Kompetensi seseorang Sekretaris Dan Peran Sekretaris Profesional Masa Kini

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten.Gelar ini

merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan
rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya.Seorang
sekretaris haruslah profesional dimana mereka mampu berperan sebagai asisten
bagian administrasi karena meraka mempunyai keterampilan yang prima dan juga
berorientasi global daripada fokus pada tugas kerja rutin yang telah ditetapkan.

Di Era Global saat ini sungguh syarat dengan berbagai persaingan yang begitu
ketat dari berbagai bidang didalamnya. Persaingan itu tidak lepas dari semua unsur
kebutuhan umat manusia yang selalu berkembang setiap detiknya. Disini sangatlah
jelas harus adanya upaya reformasi untuk sebuah perubahan yang dapat menjawab
semua tantangan perkembangan era global, termasuk pula upaya meningkatkan
kualitas dan kuantitas seorang Sekretaris.

Kompetensi untuk menjadi seorang sekretaris dimasa ini lumayanlah berat dimana
kebanyakan perusahaan memilih sekretaris lulusan Strata satu (S1) dengan berbagai
alasan yang antara lain bahwa tugas-tugas sekretaris dan administrasi dapat
diselesaikan oleh siapapun termasuk yang tidak memiliki latar belakang pendidikan
sekretaris sekalipun.
Alasan lain adalah lulusan D3 adalah tenaga fisik dan belum mampu terlibat berpikir
secara analitis. Alasan ketiga adalah sekretaris jaman sekarang cenderung menjadi
partner kerja pimpinan dan banyak terlibat dalam decision making process, bukan
hanyasekedar pembantu pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Maka
kecenderungan merekrut sekretaris atau staf Strata satu akan semakin menjaditren
masa kini.

Alasan selanjutnya adalah bahwa jika terjadi standarisasi jenjang pendidikan untuk level
tertentu, maka lulusan S1 dalam posisi lebih aman. Dengan alsan-alasan tersebut
maka jelas bahwa jumlah sekretaris S1dengan tanpa latar pendidikan sekretaris akan
semakin menjadi tren.
Untuk menghadapi persaingan dalam era globalisasi ini, seorang sekretaris harus
memiliki kualitas dan kompetensi yang dapat menunjang karir sebagai seorang
sekretaris profesional. Untuk itu sekretaris harus memiliki kompetensi berikut ;
1. Memiliki ketrampilan berkomunikasi
seorang sekretaris akan selalu berkomunikasi dengan berbagai macam orang,
untuk itu akan bagus apabila sekretaris menguasai beberapa bahasa asing.
sekretaris dituntut pula untuk pandai memilih kata dan menyusun kalimat secara
baik.
2. Mampu mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
sekretaris harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu
menginterpretasikan sehingga dapat memilih informasi yang dinilai bermanfaat
untuk disajikan kepada pimpinannya
3. Mampu berpikir, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya
4. Mampu bekerja sama dalam kelompok
sekretaris harus mampu menjalin hubungan baik dengan orang-orang dalam
perusahaan maupun luar perusahaan.
5. Memiliki human relations skills
6. Mempunyai komitmen pada tugas

Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang

sekretaris adalah sebagai berikut :

a. Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja

b. Pengetahuan akan produk dari perusahaan
c. Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan
d. Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan
 Peran sekretaris professional dimasa kini

Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi
tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sisitem yang baru. Sedangkan
kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada
dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan
perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.
Siapa bilang jadi sekretaris hanya bermodal cantik? Selain pintar dan cekatan,
sekretaris di masa sekarang harus dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan
teknologi sekaligus memahami cara pandang atasannya. Sungguh, ini bukan pekerjaan
yang bisa disepelekan.
Menanggapi pekerjaan sekretarisnya dimasa sekarang ini. Saya berpendapat
bahwa tugas sekretaris di masa sekarang berbeda dengan di masa lalu. Tugas pokok
sekretaris di era sekarang mencakup tiga hal.
Pertama, kaitannya sebagai data manajemen. Maksudnya, tugas sekretaris
adalah menerima, menyimpan, dan mengembalikan surat-surat yang masuk untuk
atasannya. Di era digital saat ini, surat yang masuk bisa melalui email, SMS, atau BBM
(Blackberry messenger).
Seharusnya seorang pimpinan tidak menutup diri dengan kemajuan teknologi.
Misalnya saja, jika ada approval travel karyawan yang harus ditandatangani seorang
pemimpin, sementara pemimpin tersebut sedang ada meeting di luar, sekretaris cukup
memberitahu lewat SMS atau BBM-an kepada pemimpin untuk minta persetujuan.
Nanti pemimpin tinggal balas ‘oke’, dan sekretaris yang memberi approval sementara.
Setelah pemimpin di kantor, pemimpin akan tanda tangani secara resmi melalui print
approve.
Kedua, tugas pokok sekretaris berkaitan dengan penyusunan agenda sang
atasan. Mulai dari agenda keseharian, mingguan, bulanan, sampai tahunan.
Dan ketiga, peran utama sekretaris berkaitan dengan traffic informasi dan komunikasi.
“Perannya sebagai perantara atau jembatan komunikasi antara pimpinan dengan tim
HR, direksi, seluruh karyawan, dan pihak luar. Jika orang mau ketemu saya, pasti
terlebih dahulu melalui ‘pintu’ sekretaris. Artinya, kesan pertama tentang pemimpin ada
di ‘wajah’ sekretaris. peran sekretaris juga sebagai advisor atau konsultan bagi
atasannya. Itulah beberapa Peran sekretaris Profesional di masa kini.