Modul IV

Membuat Memo Resmi

 Pendahuluan
Definisi:
Memo adalah surat yang dikirim
dalam satu organisasi

Tujuan:
 merangkum keputusan
 memberikan latar belakang
pengambilan keputusan / memulai
suatu aktivitas
 Pendahuluan (2)
Pembaca:
 Mengapa pembaca perlu tahu?

 Seberapa banyak yang diketahui

pembaca?
 Apa yang menjadi minat pembaca?

 Apa yang ingin diketahui pembaca?

 Apa yang penulis ingin pembaca

lakukan setelah tahu informasi ini?
 Pendahuluan (3)
Isi:
 Identifikasi situasi dengan jelas,
 jawaban dan bukti yang lengkap.

Organisasi:
 Sesuai format organisasi,
 urutan penulisan meliputi pendahuluan, isi, dan
rangkuman/kesimpulan.

Gaya:
 Tidak formal, biasanya tanpa nama jabatan atau
gelar.
 Pendahuluan (4)
Bentuk:
 Tampilan memo mengesankan, menarik,
 Isi: nama penerima, nama penulis, tanggal
dibuat, subjek masalah
 panjang satu halaman,
 hal-hal yang berkaitan hanya sebaris,
 paragraf pendek,
 menggunakan format daftar/list bukan narasi,
 bagian kertas kosong lebih dominan,
 distribution list (cc.) ditulis pada bagian bawah
kiri.
 Tahap Pra-menulis
Menetapkan tujuan/maksud
menulis memo
1. Menentukan daftar topik/hal-hal
utama yang akan dibahas
2. Menyusun topik tersebut dalam urutan
yang benar
3. Mengisi detail dari setiap topik
 Tahap Menulis
Pembuka:
Tujuan memo/hal terpenting ditulis pada
paragraf pertama -- menarik perhatian
Isi utama:
Paragraf berikutnya tentang pendukung
hal utama –- bentuk daftar/list
Penutup:
Kalimat efektif langsung ke tujuan
penulisan memo
 Aktivitas 1: Menulis Memo
Skenario:
Heri, dari bagian teknik, setelah mendapat laporan pada
tanggal 24 Februari 2007 pagi, mengamati bahwa
pelampung dengan model # 56802 pada line A, memiliki
kebocoran yang sukar sekali diketahui posisinya.
Kebocoran menyebabkan pelumas memasuki pelampung
dan kehilangan daya apungnya. Pelampung sejenis ini
tidak ada dalam stock, bila diorder baru tiba kira-kira
seminggu kemudian. Bagian Produksi meminta Heri untuk
segera mencari solusinya agar jalur produksi tetap berjalan.
Heri kemudian melubangi pelampung stainless steel
tersebut dan membuang pelumas didalamnya, kemudian
membungkus seluruh pelampung tersebut dalam kantong
plastik yang rapat. Daya apung pelampung kembali walau
tidak seperti semula. Line tersebut hanya berhenti dari jam
08 pagi sampai 10:30 pagi selama perbaikan.
Tugas:
1. Buatlah memo dari Heri, bagian
teknik, kepada supervisornya, Tedi.
2. Buatlah memo dari Tedi kepada
Manajer Produksi, Peter, dengan
pemberitahuan kepada Charlie
sebagai superintendent produk dan
David sebagai supervisor
pemeliharaan.
 Memo dari Heri untuk supervisor
teknik (Tedi)

Tahap pra-menulis:
Membuat daftar topik dengan
urutan yang benar

1. Kerusakan pada pelampung

2. Perbaikan pelampung sementara
3. Penghentian line produksi
Rincian setiap topik:
 Berdasarkan laporan operator shift
pagi pada tanggal 24 Februari 2007,
saya lakukan penyelidikan pada line
A. Pelampung dengan model #
56802 dideteksi memiliki lubang
yang tidak diketahui lokasinya.
Cairan masuk melalui lubang dan
menyebabkan pelampung kehilangan
daya apungnya.
 Karena persediaan pelampung yang sama
tidak ada dan pengadaannya memerlukan
waktu sekitar satu minggu, dilakukan
perbaikan pada pelampung. Setelah
dilubangi dan cairan didalamnya
dikeluarkan, pelampung ditutup rapat
dengan plastik. Pelampung dapat kembali
bekerja, walaupun tidak seperti semula.

 Selama perbaikan produksi pada line A

berhenti dari jam 08:30 sampai 10:30
pagi.
 Tahap Menulis: Contoh
MEMO
Untuk : Tedi ____ Tanggal: 25 Februari 2007
Dari : Heri________
Hal : Kebocoran pada pelampung di line A

Berdasarkan laporan operator shift pagi pada tanggal 25 Februari

2007, saya lakukan penyelidikan pada line A. Pelampung dengan
model # 56802 dideteksi memiliki lubang yang tidak diketahui
lokasinya. Cairan masuk melalui lubang dan menyebabkan
pelampung kehilangan daya apung.

Perbaikan pada pelampung dilakukan karena tidak ada persediaan

pelampung yang sama dan pengadaannya memerlukan waktu
sekitar satu minggu. Pelampung tersebut dilubangi dan cairan
didalamnya dikeluarkan, ditutup rapat dengan plastik dan
dipasang kembali. Daya apung pelampung kembali walau tidak
seperti semula.

Selama perbaikan produksi pada line A dihentikan dari jam 08:30

sampai 10:30 pagi.
 Memo dari Tedi untuk Superintenden
Produk dan Supervisor Teknik

Tahap pra-menulis:
Daftar topik yang akan disampaikan:

1. Kerusakan pada pelampung telah teratasi

2. Penghentian line produksi yang singkat
3. Rencana penghentian line mendatang
 Tahap Menulis: Contoh
MEMO
Untuk : Daftar distribusi______ Tanggal: 25 Februari 2007
Dari : Tedi_________________
Hal : Gangguan pada line A____

Pada jam 08 pagi tanggal 24 Februari 2007 line A di hentikan,

karena diketahui ada masalah pada sistem pelumasan. Hasil
penyelidikan Heri, dari bagian teknik, menunjukkan masalah
berasal dari kerusakan pelampung. Perbaikan sementara pada
pelampung berhasil dilakukan oleh Heri sehingga line A dapat
dihidupkan pada jam 10:30 pagi. Penggantian pelampung baru,
yang akan datang minggu depan, memerlukan penghentian line A
kembali. Hal tersebut akan dilakukan sesingkat-singkatnya agar
produksi tidak banyak terganggu.

Distribusi:
1. Charlie
2. Peter
Aktivitas: Tugas Membuat Memo
Norm Smith sebagai seorang senior engineer di perusahaan
minyak mendapat tugas melakukan survey untuk
menemukan minyak di daerah Breckenridge dekat
Colorado. Survey selesai dilaksanakan hari Senin kemarin
dan hasilnya baru tiba hari ini (25 Januari 2007). Menurut
hasil survey, minyak mungkin dapat ditemukan pada
kedalaman sekitar 8000 feet, tapi biaya pemboran akan
lebih tinggi dari biaya pemboran normal ditempat lain
sekitar 30 % karena dipengaruhi jenis formasi yang
ditembus oleh bor tersebut.

Perusahaan memiliki beberapa pilihan untuk tindakan

selanjutnya, diantaranya adalah: rencana tetap dilanjutkan
untuk membor dan mengambil minyak didaerah tersebut,
dengan alasan sewa peralatan menara pemboran relatif
murah sehingga dapat menghemat waktu dan uang.
 Aktivitas (2)
Pilihan berikutnya adalah rencana ditunda sekitar 6 bulan
sambil menunggu harga minyak menaik dan agar kegiatan
pemboran ini menarik. Pilihan terakhir adalah menjual ijin
eksplorasi pada pihak lain sehingga perusahaan tidak akan
memetik keuntungan apa-apa nanti, tapi dapat
memperoleh dana dengan segera.

Norm Smith telah melakukan survey sejenis dimana-mana

diantaranya di Jackson county yang terbukti mengandung
cadangan minyak dalam jumlah besar. Berdasarkan
pengalamannya, Norm Smith yakin bahwa daerah
Breckenridge ini pun akan menghasilkan minyak dalam
jumlah besar juga.

Norm Smith diminta membuat memo atas hasil survey

yang dilakukannya kepada kepala divisi eksplorasi Susan
Jones.
 Jurnal Refleksi: Membuat Memo
Nama: ____________________
Yang saya ketahui Penggunaan

Analisis audiens
dalam membuat
memo
Tahap persiapan
membuat memo

Tahap menulis
memo

Dua hal yang harus

saya tingkatkan
 Menilai Memo
Aspek yang diperhatikan:
 Isi

 Organisasi

 Gaya

 Format atau Bentuk