BEBERAPA KEGIATAN DALAM CREWING MANAGEMENT

Kegiatan dalam management Crewing service yang di tawarkan ke prinsipal

terdiri dari sbb,
Crewing services include: 

1. Recruiting
2. Coordination of manning offices and crewing needs for the vessel
3. Proactive communication with client
4. Training of crew
5. Accounting
6. Cost control
7. Follow up of Protection and Indemnity Insurance
8. Payroll service
9. Ensuring compliance according to industry standards (medical, visa,
certificates)
10. Travel coordination

Kualifikasi dalam Manajemen crewing adalah suatu keharusan bagi siapa pun
yang terlibat dalam manajemen personalia pengiriman ABK Kapal. Dari agen
perekrutan dan penempatan crew hingga manajer di darat dan laut terdapat
posisi jabatan di Crewing management:

1. Fleet Personnel Manager

2. Fleet Assurance manager
3. Crew Manager
4. Operations Manager
5. Fleet Personnel Officer
6. HR Manager
 Crewing Management
STUDY CASE, Time for Prepare Documents and Certificates of Seafarer before
Embarkation

Kali ini saya akan bagi study kasus disalah satu perusahaan pelayaran yang bergerak
dibidang Crewing / Pengawakan Kapal. Untuk pengertian Crewing memiliki arti
Pengawakan, disini saya menyimpulkan bahwa pengertian dari Crewing Management
adalah Manajemen pengawakan kapal yang dilakukan perusahaan pelayaran guna
mempersiapkan semua syarat seorang pelaut sebelum ia berangkat keatas kapal.

Berikut saya ringkas beberapa syarat yang harus dibawa seorang pelaut yang akan
on board / naik keatas kapal :

1. STCW Certificates (BST, MFA, SCRB, AFF, DSD, ANTD) Syarat sertifikat ini
tergantung pada jabatan diatas kapal Rating / Officer, namun sertifikat yang saya
sebutkan diatas merupakan standar sertifikat yang harus dimiliki seorang Rating /
ABK diatas kapal.

2. Dokumen keberangkatan
- Paspor dan Visa (apabila ke negara yang memerlukan visa, misalnya Eropa,
Amerika, Australia, Cina)
- Buku Pelaut

3. Dokumen keberangkatan lain

- Ok To Board dan Letter of Guarantee (biasanya pada negara - negara yang tidak
memerlukan visa, gunannya untuk memastikan sudah terdapat agent yang pasti akan
menjemput pelaut nanti di bandara. Misalnya Jepang, Cina, Korea, Filipina)

4. Medical Certificates, sertifikat kesehatan dari satu institusi kesehatan yang

memfasilitasi medical check up yang telah dipercayai perusahaan.

5. PKL, berisikan gaji dan tanda tangan persetujuan pelaut diatas kapal sesuai dengan
CBA.

Yang perlu diperhatikan dokumen dan Sertifikat tersebut harus kita kontrol expiry
datenya, sebelum selesai kontrak si pelaut sudah habis masa tenggang waktu visa /
paspornya (akan berakibat bagi pelaut, Kapal, Perusahaan di pelabuhan.)

Perusahaan Crewing perlu mempunyai hubungan langsung dengan beberapa pihak

agar kelancaran proses penyelesaian dokumen dapat berjalan dengan lancar, harus
memilih hubungan sebagai kantor representative / perwakilan dari kantor pusat yang
berada di pelabuhan. Beberapa network yang dijalin perusahaan crewing
management yaitu:
 1. Kedutaan
2. Imigrasi
3. Badan Kesehatan
4. Crew Agent
5. Contact personnel di beberapa pelabuhan.

Bentuk Planning schedule mekanisme sederhana dalam persiapan memberangkatkan

ABK:

Biasanya dalam sebulan telah terdapat jadwal terupdate Crew Change (Pertukaran
Crew dari kantor pusat) karena yang telah disebutkan diatas perusahaan tempat saya
Internship masih menjadi representative / perwakilan perusahaan pusat yang terdapat
di S’pore. Jadi jadwal untuk crew change masih diatur oleh kantor pusat.

Dalam satu kali crew-change biasanya terdapat 2-5 orang pelaut yang akan berganti
kontrak, diusahakan meskipun tanggal kontrak mereka berbeda - beda tanggalnya
disamakan, agar crew-change dilakukan sekaligus (terkait masalah bensin, hotel, taxi,
makan di negara tempat on board)

Jika sudah terdapat jadwalnya, sebaiknya maksimal dalam H-14 hari seluruh
kelengkapan dokumen sudah selesai di prosesnya, jika perubahan jadwal maju
mundurnya tanggal karena berbagai sebab atau masalah - masalah diluar perkiraan
yang terdapat diatas kapal.

Email from ship or agent.

Reverting the last update information with Captain On Board.

Maka sebagai crewing harus segera bertindak.

Posisi ini kita harus saling memberikan informasi ter-update mengenai kondisi
pelaut, dan posisi kapal (ETA - ETB - ETD), seringkali perubahan jadwal dan
tujuan kapal yang berubah karena terkait charter party condition (sebenarnya
ini diluar perkiraan crewing) selanjutanya crew management melakukan
planning atau rencana schedule keberangkatan join crew.

Contoh Email dari captain.

ETA 10/9/16 17.00 Port Of Pasir Gudang S”Pore

ETB 10/9/16 21.00
ETD 11/9/16 19.00
 SCHEDULE PLANNING FOR CREW JOINING ON BOARD AT SINGAPORE.

1. Pertama harus menghitung berapa jam perjalanan dari Indonesia menuju

SINGAPORE (Est 1. Hours and 20 menit)
2. Kedua perjalanan dari changi Airport to Port of Pasir Gudang (Est 2,5 Hrs).
3. Yang ketiga saatnya pemesanan tiket keberangkatan, setelah dihitung kurang
lebih 4 jam perjalanan dari Jakarta menuju Port of Pasir Gudang, diperkirakan
kita dapat memberangkatkan pelaut pada tanggal 15/08/2020 dipenerbangan
pada sore / malam hari agar nantinya setelah sampai, pelaut dapat istirahatkan
di hotel terlebih dahulu.

Dalam hal ini telah ada konformasi dari Agent On Arrival dengan diterimanya “Ok To
Board” pada 1 atau 2 hari sebelum keberangkatan menuju Jepang.
Untuk Crewing Management sering ada kendala atau masalahnya cukup beragam
yaitu:

Pelaut, sering kali jadwal yang telah ditetapkan terdapat nama pelaut yang sudah ada
dalam Crew Change Schedule, namun karena ketidaksiapan pelaut sendiri untuk
berangkat karena keperluan dari pihak pelaut yang tidak terduga.
1.
Ketidaksiapan dokumen keberangkatan karena waktu yang tidak cukup,
seharusnya masalah ini dapat diselesaikan jauh - jauh hari, namun karena
pengurusan yang ditunda - tunda oleh pihak terkait membuat terlambatnya
dokumen selesai.

2. Perubahan jadwal kapal, yang menyebabkan perubahan jadwal tiket

keberangkatan yang berhubung pada kontrak pelaut, dan surat pengantar dari
kantor.

3. Hal - hal yang tidak terduga, seperti terjadinya masalah diatas kapal sehingga
perlu penggantian crew mendadak yang mendesak kantor untuk cepat mencari
reliever atau pengganti.

Misalnya karena masalah dari pelaut sendiri diatas kapal (kelalaian), accident yang
menyebabkan kecelakaan, ataupun masalah dari keluarga pelaut didarat.

Maka Kesimpulannya di Crewing Management harus pandai bagaimana

memanajemen waktu yang efektif, crewing menunjukan perputaran terus menerus
karena kontrak pelaut yang tidak berhenti dan harus dilanjutkan agar operasional
kapal dapat terus berlangsung.
This article will updating depend of situation crewing itself.

Contoh email kepada Captain on Board menanyakan update posisi kapal dan untuk
melaksanakan execute crew change

Good day Capt. MT. Rico. 9

Please kindly inform us the update of ETA/ETD MT. Rico. 9, Based on Schedule Crew-
change on 17 Sept 2016, for your crew information as flw.

1. Mr. Fentiano - Chief Officer

2. Mr. Clinmon - 2nd Off
3. Mr. Yogi - 3rd Eng
4. Mr. Androw - Oiler
5. Mr. Amam - Deck Cadet

They are ready to embark based on schedule

Thank you

Best Regards
David Cristo
Junior Crewing Office
ADMIN MARINE (CREWING)
DESKRIPSI PEKERJAAN :
1. Membantu tugas-tugas Crewing Officer dalam menyiapkan dokumen dan
database Crew kapal
2. Memonitor rota Crew kapal
3. Melaporkan dan berkoordinasi dengan Crewing Officer
4. Membantu arrange tiket rota crew kapal
5. Membuat laporan mingguan dan bulanan terkait crew

CONTOH PERSYARATAN PENERIMAAN STAFFING CREW MANAGEMENT

KUALIFIKASI :

1. Wanita
2. Usia Maksimum 30 tahun
3. Pendidikan terakhir D3/D4, diutamakan jurusan Ketatalaksanaan
Pelabuhan / Sederajat
4. Memiliki kemampuan analisa yang sangat baik
5. Mahir dalam administrasi database
6. Fresh graduates are very welcomed
7. Memiliki pengalaman minimal 1 tahun di bagian crewing
8. Mahir mengoperasikan Microsoft Office dan lainya.
9. Kemampuan bahasa Inggris aktif
10. Bersedia bergabung secepatnya
11. Penempatan kerja di Pantai Indah Selatan – Jakarta Utara

Apabila berminat dengan posisi yang sedang ditawarkan, dapat mengirimkan CV ke

alamat email kami dengan Subject: Admin Marine (Crewing management).

Terima Kasih
HR Department