FIT/GAP ANALYSIS MOBILE APLICATION HANA (HUMAN INTELLIGENT

PERSONAL ASSISTANCE) PT. TELKOM AKSES

DISUSUN OLEH:
1801403633 / Paidu Sitinjak
1801490463/ Sherly Toresia
1801503081 / Bambang widiyanto

SISTEM INFORMASI

UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

JAKARTA

2017

1
DAFTAR ISI

2
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi sangat cepat seiring dengan kebutuhan akan
informasi dan pertumbuhan tingkat kecerdasan manusia. Sekarang ini banyak sistem
informasi yang digunakan untuk menunjang dan menyelesaikan suatu permasalahan
yang biasanya timbul dalam suatu organisasi, perusahaan atau instansi pemerintahan.
Sistem informasi diharapkan dapat meningkatkan kinerja dari suatu organisasi
ataupun instansi agar lebih efektif dan efisien serta mudah dalam penerimaan
informasi yang ingin disampaikan. Agar suatu perusahaan dapat bertahan dalam
persaingan, perusahaan harus selalu melakukan evaluasi terhadap strategi-strategi
eksisting untuk disesuaikan dengan kondisi saat itu. Evaluasi terhadap performansi
perusahaan harus selalu dilakukan sehingga mampu memutuskan strategi improvisasi
yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Evaluasi ini dapat dilakukan melalui
pengukuran terhadap kinerjanya. Pengukuran kinerja dapat membantu pengambilan
keputusan dalam rangka memperbaiki performansi perusahaan, salah satunya adalah
dengan memperbaiki proses bisnis perusahaan.

Attendance Management merupakan salah satu proses yang dibutuhkan dalam

menjalankan core bisnis pada perusahaan. Sehingga perusahaan dapat melakukan
pengelolaan dan pengawasan sumber daya yang dimiliki dengan baik, seperti
pengelolaan performansi karyawan dan availabilities karyawan. Dalam menjalankan
proses bisnis dengan menggunakan teknologi informasi yang tersedia sekarang ini
tentunya perusahaan pasti akan mengalami permasalahan ataupun kesulitan dalam
mengoperasikan teknologi tersebut ataupun teknologi yang ada tidak bekerja dengan
baik dan efisien. Salah satu cara untuk mengetahui apakah sebuah teknologi informasi
telah bekerja sesuai dengan yang diharapkan atau belum adalah dengan melakukan
pengukuran berdasarkan Fit/Gap Analysis. Menurut Prakash Pol dan Paturkar didalam
jurnal mereka yang berjudul Methods of Fit Gap Analysis, Fit/Gap Analysis
merupakan metodologi yang digunakan untuk membandingkan proses bisnis dengan
fungsi sistem dimana akan di lakukan evaluasi dan di urutkan prioritasnya untuk
melihat pencapaian apakah terjadi kecocokan (Fit) dan kesenjangan (Gap).
3
 PT. Telkom Akses (PTTA) merupakan anak perusahaan PT Telekomunikasi
Indonesia, Tbk (Telkom. Seiring dengan berkembangnya kemajuan teknologi dalam
dunia bisnis saat ini, PT. Telkom Akses dituntut untuk meningkatkan produktifitas
dalam kinerja dan profit perusahaan dengan mengimplementasikan teknologi
informasi. Terhitung akhir 2015, PT. Telkom Akses telah menerapkan sistem mobile
application HANA dalam pengelolaan dan pengawasan sumberdaya (resource).

Dalam proses penerapan mobile application HANA ini untuk menggantikan system
absensi manual yang ada serta melengkapi system Web Based tentunya menghadapi
beberapa tantangan atau permasalahan, Tantangan atau permasalahan tersebut
diantaranya adalah sebagai berikut :

 Tingkat penggunaan mobile application HANA yang masih belum sesuai

dengan yang diharapkan oleh perusahaan

 User interface yang masih dianggap tidak terlalu user friendly oleh sebagaian
karyawan sebagai pengguna Aplikasi ini

 Mobile Application HANA masih belum maksimal memberikan dukungan

kegiatan bisnis terutama untuk Department Human Resource.

Sehingga dalam proses evaluasi sistem ini, perlu diadakan analisis terhadap kegiatan
bisnis yang ada. Analisis tersebut untuk mengidentifikasi permasalahan-permasalahan
yang ada dengan tujuan untuk meningkatkan efektivitas aplikasi HANA (HUMAN
INTELLIGENT PERSONAL ASSISTANCE) di PT. Telkom Akses.

1.2 Ruang Lingkup

4
 Dalam penulisan skripsi ini, evaluasi sistem aplikasi HANA akan dibatasi pada:

1. Analisa penggunaan sistem aplikasi HANA pada PT. Telkom Akses dalam proses
absensi karyawan.
2. Objek penelitian yaitu, kegiatan kegiatan bisnis yang berjalan saat ini (current) di
PT. Telkom Akses yang meliputi proses HANA dalam proses absensi karyawan.
3. Memberikan saran dan perbaikan terhadap proses bisnis di dalam penggunaan
sistem aplikasi HANA sesuai dengan requirement perusahaan.

1.3 Tujuan dan Manfaat

Adapun tujuan dari evaluasi ini antara lain:

1. Melakukan Analisa terhadap tingkat efektifitas penggunakan Mobile Application

HANA dan hubungannya dengan kegiatan business yang ada
2. Memberikan solusi terhadap ketidaksesuaian (gap) yang menjadi permasalahan dari
penggunaan sistem aplikasi HANA sesuai dengan kebutuhan pengguna.
3. Memberikan saran untuk menjadikan kegiatan bisnis dari penggunaan sistem
aplikasi HANA sesuai kebutuhan pengguna.

Adapun manfaat yang diperoleh dari evaluasi ini antara lain:

1. Memahami dampak terhadap kegiatan bisnis yang sedang berjalan dari penggunaan
sistem aplikasi HANA.
2. Berdasarkan hasil gap yang didapat dari evaluasi penggunaan sistem aplikasi
HANA, diharapkan dapat memberikan rekomendasi kepada PT. Telkom Akses
untuk meminimalkan celah (gap) yang didapat dari hasil evaluasi tersebut.
3. Berdasarkan perbaikan terhadap rekomendasi proses bisnis yang baru, akan dapat
berguna untuk memaksimalkan dalam penggunaan aplikasi HANA pada PT. Telkom
Akses.

1.4 Metode Penelitian

Untuk dapat menganalisis hasil evaluasi sistem aplikasi HANA di PT Telkom Akses,
maka kami menggunakan beberapa metode penelitian, di antaranya sebagai berikut:

1.4.1 Objek Penelitian

a. PT Telkom Akses
b. Proses bisnis pada PT Telkom Akses
c. HANA pada PT Telkom Akses
5
1.4.2 Metode Penelitian
Metode – metode penelitian yang digunakan meliputi :
a. Wawancara
Melakukan wawancara dengan bagian HRD dan IT pada PT Telkom
Akses mengenai HANA sehingga dapat diketahui proses bisnis dan
fungsi-fungsinya.
b. Observasi
Data yang akan dapat diperoleh dilakukan dengan dengan mengamati
proses bisnis di PT Telkom Akses secara langsung.

c. Kuesioner

Metode kuesioner dilakukan dengan melibatkan user yang

menggunakan HANA secara langsung

d. Metode Studi Kepustakaan

Data dikumpulkan dengan melakukan pencarian di buku literatur,
internet, serta media lainnya yang berhubungan dengan objek.

1.4.3 Metode Analisis

a. Fit/Gap Analysis
Metode pertama adalah Fit/Gap Analysis, yaitu metode yang
digunakan untuk menganalisis user requirement dengan fungsi-fungsi
yang telah ada di dalam SOP pada HANA telah sesuai dengan
6
 kebutuhan karyawan dan membantu perusahaan dalam mencapai
tujuannya atau HANA tidak memberikan layanan sesuai kebutuhan
karyawan (gap). Kemudian, akan diberikan rekomendasi solusi untuk
mengatasi gap yang ada.

b. Risk Analysis
Metode ini bertujuan untuk menganalisis seberapa sering Gap yang
terjadi dan dampak yang ditemukan jika PT Telkom Akses tidak
menerapkan rekomendasi tersebut.

7
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika dari skripsi ini terdiri dari 5 bab dengan uraian sebagai berikut :
Bab 1 PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan tentang latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat
berdasarkan penelitian, observasi, serta pengumpulan data dan metode penelitian yang
digunakan dan sistematikan penulisan.

Bab 2 LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan mengenai tinjauan, definisi, dan teori-teori apa yang
berhubungan dengan masalah yang akan dibahas sebagai pemecahan masalah pada
skripsi ini.

Bab 3 ANALISA SISTEM BERJALAN

Bab ini berisi tentang sejarah perusahaan PT Telkom Akses, proses bisnis yang
berjalan, dan kendala yang dihadapi oleh karyawan serta solusi yang ditawarkan
untuk mengatasi kendala tersebut.

BAB 4 PEMBAHASAN
Bab ini berisi tentang pembahasan analisis kinerja aplikasi HANA pada PT. Telkom
Akses, rekomendasi atas masalah yang ditemukan, serta menginformasikan resiko dan
dampak resiko yang timbul dari permasalahan tersebut.

Bab 5 SIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi tentang kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan dan
memberikan saran dari sudut pandang penulis untuk memberikan solusi kepada
perusahaan agar dapat membuat sistem lebih berkembang kedepannya.

8
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Risk Analysist

2.1.1 Definisi Resiko

Resiko adalah ancaman atau kemungkinan suatu tindakan atau kejadian yang
menimbulkan dampak yang berlawanan dengan tujuan yang ingin dicapai. Setiap
aktifitas yang dilakukan manusia tidak terlepas dari kemungkinan adanya resiko.
Contohnya saja, jika seseorang bekerja kemungkinan ia akan mendapatkan resiko
berupa kehilangan waktu senggang, terganggunya kesehatan, bahkan kemungkinan
akan dipecat. Namun jika seseorang tidak bekerja, ia tidak akan memperoleh
keuntungan finansial dan karier. Begitulah banyaknya kemungkinan akan terjadi
resiko yang tidak diinginan.

Hal ini juga sangat erat dengan sebuah organisasi. Setiap organisasi memiliki visi dan
misi dan merupakan peluang untuk dicapai, tetapi terdapat juga berbagai macam
resiko untuk tidak tercapai. Sehingga di dalam sebuah organisasi rentan terjadinya
berbagai resiko.

2.1.2 Identifikasi Resiko

Menurut Triadi, Norken, dan Dharma (2011 : 51) dikatakan bahwa identifikasi resiko
adalah merinci resiko-resiko yang ada sampai level yang detail dan kemudian
menentukan signifikansinya (potensinya) dan penyebabnya, melalui program survei
dan penyelidikan terhadap masalah-masalah yang ada. Untuk mengatasi kesulitan
dalam mengidentifikasi resiko dapat digunakan beberapa cara, antara lain menyusun
daftar (check list) resiko, wawancara dengan personel kunci (expert) yang terlibat,
dan melalui brain storming.

Menurut Schwalbe (2010 : 434), identifikasi risiko adalah sebuah proses

pemahaman kejadian potensial mana yang dapat merugikan atau meningkatkan
sebuah obyek tertentu. Sangat penting untuk menentukan risiko potensial lebih cepat,
tetapi juga harus berlanjut untuk mengidentifikasi risiko yang berdasarkan perubahan
lingkungan proyek. Di dalam identifikasi risiko terdapat penentuan risiko mana yang

9
 mungkin mempengaruhi sebuah proyek dan mendokumentasi karakteristik dari
masing-masing risiko.

2.1.3 Definisi Risk Analysist

Secara sederhana, analisis resiko atau risk analysis dapat diartikan sebagai sebuah
prosedur untuk mengenali satu ancaman dan kerentanan, kemudian menganalisanya
untuk memastikan hasil pembongkaran, dan menyoroti bagaimana dampak-dampak
yang ditimbulkan dapat dihilangkan atau dikurangi. Analisis resiko juga dipahami
sebagai sebuah proses untuk menentukan pengamanan macam apa yang cocok atau
layak untuk sebuah sistem atau lingkungan (ISO 1799, “An Introduction To Risk
Analysis”, 2012).

Menurut Schwalbe (2010 : 434), identifikasi risiko adalah sebuah proses pemahaman
kejadian potensial mana yang dapat merugikan atau meningkatkan sebuah obyek
tertentu. Sangat penting untuk menentukan risiko potensial lebih cepat, tetapi juga
harus berlanjut untuk mengidentifikasi risiko yang berdasarkan perubahan lingkungan
proyek. Di dalam identifikasi risiko terdapat penentuan risiko mana yang mungkin
mempengaruhi sebuah proyek dan mendokumentasi karakteristik dari masing-masing
risiko. Output dari proses ini adalah permulaan dari sebuah risk register.

Menurut Marchewka (2010 : 217), adalah penentuan tiap kemungkinan resiko yang
terjadi dan akibatnya pada proyek.

Dari definisi tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa, riskanalysis adalah sebuah
tolak ukur yang digunakan untuk mengendalikan kemungkinan-kemungkinan resiko
yang mungkin muncul dalam proses pengembangan software.

2.1.4 Tipe Risk Analysist

Untuk menganalisis dan menilai risiko proyek, terdapat dua pendekatan dasar yang
dapat digunakan, yaitu :

Analisis Resiko Kuantitatif dan Kualitatif

10
James W. Meritt, dalam A Method for Quantitative Risk Analysis, menjelaskan
bahwa Analisis Resiko Kuantitatif merupakan satu metode analisis resiko yang
mengenali pengendalian pengamanan apa dan bagaimana yang seharusnya diterapkan
serta besaran biaya untuk menerapkannya. Sedangkan Analisis Resiko Kualitatif
digunakan untuk meningkatkan kesadaran atas masalah keamanan sistem informasi
dan sikap dari sistem yang sedang dianalisis tersebut.

Lebih lanjut, Meritt menerangkan bahwa dua metode tersebut dapat berkombinasi
menjadi satu, yang kemudian dikenal sebagai metode hibrida atau Hybrid method.
Metode Hibrida merupakan sebuah kombinasi dari dua metode analisis resiko
kuantitatif dan kualitatif, dan dapat digunakan untuk menerapkan komponen-
komponen yang memanfaatkan informasi yang tersedia sekaligus memperkecil
matriks yang terkumpul dan dihitung. Metode ini, sayangnya, kurang intinsif secara
numeric (tetapi lebih murah biayanya) dibandingkan dengan sebuah metode
analisis yang dilakukan secara lengkap dan mendalam.

Berdasarkan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa qualitative risk analysis adalah
kegiatan yang berfokus pada penilaian ukuran maupun prioritas dari kemungkinandan
dampak risiko yang telah teridentifikasi ke dalam tiga golongan, yaitu High, Medium,
dan Low. Sedangkan pendekatan kuantitatif pada proyek analisis risiko mencakup
teknik perhitungan matematik atau statistik, sehingga memungkinkan untuk
memodelkan situasi risiko tertentu.

Menurut J. W. Meritt, terdapat beberapa hal atau langkah yang perlu diperhatikan
dalam menerapkan metode analisis resiko secara umum, yaitu sebagai berikut:

1. Menentukan ruang lingkup (scope statement). Hal ini harus dipercayai oleh
semua kalangan pihak yang menaruh perhatian pada masalah. Dalam
menentukan ruang lingkup ini, ada tiga hal yang harus diperhatikan, yaitu
menentukan secara tepat apa yang harus dievaluasi, mengemukakan apa jenis
analisis resiko yang akan digunakan, dan mengajukan hasil yang diharapkan.

2. Menetapkan aset (asset pricing). Pada langkah kedua ini, semua sistem
informasi ditentukan secara spesifik ke dalam ruang lingkup yang telah
dirancang, kemudian ditaksir ‘harga’ (price)-nya.

3. Risks and Threats.

11
 Resiko (risk) adalah sesuatu yang dapat menyebabkan kerugian atau
mengurangi nilai kegunaan operasional sistem. Sedangkan ancaman (threats)
adalah segala sesuatu yang harus dipertimbangkan karena kemungkinannya
yang dapat terjadi secara bebas di luar sistem sehingga memunculkan satu
resiko.

4. Menentukan koefisien dampak.

Semua aset memiliki kerentanan yang tidak sama terhadap suatu resiko. Oleh
sebab itu perlu dicermati dan diteliti sejauh mana sebuah aset dikenali
sebagai hal yang rentan terhadap sesuatu, serta perbandingannya dengan aset
yang justru kebal sama sekali.

5. Single loss expectancy atau ekspetasi kerugian tunggal.

Pada poin ini, Meritt menjelaskan bahwa aset-aset yang berbeda akan
menanggapi secara berbedap pula ancaman-ancaman yang diketahui.

6. Group evaluation atau evaluasi kelompok, yaitu langkah lanjutan yang

melibatkan sebuah kelompok pertemuan yang terdiri dari para pemangku
kepentingan terhadap sistem yang dianalisis (diteliti). Pertemuan ini harus
terdiri dari individu yang memiliki pengetahuan tentang komponen-komponen
yang beragam tersebut, tentang ancaman dan kerentanan dari sistem serta
pengelolaan dan tanggung jawab operasi untuk memberikan bantuan dalam
penentuan secara keseluruhan. Pada langkah ini lah biasanya metode hibrida
dalam analisis resiko dilakukan.

7. Melakukan kalkulasi (penghitungan) dan analisis. Terdapat dua macam

analisis. Pertama, across asset, yaitu analisis yang bertujuan untuk
menunjukkan aset- aset tertentu yang perlu mendapat perlindungan paling utama.
Kedua, across risk, yaitu analisis yang bertujuan untuk menunjukkan ancaman apa
dan bagaimana yang paling harus dijaga.

8. Controls atau pengendalian, yaitu segala hal yang kemudian diterapkan untuk
mencegah, mendeteksi, dan meredakan ancaman serta memperbaiki sistem.

12
 9. Melakukan analisis terhadai control atau pengendalian. Ada dua metode yang
dapat dilakukan dalam menganalisis aksi kontrol ini, yaitu cost and benefit
ratio dan risk or control.

2.1.5 Metodologi Analisis Resiko

Metodologi Analisis Resiko Eugene Tucker

Eugene Tucker, dalam Other Risk Analysis Methodologies, menjelaskan bahwa

terdapat banyak metode analisis resiko dan kerentanan. Bagi satuan
pengamanan professional, merupakan satu keharusan baginya untuk mengetahui dan
menyadari perbedaan dasar dari metodologi-metodologi yang ada tersebut.
Secara lebih lanjut, Tucker menjabarkan beberapa metodologi analisis
resiko dan kerentanan, antara lain adalah Operational Risk Management (ORM),
CARVER+Shock, dan Vulnerability Self Assessment Tool (VSAT).

Operational Risk Management (ORM) merupakan sebuah sistem manajemen

resiko berbasis teknis yang umumnya digunakan oleh lembaga Administrasi
Penerbangan Federal (Federal Aviation Administration) dan militer untuk
menguji kemanan dan resiko atas sistem yang ada. Perangkat analisis ini dirancang
untuk mengenali manfaat dan resiko cara kerja untuk menentukan arah terbaik
dari satu tindakan yang diambil dalam situasi tertentu. Resiko yang diteliti itu dapat
merupakan akibat dari proses yang tidak memadai atau gagal, dari orang, dari
sistemnya sendiri, maupun dari kejadian-kejadian di luar sistem (bersifat eksternal).

Lembaga Administrasi Obat-obatan dan Makanan atau Food and Drugs

Administration (FDA), merupakan salah satu contoh lembaga di Amerika Serikat
yang menggunakan metode ORM dalam mempertanggungjawabkan kemanan satu
produksi pengimporan, pergudangan (warehousing), transportasi dan pesebaran
makanan (barang konsumsi) di negara tersebut. Secara umum, seperti yang
dilakukan oleh FDA, terdapat enam langkah dari ORM, yaitu:

(1) mengenali bahaya (identify the hazards);

(2) menakar atau menilai resiko yang ada (assess the risk);

(3) menganalisa ukuran pengendealian resiko (analyze risk control

measures);
13
 (4) membuat putusan pengendalian (make control decision);

(5) menerapkan pengendalian resiko (implement risk controls); dan

(6) pengawasan dan peninjauan (supervise and review).

Sedangkan metodologi analisis resiko CARVER+Shock adalah satu metode

yang digunakan oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat, yang kemudian
diadaptasi oleh beberapa lembaga lainnya, seperti Departemen Pertanian Amerika
Serikat (USDA), Food Safety and Inspeection (FSIS), dan Badan Keamanan Dalam
Negeri Ketahanan Pangan dan Kesiapsiagaan Darurat (OFSED) yang merupakan
sebuah perangkat yang lebih bersifat memprioritaskan target ofensif untuk
mengidentifikasi simpul-simpul kritis yang cenderung rentan menjadi target dari
serangan teroris, dan juga untuk merancangkan ukuran pencegahan dalam
mengurangi resiko. Cara ini, sesungguhnya, memiliki hubungan dengan metodologi
dalam ORM.

Metode CARVER+Shock mempertimbangkan dan membahas tujuh faktor

yang mempengaruhi daya tarik dari sebuah target (korban resiko), antara lain:

1. Critically, yakni sejauh mana faktor kesehatan publik dampak ekonomi

mencapai intense penyerang atau pelaku (attacker). Faktor ini mengajukan
pertanyaan seberapa pentingnya sebuah target sebagaimana ditentukan oleh
dampak dari pengerjaan dan pengrusakan?

2. Accessibility, yakni akses atau jalan masuk terhadap target. Faktor ini
mempertanyakan semudah apa sebuah target dapat disentuh, baik melalui
cara penyusupan (infilotrasi) maupun dengan menggunakan alat atau
senjata (weapons)?

3. Recuperability, yakni kemampuan sistem yang ada untuk memulihkan diri

dari sebuah serangan. Faktor ini mengusung pertanyaan berapa lama waktu
yang dibutuhkan untuk mengganti atau memperbaiki target setiap kali
mendapat serangan (kerusakan)?

4. Vulnerability, yakni kerentanan atau kemudahan terjadinya serangan.

5. Effect, yakni jumlah kerugian langsung akibat terjadinya serangan.

14
 6. Recognizability, yakni kemudahan dalam mengenali sebuah target.

7. Shock, yakni efek psikologis dari sebuah serangan.

Hasil dari analisis tentang ketujuh faktor tersebut menjadi rumusan dasar bagi
pengelolaan dalam membangun dan mengembangkan strategi pengamanan.

Sementara itu, Vulnerability Self Assessment Tool (VSAT) merupakan metodologi

sekaligus software yang digunakan untuk membangun atau merancang sistem
keamanan yang mampu melindungi target spesifik dari aksi-aksi spesifik lawan
(adversaries). Cara ini dianggap pula sebagai metodologi kualitatif berbasis nilai
kegunaan (asset-based). Tujuannya ialah untuk menaksir kerentanan,
mengembangkan prioritas berdasarkan biaya dan kelayakan satu proses
remediasi, dan menentukan solusi yang paling potential untuk kerentanan yang
paling diprioritaskan. Software VSAT sendiri juga memungkinkan bagi petugas
pengamanannya untuk memodifikasi dan merancang perlakuan tambahan (ancaman
buatan) dan tindakan balasan (countermeasure).

VSAT juga menggunakan sebuah garis penilaian dan analisis penyempurnaan untuk
menghitung Risk Reduction Units dari ‘tindakan balasan yang ditentukan’ dalam
proses analisis. Biaya dari modifikasi ini kemudian dikalkulasi, dan hasilnya menjadi
patokan untuk menentukan biaya adau modal dalam melaksanakan rancangan
pengamanan. Terdapat sebelas langkah penilaian dalam metode VSAT, yaitu

1) mengidentifikasi asset;

2) mengeidentifikasi ancaman;

3) menentukan simpul yang rentan;

4) mengenali keberadaan tindakan balasan (countermeasure);

5) menentukan tingkat resiko;

6) menentukan kemungkinan terjadinya kesalahan atau kegagalan;

7) menetapkan kerentanan;

8) menentukah kecocokan resiko;

15
 9) mengembangkan tindakan balasan (countermeasure) baru;

10) memperagakan analisis biaya resiko;

11) mengembangkan sebuah perencanaan yang berkelanjutan.

2.1.6 Matriks Peluang/Dampak

Menurut Schwalbe (2010 : 465), seorang manajer proyek dapat menuangkan dalam
bentuk grafik peluang dan dampak risiko pada Matriks Peluang/Dampak. Sebuah
Matriks Peluang/Dampak mendaftarkan peluang dari sebuah risiko yang muncul pada
satu sisi dari matriks dan dampak yang berhubungan dengan risiko pada sisi lainnya.
Banyak tim proyek memperoleh keuntungan dengan menggunakan teknik sederhana
ini untuk membantu mereka mengidentifikasikan risiko yang perlu mereka perhatikan.
Untuk menggunkana pendekatan ini, project stakeholder mendaftarkan risiko-risiko
yanng mereka perkirakan mungkin muncul atas proyek yang dilaksanakan. Mereka
kemudian menentukan apakah risiko tersebut termasuk dalam kategori High (tinggi).
Medium (Sedang), atau Low (Rendah) atas peluang timbulnya dan dampaknya jika
risiko tersebut muncul.

Manajer proyek kemudian membuat ringkasan atas hasil dalam Probability/Impact

Matrix. Tim proyek memposisikan risiko pada matriks, mengkombinasikan semua
risiko umum, dan memutuskan dimana risiko-risiko tersebut diletakkan pada
matriks. Tim proyek harus fokus pada setiap risiko yang termasuk pada kategori
High dalam matriks. Tim proyek harus mendiskusikan bagaimana mereka merencanakan
untuk merespon risiko-risiko tersebut jika terjadi.

Gambar 2.1 Probability/Impact Matrix

16
 Sumber : Schwalbe. (2010 : 464), Information Technology Project Management.
(6th Edition).

Berikut penjelasan penentuan tingkat probability dan impact pada matrix tersebut :

1. Penilaian kemungkinan timbulnya risiko (probability) menggunakan Risk

Probability Rank :

a. HIGH : kemungkinan akan timbulnya risiko relatif tinggi jika fungsi

tidak digunakan

b. MEDIUM : kemungkinan akan timbulnya risiko jika fungsi tidak

digunakan cukup tinggi

c. LOW: Kemungkinan akan timbulnya risiko jika fungsi tidak digunakan

relatif rendah.

2. Penilaian dampak (impact) yang dapat timbul dikarenakan risiko menggunakan

Risk Impact Rank :

a. HIGH: dampak yang timbul dari risiko akan mempengaruhi dan

menghambat aktivitas utama proses bisnis perusahaan.

b. MEDIUM: Dampak yang ditimbulkan dari risiko cukup mempengaruhi

aktivitas utama proses bisnis perusahaan, namun tidak menghambat
proses bisnis.

c. LOW: dampak yang ditimbulkan dari risiko sangat kecil bahkan tidak
mempengaruhi aktivitas utama proses bisnis perusahaan.

2.2 Fit/Gap Analysis

2.2.1 Pengertian

Menurut Pol dan Paturkar (2011: 2), Fit/Gap Analysis (FGA) adalah metodologi yang
digunakan untuk membandingkan proses bisnis dengan fungsi sistem dimana akan di

17
lakukan evaluasi dan di urutkan prioritasnya untuk melihat pencapaian apakah terjadi
kecocokan (Fit) dan kesenjangan (Gap).

Menurut Hoffman dan Bateson (2006: 334), Gap Analysis adalah suatu alat yang
digunakan untuk mengetahui mengenai kondisi aktual yang sedang berjalan di
perusahaan tersebut, untuk kemudian diperbandingkan dengan sumber daya
perusahaan tersebut. Hal tersebut dilakukan agar dapat mengetahui apakah suatu
perusahaan sudah bergerak di proses bisnisnya secara optimal untuk memaksimalkan
kinerja perusahaan tersebut.

Menurut Maren Franklin (2006: 2), gap analysis adalah suatu proses yang digunakan
untuk memutuskan keadaan dan tujuan suatu proyek dengan cara membandingkan
kinerja saat ini dengan kinerja yang diharapkan.

Menurut P Prakash, Patukar M (2011: 2), fit / gap analysis adalah suatu metodologi
yang digunakan dalam membandingkan dan mengevaluasi proses perusahaan dengan
fungsi sistem untuk memperlihatkan kecocokan (fit) dan ketidakcocokan (gap)
diantaranya.

Berdasarkan ehow.com, fit / gap analysis adalah suatu metode untuk mengevaluasi
setiap area fungsional dalam sebuah proyek atau proses bisnis untuk mencapai tujuan
spesifik. Termasuk mengidentifikasi data acuan (key data) atau komponen-komponen
yang fit di dalam sistem bisnis dan gap yang membutuhkan solusi untuk memenuhi
requirement di dalam suatu proyek atau proses bisnis.

Selain itu menurut businessdictionary.com, fit / gap analysis adalah suatu teknik yang
digunakan bisnis dalam menentukan langkah yang perlu diambil dengan tujuan untuk
berpindah dari keadaan sekarang ke keadaan yang diharapkan. Berdasarkan
itaontario.ca, fit / gap analysis digunakan untuk mengevaluasi setiap area fungsional
dalam proses bisnis untuk meraih tujuan spesifik, termasuk mengidentifikasi data atau
komponen yang sesuai dengan sistem bisnis (fit) dan gap yang membutuhkan solusi.

Berdasarkan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa fit / gap analysis adalah suatu
metodologi yang digunakan untuk menganalisis perbedaan antara kebutuhan
perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya dengan kinerja sistem dalam
memenuhi kebutuhan perusahaan tersebut.

18
2.2.2 Tujuan

Tujuan melakukan Fit/Gap Analysis adalah untuk menilai kinerja perusahaan. Tujuan
utama Fit/Gap Analysis pada setiap proyek adalah untuk memastikan bahwa setiap
proyek diekseskusi atau dilaksanakan berdasarkan metode yang efektif dan efisien.

Analisis ini juga merekomendasikan perintah-perintah, seperti key issues dan

tampilan yang membutuhkan penyesuaian kebijakan pada setiap proses bisnis untuk
menjamin hasil yang sesuai dengan target.

Menurut mmb.state.mn.us, fit / gap analysis dalam implementasi sistem bertujuan

untuk :

 Mengukur perbedaan antara keadaan sistem saat ini dan keadaan sistem
yang diharapkan.

 Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan penyelesaian.

 Memastikan sistem memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan.

 Memastikan project dieksekusi sesuai dengan metode yang efektif dan

efisien.

 Mengadaptasi proses bisnis lokal perusahaan dengan best practices yang

berlaku.

2.2.3 Metode Fit/Gap Analysis

Dalam fit / gap analysis terdapat empat metode yang digunakan secara luas,
diantaranya adalah :

1) Simulation based

Pada metode ini, sistem diimplementasi dalam bentuk simulasi atau

implementasi pilot. Seluruh stakeholders proyek (konsultan sistem dan staf
perusahaan) berkumpul dalam bentuk workshop untuk membandingkan dan
menganalisis fungsionalitas sistem dengan kebutuhan perusahaan.
Kemudian berdasarkan hasil analisis tersebut, konsultan sistem akan
19
 melakukan dokumentasi terhadap seluruh kebutuhan perusahaan yang
tidak terpenuhi sistem dan perubahan yang dibutuhkan sistem tersebut.

Tabel 2.2 : Fase Simulation Based

2) Brainstorming Discussion Based

Pada metode ini, brainstorming dilakukan berdasarkan fungsionalitas sistem

dibandingkan dengan kebutuhan bisnis yang ada. Setiap sesi brainstorming
dilakukan dengan presentasi untuk memastikan komunikasi yang lebih efektif.
Pada umumnya,brainstorming dimulai dengan presentasi fitur sistem oleh
konsultan dan stakeholder perusahaan yang menyampaikan kebutuhannya.
Kegiatan brainstorming tersebut kemudian menghasilkan fit dan gap
antara fitur sistem dengan kebutuhan perusahaan.

Tabel 2.3 : Fase Brainstorming Discussion Based

20
3) Questionnaire Based

Pada metode ini, fit / gap analysis dilakukan melalui proses pengisian
kuesioner oleh stakeholder perusahaan. Jawaban yang didapat dari kuesioner
kemudian dibandingkan dengan fungsionalitas sistem untuk mendapatkan fit
dan gap dari sistem tersebut. Kuesioner yang digunakan pada umumnya
terstruktur dan disiapkan oleh konsultan sistem. Struktur kuesioner ini
berhubungan antara kebutuhan perusahaan dan fungsionalitas sistem.

Tabel 2.4 : Fase Questionnaire Based

21
4) Hybrid Type

Pada metode ini, ketiga metode fit / gap analysis berupa simulation based,
brainstorming based, dan questionnaire based digunakan. Pada umumnya,
metode hybrid dimulai dengan brainstorming dan pengisian kuesioner ketika
simulasi sistem dilakukan. Pertama, agenda dipersiapkan pada sesi
brainstorming yang dilakukan oleh konsultan sistem dan stakeholder
perusahaan. Kemudian, konsultan sistem mempresentasikan fitur sistem
sekaligus memberikan demonstrasi mengenai penggunaan sistem tersebut.
Setelah presentasi, stakeholder perusahaan diminta untuk mengisi kuesioner
dengan tujuan untuk mengetahui tingkat kebutuhan perusahaan.
Berdasarkan diskusi brainstorming dan jawaban kuesioner pada setiap sesi,
konsultan sistem dapat mendokumentasikan fit dan gap dari sistem.

Tabel 2.5 : Fase Hybrid Type

22
2.2.4 Kelebihan dan Kekurangan Metode Fit / Gap Analysis

Berdasarkan pada tahapan dari empat metode fit / gap analysis di atas, dapat
disimpulkan kelebihan dan kekurangan utama dari setiap metode sebagai berikut :

Tabel 2.6 : Kelebihan dan Kekurangan Metode Fit / Gap Analysis

2.2.5 Peringkat Kebutuhan Fit/Gap Analysis

23
 Ranking requirement diperlukan tim proyek dan sponsor proyek untuk memastikan
proses bisnis yang penting dapat ditampung selama implementasi sistem baru. Selain
itu, ranking requirement juga memungkinkan tim proyek untuk fokus pada area yang
paling penting bagi organisasi agar functionality yang baru dapat memberikan nilai
tambah bagi perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis. Hasil pengevaluasian
dengan menggunakan metode Fit/Gap Analysis menghasilkan point-point yang akan
menunjukkan kebutuhan atau requirements perusahaan. Tingkat kebutuhan tersebut
dapat dikelompokkan menjadi :

a) High Critical Requirement (Mission critical requirement)

Merupakan requirement yang sangat penting untuk kegiatan operasi dan tanpa
requirement tersebut perusahaan tidak dapat berfungsi, termasuk didalamnya
kebutuhan akan pelaporan internal dan eksternal yang penting.

b) Medium Critical Requirement (Value add requirement)

Merupakan requirement dimana ketika dipenuhi akan meningkatkan proses

bisnis perusahaan.

c) Low Critical Requirement (Desirable requirement)

Merupakan requirement yang hanya menambah nilai yang kecil / minor value
bagi proses bisnis perusahaan apabila requirement tersebut dipenuhi.

2.2.6 Degree of Fit

Setelah dilakukan penganalisaan tentang kebutuhan atau requirements perusahaan,

maka langkah selanjutnya yang perlu dilanjutkan adalah menganalisa apakah tingkat
kebutuhan tersebut dapat dipenuhi oleh solusi yang diberikan. Degree of Fit
menentukan sejauh mana kebutuhan dapat dipenuhi oleh sistem yang baru. Degree of
Fit dibagi menjadi tiga, yaitu :

a. Fit (F)

Kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh software.

b. Gap (G)

24
 Software tidak dapat memenuhi kebutuhan. Komentar, alternatif saran dan
rekomendasi yang dibuat akan menghasilkan rekomendasi untuk melakukan
customization terhadap software.

c. Partial Fit (P)

Software mempunyai fungsional yang memenuhi kebutuhan.Perubahan

sementara, laporan khusus atau customization, bagaimanapun akan dibutuhkan
kemudian agar dapat memenuhi kebutuhan secara maksimal.

2.3 Human Resource Information System (HRIS)

Setiap organisasi atau perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap
tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem
informasi. Salah satu sistem informasi yang berperan penting dalam suatu
organisasi/perusahaan adalah sistem informasi sumber daya manusia/ Human
Resource Information System (SISDM/HRIS). HRIS merupakan sebuah sistem yang
digunakan untuk memperoleh, menyimpan, memanipulasi, menganalisis, mengambil,
dan mendistribusikan informasi tentang organisasi sumber daya manusia (Kavanagh,
Johnson, & Thite, 2011).

Sebuah HRIS bukan hanya mengenai perangkat keras dan perangkat lunak yang
berhubungan dengan pengelolalan sumber daya manusia saja, namun di dalamnya
termasuk juga manusia , kebijakan, prosedur, dan data.

Hal ini menjadikan HRIS sebuah bentuk interseksi/ pertemuan antara bidang ilmu
Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) dan teknologi informasi yang
menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin utamanya dan mengaplikasikan bidang
teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitasnya seperti dalam hal perencanaan dan
menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian kegiatan yang terstandarisasi.

25
 2.7 komponen HRIS

2.3.1 Layanan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Secara khusus, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ini memberikan layanan
berupa:

 Informasi manajemen semua karyawan

 Informasi laporan dan analisa karyawan

 Dokumen yang berhubungan dengan perusahaan seperti buku pegangan

karyawan, prosedur penyelamatan darurat, dan petunjuk keselamatan.

 Administrasi pembagian keuntungan meliputi pendaftaran, perubahan

status, dan pemutakhiran informasi personal.

 Integrasi lengkap dengan penggajian dan system akunting dan software

keuangan perusahaan.

 Manajemen resume dan pelacakan data lamaran

Human resource information system yang paling efektif memberikan pelayanan pada
perusahaan berupa:

 Daftar kehadiran

 Kenaikan gaji dan riwayatnya

26
  Tingkatan penggajian dan jabatan

 Rencana pengembangan kinerja karyawan

 Penerimaan pelatihan

 Tindakan kedisiplinan yang diterima

 Informasi personal karyawan

 Manajemen dan rencana suksesi karyawan kunci

 Identifikasi karyawan berpotensi tinggi

 Penulusuran pelamar, wawancara dan seleksi

Sebuah HRSI yang efektif memberikan informasi apa yang dibutuhkan perusahaan
untuk menganalisa karyawan, mulai dari karyawan lama, karyawan baru dan pelamar.
Dengan sebuah HRIS yang cocok, staf sumber daya manusia memungkinkan para
karyawan melakukan pemutakhiran data sehingga membebaskan staf HRD untuk
melakukan fungsi yang lebih strategis.

Selanjutnya, keperluan data untuk manajemen karyawan, pengembangan

pengetahuan, pengembangan dan peningkatan karir, dan tindakan lainnya menjadi
terfasilitasi.

Pada akhirnya, Manajer bisa mengakses informasi yang mereka butuhkan secara
resmi, etis dan secara efektif mendukung kesuksesan karyawan yang mereka nilai
sehingga bisa mengambil keputusan. Karakteristik informasi yang diberikan dan
Human Resource Information system adalah tepat waktu, akurat, ringkas, relevant dan
lengkap.

2.3.2 Model HRIS

Kita bisa melihat model HRIS ini dari tiga parameter yakni input, proses dan output.
Dari segi input, HRIS terdiri dari 3 subsistem:

27
 Intelijen Sumber Daya manusia yang berfungsi mengumpulkan data yang
berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan
yang meliputi:

 Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu

perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

 Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi yang

memberikan tunjangan pegawai dan lembaga penempatan lulusan
universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber
pegawai baru. Pemasok ini menyediakan data dan informasi yang
memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan
penerimaan.

 Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan

dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan
perusahaan.

 Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan

sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan dan rekreasi.
Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala
lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan
pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

 Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi

yang digunakan dalam perencanaan personil.

 Dalam industry tertentu yang memerlukan pengetahuan dan

keahlian yang sangat khusus seperti industri komputer.

 Sistem Informasi Akuntansi (SIA). SIA menyediakan data akuntansi bagi

HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya
personil baik keuangan maupun non keuangan.

 Penelitian Sumber Daya manusia. Berfungsi untuk mengumpulkan data

melalui proyek penelitian khusus seperti penelitian suksesi karyawan,
analisis dan evaluasi jabatan, dan penelitian keluhan.

28
 Dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah
dirancang oleh perusahaan tersebut. Database bukan hanya data mengenai pegawai
tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi di lingkungan perusahaan yang
mempengaruhi arus personil (turn over)

Output Human Resource Information system meliputi enam subsistem, yaitu:

i. Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh

manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek
dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran
tenaga kerja, anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu
sendiri.

ii. Subsistem perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk

pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi ini
diantaranya informasi tenaga kerja, penjadwalan wawancara, perekrutan dan
analisis rekrutmen.

iii. Subsistem manajemen angkatan kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan

untuk mengelola sumber daya di dalam organisasi. Informasi ini meliputi
informasi pelatihan, penilaian dan evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir,
relokasi jabatan, suksesi dan kedisiplinan.

iv. Subsistem tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan

kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan
bonus, analisis kompensasi.

v. Subsistem benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit

berbeda dengan komnpensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan
denga kinerja karyawan, sedangkan benefit le ke manfaat tambahan yang
diterima karyawan seperti dana pensiun.

vi. Subsistem pelapor lingkungan. Informasi yang berhubungan dengan keluhan,

kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

Sebuah Human Resource information system menjadikan sebuah bisnis

mempersingkat administrasi.Dalam banyak kasus, karyawan lama dan karyawan baru bisa
secara elektronik mendaftarkan rencana benefit. Mereka juga mempunyai kapasitas masuk ke
29
dalam system untuk mengawasi dan memutakhiran data sepanjang tahun, mengubah status,
membatasi informasi yang dibutuhkan. Sebuah sistem dengan sedikit tenaga kerja,
menghemat waktu dan uang sebuah organisasi/ perusahaan.

30