Evaluasi Kegiatan Seminar

Sebelum Hari H
o SieAcara
1. Tidak pernah rapat internal
2. Acara molora
3. Pembagian job desk berantakan
4. Persiapan kurang matang
5. Kurang koordinasi ke setiap sie.
o Sie Kesekertariatan
1. Kurang Anggota
2. Kurang teliti. Ada yang sudah bayar, tapi tidak tertulis.
o Sie Sponsorship
1. Proposal H-11 belum jadi
o Sie Konsumsi
1. Anggota kurang
2. Kurang aktif. Ada yang kerja pada hari H saja.
o SiePerlengkapan
1. Kurang Anggota
2. Kurang koordinasi dengan petugas Auditorium
3. Meja tamu kurang, tidak sesuai ketentuan
4. Koordinasi dengan rumah tangga kurang
5. Proposal peminjaman audit terbengkalai
o SieHumas
1. Narasumber gak jelas
2. Tidak ada akomodasi pulsa
3. Undangan untuk SMA / SMK terlalu mepet
o Sie Dekdok
1. Kurang Personil (anggota ada yang tidak bekerja)
2. Kurang pengetahuan untuk design
3. Kesalahan dalam pengeditan MMT
o SieBendahara
1. Kurang kerjasama antara bendahara 1 dan bendahara 2
o Sie Sekertaris
1. Pembuatan proposal tidaktepatwaktu
2. KurangAnggota

Hari H seminar
o SieAcara
1. Keteteran
2. Acara molor gak sesuai jadwal
3. Pembagian tugas gak jelas
o Sie Kesekertariatan

o
o

o
o

o
o

1. Bingung saat regristrasi

2. Pembagian jobdesk internal kurang
Sie Sponsorship
SieKonsumsi
1. Pembagian tugas internal kurang
2. Gak ada snack di depan pembicara/moderator
3. Pemberian snack tamu/pembicara harus urut jangan stengah-stengah lalu
pindah
Sie Perlengkapan
1. Koordinasi antar internal perekap kurang karena kekurangan personil ada
yang sakit
2. Peminjaman taplak kurang
Sie Humas
1. Kurangnya koordinasi penanggungjawab pembicara dan sieacara
2. Tempat transit tidak ada koordinasi
Sie Dekdok
1. Kurangnya kesiapan dalam mengambil momen yang tepat
2. Penyerahan plakat yang tidak diabadikan dan plakat tidak dibuka.
3. Ada pihak luar panitia yang ikut campur
SieBendahara
1. Rekap uang OTS yang bingung
2. Rekap kuitansi tidakter kumpul
Sie Sekertaris
1. Sura tijin panitia dan peserta harus dibuatjauh-jauhhari
2. Surat Undangan untuk SMA/SMK telat
3. Surat Pembicara telat
4. Surat untuk UMKM dan peminjaman audit telat
5. Materi narasumber di minta sebelum hari H dan file nyadisimpan

Humas
o Kalau mau mencari narasumber keinstansi buat surat terlebih dahulu, surat
berupa konsultasi pembicara (kalau tidak tahu siapa yang akan dituju
narasumbernya).
o Kalau sudah tahu nama narasumbernya langsung ditulis nama yg dituju
o Cari pembicara langsung kepraktisi jangan keinstansi
KetuaPanitia
o Ketua himpunan yang duduk di depan, ketua panitia yang mengendalikan
acara.
o Seminar kalau bisa jangan hari senin
o Sertifikat diusahakan hari H langsungjadi
o Pembayaran H- mendekati seminar harus sudah ditutup
o OTS harus sesuai kuota yg ditentukansaja

o Sertifikat maks delay H+7

Target KepengurusanBaru
o Buat time schedule yang rapiterorganisasi
o Penentuan tema dan perencanaan seminar melibatkan senior dandirapatkan
internal.
o Penentuan tema minimal H-180hari (6 bulan)
o Dana musker harus dicekterus tiap minggunya.

Pra Acara
Dep Kominfo

kesulitan dalam menentukan tema

kesulitan pembentukan panitia

Sekertaris
adminstrasi berupa proposal dan surat-surat terlambat

Kesekertariatan
kesulitan dalam rekab pendaftaran
pembagian job des internal kurang

Bedahara
kesulitan dalam penyususan RAB
kurang kordinasi dengan anggota lain

Perlengkapan
kurang koordinasi dengan anggota lain
kurang koordinasi dengan tempat penyelengara

konsumsi
survei jenis snack kurang efektif

Acara
sulit menentukan narasumber sesuai tema yang diharapkan
kurang matang dalam penyusunsn acara karena minim rapat internal
pembagian job desk kurang untuk tiap seksi
kurang koordinasi dengan setiap sie

Dekorasi dokumentasi
kesulitan dalam membuat desain komponen pendukung acara karena minim
keahlian

kurang kerjasama dengan anggota lain

Humas
kesulitan dalam mencari jaringan sonsorsip
kesulitan dalam mengirim proposal sponshorsip, karena minim waktu

Acara
sekertaris

kesekertariatan
kesulitan dalam registrasi karena minim bantuan dari panitia pelaksana lain

bendahara

perlengkapan
kurang koordinasi internal perkap
properti waktu hari H ada yang kurang

konsumsi
pembagian tugas pada hari H kurang
pemberian snack tamu kurang merata

humas
kurang koordinasi dengan sie acara

dekdok
kurang tepat dalam mengambil momen foto
ada pihak yang mengganggu dari luar panitia

Pra Acara
kesulitan dalam menentukan tema

kesulitan pembentukan panitia

adminstrasi berupa proposal dan surat-surat terlambat
kesulitan dalam penyususan RAB
sulit menentukan narasumber sesuai tema ditetapkan
kurang matang dalam penyusunan acara karena minim rapat internal
pembagian pengarahan job desk kurang untuk tiap seksi
kurang kordinasi dengan internal anggota sie
kurang koordinasi dengan tempat penyelengara
survei jenis snack kurang efektif
kesulitan dalam membuat desain komponen pendukung acara karena minim
keahlian
kesulitan dalam mencari jaringan sonsorsip
kesulitan dalam mengirim proposal sponshorsip, karena minim waktu
kesulitan dalam rekab pendaftaran

Acara
kesulitan dalam registrasi karena minim bantuan dari panitia pelaksana lain
kurang koordinasi internal perkap
properti waktu hari H ada yang kurang
pembagian tugas panitia pada hari H kurang
pemberian snack tamu kurang merata
kurang koordinasi dengan sie acara
kurang tepat dalam mengambil momen foto
ada pihak yang mengganggu dari luar panitia

solusi

Menetapkan departemen yang berwenanag sebagai Steering Committee (SC)

sebagai perencana untuk mempermudah dalam perencanaan kegiatan dan
pembentukan tim pelaksana
Steering Committee (SC) diharuskan membuat Kerangka Acuan Kerja sebagai
garis besar kegiatan
Menetapkan Steering Committee (SC) sebagai pengawas tim pelaksana yang
bertugas membimbing dan mengawasi tim pelaksana
Membuat rapat efektif untuk internal seksi acara berdasarkan pengawasan steering
committee untuk mematangkan kegiatan
Memperbanyak komunikasi dengan orang-orang yang lebih
dalam menentukan narasumber dan relasi sponsorship

berpengalaman

Pada hari H steering committee bertugas memeriksa persiapan kegiatan dan

mengawasi jalannya kegiatan dan bertugas menilai kegiatan