MODUL

BUSINESS KEAGENAN KAPAL

Oleh:
I Made Aditya W SE. MM
Bambang Ruwadi
Hary Soesetyo SSiT. MM

JURUSAN KETATALAKSANAAN ANGKUTAN LAUT

DAN KEPELABUHANAN

SEKOLAH TINGGI ILMU PELAYARAN

JAKARTA
2020
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

KATA PENGANTAR

Bisnis keagenan kapal merupakan salah satu bagian dari bisnis di bidang industri pelayaran,
yang salah satu tugas pokoknya mendukung segala kebutuhan kapal , menjadi perusahaan
keagenan yang profesional dengan beban biaya operasional yang efisien sangatlah penting
untuk mendukung keberlangsungan hidup perusahaan, selain faktor hubungan kedekatan
dengan semua pihak baik customer, birokrasi di pemerintahan yang terlibat dalam
penanganan kapal agar seluruh kegiatan kapal selama berada dipelabuhan yang menjadi
tanggung jawab agen dapat terlaksana dengan baik.

Persiapan sumber daya yang profesional, paham akan seluk beluk hambatan yang terjadi pada
kapal saat dipelabuhan akan sangat penting untuk keberhasilan dari seorang agen yang
menjadi garda terdepan dalam mendukung penuh kegiatan operasional perusahaan, pelayanan
yang prima, pengetahuan tentang kapal dan shipping industry pada umumnya akan sangat
baik jika oleh seorang agent disebuah perusahaan.

Pengenalan bahan ajar yang berkaitan dengan bisnis keagenan sangat baik jika diperkenalkan
kepada peserta didik khususnya Taruna/Taruni yang nantinya tidak menutup kemungkinan
akan masuk ke dalam bisnis ini baik pada saat praktek kerja lapangan maupun untuk karir
mereka kedepan.

Penulis menerima kritik dan saran untuk perbaikan modul ini kedepan agar menjadi lebih
baik lagi agar dapat memperkaya referensi di Industri shipping

Jakarta, Maret 2020

Team Penulis

1
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ............................................................................................................. 1

Daftar Isi ...................................................................................................................... 2

Deskripsi Mata Kuliah ................................................................................................. 3

Modul I : Dasar Hukum Keagenan dan Type Keagenan......................................

Modul II : General Agent, Kantor Cabang, Sub Agent dan Struktur Organisasi

Perusahaan Keagenan...........................................................................

Modul III : Jenis-jenis Shipping Agency ................................................................

Modul IV : Hak dan Kewajiban Keagenan serta Pendapatan Keagenan.................

Modul V : Hak dan Kewajiban Principal...............................................................

Modul VI : Dokumen-Dokumen Kapal dan Muatan...............................................

Modul VII : Instansi-instansi dalam Kegiatan Port Clearence..................................

Modul VIII : Proses Clearence In- Out ……………………………………………..

Modul IX : Pengurusan Dokumen Awak Kapal dan Sertifikat Kapal yang Expired

Modul X : Menjaga dan Mendapatkan pelanggan

Daftar Pustaka ..............................................................................................................

2
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

DESKRIPSI MATA KULIAH

Keagenan kapal, bagi orang-orang yang berkecimpung dalam dunia shipping business, adalah
jenis business yang cukup familiar dengan mereka, jika ada kebutuhan yang harus dipenuhi
oleh sebuah kapal apabila berkunjung kepelabuhan sebuah negara atau daerah, berkomunikasi
dengan perusahaan keagenan adalah keharusan, karena setiap kapal diwajibkan untuk memiliki
perwakilan yang bekerja untuk mewakili kepentingan kapal, sehingga tidaklah mungkin jika
kapal dipelabuhan tanpa mempunyai agent yang dipercaya untuk mengurus kebutuhan kapal
dipelabuhan tersebut.

Pada kegiatan perkuliahan pada mata kuliah business keagenan, taruna/taruni akan banyak
membahas dan mendiskusikan hal-hal yang berhubungan dengan pengetahuan business
keagenan.

Dalam tiap modul kegiatan pembelajaran yang dibuat akan lebih banyak membahas pokok-
pokok mata kuliah sebagai berikut:

a. Dasar Hukum Pendirian Perusahaan Keagenan Kapal serta type dari Perusahaan
Keagenan kapal tersebut
b. Memahami Apa Yang Dimaksud General Agent, Sub Agent Dan Kantor Cabang
c. Mengerti Jenis-Jenis Shipping Agency
d. Mengerti Hak Dan Kewajiban Sebagai Agent Dan Pendapatan-Pendapatan Yang
Nanti Akan Dihasilkan Dari Menjalankan Business Tersebut
e. Mengerti Apakah Yang Dimaksud Dengan Port Clearance
f. Memahami Instansi-Instansi Pemirintah Mana Saja Yang Terkait Dengan Penerbitan
Port Clearance
g. Memahami Jenis-Jenis Dokumen Kapal Dan Muatan Yang Diperlukan Untuk
Penerbitan Port Clearance
h. Memahami Prosedur Clearance Kapal Masuk Pelabuhan
i. Memahami Prosedur Clearance Kapal Keluar Pelabuhan
j. Taruna/i dapat mengerti Jenis Dokumen-Dokumen Yang Ada Pada Crew Kapal Dan
Kapal, Serta Bagaimana Proses Pengurusannya Serta Mengerti Tugas Dari Agent
Ketika Kapal Sedang Tambat Di Dermaga

3
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

k. Taruna/I bisa dapat menambah pengetahuan tentang bagaimana menambah

pendapatan di Perusahaan Keagenan serta Strategi untuk menambah Pelanggann

MODUL I-II

DASAR HUKUM PENDIRIAN PERUSAHAAN KEAGENAN KAPAL

DAN JENIS KEAGENAN KAPAL YANG ADA

Dari sekian banyak Moda Transportasi yang ada saat ini, salah satu Moda Transportasi yang
akhir-akhir ini berusaha lebih diprioritaskan serta dikembangkan secara simultan adalah
Moda Transportasi Laut . Karena Moda transportasi ini, saat dikembangkan hanya butuh
aturan yang mendukung serta support dari semua stake holder yang ada serta biaya yang
dibutuhkan untuk pengembangan Moda ini tidak besar dibandingkan Moda Transportasi
lainnya. Terutama karena geografis Negara kita adalah Negara Kepulauan sehingga
Angkutan Laut yang kuat akan bisa mempercepat pemerataan pembangunan

Untuk mendirikan sebuah badan usaha, umumnya akan diperlukan landasan hukum yang
seluruh persyaratannya harus dipenuhi oleh sebuah perusahaan. Dalam menjalankan kegiatan
usahanya, perusahaan keagenan di Indonesia selalu mengacu kepada aturan-aturan yang
sudah ditetapkan oleh pemerintah baik melalui UU, Kepres, Permen ataupun peraturan
lainnya yang ditetapkan demi mendukung kegiatan keagenan kapal yang ada.

Pemerintah sebagai Otoritas tertinggi kebijaksanaan yang ada di Republik Indonesia,

menyadari bahwa untuk bisa memiliki Aset berupa kapal bagi sebagian besar Pemilik usaha
adalah hal yang sangat berat dan mungkin yang akan terjadi adalah adanya informasi-
informasi yang tidak valid sehingga akan berakibat tidak adanya kondusifnya iklim berusaha.

Dengan kondisi yang ada seperti tersebut, maka Pemerintah membuat aturan baru Perusahaan
Keagenan Kapal dimana Perusahaan yang terlibat dalam kegiatan tersebut tidak harus
memiliki Kapal.Pemerintah berusaha menyederhanakan perijinan sehingga yang bisa menjadi
pemilik Perusahaan Keagenan tidak hanya Perusahaan/ Perorangan yang memiliki modal
yang besar tetapi juga perorangan dengan modal yang tidak terlalu besar.

Menyikapi hal tersebut, Pemerintah berusaha memberikan kemudahan berusaha kepada

Warga Negara Indonesia yang mempunyai kemampuan dan kemampuan untuk menjadi

4
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

pengusaha Keagenan Kapal tetapi tidak memiliki Kemampuan Keuangan yang cukup dengan
menerbitkan aturan yang mendukung hal tersebut.

Sebelum Kita membahas tentang aturan yang dibuat Pemerintah untuk kemudahan berusaha
bagi setiap warga Negara Indonesia, Kita akan lihat kembali aturan apa sajakah yang
digunakan untuk membuat Perusahaan Keagenan Kapal.

Dasar Hukum yang digunakan untuk Surat Ijin Perusahaan Keagenan kapal adalah sebagai
berikut :

1. UU No. 17 tahun 2008 Tentang Pelayaran

Undang-Undang tentang Pelayaran no.17 tahun 2008 merupakan penyempurnaan dari

Undang-Undang Nomor 21 Tahun 1992. Dimana dalam UU No.17 tahun 2008 pasal-pasal
yang menyangkut Bisnis Keagenan kapal terdapat di dalam Bab V Pasal 6 Bagian Kesatu
tentang Angkutan di Perairan sampai dengan Pasal 30 tentang Perizinan Angkutan Laut.
Dimana disebutkan Angkutan Laut yang ada di Indonesia adalah terdiri dari 4 Jenis Angkutan
Laut yang terdiri dari :

a. Angkutan Laut Dalam Negeri,

b. Angkutan Laut Luar Negeri
c. Angkutan Laut Sungai dan Danau
d. Angkutan Laut Khusus

Seperti biasa Aturan Umum yang yang ada di UU No.17 ini akan di diturunkan di dalam
Aturan yang lebih rendah ataupun dengan aturan yang lebih mengatur ke arah Teknis di
lapangan. Seperti PP No.20 tahun 2010 dan Permenhub No.93 tahun 2013

Dalam UU No.17 tahun 2008 Pemerintah banyak mengatur tentang Persyaratan yang harus
ada dan disiapkan untuk menjadi Perusahaan Keagenan. Dimana salah satunya adalah
mengatur tentang kewajiban untuk memiliki kapal sebagai persyaratan utama. Seperti bisa
dilihat pada Pasal

Pasal 29
(1) Untuk mendapatkan izin usaha angkutan laut sebagaimana dimaksud dalam Pasal
28 ayat (1) badan usaha wajib memiliki kapal berbendera Indonesia dengan ukuran
sekurang-kurangnya GT 175 (seratus tujuhpuluh limaGross Tonnage).
(2) Orang perseorangan warga negara Indonesia atau badan usaha dapat melakukan
kerja sama dengan perusahaan angkutan laut asing atau badan hukum asing atau
warga negara asing dalam bentuk usaha patungan (joint venture) dengan membentuk
perusahaan angkutan laut yang memiliki kapal berbendera Indonesia sekurang

5
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

kurangnya 1 (satu) unit kapal dengan ukuran GT 5000 (lima ribu Gross Tonnage) dan
diawaki oleh awak berkewarganegaraan Indonesia.
Aturan tersebut diatas diturunkan di dalam PP No.20 tahun 2010 dan Permenhub No.93 tahun
2013.

Sehingga Perusahaan Keagenan kapal yang menggunakan UU.No.17 tahun 2008, PP No.20
tahun 2010 serta Permenhub No.93 tahun 2013 sebagai dasar Hukum pendirian
Perusahaannya akan mendapatkan Ijin Usaha Pelayaran yang kita kenal dengan SIUPAL
( Surat Ijin Usaha Perusahaan – Angkutan Laut ) dan untuk Asosiasi yang menaunginya
adalah INSA ( Indonesian National Shipowner Ascociation ). Sebenarnya harapan
pemerintah adalah dengan Perusahaan Keagenan Kapal yang memiliki kapal sendiri
Perusahaan tersebut akan berusaha dengan berbagai cara meningkatkan lingkup usaha yang
dimiliki dengan memiliki Agen di berbagai Lokasi di wilayah Republik Indonesia yang bisa
mendorong pertumbuhan ekonomi serta mengurangi jumlah pengangguran di daerah dimana
lokasi perusahaan tersebut berada.

Karena bagaimanapun juga saat kapal mengunjungi suatu lokasi ataupun daerah, akan ada
kegiatan lain selain kegiatan keagenan seperti Kegiatan Bongkar Muat, Kegiatan pencatatan
muatan yang dimuat ataupun dibongkar, belum lagi Kegiatan ekonomi kecil yang ada
disekitar pelabuhan. Tetapi pada kenyataannya yang sering terjadi adalah, daerah dimana
perusahaan tersebut berada kapal perusahaan milik tersebut malah jarang mengunjungi
pelabuhan dimana kantor cabang perusahaan tersebut berada atau malah tidak pernah ada
lagi kunjungan kapal milik.

Menyikapi hal tersebut diatas, pemerintah akhirnya mengeluarkan aturan teknis yang bisa
mendukung adanya pemerataan ekonomi di daerah, sampai ke tempat terpencil.Masih dengan
UU No.17 tahun 2008 sebagai Dasar Hukum yang ada.

2. Peraturan Menteri Perhubungan (Permenhub) No.11 tahun 2016 tentang Penyelenggaraan

dan Pengusahaan Keagenan Kapal. Perusahaan Keagenan yang disebut diatas dibuat dengan
adanya PM No.11 tahun Dimana dalam pasal 1. 1 Aturan Umumnya adalah :

Usaha Keagenan Kapal adalah kegiatan usaha untuk mengurus kepentingan kapal
perusahaan angkutan laut asing dan atau kapal perusahaan angkutan laut nasiona1
selama berada di Indonesia

6
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

Dalam Pasal 1.5 menyebutkan :

Perusahaan Nasional Keagenan Kapal adalah badan usaha yang khusus didirikan untuk
kegiatan keagenan kapal.
Pasal 1.6 menyebutkan :
Agen Umum adalah perusahaan angkutan laut nasional atau perusahaan nasional yang
khusus didirikan untuk melakukan usaha keagenan kapal, yang ditunjuk oleh perusahaan
angkutan laut asing untuk mengurus kepentingan kapalnya selama berada di Indonesia.

Dalam Permenhub ini Pemerintah membuka kesempatan kepada setiap Warga Negara yang
memiliki kemampuan dan kemauan untuk menyelenggarakan Kegiatan keagenan Kapal,
untuk membuat perusahaan yang berkecimpung langsung kegiatan Keagenan kapal
tersebut.Karena pemilik dari Perusahaan Keagenan kapal yang didirikan dengan dasar aturan
ini, tidak perlu memiliki Kapal sebagai syarat pendirian perusahaan tentunya dengan berbagai
macam persyaratan. Dalam BAB II tentang Pengusahaan Keagenan Kapal yaitu pada Bagian
Kesatu Pasal 2 tentang Kegiatan kapal sampai dengan BAB III tentang Pengusahaan
Keagenan Kapal terutama pada Pasal 9 dan 10. Aturan ini mendapatkan antusias dari
pengusaha muda dan daerah yang berkeinginan membuat perusahaan keagenan kapal.

Tetapi Permenhub No.11 tahun 2016 menurut sebagian dari calon pengusaha keagenan ada
beberapa hal yang kurang mendukung yaitu tercantum pada pasal 9 Ayat 4 yaitu :

(4) Modal Usaha sebagimana dimaksud pada ayat (3) huruf C berupa modal
dasar paling sedikit Rp 6.000.000.000 (enam milliar rupiah) dan modal disetor
paling sedikit Rp 1.500.000 (satu milliard lima ratus juta rupiah)

Menurut mereka aturan ini akan cukup memberatkan, karena akhirnya belum tentu mereka
memiliki dana yang cukup, untuk mulai usaha dan Biaya kegiatan Operasional.

Seiring dengan desakan yang ada, Maka kembali Pemerintah berusaha mengakomodir
permintaan dari stake holder yang ada sehingga keluarlah Permenhub No.24 Tahun 2017
yang mengatur tentang ;

PERATURAN MENTERI PERHUBUNGAN REPUBLIK INDONESIA

NOMOR PM 24 TAHUN 2017

7
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

TENTANG

PENCABUTAN PERSYARATAN KEPEMILIKAN MODAL BADAN USAHA

DIBIDANG PENGUSAHAAN ANGKUTAN LAUT, KEAGENAN KAPAL,
PENGUSAHAAN BONGKAR MUAT DAN BADAN USAHA PELABUHAN

PM yang ada hanya terdiri 2 pasal dimana dimana tercantum dalam Pasal 1 ayat 3
menyebutkan bahwa aturan Modal Dasar yang diatur dalam PM No.11 Tahun 2016 sudah
dihilangkan sebagai berikut ;

3. Ketentuan pasal 9 ayat (3) huruf b dan huruf c dan Pasal 9 ayat(4) Peraturan
Menteri Perhubungan Nomor 11 Tahun 2016 tentang Penyelenggaraan dan
Pengusahaan Keagenan Kapal (Berita Negara Republik Indonesia tahun 2016
Nomor 92) ;

Dengan aturan yang ada diatas membuka peluang yang besar bagi setiap Warga Negara
Indonesia untuk membuka peluang untuk membuka Perusahaan Keagenan yang bisa
menangani Kapal-Kapal Asing ataupun Kapal Indonesia yang berkunjung ke salah satu
pelabuhan.

Perusahaan Keagenan Kapal yang didirikan dengan menggunakan PM No.11 tahun 2016
Ijin yang diberikan adalah SIUP-KK ( Surat Ijin Usaha Perusahaan – Keagenan Kapal )
dimana asosiasi yang menaunginya adalah ISAA ( Indonesian Ship Agency Ascociation )

PM No.11 tahun 2016 serta PM.No.24 tahun 2017, saat ini sudah diperkuat dan direvisi
kembali dengan PM No.65 tahun 2019.

PERATURAN MENTERI PERHUBUNGAN REPUBLIK INDONESIA

NOMOR PM 65 TAHUN 2019

TENTANG

PENYELENGGARAAN DAN PENGUSAHAAN KEAGENAN KAPAL

Dalam PM no 65 tahun 2019 tentang penyelenggaraan dan pengusahaan keagenan kapal

disepakati beberapa hal sebagai berikut :

Beberapa jenis perusahaan keagenan yang umum bentuknya adalah sebagai berikut

1. General Agent/Agent Umum, menurut UU no 17 tahun 2008 BAB I pasal 1 point 7

memjelaskan bahwa, agent umum adalah perusahaan angkutan laut nasional atau

8
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

perusahaan nasional yang khusus didirikan untuk melakukan usaha keagenan kapal, yang
ditunjuk oleh perusahaan angkutan laut aing untuk mengurus kepentingan kapalnya selama
berada di Indonesia.

2. Sub Agent, adalah perusahaan pelayaran yang ditunjuk oleh general agent untuk melayani
kebutuhan tertentu kapal dipelabuhan tertentu.

3. Cabang Agent, Adalah cabang dari general agent dipelabuhan tertentu.

Di dalam PM N0.65 tahun 2019 juga diatur bagaimana untuk pembuatan Perusahaan
Keagenan Kapal dengan menggunakan SIUP-KK serta penekanan pada siapa yang berhak
untuk membuat Perusahaan Keagenan Kapal Tersebut.

Dimana di dalam Ketentuan Umum di Pasal 1 ayat 4 menyebutkan :

Sehingga disini Pemerintah memastikan bahwa dalam Penggunaan SIUP-KK hanya WNI
yang bisa mendirikan Perusahaan Keagenan, tidak seperti SIUPAL dimana pemerintah masih
memberikan ruang untuk adanya Penanaman Modal Asing atupun Joint Venture. Dimana hal
tersebut diatas ditekankan kembali pada Pasal 8 Ayat (1), (2) dan (3)

Pasal 8

(1) Kegiatan Keagenan Umum Kapal Laut Angkutan Asing sebagaimana dimaksud
dalam pasal 7 huruf a dilaksanakan oleg Agen Umum
(2) Agen Umum sebagaimana dimaksud pada ayat(1) terdiri atas :

a.Perusahaan nasional keagenan kapal;atau

b.Perusahaan Angkutan Laut Nasional

(3) Perusahaan Angkutan Laut Asing yang melakukan kegiatan laut ked an dari
Pelabuhan atauTerminal Khusus yang terbuka bagi perdagangan luar negeri
harus menunjuk Agen Umum sebagimana dimaksud pada ayat (2)

9
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

Aturan yang ada memberikan Angin Segar kepada Pelaku Bisnis Keagenan kapal sehingga
mereka tidak harus bersaing dengan Perusahaan Keagenan kapal bahwa mereka mendapatkan
perhatian dari Pemerintah.

Kegiatan pembelajaran.

Diskusi Kelompok I-II dimana masing-masing kelompok terdiri dari 2-3 Orang ,dengan
tugas:

a.Cari Perusahaan Keagenan kapal yang dididirikan dengan menggunakan SIUPAL

b.Cari Perusahaan keagenan kapal yang dididirikan dengan menggunakan SIUPKK

c. Buatkan Sejarah Perusahaan tersebut

MODUL III-IV

KEAGENAN UMUM / GENERAL , KANTOR CABANG DAN SUB AGENT

Pengusahaan dan Penyelenggaraan Keagenan kapal Perusahaan telah mendapatkan porsi dari
berbagai peraturan dan kebijaksanaan yang dbuat oleh Pemerintah.Karena pemerintah ingin
mendorong iklam usaha yang mampu bersaing diberbagai sector terutama dibidang
kemaritiman dari Kita juga menyadari bahwa 2/3 dari luas Indonesia adalah Lautan.

Seperti yang ada di dalam UU No.17 tahun 2008 tentang UU Pelayaran serta PM No.65 tahun 2019
dimana ada kesepakatan tentang Jenis Perusahaan Keagenan untuk menindak aturan yang telah ada.

Definisi di bawah ini mungkin dapat memperjelas kenapa dibutuhkan Pengertian dibawah ini bisa
mewakili mengapa dibutuhkan Perwakilan ataupun Keagenan :

Apabila suatu kapal berlabuh / bersandar di suatu pelabuhan untuk melakukan kegiatan
Bongkar/Muat ataupun Hal – hal lain maka kapal tersebut memerlukan bantuan
pelayanan ataupun mempunyai berbagai keperluan yang harus dipenuhi.

Untuk memenuhi berbagai kebutuhan yang ada tersebut Perusahaan Pelayaran yang
tidak mempunyai cabang disuatu pelabuhan akan menunjuk perusahaan pelayaran lain
yang berada di pelabuhan tersebut sebagai Perwakilan atau Agen

Sehingga Definisi Keagenan adalah sebagai berikut :

“Hubungan yang berkekuatan hukum yang terjadi bilamana Dua Belah Pihak bersepakat
membuat perjanjian”

Dimana salah satu pihak dinamakan agen (Agent) setuju untuk mewakili pihak lainnya

yang dinamakan pemilik (Principal/Owner) dengan syarat bahwa pemilik tetap
mempunyai Hak untuk mengawasi agennya mengenai kewenangan yang dipercayakan
kepadanya dalam menangani semua kegiatan

10
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

Sehingga Owner / Principal harus memanfaatkan secara maksimal fungsi dari perwakilan
/Agen yang telah mereka tunjuk. Dimana Penunjukan tersebut atas dasar Hubungan
Profesionalitas Secara umum pengurusan Keagenan kapal di Pelabuhan bisa kita liat dalam
diagram di bawah ini

Sehingga di dalam Dunia pelayaran ini secara umum, dikenal 3 jenis Perusahaan Keagenan :

1. General Agent (Agen Umum)

Adalah suatu perusahaan pelayaran nasional yang ditunjuk oleh perusahaan pelayaran asing
untuk melayani kapal-kapal miliknya selama berlayar dan singgah di pelabuhan di Indonesia.
- Persyaratan sebagai General Agent (KM 33 Tahun 2001, Bab V, Pasal 45 Ayat (1) s.d (4). :
a. Perusahaan Pelayaran Indonesia yang memiliki kapal berbendera Indonesia berukuran
minimal 5.000 GRT baik secara kumulatif.
b. Memiliki bukti Perjanjian Keagenan Umum (Agency Agreement) atau Surat Keagenan
Umum (Letter of Appointment). Sebagai contoh adalah Perusahaan PT.Container Maritime
Activities menangani Kapal-kapal Asing CMA-CGM yang sandar di Dermaga JICT.
2) Sub Agent
Adalah suatu perusahaan pelayaran yang ditunjuk oleh General Agent untuk melayani
kebutuhan kapal di suatu pelabuhan. Sub agen ini sebenarnya berfungsi sebagai wakil atau
agen dari general agent.Sebagai contoh adalah PT. Container Maritime Activities menunjuk
PT. Bahtera Adhiguna di Cilacap, karena PT. CMA tidak memiliki kantor di pelabuhan
tersebut.

11
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

3) Kantor Cabang
Adalah cabang dari General Agent di suatu pelabuhan tertentu atau bisa dikatakan adalah
perusahaan cabang dari suatu General Agent.
Sebagai contoh : PT. CMA menunjuk kantor cabang PT. CMA yang ada di Surabaya untuk
menangani ataupun mengurus kebutuhan Kapal-Kapal yang akan sandar di pelabuhan Tg
Perak/ Surabaya
Untuk lebih jelas, bagaimana hubungan antara General Agent, Sub Agent dan Kantor Cabang
bisa dilihat pada bagan di bawah ini :

Perusahaan Pelayaran Asing

( CMA-CGM )

General Agent
PT. Container Maritime Activities
( PT.CMA )

Kantor Cabang
Sub Agent
PT. CMA Cabang Surabaya
PT.Bahtera Adhiguna Cab
Panjang

Sub Agent

PT. Bahtera Adhiguna cab

Paiton

Kita telah melihat bagaimana peran Keagenan saat menjadi perwakilan, mungkin kita perlu melihat
Struktur Organisasi sederhana Perusahaan Keagenan umum yang ada :

12
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

Struktur Organisasi Perusahaan Pelayararan

Beberapa Perusahaan Pelayaran / Angkutan Laut akan membedakan fungsi dan tanggung

jawab karyawannya dalam beberapa bagian. Dalam Struktur Organisasi yang saat Kita akan

pelajari adalah Perusahaan Angkutan Laut yang membagi dalam 4 bagian utama yang

Departement Operasional, Department Marketing, Department Keuangan dan Department

Dokumentasi.), Dalam hal ini Kita berbicara tentang Perusahaan Angkutan laut yang

mengalihkan tanggung jawab untuk armada kepada perusahaan lain. Untuk mengetahui lebih

detail tentang fungsi dan peranan masing-masing Department akan kita bahas dibawah ini :

A.Bagian Operasional

Pada beberapa Perusahaan Pelayaraan . Divisi Operasional akan membawahi sub Divisi

Operasional serta Traffic serta sub Divisi Logistik. Hal ini biasanya dilakukan supaya

koordinasi antara kegiatan operasional kapal dan stock container dapat termonitor dengan

baik dalam satu komando.

13
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

Untuk sub divisi Operasional akan bertanggung jawab langsung akan kelancaran pelayanan

kapal. Seperti pengurusan kapal sandar, permintaan pengurusan crew ataupun air tawar.

Di beberapa pelabuhan pemuatan/pembongkaran dimana kegiatan B/M dilakukan di tengah

Laut/Sungai maka Sub Div Ops akan menyiapkan 1 org personil yang stand by dimana kapal

yang datang tidak bisa sandar di dermaga, maka biasanya akan disiapkan seorang Agen on

Board untuk memonitor kegiatan yang dilakukan. Begitu juga saat diperlukan untuk

memonitor kegiatan pergerakan booking dari pihak Marketing, biasanya disiapkan yang

disebut sebagai bagian Traffic. Bagian ini akan memonitor jumlah booking untuk kapal, per

tujuan, per type dan jenis muatan/container yang akan dimuat. Sehingga memudahkan bagian

Operasional di lapangan untuk membuat stowage plan / rencana muat berdasarkan kondisi

yang mendekati yang ada. Bagian Traffic juga memiliki peranan untuk memastikan bahwa

barang yang akan dikirim sudah melalui jalur tepat, rute tercepat berdasarkan transit time

yang dimiliki kapal-kapal connecting yang ada.

Sedangkan untuk sub divisi logistik, tugas utamanya adalah menyiapkan unit / container

berdasarkan type dan jenis peti kemas yang dibutuhkan berdasarkan data booking yang di

dapat dari Divisi Marketing. Berdasarkan data booking yang ada maka pihak logistik akan

menyiapkan unit yang dibutuhkan dan Depo tempat pengambilan unit tersebut. Jika dirasakan

bahwa unit yang dimiliki tidak mencukupi untuk menutupi semua booking yang ada, maka

pihak logistik akan mengambil unit dari tempat terdekat ataupun menyewa/leasing dari

tempat penyewaan peti kemas.

B.Bagian Marketing

Ujung tombak dari sebuah perusahaan pelayaran ataupun perusahaan jasa adalah Marketing/

tenaga pemasaran. Karena sebanyak apapun ruang muatan yang kita siapkan akan menjadi

14
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

sia-sia saat muatan tidak seperti yang kita rencanakan. Selain dari Marketing itu sendiri,

Divisi ini akan ada sub divisi Customer Service dan sub divisi Marketing dan Inside Sales.

Customer Service, sub divisi adalah pihak yang akan terus berkoordinasi dengan

shipper/pemilik barang saat Shipping Instruction/ Perintah pengapalan (S/I) diterima oleh

Perusahaan. Customer Service akan memastikan untuk tujuan dari muatan, type dan jenis

container yang akan digunakan, kapal yang akan digunakan,harga/frieght yang harus dibayar

berserta dengan rinciannya. Mereka juga akan ikut membantu koordinasi dengan Divisi

Operasional khususnya bagian Logistik untuk ketersediaan unit yang akan digunakan.

Customer Service adalah Pihak yang langsung berhubungan langsung dengan Pihak pemilik

barang selama barang yang akan dimuat belum termuat ataupun sampai di tempat tujuan.

Inside Sales, atau dalam hal ini kita bisa sebutkan adalah Marketing yang bertugas di dalam

kantor. Inside sales memiliki tugas yang merupakan gabungan antara Marketing dan

Customer Service. Dalam hal berhubungan dengan pihak Pemilik barang, Inside Sales berhak

memberikan penawaran harga sesuai permintaan harga dari shipper.Mereka pun juga

memiliki tugas untuk memonitor muatan sampai dengan tiba di pelabuhan muat.

C.Bagian Dokumentasi

Bagian Dokumentasi adalah Pihak yang bertanggung jawab untuk memastikan pembuatan

Bill of Lading kepada pihak Pemilik barang ataupun dalam hal ini di wakili oleh EMKL

ataupun Freight Forwarder. Mereka bertanggung jawab bahwa Bill of Lading(B/L) yang

dimuat sudah sesuai dengan yang diminta oleh pihak pemilik barang. Bagian Dokumentasi

akan memastikan B/L yang ada sesuai dengan S/I yang dikirimkan oleh pemiliki barang

terutama juga tentang cara pembayaran barang yang akan dikirimkan. Cara pembayaran yang

biasanya sudah dikenal adalah FOB, CIF, C&F.

15
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

Bagian Dokumen biasanya dibagi dalam dua sub Divisi, yaitu Dokumen Export dan

Dokumen Import. Untuk hal Dokumen Import terutama saat pembuatan P/U atau

Pemberitahuan Umum kepada Pihak Bea Cukai sebagai dasar pengeluaran barang oleh Pihak

Importir ataupun Pihak yang mewakili.

Bagian Dokumen baik Export ataupun Import harus benar-benar memeriksa detail isi

Dokumen yang ada untuk memastikan semua data yang adadi dalam B/L ataupun nanti saat

menjadi Manifest sudah sesuai dengan aturan dan permintaan dari Pihak Pemilik barang.

D.Bagian Keuangan

Dalam bagian keuangan akan dibagi dalam Sub bagian Accountant/Akuntan dan sub bagian

Finance. Perbedaan dari Accountant dan Finance adalah sebagai berikut :

Jika Finance tugas utamanya adalah menerima setiap pembayaran dari pihak pemilik barang

dalam hal ini Exportir ataupun Importir untuk setiap muatan yang akan dimuat ataupun

diterima. Dasar dari perhitungan pembayaran tersebut diterima dari sub bag Accountant.

Pihak Accountant akan memeriksa data pembayaran tersebut dibandingkan dengan Aturan

freight yang ada. Jika terjadi perbedaan maka pihak accountant akan melakukan cross check

dengan Bagian Marketing sebagai Pihak yang menentukan harga Freight atas muatan.

Kegiatan pembelajaran.

Tugas Mandiri, carilah Perusahaan Keagenan Umum yang telah ditunjuk oleh
Principal/Owner diluar Negeri untuk mengurus Kegiatan Keagenan dimana Keagenan
Umum tersebut juga mempunyai kantor cabang dan juga menunjuk Sub agent

MODUL V

JENIS-JENIS SHIPPING AGENCY

16
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

Dari pembagian Perusahaan Keagenan yang ada, terkadang Owner tidak hanya menunjuk 1
Agen untuk bertanggung jawab atas semua Kegiatan yang dilakukan.Hal ini dilakukan karena
tujuan efektivitas ataupun berdasarkan kemampuan dari masing-masing perusahaan yang ada.

Beberapa bidang yang biasa nya dibagi-bagi untuk Kegiatan Keagenan Kapal adalah sebagai
berikut :

• PORT AGENT : Perusahaan keagenan yang ditunjuk oleh Owner/Principal untuk

melakukan Tugas keagenan (Clearenec in/out) di suatu pelabuhan jika ternyata
dipelabuhan yang ditunjuk perusahaan keagenan tersebut tidak memiliki kantor
cabang mereka berhak menunjuk Sub Agent

• Contoh : Perusahaan yang berlokasi di Singapore menunjuk PT.Arkho untuk

mengurus Kapal mereka yang ada di Ciwandan (Banten) dan Tg Perak(Surabaya). PT.

Arkho bisa menghandle kapal yang ada di Ciwandan, tetapi untuk Kapal yang ada di
Tg Perak PT.Arkho menunjuk Perusahaan Keagenan lain dalam hal ini.PT Maritel
sebagai Sub Agent karena tidak memliki Kantor Cabang di Pelabuhan tersebut

• MARKETING / BOOKING : Perusahaan Keagenan yang ditunjuk oleh

Owner/Principal untuk mengurus/mencari muatan yang akan dimuat untuk kapal yang
akan singgah di Pelabuhan yang akan di kunjungi walaupun kapal tersebut tidak
menunjuk perusahaan tersebut sebagai Port Agent. Biasanya kapal dalam Sistem
Liner, Jika dalam system Tramper akan disebut Special Agent

Contoh : PT. CAHAYA LAUTAN NIAGA meminta PT.Arkho membantu

mencarikan muatan ke arah samarinda walaupunyang menjadi Agen di Kapal adalah
PT.Vinici Nusantara.

• PROTECTING AGENT (OPA) : Perusahaan Keagenan yang ditunjuk oleh

Owner/Principal untuk memback up Port Agent yang ada di Pelabuhang tersebut
ataupun menjaga kepentingan Owner selama Kapal beradauntuk kepentingan tertentu

Contoh : PT.Arkho ditunjuk oleh PT.Samudera Indonesia untuk menjadi OPA di

pelabuhan Ciwandan karena PT.Arkho mempunyai hubungan baik dengan Pemilik
barang dan Trucking yang melakukan kegiatan muat di pelabuhan tersebut. Hal ini
dilakukan oleh PT.Samudera Indonesia dengan harapan kegiatan pemuatan lebih
lancer dan selesai sesuai jadwal yang sudah ada.

17
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

 HUSBANDRY AGENT : Perusahaan Keagenan yang ditunjuk Principal /Owner

untuk mewakili diluar kepentingan B/M seperti hanya mengurus ABK, Repair,
Supplier

Contoh : PT.Spedag ditunjuk oleh Perusahaan yang ada diluar negeri untuk menjadi
Crewing Agent dari Crew yang akan bekerja di Kapal yang di operasikan perusahaan
tersebut.

Sebagai Seorang Agen, Perusahaan Keagenan pun juga harus memastikan kepada Pihak
Owner/Principal untuk muatan yang akan dibongkar tersebut apakah Perjanjian yang
mengikutinya, Karena belum tentu muatan yang ada harus di bongkar semua atau muatan
tersebut Biaya menjadi tanggungan Owner. Beberapa Term Shipment yang ada adalah
sebagai berikut :

• FILO( FREE IN LINER OUT ) : carrier hanya bertanggung jawab untuk

mengirimkan muatan di atas kapal ( tidak termasuk biaya pemuatan ) dari pelabuhan
muat sampai pelabuhan bongkar dan bertanggung jawab untuk membongkar muatan
sampai yard pelabuhan bongkar

• LIFO ( LINER IN FREE OUT ) : carrier bertanggung jawab untuk memuat barang
dari yard pelabuhan muat dan mengirimkan barang sampai pelabuhan bongkar tetapi
tidak menanggung biaya bongkar

• (FREE IN OUT STOWAGE AND TRIMMED) : carrier bertanggung jawab untuk

mengirimkan barang diatas kapal dari pelabuhan muat sampai ke pelabuhan bongkar
tidak menanggung biaya pemuatan dan trimming

• FREE ON BOARD : penjual hanya bertanggung jawab saat barang diterima di kapal
sedangkan untuk biaya ongkos angkut, serta biaya lainnya termasuk biaya
pembongkaran akan menjadi tanggung jawab pihak pembeli ataupun pengangkut.

MODUL VI

HAK DAN KEWAJIBAN AGENT SERTA PENDAPATAN YANG BISA DITERIMA

AGENT

Sebagai perwakilan dari Principal/Owner, Agen memiliki Tugas ataupun Kewajiban baik

18
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

yang berlaku secara umum ataupun yang berlaku secara khusus. Dalam PM No.11 tahun

2016 dan di dalam beberapa peraturan perundang-undangan yang ada tugas dari Agen adalah
sebagai berikut :

Bagian Kesatu

Kegiatan Keagenan Kapal

Pasal 2 :

Kegiatan keagenan kapal merupakan pelayanan jasa yang dilakukan untuk mewakili
perusahaan angkutan laut asing dan/atau perusahaan angkutan laut nasional dalam rangka
mengurus kepentingan kapal perusahaan angkutan laut asing dan atau kapal perusahaan
angkutan laut nasional selama berada di Indonesia.

Pasal 3 :

Kegiatan keagenan kapal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 meliputi:

a. pelaporan secara tertulis rencana dan realisasi kedatangan dan keberangkatan kapal yang
diageninya kepada Direktur Jenderal;

b. penyerahan dokumen kapal kepada Syahbandar Utama, Otoritas Pelabuhan Utama, Kantor
Pelabuhan Batam, Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan, atau Unit Penyelenggara
Pelabuhan setempat serta instansi pemerintah terkait lainnya;

c. pengurusan jasa-jasa kepelabuhanan yang diperlukan oleh kapal tersebut;

d. penunjukan Perusahaan Bongkar Muat (PBM) untuk kepentingan pemilik kapal;

e. penyelesaian dokumen kapal yang habis masa berlakunya atas beban pemilik kapal;

f. pemungutan uang tambang (freight) atas perintah pemilik kapal;

g. pembukuan dan pencarian muatan (canvassing);

h. penerbitan konosemen (bill of lading) untuk dan atas nama pemilik kapal

i. penyelesaian tagihan (disbursement) atas nama pemilik kapal;

19
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

j. penyelesaian pengisian bunker bahan bakar minyak, air tawar, dan provision sesuai
permintaan kapal;

k. pemberian informasi yang diperlukan oleh pemilik kapal; dan atau

l. pelaksanaan kegiatan lainnya yang disepakati antara pemilikjoperator kapal dengan

pelaksana kegiatan keagenan kapal.

Sehingga begitu banyak detail dari tanggung jawab Agen saat mengurus Kapal dari Owner/
Principal yang telah menunjuk kita sebagai Agen.

Secara Khusus tugas dari Agen adalah sebagai Wakil Owner/ Pemilik kapal atas seluruh
Kewajiban dan Tanggung

• Mewakili Owner / Principal dalam memenuhi memenuhi segala

“Kewajiban” yang dibutuhkan saat Kapal tiba di pelabuhan.

• Kewajiban kepada institusi terkait : KSOP, BEA CUKAI, KARANTINA

( KESEHATAN PELABUHAN ), IMMIGRASI, PELINDO

• SURVEYOR , ASURANSI, PEMILIK /PENERIMA BARANG

Saat kapal akan tiba di Pelabuhan, Owner akan menghubungi Agen untuk meminta
Penawaran Keagenan dan meminta informasi-informasi yang terkait dengan Pelabuhan yang
akan dikunjungi ataupun hal-hal khusus yang perlu diketahui selama kapal akan melakukan
kegiatan.

Sehingga General Agen / Agen bertanggung jawab untuk :

a.Koordinasi Operasi dan Pemasaran

Koordinasi Operasi adalah tugas untuk memastikan bahwa pembongkaran/pemuatan kapal

dikerjakan dengan baikoleh PBM. Koordinasi Operasi juga termasuk memastikan bahwa
ketika kapal masuk ketempat sandar pelabuhan, pelaksanaan pandu dan kapal-kapal tunda
dilakukan dengan baik. Sedangkan yang dimaksud dengan koordinasi pemasaran adalah
fungi general agent/agent untuk mencarikan muatan, mengumumkan kedatangan
kapal,hubungan dengan armada pemasaran yang ada di Principal/General agent.

b.Koordinasi Keuangan

20
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

Adalah tugas untuk mencatat dan mengumpulkan semua pengeluaran kapal selama berada di
pelabuhan. Karena tagihan dari Pelabuhan sering terlambat sehingga Bagian Dirsbursment
bertugas menyelesaikan tagihan yang belum diselesaikan. Sehingga biasanya Agent akan
memerlukan Cash Advance dalam jumlah yang besar.

c. Penunjukan Sub Agen

Untuk pelaksanaan Kegiatan tertentu atau di pelabuhan tertentu, General Agent tidak
melakukannya sendiri. Mereka bisa menunjuk Kantor Cabang ataupun Sub Agent

d.Koordinasi lain yang berhubungan dengan muatan dan dokumentasi

Jika berbicara tentang kewajiban tentu kita juga akan berbicara tentang yang namanya hak,
Hak dari Pihak Keagenan adalah :

• Menerima Surat penunjukan dari Principal

• Menerima Informasi Umum/Khusus tentang Situasi dan Kondisi Kapal / Muatan

• Menerima Cash Advance atas PDA yang telah diajukan dari Principal /Agen Umum/
Kantor Pusat

• Menerima pembayaran dari Pihak Owner/Principal atas jasa keagenan yang diberikan

Dari Kegiatan Keagenan yang dilakukan, pendapatan yang bisa di dapat adalah :

- Call Fee per kapal yang diageni

- Jika Agent juga ditunjuk untuk mengurus muatan aka nada Komisi dari muatan, biaya
pembuatan dokumen ( B/L, Manifest dan D/O )
- Fee dari PBM, jika Principal menunjuk Agen untuk sebagai PBM ataupun menunjuk
Pihak ketiga sebagai PBM

Jika General Agen / Agent adalah Perusahaan yang cukup besar dan berorientasi One
Stop Service bisa mendapatkan penghasilan dari :

1. Komisi Sub Agent

2. EMKL
3. Trucking
4. Depot

21
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

5. Pengurusan Transhipment
6. Pengurusan Dokumen Bea Cukai

MODUL VII

HAK DAN KEWAJIBAN PRINCIPAL

Pemilik kapal atau dalam hal ini sering disebut Principal/Owner juga memiliki kegiatan yang

dilakukan oleh Agen di pelabuhan saat kapal akan / sedang melakukan kegiatan.

Kewajibannya antara lain adalah :

1. Menunjuk General Agent dan atau menunjuk Sub Agent untuk Pelabuhan tertentu ataupun
kegiatan tertentu

2. Menunjuk PBM ataupun Perusahaan lain untuk kegiatan-kegiatan lain selama kapal
melakukan kegiatan-kegiatan di Pelabuhan

3. Mengirimkan Shipping Instruction dari pemilik barang, Mengirmkan Stowage /Discharge

Plan untuk kegiatan Bongkar Muat yang akan dilakukan

4. Mengirimkan Dokumen-dokumen lain yang terkait kegiatan pemuatan/ pembongkaran

selama di pelabuhan

5.Membayar Biaya Agent Fee atas Kapal yang sudah ditangani oleh Pihak Agen

6.Membayar biaya-biaya yang telah dikeluarkan oleh Pihak agen untuk Kegiatan ataupun
Pengurusan yang telah disetujui oleh Pihak Owner

Sedangkan Hak dari Owner adalah sebagai berikut :

1.Mendapatkan penawaran biaya Keagenan dari Agen di Pelabuhan yang akan di kunjungi

2.Mendapatkan Port Info dari Agen Pelabuhan yang akan di kunjungi

3. Mendapatkan updated rencana sandar, progress kegiatan Bongkar/Muat dari Agen yang
ditunjuk

22
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

4. Mendapatkan SIB ataupun Sailing Permit dari Agen

MODULVIII
UTS

Bahan-bahan yang akan diujikan adalah bahan Modul BAB I – VII

MODUL IX – X

DOKUMEN KAPAL, DOKUMEN MUATAN DAN DOKUMEN PENDUKUNG

Setiap kapal yang datang di Pelabuhan baik untuk kegiatan muat ataupun kegiatan bongkar
akan menyerahkan Dokumen Kapal, Dokumen Muat kepada instansi terkait ataupun
Dokumen Pendukung untuk kelancaran kegiatan tersebut. Kita akan mulai dari Dokumen
ataupun Sertifikat dari Kapal yang akan di serahkan kepada instansi-instansi yang terkait :

1. Sertifikat Keselamatan / Safety Certificate

Sertifikat Keselamatan yang ada di Kapal terdiri dari 3 jenis yaitu :

a. Sertifikat Keselamatan Konstruksi

b. Sertifikat Keselamatan Equipment
c. Sertifikat Keselamatan Radio

Sertifikat yang memastikan bahwa kapal telah dilengkapi Dokumen untuk memastikan secara
Konstruksi,secara Perlengkapan dan Alat Komunikasi telah diperiksa dengna seksama dan
Sertifikat tetap berlaku untuk memastikan Kapal telah dalam kondisi Laik Laut. Safety
Certificate adsatu dari Sertifikat kapal yang akan diserahkan kepada Pihak KSOP sebagai
syarat Clearence in

23
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

2. Surat Laut / Registry Certficate

Sertifikat ini menjelaskan di pelabuhan mana/ Negara mana Kapal tersebut di daftarkan

3.Surat Ukur / Tonage Certificate

Sertifikat ini menjelaskan tentang Bobot Bersih, Bobot Kotor dari Kapal yang ada dan berapa
daya angkut dari Kapal tersebut

4. Safe Manning

Sertifikat ini menjelaskan susunan perwira beserta Ijazah yang ada. Dalam Sertifikat ini juga
menjelaskan minimal perwira yang ada di kapal untuk memastikan keselamatan di dalam
pelayaran. Tercantum juga maksimal crew yang boleh ada dikapal untuk menghindari
adanya kelebihan crew yang ada sehingga tidak sesuai dengan kelengkapan alat keselamatan
yang ada di kapal.

5.SNPP ( Sertifikat Nasional Pencegahan Pencemaran )

Sertifikat ini menjelaskan bahwa kapal yang ada sudah mendukung program pencegahan
pencemaran selama Kapal berada di pelabuhan, Selama berlabuh ataupun selama Kapal di
dalam masa pelayaran. Pencemaran yang mungkin diakibatkan oleh Polusi Minyak, Udara
ataupun Air. Sebelumnya Sertifikat yang ada adalah IOPP, IAPP.

6.Sertifikat dari Class ( BKI )

Sertifikat ini menjelaskan riwayat kapal pada saat awal kapal dibangun.Dimana Sertifikatnya
adalah Sertifikat Class,Sertifikat Hull and Machinery dan Sertifikat Load Line

7.ILR (Inflatable Life Raft )

Sertifikat ini adalah lampiran dari sertifikat keselamatan equipment,untuk alat-alat

keselamatan yang ada di kapal. Seperti Life raft dan Obat-obatan yang ada di dalamnya

8.Fire Extinguesher (PMK Pemadam kebakaran )

Sertfikat ini menjelaskan berapa alat pemadam kebakaran yang harus ada dan dimana posisi
alat pemadam itu harus ada.

Dokumen-dokumen yang diatas adalah Dokumen yang ada dikapal dan harus diserahkan
kepada Pihak KSOP.

24
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

Untuk Instansi instansi lain ada juga beberapa Dokumen kapal yang akan diserahkan
terutama yang menyangkut tentang Crew yang ada di kapal di antaranya adalah :

a.Passport

Identitas dari Crew yang ada diatas kapal terutama jika kapal adalah berbendera Asing,
Warga Negara Asing ataupun Kapal Indonesia yang baru tiba / keluar dari Wilayah
Indonesia. Dokumen ini akan diserahkan kepada Pihak Immigrasi

b. Buku Kesehatan / Green Book : Buku yang berada di Kapal dimana sebagai alat
Koordinasi antar Kantor kesehatan Pelabuhan

c. Sertifikat P3K adalah Dokumen Kesehatan untuk pemeriksaan Obat-obatan dan Alat-alat
Kesehatan yang ada di Kapal

d. Ship Sanitation Control Exemption Certificate (SSCEC) adalah Dokumen kesehatan yang
diberikan kepada alat angkut kapal yang setelah dilakukan pemeriksaan kapal tim Kantor
Kesehatan Pelabuhan

e. Buku Sijil dan Buku Pelaut

Buku Sijil adalah Buku yang berisi daftar tentang naik/turun crew kapal setelah Crew
menyelesaikan PKL

Buku Pelaut adalah Buku yang berisi tentang perjalanan karir dari pelaut pemilik buku
tersebut mulai dari awal sampai saat kondisi terakhir

Dokumen Muatan

Ada bebarapa dokumen muatan yang sangat penting sebagai tanda kepemilikan barang
ataupun sebagai bukti adanya legalitas saat barang tersebut dimuat ataupun dibongkar.
Beberapa dokumen diantaranya adalah :

a) Bill of Lading ( B/L )

Yang dimaksud dengan Bill of Lading adalah A document signed by a carrier (a
transporter of goods) or the carrier's representative and issued to a consignor (the
shipper of goods) that evidences the receipt of goods for shipment to a specified
designation and person.

25
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

Sehingga B/L mempunyai 3 fungsi sebagai berikut :

1.Contract of Carriage
2.Receipt of Goods
3. Doc tittle of Goods
Bill of Lading adalah salah satu dari Dokumen yang dibutuhkan dalam pembuatan
L/C. Tetapi B/L yang bisa digunakan adalah untuk Dokumen pembuatan L/C adalah
Clean B/L yaitu B/L yang tidak ada catatan tentang kerusakan barang

b) Manifest

Yang dimaksud dalam Manifest (FAL Convention 1965) adalah Dokumen yang berisi
semua informasi yang berkaitan dengan barang-barang niaga (cargo) yang yang
diangkut oleh saran pengangkut (kapal) pada saat kedatangan ataupun
keberangkatan. Dokumen Manifest secara umum dikelompokan dalam :

1.Inward Manifest adalah Dokumen manifest yang wajib diserahkan pada saat
kedatangan sarana pengangkut di suatu pelabuhan yang berisi daftar muatan cargo alat
angkut tersebut pada saat datang di suatu pelabuhan

2. Cargo Manifest adalah Dokumen manifest selama sarana pengangkut tersebut dalam
perjalanan berangkat dan menuju suatu pelabuhan, yang berisi daftar muatan cargo alat
angkut tersebut melakukan perjalanan dan membawa barang-barang tersebut

3. Outward Manifest adalah Dokumen Manifest yang wajib diserahkan pada saat
keberangkatan sarana pengangkut dari suatu pelabuhan yang berisi dari daftar muatan
cargo alat angkut tersebut pada saat berangkat dari suatu pelabuhan untuk menuju
pelabuhan selanjutnya.

Kita juga akan mengenal yang disebut dengan Freight Manifest yaitu Shipping Document
that lists allfreight or cargo items for a specific voyage.The manifest required by Customs
Agent when checking International Shipment.

Manifest mempunyai perbedaan dengan Bill of Lading, Perbedaannya adalah :

Bill of Lading berfokus kepada kepemilikan barang dan sebagai Legalitas untuk
Kontrak Pengangkutan
Sedangkan untuk Manifest berfokus pada Detail cargo yang akan diangkut
( Jumlah,Berat, Ukuran, Packing )

26
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

3) Sertifikat Keterangan Asal (SKA) / Certificate of Origin ( COO )

Semua barang yang berasal dari LN / Luar Daerah Pelabuhan ( terutama untuk
beberapa komiditi) saat tiba di pelabuhan tujuan (bongkar) harus menyertakan
SKAB/COO sebagai data. Sehingga dokumen tersebut bisa di sebut

Certificate Of Origin adalah Suatu dokumen yang berdasarkan kesepakatan

dalam suatu perjanjian antar negara baik itu secara bilateral, regional, maupun
secara multilateral.

Untuk COO sendiri terbagi menjadi 2 jenis yaitu :

1. SKA Preferensi Merupakan jenis SKA/COO sebagai persyaratan dalam

memperoleh preferensi yang disertakan pada barang ekspor tertentu untuk
memperoleh fasilitas berupa pembebasan seluruh atau sebagian bea masuk yang
diberikan oleh suatu negara/kelompok negara tujuan.

Contohnya adalah :

1. Form “A” Generalized System of Preferences

2. Certificate in Regard to Traditional Handicraft Batik Fabrics of Cotton
3. Form “D” ASEAN Common Efective Prefential Tarif Scheme (CEPT)
4. Certificate in Regard to Certain Handicraft Products
5. Certificate Relating to Silk or Cotton Handlooms Products
6. Industrial Craft Certification (ICC)
7. Global System of Trade Preference Certificate of Origin
8. Certificate of Handicraft Goods
9. Certificate of Authenticity Tobacco
10. “Form E” ASEAN-China Free Trade Area (AC-FTA)
11. “Form IJEPA” (Indonesia Japan Economic Partnership Agreement)

2. SKA Non Preferensi Adalah jenis dokumen SKA yang berfungsi sebagai dokumen
pengawasan dan ataudokumen penyerta asal barang ekspor untuk dapat memasuki
suatu wilayah Negara tertentu

Contohnya :

Yang termasuk SKA Non Preferensi seperti :

27
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

1. ICO Certificate of Origin

2. Fisheries COO
3. COO for Imports of Agricultural Products into MEE (Europe Community)
4. COO Handlooms Traditional Textile Products of the Cottage Industry
5. Certificate of Origin Form “K”
6. COO(Textile Products)
7. Form “B”
8. Certificado De Pais De Origen

FUNGSI COO /SKAB ADALAH :

• MENEGASKAN ASAL DARI BARANG TERSEBUT

• MENGURANGI BEA MASUK ATAS BARANG YANG DATANG

Untuk barang-barang tertentu selain dari 3 Document diatas masih ada Document-Document
lain yang dibutuhkan sebagai Dokumen Pendukung Muatan seperti :

1.COA ( Certificate of Analysis )

Document ini biasanya digunakan untuk cargo yang memiliki rentang harga yang berbeda
untuk barang sejenis tetapi memiliki kualifikasi berbeda. Document ini juga digunakan untuk
memastikan bahwa Produk ataupun barang yang tiba sudah sesuai dengan Spesifikasi yang di
minta. Walaupun saat barang tiba tidak bisa langsung dipastikan bahwa barang tersebut
sesuai dengan Sertifikat yang dikeluarkan. Biasanya Pihak penerima akan memastikan lebih
lanjut dengan menggunakan pemeriksaan dengan sampling di Lab untuk memastikan
kembali.

2. COW ( Certificate of Weight )

Document ini sebenarnya mirip seperti Draft Survey, tetapi jika Draft Survey adalah
Document yang digunkan secara internal antara Pihak Kapal dan Surveyor. Tetapi untuk
Certificate of Weight biasanya di keluarkan Otoritas Pabean Negara Pengajar / Otoritas
tertentu yang mensertifikasi berat kotor yang benar dari barang yang dikirim.

3. Delivery Order

28
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

Delivery Order adalah sebuah dokumen yang berperan sebagai surat perintah penyerahan
barang yang telah dipesan dengan kesepakatan bersama antara penjual dan pembeli yang
ditujukan kepada bagian gudang sebuah perusahaan. Sehingga Delivery Order dapat juga
disebut Bukti Tanda Terima Barang. Dalam kondisi shipment menggunakan Container, D/O
akan digunakan sebagai bukti pengambilan Container di Depo oleh Shipper ataupun
Perwakilan Shipper. Saat barang tiba di Pelabuhan tujuan, D/O adalah Dokumen yang
diterima oleh Consignee/penerima barang saat menukarkan B/L nya di Perusahaan
Pelayaran/Agen untuk pengurusan pengambilan Container di Terminal Peti Kemas.

4. SOF ( Statement of Fact )

Document diatas biasanya digunakan untuk memastikan bahwa kegiatan

pemuatan/pembongkaran di pelabuhan sebelumnya tidak ada kejadian yang mengakbatkan
rusak/hilangnya barang-barang yang akan dimuat ataupun dibongkar

Biasanya di dalam SOF juga akan di sebutkan jika ada barang – barang yang over landed
( seharusnya dibongkar di pelabuhan sebelumnya tetapi terbawa sampai pelabuhan berikutnya
ataupun barang-barang yang short landed (barang yg dibongkar di pelabuhan sebelumnya,
padahal seharusnya di bongkar di pelabuhan berikutnya ). Di dalam SOF juga akan
dicantumkan juga hal-hal yang bersifat gangguan operasional seperti tidak adanya kegiatan
karena gangguan cuaca, kerusakan alat,dan lain sebagainya. Karena Kegiatan
pembongkara/pemuatan sudah ada batas waktunya. Jika melebihi waktu yang telah
ditetapkan maka aka nada penalty ( Demmurage )

MODUL XI

INSTANSI PEMERINTAH YANG TERKAIT PROSES CLEARENCE

Dalam Kegiatan Clearence in / Clearence Out akan ada Instansi-instansi yang terkait dalam
pengurusan Dokumen / Sertifikat kapal termasuk Dokumen crew kapal. Intansi yang terlibat
dalam kegiatan diatas bisa kita lihat dalam Diagram dibawah ini :

29
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

Kita akan jelaskan satu persatu apa fungsi dari instansi tersebut diatas
1. KSOP ( Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan )
Adalah InstansiPemerintah yang bernaung dibawah kementerian Perhubungan Cq Direktorat
Jenderal Perhubungan laut.
Dasar Hukum Pendirian KSOP adalah Permenhub No PM 34/2012 tentang Organisasi Tata
Kerja Kesyahbandaran Utama menjadi dasar hukum untuk membubarkan Kantor Syahbandar
sekaligus membentuk 4 Kantor Kesyahbandaran Utama masing masing di Belawan, Tanjung

Priok, Tanjung Perak dan Makassar sedangkan Permenhub no PM 36/2012 tentang

Organisasi & Tata Kerja KSOP yang akhirnya di beberapa tempat Kantor Syahbandar dan

Kantor Otoritas Pelabuhan dibubarkan dan dibentuk kantor baru dengan nama Kantor
Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan (KSOP). Dasar hukum pembentukan KSOP yaitu

Permenhub No PM 36 tahun 2012

Dalam Permenhub No.36 Tahun 2012 Kantor KSOP yang berada di wilayah Indonesia
adalah terdiri dari 4 Kantor KSOP Kelas Utama, 9 Kantor KSOP Kelas I , 15 kantor KSOP
Kelas II, 16 Kantor KSOP Kelas III , 16 Kantor KSOP Kelas IV dan 40 Kantor KSOP Kelas
V

30
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

Seiring dengan rencana Pemerintah dalam hal ini Departemen Perhubungan Cq Direktorat
Perhubungan Laut untuk memberikan pelayanan Prima dan Efisiensi dalam pelayanan
terhadap Perusahaan Keagenan maka Pemerintah mengeluarkan Permenhub PM No.PM 76
tahun 2018 tentang perampingan KSOP yang yang berada di wilayah Indonesia sehingga
setelah PM No.76 tahun 2018 jumlah kantor KSOP yang ada di Indonesia adalah sebagai
berikut : 4 Kantor KSOP Kelas Utama, 9 Kantor KSOP Kelas I , 17 kantor KSOP Kelas II,
16 Kantor KSOP Kelas III dan 48 Kantor KSOP Kelas IV

Dalam melaksanakan tugas tersebut sesuai PM No.36 tahun 2012, Kantor

Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan menyelenggarakan fungsi :

1. Pelaksanaan pengawasan dan pemenuhan kelaiklautan kapal, sertifikasi kapal,

pencegahan pencemaran dari kapal dan penetapan status hukum kapal;
2. Pelaksanaan pemeriksaan manajemen keselamatan kapal;
3. Pelaksanaan pengawasan keselamatan dan keamanan pelayaran terkait dengan
kagiatan bongkar muat barang berbahaya, barang khusus, limbah bahan
berbahaya dan beracun (B3), pengisian bahan bakar, ketertiban embarkasi dan
debarkasi penumpang, pembangunan fasilitas pelabuhan, pengerukan dan
reklamasi, laik layar dan kepelautan, tertib lalu lintas kapal di perairan
pelabuhan dan alur pelayaran, pemanduan dan penundaan kapal, serta
penerbitan Surat Persetujuan Berlayar;
4. Pelaksanaan pemeriksaan kecelakaan kapal, pencegahan dan pemadaman
kebakaran di perairan pelabuhan, penanganan musibah di laut, pelaksanaan
perlindungan lingkungan maritim dan penegakan hukum di bidang keselamatan
dan keamanan pelayaran;
5. Pelaksanaan koordinasi kegiatan pemerintahan di pelabuhan yang terkait dengan
pelaksanaan pengawasan dan penegakan hukum di bidang keselamatan dan
keamanan pelayaran;
6. Pelaksanaan penyusunan Rencana Induk Pelabuhan, Daerah Lingkungan Kerja
dan Daerah Lingkungan Kepentingan Pelabuhan, serta pengawasan
penggunanannya, pengusulan tarif untuk ditetapkan Menteri;
7. Pelaksanaan penyediaan, pengaturan dan pengawasan penggunaan lahan daratan
dan perairan pelabuhan, pemeliharaan penahan gelombang, kolam pelabuhan,
alur pelayaran dan jaringan serta sarana bantu navigasi pelayaran;
8. Pelaksanaan penjaminan dan pemeliharaan kelestarian lingkungan di pelabuhan,
keamanan dan ketertiban, kelancaran arus barang di pelabuhan;
9. Pelaksanaan pengaturan lalu lintas kapal keluar masuk pelabuhan melalui
pemanduan kapal, penyediaan dan/atau pelayanan jasa kepelabuhanan serta
pemberian konsesi atau bentuk lainnya kepada Badan Usaha Pelabuhan;
10. Penyiapan bahan penetapan dan evaluasi standar kinerja operasional pelayanan
hada kepelabuhanan; dan
11. Pelaksanaan urusan keuangan, kepegawaian dan umum, hukum dan hubungan
masyarakat serta pelaporan.

31
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

Dalam hal Kegiatan Keagenan secara khusus KSOP bertugas :

a.Pelaksanaan pengawasan dan pemenuhan kelaiklautan kapal, sertifikasi kapal,
pencegahan pencemaran dari kapal dan penetapan status hukum kapal;
b.Pelaksanaan pemeriksaan manajemen keselamatan kapal
c.Pelaksanaan pemeriksaan kecelakaan kapal, pencegahan dan pemadaman kebakaran
di perairan pelabuhan, penanganan musibah di laut, pelaksanaan perlindungan
lingkungan maritim dan penegakan hukum di bidang keselamatan dan keamanan
pelayaran

2. Karantina ( Kesehatan Pelabuhan )

Adalah Instansi Pemerintah yang bernaung dibawah Kementerian Kesehatan, Karantina akan
menjadi instansi yang pertama datang ke kapal terutama untuk kapal Asing/ Kapal Indonesia
yang baru datang dari Wilayah Luar Negeri. Petugas karantina akan memastikan bahwa Crew
/ Kapal / Muatan yang baru tiba dari luar wilayah Indonesia tidak membawa wabah penyakit
ataupun hal lain yang akan merugikan.
Sejarah dari Dinas Karantina berawal dari Dinas Kesehatan dan Dinas Karantina sehingga
menjadi Dinas Kesehatan Pelabuhan

Sesuai dengan KM 26/1998, Dinas Karantina disatukan dengan Dinas Kesehatan. Adapun
tugas Dinas Karatina dipelabuhan adalah sebagai berikut :

1. Melakukan pelayanan kesehatan

2. Memeriksa dan meneliti buku kesehatan, deratting certificate, daftar awak kapal dan
penumpang
3. Memberikan health certificate dan health clearance
4. Mengawasi tumbuh-tumbuhan, hewan yang dibawa keluar masuk pelabuhan melalui
kapal
5. Bila perlu melakukan karantina ( jika dianggap sudah berbahaya untuk lingkungan
sekitarnya )

Dasar Hukum yang saat ini digunakan dalam aturan Karantina adalah UU No. 21 tahun 2019
sebagai pengganti UU No. 16 tahun 1992 tentang Karantina Hewan, Ikan dan Tumbuhan.
Dalam UU No.21 tahun 2019 Fungsi Utama dari karantina adalah :

32
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

Institusi karantina ( hewan maupun tumbuhan ) dibentuk dengan tujuan mencegah agar hama
dan penyakit hewan “asing” dari luar negeri tidak menulari ke dalam negeri serta mencegah
penularannya antar wilayah di dalam negeri.

Sehingga Instansi karantina adalah Instansi yang pertama akan dating ke kapal (sarana
angkut) untuk memastikan bahwa semua hal yang ada di dalam sarana angkut (muatan serta
crew) tersebut tidak membawa hal-hal yang akan membawa dampak negative

C. CUSTOMS ( Dirjen Bea dan Cukai ) adalah Instansi Pemerintah yang berada di bawah
naungan Kementerian Keuangan

Pada awalnya kepabeanan atau biasa di sebut Bea Cukai menggunakan Undang-undang No.
10/ tahun 1995 tentang kepabeanan, Dimana Direktorat Bea dan Cukai di pelabuhan memiliki
tugas khusus :
1) Mengadakan pemeriksaan terhadap keluar/masuknya barang di daerah Bea dan Cukai
2) Pemeriksaan terhadap barang-barang muatan maupun di gudang
3) Menetapkan besarnya bea masuk sesuai tarif untuk jenis barang berdasarkan tarif yang
ditetapkan oleh pemerintah
4) Mengawal barang yang belum terkean bea masuk dari pelabuhan dari pelabuhan ke
enterport atau sebaliknya
5) Mengawal barang dari kawasan pedalaman yang dinyatakan daerah bea cukai ke
pelabuhan atau sebaliknya

Seiring dengan berjalannya waktu dan perkembangan jaman Dasar hukum keberadaan

Direktorat Jenderal Bea dan Cukai adalah Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 17
Tahun 2006 Tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1995 tentang
Kepabeanan dan Undang-Undang Nomor 39 Tahun 2007 tentang Perubahan atas Undang-
Undang Nomor 11 Tahun 1995 tentang Cukai.

Sampai sekarang banyak yang masih tidak mengerti apa perbedaan antara Bea dengan Cukai,
tetapi karena saat ini bedara dalam instansi yang sama akhirnya banyak pihak yang berpikir
adalah sesuatu yang sama hanya berbeda istilah.

Pengertian
Lembaga Bea cukai ini bukan sebuah istilah yang memiliki satu pengertian, melainkan dua
istilah yang juga memiliki pengertian yang berbeda. Bea sendiri merupakan suatu tindakan

33
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

pungutuan dari pemerintah terhadap barang ekspor atau impor, sedangkan cukai adalah
pungutan negara kepada suatu barang yang memiliki sifat atau karakteristik yang sudah
ditetapkan dalam Undang-Undang Cukai.

Jadi, bila bea cukai digabungkan memiliki pengertian suatu tindakan pungutan
pemerintah terhadap barang ekspor dan impor serta suatu barang yang
memiliki karakteristik khusus

Hampir semua Negara memiliki bea cukai, bahkan sejak berdirinya negara pasti langsung
dibuat lembaga ini. Bea cukai merupakan perangkat negara “konvensional” seperti halnya
kepolisian, kejaksaan pengadilan ataupun angkatan bersenjata.

Di saat Indonesia telah mendapatkan kemerdekaannya, bea cukai ini dibentuk kembali pada
Oktober 1946 dengan sebutan Pejabatan Bea dan Cukai. Selain itu, tugasnya pun kembali
berubah seperti awal yang melakukan pungutan bea dan cukai.

Mulai dari situ, lembaga bea cukai tersebut mengalami dua kali perubahan. Pada 1948
disebut dengan nama Jawatan Bea dan Cukai. Setelah tahun 1965 hingga saat ini, diubah
namanya menjadi menjadi Direktorat Jendral Bea dan Cukai (Ditjen Bea Cukai).

Berdasarkan PMK No. 112 /PMK.04/2018 yang adalah perubahan dari PMK
No.183/PMK.04/2016 tentang ketentuan Impor barang kiriman

Fungsi utama Ditjen Bea dan Cukai, di antaranya:

1. Meningkatkan pertumbuhan industri dalam negeri melalui pemberian fasilitas di bidang

kepabeanan dan cukai yang tepat sasaran.
2. Mewujudkan iklim usaha dan investasi yang kondusif dengan memperlancar logistik impor
dan ekspor melalui penyederhanaan prisedur kepabeanan dan sukai serta penerapan
sistem manajemen risiko yang handal
3. Melindungi masyarakat, industri dalam negeri dan kepentingan nasional melalui
pengawasan dan/atau pencegahan masuknya barang impor keluarnya barang ekspor yang
berdampak negatif dan berbahaya yang dilarang dan/atau dibatasi oleh regulasi
4. Melakukan pengawasan kegiatan impor, ekspor dan kegiatan di bidang kepabeanan dan
cukai lainnya secara efektif dan efisien melalui penerapan sistem manajemen risiko yang
handal, intelijen, dan penyidikan yang kuat, serta penindakan yang tegas dan audit
kepabeanan dan cukai yang tepat
5. Membatasi, mengawasi dan/atau mengendalikan produksi, peredaran dan konsumsi barang
tertentu yang mempunyai sifat dan karakteristik dapat membahayakan kesehatan,
lingkungan, ketertiban dan keamanan masyarakat melalui instrumen cukai yang
memperhatikan aspek keadilan dan keseimbangan, dan
6. Mengoptimalkan penerimaan negara dalam bentuk bea masuk, bea keluar dan cukai guna
menunjang pembangunan nasional.

34
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

D. Immigrasi adalah Instansi pemerintah yang bernaung Kementerian Hukum dan HAM

yang bertugas untuk mengawasi Lalu Lintas Orang yang keluar / masuk ke dalam wilayah
Republik Indonesia. Tugas Immigrasi menurut aturan yang ada :

1. Mengawasi keluar masuknya orang yang sesuai dengan peraturan ke Immigrasian

2. Memeriksa penumpang dan awak kapal dalam hal penumpang asing yang hendak masuk
atau keluar daerah hukum Indonesia

3. Memeriksa paspor ABK

4. Menerbitkan Immigration clearance

E. IPC (Indonesian Port Corp ) dan JAI ( Jasa Armada Indonesia ) adalah Instansi di bawah
Kementerian BUMN yang awalnya adalah PELINDO dengan status PERUM berdasarkan PP
No.15 tahun 1985 dengan panduan Kementerian Perhubungan. Berdasarkan PP No.57 tahun
1991 Perum PELINDO berubah menjadi PT.PELINDO. Dimana pada tahun 2012, PELINDO
mengubah logo menjadi IPC

Tugas IPC adalah sebagai berikut :

 Penyediaan dan/atau pelayanan kolam-kolam pelabuhan dan perairan untuk lalu

lintas dan tempat-tempat berlabuhnya kapal
 Penyediaan dan/atau pelayanan jasa-jasa yang berhubungan dengan pemanduan
(pilotage) dan penundaan kapal
 Penyediaan dan/atau pelayanan dermaga dan fasilitas lain untuk bertambat,bongkar
muat peti kemas, curah cair, curah cair, multi purpose ( general cargo), barang
termasuk hewan dan fasilitas naik turunnya penumpang dan/atau kendaraan
 Penyediaan pelayanan jasa bongkar muat peti kemas,curah cair, curah kering,general
cargo dan kendaraan
 Penyediaan dan/atau pelayanan jasa terminal peti kemas, curah cair, curah kering,
multipurpose,penumpang, pelayaran rakyat dan Ro-ro
 Penyediaan dan/atau pelayanan gudang-gudang dan lapangan penumpukan dan
tangki/tempat penimpunanbarang-barang, angkutan Bandar, alat bongkar muat serta
peralatan pelabuhan

35
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

 Penyediaan dan/atau pelayanan lahan untuk berbagai bangunan dan lapangan,

industry dan gedung-gedung/bangunan yang berhubungan dengan kepentingan
kelancaran angkutan
 Penyediaan dan/atau pelayanan listrik, air minum
 Penyediaan dan/atau pelayanan kegiatan konsolidasi dan distribusi muatan

PT.Jasa Armada Indonesia ( JAI ) adalah Perusahaan Joint Venture antara Pelindo (99%)
dengan Koperasi Pegawai Maritim (1%) yang bertanggung jawab untuk menyiapkan Service
dalam bidang Pandu, Assists dan Tunda.

MODUL XII - XIII

Surat Persetujuan Berlayar/ Port Clearance adalah, Dokumen negara yang dikeluarkan oleh
Kepala Syahbandar cq Perwira Jaga kepada setiap kapal yang akan berlayar meninggalkan
pelabuhan setelah memenuhi persyaratan kelaiklautan kapal dan kewajiban lainnya. Tanpa
adanya Surat Persetujuan Berlayar, maka kapal tidak diijinkan untuk berlayar.

Pentingnya surat ijin berlayar, secara khusus diatur dalam Undang-Undang no.17 tahun 2008
tentang Pelayaran yaitu

Bagian Keenam
Surat Persetujuan Berlayar
Pasal 219
(1) Setiap kapal yang berlayar wajib memiliki Surat Persetujuan Berlayar yang
dikeluarkan oleh Syahbandar.
(2) Surat Persetujuan Berlayar tidak berlaku apabila kapal dalam waktu 24 (dua puluh
empat) jam, setelah persetujuan berlayar diberikan, kapal tidak bertolak dari
pelabuhan.
(3) Surat Persetujuan Berlayar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak diberikan pada
kapal atau dicabut apabila ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 44, Pasal
117 ayat (2), Pasal 125 ayat (2), Pasal 130 ayat (1), Pasal 134 ayat (1), Pasal 135,
Pasal 149 ayat (2), Pasal 169 ayat (1), Pasal 213 ayat (2), atau Pasal 215 dilanggar.
(4) Syahbandar dapat menunda keberangkatan kapal untuk berlayar karena tidak
memenuhi persyaratan kelaiklautan kapal atau pertimbangan cuaca.
(5) Ketentuan mengenai tata cara penerbitan Surat Persetujuan Berlayar sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) diatur dengan Peraturan Menteri.
Dalam PM 82 Tahun 2014 tercantum :

36
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

Sedangkan untuk detail Permohonan Surat Permohonan Berlayar dan Kelengkapan Surat
Berlayar tercantum dalam Pasal lainnya yaitu :

37
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

Gambar prosedur penerbitan port clearance pada salah satu pelabuhan di Indonesia

38
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

Dalam Proses Clearence akan Proses serah terima Documen kapal dari Pihak kapal ke Pihak
Agen, kemudian dari Pihak Agent akan meneruskan ke Pihak KSOP, saat Kapal baru tiba
dan Akan terjadi sebaliknya saat Kapal akan berangkat. Proses in disebut sebagai Clearence
in dan Clearence Out.

Dalam Pengurusan Clearance-in akan ada beberapa Dokumen yang dibutuhkan dari setiap
Instansi yang akan berhubung dengan Pihak Keagenan.

A. IMMIGRASI

IMMIGRATION
NAME OF DOCUMENT REMARK
CREW LIST 4 COPIES
PASSPORT OF CREW & PASSENGGER (IF ANY) ...PCS
PASSENGGER LIST ( IF ANY ) ( ATTACHED BY NIL
LIST ) 2 COPIES

B. KSOP

KESYAHBANDARAN DAN OTORITAS PELABUHAN

NAME OF DOCUMENT REMARK
ORIGINA
SHIP REGISTRY L
ORIGINA
INTERNATIONAL TONNAGE CERTIFICATE L
MINIMUM SAFE MANNING ORIGINA
39
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

L
ORIGINA
CARGO SHIP SAFETY CONSTRUCTION L
ORIGINA
CARGO SHIP SAFETY EQUIPMENT L
ORIGINA
CARGO SHIP SAFETY RADIO L
ORIGINA
SAFETY MANAGEMENT CERTIFICATE L
ORIGINA
INTERNATIONAL OIL POLLUTION PREVENTION (IOPP) L
ORIGINA
CLASS CERTIFICATE ( HULL & MACHINERY ) L
ORIGINA
INTERNATIONAL LOAD LINE CERTIFICATE L
DOCUMENT OF COMPLIANCE COPY
ORIGINA
FIRE EXTINGUESHER / CO2 CERTIFICATE L
ORIGINA
INTERNATIONAL SHIP SECURITY CERTIFICATE (ISSC) L
ORIGINA
PORT STATE CONTROL (PSC) L
ORIGINA
CONTINOUS SINOPSIS RECORD L
ORIGINA
INFLATABLE LIFE RAFT L
ORIGINA
LAST PORT CLEARENCE L
ORIGINA
INTERNATIONAL AIR PREVENTION POLLUTION (IAPP) L
ORIGINA
CREW LIST L
ORIGINA
CERTIFICATE ANTI FOULING L
ORIGINA
CERTIFICATE OF INSURANCE L
C.BEA CUKAI

CUSTOMS
REMAR
NAME OF DOCUMENT K
2
INWARD MANIFEST COPIES
2
CREW LIST COPIES
2
PERSONAL EFFECT ( CREW EFFECT DECLARATION ) COPIES

40
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

2
BOUNDED STORE LIST COPIES
2
PROVISION STORE COPIES
2
NARCOTICS LIST COPIES
2
DRUG LIST ( INJECTION CREW ) COPIES
2
VOYAGE MEMO / PORT OF CALL COPIES
2
CARGO MANIFEST ( NILL MANIFEST ) COPIES
2
CARGO MANIFEST IN TRANSIT ( IF ANY ) COPIES
CARGO MANIFEST AFTER LOADING ( OUTWARD 2
MANIFEST) COPIES
SHIP PARTICULARS 1 COPY

D.KARANTINA

PORT HEALTH / KARANTINA

NAME OF DOCUMENT REMARK
MARITIME DECLARATION OF HEALTH 1 COPY
VOYAGE MEMO / LIST PORT OF CALL 1 COPY
VACCINATION LIST 1 COPY
SSCEC / SHIP SANITATION CERTIFICATE ORIGINAL
CREW LIST / PASSENGGER LIS 1 COPY
INDONESIAN HEALTH BOOK / GREEN BOOK ORIGINAL
SHIP PARTICULAR 1 COPY
CARGO MANIFEST 1 COPY
MEDICINE INVENTORY LIST / NARCOTICS LIST 1 COPY
MEDICINE CREW CERTIFICATE 1 COPY
PROVISION SHORE LIST / BONDED STORE LIST 1 COPY
NIL LIS 1 COPY

Proses Clearence-In adalah sebagai berikut

PROSES CLEARENCE IN

41
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

Sebelum Kapal Sandar

1. PKK Ajukan Ke KSOP (Buat di Website KSOP )

*Lampiran :
1. Copy of Registry Certificate
2. Copy of Tonnage Certificate
3. PKKA (Persetujuan Keagenan Kapal Asing) / RPT (Rencana Pola Trayek)
4. B/L (Bill Of Lading) / SI (Shipping Instruction) (apabila kapal melakukan
kegiatan B/M)
5. RKSP (Rencana Kedatangan Sarana Pengangkut)
6. Inward Manifest ( Muatan Kapal yang dibawa dari pelabuhan sebelumnya)
2. PKK Manual untuk Pelabuhan yang akan digunakan untuk proses Load/Unload
3. PKK Manual Untuk Pandu & Tunda
4. PKK Manual untuk IMIGRASI
* Bawa Buku Tanda Serah Terima PKK untuk ditanda tangan oleh petugas
Imigrasi
5. PKK Manual untuk KARANTINA
6. Permohonan Penerbitan Free Pratique dari Karantina (Website SIMPONI / Sistem
Informasi Penerimaan Negara Bukan Pajak Online)
* Apabila Kapal Datang Dari Pelabuhan Luar Negeri
7. Buat RKSP (Rencana Kedatangan Sarana Pengangkut) di Modul Manifest Bea
Cukai BC.1.0
8. Seteleah BC. 1.0 Muncul Buat Inward Manifest di Modul Manifest akan muncul
BC.1.1
9. Permohonan Izin Bongkar apabila di luar Kawasan Pelabuhan umum Ajukan Ke
Bea Cukai
* Permohonan 2 rangkap
* Kwitansi Bukti Telah Menyerahkan Permohonan
* RKSP BC 1.0.
* Inward Manifest BC.1.0 BC.1.1
* B/L (Bill Of Lading)
* Surat Pernyataan dari terminal
* Layout Map Terminal
10. Siapkan Dokumen Warta Kapal / Pemeriksaan oleh Petugas Syahbandar:
1. Warta Kapal ( ditanda tangani Nahkoda )
2. Master Sailing Declaration (ditanda tangani Nahkoda)
3. Daftar Pemeriksa Pemenuhan Kewajiban Kapal
4. Daftar Pemeriksaan Kelengkapan dan Validitas Surat dan Dokumen Kapal
11. Siapkan Dokumen Pemeriksaan Petugas Bea Cukai
1. Pernyataan Keadaan Muatan
2. Surat Pernyataan Pemeriksaan
3. Berita Acara Pemeriksaan

42
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

Setelah PKK Diterima di KSOP

1. Permohonan VTS ( Online ) Ajukan ke loket VTS

* Lampiran :
1. Copy of PKK
2. Copy of Tonnage Certificate
2. Permohonan Jasa Labuh / Pelayanan Jasa Kapal ( Online ) Ajukan ke TU KSOP
* Lampiran :
1. Copy of PKK
2. Copy of Tonnage Certificate
3. Minta Buatkan Kode Billing di KSOP setempat

Setelah Kapal Sandar

1. Naik Ke Atas Kapal Untuk Mengambil Dokumen Kapal

* Membawa Receipt Serah Terima Dokumen Kapal
* Mencatat ROB ( Remaining On Board) / Arrival Condition
* Mencatat Waktu Pandu Naik & Turun dari atas Kapal
2. Permohonan Clearence IN (Online) Ajukan ke KSOP
* Input Certificate : SURAT UKUR SURAT LAUT CSR No Validment Medical
Chest tidak
* Lampiran : Copy Of Last Port Clearence
* Sertifikat Kapal Asli Seluruhnya diberikan ke petugas Syahbandar (ex : Health
Book, Sanitasi)
* KSOP akan menerbitkan Surat Memorandum
* Melampirkan Memorandum apabila Permohonan Clearence IN Manual (Tidak
Sistem Online)

3. Clearence IN Imigrasi
1. Copy Of Last Port Clearence , Voyage Memo
2. Crew List 5 rangkap ( minta stamp dan tanda tangan petugas Imigrasi untuk
Clearence IN )
3. Passpor Crew ( Apabila Kapal Dari Pelabuhan Luar Negeri minta Stamp Persegi /
IN )
4. Clearence Crew List dari pelabuhan asal / local
5. Permohonan Shore Pass 2 rangkap

Setelah melakukan kegiatan Bongkar/Muat, dan kapal akan berangkat ada persiapan yang
harus disiapkan oleh Kapal saat akan berangkat

• SAAT KAPAL AKAN BERANGKAT, MAKA PIHAK AGEN WAJIB

MENGURUS DOKUMEN-DOKUMEN KAPAL DAN MUATAN UNTUK
KEBERANGKATAN :

1. Pihak Syahbandar / KSOP ( Sertifikat Kapal dan Ijin Muatan )

43
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

2. Pihak Karantina ( Muatan dan Crew )

3. Pihak Pelindo ( Biaya Dermaga, Booking Pandu dan Assists )

4. Pihak Bea Cukai (Pengurusan Outward Manifest ) untuk Kapal berbendera Asing atau
tujuan di luar wilayah NKRI

5. Pihak Immigrasi ( Crew Kapal ) untuk Kapal bendera Asing / tujuan keluar wilayah
NKRI

Proses untuk Clearence Out nya adalah sebagai berikut :

PROSES CLEARENCE OUT

IMIGRASI

LAMPIRAN :

1. Crew List 5 rangkap untuk di stamp Clearence OUT

2. Copy Last Port Clearence, Voyage Memo
3. Passpor
* Apabila Kapal Berlayar Keluar Negeri Wajib Di Stamp OUT (Segitiga)
* Apabila Kapal Berlayar di Dalam Negeri Tidak Perlu Di Stamp OUT

KARANTINA

LAMPIRAN :

1. Permohonan Pemeriksaan Untuk Keberangkatan Kapal

* Kode Billing PHQC Di Website SIMPONI
2. Health Book
3. Copy Of SSCEC (Ship Sanitation Control Exemption Certificate)
4. Copy Of Medical Chest Certificate
5. Last Port Clearence
6. Crew List
7. Dokumen dari Kapal ( Store List, Medicine List, Vaccination List, Maritime
Declaration etc. )

KSOP (Kantor Syahbandar dan Otoritas Pelabuhan)

1. Minta Kuitansi Lunas dari KSOP VTS, Labuh & Tambat, Uang Rambu
* Fotocopy Nota dan Kuitansi
2. Permohonan SPB (Surat Persetujuan Berlayar) (Online di Website KSOP)
* Warta Kapal, Master Sailing, Daftar Pemeriksaan & Daftar Periksa

44
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

* Last Port Clearence Asli, Last Clearence Crew List Asli

* Copy of PHQC (Port Health Quarantine Clearance) dari Karantina
* Crew List yang sudah ditanda tangani oleh petugas Imigrasi
* Copy of PKK & Tonnage Certificate
* - RPT (Dari Pelabuhan Sebelumnya & Pelabuhan Sekarang )
atau
- PKKA (Persetujuan Keagenan Kapal Asing) (Dari Pelabuhan Asal & Pelabuhan
Sekarang)
* B/L (Bill Of Lading) / SI (Shipping Instruction)
* RKSP (Rencana Kedatangan Sarana Pengangkut)
* Inward Manifest
* Outward Manifest
* Copy of Kuitansi lunas VTS, Labuh & Tambat , Uang Rambu
* Memorandum

3. Permohonan LK3 (Online Di Website KSOP)

* Copy of PKK
* - RPT (Dari Pelabuhan Sebelumnya & Pelabuhan Sekarang )
atau
- PKKA (Persetujuan Keagenan Kapal Asing) (Dari Pelabuhan yang di singgahi di
Indonesia)/
* B/L (Bill Of Lading) / SI
* Outward Manifest
* Copy of Nota & Kuitansi lunas Labuh

BEA CUKAI / CUSTOM

1. Permohonan Ijin Bongkar ( Jika ada )
2. Pernyataan Keadaan Muatan, Surat Pernyataan Pemeriksaan, Berita Acara
Pemeriksaan
3. Laporan Hasil Pembongkaran
4. Outward Manifest

SAAT KAPAL AKAN BERANGKAT

 Document From Vessel

1. Departure Condition ( FO, DO, FW, Draught: F & A )
2. Notice Of Readiness (NOR)
3. Tank Inspection / Dry Certificate / Empty Cargo Certificate ( Discharging)
4. Stowage Plan (Loading)
5. Time Sheet / Statement Of Fact (SOF)
6. Cargo Calculation / Ullage Report
7. Cargo Quantity Discrepancy ( Ketidaksesuaian Jumlah Muatan )

45
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

8. Letter Protest (Jika Ada)

 Document From Surveyor

1. Tank Inspection / Dry Certificate
2. Time Sheet / Statement Of Fact (SOF)
3. Cargo Calculation / Ullage Certificate
4. Cargo Quantity Discrepancy ( Ketidaksesuaian Jumlah Muatan )

 Document From Agent

1. Time Sheet / Statement Of Facts (SOF)
2. Cargo Manifest & Mate Receipt ( Loading )
3. Berita Acara Serah Terima Barang Ditandatangani pihak Consignee / Terminal
( Discharging )

MODUL XIV

PENGURUSAN PERPANJANGAN SERTIFIKAT KAPAL DAN CREW

Agen juga bertugas mengurus segala macam pengurusan perijinan dan perpanjangan di
Instansi terkait sehubungan dengan kapalnya ataupun crew dari kapal itu sendiri.

Sertifikat ataupun perijinan yang diperpanjang di Instansi-Instansi terkait adalah sebagai

berikut :

1.KSOP

a. Sertifikat Kapal

b. Sertifikat Crew ( Buku Pelaut )

c. Pengurusan Ijin Joint / Turun ke/dari Kapal ( Sign On / Off )

d. Pengurusan Ijin Olah Gerak Kapal

e. Pngurusan Ijin Pengawasan Docking

f. Pengurusan Ijin Pengelasan ( Hot Work Permit )

g. Pengawasan Ijin Sea Trial

h. dll

2. Immigrasi

46
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

a. Pengurusan Perpanjangan Passport Crew Indonesia dan Asing

3. Karantina

a. Perpanjangan Sertifikat P3K

b. Perpanjangan Buku Kesehatan ( Green Book)

c. Perpanjangan SSCEC

d. Pengurusan Sertifikat Fumigasi

4. BKI / Class

a. Pemeriksaan Load Line, Mesin dan Lambung saat Kapal Docking

Pada saat kapal akan sandar di Pelabuhan tertentu sesuai dengan permintaan Owner, Agen
berkewajiban memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Principal seperti :

1.Rencana Sandar ( Langsung atau kah ex Kapal Lain )

2. Lamanya Waktu sandar ( Berapa Shift yang digunakan, Bagaimana Aturan Kerja yang
digunakan )

3. Peralatan yang akan di gunakan

Begitu juga saat Kapal sudah sandar dan akan melakukan Kegiatan Bongkar / Muat,
Walaupun sudah ada PBM untuk kegiatan tersebut. Owner biasanya akan tetap meminta
Agen bertanggung jawab untuk memberikan laporan seperti:

1.Laporan Hasil Kegiatan Bongkaran per kurun waktu tertentu ( Shift ataupun per waktu )

2. Kendala-kendala yang terjadi pada saat kegiatan Bongkar / Muat ( Jika ada )

3. Perkiraan Waktu selesai Kegiatan dan Apa saja langkah langkah selanjutnya untuk
mempersiapkan Kapal berangkat.

Hal-hal tersebut diatas, harus dilakukan sebaik-baiknya oleh Pihak Agen, walaupun seperti
diinfokan sebelumnya biasanya ada bagian tugas juga dari PBM. Tetapi PBM terkadang
hanya bertanggung jawab terhadap Pemilik / Penerima barang. Sehingga disinilah peran agen
sangat dibutuhkan.

Terkadang penilaian Agen yang punya kompetensi atau tidak hanya didasarkan apakah
mereka bisa memberikan Informasi yang update atau tidak.

47
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

MODUL XV

PENDAPATAN LAIN KEAGENAN

BAGAIMANA MENJAGA DAN MENAMBAH PELANGGAN

Pendapatan sebagai Keagenan sudah dibahas diatas tetapi banyak hal lain yang sebenarnya
bisa menjadi tambahan pendapatan di bidang Keagenan, contohnya adalah :

1.Menjadi Crewing Agen untuk Kapal-kapal Milik ataupun Principal yang membutuhkan

2. Menjadi Supplier untuk kebutuhan BBM kapal

3. Menjadi Vendor untuk perbaikan Kapal

Hal tersebut bisa diatas bisa kita jalankan saat kita mempunyai hubungan baik dengan
Pemilik Kapal ataupun Crew yang berada di kapal. Karena bagaimanapun juga, salah satu hal
yang bisa membuat kita untuk meningkat kan Usaha yang kita jalankan adalah dengan
mempunyai hubungan baik dengan segenap stake holder. Crew diatas Kapal, adalah wakil
dari Pemilik Perusahaan.

Sehingga jika ada hal baik tentang Agen, itu lah yang akan mereka sampaikan begiu juga jika
ada hal yang kurang baik yang kita lakukan sebagai Agent.

Ada beberapa cara untuk menambah pelanggan ataupun principal dalam bisnis keagenan :

1. Melakukan Promosi secara Off line dan On Line

2. Melakukan Pengenalan Produk tentang Perusahaan yang kita miliki

3. Melalukan Penetrasi Pasar

4. Memberikan Discount atas layanan yang kita berikan

5.Memberikan Kemudahan akses informasi yang dibutuhkan

6. Memperlakukan Pelanggan sebagai bagian dari Kita untuk hal-hal tertentu

MODUL XVI

48
 Tanggal
BISNIS KEAGENAN KAPAL
Maret 2020

UAS

BAHAN-BAHAN YANG AKAN DI UJIKAN ADALAH MULAI DARI MODUL I

49