1

Siapa Asesor Internal?

(Kompetensi dan Peran Asesor Internal pada Implementasi SAPM
Peradilan Agama)
Oleh : Zikri, S.H.I., M.H.
(Hakim pada Pengadilan Agama Binjai)
A. Pendahuluan
Semangat aparatur Peradilan Agama se-Indonesia untuk
mensukseskan program Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama
Mahkamah Agung RI untuk mengimplementasikan Sertifikasi Akreditasi
Penjaminan Mutu (SAPM) sangat luar biasa.
Pada tahap I saja, terdapat 112 pengadilan dari 359 pengadilan
tingkat pertama di lingkungan Peradilan Agama yang telah melakukan
penyusunan dokumen standar, namun hanya 98 Pengadilan Agama yang
berhasil mendapatkan penilaian Akreditasi Penjaminan Mutu (APM) yang
diklasifikasikan berdasarkan kelas pengadilan. Rincian sertifikasinya, 82
pengadilan berpredikat A Excellent dan 16 pengadilan mendapatkan
predikat B. Saat ini, seluruh pengadilan tingkat banding dan ratusan
pengadilan tingkat pertama di lingkungan Peradilan Agama yang
tergabung dalam tahap II kembali berjibaku mensukseskan program
SAPM tersebut.
Seluruh pengadilan yang telah tersertifikasi pada tahap I dan
pengadilan-pengadilan yang sedang mengimplementasikan SAPM tahap
II, dapat dipastikan bahwa seluruh aparaturnya saat mendeklarasikan
implementasi Sertifikasi Akreditasi Penjaminan Mutu (SAPM) memiliki
passion yang sama dalam membangun program SAPM. Terwujudnya
implementasi SAPM tersebut adalah karena niat, semangat, komitmen,
kekompakan, kerja keras, kerja sama dan pengorbanan. Passion tersebut
semuanya menyatu dalam step by step proses implementasi sejak self
asesment hingga dag dig dug menunggu hasil rapat penilaian akhir oleh
Komite SAPM Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama.
Untuk menjamin terwujudnya implementasi SAPM tersebut, salah
satu proses yang sangat penting adalah penilaian (assesment), baik self
2

assesment, internal asesmen maupun eksternal asesmen. Self assesment

dan internal asesmen tidak ubahnya laksana menilai diri sendiri yang di
dalamnya penuh gejolak dan tantangan, jika tidak bijak maka seperti
mendulang air di dalam tempayan. Ternyata, niat perubahanlah yang
meluruskan semua, bahwa dalam melayani, terdapat aturan yang
mengikat dan ada harapan yang harus diwujudkan.
Tulisan ini hadir untuk melengkapi khazanah referensi bekerja para
mujahid SAPM yang telah dipahami bersama akan pentingnya proses
asesmen internal dan asesor internal pada program SAPM Peradilan
Agama. Sangatlah menarik untuk melihat siapa yang layak menjadi
asesor internal? Kapan dan bagaimana asesor bekerja? Yang semuanya
akan diuraikan dalam bingkai “peran dan tanggung jawab asesor internal
pada SAPM Peradilan Agama”.

B. Pengertian Asesmen Internal

Asesmen adalah kata serapan dari bahasa Inggris yang berarti
penilaian. Diambil dari kata to assess (kata kerja dengan objek) yang
berarti membebani, menaksir, menilai. Internal juga kata serapan dari
Bahasa Inggris yang diambil dari kata intern yang berarti di kalangan
sendiri atau dalam lingkungan sendiri.
Asesmen atau lebih masyhur dengan kata audit - istilah dalam
sertifikasi Manajemen Mutu ISO 9001 – secara sederhana adalah
proses penilaian dari lembaga yang ditunjuk dan berwenang terhadap
suatu organisasi dalam memenuhi kesesuaian terhadap syarat
kebakuan atau standar tertentu.
Institute of Internal Auditor (IIA) mendefinisikan audit internal
sebagai berikut:
Internal Audit is an independent, objective assurance and consulting
activity designed to add value and improve an organization’s
operation. It helps organization accomplish its objectives by bringing
as systematic, disciplined approach to evaluate and improve the
effectiviness of risk management, control dan governance processes.
3

(Audit internal adalah aktivitas independen, objektif dan konsultasi

yang dirancang untuk menambah nilai dan meningkatkan operasi
organisasi. Ini membantu organisasi mencapai tujuannya secara
sitematis, pendekatan disiplin untuk mengevaluasi dan meningkatkan
efektivitas manjemen resiko, pengendalian intern dan proses tata
kelola).
Asesmen atau audit harus dilakukan secara independen,
objektif, sistematis, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti
asesmen dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan
sejauhmana kriteria asesmen telah dipenuhi.
Bukti-bukti asesmen, berupa rekaman, pernyataan mengenai
fakta atau informasi lain yang diberikan terkait dengan kriteria
asesmen dan harus dapat diverifikasi. Sedangkan kriteria asesmen
merupakan seperangkat kebijakan, prosedur atau persyaratan.
Kriteria asesmen inilah yang digunakan sebagai acuan pembanding
atau rujukan terhadap bukti-bukti asesmen.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa asesmen
internal atau audit internal adalah proses penilaian yang dilakukan
oleh kalangan sendiri, secara sistematis, independen dan
terdokumentasi sebagai bukti dan bahan evaluasi secara objektif
untuk mengukur sejauhmana proses telah dilakukan sesuai prosedur
atau standar yang telah ditetapkan.

C. Jenis Asesmen dan tujuannya

Berdasarkan kepentingan dan tujuannya, asesmen dapat
diklasifikasikan dalam 3 jenis, yaitu:
1. Asesmen internal
Asesmen internal merupakan asesmen yang dilakukan oleh, untuk
dan atas nama organisasi itu sendiri.
Asesmen jenis ini dilakukan untuk menguji dan meningkatkan
sistem manajemen mutu secara berkesinambungan. Sementara
dalam sistem ISO 9001 baik versi 2008 maupun versi 2015,
4

asesmen internal tersebut juga merupakan salah satu kalusul

persyaratan manajemen mutu ISO.
Pada asesmen jenis ini, mekanisme pengendalian digunakan
pihak manajemen dan dilakukan juga untuk membuktikan bahwa
sistem manajemen mutu tetap terpelihara. Di samping itu,
asesmen internal juga bertujuan untuk menemukan dan
mengoreksi sesuatu yang tidak sesuai sebelum ditemukan dan
dilaporkan oleh asesmen eksternal atau pihak ketiga.
Bahkan dengan adanya asesmen internal ini, sebuah organisasi
bisa mengetahui skoring penilaian atau persentase ketaatan
aparatur dalam mengimplementasikan SAPM. Sehingga
manajemen mutu selalu dapat diukur dan diketahui
perkembangannya karena implementasinya sangat
berkemungkinan untuk tetap, meningkat atau bahkan turun.
2. Asesmen Eksternal Mandiri
Asesmen ekternal merupakan asesmen yang dilakukan oleh pihak
independen yang ditunjuk oleh badan berkompeten untuk itu,
misalnya badan yang lebih tinggi tempat bernaungnya suatu
organisasi yang sebelumnya telah dilakukan asesmen internal.
Sebagai pihak independen, sehingga boleh jadi asesor eksternal
yang ditunjuk tersebut adalah anggota dari organisasi yang
dilakukan asesmen terhadapnya.
Tujuan dilakukannya asesmen ekternal ini, lebih luas dari tujuan
asesmen internal, disamping dilakukan untuk tujuan yang sama
sebagaimana asesmen internal, asesmen eksternal tentu saja
bertujuan untuk menyeleksi dan mengevaluasi sistem manajemen
mutu yang dimplementasikan.
Pada asesmen jenis ini, pihak independen yang ditunjuk tersebut
menilai kinerja manajemen mutu dan melakukan verifikasi
manajemen mutu untuk diberikan peringkat atau predikat sebagai
sebuah pengakuan atas program sertifikasi.
3. Asesmen Eksternal oleh Badan Sertifikasi Dunia
5

Asesmen eksternal jenis ini adalah asesmen yang dilakukan oleh

lembaga independen yaitu badan sertifikasi dunia yang
menjalankan usahanya di Indonesia dan telah di-akreditasi oleh
Komite Akreditasi Nasional (KAN). Selaku Komite yang
bertanggung jawab dan berwenang menyelenggarakan sistem
akreditasi dan sertifikasi di Indonesia, pada Agustus 2000 KAN
telah menandatangi MoU tentang saling pengakuan untuk sistem
manajemen mutu pelayanan sebagai anggota International
Accreditation Forrum (IAF) yang anggotanya lebih dari 100 negara
di dunia dan juga sebagai anggota Pacific Accreditation
Corporation (PAC) yang anggotanya terbatas hanya untuk regional
Asia Pasifik.
Asesmen eksternal oleh badan-badan sertifikasi dunia pada
prinsipnya juga dilakukan untuk menilai kesesuaian sistem
manajemen mutu organisasi terhadap standar-standar yang telah
ditetapkan - sebagaimana halnya yang dilakukan pada jenis
asesmen eksternal mandiri - sekaligus juga melakukan verifikasi
manajemen mutu untuk diberikan peringkat atau predikat sebagai
sebuah pengakuan atas program sertifikasi.
Pengakuan atas standar sistem manajemen mutu yang diberikan
oleh lembaga asesmen jenis ini, memiliki pengakuan internasional,
karena penilaiannya sesuai standar internasional.
Ketika program ISO 9001 versi 2008 atau versi 2015 diterapkan di
lebih dari 50 Pengadilan Agama dan program SAPM Peradilan Agama
tahap I diimplementasikan di 112 Pengadilan Agama di seluruh
Indonesia, praktek asesmen yang dilakukan juga terkait dengan tiga
jenis asesmen tersebut. Maka berdasarkan praktek jenis-jenis
asesmen yang telah diuraikan di atas, dapat disimpulkan beberapa
kelebihan dan kekurangan dari masing-masing jenis asesmen
tersebut.
Pada asesmen internal, asesor yang ditunjuk berasal dari
aparatur intern organisasi, misalnya dari hakim atau pegawai setelah
6

mendapatkan pendidikan dan latihan asesor. Kelebihan asesmen

internal antara lain adalah asesor internal memiliki kesempatan untuk
terus belajar dan kesempatan bertindak sebagai subjek dalam
program sertifikasi dan implementasinya pada organisasi tempatnya
bekerja. Sehingga, asesor tersebut memiliki pemahaman mendalam
terhadap proses implementasi SAPM dan memudahkannya dalam
pelaksanaan asesmen dan ketepatan penilaiannya.
Adapun kekurangan asesmen internal, asesor internal hanya
mendapatkan kursus singkat tentang asesmen dan terbatas
kemampuannya untuk mendapatkan akses jika ada perkembangan
terbaru dalam perjalanan program sertifikasi yang terus berkembang,
hal tersebut disebabkan karena keterlibatannya hanya sebatas lingkup
organisasi tempatnya bekerja, serta berpotensi tidak objektif karena
menilai tempatnya sendiri bekerja.
Pada asesmen eksternal mandiri, asesor yang ditunjuk berasal
dari Pegawai Badilag atau Pegawai tertentu pada Pengadilan Tinggi
Agama maupun Hakim-Hakim tinggi yang telah memiliki sertifikat
asesor. Kelebihan asesmen eksternal mandiri ini antara lain,
asesornya lebih tuntas mendapatkan pendidikan dan latihan
asesmennya, para asesornya juga jauh memiliki lebih banyak
pengalaman karena kewenangan wilayah asesmennya lingkup
nasional. Bahkan yang ditunjuk menjadi asesor eksternal adalah
orang-orang yang terlibat pada proses membangun sistem SAPM
Peradilan Agama. Pada asesmen jenis ini asesor juga dapat terus
menerus memperbaharui pengetahuan perkembangan program
SAPM, karena keterlibatannya secara nasional. Sehingga, asesor
ekternal mandiri tersebut dapat memiliki pemahaman secara paripurna
terhadap proses sertifikasi dan memudahkannya dalam pelaksanaan
asesmen dan ketepatan penilaiannya.
Adapun kekurangan pada asesmen eksternal adalah terbatasnya
jumlah personil asesor, sehingga pelaksanaan asesmen ini
membutuhkan waktu yang lama dan sangat menguras energi para
7

asesor eksternal serta juga berpotensi kurang objektif, misalnya

karena yang dinilai adalah tempatnya bekerja atau ada intervensi dari
pihak terkait.
Terakhir, pada asesmen eksternal oleh badan sertifikasi dunia,
asesornya adalah pihak yang memegang sertifikat asesor standar
Manajemen Mutu ISO. Kelebihan asesmen ini adalah keunggulan
dalam independensi, obyektifitas dan tidak memiliki kepentingan serta
memiliki kecakapan asesmen terhadap best practise karena hal
tersebut adalah fokus pekerjaan mereka dan yang pasti hasil
asesmen yang didapat adalah standar manajemen mutu dengan
pengakuan internasional. Adapun kekurangan asesmen ini, adalah
asesornya tidak memiliki pemahaman yang utuh terhadap standar
proses yang berlangsung di Peradilan Agama, sehingga banyak
mengalami kendala dalam pelaksanaan asesmen. Di samping itu,
karena program sertifikasi juga merupakan bisnis, maka mulai dari
membiayai konsultan sampai menghadirkan asesor juga
membutuhkan dana yang tidak sedikit, paling tidak untuk saat ini.

D. Kualifikasi dan Atribut Asesor

Tidak ada ketentuan baku menyangkut kompetensi seorang
asesor selain syarat telah bersertifikat asesor dan tentu saja sertifikat
diperoleh setelah seseorang mengikuti pendidikan dan pelatihan.
Seseorang yang telah memiliki sertifikat haruslah dianggap mampu
melakukan penilaian karena telah diakui kompetensinya untuk
melakukan asesmen.
Berdasarkan pengalaman penulis setelah menjalankan amanah
selaku Koordinator Audit Mutu Internal (Co.AMI) pada Sertifikasi
Manajemen Mutu ISO 9001 dan Lead Assessor Internal pada SAPM
serta sharing pengalaman dengan asesor-asesor lainnya, dapat
diamati bahwa yang ditunjuk untuk menjadi asesor adalah orang-
orang yang memahami manajemen peradilan, administrasi
kesekretariatan dan administrasi kepaniteraan.
8

Secara teknis, seseorang yang telah bersertifikat asesor (paling

tidak) harus memiliki kualifikasi untuk:
1. Menerapkan prinsip-prinsip, prosedur dan teknik asesmen
2. Merencanakan dan mengorganisir kerja secara efektif
3. melaksanakan audit sesuai jadwal yang disepakati
4. Memprioritaskan dan memfokuskan hal-hal yang signifikan
5. Mengumpulkan informasi melalui wawancara, mendengarkan,
mengamati, dan meninjau dokumen dan data secara efektif
6. Memverifikasi keakuratan informasi yang dikumpulkan
7. Mengkonfirmasikan kecukupan dan kesesuaian bukti audit untuk
mendukung temuan dan kesimpulan asesmen
8. Menggunakan dokumen kerja untuk merekam kegiatan asesmen
9. Menyiapkan laporan asesmen
10. Memelihara kerahasiaan dan keamanan informasi, dan
11. Mengkomunikasikan secara efektif melalui kemampuan
berbahasa lisan dan tulisan
Selain itu, seseorang yang telah bersertifikat asesor, juga harus
memiliki prinsip yang kuat selaku asesor. Prinsip tersebut menjadi
atribut asesor dalam pelaksanaan asesmen dan penyajian hasil
asesmen secara objektif (fair) dan profesional. Di samping itu, dengan
atribut tersebut juga akan semakin meneguhkan kesungguhan asesor
dalam pelaksanaan asesmen dan ketepatan penilaiannya ketika
melaporkan secara benar dan akurat.
Dasar kesungguhan pelaksanaan dan ketepatan penilaian
asesmen tersebut akan terpenuhi jika seorang asesor telah
mempunyai atribut sebagai berikut:
a. Etis, yaitu adil, menyatakan yang sebenarnya, tulus, jujur serta
bijaksana
b. Terbuka, yaitu mau mempertimbangkan pandangan atau ide-ide
alternatif
c. Diplomatis, yaitu bijaksana dalam menghadapi orang lain
9

d. Cepat mengerti, yaitu secara naluriah menyadari dan mampu

memahami situasi
e. Luwes, yaitu selalu siap menyesuaikan diri untuk situasi yang
berbeda
f. Tangguh, yaitu teguh dan fokus pada pencapaian tujuan
g. Tegas, yaitu menghasilkan kesimpulan dengan tepat waktu
berdasarkan alasan dan analisa yang logis
h. Percaya diri, yaitu bertindak dan berfungsi secara independen
ketika berinteraksi dengan orang lain secara efektif
Jika seorang asesor telah memiliki kualifikasi dan mempunyai
atribut seperti diuraikan di atas, maka dapat dipastikan bahwa
setengah pekerjaan asesmen telah sukses dilakukannya.

E. Tahapan Asesmen Internal

1. Penjadwalan
Penjadwalan kegiatan asesmen adalah salah satu tahapan
penting dalam proses asesmen. Kesuksesan suatu program
asesmen salah satunya dipengaruhi keefektifan jadwal asesmen
yang dibuat.
Adapun faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam
menyusun jadwal asesmen antara lain:
a. Penelusuran asesmen, apakah memakai sistem mundur atau
maju?
b. Jam istirahat
c. Klausul-klausul yang akan di-asesmen, apakah sebagian atau
seluruhnya?
d. Rapat koordinasi
e. Lokasi asesmen
f. Jumlah personal asesor
g. Kerumitan proses
h. Pentingnya proses
Asesmen sebagai salah satu syarat tahapan akreditasi,
menentukan bahwa penjadwalan asesmen harus
10

mempertimbangkan status dan kepentingan organisasi yang akan

di-asesmen. Status asesmen memperhatikan jangka waktu
implementasi dan hasil asesmen awal, misalnya jika hasil asesmen
menunjukkan hasil di bawah rata-rata, maka frekuensi asesmen
harus ditambah. Sedangkan kepentingan organisasi harus
memperhatikan pihak perkara, manajemen, maupun interes
parties. Di samping itu, juga harus memperhatikan pengaruh
kegiatan terhadap proses yang sedang berlangsung, misalnya jika
kegiatan asesmen mengganggu bagian pelayanan, maka kegiatan
asesmen harus ditunda sementara.
2. Perencanaan dan Persiapan Kegiatan
Kesuksesan suatu program asesmen juga sangat
dipengaruhi oleh perencanaan dan persiapan kegiatan asesmen.
Maka perencanaan dan persiapan yang perlu dilakukan antara
lain:
a. Membentuk tim asesor
Tim asesor yang dibentuk minimal harus memiliki kompetensi
berdasarkan diklat, pengalaman, kemandirian dan budaya. Di
samping itu, yang perlu diperhatikan oleh tim asesor adalah
seluruh asesor mengetahui tujuan asesmen, informasi awal
yang diterima, ruang lingkup, jumlah area asesmen dan lain-
lain.
b. Mengumpulkan informasi terkait
Informasi yang perlu dikumpulkan dalam proses persiapan
asesmen adalah manual, prosedur, instruksi kerja, standar, hasil
asesmen sebelumnya, peraturan perundang-undangan terkait
dan lain-lain
c. Membuat rincian rencana asesmen
Rincian rencana asesmen dibuat secara jelas yang di dalamnya
menginformasikan apa yang akan di-asesmen dan berapa lama
waktunya. Pertimbangan lain yang dimasukkan dalam rencana
11

asesmen adalah tujuan asesmen, kriteria asesmen, ruang

lingkup asesmen, anggota tim asesor, hari tanggal dan jam.
d. Melakukan tinjauan dokumen
Tinjauan dokumen dilakukan sebelum pelaksanaan asesmen di
bagian/area terkait. Seorang asesor harus melakukan tinjauan
dokumen, dengan tujuannya agar dapat memahami proses
asesmen, mengetahui adanya konsistensi antar level dokumen
dan memastikan bahwa dokumentasi yang ada telah memenuhi
standar.
e. Membuat alat pandu asesmen
Alat pandu asesmen bisa dimaknai sebagai panduan
memeriksa saat asesmen dilakukan. Bisa berbentuk pertanyaan
atau catatan-catatan lainnya. Namun alat pandu tersebut,
misalnya checklist pertanyaan bukanlah merupakan daftar
urutan bertanya.
Sangat disarankan untuk tidak membuat daftar yang ada dalam
cheklist tersebut dalam bentuk pertanyaan yang panjang lebar,
misalnya bisa dengan membuat poin-poin penting karena
fungsinya hanya sebatas reminder.
3. Pelaksanaan Kegiatan
Pelaksanaan Kegiatan asesmen meliputi beberapa tahapan
yang berkelanjutan, tahap-tahap tersebut meliputi:
a. Rapat Pembuka (Opening Meeting)
Rapat pembuka dilakukan untuk menetapkan bahwa tidak ada
perubahan yang dilakukan sejak persetujuan tanggal dan
ruang lingkup asesmen serta mendapat izin dari manajemen.
Peseta rapat pembuka meliputi seluruh aparatur organisasi,
meliputi Top Management, Ketua SAPM, Lead Assesor, para
Asesor dan seluruh pegawai selaku pemangku kepentingan
program akreditasi manajemen mutu dengan dibuatkan
undangan, absensi, notulensi dan dokumentasinya.
12

Agenda rapat pembuka - meskipun tidak baku – meliputi kata

pembuka oleh Ketua SAPM, kata sambutan oleh Lead
Assesor (menerangkan tujuan asesmen, konfirmasi jadwal,
dan ruang lingkup asesmen, penjelasan proses asesmen dan
meminta kerjasama), kata sambutan Top Management
(memberi dukungan penuh terhadap proses asesmen),
terakhir kata penutup dari Ketua SAPM.
b. Asesmen
Tujuan utama hadirnya seorang asesor adalah untuk
memeriksa kenyataan pelaksanaan, antara lain melalui
wawancara personil, observasi praktek operasional atau
memeriksa bukti dokumentasi seperti prosedur, spesifikasi
dan catatan.
Seorang asesor pada prinsipnya mencari kesesuaian,
bukannya ketidaksesuaian. Dalam mencari kesesuaian, maka
akan menemukan ketidaksesuaian, karena yang harus
dilakukan asesor adalah menentukan apakah ketidaksesuaian
itu merupakan kesalahan kecil atau merupakan gejala dari
ketidakefektifan sistem manjemen mutu.
Penelaahan terhadap kesesuaian yang dilakukan oleh
seorang asesor pada implementasi SAPM meliputi seluruh
aspek yang terdapat pada manajemen pengadilan,
administrasi kesekretariatan, administrasi kepaniteraan dan
sarana prasarana pengadilan. Baik itu penelaahan terhadap
sistem/dokumen, maupun penelaahan terhadap
implementasinya. Tujuannya adalah untuk memperoleh
keyakinan yang cukup bahwa persyaratan standar mutu pada
keempat aspek di atas telah dipenuhi, yaitu berdasarkan bukti
dokumentasi pemenuhan persyaratan tersebut.
c. Tinjauan Asesmen
Jika kegiatan asesmen telah selesai dilaksanakan, tim asesor
mengadakan peninjauan tersendiri atas penemuan-penemuan
13

ketidaksesuaian. Proses tersebut dilakukan dengan diketuai

oleh Lead Assesor, meninjau bukti, observasi dan perbedaan,
menilai seberapa serius ketidaksesuaian yang ditemukan,
masalah-masalah apa saja yang dihadapi selama asesmen,
menentukan kegiatan penyelidikan lebih lanjut pada tanggal
berikutnya atau dilakukan tindak lanjut dengan memperbaiki
atau memperbarui cheklist.
d. Rapat Penutup (Clossing Meeting)
Pihak yang hadir dalam rapat penutup juga sama dengan
pihak-pihak yang menghadiri rapat pembuka. Juga dibuatkan
undangan, absensi, notulensi dan dokumentasinya.
Dalam rapat penutup, Lead Assesor akan menerangkan
kembali bagian apa yang telah di-asesmen, penilaian sistem
berdasarkan hasil asesmen, jumlah dan klasifikasi
ketidaksesuaian/temuan dan observasi yang dilakukan,
ucapan terima kepada seluruh seluruh pegawai selaku
pemangku kepentingan program akreditasi manajemen mutu,
penyerahan berkas temuan Tim Asesor Eksternal kepada
Ketua SAPM, arahan dari pihak Top Management, konfirmasi
kegiatan tindak lanjut (oleh ketua SAPM) dan salam
penutupan.
Setelah semua tahapan tersebut terlaksana dan seluruh
permintaan perbaikan hasil assesmen telah dipenuhi dengan
memperbaiki seluruh temuan, maka Lead Assesor
memberitahukan kepada Ketua SAPM bahwa asesmen internal
telah selesai, untuk selanjutnya dapat dilakukan asesmen
eksternal.

4. Pembuatan Pernyataan Temuan

Ketidaksesuaian yang ditemukan dibuat klasifikasinya,
klasifikasi ketidaksesuaian tersebut adalah:
a. Observasi (Ovi)
14

Yaitu fakta yang ditunjang oleh bukti objektif yang tidak

membuktikan kegagalan dalam pemenuhan persyaratan
standar, namun mengurangi keefektifan sistem mutu.
Observasi bukan merupakan ketidaksesuaian oleh karena
melanggar dokumen sistem manajemen mutu yang telah
ditetapkan, karena observasi hanya bersifat saran untuk
mempermudah berjalannya sistem mutu. Misalnya seorang
kasir tidak bisa segera menunjukkan SK Ketua Pengadilan
tentang penunjukan dirinya sebagai Kasir.
b. Temuan Minor
Yaitu kegagalan dalam memenuhi satu persyaratan dari
dokumen referensi atau kegagalan dalam memenuhi satu
persyaratan dari prosedur organisasi (inkonsistensi).
Temuan minor dapat diartikan juga ketidaksesuaian yang tidak
memiliki dampak serius terhadap sistem mutu. Kesalahan atau
ketidaksesuaian pada dokumen seperti prosedur atau instruksi
kerja terhadap pelaksanaan yang sebenarnya atau persyaratan
standar yang ada. Misalnya tidak ada instrumen pengembalian
sisa panjar biaya perkara dari Majelis Hakim kepada Kasir.
c. Temuan Mayor
Yaitu kegagalan total dari suatu sistem dalam memenuhi
persyaratan-persyaratan dari dokumen referansi atau beberapa
ketidaksesuaian minor terhadap satu syarat prosedur yang
dapat menyebabkan kegagalan total dari suatu sistem,
sehingga dapat disebut temuan mayor.
Temuan minor merupakan ketidaksesuaian yang berpotensi
menghasilkan dampak yang serius terhadap pencapaian mutu
atau efektifitas sistem mutu. Misalnya tidak ada SK Ketua
Pengadilan tentang Penunjukan Kasir.
Ketidaksesuaian ditekankan pada pedoman mutu,
kesesuaian persyaratan, prosedur dan pelaksanaan.
Ketidaksesuaian harus diterangkan secara jelas
15

ketidaksesuaiannya, misalnya ketiadaan dokumen,

ketidakcukupan dokumen, lemahnya penerapan,
ketidaklengkapan penerapan atau kurangnya bukti. Demikian juga
dalam menuliskan ketidaksesuaian, asesor menuliskan
ketidaksesuaian harus jelas, harus singkat dan harus didukung
dengan bukti objektif.
5. Tindak Lanjut Temuan
Setelah selesai rapat penutup, langkah pemangku
kepentingan program akreditasi manajemen mutu terutama Tim
SAPM selanjutnya adalah mempelajari hasil temuan asesmen,
menentukan tindakan perbaikan langsung, mengidentifikasi
masalah yang memerlukan tindakan pencegahan (koordinasi
dengan Top Management jika diperlukan), mengumpulkan dan
menganalisa data serta kemungkinan penyebab, menentukan
tindakan koreksi (yang mencegah terulangnya kembali masalah),
melaksanakan tindakan koreksi tepat waktu, mengawasi hasil dan
melaporkan hasilnya.
Ketika tindakan perbaikan telah dilakukan maka Tim SAPM
melalui asesor internal kembali melakukan asesmen verifikasi
untuk menentukan tindak lanjut temuan telah dilaksanakan efektif
atau tidak. Jika tindakan efektif, maka dinyatakan selesai (close
out), sedangkan jika tidak efektif maka diberi keterangan belum
dilakukan tindakan perbaikan, untuk ditindaklanjuti pada asesmen
berikutnya.
Kemungkinan tindak lanjut temuan tidak efektif saat terjadi
kesalahan yang sama, jika sekali terjadi adalah insiden, jika terjadi
dua kali merupakan kebetulan, sedangkan jika terulang tiga kali
hal tersebut merupakan ketidakefektifan sistem yang harus
dicarikan solusinya.
F. Keuntungan menjadi Asesor Internal
Seseorang yang telah bersertifikat asesor, sangat dituntut
memahami seluruh proses implementasi SAPM, layaknya seorang
16

pengawas, maka ia dituntut harus lebih mengerti apa yang

diawasinya.
SAPM sebagai hal yang baru dalam dunia peradilan, maka
pemahaman asesor internal minimal harus setara dengan Ketua
SAPM selaku pemegang kendali berjalannya proses implementasinya
di suatu pengadilan. Bahkan harus menjadi tempat rujukan jika dalam
pelaksanaannya ternyata mengalami kendala.
Tuntutan tersebut hanya akan terwujud jika seorang asesor
punya semangat belajar yang tinggi dan pemahaman yang utuh
terhadap program SAPM. Sebaliknya, jika seorang asesor tidak
mampu berperan sesuai tuntutan di atas, maka dapat dipastikan
implementasi program SAPM akan banyak mengalami kendala
bahkan terancam gagal.
Kegagagalan proses asesmen bisa saja terjadi. Kemungkinan
gagalnya tersebut dapat disebabkan oleh:
- Asesor tidak memahami proses mutu, dokumentasi maupun teknis
implementasinya
- Masalah yang tidak diselidiki secara tuntas oleh asesor
- Masalah tidak dikomunikasikan secara efektif kepada pihak yang
di-asesmen
- Pihak yang di-asesmen tidak memahami proses tindakan koreksi
- Tindakan koreksi tidak menyelesaikan akar masalah
- Tindakan koreksi tidak diverifikasi oleh asesor
Sejatinya, seorang asesor adalah orang-orang terbuka terhadap
hal-hal baru dan punya semangat tinggi untuk terus belajar. Termasuk
juga seluruh warga peradilan seharusnya. Karena SAPM hakikatnya
adalah pelayanan prima terhadap diri kita sendiri dan juga terhadap
orang lain.

G. Penutup
Asesor internal adalah orang dari pengadilan yang
mengimplementasikan SAPM itu sendiri. Sehingga, seketika selalu
17

dapat diukur dan diketahui perkembangan kualitas implementasi

manajemen mutunya, apakah stagnan, meningkat atau bahkan turun.
Selaku pihak intern yang memiliki pemahaman mendalam
terhadap proses implementasi SAPM dan mempunyai kesempatan
bertindak sebagai subjek dalam program sertifikasi dan
implementasinya pada organisasi tempatnya bekerja, asesor internal
harus menjadi kawal depan dalam menjaga keberlangsungan
implementasi APM.
Untuk terus meningkatkan kompetensinya, seorang asesor
internal dituntut tetap memiliki semangat belajar yang tinggi dan selalu
meningkatkan pemahamannya terhadap program dan perkembangan
SAPM. Akhirnya, selamat kepada seluruh mujahid Sertifikasi
Akreditasi Penjaminan Mutu (SAPM) Peradilan Agama.
18

DAFTAR PUSTAKA

Sulistiyo Sidarto Mulyono, dkk, Panduan Penerapan Manajemen Mutu ISO

9001:2000, PT. Alex Media Komputindo, Jakarta, tt.
Institute of Internal Auditor (IIA), Makalah: Internal Audit Quality Management
System Training,tt.
https://badilag.mahkamahagung.go.id/seputar-ditjen-badilag/seputar-ditjen-
badilag/hampir-seratus-pa-ms-menerima-sertifikat-akreditasi-30-11
https://badilag.mahkamahagung.go.id/artikel/publikasi/artikel/tinjauan-
implementasi-akreditasi-penjaminan-mutu-tahap-pertama-
kepentingan-siapa-tinjauan-implementasi-akreditasi-penjaminan-mutu-
tahap-pertama-kepentingan-siapa-oleh-arief-hidayat-16-11
http://www.pa.palembang.go.id/index.php?option=com_content&view=article&i
d=1835:akreditasi-penjaminan-mutu&catid=135:artikel&Itemid=182