RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

Peningkatan Efektifitas Penyusunan Anggaran Dengan Membuat Sistem

Pengendalian Anggaran Elektronik Di RSUP DR. Wahidin Sudirohusodo Makassar

FURQAN DJAMALUDDIN

NIP 1980072120051001

BALAI PELATIHAN KESEHATAN CIKARANG

KEMENTERIAN KESEHATAN

TAHUN 2016
1. Identitas Proyek

Judul :

Peningkatan Efektifitas Penyusunan Anggaran Dengan Membuat Sistem

Pengendalian Anggaran Elektronik

Deskripsi :

Sebagian besar organisasi suatu instansi mempunyai rencana yang telah

dirumuskan dengan baik mengenai apa yang ingin mereka capai. Suatu organisasi
akan dapat tercapai bila tingkat keberhasilan yang maksimal didukung oleh tatanan
organisasi yang terkoodinis secara keseluruhan dengan menggunakan perencanaan
dan pengendalian yang dapat diandalkan. Dalam pencapaian tatanan organisasi
terkadang kita dihadapkan pada kesulitan-kesulitan dalam hal penyampaian
gagasan dan rencana menurut kita gagasan dan rencana tersebut dapat
meningkatkan kemakmuran suatu organisasi. Perencanaan dan pengendalian
merupakan suatu proses yang digunakan oleh manajemen untuk menjamin bahwa
organisasi yang dipimpinnya telah melaksanakan strategi dan fungsi secara efektif
dan efisien.
Disamping itu, pengendalian atas suatu organisasi dimaksudkan untuk memastikan
bahwa aktifitas-aktifitas dilaksanakan dengan benar dan sesuai dengan prosedur
yang telah ditetapkan. Perencanaan dan pengendalian mempunyai hubungan yang
sangat erat antara keduanya. Perencanaan adalah melihat ke masa depan dan
menentukan kegiatan apa yang harus dilakukan untuk mencapai suatu tujuan.
Sedangkan pengendalian adalah melihat ke masa lalu dimana kenyataan kadang
tidak selalu sebanding dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya.
Sistem Pengendalian Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang disusun
sistematis dan dinyatakan dalam suatu system pencatatatan. Lazimnya penyusunan
anggaran berdasarkan pengalaman masa lalu dan taksir-taksiran pada masa yang
akan datang, maka ini dapat menjadi pedoman kerja bagi setiap bagian dalam
instansi untuk menjalankan kegiatannya.
Tujuan yang paling utama dari system pengendalian anggaran adalah sebagai
pengawasan organisasi, yaitu untuk membatasi sumber-sumber daya keseluruhan
yang tersedia untuk suatu instansi, untuk mencegah pengeluaran-pengeluaran bagi
hal-hal yang tidak sesuai peruntukannya, dan untuk memberikan informasi
penggunaan data keuangan.

Mentor :

Nama : Adiwijaya, SKM, MARS

Jabatan : Kabag. Penyusunan Dan Evaluasi Anggaran

Alamat : JL. Buldoser No. 16 (Kompleks PU Malengkeri) Makassar

Nomor Hp : 081219156868

Project Leader :

Nama : Furqan Djamaluddin

Jabatan : Kasubag Penyusunan Anggaran

Alamat : JL. Ade Irma Nasution Blok D/17 Makassar

Nomor Hp : 085255630368

Sumber Daya Tim :

a. Sumber Daya Manusia (SDM)

Kepala Bagian Penyusunan Dan Evaluasi Anggaran
Kasubag Perbendaharaan
Kasubag Perencanaan
Kasubag Rumah Tangga Dan Perlengkapan
Kasubag Administrasi SDM
Instalasi Sistem Informasi Rumah Sakit
Unit Layanan Pengadaa
Kepala Seksi PKSE
 Staf Seksi PRL& KLW
b. Sarana dan prasarana
Sarana yang tersedia dalam menunjang proyek perubahan seperti ruang rapat
berikut aksesoris printer dan ATK
c. Anggaran
Anggaran yang dibutuhkan untuk membiayai semua tahapan pelaksanaan
proyek perubahan

2. Latar Belakang

Adanya penganggaran kita bisa merencanakan kebutuhan sehari-hari,

kebutuhan jangka panjang, pembelanjaan, dan pengeluaran-pengeluaran lainnya
agar kebutuhan tersebut dapat digunakan secara efesien dan optimal. Selain itu
dengan adanya anggaran kita dapat merencanakan suatu kegiatan yang dinyatakan
dalam ukuran keuangan, serta mengidentifikasi sumber daya dan komitmen yang
dibutuhkan untuk memenuhi tujuan organisasi selama periode dianggarkan.
Penganggaran mempunyai peran penting dalam perencanaan, pengendalian, dan
pembuatan keputusan. Anggaran juga untuk meningkatkan koordinasi dan
komunikasi.

Maka untuk melakukan penyusunan penganggaran yang baik yang dapat

membantu rumah sakit memakai sumberdaya yang dimiliki secara efesien dan efektif
agar penyusunan anggaran dan efektivitasnya dalam peningkatan kinerja dapat
berguna secara optimal. Anggaran adalah salah satu alat utama dalam pengendalian
dan juga alat untuk mengukur sejauh mana performance setiap pimpinan. Selain itu
anggaran dapat dijadikan alat untuk menyelaraskan dan mengkoordinasikan serta
mendelegasikan wewenang atasan kepada bawahan.

Atau dengan kata lain anggaran adalah alat yang digunakan untuk mengatur
orang-orang yang berada dalam suatu organisasi kegiatan. Maka dari itu
penyusunan pengganggaran sangat penting dipelajari sebagai salah satu alat utama
yang digunakan dalam sistem pengendalian manajemen kegiatan. Anggaran harus
dibuat serealitas mungkin, secermat mungkin sehingga tidak terlalu rendah atau
 terlalu tinggi. Anggaran yang dibuat terlalu rendah tidak menggambarkan
kedinamisan, sedangkan anggaran yang dibuat terlalu tinggi hanyalah angan-angan.
Oleh karena itu diperlukan data dukung anggaran yang cepat dan akurat.

Pada pelaksanaannya data dan informasi yang digunakan untuk penyusunan

anggaran diperoleh secara manual, tidak berkala dan akurat. Sehingga dibutuhkan
suatu sistem pengendalian anggaran secara elektronik untuk memperoleh data yang
cepat dan akurat untuk menghasilkan penganggaran seefektif dan secermat
mungkin.

3. Tujuan

a. Jangka pendek : tersedianya sistem pengendalian anggaran sebagai penyedia

data
b. Jangka Menengah : Terintegrasi dengan sistem informasi yang ada dalam
lingkungan RSUP Dr. Wahidin Sudirohusodo Makassar
c. Jangka Panjang : Terwujudnya sistem pengendalian anggaran yang efektif
sebagai dasar penyusunan anggaran tahun berjalan dan tahun selanjutnya.

4. Manfaat

a. Menyediakan informasi penggunaaan anggaran yang dapat dijadikan

pengambilan keputusan untuk penganggaran tahun selanjutnya.
b. Menyediakan data untuk kegiatan revisi anggaran
c. Mengumpulkan data anggaran kegiatan belanja yang dilakukan oleh Unit
Layanan Pengadaan
d. Memberikan informasi tentang data kegiatan pembayaran yang telah dilakukan
oleh bendahara.

5. Ruang Lingkup

1. Membuat perincian jenis-jenis belanja/kegiatan

2. Menyusun draft pengendalian anggaran
3. Melakukan koordinasi dengan instalasi system informasi rumah sakit
4. Finalisasi Pembuatan Sistem
 5. Uji Coba Sistem
6. Finalisasi Sistem

6.Output Kunci

Nama Out put

1. Keputusan Direktur tentang Mengupayakan Keputusan Direktur

Pembentukan tim pembuatan tentang pembentukan tim pembuatan
sistem pengendalian anggaran sistem pengendalian anggaran, tugas dan
tanggung jawab tim penyusun.
2. Pembuatan Sistem pengendalian Tersedianya sistem pengendalian
Anggaran di Lingkungan RSUP Dr. anggaran di Lingkungan RSUP Dr.
Wahidin Sudirohusodo Makassar Wahidin Sudirohusodo Makassar
7. Pentahapan

Agustus September Oktober Nopember Desember Januari Februari Maret Mei Penanggung
No Tahapan Kegiatan Output
M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 jawab

JANGKA PENDEK
Mengidentifikasi perincian jenis-jenis
Draft Perincian
1 belanja/kegiatan Tim
Anggaran

Draft
2 Menyusun draft pengendalian anggaran Tim Pengendalian
Anggaran
Melakukan koordinasi dengan instalasi
3 system informasi rumah sakit Tim Format Sistem

Project
4 Ujicoba Sistem Pengendalian Anggaran Format Sistem
Leader
Finaslisasi Sistem Pengendalian Project
5 Sistem
Anggaran leader
JANGKA MENENGAH
Project
Sistem
1 Persiapan Sarana Dan Prasarana Leader
Project Pelaksanaan
2 Sosialisasi leader Sosialisasi
8. Tata Kelola Proyek

Mentor
Adiwijaya, SKM, MARS
Kepala Bagian Penyusunan Dan
Evaluasi Anggaran

Project Leader
Coach
Furqan Djamaluddin
Silowati, SKM,MKM
Kasubag Penyusunan Anggaran

Tim Administrasi
Tim Penyusun
Umum

Deskripsi

Mentor :

1. Sebagai pembimbing dan pengawas Project Leader

2. Memberikan dukungan penuh kepada Project Leader dalam
mengimplementasikan proyek perubahan.
3. Memberikan dukungan Project Leader dalam mendayagunakan seluruh potensi
sumber daya yang diperlukan dalam melakukan implementasi proyek perubahan.
4. Memberikan bimbingan Project Leader dalam mengatasi kendala yang muncul
selama proses implementasi berlangsung.
5. Berperan sebagai inspirator bagi peserta diklat.
 Project Leader :

1. Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang dalam yang

telah dirancang dalam dokumen pelaksanaan Proyek Perubahan dengan
mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki.
2. Mengambil inisiatif dalam dialog dengan mentor dan coach.
3. Melaporkan progress implementasi Proyek Perubahan kepada coach minimal
satu minggu sekali.
4. Mengacu rumusan milestones dalam rancangan proyek sebagai dasar
pencapaian target perubahan.
5. Menggerakkan seluruh elemen stakeholdersterkait (internal dan eksternal).
6. Mengembangkan instrumen monitoring dan melakukan pendokumentasian
terhadap setiap progress yang dihasilkan.
7. Menyusun laporan proyek perubahan ke dalam sebuah deskripsi utuh mulai dari
proses penyusunan rancangan proyek sampai dengan hasil/capaian dari
implementasi proyek perubahan (deskripsi dan analisis terhadap critical path dan
strategi mengatasi kendala yang muncul)

Coach :

1. Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan Project Leader selama

Laboratorium Kepemimpinan.
2. Mengembangkan instrumen monitoring dan perekaman terhadap progress yang
dilaporkan Project Leader
3. Menginformasikan progress yang dicapai Project Leader kepada penyelenggara
diklat.
4. Melakukan monitoring secara reguler terhadap kegiatan Project Leader selama
tahap Laboratorium Kepemimpinan melalui media teknologi informasi.
 5. Memberikan feedback terhadap laporan progress implementasi proyek
perubahan yang disampaikan Project Leader minimal seminggu sekali.
Melakukan intervensi bila Project Leader mengalami permasalahan selama
tahapan Laboratorium Kepemimpinan.
9. Anggaran

Jumlah Deskripsi
Sewa Ahli Program Aplikasi Rp. Penggunaan Ahli Program Aplikasi
5.000.000 Untuk membantu membuat aplikasi
yang akan digunakan
Belanja makan dan minum rapat Rp. Belanja makan dan minuman guna
3.000.000,- rapat dalam rangka pelaksanaan
proyek perubahan
10. Identitas Stakehlder

No Deskripsi
Stakeholder Internal
1 Kepala Bagian Penyusunan Dan Evaluasi Anggaran, mempunyai
kewenangan untuk mendukung pelaksanaan proyek perubahan
2 Kepala Sub Bagian Perbendaharaan, membantu dalam format
pembayaran/penyerapan anggaran
3 Kepala Sub Bagian Perencanaan, membantu dalam pengelompokan
jenis kegiatan penganggaran
4 Kepala Sub Bagian Administrasi SDM, membantu dalam format belanja
pegawai
5 Kepala Sub Bagian Rumah Tangga Dan Perlengkapan, membantu
dalam pembuatan format belanja peralatan medik dan non medik
6 Unit Layanan Pengadaan Barang, sebagai membantu dalam format
pengadaan/belanja kegiatan
7 Instalasi Sistem Informasi Rumah Sakit
8 Staf Penyusunan Anggaran, membantu dalam administrasi kegiatan
 MAPPING STAKEHOLDER

LATENT PROMOTOR

Kabag Penyusunan
INSTALASI SIRS
Dan Evaluasi
Anggaran

PERSUASIF, EKONOMI
KONSULTASI, BRAINSTORMING
P
O APATHETIC DEFENDERS
W
E
R 1. KPPN Kasubag Perbendahaan
2. BAGIAN Kasubag Perencanaan,
KEUANGAN Kasubag Rumah Tangga
YANKES Kasubag Kepegawaian

DISKUSI, SOSIALISASI

INTEREST
11. Pembentukan Tim Efektif

a. Team Penyusun :
Kasubag Perbendaharaan
Kasubag Perencanaan
Kasubag Rumah Tangga Dan Perlengkapan
Kasubag Adminstrasi SDM
Kepala Instalasi Sistem Informasi Rumah Sakit
Kepala Unit Layanan Pengadaan

b. Team Pembantu Umum

Staf Sub Bagian Penyusunan Anggaran

Tim Penyusun :

Membantu tersedianya sistem pengendalian anggaran secara elektronik.

Administrasi Umum :

1. Membantu secara administrasi Proyek Perubahan.

2. Mempersiapkan jadwal koordinasi, rapat dan prasarana pendukungnya.
3. Membantu pelaksanaan,pengumpulan dan pengolahan serta penyusunan
laporan

12. Identifikasi Potensi Masalah

No Deskripsi
1 Komitmen Tim Penyusun untuk menyelesaikan proyek perubahan
sesuai dengan jadwal.
13. Kriteria Dan Faktor Kunci Keberhasilan
A. Kriteria Keberhasilan
1. Tersedianya sistem pengendalian anggaran secara elektronik
2. Terwujudnya efektifitas penyusunan anggaran
B. Faktor Kunci Keberhasilan
1. Adanya dukungan dari Mentor selaku atasan langsung (Kepala Kantor).
2. Adanya komitmen dan dukungan dari seluruh stakeholder untuk
melakukan perubahan.
3. Tersedianya sarana pendukung terlaksananya proyek perubahan

14. Daftar Rencana Kegiatan Pelaksanaan Proyek Perubahan