BAB III

EVALUASI DAN KENDALA

A. EVALUASI

- Persiapan

Dalam hal persiapan konsep Inchall 2018 mengalami sedikit perbedaan dari tahun 2017, yang
terletak pada konsep stage pertama. Persiapan konsep sudah dipersiapkan dengan matang,
hanya saja saat rapat komunal mendekati hari pelaksanaan INCHALL jumlah panitia yang
datang tidak maksimal, sehingga keseluruhan persiapan teknis juga menjadi kurang maksimal.
Selain itu, pembagian job desc tiap sie sudah cukup jelas namun pembagian workloadnya
kurang merata sehingga hanya orang itu saja yang mengerjakannya dikarenakan koordinasi
sie dengan anggota yang belum efektif. Kendala lain yang muncul adalah dalam hal
peminjaman tempat karena dibutuhkan waktu yang lama untuk proses peminjaman tempat
guna melaksanakan stage 1. Selain itu adanya pemberitahuan yang mendadak berkaitan
dengan pembatalan perjanjian peminjaman tempat untuk stage 2 oleh pihak perpustakaan
ITS membuat persiapan pemindahan lokasi dan perijinan tempat juga mendadak dilakukan.
Selain itu kehadiran panitia juga sering terlambat untuk melakukan persiapan baik dalam hal
teknis persiapan sebelum stage berlangsung atau pun berkaitan dengan masalah simulasi
pelaksanaan stage 2. Dan kurangnya LO teknis juga menjadi kendala pada beberapa stage
dikarenakan banyak pantia yang tabrakan dengan jadwal kuliah. Namun dengan koordinasi
dan komunikasi yang baik semua permasalahan dapat diselesaikan.

- Pelaksanaan

Berikut ini merupakan evaluasi terhadap pelaksanaan INCHALL 2018.

1. Preliminary Stage

Pada babak ini terdapat kendala berupa peserta yang saat mengerjakan soal tiba-tiba tidak
bisa ke next page dikarenakan koneksi internet yang lambat. Sehingga membuat mengurangi
waktu pengerjaan. Kemudian solusinya adalah dengan meminta waktu tambahan dengan
cara me-reset waktu didalam webnya. Selain itu terdapat beberapa peserta reschedule
melebihi batas waktu yang ditentukan, di hari ke 5 prelim bersamaan dengan pengumuman
semifinal ie games yang menyebabkan website menjadi down dan admin OA yang slow
respond sehingga menyebabkan misscom dengan peserta terkait jadwal prelim.

2. Semifinal dan Final Stage

Panitia yang hadir tidak tepat waktu sehingga banyak dilakukan persiapan yang terburu-
terburu sebelum stage berlangsung dan terdapat beberapa rundown yang mundur seperti
pada saat jam mulainya acara opening, saat social night yang dikarenakan kedatangan peserta
cukup lama di lokasi. Namun untuk stage pertama jadwal sudah sesuai bahkan lebih cepat
dari rundown. Kendala lain yang dihadapi adalah kurangnya resource saat stage 1 dan stage 2
berlangsung sehingga pembagian plotting sebagi LO teknis cukup sulit. Tidak jarang venue
yang digunakan belum siap saat peserta sudah datang sehingga berpotensi mengakibatkan
rundown molor. Selain itu, pada tiap stage jarang ditemukan sie dokumentasi dikarenakan
panitia yang datang telat dan juga kurangnya koordinasi dalam hal komunikasi yang terpusat
pada koornya saja sehingga menyebabkan anggota tidak mendapat informasi yang
menyeluruh.

- Kepanitiaan

Sie Acara :

Penggambaran layout yang kurang jelas untuk acara opening dan social night yang belum
dibuat hingga hari H menybebakan bingungnya jalur masuk dan terdapat acara yang molor
seperti saat cultural night karena kedatangan peserta yang terlalu lama di lokasi. Pada saat
stage 2 acara molor dikarenakan kurangnya resource dari panita. Selain itu, pembagian job
desc PIC yang kurang merata seperti pada stage 2, yang menjadi PIC hanya satu orang
sehingga menyebabkan kewalahan dan harus menghandle semuanya. Dan juga, kurangnya
koordinasi dengan sie lain.

Sie Perlengkapan :

Kurangnya resource saat persiapan sebelum stage berlangsung, banyaknya panitia sie perkap
yang masih terlambat saat hari H pelaksanaan stage. Selain itu kurangnya koordinasi dengan
sie lain membuat perkap harus menyediakan barang-barang secara mendadak, sehingga
kurang maksimal. Dan juga, jika ingin meminta bantuan dengan sie lain sebaiknya membuat
list apa saja yang dibutuhkan dan diperlukan.

Sie Keamanan dan Perizinan

Pembagian resource yang standby saat acara berlangsung masih kurang. Ditambah lagi
peminjaman tempat yang molor dari rencana karena sie kamzin kurang memperjelas atau
mem follow up masalah perijinan ruangan. Selaiin itu, kurangnya koordinasi dengan sie lain
seperti pada waktu ishoma di lantai 6, harusnya isho ditempat lain sehingga sie dekor dapat
mempersiapkan dekorasinya untuk malam social night.

Sie Dekorasi

Untuk malam social night dekorasi kurang dipersiapkan dikarenakan kurangnya resources
untuk membantu memasang dekorasi sepanjang plaza sehingga sewaktu peserta datang,
panitia masih mendekor ruangan.

Sie Transport

Kurangnya panitia yang stand by saat racer dibutuhkan dikarenakan kesulitan membagi
resource saat rundown berubah menjadi maju atau mundur sehingga panitia yang stand by
susah dicari.
Sie Konsumsi dan Kesehatan

Pembagiann job desc yang kurang merata sehingga kurangnya resource yang stand by saat
pembagian konsumsi kepada peserta. Selain itu, pemesanan catering yang mendadak pada
saat hari H menyebabkan kurangnya kesiapan. Untuk tiap stage, belum terdapat kotak P3K
dikarenakan seringnya lupa membawa kotak P3K. Pada saat Company Visit terdapat
misscomm dengan PIC INCHALL dikarenakan dari pihak perusahaan ternyata menyediakan
makan siang dan sie konsum telanjur memesan makanan di sekitar perusahaan sehingga
anggaran untuk sie konsum menjadi over budget.

Sie Humas

Harusnya mengundang semua dosen untuk menghadiri acara opening dan closing
dikarenakan sewaktu opening tamu dosen yang datang sedikit sekali dan tidak ada sambutan
dari perwakilan ITS. Dan kurangnya followup terkait tamu yang menghadiri opening dan
closing.

Liaison Officer

Sulitnya pembagian job desc LO karena jadwal kuliah LO1 dan LO2 yang berbenturan.
Kurangnya koordinasi antara LO dengan sie lain seperti pada stage 1 peserta sudah verada di
lokasi padahal venue masih banyak yang belum siap. Masih kurangnya penerapan
penggunaan bahasa inggris untuk berkomunikasi selama berlangsungnya INCHALL 2018 juga
kurangnya perhatian LO terhadap adanya perubahan info-info sehingga terjadi
misscommunication.

Anggaran

Anggaran yang didapat dari pihak sponsor paska hari H berlangsungnya INCHALL. Sehingga
kekurangan anggaran biaya INCHALL 2018 harus mengambil anggaran dari Kas IE Fair dan Kas
IE Games 12th Edition. Dan tidak mendapat sponsor dari pihak Ikoma dikarenakan proposal
yang baru disetujui tepat dua hari sebelum hari H

B. KENDALA DAN SOLUSI

Berikut ini merupkan kendala dan soulusi pada pelaksanaan INCHALL
2018.
 Tahap Persiapan
Kendala Solusi
Banyaknya panitia yang tidak Rapat harus dijadwal dengan teratur dan
datang pada rapat menjelang dijarkomkan lebih awal serta dijelaskan
hari pelaksanaan INCHALL. agenda pelaksanaan rapat . Pemberian

Terdapat perubahan konsep
sebelum stage berlangsung.
Kehadiran panitia masih sering
telat untuk mempersiapkan
kebutuhan stage.
 Preliminary Stage
Kendala
Beberapa peserta reschedule
melebihi batas waktu yang
ditentukan
Di hari ke 5 prelim bersamaan Meningkatkan koordinasi dengan event Ie
dengan pengumuman semifinal ie Games agar tidak berbenturan jadwalnya.
games yang menyebabkan website
menjadi down
 Semifinal dan Final Stage
Kendala
Rundown yang molor saat Social
Night.
Terdapat panitia yang masih
datang terlambat saat stage
berlangsung.
Kurangnya resource saat stage 1
dan 2 berlangsung.
Venue yang digunakan belum
siap.
Kurangnya resource untuk
mempersiapkan venue.
sangsi bagi panitia yang tidak bekerja
maksimal di tahap persiapan INCHALL
berupa penahanan sertifikat panitia.
Dilakukan penjadwalan briefing untuk
simulasi stage
Melakukan persiapan satu hari sebelumnya
agar tidak terlalu mendadak untuk
mempersiapkan kebutuhan stage.
Solusi
Adanya pembatasan untuk resechedule
jadwal.
Solusi
Mempersingkat durasi acara seminimal
mungkin dan merencanakan backup plan jika
rundown molor.
Memberikan teguran dan peringatan berupa
sangsi tidak mendapatkan sertif jika
terlambat lagi.
Meminta bantuan dari BPH dan angkatan
2013 untuk menjadi LO teknis.
LO dapat mengajak peserta berkeliling sekitar
lokasi, dan panitia harus mempersiapkan
venue sebelum digunakan.
Meminta bantuan BPH HMTI ITS dan sie lain
untuk membantu persiapan.
Pada tiap stage tidak terdapat kotak
P3K
Tamu undangan yang hadir
pada acara opening jumlahnya
sedikit
Adanya misscomm antara LO
dengan sie lain dalam hal
kesiapan stage
Antar koor dan anggota harus saling
mengingatkan untuk memastikan kotak P3K
harus ada ditiap stage
Mengundang semua dosen TI dan melakukan
followup lebih lanjut
Memilih satu atau dua orang yang dijadikan
sebagai acuan pada saat chat di group agar
tidak terjadi miss persepsi