelum mulai menggunakan aplikasi STOKIS untuk mengelola persediaan, ada beberapa hal yang
harus disepakati terlebih dahulu oleh pengguna, diantaranya yaitu:
1. Nota/Penyerahan harus per rekening belanja, jika dalam satu transaksi pengadaan barang
ternyata lebih dari satu jenis rekening belanja, maka Nota/Penyerahan tersebut harus dipisah
sebanyak jenis rekening belanja.
2. Pada saat melakukan proses pembayaran, satu nota/penyerahan harus dibayar semua, tidak
boleh didalam satu nota ada item yang dibayar dan ada item yang belum dibayar.
3. Data yang ditampilkan didalam laporan Buku penerimaan barang pakai habis dan Laporan
Semester penerimaan barang pakai habis adalah seluruh data barang yang diterima dari fihak
ketiga, walaupun barang tersebut belum dibayar/belum lunas.
4. Satuan barang yang diterima harus sama dengan satuan barang pada saat keluar. Contoh:
Pulpen/pena yang dibeli per kotak (isi 12 bh), pada saat diterima tidak boleh dimasukan dalam
satuan kotak (misal 1 ktk, tetapi harus dimasukan dalam satuan buah, yaitu 12 bh), karena
pulpen/pena ini pada saat keluar ada kemungkinan dalam satuan buah, begitu juga harganya,
harus sesuai dengan satuannya.
5. Format laporan yang ada didalam menu laporan mungkin sedikit berbeda dengan PMDN 17
Tahun 2007, hal ini dilakukan untuk menyesuaikan dengan ukuran kertas yang ada dan kondisi
nyata dilapangan, tetapi hal ini tidak mengurangi informasi yang dibutuhkan.

Sekilas tentang mengggunakan program

Data awal yang harus disesuaikan terlebih dahulu terdapat didalam menu Kamus, didalam menu ini
harus di setting dahulu data awal untuk: Provinsi, Kabupaten, Bidang Pemerintahan, Unit / SKPD,
Kelompok Barang, Daftar Barang, Penandatangan dan parameter umum.
Sebelum menggunakan aplikasi STOKIS ada beberapa hal yang harus Anda kerjakan terlebih
dahulu, yaitu:
1. Buka Menu: Kamus Parameter Umum, pilih Kode Satker Aktif dengan SKPD yang Anda
kelola dan sesuaikan Tahun Anggaran.

2. Buka Menu: Kamus Penandatangan, isi data-data penanda tangan setiap laporan.
3. Buka Menu: Kamus Kelompok Barang, kemudian isi daftar kelompok barang pakai habis
yang akan dikelola, misalnya: ATK, Alat Listrik, Alat/Bahan Pembersih, dll.
4. Buka Menu: Kamus Daftar Barang Masukan Daftar nama-nama barang yang dikelola serta
saldo awal tahun untuk barang tersebut. Untuk menambah/mengubah Daftar barang ini bisa
juga dimasukan sambil jalan pada saat memasukan data penerimaan barang.
Transaksi-transaksi yang terjadi sepanjang tahun anggaran (penerimaan dan pengeluaran barang)
dimasukan melalui menu:
1. Transaksi Penerimaan barang pakai habis, untuk memasukan seluruh penerimaan barang
pakai habis baik yang sudah lunas ataupun belum.
Pada jendela ini terdapat dua kelompok list, kelompok yang pertama (yang paling atas)
menampilkan daftar bon penerimaan barang, untuk mengelola data utama bon penerimaan
barang gunakan tombol tambah, ubah dan hapus yang berada di kelompok pertama.
Untuk memasukan rincian barang yang diterima, caranya: pilih bon yang akan dirinci,
kemudian klik tombol tambah yang berada pada kelompok ke dua (list paling bawah)

Pada kotak dialog Rincian Penermaan Barang Pakai Habis, untuk memilih rincian barang yang
akan dimasukan, cukup klik tombol disebelah kolom id barang, kemudian masukan jumlah
barang yang tersebut (nama barang, satuan, dan harga satuan akan diisi secara otomatis).

Jika barang yang akan dipilih tidak terdapat didalam daftar pilihan, tambahkan barang tersebut
terlebih dahulu dengan mengklik tombol tambah.
2. Transaksi Pengeluaran barang pakai habis, untuk memasukan seluruh pengeluaran barang
pakai habis.

Untuk menambahkan data penerima barang, klik tombol tambah pada kelompok list yang
diatas.

Untuk memasukan rincian barang yang dilkeluarkan, pilih nama pemerima barang tersebut dari
daftar penerima (kelompok paling atas), kemudian klik tombol tambah yang berada pada
kelompok kedua (kelompok paling bawah)
 Untuk memilih barang yang dikeluarkan, klik tombol yang berada disebelah kolom ID
Barang, kemudian pilih barang yang dikeluarkan pada daftar Pilih Daftar Barang.

3. Transaksi Penerimaan barang Inventaris, untuk memasukan seluruh penerimaan barang

inventaris baik oleh proses pembelian, hibah atau lainnya.
4. Transaksi Pengeluaran barang Inventaris, untuk memasukan seluruh pengeluaran barang
inventaris

5. Transaksi Dokumen Pengadaan, untuk memasukan data dokumen pembayaran yang akan
digunakan sebagai referensi bagi penerimaan barang pakai habis dan barang inventaris.
6. Jika ditemukan barang persediaan yang kondisinya sudah rusak/ kadaluwarsa, masukan data
barang persediaan tersebut melalui menu: Transaksi Barang Rusak/ Kadaluwarsa:
7. Untuk mencetak laporan-laporan yang dibutuhkan cukup memilih menu yang ada didalam
menu Laporan
Contact Person:

Sistem Informasi Persediaan

Stock Information System (STOKIS)
Versi: 1.8 2010-2017
Develope by WIBI Software (Dedy kurniawan)
Phone: 081929794992
Email: emp4t.kurniawan@gmail.com