Kualifikasi Seorang Sekretaris

Kesuksesan seorang sekretaris sangat tergantung pada keterampilan dan kepribadiannya.

Dia harus memiliki inteligensi di atas rata-rata, bisa membuat perkiraan yang tepat, tajam daya
ingat, patuh dan mau bekerja keras. Kesan orang yang datang ke perusahaan akan dipengaruhi
pertama kali oleh kesan mereka terhadap sekretaris ini. Begitupun bagi orang yang menelepon ke
kantor akan terkesan oleh suara sekretaris yang menerima dan memberi informasi melalui
telepon tersebut. Oleh sebab itu, suara seorang sekretaris sama pentingnya dengan penampilan
dia sendiri.
Demikian pula dengan kesehatan sangat penting, sehingga ia dapat masuk kantor secara
teratur, postur tubuh yang baik, penampilan mengesankan, serta cekatan. Banyak penelitian
tentang sifat-sifat yang harus dimiliki oleh sekretaris ini, yaitu tepat dalam bekerja (akurasi),
bertanggung jawab,inteligensi yang tinggi, sopan, inisiatif, pintar dan penampilannya menarik.
Pekerjaan ini sangat menarik bagi kaum muda sebagai batu loncatan untuk mencapai
posisi eksekutif di perusahaan, karena seorang sekretaris akan menimba banyak pengalaman
tentang seluk beluk bisnis karena dapat mengetahui sebagian besar rahasia perusahaan dan
banyak relasi.
Syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris yaitu :
1. Syarat Kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun
demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana
harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik.
Adapun kepribadian yang dikehendaki sebagai berikut :
a) Harus bersikap mawas diri
b) Bersikap ramah
c) Sabar
d) Simpati
e) Penampilan diri yang baik
f) Pandai bergaul
g) Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h) Dapat bijaksana terhadap orang lain
i) Memiliki ingatan yang baik
j) Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain
2. Syarat pengetahuan
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan
yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya :
a) Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai
beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan
ekstra.
b) Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan
personil.

c) Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.

3. Syarat keahlian
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya,
keterampilan itu meliputi :
a) Mampu menyusun laporan
b) Mampu berkorespondensi
c) Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya dengan baik dan
benar
d) Teknik tata penyimpanan arsip
e) Teknik berkomunikasi dengan telepon
f) Menulis cepat dengan steno
g) Teknik mengetik surat