D E N G A N R A H M A T T U H A N Y A N G MAHA E S A
M E N T E R I AGAMA R E P U B L I K I N D O N E S I A ,
MEMUTUSKAN:
Ditetapkan d i J a k a r t a
^ =^^§=t9nggal 25 J a n u a r i 2016
GAMA R E P U B L I K I N D O N E S I A ,
M SAIFUDDIN
-4-
LAMPIRAN
KEPUTUSAN M E N T E R I AGAMA R E P U B L I K INDONESIA
NOMOR 9 T A H U N 2 0 1 6
TENTANG
P E D O M A N TATA N A S K A H D I N A S
PADA K E M E N T E R I A N A G A M A
BAB I
PENDAHULUAN
A. L a t a r B e l a k a n g
S e s u a i d i n a m i k a perkembangan p e r a t u r a n d a n teknologi
informasi, Kementerian Agama perlu m e n y e m p u r n a k a n t a t a n a s k a b
dinas d a l a m r a n g k a memperlancar a r u s informasi d a n k o m u n i k a s i
tulis k e d i n a s a n .
T a t a n a s k a b d i n a s sebagai salab s a t u u n s u r a d m i n i s t r a s i
meliputi pengaturan tentang j e n i s d a n p e n y u s u n a n n a s k a b dinas,
penggunaan lambang negara, logo d a n cap d i n a s , penggunaan b a b a s a
Indonesia y a n g baik d a n benar, kewenangan penandatangan, t a t a
surat, dan alur surat.
K e t e n t u a n tentang tata n a s k a b d i n a s y a n g b e r l a k u u n t u k
s e l u r u b s a t u a n organisasi/kerja pada Kementerian A g a m a telab diatur
d a l a m P e r a t u r a n Menteri Agama Nomor 16 T a b u n 2 0 0 6 tentang T a t a
P e r s u r a t a n D i n a s di L i n g k u n g a n Departemen Agama. Dengan a d a n y a
P e r a t u r a n Menteri Negara Pendayagunan A p a r a t u r Negara Nomor 80
T a b u n 2 0 1 2 tentang Pedoman U m u m T a t a N a s k a b D i n a s I n s t a n s i
Pemerintab, ketentuan dalam T a t a P e r s u r a t a n D i n a s tersebut perlu
disempurnakan.
2. T u j u a n
Pedoman T a t a Naskab D i n a s bertujuan u n t u k m e n c i p t a k a n
k e l a n c a r a n k o m u n i k a s i tulis y a n g efektif d a n efisien a n tar u n i t kerja
pada Kementerian Agama.
C. S a s a r a n
S a s a r a n penetapan Pedoman T a t a Naskab D i n a s K e m e n t e r i a n Agama
adalab:
1. tercapainya kesamaan pengertian, babasa, dan penafsiran
penyelenggara tata n a s k a h dinas;
0
2. t e r w u j u d n y a keterpaduan pengelolaan tata n a s k a h dinas dengan
u n s u r l a i n n y a d a l a m lingkup a d m i n i s t r a s i u m u m ;
3. tercapainya efektifitas d a n efisiensi penyelenggaraan t a t a n a s k a h
dinas; d a n
4. b e r k u r a n g n y a t u m p a n g tindib, salab tafsir, d a n pemborosan
penyelenggaraan t a t a n a s k a b dinas.
D. A s a s
Asas yang barus diperhatikan dalam pen5aisunan naskab dinas
sebagai berikut:
1. Efektif d a n E f i s i e n
Penyelenggaraan t a t a n a s k a b dinas perlu d i l a k u k a n s e c a r a efektif
d a n efisien d a l a m p e n u l i s a n , penggunaan r u a n g a t a u lembar
n a s k a b d i n a s , spesifikasi informasi, serta d a l a m penggunaan
b a b a s a Indonesia y a n g baik, benar, d a n lugas.
2. P e m b a k u a n
N a s k a b d i n a s diproses d a n d i s u s u n m e n u r u t t a t a c a r a d a n bentuk
y a n g telab d i b a k u k a n .
3. Pertanggung J a w a b a n
Penyelenggaraan tata n a s k a b dinas dapat dipertanggungjawabkan
dari segi i s i , format, prosedur, kewenangan, d a n k e a b s a b a n .
4. K e t e r k a i t a n
Kegiatan penyelenggaraan t a t a n a s k a b dinas d i l a k u k a n dalam s a t u
k e s a t u a n sistem a d m i n i s t r a s i u m u m .
5. Kecepatan d a n Ketepatan
N a s k a b d i n a s b a r u s dapat diselesaikan secara cepat, tepat w a k t u ,
d a n tepat s a s a r a n d a l a m redaksional, prosedural, d a n distribusi.
6. K e a m a n a n
T a t a n a s k a b dinas b a r u s a m a n d a l a m p e n y u s u n a n , klasifikasi,
penyampaian kepada yang berbak, pemberkasan, k e a r s i p a n , dan
distribusi.
E. Ruang Lingkup
R u a n g lingkup Pedoman T a t a N a s k a b D i n a s Kementerian Agama
meliputi berbagai kegiatan y a n g m e n c a k u p pengaturan tentang j e n i s
d a n format n a s k a b dinas, p e n y u s u n a n n a s k a b d i n a s , p e n g u r u s a n
n a s k a b dinas korespondensi, penandatanganan n a s k a b dinas,
penggunaan lambang negara, logo d a l a m n a s k a b d i n a s , tata
persuratan, dan penggunaan media surat-menyurat.
F. Pengertian U m u m
1. N a s k a b D i n a s adalab informasi tulis sebagai alat k o m u n i k a s i
k e d i n a s a n y a n g dibuat d a n / a t a u d i k e l u a r k a n oleb pejabat y a n g
berwenang pada Kementerian Agama dalam rangka
penyelenggaraan tugas sesuai tugas dan fungsi Kementerian
Agama.
-6-
2. T a t a N a s k a h D i n a s a d a l a h penyelenggaraan k o m u n i k a s i t u l i s y a n g
meliputi pengaturan j e n i s , format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, d i s t r i b u s i , d a n p e n y i m p a n a n n a s k a b d i n a s , serta
media y a n g d i g u n a k a n d a l a m k o m u n i k a s i k e d i n a s a n .
3. Format adalab s u s u n a n dan bentuk n a s k a b dinas yang
menggambarkan tata letak, t e r m a s u k penggunaan lambang
negara, logo d a n cap d i n a s , p e n u l i s a n n a m a i n s t a n s i , boks t a n d a
tangan, d a n cap d i n a s , serta bentuk redaksional.
4. L a m b a n g Negara adalab L a m b a n g G a r u d a .
5. L a m b a n g Kementerian Agama adalab L a m b a n g I k b l a s B e r a m a l
y a i t u gambar d a n / a t a u b u r u f d a l a m b e n t u k segi l i m a y a n g
d i g u n a k a n d a l a m N a s k a b D i n a s Kementerian Agama sebagai
identitas.
6. L a m b a n g P e r g u r u a n Tinggi Keagamaan Negeri adalab gambar
d a n / a t a u b u r u f sebagai identitas P e r g u r u a n Tinggi Keagamaan
Negeri.
7. Kode J a b a t a n adalab kode j a b a t a n penandatangan p a d a n a s k a b
d i n a s , d i s u s u n b e r d a s a r k a n j a b a t a n y a n g terdapat dalam
organisasi d a n tata k e r j a y a n g telab ditetapkan oleb Menteri Agama
8. S a t u a n O r g a n i s a s i adalab bagian dari s u a t u organisasi y a n g
menyelenggarakan kegiatan-kegiatan a d m i n i s t r a s i d a l a m arti
terbatas y a n g di d a l a m n y a terdapat pejabat-pejabat yang
m e n g u r u s i a d m i n i s t r a s i kepegawaian, k e u a n g a n , d a n a d m i n i s t r a s i
umum.
9. S a t u a n K e r j a adalab u n i t - u n i t di bawab s a t u a n organisasi y a n g
m e l a k s a n a k a n a d m i n i s t r a s i tertentu d a n tidak m e m e n u b i u n s u r -
u n s u r y a n g m e n a n g a n i a d m i n i s t r a s i kepegawaian, k e u a n g a n , d a n
administrasi u m u m .
-7-
BAB II
J E N I S DAN W E W E N A N G P E M B U A T A N / P E N E T A P A N ,
DAN PENANDATANGANAN N A S K A H D I N A S
A. J e n i s N a s k a h D i n a s
J e n i s n a s k a h dinas terdiri dari n a s k a h d i n a s a r a h a n , n a s k a h dinas
korespondensi, n a s k a h dinas k h u s u s , laporan, d a n t e l a a h a n staf.
1. N a s k a h d i n a s a r a h a n terdiri dari:
P e r a t u r a n Menteri Agama, K e p u t u s a n , I n s t r u k s i Menteri Agama,
Pedoman, Petunjuk P e l a k s a n a a n , S t a n d a r Operasional Prosedur, S u r a t
Edaran, dan Surat Tugas.
2. N a s k a h D i n a s Korespondensi terdiri dari:
a. N a s k a h D i n a s Korespondensi Internal meliputi nota dinas dan
memorandum;
b. N a s k a b D i n a s Korespondesi E k s t e r n a l b e r u p a s u r a t dinas; d a n
c. S u r a t Undangan.
3. N a s k a b D i n a s K h u s u s meliputi perjanjian d a l a m negeri d a n perjanjian
internasional, s u r a t k u a s a , berita a c a r a , s u r a t keterangan, s u r a t
pengantar, d a n pengumuman.
4. Laporan;
5. T e l a a h a n Staf;
6. Formulir; dan
7. Naskab Dinas Elektronik.
B . Naskab D i n a s
1. N a s k a b D i n a s A r a b a n
N a s k a b d i n a s a r a b a n m e r u p a k a n n a s k a b dinas y a n g m e m u a t kebijakan
pokok a t a u kebijakan p e l a k s a n a a n y a n g b a r u s dipedomani d a n
d i l a k s a n a k a n d a l a m penyelenggaraan tugas d a n kegiatan Kementerian
A g a m a y a n g berupa produk b u k u m y a n g bersifat pengaturan,
penetapan, d a n penugasan.
a. Peraturan dan Keputusan
K e t e n t u a n tentang pengertian, kewenangan, format, d a n tata c a r a
p e n u l i s a n p e r a t u r a n d a n k e p u t u s a n diatur s e s u a i ketentuan
p e r a t u r a n perundang-undangan.
b. I n s t r u k s i Menteri Agama
I n s t r u k s i Menteri Agama m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s y a n g membuat
perintab atau araban untuk melakukan pekerjaan atau
m e l a k s a n a k a n tugas yang bersifat sangat penting.
c. Pedoman m e r u p a k a n n a s k a b dinas y a n g m e m u a t a c u a n y a n g
bersifat u m u m yang perlu dijabarkan ke d a l a m petunjuk
operasional dan penerapannya d i s e s u a i k a n dengan k a r a k t e r i s t i k
Kementerian Agama.
J?
-8-
2. N a s k a b D i n a s Korespondensi
a. N a s k a b D i n a s Korespondesi I n t e r n a l
1) Nota D i n a s m e r u p a k a n n a s k a b dinas i n t e r n a l p a d a s a t u a n
organisasi/kerja yang dibuat oleb pejabat d a l a m m e l a k s a n a k a n
tugas g u n a m e n y a m p a i k a n laporan, pemberitahuan, pernyataan,
p e r m i n t a a n , a t a u penyampaian pendapat k e p a d a pejabat lain.
Nota D i n a s m e m u a t b a l y a n g bersifat r u t i n , berupa c a t a t a n
r i n g k a s d a n lengkap, d a n dapat l a n g s u n g dijawab dengan
disposisi oleb pejabat s t r u k t u r a l y a n g d i t u j u .
2) M e m o r a n d u m m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s i n t e r n a l pada s a t u a n
organisasi/kerja yang bersifat mengingatkan s u a t u m a s a l a b ,
menyampaikan a r a b a n , peringatan, saran, dan pendapat
kedinasan.
b. N a s k a b D i n a s Korespondesi E k s t e r n a l adalab S u r a t D i n a s
S u r a t D i n a s m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s p e l a k s a n a a n tugas pejabat
d a l a m m e n y a m p a i k a n informasi k e d i n a s a n b e r u p a pemberitahuan,
pernya ta a n, permintaan, penyampaian n a s k a b d i n a s a t a u barang,
a t a u b a l k e d i n a s a n l a i n n y a kepada p i b a k l a i n di l u a r s a t u a n
organisasi.
c. Surat Undangan merupakan surat dinas yang memuat undangan
k e p a d a pejabat/pegawai y a n g tersebut pada a l a m a t t u j u a n u n t u k
mengbadiri s u a t u a c a r a k e d i n a s a n tertentu, seperti rapat, u p a c a r a ,
d a n pertemuan.
3. Naskab Dinas K h u s u s
a. Perjanjian D a l a m Negeri d a n Perjanjian I n t e r n a s i o n a l .
K e t e n t u a n tentang pengertian, kewenangan, format, d a n tata c a r a
p e n u l i s a n p e r a t u r a n diatur dengan p e r a t u r a n perundang-undangan.
b. S u r a t k u a s a m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s y a n g berisi pemberian
wewenang k e p a d a badan b u k u m / k e l o m p o k orang/perseorangan
a t a u p i b a k lain dengan atas n a m a n y a u n t u k m e l a k u k a n s u a t u
t i n d a k a n tertentu d a l a m r a n g k a k e d i n a s a n .
c. B e r i t a A c a r a m e r u p a k a n n a s k a b d i n a s y a n g berisi u r a i a n tentang
proses p e l a k s a n a a n s u a t u kegiatan y a n g h a r u s ditandatangani oleh
p a r a p i b a k d a n p a r a s a k s i apabila d i p e r l u k a n .
d
-9-
B A B III
PENYUSUNAN NASKAH DINAS
A. P e r s y a r a t a n P e n y u s u n a n
Setiap N a s k a h D i n a s h a r u s m e r u p a k a n k e b u l a t a n p i k i r a n y a n g
j e l a s , padat, d a n m e y a k i n k a n d a l a m s u s u n a n y a n g sistematis. D a l a m
p e n y u s u n a n n y a p e r l u m e m p e r h a t i k a n s y a r a t - s y a r a t sebagai berikut:
1. Ketelitian
D a l a m m e n y u s u n N a s k a b D i n a s b a r u s tercermin ketelitian d a n
k e c e r m a t a n , dilibat d a r i bentuk, s u s u n a n pengetikan, i s i , s t r u k t u r ,
k a i d a b b a b a s a , d a n penerapan k a i d a b ejaan di d a l a m pengetikan.
K e c e r m a t a n d a n ketelitian sangat m e m b a n t u p i m p i n a n d a l a m
mengurangi k e s a l a b a n pengambilan p u t u s a n k e b i j a k a n .
2. Kejelasan
N a s k a b D i n a s b a r u s memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, d a n
materi.
3. Singkat d a n Padat
N a s k a b D i n a s b a r u s menggunakan b a b a s a I n d o n e s i a y a n g baik d a n
benar (babasa formal, efektif, singkat, padat, d a n lengkap).
4. Logis d a n M e y a k i n k a n
N a s k a b D i n a s b a r u s r u n t u t d a n logis y a n g berarti b a h w a
penuangan gagasan ke d a l a m N a s k a b D i n a s d i l a k u k a n m e n u r u t
u r u t a n y a n g logis d a n m e y a k i n k a n . S t r u k t u r k a l i m a t b a r u s lengkap
d a n efektif sehingga m e m u d a h k a n p e m a h a m a n p e n a l a r a n bagi
penerima N a s k a b D i n a s .
5. P e m b a k u a n
N a s k a b D i n a s b a r u s taat mengikuti a t u r a n y a n g b a k u y a n g b e r l a k u
s e s u a i dengan t u j u a n pembuatan, baik dilibat d a r i s u d u t format
m a u p u n d a r i penggunaan b a b a s a n y a agar m e m u d a h k a n d a n
memperlancar p e m a h a m a n i s i N a s k a b D i n a s .
2. Penomoran N a s k a b D i n a s
Nomor p a d a N a s k a b D i n a s m e r u p a k a n segmen penting d a l a m
k e a r s i p a n . Oleb k a r e n a i t u , s u s u n a n n y a b a r u s dapat m e m b e r i k a n
k e m u d a b a n penyimpanan, t e m u balik, d a n penilaian a r s i p .
a. S u s u n a n penomoran I n s t r u k s i , S u r a t E d a r a n , S u r a t T u g a s ,
d a n N a s k a b D i n a s K b u s u s sebagai berikut:
1) nomor s u r a t tugas (nomor u r u t d a l a m s a t u t a b u n takwim);
2) kode j a b a t a n ;
3) b u l a n (ditulis d a l a m d u a digit); d a n
4) t a b u n terbit.
NOMOR 0 9 / S J / 0 7 / 2 0 1 5
09 : Nomor u r u t S u r a t T u g a s d a l a m s a t u t a b u n t a k w i m kalender
SJ : Kode J a b a t a n Sekretaris J e n d e r a l
07 : B u l a n ke-7 (Juli)
2015: Tabun 2015
-12-
Contob:
Nomor nota d i n a s y a n g ditandatangani oleb Sekretaris J e n d e r a l
Nomor 0 8 / S J / O T . 0 1 / 0 6 / 2 0 1 5
08 : Nomor u r u t nota dinas a t a u m e m o r a n d u m satu tabun
t a k w i m kalender
SJ : Kode J a b a t a n Sekretaris J e n d e r a l
O T . O l : Kode K l a s i f i k a s i Arsip
06 : B u l a n ke-6 ( J u n i )
2015 : Tabun 2015
d. Nomor S a l i n a n S u r a t
Penomoran s a l i n a n s u r a t d i l a k u k a n u n t u k m e n u n j u k k a n b a b w a
s u r a t tersebut dibuat dalam j u m l a b terbatas d a n d i s t r i b u s i n y a
tertentu d i a w a s i . Penyebutan nomor s a l i n a n s u r a t d i s u s u n sebagai
berikut:
1) S e m u a s u r a t y a n g m e m p u n y a i tingkat k e a m a n a n sangat
r a h a s i a a t a u r a h a s i a b a r u s diberi nomor s a l i n a n p a d a b a l a m a n
pertama.
2) J u m l a b s a l i n a n b a r u s d i c a n t u m k a n meskipun banya satu
s a l i n a n ( s a l i n a n tunggal).
3) P e n d i s t r i b u s i a n s u r a t y a n g bernomor s a l i n a n b a r u s s a m a
dengan daftar distribusinya. Daftar distribusi barus
d i c a n t u m k a n sebagai l a m p i r a n .
4) Penomoran s e m u a N a s k a b D i n a s y a n g diatur d a l a m K e p u t u s a n
i n i wajib d i m i n t a k a n kepada u n i t kerja y a n g m e m p u n y a i tugas
d a n fungsi T a t a U s a b a .
Contob:
SALINAN 1
Nomor b a l a m a n
Nomor b a l a m a n N a s k a b D i n a s ditulis dengan menggunakan
nomor u r u t a n g k a arab d a n d i c a n t u m k a n s e c a r a simetris di tengab
atas dengan m e m b u b u h k a n t a n d a b u b u n g (-) sebelum d a n setelah
nomor, k e c u a l i b a l a m a n pertama N a s k a b D i n a s y a n g menggunakan
kop N a s k a h D i n a s tidak perlu m e n c a n t u m k a n nomor b a l a m a n .
Contob: -2-
-15-
(tanda tangan)
L u k m a n H a k i m Saifuddin
Contob 2
Sekretaris Jenderal,
(tanda tangan)
Nur S y a m
f
- 14-
E. Ketentuan J a r a k Spasi
1. J a r a k a n t a r a bab d a n j u d u l adalab d u a s p a s i ;
2. J i k a j u d u l lebib d a r i s a t u b a r i s , j a r a k a n t a r a b a r i s pertama d a n
k e d u a adalab s a t u s p a s i ;
3. J a r a k a n t a r a j u d u l d a n s u b j u d u l adalab empat s p a s i ;
4. J a r a k a n t a r a s u b j u d u l d a n u r a i a n adalab d u a s p a s i ; d a n
5. J a r a k masing-masing baris d i s e s u a i k a n dengan k e p e r l u a n .
D a l a m penentuan j a r a k s p a s i , b e n d a k n y a diperbatikan aspek
k e s e r a s i a n d a n estetika, dengan menyeimbangkan b a n y a k n y a i s i
Naskab Dinas.
F. Penggunaan H u r u f
N a s k a b D i n a s menggunakan j e n i s b u r u f A r i a l dengan u k u r a n 11
a t a u 12, sedangkan N a s k a b D i n a s pengaturan d a n penetapan diatur
s e s u a i k e t e n t u a n p e r a t u r a n perundang-undangan.
G. Lampiran
J i k a n a s k a b m e m i l i k i beberapa l a m p i r a n , setiap l a m p i r a n b a r u s
diberi nomor u r u t dengan a n g k a Arab. Nomor b a l a m a n l a m p i r a n
m e r u p a k a n nomor l a n j u t a n dari b a l a m a n sebelumnya.
H. Daftar D i s t r i b u s i
Daftar D i s t r i b u s i m e r u p a k a n s u s u n a n pejabat y a n g dibuat oleb
pejabat sekretariat d a n d i g u n a k a n sebagai pedoman pendistribusian
n a s k a b . Setiap d i s t r i b u s i m e n u n j u k k a n pejabat yang berbak
menerima naskab.
I. Rujukan
Rujukan merupakan naskab atau dokumen lain yang digunakan
sebagai d a s a r a c u a n a t a u d a s a r p e n y u s u n a n n a s k a b . P e n u l i s a n
r u j u k a n d i l a k u k a n sebagai berikut:
1. N a s k a b D i n a s y a n g berbentuk S u r a t T u g a s , S u r a t E d a r a n , d a n
P e n g u m u m a n , r u j u k a n ditulis di dalam k o n s i d e r a n s dasar.
2. S u r a t D i n a s m e m e r l u k a n r u j u k a n ; n a s k a b y a n g menjadi r u j u k a n
ditulis pada alinea p e m b u k a d i i k u t i s u b s t a n s i materi s u r a t y a n g
bersangkutan. D a l a m b a l lebib d a r i s a t u n a s k a b , r u j u k a n b a r u s
ditulis s e c a r a kronologis.
a. Dalam bal Surat Dinas memerlukan rujukan, naskab rujukan
ditulis pada alinea pembuka, d i i k u t i s u b s t a n s i materi s u r a t
y a n g b e r s a n g k u t a n r u j u k a n lebib dari s a t u n a s k a b , r u j u k a n i t u
b a r u s ditulis secara kronologis.
b. C a r a m e n u l i s r u j u k a n sebagai berikut:
1) Rujukan Berupa Naskah
P e n u l i s a n r u j u k a n berupa n a s k a b m e n c a k u p i informasi
singkat tentang n a s k a b y a n g menjadi r u j u k a n , dengan
u r u t a n sebagai berikut: j e n i s N a s k a b D i n a s , j a b a t a n
penandatangan N a s k a h D i n a s , nomor N a s k a h D i n a s ,
tanggal penetapan, d a n subjek N a s k a b D i n a s .
0
-16-
Contoh 3
a.n. S e k r e t a r i s J e n d e r a l
K e p a l a B i r o Ortala,
(tanda tangan)
Nur Arifin
K. Penentuan B a t a s / R u a n g Tepi
D e m i k e s e r a s i a n d a n k e r a p i h a n (estetika) d a l a m p e n y u s u n a n
N a s k a h D i n a s , diatur s u p a y a tidak s e l u r u h p e r m u k a a n k e r t a s
d i g u n a k a n s e c a r a penuh. Oleh k a r e n a i t u , perlu ditetapkan batas
a n t a r a tepi k e r t a s d a n n a s k a b , baik pada tepi a t a s , k a n a n , bawab,
m a u p u n p a d a tepi k i r i sehingga terdapat r u a n g y a n g d i b i a r k a n
kosong. P e n e n t u a n r u a n g tepi d i l a k u k a n b e r d a s a r k a n u k u r a n y a n g
terdapat pada peralatan y a n g d i g u n a k a n u n t u k membuat N a s k a b
Dinas, yaitu:
a. r u a n g tepi atas : apabila menggunakan kop n a s k a b dinas, 2
spasi di bawab kop, d a n apabila t a n p a kop
n a s k a b dinas, paling sedikit 2 c m d a r i tepi atas
kertas;
b. r u a n g tepi b a w a b : paling sedikit 2,5 c m dari tepi b a w a b kertas;
c. r u a n g tepi k i r i : paling sedikit 3 c m d a r i tepi k i r i k e r t a s ; batas
r u a n g tepi k i r i tersebut diatur c u k u p lebar agar
pada w a k t u dilubangi untuk kepentingan
penyimpanan d a l a m ordner/snelhechter tidak
berakibat bilangnya salab s a t u b u r u f / k a t a /
a n g k a pada n a s k a h dinas tersebut; d a n
d. r u a n g tepi k a n a n : paling sedikit 2 c m dari tepi k a n a n kertas.
Catatan:
D a l a m p e l a k s a n a a n n y a , penentuan r u a n g tepi seperti tersebut di atas
bersifat fleksibel, d i s e s u a i k a n dengan b a n y a k a t a u t i d a k n y a i s i s u a t u
N a s k a b D i n a s . Penentuan r u a n g tepi (termasuk j u g a j a r a k spasi d a l a m
paragraf) b e n d a k n y a memperhatikan aspek k e s e r a s i a n d a n estetika.
L. Penggunaan B a b a s a
B a b a s a y a n g d i g u n a k a n di dalam n a s k a b b a r u s j e l a s , tepat, d a n
m e n g u r a i k a n m a k s u d , t u j u a n , serta i s i n a s k a b . U n t u k i t u , perlu
diperbatikan p e m a k a i a n k a t a d a n k a l i m a t d a l a m s u s u n a n y a n g baik
d a n benar, s e s u a i dengan k a i d a b tata b a b a s a y a n g b e r l a k u , y a i t u T a t a
B a h a s a B a k u Indonesia d a n K a m u s B e s a r B a h a s a Indonesia.
E j a a n y a n g d i g u n a k a n di dalam N a s k a b D i n a s adalab E j a a n B a b a s a
Indonesia s e s u a i dengan ketentuan p e r a t u r a n perundang-undangan.
M. Media S a r a n a N a s k a b D i n a s
Media s a r a n a N a s k a b D i n a s m e r u p a k a n alat u n t u k merekam
informasi y a n g d i k o m u n i k a s i k a n d a l a m bentuk media konvensional
(kertas).
- 17-
Kertas S u r a t
a. Penggunaan K e r t a s
1) K e r t a s y a n g d i g u n a k a n a d a l a h H V S m a k s i m a l 8 0 gram.
2) N a s k a h D i n a s y a n g m e m p u n y a i nilai k e g u n a a n d a l a m w a k t u
l a m a menggunakan kertas j e n i s H V S lebih d a r i 80 gram a t a u
k e r t a s j e n i s l a i n y a n g memiliki nilai k e s a m a a n tertentu paling
r e n d a h b a r u s menggunakan kertas dengan n i l a i keasamem (PH)
7.
3) S u r a t D i n a s y a n g asli menggunakan k e r t a s b e r w a r n a putib
dengan k u a l i t a s terbaik white bond.
4) K e r t a s y a n g d i g u n a k a n u n t u k s u r a t - m e n y u r a t adalab A4 y a n g
b e r u k u r a n 2 9 7 x 2 1 0 m m (874 x I P A inci). D i s a m p i n g k e r t a s
A4, u n t u k kepentingan tertentu dapat d i g u n a k a n k e r t a s
dengan u k u r a n berikut:
a) A 3 k u a r t o ganda (297 x 4 2 0 mm);
b) A 5 setengab k u a r t o (210 x 148 mm);
c) Folio (210 X 3 3 0 mm); d a n
d) Folio ganda (420 x 3 3 0 mm).
Sampul Surat
S a m p u l s u r a t m e r u p a k a n s a r a n a kelengkapan p e n y a m p a i a n s u r a t ,
t e r u t a m a u n t u k s u r a t k e l u a r Kementerian Agama. U k u r a n , bentuk,
dan w a r n a sampul yang digunakan u n t u k surat-menyurat pada
Kementerian Agama, diatur s e s u a i dengan k e p e r l u a n .
a. W a r n a d a n K u a l i t a s
S a m p u l s u r a t d i n a s menggunakan k e r t a s t a b a n l a m a {bond)
b e r w a r n a putib a t a u coklat m u d a dengan k u a l i t a s sedemikian
r u p a sebingga s e s u a i dengan u k u r a n d a n berat n a s k a b a t a u
surat dinas yang dikirimkan.
b. P e n u l i s a n A l a m a t Pengirim d a n T u j u a n
P a d a s a m p u l s u r a t b a r u s d i c a n t u m k a n a l a m a t pengirim d a n
alamat t u j u a n . A l a m a t pengirim dicetak p a d a bagian a t a s dengan
s u s u n a n d a n bentuk b u r u f yang s a m a dengan y a n g dicetak p a d a
k e p a l a s u r a t , y a i t u L a m b a n g Negara/Lambang Kementerian
Agama, n a m a Kementerian A g a m a / n a m a Menteri Agama, d a n
a l a m a t Kementerian Agama. alinea pertama a l a m a t t u j u a n m u l a i
dicetak a t a u ditulis p a d a bagian s a m p u l k a n a n bawab.
c. C a r a Melipat d a n M e m a s u k k a n S u r a t ke d a l a m S a m p u l
S u r a t d i n a s dilipat dengan s u d u t saling bertemu d a n lipatan
h a r u s l u r u s d a n tidak k u s u t . S e b e l u m s u r a t d i n a s d i l i p a t h a m s
dipertimbangkan s a m p u l y a n g a k a n d i g u n a k a n . S u r a t d i n a s
dilipat dengan c a r a sepertiga bagian bawab l e m b a r a n s u r a t
dilipat ke depan d a n sepertiga bagian atas dilipat ke belakang.
S e l a n j u t n y a , s u r a t d i m a s u k k a n ke d a l a m s a m p u l dengan bagian
k e p a l a s u r a t mengbadap ke depan ke a r a b penerima/pembaca
surat.
-18-
r7
iZ
Pertama, sepertiga bagian bawab
L e m b a r a n kertas s u r a t dilipat kedepan
Lembar kertas s u r a t
Ketiga, s u r a t d i m a s u k k a n ke d a l a m
s a m p u l dengan bagian kepala s u r a t
mengbadap ke depan ke a r a b pembaca s u r a t
N. S u s u n a n S u r a t D i n a s
1. Kop S u r a t
Kop S u r a t Menteri Agama a t a u Kementerian A g a m a diatur dengan
k e t e n t u a n sebagai berikut:
a. Kop s u r a t Menteri Agama
1) Kop s u r a t Menteri Agama m e r u p a k a n k e p a l a s u r a t yang
m e n u n j u k k a n j a b a t a n Menteri Agama. K e r t a s dengan kop
s u r a t Menteri Agama h a n y a d i g u n a k a n u n t u k s u r a t y a n g
ditandatangani oleh Menteri Agama.
-19-
0
-20-
Contob:
Contoh:
Contob K U A K e c a m a t a n :
Contoh M a d r a s a h :
K e r t a s dengan kepala n a m a P T K N d i g u n a k a n u n t u k
N a s k a h D i n a s yang ditandatangani oleh pejabat
y a n g bersangkutan a t a u pejabat struktural di
bawabnya.
(2) J e n i s d a n u k u r a n b u r u f
(a) t u l i s a n Kementerian A g a m a R e p u b l i k Indonesia,
dengan b u r u f k a p i t a l d a n j e n i s font A r i a l 14;
(b) t u l i s a n n a m a P T K N , dengan b u r u f k a p i t a l d a n
j e n i s font A r i a l 12; d a n
(c) alamat P T K N , dengan b u r u f a w a l k a p i t a l d a n
j e n i s fontArial 9.
Contok P T K N :
2. Tanggal S u r a t
Tanggal s u r a t ditulis dengan tata u r u t sebagai berikut:
a. tanggal ditulis dengan a n g k a Arab;
b. b u l a n ditulis dengan b u r u f lengkap; d a n
c. t a b u n ditulis lengkap empat digit dengan a n g k a Arab.
3. Hal Surat
H a l m e r u p a k a n materi pokok s u r a t y a n g d i n y a t a k a n dengan
kelompok k a t a singkat tetapi j e l a s . H a l perlu d i c a n t u m k a n dengan
a l a s a n berikut:
a. menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang
d i k o m u n i k a s i k a n d a n menjadi r u j u k a n d a l a m k o m u n i k a s i ;
b. m e m u d a b k a n identifikasi dalam p e n y u s u n a n b a l a m a n pada
s u r a t y a n g terdiri atas lebib dari s a t u b a l a m a n ; d a n
c. memudabkan penentuan alur pengiriman surat atau
p e m b e r k a s a n d a n penyimpanan s u r a t .
4. T u j u a n d a n A l a m a t S u r a t
a. S u r a t D i n a s d i t u j u k a n kepada n a m a j a b a t a n p i m p i n a n s a t u a n
o r g a n i s a s i / s a t u a n kerja y a n g dituju. S u r a t D i n a s tidak dapat
d i t u j u k a n kepada identitas y a n g tidak individual, m i s a l n y a
kantor, kementerian, d a n i n s t a n s i .
b. Surat Dinas yang ditujukan kepada pejabat
pemerintab/pejabat negara ditulis dengan u r u t a n sebagai
berikut:
1) n a m a j a b a t a n ;
2) j a l a n ;
3) kota; d a n
4) kode pos.
0
-24-
Contoh:
Y t h . Menteri Pendayagunaan A p a r a t u r Negara
d a n Reformasi B i r o k r a s i
J a l a n J e n d e r a l S u d i r m a n Kavling 69
J a k a r t a 12190
5. Paragraf d a n S p a s i S u r a t
Paragraf merupakan sekelompok k a l i m a t p e r n y a t a a n yang
b e r k a i t a n s a t u dengan y a n g Iain, y a n g m e r u p a k a n s a t u k e s a t u a n .
F u n g s i paragraf adalab m e m p e r m u d a b p e m a b a m a n penerima,
m e m i s a b k a n , a t a u mengbubungkan p e m i k i r a n d a l a m k o m u n i k a s i
tertulis.
Isi s u r a t d i n a s diketik s a t u s p a s i d a n diberi j a r a k 1,5 s.d. 2 s p a s i di
a n t a r a paragraf y a n g s a t u dengan paragraf y a n g l a i n n y a . S u r a t
y a n g terdiri a t a s s a t u paragraf j a r a k a n tar b a r i s n y a adalab d u a
spasi. Pemaragrafan ditandai dengan k e t u k , y a i t u + 6 k e t u k a t a u
spasi.
6. W a r n a T i n t a
T i n t a y a n g d i g u n a k a n u n t u k p e n u l i s a n s u r a t b e r w a r n a bitam,
sedangkan u n t u k penandatanganan s u r a t b e r w a r n a bitam a t a u
b i r u t u a . T i n t a b e r w a r n a merab b a n y a d i g u n a k a n u n t u k p e n u l i s a n
tingkat k e a m a n a n s u r a t R a b a s i a (R) a t a u Sangat R a b a s i a (SR).
Penggunaan w a r n a t i n t a cap dinas b e r w a r n a u n g u .
7. S a l i n a n
S a l i n a n s u r a t d i n a s b a n y a diberikan kepada y a n g berbak dan
terdapat pada tembusan s u r a t , y a i t u s a l i n a n s u r a t y a n g
d i s a m p a i k a n kepada pejabat yang terkait.
8. T i n g k a t K e a m a n a n
a. Sangat R a b a s i a disingkat (SR), tingkat k e a m a n a n i s i s u r a t
d i n a s y a n g tertinggi sangat erat b u b u n g a n n y a dengan
k e a m a n a n d a n keselamatan negara. J i k a d i s i a r k a n s e c a r a tidak
s a b a t a u j a t u b ke tangan y a n g tidak berbak, m a k a a k a n
m e m b a b a y a k a n k e a m a n a n d a n k e s e l a m a t a n negara.
b. R a b a s i a disingkat (R): tingkat k e a m a n a n i s i s u r a t d i n a s y a n g
b e r b u b u n g a n erat dengan k e a m a n a n d a n k e s e l a m a t a n negara.
J i k a d i s i a r k a n s e c a r a tidak sab a t a u j a t u b ke tangan y a n g
tidak berbak, m a k a a k a n merugikan negara.
c. B i a s a disingkat (B): tingkat k e a m a n a n i s i s u a t u s u r a t dinas
y a n g tidak t e r m a s u k dalam butir a d a n b. N a m u n i t u tidak
berarti b a b w a i s i s u r a t dinas tersebut dapat d i s a m p a i k a n
kepada y a n g tidak berbak mengetabuinya.
S u r a t y a n g mengandung materi dengan tingkat k e a m a n a n tertentu
(Sangat R a b a s i a d a n Rabasia) b a r u s dijaga k e a m a n a n n y a d a l a m
r a n g k a k e a m a n a n d a n keselamatan negara. T a n d a tingkat
k e a m a n a n ditulis dengan cap (diketik b e r w a r n a m e r a b pada nomor
surat).
a. R b. SR
-25 -
9. Kecepatan P e n y a m p a i a n
a. A m a t Segera/Kilat merupakan surat dinas yang barus
diselesaikan/dikirim/disampaikan pada bari yang sama
dengan batas w a k t u 24 j a m .
b. Segera m e r u p a k a n s u r a t dinas y a n g b a r u s d i s e l e s a i k a n / d i k i r i m
d i s a m p a i k a n d a l a m w a k t u 2 x 24 j a m .
c. B i a s a m e r u p a k a n s u r a t dinas y a n g b a r u s diselesaikan/
d i k i r i m / d i s a m p a i k a n m e n u r u t u r u t a n y a n g diterima oleb
bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan
caraka/kurir.
K e t e n t u a n Surat-Men3rurat
1. K o m u n i k a s i L a n g s u n g
S u r a t d i n a s d i k i r i m langsung kepada individu (pejabat formal). J i k a
s u r a t tersebut d i t u j u k a n kepada pejabat y a n g b u k a n k e p a l a s a t u a n
kerja, u n t u k mempercepat penyampaian s u r a t k e p a d a pejabat y a n g
dituju tersebut, s u r a t tetap d i t u j u k a n kepada k e p a l a s a t u a n kerja,
tetapi dicantumkan untuk perbatian (u.p.) pejabat yang
bersangkutan.
2. A l u r S u r a t - M e n y u r a t
A l u r surat-men3nj[rat b a r u s melalui b i e r a r k i d a r i tingkat p i m p i n a n
tertinggi bingga ke pejabat s t r u k t u r a l terendab y a n g berwenang
sebingga dapat d i l a k u k a n pengendalian penyelesaian.
a. A l u r s u r a t d a r i atas ke bawab diatur sebagai berikut:
1) S u r a t d a r i Menteri, Sekretaris J e n d e r a l , D i r e k t u r J e n d e r a l ,
K e p a l a B a d a n Litbang d a n Diklat, y a n g d i k i r i m ke i n s t a n s i
vertikal d a n U P T pada Kementerian A g a m a d i a l a m a t k a n
k e p a d a K e p a l a Kantor Wilayab, Rektor IAIN, Rektor UIN,
Rektor I H D N , K e t u a S T A I N , K e t u a S T A K N , K e t u a STAHN,
Ketua STABN dan Kepala Balai.
2) S u r a t d a r i K e p a l a Kantor Wilayab Kementerian Agama,
dikirim kepada Kepala Kantor Kementerian Agama
K a b u p a t e n / K o t a d a n K e p a l a M a d r a s a b Aliyab Negeri.
3) K e p a l a B a l a i , Rektor IAIN, Rektor U I N , Rektor I H D N K e t u a
S T A I N , K e t u a S T A K N , K e t u a S T A H N , K e t u a S T A B N kepada
K e p a l a K a n k e m e n a g K a b u p a t e n / K o t a d a n K e p a l a Madrasab
Aliyab Negeri melalui K e p a l a K a n w i l Kementerian Agama
Provinsi.
4) S u r a t d a r i K e p a l a Kantor Kementerian A g a m a K a b u p a t e n /
Kota, y a n g d i k i r i m ke Kantor U r u s a n A g a m a K e c a m a t a n ,
MTsN d a n MIN dalam lingkungan w i l a y a b n y a d i a l a m a t k a n
kepada K e p a l a K a n t o r U r u s a n A g a m a K e c a m a t a n , K e p a l a
MTsN d a n K e p a l a MIN.
5) T i d a k d i b e n a r k a n mengirim s u r a t y a n g d i t u j u k a n langsung
k e p a d a K e p a l a Bidang/Pembimbing pada K a n t o r Wilayab
Kementerian Agama Provinsi atau Kepala Seksi/
Penyelenggara B i m b i n g a n pada Kantor K e m e n t e r i a n Agama
K a b u p a t e n / Kota.
-26-
9) K e t u a S T A I N , S T A K N , S T A H N , d a n S T A B N mengirim s u r a t
a l u r s u r a t keatas d i t u j u k a n k e p a d a D i r e k t u r J e n d e r a l
masing-masing.
10) B a l a i Pendidikan d a n Pelatihan K e a g a m a a n s e r t a B a l a i
Penelitian Pengembangan Keagamaan, y a n g mengirim s u r a t
a l u r k e a t a s b a n y a d i t u j u k a n kepada K e p a l a B a d a n Penelitian
dan Pengembangan serta Pendidikan dan Pelatiban
tembusannya d i k i r i m kepada Kepala Kantor Wilayab
Kementerian Agama setempat.
c. A l u r s u r a t ke samping (Horisontal)
1) S u r a t d a r i eselon 1 kepada pejabat eselon 1 l a i n n y a d i t u j u k a n
langsung kepada pejabat eselon 1 y a n g b e r s a n g k u t a n .
2) S u r a t d a r i pejabat eselon 11 y a n g ditandatangani atas n a m a
pejabat eselon 1 d i t u j u k a n kepada pejabat eselon 1 y a n g
b e r s a n g k u t a n u.p. pejabat eselon 11 y a n g d i t u j u .
3) S u r a t dari K e p a l a Kantor Wilayab Kementerian Agama
Provinsi, Rektor IAIN, Rektor U I N , Rektor I H D N , K e t u a
STAIN, Ketua STAKN, Ketua STAHN, Ketua STABN, dan
K e p a l a B a l a i yang d i t u j u k a n a n tar s a t u a n organisasi
b e r s a n g k u t a n b a r u s d i a l a m a t k a n kepada p i m p i n a n masing-
m a s i n g s a t u a n organisasi y a n g bersangkutan.
3. Disposisi
Disposisi m e r u p a k a n petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut
pengelolaan s u r a t a t a u penyelesaian s u r a t , y a n g ditulis secara jelas
pada lembar disposisi, tidak pada n a s k a b asli. Lembar Disposisi
m e r u p a k a n s a t u k e s a t u a n dengan n a s k a b a t a u s u r a t dinas y a n g
bersangkutan d a n tidak boleb d i p i s a b k a n , sebingga p a d a lembar
disposisi s e l a l u d i c a n t u m k a n k a l i m a t " D i l a r a n g m e m i s a b k a n sebelai
s u r a t p u n y a n g tergabung dalam berkas i n i " .
Contob:
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
ii^mi^/ SEKRETARIAT JENDERAL
Jalan Lapangan Banteng Barat Nomor 3-4 Jakarta 10710
^gS^^r' Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
wil^W Faksimile (021)3503466 SITUS www.kemenag.go.id
LEMBAR DISPOSISI
PERHATIAN: Dilar ang memisahkan sehelai surat pun yang digabung dalam berkas ini
Nomor Surat Status: TeQbusan
Tanggal Surat Sifat :S^ pit Segera
1 1 Segera
1 1 Penting
Lampiran
Diterima Tanggal
No. Agenda Kilat Q Biasa Q
Dari
Perihal
SANGAT SEGERA SEGERA BIASA
-28-
B A B IV
P E N G U R U S A N N A S K A H DINAS K O R E S P O N D E N S I
b) V e r t i k a l m e r u p a k a n penyimpanan s u r a t / b i m p u n a n y a n g
d i l e t a k k a n sedemikian r u p a sebingga y a n g terlibat b a n y a
bagian m u k a , m i s a l n y a p e n y i m p a n a n s u r a t / m a p pada
lemari b e r k a s (fail kabinet).
c) Horizontal m e r u p a k a n p e n y i m p a n a n surat/bimpunan
y a n g d i l e t a k k a n sedemikian r u p a sebingga m u k a s u r a t /
bimpunan terlibat di sebelab atas, misalnya
p e n y i m p a n a n peta a t a u gambar k o n s t r u k s i .
Pencatatan
S e m u a s u r a t k e l u a r dicatat d a l a m agenda s u r a t k e l u a r .
Penggandaan
1) Penggandaan m e r u p a k a n kegiatan m e m p e r b a n y a k s u r a t
d i n a s dengan s a r a n a reproduksi y a n g tersedia s e s u a i dengan
banyaknya alamat yang dituju.
2) Penggandaan banya d i l a k u k a n setelab surat keluar
ditandatangani oleb pejabat y a n g berbak.
3) C a p d i n a s y a n g d i b u b u b k a n p a d a b a s i l penggandaan b a r u s
a s l i ( b u k a n salinan).
4) J u m l a b y a n g digandakan s e s u a i dengan a l a m a t y a n g d i t u j u
(alamat distribusi).
5) Penggandaan surat keluar yang tingkat kecepatan
p e n y a m p a i a n n y a segera d a n sangat segera diprioritaskan.
6) Penggandaan s u r a t k e l u a r y a n g tingkat k e a m a n a n n y a
Sangat R a b a s i a , R a b a s i a , d a n Konfidensial b a r u s diawasi
dengan ketat.
7) S e k r e t a r i s / p i m p i n a n sekretariat berkewajiban menjaga agar
penggandaan d i l a k s a n a k a n m e n u r u t k e t e n t u a n y a n g diatur
oleb Kementerian Agama.
Pengiriman d a n Pengamanan
1) S u r a t k e l u a r y a n g a k a n d i k i r i m k a n d i m a s u k k a n ke d a l a m
sampul.
2) P a d a s a m p u l s u r a t k e l u a r y a n g tingkat k e a m a n a n n y a B i a s a
(B), R a b a s i a (R), d a n Sangat R a b a s i a (SR) d i c a n t u m k a n
a l a m a t lengkap, nomor s u r a t d i n a s , d a n cap y a n g s e s u a i
dengan tingkat kecepatan p e n y a m p a i a n (segera/sangat
segera/biasa).
3) S u r a t y a n g tingkat k e a m a n a n n y a S R a t a u R d i m a s u k k a n ke
d a l a m amplop, d i b u b u b i alamat lengkap, nomor s u r a t d i n a s ,
cap d i n a s , cap yang s e s u a i dengan tingkat kecepatan
p e n y a m p a i a n d a n cap tingkat k e a m a n a n .
4) S e m u a s u r a t k e l u a r yang d i k i r i m dicatat d a l a m b u k u
ekspedisi sebagai b u k t i pengiriman a t a u d i b u a t k a n t a n d a
b u k t i pengiriman tersendiri.
5) Untuk kepentingan keamanan, sekretaris/pimpinan
sekretariat m e n g u s a b a k a n k e s e l a m a t a n pengiriman s e m u a
s u r a t k e l u a r , k b u s u s n y a y a n g tingkat k e a m a n a n n y a S R / R .
6) U n t u k kepentingan k e a m a n a n , K e p a l a S u b B a g i a n y a n g
menangani persuratan mengusabakan keselamatan
pengiriman surat keluar, k b u s u s n y a yang tingkat
keamanannya SR/R.
7) W a k t u Penandatanganan S u r a t
W a k t u penandatanganan s u r a t b a r u s m e m p e r h a t i k a n j a d w a l
pengiriman s u r a t d a n segera d i k i r i m setelab ditandatangani.
Penyimpanan
1) S e m u a a r s i p s u r a t k e l u a r (pertinggal) b a r u s d i s i m p a n s e s u a i
dengan k e t e n t u a n k e a r s i p a n .
-35-
2) N a s k a h a s l i s u r a t d i n a s k e l u a r d a n n a s k a h y a n g diparaf
h a r u s d i s i m p a n di u n i t kerja y a n g m e m p u n y a i tugas d a n
fungsi d i bagian tata u s a b a .
8
-36-
BAB V
P E J A B A T PENANDATANGAN N A S K A H D I N A S
A. G a r i s K e w e n a n g a n d a n Penandatanganan
1. Penggunaan G a r i s Kewenangan
Menteri A g a m a a t a u P i m p i n a n S a t u a n O r g a n i s a s i bertanggung j a w a b
atas segala kegiatan y a n g d i l a k u k a n di d a l a m organisasi a t a u
i n s t a n s i n y a . Tanggung j a w a b tersebut tidak dapat d i l i m p a b k a n a t a u
d i s e r a b k a n k e p a d a seseorang y a n g b u k a n pejabat berwenang. G a r i s
kewenangan d i g u n a k a n j i k a s u r a t d i n a s ditandatangani oleb pejabat
y a n g mendapat pelimpaban d a r i pejabat y a n g berwenang.
2. Penandatanganan
P e n a n d a t a n g a n a n s u r a t d i n a s y a n g m e n g g u n a k a n garis kewenangan
dapat m e n g g u n a k a n tiga c a r a :
a. Atas N a m a (a.n.)
Atas n a m a y a n g disingkat (a.n.) d i g u n a k a n j i k a pejabat y a n g
m e n a n d a t a n g a n i s u r a t d i n a s telab diberi k u a s a oleb pejabat y a n g
bertanggung j a w a b , b e r d a s a r k a n bidang tugas d a n tanggung j a w a b
pejabat y a n g b e r s a n g k u t a n . S u s u n a n p e n a n d a t a n g a n a n atas n a m a
(a.n.) pejabat l a i n y a i t u n a m a j a b a t a n pejabat y a n g berwenang ditulis
lengkap dengan b u r u f k a p i t a l pada setiap a w a l k a t a , d i d a b u l u i
dengan s i n g k a t a n a . n .
Pejabat penandatangan s u r a t d i n a s bertanggung j a w a b atas i s i s u r a t
d i n a s k e p a d a penanggung j a w a b , tanggung j a w a b tetap berada p a d a
pejabat y a n g m e m b e r i k a n k u a s a .
Contob:
b. U n t u k B e l i a u
U n t u k b e l i a u y a n g disingkat (u.b.) d i g u n a k a n j i k a y a n g diberikan
k u a s a m e m b e r i k a n k u a s a lagi k e p a d a pejabat s a t u tingkat di
b a w a b n y a , sebingga u n t u k beliau (u.b.) d i g u n a k a n setelab a t a s n a m a
(a.n.). Pelimpaban wewenang i n i m e n g i k u t i u r u t a n s a m p a i d u a
tingkat s t r u k t u r a l di bawabnya.
1
-37-
Contoh:
a.n. Menteri Agama
Sekretaris J e n d e r a l ,
u.b.
Tanda Tangan
N u r Arifin
c. U n t u k P e r h a t i a n (u.p.)
A l a m a t s u r a t dengan menggunakan s i n g k a t a n u.p. ( u n t u k perhatian)
u n t u k k e p e r l u a n berikut:
1) u n t u k mempercepat penyelesaian s u r a t y a n g d i p e r k i r a k a n
d i l a k u k a n oleh pejabat a t a u staf tertentu di l i n g k u n g a n i n s t a n s i ;
2) u n t u k mempermudab penyampaian oleb sekretariat penerima
surat pejabat yang dituju dan untuk mempercepat
penyelesaiannya s e s u a i dengan m a k s u d s u r a t ; d a n
3) u n t u k mempercepat penyelesaian s u r a t k a r e n a tidak menunggu
k e b i j a k s a n a a n langsung p i m p i n a n i n s t a n s i .
Contob:
Y t b . Menteri Agama
J a l a n L a p a n g a n B a n t e n g B a r a t No 3 - 4
Jakarta
u.p.
Sekretaris J e n d e r a l
d. P e l a k s a n a T u g a s (Pit.)
K e t e n t u a n penandatanganan p e l a k s a n a tugas y a n g disingkat (Pit.)
sebagai berikut:
1) P e l a k s a n a tugas (Pit.) d i g u n a k a n apabila pejabat y a n g berwenang
menandatangani n a s k a b dinas b e l u m ditetapkan karena
menunggu k e t e n t u a n bidang kepegawaian lebib lanjut.
2) Pelimpaban wewenang bersifat sementara, s a m p a i dengan pejabat
y a n g definitif ditetapkan.
Contob:
N a m a Lengkap N a m a Lengkap
-38-
e. P e l a k s a n a H a r i a n (Plh.)
K e t e n t u a n penandatanganan p e l a k s a n a h a r i a n y a n g disingkat (Plh.)
sebagai berikut:
1) P e l a k s a n a h a r i a n (Plb.) d i p e r g u n a k a n a p a b i l a pejabat y a n g
berwenang menandatangani n a s k a b d i n a s t i d a k berada di tempat
sebingga u n t u k k e l a n c a r a n p e l a k s a n a a n pekerjaan s e b a r i - b a r i
perlu a d a pejabat sementara y a n g menggantikannya.
2) P e l i m p a b a n wewenang bersifat sementara, s a m p a i dengan pejabat
y a n g definitif kembali di tempat.
Contob:
N a m a Lengkap N a m a Lengkap
B . Kewenangan Penandatanganan
1. Kewenangan u n t u k m e l a k s a n a k a n d a n menandatangani s u r a t d i n a s
a n t a r / k e l u a r Kementerian Agama y a n g bersifat k e b i j a k a n / k e p u t u s a n /
a r a b a n berada p a d a pejabat p i m p i n a n tertinggi K e m e n t e r i a n Agama.
2. Kewenangan u n t u k m e l a k s a n a k a n d a n menandatangani s u r a t y a n g tidak
bersifat k e b i j a k a n / k e p u t u s a n / a r a b a n dapat d i s e r a b k a n / d i l i m p a b k a n
k e p a d a p i m p i n a n s a t u a n organisasi di setiap tingkat eselon a t a u pejabat
l a i n y a n g diberi kewenangan u n t u k m e n a n d a t a n g a n i n y a .
3. Penyeraban/pelimpaban wewenang dan penandatanganan
korespondensi k e p a d a pejabat k e p a l a / p i m p i n a n d i l a k s a n a k a n sebagai
berikut:
a) S e k r e t a r i s Jenderal/eselon 1 dapat memperoleb pelimpaban
kewenangan d a n penandatanganan s u r a t d i n a s tentang supervisi,
a r a b a n mengenai r e n c a n a strategis d a n operasional, t e r m a s u k
kegiatan l a i n y a n g d i l a k s a n a k a n oleb organisasi lini pada
K e m e n t e r i a n Agama.
b) P i m p i n a n organisasi lini p a d a setiap j a j a r a n i n s t a n s i pemerintab
dapat memperoleb penyeraban/pelimpaban wewenang dan
penandatanganan s u r a t dinas y a n g b e r k a i t a n dengan p e l a k s a n a a n
tugas d a n fungsi sesuai dengan bidang masing-masing.
-39-
M A T R I K S K E W E N A N G A N PENANDATANGANAN N A S K A H D I N A S
1. Peraturan V
2. Keputusan V V V
3. Instruksi V
4. Pedoman V
5. Surat Edaran V 1/ 1/ V
Standar
Operasional
Prosedur (SOP) V %/ V
6. Surat Perintah/
Surat Tugas
,/
7. Surat Dinas V V V
8. Memorandum V V V i/ V V V V V
9. Nota Dinas V
16. Pengumuman V 1/ 1/
17. Laporan J V V V V V
18 Telaahan Staf V V V V
0
-40-
BAB VI
P E N G G U N A A N L A M B A N G N E G A R A , L A M B A N G K E M E N T E R I A N AGAMA, DAN
CAP DINAS
Gambar 1
L ;
120>24 mm 20,00 mm.
21,50 mm I
f 5.00 mm
M E N T E R I AGAMA
R E P U B L I K INDONESIA
3. C a p J a b a t a n dengan L a m b a n g Negara
a) Pejabat y a n g berwenang menggunakan cap j a b a t a n dengan „
L a m b a n g Negara a d a l a h pejabat negara y a i t u Menteri Agama.
b) B e n t u k d a n spesifikasi cap Menteri Agama dengan lambang g a r u d a
adalab sebagai berikut.
-41 -
L a m b a n g Kementerian Agama
1) B e n t u k Segi L i m a s a m a sisi
M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik bintang b e r s u d u t l i m a y a n g
m e l a m b a n g k a n sila K e t u b a n a n Y a n g M a b a E s a d a l a m P a n c a s i l a ,
b e r m a k n a b a b w a pegawai Kementerian A g a m a s e l a l u mentaati
dan menjungjung tinggi norma-norma agama dalam
m e l a k s a n a k a n tugas pemerintaban d a l a m negara R e p u b l i k
Indonesia y a n g b e r d a s a r k a n P a n c a s i l a .
2) 17 (tujub belas) k u n t u m b u n g a k a p a s , 8 (delapan) b a r i s t u l i s a n
d a l a m kitab s u c i d a n 4 5 (empat p u l u b lima) butir gabab
M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik P r o k l a m a s i K e m e r d e k a a n Republik
Indonesia pada tanggal 17 A g u s t u s 1945, m e n u n j u k k a n
k e b u l a t a n tekad pegawai Kementerian Agama u n t u k membela
kemerdekaan negara k e s a t u a n Republik Indonesia yang
d i p r o k l a m i r k a n pada tanggal 17 A g u s t u s 1945.
3) Padi d a n K a p a s yang melingkar berbentuk b u l a t a n
M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik b a b w a pegawai Kementerian
A g a m a mengemban tugasnya u n t u k m e w u j u d k a n m a s y a r a k a t
y a n g sejabtera, adil, m a k m u r , d a n merata.
4) Kitab S u c i
M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik sebagai pedoman bidup d a n
k e b i d u p a n y a n g serasi a n t a r a kebabagiaan duniawi dan
u k b r o w i , materiil, d a n spirituil dengan r i d b a AUab SWT, T u b a n
Yang Maba E s a .
5) A l a s kitab s u c i
M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik b a b w a pedoman bidup d a n
k e b i d u p a n b a r u s ditempatkan pada proporsi y a n g sebenarnya
s e s u a i potensi dinamis dari kitab s u c i .
6) Semboyan I k b l a s B e r a m a l
M e n y i r a t k a n m a k n a b a b w a pegawai Kementerian Agama d a l a m
mengabdi kepada m a s y a r a k a t d a n negara b e r l a n d a s k a n n i a t
beribadab dengan t u l u s i k b l a s . H a l i n i berarti b a b w a dengan
i m a n y a n g k u a t , tegub, d a n bati y a n g s u c i , serta mengbayati
d a n mengamalkan P a n c a s i l a yang m e r u p a k a n t u n t u t a n serta
pegangan bidup dalam kebidupan bermasyarakat dan
bernegara, Pegawai Kementerian Agama bertekad mengabdi
kepada negara adalab ibadab.
7) Pita
M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik sebagai i k a t a n saling kekeluargaan
d a n p e r s a u d a r a a n y a n g erat dengan bato bersib d a n s u c i .
8) P e r i s a i y a n g b e r b e n t u k segi l i m a s a m a s i s i
M e n y i r a t k a n m a k n a simbolik b a b w a k e r u k u n a n bidup a n t a r
u m a t beragama di Negara Republik Indonesia y a n g b e r d a s a r k a n
P a n c a s i l a dilindungi sepenubnya s e s u a i dengan Undang-Undang
D a s a r Negara Republik Indonesia T a b u n 1945.
9) Warna dan Maknanya
a) W a r n a Dasar adalah Hijau T u a , bermakna keadilan.
b) W a r n a B i n t a n g , Padi, d a n Kitab S u c i a d a l a h K u n i n g E m a s ,
b e r m a k n a keagungan.
-43 -
Contoh G a m b a r :
IL
-45-
B E N T U K DAN
ISI CONTOH KET
UKURAN
1 2 3 4
2 (dua) L i n g k a r a n . a. T u l i s a n Kementerian
G a r i s tengah: Agama.
4 c m d a n 2,80 b. Gambar Lambang
cm Kementerian Agama
Rl : 18,5 m i r Republik Indonesia/
R2 : 17,5 Pendidikan Tinggi
mm Keagamaan Negeri.
R3 : 13,5 mrr
c. N a m a u n i t
organisasi/
Pendidikan Tinggi
Keagamaan Negeri.
d. T u l i s a n Republik
Indonesia.
e. D u a gambar bintang
(sebagai pembatas).
V ^ ^ 4 8 u T o e j 5 ^ /
-46-
3.
Direktorat J e n d e r a l
Pendidikan Islam
4.
Direktorat J e n d e r a l
Penyelenggaraan Haji d a n
Umrah
Direktorat J e n d e r a l
Bimbingan Masyarakat Islam
Direktorat J e n d e r a l
Bimbingan Masyarakat
Kristen
-47-
7.
Direktorat J e n d e r a l
Bimbingan Masyarakat
Katolik
8.
Direktorat J e n d e r a l
Bimbingan Masyarakat
Hindu
9.
Direktorat J e n d e r a l
Bimbingan Masyarakat
Buddba
10.
Inspektorat J e n d e r a l
-48-
11.
B a d a n Penelitian d a n
Pengembangan serta
P e n d i d i k a n d a n Pelatiban
•
12.
K a n t o r Wilayab Kementerian
Agama Provinsi
13.
K a n t o r K e m e n t e r i a n Agama
/A K a b u p a t e n / Kota
14.
^^^^ K a n t o r U r u s a n Agama
Kecamatan
•
-49-
15.
16.
^^^^
B a l a i Penelitian d a n
Pengembangan Agama
17.
M a d r a s a b Aliyab Negeri
• •
18.
M a d r a s a b T s a n a w i y a h Negeri
• •
0
-50-
19.
M a d r a s a h Ibtidaiyah Negeri
20.
f \^^/ j *
A s r a m a Haji E m b a r k a s i
VIr
21.
^^^^^ K a n t o r U r u s a n Haji
Indonesia di Arab S a u d i
22.
P e r g u r u a n Tinggi Keagamaan
Negeri
BAB VII
B E N T U K DAN F O R M A T N A S K A H D I N A S
b. Batang Tubub
B a g i a n batang t u b u b s u r a t edaran terdiri dari:
(1) a l a s a n tentang p e r l u n y a dibuat s u r a t edaran;
(2) p e r a t u r a n perundang-undangan a t a u n a s k a b dinas l a i n
y a n g menjadi d a s a r pembuatan s u r a t edaran; d a n
(3) pemberitahuan tentang bal tertentu yang dianggap
mendesak.
c. Kaki
B a g i a n k a k i s u r a t edaran terdiri dari:
(1) tempat d a n tanggal penetapan;
(2) n a m a j a b a t a n pejabat penanda tangan, y a n g ditulis dengan
b u r u f kapital, d i a k b i r i dengan t a n d a b a c a koma;
(3) t a n d a tangan pejabat penanda tangan;
(4) n a m a lengkap pejabat p e n a n d a tangan, y a n g ditulis dengan
buruf kapital; dan
(5) cap d i n a s .
-52-
Memuat ketentuan
D. Dasar peraturan perundang-
undangan yang menjadi
dasar ditetapkannya
E. ... dan seterusnya.
lA Surat Edaran
Memuat pemberitahuan
tentang hal tertentu
Ditetapkan di Jakarta yang dianggap
pada tanggal... mendesak
MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA,
k Kota sesuai dengan
alamat instansi dan
tanda tangan dan cap jabatan tanggal
penandatanganan
NAMA
Tembusan: Nama jabatan dan
1. nama lengkap yang
2. ditulis dengan huruf
kapital
3. dan seterusnya.
Logo Kementerian
Agama yang telah
dicetak
Yth. 1.
2.
3. dan seterusnya;
Penomoran yang
berurutan dalam satu
SURAT EDARAN
tahun takwin
NOMOR ... TAHUN ...
TENTANG A
(Nama Surat Edaran Menteri Agama) Judul Surat Edaran
yang ditulis dengan
huruf kapital
A. Umum
Memuat alasan
tentang perlu
B. Maksud d a n Tujuan ditetapkannya Surat
Edaran
C. Ruang L i n g k u p
Memuat ketentuan
peraturan perundang-
undangan yang menjadi
D. Dasar
/ d a s a r ditetapkannya
/ J i Surat Edaran
E. ... dan seterusnya.
Memuat pemberitahuan
tentang hal tertentu
yang dianggap
mendesak
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal...
Kota sesuai dengan
alamat instansi dan
a.n.MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA
tanggal
SEKRETARIS JENDERAL,
penandatanganan
tanda tangan dan cap instansi
Nama jabatan dan
NAMA nama lengkap yang
ditulis dengan huruf
Tembusan: kapital,serta nama
1. ...; jabatan yang
2. menandatangani
dengan huruf awal
3. dan seterusnya.
kaoital.
3) S u s u n a n S u r a t Tugas, meliputi:
a. K e p a l a terdiri dari:
1) kop n a s k a b dinas;
2) k a t a S U R A T T U G A S , y a n g ditulis dengan b u r u f kapital
s e c a r a simetris; d a n
3) NOMOR, yang berada d i b a w a b t u l i s a n S u r a t T u g a s dengan
b u r u f kapital.
b. B a t a n g T u b u b terdiri dari:
1) K o n s i d e r a n s meliputi k a t a :
a) Menimbang memuat p e r a t u r a n / d a s a r ditetapkannya
S u r a t Tugas; d a n
-54-
b) D a s a r pertimbangan m e m u a t a l a s a n d i t e t a p k a n n y a
S u r a t T u g a s , d a s a r m e m u a t k e t e n t u a n y a n g dijadikan
l a n d a s a n ditetapkannya S u r a t T u g a s tersebut.
2) D i k t u m d i m u l a i dengan k a t a memberi tugas, y a n g ditulis
dengan b u r u f a w a l k a p i t a l d i c a n t u m k a n s e c a r a simetris,
d i i k u t i dengan k a t a :
a) K e p a d a di tepi k i r i m e m u a t daftar n a m a d a n j a b a t a n
pegawai yang mendapat tugas; d a n
b) U n t u k di bawab k a t a k e p a d a m e m u a t s u b s t a n s i a r a b a n
y a n g ditugaskan.
c. K a k i terdiri dari:
1) N a m a Tempat d a n Tanggal m e m u a t n a m a tempat d a n
tanggal S u r a t T u g a s ;
2) N a m a Jabatan memuat nama jabatan yang
menandatangani, y a n g ditulis dengan b u r u f a w a l k a p i t a l
p a d a setiap a w a l u n s u r n y a , d a n d i a k b i r i dengan t a n d a b a c a
koma;
3) T a n d a T a n g a n m e m u a t pejabat y a n g memberi menugasi;
4) N a m a Lengkap m e m u a t n a m a lengkap pejabat y a n g
menandatangani S u r a t T u g a s , y a n g ditulis dengan b u r u f
a w a l k a p i t a l p a d a setiap a w a l u n s u r n y a ; d a n
5) C a p I n s t a n s i m e m u a t cap Kementerian Agama pada s a t u a n
organisasi y a n g menandatangani.
B e n t u k S u r a t T u g a s y a n g ditandatangani oleb:
a. Pejabat E s e l o n 1
SURAT TUGAS
NOMOR:
Menimbang a. bahwa
b. bahwa
c. ... dst;
Dasar 1.
1
2. • •)
3. .. dst;
Memberi Tugas
Kepada 1.
2.
3. ...dst;
0
-55-
Untuk : 1.
2.
3. ...dst;
Nama Lengkap
SURAT TUGAS
NOMOR:
Dasar 1.
2.
3. dst;
Memberi Tugas
Kepada 1.
2.
3. dst;
Untuk 1.
2.
3. dst;
Nama Lengkap
Tembusan:
Sekretaris Jenderal
-56-
c. Pejabat E s e l o n 11
SURATTUGAS
NOMOR:
Menimbang a. bahwa
b. bahwa
c. ... dst;
Dasar 1.
2.
3. dst;
Memberi Tugas
Kepada 1.
2.
3. dst;
Untuk 1.
2.
3. ... dst;
Nama Lengkap
B . N a s k a h D i n a s Korespondensi
1. Nota D i n a s Korespondensi Intern
a. S u s u n a n d a n B e n t u k Nota D i n a s
1) S u s u n a n N o t a D i n a s
a) Kepala Nota D i n a s terdiri dari:
(1) kop n a s k a h dinas;
(2) k a t a NOTA DINAS, yang ditulis dengan h u r u f k a p i t a l
s e c a r a simetris;
(3) k a t a NOMOR, yang ditulis dengan h u r u f k a p i t a l s e c a r a
simetris;
-57-
b) B a t a n g T u b u h
B a g i a n batang t u b u h Nota D i n a s terdiri d a r i alinea
p e m b u k a , i s i , d a n penutup y a n g singkat, padat, d a n j e l a s .
c) K a k i
B a g i a n k a k i Nota D i n a s terdiri d a r i t a n d a tangan, nama
pejabat, d a n t e m b u s a n (jika perlu).
2) B e n t u k Nota D i n a s
NOTA DINAS
NOMOR:
Yth
Dari
Hal
Tanggal
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Tembusan:
1.
2.
3. ..dst;
-58-
b. S u s u n a n d a n B e n t u k Memorandum
1) S u s u n a n Memorandum
a) K e p a l a Memorandum terdiri dari:
(1) kop n a s k a h dinas;
(2) k a t a M E M O R A N D U M , yang ditulis d i tengah dengan
h u r u f kapital;
(3) k a t a NOMOR, yang ditulis d i b a w a h k a t a M e m o r a n d u m
dengan h u r u f kapital;
(4) k a t a Y t h . , yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital;
(5) k a t a D a r i , yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital;
(6) k a t a H a l , yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital; d a n
(7) k a t a Tanggal, yang ditulis dengan h u r u f a w a l kapital.
b) B a t a n g T u b u h
B a t a n g t u b u h Memorandum terdiri d a r i alinea pembuka,
alinea i s i , d a n alinea penutup y a n g singkat, padat, d a n j e l a s .
c) K a k i
B a g i a n k a k i Memorandum terdiri dari t a n d a tangan d a n
n a m a pejabat serta tembusan j i k a diperlukan.
a) B e n t u k Memorandum Menteri
MENTERI AGAMA
REPUBLIK INDONESIA
MEMORANDUM
NOMOR
Yth
Dari
Hal
Tanggal
-59-
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Tembusan:
1.
2.
3. ..dst.
b) B e n t u k Memorandum pejabat l a i n y a n g d i t u n j u k d a l a m
lingkungan s a t u a n organisasi/kerja s e s u a i dengan tugas,
wewenang, d a n tanggung j a w a b .
MEMORANDUM
NOMOR:
Yth
Dari
Hal
Tanggal
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Tembusan:
-60-
2. N a s k a h D i n a s Korespondensi E k s t e r n ( S u r a t Dinas)
Susunan dan Bentuk Surat Dinas
a. S u s u n a n Surat Dinas:
1) K e p a l a S u r a t D i n a s terdiri dari:
(a) kop n a s k a h dinas;
(b) Nomor, Sifat, L a m p i r a n , d a n H a l , y a n g diketik dengan
b u r u f a w a l kapital di sebelab k i r i d i b a w a b kop n a s k a b
dinas;
(c) tempat d a n tanggal pembuatan s u r a t , y a n g diketik d i
sebelab k a n a n atas sejajar/sebaris dengan nomor;
(d) k a t a Ytb., y a n g ditulis di bawab H a l , d i i k u t i dengan n a m a
jabatan yang dikirimi surat; dan
(e) alamat s u r a t , y a n g ditulis di b a w a b Y t b .
2) B a t a n g T u b u b
B a g i a n batang t u b u b S u r a t D i n a s terdiri d a r i alinea pembuka,
isi, d a n penutup.
3) K a k i
B a g i a n k a k i S u r a t D i n a s terdiri dari:
(a) n a m a j a b a t a n , y a n g ditulis dengan b u r u f a w a l k a p i t a l ,
d i a k b i r i tanda b a c a koma;
(b) t a n d a tangan pejabat;
(c) n a m a lengkap pejabat/penanda tangan, y a n g ditulis
dengan b u r u f a w a l kapital;
(d) stempel/cap dinas, y a n g d i g u n a k a n s e s u a i dengan
ketentuan; d a n
(e) t e m b u s a n , yang memuat n a m a j a b a t a n pejabat penerima
(jika diperlukan).
b. B e n t u k S u r a t D i n a s Menteri Agama
MENTERI AGAMA
REPUBLIK INDONESIA
Yth
(Alinea Pembuka)
-61 -
(Alinea Isi)
(Alinea Penutup)
Menteri Agama,
Nama Lengkap
Tembusan:
1.
2.
3. ..dst;
c. B e n t u k S u r a t D i n a s atas n a m a Menteri A g a m a
Nomor (Tgl.,Bln.,Thn.)
Sifat
Lampiran
Hal
Yth.
(Alinea Pembuka)
(Alinea Isi)
(Alinea Penutup)
(Alinea Penutup)
(Alinea Penutup)
-62-
Nama Lengkap
Tembusan:
1.
2.
3. ..dst;
d. B e n t u k S u r a t D i n a s Pejabat E s e l o n 1
Nomor (Tgl.,Bln.,Thn.)
Sifat
Lampiran
Hal
Yth.
(Alinea Pembuka)
(Alinea Isi)
(Alinea Penutup)
(Alinea Penutup)
Sekretaris Jenderal,
Nama Lengkap
-63-
Tembusan:
1.
2.
3. ..dst;
e. B e n t u k S u r a t D i n a s a t a s n a m a Pejabat E s e l o n 1
Yth.
(Alinea Pembuka)
(Alinea Isi)
(Alinea Penutup)
Nama Lengkap
Tembusan;
1. ...;
2. ...;
3. ..dst;
3. S u s u n a n d a n B e n t u k S u r a t U n d a n g a n
1) S u s u n a n S u r a t Undangan terdiri d a r i ;
a) K e p a l a
B a g i a n k e p a l a S u r a t U n d a n g a n terdiri dari:
(1) kop n a s k a h dinas;
(2) Nomor, Sifat, L a m p i r a n , d a n H a l , y a n g diketik disebelah
k i r i d i bawab kop n a s k a b d i n a s ;
-64-
MENTERI AGAMA
REPUBLIK INDONESIA
Yth
pada hari/tanggal
waktu : pukul
tempat :
acara :
(Alinea Penutup)
Menteri Agama,
Nama Lengkap
-65 -
3) B e n t u k S u r a t Undangan Pejabat E s e l o n 1
pada hari/tanggal
waktu : pukul
tempat
acara :
(Alinea Penutup)
Sekretaris Jenderal,
Nama Lengkap
JL
-66-
Lampiran Surat....
Nomor
Tanggal :
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Sekretaris Jenderal,
Nama Lengkap
-67-
4) B e n t u k K a r t u Undangan
MENTERI AGAMA
REPUBLIK INDONESIA
pada acara
4. N a s k a h D i n a s K h u s u s
a. S u s u n a n d a n B e n t u k B e r i t a A c a r a terdiri dari:
1) K e p a l a B e r i t a A c a r a terdiri dari:
(a) kop N a s k a h D i n a s ;
(b) k a t a B E R I T A A C A R A ditulis dengan b u r u f k a p i t a l s e c a r a
simetris; d a n
(c) k a t a NOMOR ditulis dengan b u r u f k a p i t a l secara simetris.
2) B a t a n g t u b u b
B a g i a n batang t u b u b B e r i t a A c a r a terdiri dari:
(a) t u l i s a n b a r i , tanggal, d a n t a b u n , serta n a m a d a n j a b a t a n
p a r a p i b a k y a n g membuat B e r i t a A c a r a ; d a n
(b) s u b s t a n s i B e r i t a A c a r a .
3) K a k i
B a g i a n k a k i B e r i t a A c a r a m e m u a t tempat p e l a k s a n a a n
penandatanganan n a m a jabatan/pejabat d a n t a n d a tangan
p a r a p i b a k d a n p a r a s a k s i / y a n g mengesabkan.
-68 -
K E M E N T E R I A N AGAMA R E P U B L I K I N D O N E S I A
SEKRETARIAT J E N D E R A L
J a l a n L a p a n g a n B a n t e n g B a r a t Nomor 3-4 J a k a r t a 1 0 7 1 0
Telepon (021) 3811244-3811642-3811654-3811658-3811679-3811779-3812216
F a k s i m i l e (021) 3 5 0 3 4 6 6 S I T U S w w w . k e m e n a g . g o . i d
BERITA ACARA
NOMOR:
1.
2. dan seterusnya.
Dibuat di
Mengetahui/Mengesahkan
Nama Jabatan,
Tanda tangan
Nama Lengkap.
c. S u r a t Keterangan
S u s u n a n d a n B e n t u k S u r a t Keterangan terdiri dari:
1) K e p a l a S u r a t Keterangan terdiri dari:
(a) kop Naskab D i n a s ;
(b) k a t a S U R A T P E N G A N T A R ditulis dengan b u r u f k a p i t a l
s e c a r a simetris; d a n
-69-
B e n t u k S u r a t Keterangan
SURAT KETERANGAN
NOMOR:
Nama :
NIP
Jabatan :
Nama
NIP :
Pangkat/golongan
Jabatan
dan seterusnya
Jakarta,
Nama Lengkap
1
-70-
S u r a t Pengantar
S u s u n a n d a n B e n t u k S u r a t Pengantar terdiri dari:
1) K e p a l a S u r a t Pengantar terdiri dari:
(a) kop N a s k a h D i n a s ;
(b) k a t a NOMOR ditulis dengan b u r u f k a p i t a l s e c a r a simetris;
(c) tanggal;
(d) Ytb.;
(e) n a m a j a b a t a n d a n n a m a a l a m a t y a n g d i t u j u ; d a n
(1) k a t a S U R A T P E N G A N T A R ditulis dengan b u r u f k a p i t a l
s e c a r a simetris.
2) B a t a n g T u b u b
B a g i a n batang t u b u b S u r a t Pengantar d a l a m bentuk kolom
terdiri dari:
(a) nomor u r u t ;
(b) j e n i s y a n g d i k i r i m ;
(c) b a n y a k n y a n a s k a b / b a r a n g ; d a n
(d) keterangan.
3) K a k i
B a g i a n k a k i S u r a t Pengantar terdiri dari:
(a) pengirim y a n g berada di sebelab k a n a n , y a n g meliputi:
(1) n a m a j a b a t a n pembuat pengantar;
(2) t a n d a tangan;
(3) n a m a dan NIP; dan
(4) stempel j a b a t a n / i n s t a n s i .
(b) penerima y a n g berada di sebelab k i r i , y a n g meliputi:
(1) n a m a j a b a t a n penerima;
(2) t a n d a tangan;
(3) n a m a dan NIP;
(4) cap i n s t a n s i i n s t a n s i ;
(5) nomor telepon/faksimile; dan
(6) tanggal penerimaan.
-71 -
B e n t u k Surat Pengantar
SURAT PENGANTAR
NOMOR SP-.../.../.../.../,
Diterima tanggal
Penerima, Pengirim,
Nama jabatan, Nama jabatan,
No. Telepon:
No. Faksimile:
Catatan:
Setelah diterima, lembar kedua harap dikirimkan kemball kepada pengirim
e. Laporan
S u s u n a n d a n B e n t u k N a s k a h D i n a s L a p o r a n terdiri dari:
1) K e p a l a N a s k a h D i n a s L a p o r a n terdiri d a r i :
a) k o p N a s k a h D i n a s ;
b) k a t a L A P O R A N ditulis dengan buruf kapital secara
simetris;
c) k a t a T E N T A N G ditulis dengan buruf kapital secara
simetris;
d) j u d u l laporan y a n g ditulis dalam buruf kapital dan
d i l e t a k k a n secara simetris.
-72-
1) Batang Tubuh
B a g i a n batang t u b u b L a p o r a n terdiri dari:
a) P e n d a h u l u a n , yang m e m u a t penjelasan u m u m , m a k s u d
d a n t u j u a n , serta r u a n g lingkup d a n s i s t e m a t i k a
Laporan;
b) Materi Laporan, y a n g terdiri a t a s kegiatan yang
dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, basil
p e l a k s a n a a n kegiatan, h a m b a t a n y a n g dihadapi, d a n b a l
l a i n y a n g perlu dilaporkan;
c) S i m p u l a n d a n s a r a n , sebagai b a b a n pertimbangan; d a n
d) Penutup, y a n g m e r u p a k a n a k b i r L a p o r a n , memuat
barapan/permintaan araban/ucapan terima kasib.
2) Kaki
B a g i a n k a k i Laporan terdiri dari:
a) tempat d a n tanggal pembuatan L a p o r a n ;
b) n a m a j a b a t a n pejabat pembuat Laporan, yang ditulis
dengan b u r u f a w a l k a p i t a l ;
c) t a n d a tangan; d a n
LAPORAN
TENTANG
A. Pendahuluan
1. Umum
2. Maksud dan Tujuan
3. Ruang Lingkup
4. Dasar
C. Hasil y a n g D i c a p a i
Penutup
Dibuat di
pada tanggal
Nama Lengkap
f. T e l a a h a n Staf
S u s u n a n d a n B e n t u k N a s k a h D i n a s T e l a a h a n Staf
1) K e p a l a N a s k a h D i n a s T e l a a h a n S t a f terdiri dari:
a) kop N a s k a h D i n a s ;
b) k a t a T E L A A H A N S T A F ditulis dengan b u r u f k a p i t a l secara
simetris;
c) kata TENTANG ditulis dengan buruf kapital secara
simetris; d a n
d) j u d u l telaahan staf ditulis dengan b u r u f k a p i t a l secara
simetris.
2) Batang Tubub
B a g i a n batang t u b u b T e l a a h a n Staf terdiri dari:
a) Persoalan, y a n g memuat p e r n y a t a a n singkat d a n j e l a s
tentang persoalan y a n g a k a n dipecabkan;
b) Praanggapan, yang m e m u a t d u g a a n y a n g beralasan,
b e r d a s a r k a n data y a n g a d a , saling berbubungan s e s u a i
dengan situasi yang dihadapi, dan merupakan
k e m u n g k i n a n kejadian di m a s a y a n g a k a n datang;
c) F a k t a y a n g mempengaruhi, y a n g m e m u a t fakta y a n g
m e r u p a k a n l a n d a s a n a n a l i s i s d a n pemecahan persoalan;
d) A n a l i s i s pengarub praanggapan d a n fakta terbadap
persoalan d a n a k i b a t n y a , h a m b a t a n serta k e u n t u n g a n
d a n k e r u g i a n n y a , pemecahan a t a u c a r a bertindak y a n g
m u n g k i n a t a u dapat d i l a k u k a n ;
e) K e s i m p u l a n , yang m e m u a t i n t i s a r i b a s i l d i s k u s i , y a n g
m e r u p a k a n piliban c a r a bertindak a t a u j a l a n k e l u a r ; d a n
f) T i n d a k a n y a n g d i s a r a n k a n , y a n g m e m u a t secara r i n g k a s
d a n j e l a s s a r a n a t a u u s u l t i n d a k a n u n t u k mengatasi
persoalan y a n g dihadapi.
3) Kaki
B a g i a n k a k i T e l a a h a n Staf terdiri dari:
a) n a m a j a b a t a n pembuat telaahan staf, y a n g ditulis dengan
h u r u f a w a l kapital;
b) t a n d a tangan;
-74-
c) n a m a lengkap; d a n
d) daftar l a m p i r a n .
B e n t u k N a s k a h D i n a s T e l a a h a n Staf
TELAAHAN STAF
TENTANG
A. Persoalan
Bagian persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang
persoalan yang akan dipecahkan.
B. Praanggapan
Praanggapan memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data dan
saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan
kemungkinan kejadian dimasa mendatang.
C. Fakta yang Mempengaruhi
Bagian fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan
landasan analisis dan pemecahan persoalan.
D. Analisis
Bagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan dan fakta
terhadap persoalan serta akibatnya, hambatan serta keuntungan dan
kerugiannya, serta pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau
dapat dilakukan.
E. Kesimpulan
Bagian simpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan dan satu
cara bertindak atau jalan keluar sebagai pemecahan persoalan yang
dihadapi.
F. Saran Tindakan
Bagian saran memuat secara ringkas dan jelas tentang saran
tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi.
Nama Jabatan
Tanda Tangan
B A B VIII
PENUTUP
Pedoman T a t a N a s k a h D i n a s p a d a K e m e n t e r i a n A g a m a i n i m e r u p a k a n
a c u a n bagi Kementerian Agama p u s a t d a n d a e r a h d a l a m menyusun
P e l a k s a n a a n T a t a N a s k a h D i n a s s e s u a i dengan k e p e r l u a n masing-masing.
A.GAMA R E P U B L I K I N D O N E S I A ,
IM SAIFUDDIN