0

BUKU PEDOMAN

PENGORGANISASIAN ELEKTRONIK DATA PROSESSING

Melayani Dengan Hati

ELEKTRONIK DATA PROSESSING

(EDP)

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH dr. SOERATNO GEMOLONG

JL. Dr. Soetomo No. 792 Gemolong, Telp. 0271 – 6811839 Fax : 0271 – 6811439
e-mail : rsudgemolong@yahoo.com Sragen 57274

SRAGEN

2017
 1

DAFTAR ISI

Hal.
BAB I Pendahuluan……………………………………………………. 1
BAB II Gambaran Umum ……………………………………...…......... 4
BAB III falsafah, Visi, Misi, Tujuan, Motto Dan Slogan RSUD dr.

Soeratno Gemolong …………………………………………… 12

BAB I V Struktur Organisasi RSUD dr. Soeratno Gemolong 13
BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja EDP ……………………..…... 15
BAB VI Uraian Jabatan ……………………………………………….. 16
BAB VII Tata Hubungan Kerja ………………………………………… 19
BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil …………………… 22
BAB IX Kegiatan Orientasi …………………………………………… 25
BAB X Pertemuan/ Rapat………………………………………………. 31
BAB XI Pelaporan……………………………………………………….. 33
 2

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Rumah sakit memiliki inti bisnis utama (cor bisnis) kegiatan berupa layanan kesehatan
(medical services), merupakan usaha padat modal, padat karya,padat profesi dan padat masalah.
Regulasi dibidang layanan kesehatan, tuntutan masyarakat yang semakin kritis untuk
memperoleh layanan kesehatan, kerjasama dengan pihak ketiga, dan modalitas ketenagaan baik
medik maupun non medik yang dimiliki sangat berpengaruh dalam penentuan arah kebijakan
Rumahsakit. Disamping itu, dihadapkan pada pengaruh globalisasi yang secara ekonomi
mendorong kearah ekonomi pasar, makna kompetisi antar lembaga tidak dapat terhindarkan
sehingga persaingan usaha bidang kesehatan menjadi ketat.Memajukan Rumah Sakit merupakan
tugas utama dan merupakan tantangan didalam peningkatan kualitas Amal Usaha dibidang
layanan kesehatan untuk dapat memenuhi keinginan umat / masarakat pelanggan dan atau
keluarganya, serta mampu memberi kontribusi pengembangan perserikatan Muhammadiyah
didalam menjalankan misinya sebagai media dakwah amar makruf nahi mungkar.
Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeratno Gemolong mempunyai Sistem Manjemen
Rumah Sakit – SIM RS didalam upaya mendukung kecepatan dan ketepatan layanan kepada
pasien dan memberikan data yang dibutuhan oleh pasien dan manajemen rumah sakit. Sistem
Informasi Manajemen Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeratno Gemolong diharap mampu :
• Membangun dan mengembangkan infrastruktur teknologi informasi
• Mensosialisasikan dan meningkatkan kemampuan sumberdaya manusia rumah sakit.
• Mengoperasionalkan teknologi informasi
• Meningkatkan nilai jual rumah sakit
• Meningkatkan mutu dan mempercepat proses pelayanan rumah sakit
• Meningkatkan loyalitas dan kebanggaan karyawan terhadap rumah sakit
• Meningkatkan kinerja rumah sakit menjadi lebih efisien dan efektif

Sistim informasi manajemen rumah sakit menempati kedudukan sentral berkaitan dengan
peranannya dalam membantu kelancaran, kecepatan layanan dan memberikan ketepatan data
yang dibutuhkan. Karena kedudukan yang penting itulah maka tanggung jawab Elektronik Data
Prosesing (EDP) sebagai pengelola dan penanggungjawab Sistem Informasi Rumah Sakit – SIM
RS bertambah besar, baik tanggung jawab professional (professional responsibility), tanggung
jawab teknis (tehnical responsibility), maupun tanggung jawab pengelolaan (management
responsibility).
 3

B. Tujuan Pedoman
Pedoman ini bertujuan untuk :
1. Mengelola fasilitas tehnologi informasi baik dalam bentuk hardware maupun software di
lingkungan Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeratno Gemolong.
2. Mengorganisasikan SDM yang ada di lingkungan Elektronik Data Prosessing (EDP).
3. Mengoptimalkan kinerja staf atau pelaksana sesuai dengan uraian tugas yang telah
ditetapkan.
4. Menciptakan budaya kerja yang positif di lingkungan kerja EDP.
5. Mengevaluasi kinerja staf atau pelaksana EDP secara berkala dan kontinyu.

C. Ruang Lingkup
1. Melayani semua bagian yang berinteraksi dengan komputer
2. Melakukan perawatan secara kontinyu semua komputer, laptop, monitor, printer dan
fasilitas hardware yang lain.
3. Melakukan perawatan software dan pengembangan agar software dapat berfungsi dengan
maksimal.
4. Melakukan pemasangan dan perawatan jaringan Lokal Area Network (LAN) mapun
internet, untuk fasilitas pasien/pengunjung maupun untuk kelancaran pekerjaan rumah
sakit.
5. Menyediakan fasilitas-fasilitas tambahan yang diperlukan oleh pasien seperti hotspot atau
free wifi.
6. Melakukan pengembangan system atau software sehingga lebih banyak pekerjaan yang
dapat diselesaikan secara komputerisasi dengan harapan hasil pekerjaan lebih baik dan
lebih pasti, pekerjaan manual semakin banyak yang ditinggalkan.
7. Menjalin hubungan baik dengan semua bagian di rumah sakit khususnya yang
menggunakan computer, sehingga apabila ada kerusakan dapat segera tertangani.

D. Landasan Hukum
1. Undang – undang No 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit BAB VII tentang Kewajiban
dan Hak, dan BAB IX Bagian Keenam Pasal 44 yang mengatur tentang Perlindungan
Hukum RS dan Bagian Ketujuh pasal 46 tentang Tanggung Jawab Hukum
2. Undang-undang No. 11 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, khusus Pasal
30 tentang akses komputer pihak lain tanpa ijin, pasal 33 tentang pemindahan, perusakan
dan membuka informasi rahasia dan pasal 33 yang mengatur tentang perbuatan yang
berakibat terganggunya sistem informasi hingga bekerja tidak sebagaimana mestinya.
 4

BAB II
GAMBARAN UMUM

1. Sejarah Rumah Sakit

Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen Jawa
Tengah menempati lahan seluas 11.525.87 M2 dengan luas bangunan 4.544.2 M2 dan
didirikan pada tahun 2010 dengan ijin prinsip pendirian RSUD Gemolong Nomor
445/109.1/002/2010 tanggal 9 Juni 2010 dan ijin penyelenggaraan RSUD Gemolong
Nomor 445/001/29/2010 tanggal 26 Juni 2010 serta Peraturan Bupati Sragen Nomor
15 tahun 2010 tentang penetapan RSUD Gemolong Kabupaten Sragen.
Pada awalnya RSUD dr. Soeratno Gemolong adalah Puskesmas Gemolong I
dengan perawatan yang dikembangkan. Pada tahun 2005 Puskesmas Gemolong 1
dengan perawatan mulai dirintis dengan mengembangkan pelayanan spesialis
Obsgyn, Penyakit Dalam, Bedah dan Anak, dengan Dokter Spesialis yang
diperbantukan dari RSUD Sragen, atas dasar Keputusan Bupati nomor 17 tahun 2004
tentang tarif pelayanan spesialis dan akupuntur di Puskesmas Kabupaten sragen
tanggal 10 Mei 2004. Baru kemudian pada tahun 2007 dan tahun 2008 diikuti
pengembangan pembangunan Gedung rawat inap dan rawat jalan, Penambahan
Sumber Daya Manusia terutama Dokter Spesialis Obsgyn dan Spesialis Penyakit
Dalam, serta pengadaan beberapa sarana prasarana, alat kesehatan seperti alat
Rongent , USG dan lain-lain.
Dengan berbagai pengembangan dan kemajuan yang terjadi di Puskesmas
Gemolong 1 selama ini memacu manajemen dan semua jajaran karyawan untuk bisa
segera menjadi RSUD Gemolong,sehingga pada pertengahan tahun 2010 Puskesmas
Gemolong 1 mengalami pengembangan menjadi RSUD Gemolong Kabupaten Sragen
Rumah Sakit Kelas D. Pada awal tahun 2011 , rencana dilakukan penetapan kelas dari
Kementrian Kesehatan Republik Indonesia, sedangkan fungsi Puskesmas Gemolong I
dilaksanakan oleh Puskesmas Gemolong yang dulu disebut Puskesmas Gemolong 2.
Rumah Sakit Umum Daerah Gemolong Kabupaten Sragen Propinsi Jawa Tengah
ditetapkan sebagai Rumah Sakit Umum Kelas D dengan Keputusan Menteri
Kesehatan Nomor : HK.03.05/I/1889/2011 tanggal 15 Juli 2011. Selanjutnya Rumah
Sakit Umum Daerah Gemolong terus menerus berupaya meningkatkan mutu dan
pengembangan pelayanan kesehatan masyarakat serta kesejahteraan pegawai. Pada
pertengahan tahun 2012 ada penambahan Dokter Spesialis Bedah, Dokter Spesialis
 5

Penyakit Dalam, dan Dokter Spesialis Anak dan tahun 2013 ada penambahan Dokter
Spesialis Paru, Spesialis Anestesi, dan Spesialis Patologi Anatomi.

2. Profil RS Xxxx
Rumahsakit Xxxx adalah rumahsakit tipe B yang menempati area 15.806 m2, dengan
luas bangunan 15.560 m2. Terletak di jalan Ronggowarsito no. 130 Surakarta. Pelayanan
RS Xxxx terdiri dari :

LAYANAN UNGGULAN
Sejak resmi berdiri sebagai sebuah institusi Rumah Sakit, RS PKU Muhammadiyah
memiliki beberapa layanan unggulan yang ditawarkan kepada customernya. Tahun 2000,
RS Xxxx menjalankan klinik deteksi dini kanker payudara, kemudian layanan Klinik
Hidayah pada tahun 2004. Pada tahun yang sama RS PKU Muhammadiyah juga
memberikan layanan unggulan berupa persalinan dengan ILA (tanpa rasa nyeri) dan juga
perawatan rooming in (rawat gabung antara ibu dan bayinya yang baru dilahirkan).
Layanan unggulan RS Xxxx yang lainnya adalah layanan Inisiasi Menyusui Dini (IMD)
dan juga Kangaroo Mother Care (KMC). Sejak tahun 2009 hingga sekarang, layanan
unggulan RS Xxxx juga bertambah yaitu layanan PONEK.

LAYANAN RAWAT JALAN

Layanan 24 jam di RS Xxxx meliputi beberapa Instalasi, yaitu Instalasi Gawat Darurat
(IGD), Instalasi Radiologi, Instalasi Laboratorium, Ambulance dan Instalasi Farmasi.

LAYANAN RAWAT JALAN

RS Xxxx memberikan layanan rawat jalan berupa Medical Check Up, Poliklinik Umum,
Poliklinik Gigi, Poliklinik Spesialis/Sub Spesialis meliputi: Poli Anak, Bedah Umum,
Bedah Anak, bedah Tulang, Bedah Syaraf, Bedah Onkologi, Bedah Urologi, Bedah
Plastik, Bedah Mulut, Bedah Digestif, Kebidanan & Penyakit Kandungan, Penyakit
Dalam, Syaraf, THT, Mata, Paru, Kulit & Kelamin, Jantung & Pembuluh Darah,
Rehabilitasi Medik, Patologi Anatomi, Jiwa, Akupunktur, Gigi Anak, Konservasi Gigi.
Selain itu, RS Xxxx juga memiliki Layanan Rawat Jalan berupa Klinik Fisioterapi, Klinik
Tumbuh Kembang Anak, Klinik Diabetes Mellitus, DOTs TB dan Layanan Konsultasi
Gizi.

LAYANAN RAWAT INAP

 6

RS Xxxx memiliki 217 tempat tidur (TT) pasien yang terbagi dalam beberapa bangsal

sebagai layanan rawat inap.

NO KETERANGAN KELAS JUMLAH TT

1 ANAK I 9
II 8
(Ruang Mina)
III 8
DEWASA
2 III 29
(Ruang Multazam)
DEWASA
3. (Ustman bin Affan, Arofah, II 19
Sofa Marwa)
DEWASA
(Firdaus, Arofah, Ustman bin I 31
4.
Affan, Umar bin Khattab,
Abu Bakar)
DEWASA
5. (Ustman bin Affan, Umar bin UTAMA 11
Khattab, Abu Bakar)
DEWASA
(Firdaus, Umar bin Khattab, VIP 21
6. Abu Bakar)
DEWASA
7. (Umar bin Khattab, Abu SUPERVIP 8
Bakar)
SUPERVIP
4
KEBIDANAN VIP
8. I 4
(Ruang Annisa)
II 6
III 10
9. II 11
BAYI (Sehat)
10. - 9
BAYI (Resiko Tinggi)
11. - 11
INTENSIF (ICU-ICCU)
12. - 8
INTENSIF (PICU-NICU)
13. - 7
INTENSIF (HCU)

LAYANAN PENUNJANG

Sebagai rumah sakit yang ingin memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggannya, RS

PKU Muhammadiyah menyediakan layanan penunjang bagi kepentingan pemeriksaan kesehatan

pelanggan RS Xxxx. Instalasi Laboratorium RS Xxxx memberikan pelayanan berupa

 7

pemeriksaan rutin, pemeriksaan narkoba, biopsi jarum, analisa sperma, pemeriksaan hormon,

analisa gas darah, imunoserologi, patologi anatomi, pemeriksaan mikrobiologi, dll.

Selain layanan laboratorium, RS Xxxx juga memiliki layanan penunjang lain di Instalasi

Radiologi. Untuk pemeriksaan rontgen, RS Xxxx melayani pemeriksaan Thorax, HSG, ENO,

Lumbo Sacral, Servical, Pelvis, Cranium, Extrimitas, Gigi/Dental X-Ray, IVP, Myelografi,

Colon in Loop, RPG, Fistulografi, Uretrografi, dll. RS Xxxx juga melayani pemeriksaan USG

Abdomen/Mamae, Mamografi, MSCT 16 Slice, Panoramic & Cephalometri.

Untuk instalasi bedah sentral, RS Xxxx memiliki 3 kamar mayor, 1 kamar minor, recovery room

dan laparoscopy. Untuk persalinan, di dalam ruang bersalin RS Xxxx tersedia 7 tempat tidur.

Untuk klinik hemodialisis, RS Xxxx saat ini telah memiliki 7 mesin hemodialisa.

Layanan bimbingan rohani diberikan kepada pasien rawat inap di RS Xxxx berupa kunjungan

pasien rawat inap ataupun kunjungan pasien sebelum operasi. Selain itu, juga melayani rukti

jenazah dan juga konsultasi keluarga sakinah.

RS Xxxx juga memberikan layanan penunjang berupa konsultasi gizi maupun layanan catering

diit bagi pasien post rawat inap.

LAYANAN HOME CARE

RS Xxxx juga menyediakan pelayanan Home Care atau perawatan di rumah bagi pasien post

rawat inap maupun pasien yang tidak dapat berangkat sendiri untuk pemeriksaan kesehatan di

rumah sakit. Layanan home care ini meliputi: pemeriksaan keluarga, perawatan luka pasca

khitan, perawatan pasca mondok pasien lansia, pasca melahirkan, pasien stroke maupun pasca

operasi, serta pelayanan pendampingan pasien.

 8

BAB III
FALSAFAH, VISI, MISI, TUJUAN, MOTTO, DAN SLOGAN LAYANAN
RS XXXX

1. FALSAFAH

Rumah sakit Xxxx adalah suatu amal usaha Muhammadiyah sebagai perwujudan dari
iman dan amal sholeh kepada Alloh SWT serta menjadikannya sebagai sarana ibadah

2. VISI

Rumahsakit Xxxx menjadi rumahsakit layanan paripurna dan Islami, serta menjadi
rumahsakit yang berkelas dunia

3. MISI

Memberikan layanan promotif, preventif, kuratif, rehabilitative yang berkualitas, nyaman

aman, tenteram dalam perawatan, cepat akurat, serta sempurna, ramah dalam layanan
Islami

4. TUJUAN
Mewujudkan derajat kesehatan yang setinggi –tingginya secara menyeluruh sesuai
dengan peraturan perundang-undangan serta tuntunan ajaran Islam dengan tidak
memandang agama, golongan dan kedudukan

5. MOTTO
Sehat- Sejahtera- Islami

6. SLOGAN LAYANAN
Ikhlas – Ramah- Cekatan

BAB IV
Struktur Organisasi
RS XXXX

1. Struktur Organisasi Pimpinan

PIMPINAN DAERAH MUHAMMADIYAH

KOTA SURAKARTA
 9

Majelis Pembina Kesehatan Umum & Pelayanan

Sosial
PDM Kota Surakarta

DIREKTUR

SPI Komite Medik

Wakil Direktur Wakil Direktur

Pelayanan Medik Perencanaan, Wakil Direktur Wakil Direktur
& Penunjang Pengembangan & Umum Keuangan
Medik Pemasaran

2. Struktur Organisasi Rumah Sakit Xxxx

Secara normatif, struktur organisasi disusun sesuai dengan tingkat kebutuhan layanan
dan operasional di RS Xxxx.Struktur organisasi RS Xxxx disusun dengan tingkatan
manajerial
Terlampir

3. Struktur Organisasi Operasional RS Xxxx

Konsep mengenai “ The Real Director adalah para manager lapangan “, maka RS Xxxx
menetapkan Stuktur Organisasi Operasional, dimana yang menjadi puncak pimpinan dari
organisasi ini adalah para manager Unit. Gambaran struktur organisasi operasional
sebagaimana terlampir.
 10

BAB V

STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA

Wakil Direktur Perencanaan, Pengembangan &

Pemasaran

Manager
Pengembangan

Manager Unit
Elektronik Data Prosessing - EDP

Pelaksana Pelaksana Pelaksana

EDP EDP EDP
 11

BAB VI
URAIAN JABATAN

A. MANAGER UNIT EDP

1 Nama Jabatan : Manager Unit Electronic Data Prosessing ( EDP )

2 Ikhtisar Jabatan : Seorang SDM yang diberi tanggung jawab dan
wewenang dalam mengatur pengelolaan dan
kelancaran di unit EDP meliputi:
1. Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen ( SIM ),
2. Pengelolaan Hardware
3. Pengelolaan Sofware
4. Pengelolaan data elektronik
5. Pengelolaan website
di RS Xxxx.

3 Tugas Pokok dan : 1. Melaksanakan fungsi perencanaan (P1):

Fungsi a. Menyusun rencana program kegiatan unit EDP
dan rencana anggaran pendapatan dan belanja
(RAPB) sbg bagian dari RAPB RS PKU
Muhammadiyah SKA.
b. Menyusun sistem kerja, standar pelayanan dan
standar operasional prosedur kegiatan yang
diperlukan di unit EDP
c. Merencanakan pengembangan sumber daya
manusia.
d. Merencanakan upaya program pengendalian mutu
di unit EDP

2. Melaksanakan fungsi penggerakan, dan pelaksanaan

(P2), meliputi:
a. Melaksanakan pembagian tugas dan tata hubungan
yang jelas.
b. Menciptakan suasanana kerja yang harmonis.
c. Melakukan koordinasi antar staf dan dengan
instalasi/unit kerja lain dalam pemecahan
masalah.
d. Menjaga kelancaran pelayanan dan menyelesaikan
segala permasalahan yang ada di unit EDP
e. Mengelola sumber daya yang ada di unit EDP
f. Menyiapkan komponen dan melakukan
mantenance teknologi informasi ( hardware, soft
ware, jaringan dll )
g. Melaksanakan pelatihan/ pendampingan terhadap
pelaksana/ unit terkait apabila terdapat program
baru
h. Mengelola data elektronik
i. Mengelola website Rumah Sakit dan TV informasi
j. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh
pimpinan Rumah Sakit dalam rangka kelancaran
pelayanan Rmah Sakit.
k. Bertanggung jawab terhadap manager
pengembangan dan pemasaran

3. Melaksanakan fungsi pengawasan, pengendalian,

dan penilaian (P3) meliputi:
a. Melaksanakan pengawasan dan evaluasi
 12

pelaksanaan tugas dan pembinaan teknis staf

sehingga sesuai dengan kebijakan dan prosedur
yang sudah ditetapkan .
b. Melakukan evaluasi terhadap disiplin kerja di
lingkungan di unit EDP
c. Melakukan pengawasan, pengendalian dan
evaluasi terhadap pendayagunaan tenaga dan
peralatan secara efektif dan efisien.
d. Melaksanakan evaluasi dan pengendalian mutu di
unit EDP
e. Memberikan laporan secara berkala kepada
Pimpinan RS dan pihak pihak terkait

4. Hubungan Kerja : Seluruh unit kerja

B. PELAKSANA EDP

Nama Jabatan : Pelaksana EDP

Unit Kerja : Electronik Data Prosesing (EDP)
Atasan Langsung : Manager Unit EDP

URAIAN TUGAS
TUGAS / TANGGUNG JAWAB INDIKATOR HASIL KERJA
RUTIN HARIAN :
 Komputer berfungsi dengan baik.
 Memperbaiki komputer yang rusak
 Transaksi terinput sesuai ketentuan
 Membetulkan transaksi yang keliru
 Printer berfungsi dengan baik dan jelas
 Memperbaiki printer yang rusak
sesuai kebutuhan.
(Mengganti toner, ganti pita atau
mengisi ulang tinta printer)
 Jaringan LAN berfungsi dengan
 Memperbaiki jaringan Lokal Area
maksimal.
Network (LAN) yang bermasalah
 Pelayanan dengan komputer dapat
 Membuat Jaringan LAN baru untuk
berjalan dengan baik.
pengembangan pelayanan RS
 Data Informasi Pelayanan Rawat Jalan
 Update data Informasi pelayanan Rawat
selalu Up todate
Jalan pada Hospital TV.
BERKALA
 Komputer selalu siap pakai dan tidak
 Melakukan perawatan Hardware : PC,
bermasalah.
Printer, Keyboard, Mouse, dll
 Operasional komputer berjalan dengan
 Melakukan Update dan Scaning antivirus.
 Melakukan perawatan Jaringan Internet lancer.
 Fasilitas Internet dapat dimanfaatkan
(Speedy & Telkom wifi )
dengan maksimal untuk kepentingan RS
 Melakukan backup database Sistem & Pengunjung.
Informasi Rumah Sakit (SIM RS)  Efisiensi database aktif
 Membantu pembuatan laporan unit lain
 Laporan tersaji dengan data yang valid
(dalam proses penarikan laporan dari SIM
RS)
 13

BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA

A. MANAJER PENGEMBANGAN
1. Mengkoordinir pelayanan Pengembangan Elektronik Data Prosesing yang
dibutuhkan semua unit agar proses pelayanan kepada pasien dapat berjalan sesuai
dengan visi, misi rumah sakit.
2. Dalam pengembangan layanan, data yang dihasilkan sistem informasi manajemen
rumahsakit (SIM RS) dapat menjadi acuan dalam pengambilan keputusan manajemen
rumah sakit.
3. Membuat laporan bulanan, dan RAB tahunan.
B. BAGIAN REKAM MEDIS
1. Melakukan koordinasi dengan bagian Rekam Medik dan bagian pendaftaran untuk
pengisian data pasien yang berkunjung ke rumahsakit Xxxx baik sebagai pasien
rawat jalan atau pasien rawat inap atau di unit pelayanan yang lain.
2. Menginformasikan laporan bulanan dan triwulan yang dibutuhkan untuk membuat
laporan ke Dinas Kesehatan Kota, Dinas Kesehatan Propinsi dan Instansi terkait.
C. BAGIAN SDM
Melakukan koordinasi yang berhubungan penilaian, pembinaan, rotasi, mutasi karyawan,
mesin absensi, presensi dll, yang berhubungan dengan karyawan.
D. INSTALASI GIZI
Penyediaan aplikasi yang dapat memberikan data pasien secara online untuk keperluan
menu/diet pasien rawat inap, menu penunggu, maupun daftar pasien rawat inap per
ruangan.

E. INSTALASI PSRS
1. Melakukan koordinasi apabila terjadi kerusakan jaringan, perbaikan, pemasangan alat
atau instalasi listrik.
2. Melakukan koordinasi dalam perawatan jaringan kabel listrik, telepon, eaphone, cctv,
kabel data, maupun jaringan internet.
F. BAGIAN UMUM
1. Melakukan koordinasi tentang kebersihan ruangan dan lingkungan kerja.
2. Mengajukan anggaran kebutuhan rutin bulanan.
G. BAGIAN AKUNTANSI & TARIP
1. Melakukan koordinasi untuk keperluan kelancaran penarikan laporan dari masing-
masing instalasi atau bagian, untuk data yang sudah online.
 14

2. Perubahan tarif / pembuatan tarif baru, dengan memperhatikan komponen tarip

seperti, jasa medis, jasa layanan, sewa alat, dll.
H. BAGIAN KEUANGAN
1. Melakukan koordinasi untuk kelancaran pelayanan billing rawat inap dan kasir rawat
jalan maupun dari unit penunjang yang lain, sesuai dengan tarip rumah sakit yang
berlaku
2. Melakukan koordinasi apabila terjadi komplain terhadap pelayanan yang
berhubungan dengan komputer.
I. INSTALASI LABORATORIUM
1. Melakukan koordinasi untuk kelancaran pelayanan di laboratorium dalam pembuatan
billing/biaya pemeriksaan.
2. Melakukan perawatan koneksi mesin pemeriksaan Laboratorium Information Sistrm
(LIS) dengan Hospital Information Sistem (HIS) untuk mendapatkan hasil
pemeriksaan secara otomatis.

J. INSTALASI RADIOLOGI
1. Melakukan koordinasi untuk kelancaran pelayanan di Radiologi dalam pembuatan
billing/biaya pemeriksaan.
2. Merencanakan kegiatan peningkatan mutu pelayanan di Instalasi radiologi baik untuk
pasien, radiografer maupun dokter.
K. INSTALASI FARMASI
1. Melakukan koordinasi untuk kelancaran pelayanan di Instalasi Farmasi dalam
pelayanan penjualan, pembelian maupun pemakaian disetiap gudang/depo farmasi
yang ada di rumahsakit.
2. Merencanakan kegiatan peningkatan mutu pelayanan di Instalasi Farmasi baik untuk
pasien, Farmasis, Apoteker maupun dokter
 15

BAB VIII
POLA KETENAGAAN

Penyusunan perencanaan kebutuhan SDM berdasarkan WISN ( Work Load Indicator Staff Need

), mengacu pada Kepmenkes RI Nomor : 81/MENKES/SK/I/ 2004

A. Analisa Beban Kerja Informasi & Pelayanan Pelanggan

SBK KEBU-
No. KEGIATAN POKOK FREQ 108.780 A B C D TUHAN
/mnt SDM
1 Instal komputer 120 15 907 105 75 180 0,198566
2 Instal printer 30 6 3.626 42 30 72 0,019857
3 Update anti virus 15 21 7.252 147 105 252 0,034749
4 Scan antivirus 60 80 1.813 560 400 960 0,529509
5 Ganti toner printer laser 10 60 10.878 420 300 720 0,066189
6 Ganti pita printer lx-300 15 60 7.252 420 300 720 0,099283
7 Ganti pita printer lq-2190 20 15 5.439 105 75 180 0,033094
8 Pasang jaringan lan 300 2 363 14 10 24 0,066189
9 Pasang jaringan internet 300 1 363 7 5 12 0,033094
10 Reset speedy 15 15 7.252 105 75 180 0,024821
11 Backup databse 60 30 1.813 210 150 360 0,198566
12 Restore databse 60 25 1.813 175 125 300 0,165472
13 Servise printer 60 60 1.813 420 300 720 0,397132
14 Isi tinta printer 30 60 3.626 420 300 720 0,198566
15 Perawatan komputer 45 180 2.417 1.260 900 2160 0,893547
16 Perawatan printer 20 60 5.439 420 300 720 0,132377
17 Perbaikan komputer ringan 15 225 7.252 1.575 1.125 2700 0,372311
18 Perbaikan komputer sedang 60 100 1.813 700 500 1200 0,661886
19 Perbaikan komputer berat 120 80 907 560 400 960 1,059018
Refresh kartu stok / utility
20 60 26 1.813 182 130 312 0,172090
farmasi
21 Pembetulan transaksi 30 60 3.626 420 300 720 0,198566
22 Edit tarip 30 5 3.626 35 25 60 0,016547
23 Tambahan tarip baru 60 3 1.813 21 15 36 0,019857
Sosialisasi penggunaan tarip
24 30 9 3.626 63 45 108 0,029785
baru
25 Tambahan software kecil 120 10 907 70 50 120 0,132377
Sosialisasi penggunaan
26 30 15 3.626 105 75 180 0,049641
software kecil
Tambahan software sedang 100 7 1.088 49 27 84 0,077220
Sosialisasi penggunaan
28 60 14 1.813 98 70 168 0,092664
software sedang
29 Tambahan software sulit 100 3 1.088 21 15 36 0,033094
Sosialisasi penggunaan
30 90 6 1.209 42 30 72 0,059570
software sulit
Total 6,0656

Waktu kerja tersedia 1.813 jam / tahun

Waktu kelonggaran : Rapat/tugas lain yang diberikan oleh atasan di luar tugas pokok
1jam/minggu = 0,0286 SDM
 16

Untuk Bagian Elektronik Data Prosessing idealnya jumlah SDM sebanyak 6 orang

B. Kualifikasi Personil
1. Manager Unit Elektronik Data Prosessing ( EDP )
a. Adalah berpendidikan minimal D3 jurusan Sistem Informasi atau Tehnik Informasi
atau manajemen informatika.
b. Berpengalaman sebagai Pelaksana elektronik Data Prosessing (EDP) rumah sakit
minimal 2 (dua) tahun
c. Menguasai salah satu bahasa pemrograman
d. Memiliki jiwa kepemimpinan
e. Ramah, komunikatif,
f. Sehat jasmani dan rohani
g. Berakhlaqul karimah

2. Pelaksana Unit Elektronik Data Prosessing ( EDP )

a. Adalah berpendidikan minimal D1 jurusan Sistem Informasi atau Tehnik Informasi

atau manajemen informasi.

b. Menguasai salah satu bahasa pemrograman
c. Ramah dan komunikatif
d. Penampilan rapi dan menarik
e. Sehat jasmani dan rohani
f. Berakhalaqul karimah
 17

BAB IX
KEGIATAN ORIENTASI

1. Pengertian
a. Pegawai baru adalah peserta seleksi penerimaan calon pegawai baru RS Xxxx yang
berdasarkan keputusan Direktur dinyatakan diterima sebagai Calon Pegawai Baru RS
Xxxx
b. Pegawai lama adalah pegawai RS Xxxx berdasarkan keputusan Direktur dilakukan
mutasi, rotasi ataupun promosi dengan dipindahkan ke unit kerja yang lain.
c. Orientasi Pegawai adalah program bagi pegawai baru ataupun pegawai lama dengan
tujuan untuk memperkenalkan tentang organisasi dalam hal ini RS Xxxx dan aspek-
aspek yang lain yang berkaitan dengan bidang pekerjaan.

2. Metode Orientasi
a. Pegawai Baru
 Bila penerimaan pegawai kurang dari 10 orang, pegawai tersebut diberikan
penjelasan oleh pengelola diklit, kemudian diantar ke unit untuk diserahkan
kepada atasan langsungnya.
- Pelaksanaan orientasi diserahkan kepada atasan langsungnya
- Pada orientasi berikutnya pegawai tersebut diikutkan pada orientasi umum
rumah sakit.
 Bila penerimaan pegawai lebih dari 10 orang:
- Pegawai dikumpulkan diruang pertemuan, secara klasikal mengikuti
kegiatan orientasi formal dengan materi-materi yang sudah ditentukan
(ceramah/diskusi).
- Setelah mengkuti orientasi klasikal, kemudian orientasi unit dengan
kegiatan perkenalan dan pemahaman tugas ke unit yang berkaitan

b. Pegawai Lama
 Orientasi dilakukan di unit yang akan ditempati langsung oleh atasannya.
 Perkenalan dan pemahaman tugas ke unit yang berkaitan

3. Pelaksanaan Orientasi
Orientasi pegawai baru dilaksanakan dalam 2 tahap:
a. Orientasi Umum, berisi materi-materi umum rumah sakit
b. Orientasi Khusus, berisi materi-materi khusus yang berkaitan dengan
kompetensinya, berkaitan dengan tata laksana pekerjaan di unit kerja masing-
masing.
 18

Waktu pelaksanaan orientasi menyesuaikan jadwal seleksi pegawai baru. Lamanya

orientasi di unit kerja menyesuaikan kebutuhan masing-masing unit.

4. Cara Pelaksanaan Kegiatan

a. Orientasi Pegawai Baru
 Pengelola diklit menentukan waktu orientasi bagi pegawai baru
 Memanggil pegawai baru yang diterima berdasarkan hasil seleksi untuk
melaksanakan orientasi pegawai baru (melalui telepon dan surat tertulis)
 Pengelola diklit menyusun jadwal orientasi.
 Pengelola diklit membuat proposal orientasi pegawai baru ditujukan kepada
Direktur.
 Pengelola diklit mengirim surat permohonan kepada pihak terkait untuk
menjadi pembicara atau pembimbing orientasi pegawai baru sesuai jadwal
yang telah ditetapkan.
 Pengelola diklit mengkoordinasi jalannya orientasi di ruang pertemuan
bekerjasama dengan unit terkait.
 Pengelola diklit menyerahkan pegawai baru kepada unit kerja masing-
masing melalui atasan langsung untuk orientasi di unit kerja.
 Lamanya orientasi masing-masing unit kerja disesuaikan dengan kebutuhan
masing-masing unit yang tertuang dalam pedoman orientasi unit kerja.
 Pengelola diklit melaporkan hasil dan evaluasi pelaksanaan orientasi
kepada Direktur.

b. Orientasi Pegawai Lama

 Bagian PPSDM menyerahkan pegawai lama kepada Kepala unit kerja baru
dengan menyertakan bukti surat Mutasi/Rotasi dari Direktur RS Xxxx
 Kepala unit kerja baru menerima pegawai mutasi/rotasi tersebut dan
memberikan penjelasan administrasi yang diperlukan berkaitan dengan unit
baru tersebut.
 Pegawai hasil mutasi/rotasi menjalani orientasi unit kerja dibawah
bimbingan pembimbing yang ditunjuk.
 Kepala unit kerja melaporkan hasil orientasi kepada pengelola diklit dan
PPSDM

5. MATERI ORIENTASI
Orientasi pegawai baru di RS Xxxx terdiri dari 2 bagian, yaitu :
 19

a. Orientasi klasikal
Dilaksanakan secara klasikal bersama sama, diberikan materi tentang hal-hal yang
berkaitan dengan RS Xxxx. Materi orientasi klasikal sebagai berikut :

NO MATERI PEMATERI
1 Struktur, visi misi dan profil RS Direktur
2 Islam dan kemuhammadiyahan MPKU& PS-PDM Kota Surakarta
(Ideologi Muhammadiyah)
3 Pelayanan Prima Manager Humas

4 Pencegahan dan Pengendalian Infeksi Ketua PPI RS atau yang ditugasi

Nosokomial RS
5 Mars Muhammadiyah Surakarta
6 PMKP ( Peningkatan Mutu dan Ketua KPRS atau yang ditugasi
Keselamatan Pasien )
7 Kesehatan dan Keselamatan Kerja Ketua K3 atau yang ditugasi
8 Peraturan Kepegawaian Manager PPSDM
9 Orientasi unit-unit di rumah sakit Masing masing manager unit kerja
10 Materi –materi yang berkaitan dengan Kepala bagian masing-masing
pekerjaan masing-masing : atau yang ditugasi
- Kompetensi pegawai
- Job deskripsi spesifik
- Target kinerja yang diinginkan
- Sarana dan prasarana
- Peralatan yang akan dioperasikan
- Prosedur kerja terkait pekerjaan
ybs.
- Hubungan kerja dengan unit lain
- Pengenalan rekan kerja di unitnya.
- Prosedur pelayanan kepada
pelanggan
b. Orientasi lapangan
Orientasi lapangan adalah kegiatan orientasi yang dilaksanakan di unit kerja masing
masing. Adapun materi orientasi sesuai dengan unit kerja masing masing. Dalam
pelaksanan orientasi lapangan terdapat suatu target yang harus dicapai oleh pegawai baru
di unit kerja tersebut.

KEGIATAN ORIENTASI LAPANGAN

BULAN BULAN BULAN

No KEGIATAN KETERANGAN
I II III
1. UMUM
a. Pemahaman struktur X
organisasi RS dan EDP
b. Pemahaman berbagai X
prosedur yang dipakai di EDP
c. Pengenalan Operating Sistem
X X
(OS) yang digunakan pada RS.
 20

d. Hubungan Interpersonal
X X
2. KHUSUS
a. Pemahaman Sistem Operasi X
yang dipakai pada Software RS
. X
b. Pengenalan & Pemahaman
Jaringan Local Area Network,
CCTV dan Internet
c. Flowchart dalam SIM RS :
- Pendaftaran, Informasi X X
- Rawat Jalan, IGD, VK X X
- Laboratorium, Radiologi X X
d. Pengenalan Aplikasi Billing X X
Rawat Inap, Farmasi, IBS, X X
e. Pengenalan Aplikasi X X
Fisioterapi, Rekam Medik,
X X
Aktifa Lancar, Aktiva Tetap,
X X
Gizi.
f. Pengenalan Aplikasi X X
Laboratorium Information
System (LIS) X X
g. Pengenalan Sistem
Jamkesmas, Inhealth,
Accurate. x x
 21

BAB X
PERTEMUAN/ RAPAT

Dalan upaya peningkatan mutu pelayanan perlu adanya forum komunikasi untuk melakukan
koordinasi terhadap kegiatan-kegiatan yang telah direcanakan. Rapat merupakan media
komunikasi yang bertujuan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang timbul untuk
mendapatkan jalan keluar dengan jalan musyawarah dan bertempat di ruang Elektronik Data
Prosesing (EDP).
Adapun jenis kategori rapat di Elektronik Data Prosesing (EDP) meliputi :
1. Rapat yang terjadwal
Jadwal rapat yang terjadwal di Bagian Elektronik Data Prosesing (EDP) pelaksanaan
rapat diselenggarakan satu kali pertemuan yaitu pada hari Rabu I setiap bulannya dan apabila
berhalangan rapat dapat diajukan pada hari yang lain dalam minggu pertama, namun sebelumnya
dengan melalui pemberitahuan terlebih dahulu.

2. Rapat Yang Tidak Terjadwal/ Khusus ( CITO )

Penyelenggaraan rapat yang tidak terjadwal dilaksanakan apabila ada suatu hal
permasalahan yang menyangkut kepentingan tertentu atau rumah sakit secara umum
Perintah rapat ini datang dari Manager Pengembangan atau jabatan yang lebih tinggi pada bagian
Elektronik Data Prosesing (EDP).

TATA LAKSANA RAPAT

1. Undangan rapat / pertemuan ditulis pada papan tulis di ruang EDP. Dituliskan maksimal 1
hari sebelum rapat dilaksanakan kecuali untuk rapat cito undangan via telpon/ SMS.
2. Peserta rapat hadir 15 menit sebelum acara dimulai.
3. Peserta rapat menandatangani daftar hadir yang telah disediakan
4. Materi rapat diberikan kepada peserta rapat sebelum rapat dimulai atau bersamaan
undangan rapat sedang untuk rapat cito materi rapat langsung dari pimpinan rapat
5. Pimpinan rapat memimpin jalannya rapat mulai dari pembukaan sampai penutup dan
dalam mengambil keputusan dengan mempertimbangkan masukan dari para peserta
rapat.
6. Hasil rapat dibuat dalam bentuk resume rapat yang ditanda tangani oleh notulis rapat dan
disahkan oleh pimpinan rapat dan hasil dievaluasi dalam rapat berikutnya dan ditindak
lanjuti.
Bagian Elektronik Data Prosesing (EDP) RS Xxxx mengadakan pertemuan intern berkala
satu kali dalam satu bulan yang diadakan setiap hari Rabu minggu pertama setiap bulannya.
Namun jadwal pertemuan dapat diajukan pada hari oryang lain. Rapat/pertemuan dipimpin oleh
 22

Manager Unit Elektronik Data Prosesing (EDP) dan dihadiri oleh seluruh staf di dalam bagian
Elektronik Data Prosesing (EDP).
Materi rapat meliputi :
1. Pelayanan SIM RS dan permasalahan yang muncul.
2. Informasi rencana pengembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.
3. Informasi pengembangan sistem informasi manajemen rumah sakit yang telah dicapai.

Hasil pertemuan ditulis oleh notulen dan peserta yang hadir wajib mengisi daftar hadir
yang disediakan , hasil dari pertemuan ditindak lanjuti dan evaluasi dilakukan pada pertemuan
berikutnya.
 23

BAB XI
PELAPORAN

1. Laporan Bulanan

No Bagian Jenis Laporan Tujuan

1. EDP Laporan pengembangan Wadir

SIM RS

2. EDP Laporan Rutin Manager

Pengembangan

2. Laporan Tahunan

No Bagian Jenis Laporan tujuan

Direksi Laporan  PDM Kota Ska
Pertanggungjawaban  MPKU& PS