DPA (Designated Person Ashore)

Untuk menjamin operasional kapal dengan aman serta adanya penghubung antara
Perusahaan dan awak kapal, Setiap Perusahaan harus menunjuk seorang atau beberapa
orang yang ada di darat yang mempunyai akses langsung kepada pimpinan tertinggi dalam
manajemen perusahaan.

Tanggung jawab dan wewenang DPA harus meliputi monitoring pelaksanaan aspek
keselamatan dan perlindungan lingkungan dalam operasional kapal dan menjamin bahwa
tersedianya sumber daya yang dibutuhkan dan adanya dukungan dari manajemen darat.

Kriteria Penunjukan DPA:

 Memiliki background & pengalaman: management, seafaring, ship operation dan
technical experience.
 Mengerti aspek keselamatan dan perlindungan lingkungan.
 Mengerti dan menguasai SMS & ISM code.
 Mampu berkomunikasi dan memiliki kemampuan bahasa yang baik,
 Mampu memberikan motivasi dan solusi.
 Mampu bekerja sama, kreatif dan sistematis.
 Berwibawa
 Orang kepercayaan Perusahaan.
Jumlah DPA tergantung dari besar kecilnya Perusahaan, bisa satu atau lebih. Bisa juga
dibuat team DPA dengan seorang ketua.

Posisi DPA berada di organisasi Darat dan bisa dirangkap jabatannya dengan jabatan lain.
Seorang DPA harus memiliki akses langsung ke Top Manajemen dan secara hierarki
posisinya 1 tingkat dibawah Top Manajemen.

Tanggung jawab DPA (Elemen 4):

 Implementasi SMS dalam Perusahaan dan Kapal.
 Mengkoordinir familirisasi dan pelatihan SMS.
 Kendali dokumen SMS.
 Evaluasi kecelakaan, NC dan near misses
 Mengkoordinir tinjauan manajemen.
 Memimpin team tanggap darrurat
 Memonitor pelaksanaan safety drill & safety meeting di atas kapal.
 Koordinasi pelaksanaan external audit (sertifikasi)

Tanggung jawab DPA-koordinasi kendali dokumen SMS (Elemen 11.1;11.2;11.3):

 Menyusun prosedur, petunjuk kerja & form-form SMS
 Memeriksa dan menyetujui pemberlakuan prosedur
 Mendistribusi manual SMS kepada personil terkait dan kapal
 Mengkoordinir usulan perubahan dokumen (prosedur/form)
 Mencatat perubahan dokumen (amandement record)
 Menjamin prosedur/form terkini tersedia di unit kerja terkait.
 Menjamin prosedur/form lama (obselete) telah dimusnakan (oleh masing-masing
unit kerja) bila sudah ada form baru.
 Mengendalikan satu set copy "obselete document"
 Menjamin record dikendalikan oleh setiap penanggung jawab
 Menjamin pelaksanaan filling system agar mudah dilacak (traceability) dan mudah
didapat (accessibility)
 Mengendalikan publikasi external (SOLAS, MARPOL, BPI/NTM, dsb)

Tanggung jawab DPA-koordinasi evaluasi kecealakaan / NC (Elemen 9.1;9.2):

 Menjamin semua kecelakaan, NC dan near misses dilaporkan
 Mengkoordinir pelaksanaan evaluasi & investigasi untuk mengetahui akar
penyebabnya (dengan melibatkan personil terkait)
 Menentukan tindakan perbaikan, siapa penanggung jawabnya dan target tepat waktu
penyelesaiannya.
 Menentukan tindakan pencegahan agar kejadian yang sama tidak terulang kembali.

Tanggung jawab DPA-koordinasi internal audit (Elemen 12.1;12.3;12.5;12.6):

 Membuat jadwal internal audit
 Menunjuk internal auditor
 Merekomendasikan pelatihan internal auditor dan membuat daftar internal auditor
 Mengendalikan laporan internal audit dalam audit log
 Mengendalikan NC (ketidak-sesuaian) dalam NC log
 Menjamin semua unit kerja telah diaudit
 Menjamin semua NC telah dilaksanakan tindakan perbaikan, di audit ulang (follow
up) dan ditutup (close)
 Melaporkan pelaksanaan internal audit dalam Rapat Tinjauan Manajemen
 Mengendalikan record pelaksanaan internal audit

Tanggung jawab DPA-koordinasi rapat tinjauan manajemen (Elemen 12.2):

 Merencanakan jadwal tinjauan manajemen (min. 1x/tahun)
 Menentukan agenda / acara tinjauan manajemen
 membuat undangan rapat + rencana agenda rapat
 Pelaksanaan meeting yang dihadiri Pimpinan Perusahaan.
 Membuat notulen hasil rapat (minutes of meeting)
 Mensirkulasi notulen kepada unit kerja terkait.

Tanggung jawab DPA-koordinasi team tanggap darurat (Elemen 8.2):

 Memimpin & koordinasi team tanggap darurat
 Menjamin semua anggota team tahu perannya dalam situasi darurat serta mampu
dihubungi setiap saat.
 Membuat daftar kontak pihak-pihak external yang perlu dihubungi (SAR, RAdio
Pantai, Rumah Sakit, Keluarga, Badan Klasifikasi, Galangan / Kontraktor, Supplier, dsb)
 Menjamin kesiapan & ketersediaan sarana team
 Melaksanakan table top drill (min 1x/tahun) dan mengendalikan notulen/berita acara
drill.

Tanggung jawab DPA-monitoring safety drill & safety meeting (Elemen

5.1.5;6.5;8.2;12.2):
 Menentukan jadwal safety meeting & safety drill setiap armada.
  Memeriksa laporan pelaksanaan safety meeting & safety drill
 Meyakinkan rekomendasi hasil safety meeting direspon.
 Meyakinkan semua crew telah mengikuti safety drill.
 Meyakinkan bahwa semua jenis drill telah dilaksanakan sesuai jadwal
 Melakukan reminder terhadap kapal yang belum melaporkan pelaksanaan safety drill
& safety meeting.
 Mengendalikan record pelaksanaan safety drill & safety meeting.

Tanggung jawab DPA-koordinasi pelaksanaan ext.audit (Elemen 13):

 Mengecek & menjamin semua unit kerja & armada siap ext. audit
 Mengajukan permohonan ext. audit dan jadwal audit
 Meyakinkan semua personil terkait hadir saat opening meeting
 Mendampingi atau menunjuk personil lain untuk mendampingi auditor (counter part)
 mengendalikan laporan audit dan memonitor / melaksanakan tindakan perbaikan
atas NC
 Melaporkan pelaksanaan tindakan perbaikan untuk close out NC
 Mengendalikan sertifikasi asli & salinannya. Untuk DOC asli di Perusahaan, copy
disetiap kapal. Untuk SMC asli dikapal, salinan di Perusahaan.
 Koordinasi pelaksanaan surviellance audit.

JOB DESCRIPTION HSE PT. ALTHOHA

HSE Officer PT. ALTHOHA bertanggung jawab atas kesehatan dan keselamatan para tenaga
kerja di perusahaan, pada deskripsi jabatan HSE Officer dikhususkan pada industri Freight
Forwarding Domestic and International dengan potensi kecelakaan yang tinggi. HSE Officer
harus mengawasi dan memastikan tenaga kerja bekerja sesuai dengan SOP agar kesehatan dan
keselamatan tenaga kerja dapat terjamin. Berikut deskripsi pekerjaan HSE Officer secara lebih
lengkap :
Nama Jabatan : HSE Officer PT. ALTHOHA
Jabatan Atasan : HSE Manajer PT. ALTHOHA
Jabatan Bawahan : Supervisor PT. ALTHOHA

Tanggung Jawab Utama HSE OFFICER :

1. Aktivitas : Mengawasi dan koordinasi
2. Ruang Lingkup : Kegiatan operasional perusahaan sesuai dengan SOP

Tugas :
1. Membuat program kerja K3 dan perencanaan pengimplementasiannya.
2. Memastikan berjalannya program SMK3 dan membuat dokumentasikannya.
3. Membuat laporan HSE dan menganalisis data statistik kecelakaan kerja.
4. Melakukan peninjauan resiko assessment, HIRAC, SOP/SWP dan JSA.
 5. Melakukan promosi HSE dan safety communication (safety Meeting, Rambu-rambu HSE) kepada
karyawan.
6. Melakukan pemeriksaan pada peralatan kerja, tenaga kerja, kesehatan tenaga kerja serta
lingkungan kerja.
7. Meninjau keselamatan kerja dan pelatihan keselamatan.
8. Mampu melakukan penanggulangan kecelakaan kerja dan melakukan penyelidikan
penyebabnya.
9. Memastikan tenaga kerja telah bekerja sesuai dengan SOP.
10. Meninjau dan mengarahkan karyawan bekerja sesuai kewajiban dan sesuai dengan sistem
operasi perusahaan.
11. Bertanggung jawab memberikan LOTO (Lock Out Tag Out).
12. Memahami dan mengamalkan UU No. 1 THn 1970 dan peraturan terkait tentang K3.
13. Mampu melakukan inspeksi HSE, melaksanakan program inspeksi HSE, dan melaporkan inspeksi
HSE.

Kualifikasi khusus :
1. Memahami OHSAS, ISO 9001, ISO 14001.
2. Memiliki sertifikat K3.