PEMERINTAH KABUPATEN BANGKA BARAT

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS PUPUT
Jalan Pasar Parittiga Kecamatan Parittiga Kabupaten Bangka Barat Telepon 0715 – 351631

NOTULEN RAPAT

Hari / Tanggal : Rabu, 14 September 2016

Waktu : 11.00 WIB s.d selesai
Tempat : Ruang Tata Usaha Puskesmas Puput
Acara : Rapat Pembuatan SOP
Peserta Rapat : - Kepala Puskesmas
- Staf Tata Usaha
- Staf Keuangan
- Pegawai Puskesmas (PNS/PHL)
Notulen : Dini Pramudya W, AMG

1. Pembukaan dan Paparan Singkat Rapat oleh Project Leader

Rapat dibuka oleh Project Leader sebagai pemimpin rapat, kemudian Project Leader
menjelaskan maksud dan tujuan dari Rapat pembuatan SOP surat masuk dan keluar
sistem kartu kendali yang mana SOP tersebut manfaatnya sebagai standarisasi cara
yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan, mengurangi tingkat kesalahan
dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan
tugas, meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab
individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan, memperlancar tugas pegawai
atau tim unit kerja, dan mengarahkan pegawai untuk disiplin dalam bekerja, sehubungan
kegiatan Proyek Perubahan yang telah dilaksanakan oleh Project Leader selaku peserta
Diklat Pim IV Angkatan II Tahun 2016 yang di selenggarakan oleh Badan Kepegawaian,
Pendidikan Dan Pelatihan Daerah Pemerintah Kabupaten Bangka Barat bekerja sama
dengan Badan Pendidikan Dan Pelatihan Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.

2. Pembahasan melalui Diskusi untuk mendengarkan pendapat masing-masing peserta

rapat
Project Leader selaku pemimpin rapat memberikan kesempatan kepada peserta rapat
untuk menyampaikan masukan dan saran terhadap Proyek Perubahan yang telah
dilaksanakan oleh Project Leader selaku peserta Diklat Pim IV.
- Sari Hastuti (staf Tata Usaha Puskesmas Puput), menjelaskan bahwa memang benar
selama ini Tata Usaha Puskesmas Puput dalam mengelola surat masuk dan surat
 keluar hanya menggunakan buku agenda kembar, yaitu buku agenda surat masuk
dan buku agenda surat keluar yang pengelolaannya tanpa mengikuti prosedur yang
berlaku sehingga administrasi surat masuk dan surat keluar tidak tertib.
- Cintia Rahmawati (staf Tata Usaha Puskesmas Puput), menambahkan bahwa usulan
ide Project Leader dalam menerapkan SOP surat masuk dan surat keluar dengan
sistem kartu kendali sangat baik, dimana SOP tersebut dapat digunakan sebagai
pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin di Tata Usaha Puskesmas Puput.
- Sarlina (staf Tata Usaha Puskesmas), memberikan saran yang sangat baik mengenai
pengelolaan surat masuk dan surat keluar terkait kartu kendali, dimana beliau
memberikan ide untuk penggandaan surat masuk, jika suatu saat surat masuk hilang,
Tata Usaha Puskesmas Puput masih punya pegangan atau arsip surat masuk.

3. Kesimpulan
Setelah mendengarkan berbagai pendapat dari rekan-rekan, maka dapat disimpulkan
bahwa yang harus disepakati untuk tertib administrasi Tata Usaha Puskesmas Puput,
dibuat SOP sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin fungsinya untuk
memperlancar tugas pegawai dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar, dimana
tujuan dibuatnya SOP untuk memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab
dari pegawai terkait serta melindungi organisasi unit kerja dan pegawai dari kesalahan
administrasi.

4. Selanjutnya Project Leader menutup rapat dan mempersilahkan peserta yang hadir
untuk kembali melaksanakan tugas seperti biasanya.

Demikian hasil rapat ini disampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan
terima kasih.

Mengetahui,

Project Leader Notulen Rapat,

NORA, AMK DINI PRAMUDYA W, AMG

NIP. 19811111 200501 2 010 NIP. 19760919 200501 2 005
 PEMERINTAH KABUPATEN BANGKA BARAT
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS PUPUT
Jalan Pasar Parittiga Kecamatan Parittiga Kabupaten Bangka Barat Telepon 0715 – 351631

NOTULEN RAPAT

Hari / Tanggal : Sabtu, 24 September 2016

Waktu : 11.00 WIB s.d selesai
Tempat : Ruang Rapat Puskesmas Puput
Acara : Rapat Pembuatan Format Kartu Kendali Surat Masuk
dan Surat Keluar
Peserta Rapat : - Kepala Puskesmas
- Staf Tata Usaha
- Staf Keuangan
- Pegawai Puskesmas (PNS/PHL)
Notulen : Dini Pramudya W, AMG

1. Pembukaan dan Paparan Singkat Rapat oleh Project Leader

Rapat dibuka oleh Project Leader sebagai pemimpin rapat, kemudian Project Leader
menjelaskan maksud dan tujuan dari Rapat pembuatan format kartu kendali surat masuk
dan surat keluar dengan sistem kartu kendali yang mana dalam kartu kendali tersebut
terdapat beberapa kolom isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian dan
penyimpanan surat yang sifatnya penting, rahasia, maupun biasa, sehingga bila surat
sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali. Kartu kendali
sendiri memiliki 3 warna yaitu merah, kuning, dan putih sesuai dengan fungsi dan tugas
untuk masing-masing tim unit kerja sehubungan dengan kegiatan Proyek Perubahan
yang telah dilaksanakan oleh Project Leader selaku peserta Diklat Pim IV Angkatan II
Tahun 2016 yang di selenggarakan oleh Badan Kepegawaian, Pendidikan Dan
Pelatihan Daerah Pemerintah Kabupaten Bangka Barat bekerja sama dengan Badan
Pendidikan Dan Pelatihan Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.

2. Pembahasan melalui Diskusi untuk mendengarkan pendapat masing-masing peserta

rapat
Project Leader selaku pemimpin rapat memberikan kesempatan kepada peserta rapat
untuk menyampaikan masukan dan saran terhadap Proyek Perubahan yang telah
dilaksanakan oleh Project Leader selaku peserta Diklat Pim IV.
 - Sari Hastuti (staf Tata Usaha Puskesmas Puput), menjelaskan bahwa dalam format
kartu kendali surat masuk dan surat keluar terdapat beberapa bagian kolom isian
yang harus diisi seperti Indeks (kata tangkap/kata kunci surat), Tanggal (tanggal
surat), M/K (surat masuk/surat keluar), No.Urut (nomor urut dalam buku agenda),
Kode (sifat surat), Perihal (hal surat), Isi Ringkas (isi ringkasan surat), Lampiran
(lampiran surat), Dari (alamat pengirim surat), Kepada (tujuan surat), Tanggal
(tanggal surat diterima), Pengelola (pemegang program), Paraf (paraf penerima
surat), Catatan (catatan dari Kepala Puskesmas).
- Cintia Rahmawati (staf Tata Usaha Puskesmas Puput), memaparkan langkah-
langkah pengurusan surat masuk dan surat keluar sistem kartu kendali dan tugas
dari masing-masing unit kerja terkait.
- Sarlina (staf Tata Usaha Puskesmas), menambahkan bahwa prosedur atau langkah-
langkah dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar dengan sistem kartu
kendali sangat baik, dimana kartu kendali tersebut mempunyai fungsi sebagai alat
pengendali surat masuk dan surat keluar.

3. Kesimpulan
Setelah mendengarkan berbagai pendapat dari rekan-rekan, maka dapat disimpulkan
bahwa pengelolaan surat masuk dan surat keluar dengan sistem kartu kendali telah
disepakati bersama dengan fungsi dan tugas masing-masing unit kerja sehubungan
dengan kegiatan Proyek Perubahan yang telah dilaksanakan oleh Project Leader selaku
peserta Diklat Pim IV Angkatan II Tahun 2016 yang di selenggarakan oleh Badan
Kepegawaian, Pendidikan Dan Pelatihan Daerah Pemerintah Kabupaten Bangka Barat
bekerja sama dengan Badan Pendidikan Dan Pelatihan Provinsi Kepulauan Bangka
Belitung dimana dengan menggunakan kartu kendali bertujuan untuk memudahkan
pegawai terkait dalam menentukan posisi surat.

4. Selanjutnya Project Leader menutup rapat dan mempersilahkan peserta yang hadir
untuk kembali melaksanakan tugas seperti biasanya.

Demikian hasil rapat ini disampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan
terima kasih.

Mengetahui,
 Project Leader Notulen Rapat,

NORA, AMK DINI PRAMUDYA W, AMG

NIP. 19811111 200501 2 010 NIP. 19760919 200501 2 005