OLEH:

KAMARZAMAN BIN MD SHARIF

DEFINASI
Perbincangan formal di antara dua pihak
atau lebih untuk mencapai objektif bersama
melalui proses komunikasi.
Mesyuarat adalah berbeza di antara
satu sama lain mengikut jenis, objektif,
keahlian dan organisasi.

TUJUAN MESYUARAT
Asas mengapa sesuatu mesyuarat itu dijalankan:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Penyampaian dan pertukaran maklumat

Kerjasama projek, penyelarasan dan komunikasi
Penyelesaian konflik/mengatasi krisis
Analisa halacara dan perancangan masa depan
Memperbaiki kerja-kerja semasa
Latihan dan pembangunan

MESYUARAT BERSIRI

- Berkala dan ada kesinambungan

- Melebehi sekali dalam tempoh tertentu
- Ahli, mengikut jawatan/fungsi
- Agenda, tersusun dan tetap

MESYUARAT KHAS

- Ad-hoc
- Sekali atau beberapa kali mengikut keperluan
- Ahli, terdiri dari pelbagai kepakaran berkaitan
- Agenda, ringkas tetapi mendalam/terperinci
- Nama, menjelaskan tujuan/fungsi

Mesyarat jarang diadakan

Minit lewat dihantar
Agenda tidak ditetapkan/tidak jelas
Tiada sumbangan semasa mesyuarat
Wakil terlalu junior untuk beri keputusan
Kurang perancangan/persedian
Sikap tidak komited dan dedicated
Tidak ada follow-up and follow-through

PENGURUSAN MESYUARAT
BERKUALITI

Mempunyai agenda dan objektif yang jelas

Bermula dan berakhir mengikut ketetapan masa
Kemudahan fizikal yang sesuai dan selesa
Notis panggilan mesyuarat yang mencukupi
Ahli yang hadir mempunyai kepakaran
Perbincangan yang diadakan secara positif

Peranan Pengerusi yang berkesan

Peranan Setiausaha yang berkesan
Peranan Ahli/Anggota
Minit mesyuarat direkodkan dengan tepat
Tindakan susulan dilaksanakan dengan

berkesan

Tertakluk kepada peranan yang dimainkan

oleh 3 watak utama;
- Pengerusi
- Setiausaha/Urusetia
- Ahli/Anggota

MERANCANG MESYUARAT
Prinsip 5W+1H
Mengapa perlu diadakan? (Why?)
Apakah objektif yang hendak dicapai?(What?)
Bilakah mesyuarat hendak diadakan?(When?)
Siapakah yang perlu dijemput?(Who?)
Dimanakah mesyuarat hendak diadakan?(Where?)
Bagaimana mesyuarat hendak dikendalikan?
(How?)
Ini memerlukan perbincangan antara Pengerusi
dan Setiausaha/Urusetia.

SEBELUM MESYUARAT
SETIAUSAHA/URUSETIA
Menentukan agenda, tarikh, masa, jemputan
(bincang dengan Pengerusi), dan tempat.
Membuat tempahan bilik.
Menentukan kertas kerja disediakan (jika
berkenaan).

Menghantar jemputan.
Memastikan persediaan kemudahan bilik.
Menentukan kehadiran
Adakan perbincangan sebelum mesyuarat.

AGENDA MESYUARAT
i. Perutusan pengerusi
ii. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu
iii. Perkara-perkara berbangkit
iv. Senarai perkara-perkara baru yang hendak
dibincangkan (jika ada)
v. Pembentangkan kertas-kertas kerja (jika
ada)
vi. Hal-hal lain
vii. Penutup

TEMPAHAN BILIK MESYUARAT

Nama mesyuarat
Nama Pengerusi
Nama Setiausaha
Tarikh, masa mula dan masa dijangka tamat
Bilangan ahli/anggota yang akan hadir
Peralatan/kemudahan yang diperlukan
Jenis minuman dan jamuan ringan yang
diperlukan

PENYEDIAAN KERTAS KERJA

15 hari (hari kerja?) sebelum mesyuarat,
semua kertas kerja diterima
Salinan kertas kerja yang diperlukan?
Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif
(sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat
tidak termasuk lampiran)

JEMPUTAN MESYUARAT
SEKURANG-KURANG 10 HARI (HARI BEKERJA?)
SEBELUM MESYUARAT
NYATAKAN:
Nama mesyuarat
Tarikh dan tempat
Masa mula dan masa dijangka tamat
Agenda
Nama pengerusi

PERSEDIAAN BILIK MESYUARAT

Menentukan bilik berada dalam keadaan
bersih, kemas dan teratur
Tempat duduk mencukupi
Lebel nama mengikut keperluan
Alat pembesar suara, PC/Projektor/LCD,
disediakan
Kertas dan pensil disediakan

sambung
Jam dinding yang tepat berfungsi
Gelas dan jug berisi air
Gula-gula
Whiteboard yang bersih beserta pen dan
pemadan
Menentukan semula tempahan minuman
telah dibuat

Hubungi ahli/anggota mesyuarat:

- telefon, fax, e-mail, dsb.
Sediakan senarai 1 hari sebelum
mesyuarat.

PERBINCANGAN PRA MESYUARAT

Mengadakan perbincangan dengan Pengerusi:
Perkara/isu yang akan dibincang
Meneliti maklum balas yang diterima
Mengenal pasti tindakan yang perlu diambil
Adakan beberapa (dua?) hari sebelum

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

Setiausaha/Urusetia
Senarai nama kehadiran mesyuarat
Senarai nama tidak hadir dan alasan
Catatkan perkara penting yang dibincangkan dalam
mesyuarat
Keputusan yang dibuat
Tindakan susulan yang perlu diambil

PADA AWAL MESYUARAT:

Datang awal, sebelum waktu mula
Mulakan pada waktunya
Wujudkan suasana yang sesuai/baik
Maklumkan tujuan/objektif dan agenda

SEMASA PERBINCANGAN:
Beri peluang sama rata kepada ahli
Galakkan penyertaan
Kawal perbincangan
Kekalkan suasana harmoni
Beri kesimpulan dari masa ke masa
Agenda dibincang satu persatu

AKHIR MESYUARAT:
Rumuskan perkara utama yang dibincang
Maklumkan keputusan yang telah diambil
Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil
Tetapkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat

akan datang

Sebelum mesyuarat - buat persiapan dan tiba

awal
Semasa mesyuarat - memberi sumbangan
berkesan, mematuhi peraturan dan tatacara
Selepas mesyuarat - lapor kepada pihak
berkenaan mengenai apa yang dibincang dan
diputuskan, ambil tindakan atas keputusan dan
maklumbalas kepada Urusetia.

SELEPAS MESYUARAT
SETIAUSAHA/URUSETIA
Penyediaan Minit
Format Minit Mesyuarat
Susunan Nama Ahli-ahli mesyuarat
Catatan Perbincangan
Pengesahan Maklum Balas Pelaksanaan Keputusan
Mesyuarat
Bilangan
Rujukan Minit

sambung
Laporan Maklum Balas Oleh Urusetia

Cabutan keputusan

Ringkasan dan ulasan Urusetia

Maklum balas dari ahli/anggota mesyuarat

Senarai ahli/anggota yang belum memberi

maklum balas

MESYUARAT BERKUALITI
Bersiri - pendek (2 - 3 jam)
Ad-hoc - mengambil masa bersesuaian dengan
isu/perkara
Memberi banyak maklumat
Keputusan dibuat dengan persetujuan terbanyak
Keputusan dibuat dengan tegas
Setiap keputusan diambil tindakan segera

SEKIAN, TERIMA KASIH,

WASSALAM