MICROSOFT EXCEL

Aplikasi Komputer Akuntansi

Menggunakan MS Excel

Dewi Ayu Puspita

Sistem Akuntansi
Terkomputerisasi
 Sistem akuntansi terkomputerisasi semakin banyak digunakan
seiring dengan menurunnya harga peranti keras dan lunak.
Selain itu, sistem akuntansi terkomputerisasi memiliki tiga
keuntungan utama dibandingkan dengan sistem akuntansi
manual.
1. Sistem terkomputerisasi menyederhanakan proses
penyimpanan catatan.Transaksi dicatat dalam bentuk
elektronik dan pada saat yang sama, diposting secara
elektronik ke akun- akun dalam buku besar dan buku besar
pembantu.
2. Sistem terkomputerisasi secara umum lebih akurat
dibandingkan sistem manual.
3. Sistem terkomputerisasi menyediakan informasi saldo akun
terkini untuk mendukung pengambilan keputusan karena
saldo akun diposting sejak transaksi muncul.
 Langkah 1. Mencatat pendapatan dengan melengkapi formulir
faktur elektronik dan mengirimkannya kepada pelanggan (cetak lalu
kirim, atau e-mail). Transaksi penjualan dimasukkan ke dalam
layar komputer menggunakan formulir faktur elektronik. Formulir
elektronik merupakan tayangan di layar komputer yang tampilannya
seperti formulir kertas. Formulir ini memiliki spasi atau baris
kosong untuk diisi informasi mengenai jenis transaksi tertentu.
Banyak baris informasi memiliki daftar yang ditampilkan menurun
untuk memudahkan pengisian data. Setelah formulir dilengkapi,
dapat dicetak dan dikirim atau dikirim melalui surat elektronik ke
pelanggan.
 Langkah 2. Mencatat hasil penagihan dari pelanggan dengan
melengkapi formulir “tandaterima pembayaran dari pelanggan”.
 Langkah 3. Menyiapkan laporan. Kapan pun, manajer dapat
melihat laporan dari peranti lunak. Tiga laporan yang bisa
dihasilkan adalah:
Komputer tidak mengizinkan kesalahan tertentu penjurnalan.
Sebagai contoh, system akuntansi terkomputerisasi tidak
akan memproses sebuah transaksi kecuali total debit telah
sama dengan total kredit. Sebaliknya, sebuah kesalahan
akan memunculkan pesan di monitor sehingga pengguna
harus mengoreksinya. Begitu pula, komputer tidak akan
membuat kesalahan posting maupun matematis
Pengolah Angka: MS Excel

 Untuk memenuhi kebutuhan kerja yang makin kompleks,

khususnya yang berhubungan dengan angka atau spreadsheet,
maka dibangun aplikasi pengolah angka berbasis komputer.
 Kebutuhan aplikasi spreadsheet banyak digunakan dalam
membantu manager menangani pekerjaan finasial yang sangat
penting (crucial).
 Aplikasi Spreadsheet adalah aplikasi yang luar biasa dalam
menangani sejumlah besar data numerik yang disusun dalam
bentuk baris dan kolom.
 Program Spreadsheet menyediakan banyak tool dengan
berbagai fungsi untuk menyusun data, melakukan kalkulasi,
manipulasi angka, analisa angka, generate chart (grafik) dan
membuat report (laporan).
Pengolah Angka: MS Excel

 Seperti halnya MS Word, Microsoft juga

membangun aplikasi perkantoran yang
khusus untuk kebutuhan Spreadsheet, yaitu
MS Excel.
 Macam aplikasi Spreadsheet: Lotus Notes,
Microsoft Excel, dll.
 Microsoft Excel adalah aplikasi pengolah
angka dengan banyak fitur yang dirancang
untuk membangun dokumen spreadsheet.
Launching MS Excel
Jalankan Excel dengan click pada menu dari Start Windows
Launching MS Excel
 Excel akan secara otomatis start up document baru dengan
nama “Book 1”.
 Sebelum memulai bekerja pada dokumen baru, simpan pada
home directory anda.
 Atau, buka dokumen yang sudah dibuat sebelumnya.
Excel Interface
Excel Interface
 Pada MS Excel, kita bekerja pada dokumen
worksheet (lembaran dokumen/sheet).
 Worksheet dapat diberi nama.
 Formula: rumusan perhitungan/kalkulasi yang
akan dimasukkan pada Formula bar.
Cell Pointer
Memasukkan Data dan Memilih Sel

Memasukkan Data ke dalam Sel Worksheet

 Banyak tipe data yang dapat dimasukkan dalam
sel worksheet, yaitu angka, teks, tanggal, waktu
dan formula.
 Untuk memasukkan data: tentukan sel yang
akan diisi lalu arahkan pointer mouse pada sel
tersebut.
Memasukkan Data dan Memilih Sel

Memasukkan Formula Rumus

 Klik sel yang akan diisi formula
 Ketikkan tanda sama dengan (=)
 Jika klik tombol AutoSum atau Paste Function, maka MS Excel akan
menyisipkan tanda sama dengan secara langsung.
 Kemudian masukkan Formula
 Tekan Enter.
Memasukkan Data dan Memilih Sel

Memasukkan Kumpulan Data

 Kumpulan data dalam Excel disebut Data Series (Sejumlah data
yang memiliki kesamaan orientasi, seperti nama-nama bulan, hari,
tahun, dll)
 Contoh:
- Ketik “Jan” (Januari) pada sebuah sel (sel A1)
- Klik bagian sudut kanan bawah sel A1 dan tahan, kemudian
- Tarik hingga sel A4, lalu lepas tombol mouse.
- Hasilnya: berutur-turut Jan, Feb, Mar, Apr.
Memasukkan Data dan Memilih Sel

Pick List
 Untuk memasukkan data yang berulang dalam satu kolom, dapat
dilakukan dengan menggunakan Pick List.
 Contoh:
- Pada sel A1: ketikkan “Laki-laki” dan
- Pada sel A2: ketikkan “Perempuan”, lalu
- Letakkan kursor mouse pada sel A3, dan klik kanan
- Pilih “Pick From List…” dan pilih salah satu dari list
yang dimasukkan tadi.
Memasukkan Data dan Memilih Sel

Menyunting Data
 Untuk mengubah isi sel data:
- Double klik pada sel yang akan diubah, atau tekan tombol F2.
- Lakukan perubahan isi
- Tekan Enter.

- Jika ditekan ESC, maka

Data akan kembali ke semula
- Ubah / isi data juga dapat
melalui Formula Bar (di klik
terlebih dahulu)
Memasukkan Data dan Memilih Sel

Menyunting Data
 Untuk Copy, Cut & Paste, caranya sama (MS Word):
- Pilih sel yang akan di Copy (Ctrl+C) atau Cut (Ctrl+X) .
- Letakkan kursor pada sel yang akan diletakkan, dan
- Tekan Ctrl+V (Paste).
Memformat Worksheet
Memformat Angka
 Untuk memformat angka pada sel (pecahan dengan 2 angka
dibelakang koma, format mata uang, date/time, dll), dapat dilakukan
sbb:
- Pilih (beberapa) sel yang akan
di format.
- Klik menu: Format – Cells / klik
kanan dan pilih Format Cells…
- Maka dialog Format Cells akan
muncul
- Pilih tab: Number
Memformat Worksheet

Meratakan Data
 Text Control:
- Wrap Tex : untuk set text dalam sel menjadi memenuhi sel sesuai
ukuran sel dengan ukuran font yang tetap.
- Shrink to fit: untuk set text dalam sel menjadi mampat sesuai
ukuran sel.
- Merge Cells:untuk menggabungkan beberapa sel menjadi satu sel.
Memformat Worksheet

Border
 Untuk men-set border, dapat dilakukan dengan cara:
- Klik icon menu toolbar.
- Pilih bentuk border/pembatas yang diinginkan
Formula dan Fungsi

Formula
 Ada dua cara membuat formula dalam Excel:
a. Dengan di ketik:
- Pilih sel yang akan diisi formula
- Ketik tanda sama dengan (=) untuk mengisi formula
- Ketik referensi sel yang akan lakukan kalkulasi.
Misal: pada sel A5: mengalikan sel A1 dengan A4,
ketikkan: =A1*A4
- Tekan: Enter
Formula dan Fungsi

Formula
b. Dengan Mouse:
- Pilih sel yang akan diisi formula
- Ketik tanda sama dengan (=) untuk mengisi formula
- Klik sel (awal) yang akan dilakukan kalkulasi. (Ctrl+Cell1)
- Masukkan operator matematis.
- Klik sel selanjutnya (akhir) untuk kalkulasi. (Ctrl+Cell2)
- Tekan: Enter.
Misal: pada sel A5: mengalikan sel A1 dengan A4.
Formula dan Fungsi

Formula
Karakter Operator Formula:
A. Aritmetika: + - * / % ^
Kiri ke kanan: operasi penjumlahan, pengurangan, pembagian, persen dan
pemangkatan. Contoh: =A1^2, artinya: isi sel A1 dipangkatkan dua.

B. Text: “…“ &

Contoh: =“Rata-Rata Penjualan :25”&A2,
artinya: tulis rata-rata penjualan:25 bila A1 bernilai 25.

C. Komparatif: = < > <= >= <>

Kiri ke kanan: sama dengan, kurang dari, lebih dari,
kurang dari atau sama dengan, lebih dari atau sama
dengan, tidak sama dengan.
Contoh: =A1>150, artinya: isi sel A1 bernilai TRUE
bila isi sel A1=150, dan FALSE jika kurang dari atau tidak sama dengan 150.
Formula dan Fungsi

Formula
Karakter Operator Formula:
D. Operator referensi
Operator referensi digunakan untuk membuat rujukan pada
beberapa sel yang berbeda dalam sebuah formula.
Contoh: =SUM(A1:A4), artinya: memberi hasil jumlah mulai dari sel
sel A1 hingga sel A4.
Formula dan Fungsi

Fungsi
 MS Excel dilengkapi sekitar 200 lebih fungsi built-in atau formula
yang belum terdefinisi untuk kebutuhan perhitungan yang rumit dan
kompleks.
 Sebuah fungsi terdiri atas: tanda “=“, nama fungsi dan argumen.
 Contoh: =Sum(A1:A4)
 Ada beberapa cara memasukkan fungsi:
- mengetik sendiri pada formula bar.
- menggunakan tombol AutoSum: untuk operasi penjumlahan di
suatu range data.
- menggunakan tombol Paste Function.
PENJUMLAHAN (SUM)
Untuk menjumlahkan dari beberapa kolom/baris sekaligus.
Hanya bisa untuk kolom atau baris saja, tidak bisa langsung kedua-
duanya.

Format penulisan : =SUM(sel awal : sel akhir)

contoh : =SUM(D3 : D8) atau =SUM(F12 : J12)

RATA-RATA
Untuk mencari rata-rata perbaris atau per kolom saja.

Format penulisan : =AVERAGE(sel awal : sel akhir)

Contoh : =AVERAGE(A1 : A9)

26
 FUNGSI IF DAN KARAKTER

FUNGSI IF
Memilih antara 2 kemungkinan atau lebih dari perbandingan logika
yang diberikan

Format : =IF(logika, perintah-1, perintah-2)

Contoh : =IF(B4>65.9,”LULUS”,”TIDAK LULUS”)

Jika isi sel B4 lebih besar dari 65.9 cetak kata LULUS, tetapi jika sel
B4 lebih kecil atau sama dengan 65.9 cetak kata TIDAK LULUS

=IF(A1*E1)<=7000,”MURAH”,”MAHAL”)

Jika hasil perkalian dari sel A1 dan E1 lebih kecil sama dengan 7000
maka cetak kata MURAH, tetapi jika hasil perkalian lebih dari 7000
cetak kata MAHAL 27
Nested IF

Adalah IF yang berada dalam IF, digunakan untuk menentukan

kondisi dari beberapa logika sekaligus

Contoh :
=IF(A2<20,”KURANG”,IF(A1<30,”CUKUP”,”BAIK”))

Jika nilai A1 kurang dari 20 maka dinyatakan KURANG, jika nilai

A1 kurang dari 30 maka dinyatakan CUKUP selain itu (lebih atau
sama dengan 30) akan dinyatakan BAIK.

28
AND

Untuk melakukan perbandingan sesuai dengan range yang

diberikan.
Contoh :
Jika Nilai rata-rata terletak antara 65 sampai 90 maka murid
dinyatakan LULUS, tetapi jika tidak termasuk range maka
GAGAL.

Formulanya sebagai berikut :

=IF(AND(rata-rata>=65, rata-rata<=90,”LULUS”,”GAGAL”)

Hal ini berarti jika rata-rata sebesar 65 dinyatakan LULUS, jika

rata-rata 64.5 maka dinyatakan GAGAL.

29
OR

Operator ini hanya memilih antara 2 kondisi, bukan range antar

kondisi.

Contoh :
Jika nilai “A” atau “B” maka dinyatakan LULUS, selain itu GAGAL

Formulanya sebagai berikut :

=IF(OR(nilai=“A”,nilai=“B”), “LULUS”,”GAGAL”)

30
 FUNGSI TABEL

FUNGSI HLOOKUP (X,Y,Z)

Mencari nilai dalam suatu tabel atau digunakan untuk membaca
tabel secara horisontal dengan menggunakan nilai kunci
pembanding serta offset baris yang akan dibaca.

 Argumen X merupakan kunci pembacaan tabel yaitu kesamaan

antara tabel anak dan tabel induk dimana tabel induklah yang
harus menyesuaikan dengan tabel anak.
 Argumen Y merupakan nama range yang akan dibaca. Dalam
pemberian nama range, judul kolom tidak diikutkan. Judul kolom
harus diurutkan secara menaik atau ascending.
 Argumen Z merupakan nilai offset yang digunakan sebagai
pembacaan pada baris data.

31
Contoh :

32
Pada tabel induk sel B3 ketikkan rumus :
=HLOOKUP(A3,$A$3:$F$4$,2,FALSE)
ATAU
=HLOOKUP(A3,$A$3:$F$4$,2,0)
kemudian drag rumus ke bawah sampai sel B7

Pada sel C3 ketikkan rumus:

=HLOOKUP(A3,$A$3:$F$5$,3,FALSE)
ATAU
=HLOOKUP(A3,$A$3:$F$4$,2,0)
dan drag ke bawah sel C7

33
 FUNGSI TABEL

FUNGSI VLOOKUP(X,Y,Z)
Digunakan untuk mencari nilai dalam suatu kolom tabel atau untuk
membaca tabel secara vertikal dengan menggunakan nilai kunci
pembanding serta offset kolom yang akan dibaca.

 Argumen X merupakan kunci pembacaan tabel

 Argumen Y merupakan nama range yang akan dibaca, dan
harus dalam keadaan urut secara menaik atau ascending.
 Argumen Z merupakan nilai offset yang digunakan sebagai
pembacaan pada kolom data.

34
Formula dan Fungsi
Fungsi
Formula dan Fungsi
Fungsi
 Formula dan Fungsi
Fungsi

Tuesday, October 05, 2004 Excel 1.37

Fungsi String
Menangani data berjenis karakter atau teks
 LEFT (sel teks,jumlah karakter) untuk mengambil karakter pada
label/teks,dari kiri sebanyak N karakter
Contoh: sel B4 ketik ERCONTARA
sel D4 ketik fungsi LEFT(B4,5) maka pada D4 akan muncul tulisan
ERCON

 RIGHT (sel teks,jumlah karakter) untuk mengambil karakter pada

label/teks,dari kanan sebanyak N karakter
Contoh: sel B4 ketik ERCONTARA
sel D4 ketik fungsi RIGHT(B4,4) maka pada D4 akan muncul tulisan
TARA
Fungsi String
 MID (sel teks,sel mulai diambil posisi awal,jumlah karakter) untuk
mengambil karakter pada label/teks,dimulai dari posisi yang
disebutkan dari kiri sebanyak N karakter
Contoh: sel B4 ketik RAJAWALI
sel D4 ketik fungsi MID(B4,3,4) maka pada D4 akan muncul tulisan
JAWA
END OF Excel

Using Excel