1.

Contoh Format SOP Simple Steps

SOP No: SOP.001/KJ/2010

STANDAR Tanggal Persetujuan:

SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI OPERASIONAL
PUSAT PROSEDUR
PENGKAJIAN, (SOP)
BIDANG
PENGOLAHAN Tanggal Revisi:
PENGKAJIAN
DATA DAN
INFORMASI
PELAYANAN DATA

NO KEGIATAN
1. Penyampaian surat permintaan
data yang telah ditandatangani
oleh Anggota DPR/Pimpinan Alat
Kelengkapan Dewan/Pimpinan
DPR/Sekjen DPR kepada Kepala
Bidang Pengkajian
PENANGGUNG
KETERANGAN
JAWAB
Sekretaris Anggota  Jenis permintaan data:
DPR/ Kabagset Alat a. data mentah: kliping dan
Kelengkapan data statistik sederhana
Dewan/Kabag TU b. data terolah: pointers,
Pimpinan kajian/analisa ilmiah
DPR/Kabag TU  Surat permintaan data
Pimpinan Setjen dilengkapi dengan nomor
DPR kontak yang dapat dihubungi
bila data telah selesai
disiapkan
 Tembusan surat permintaan
disampaikan kepada Kepala
Pusat Pengkajian,
Pengolahan Data, dan
Informasi.

2. Penerimaan, pencatatan, dan Pengadministrasi Dilaksanakan pada hari yang

penyampaian surat permintaan Umum Kepala sama dengan penerimaan surat
data kepada Kepala Bidang Bidang Pengkajian permintaan data
Pengkajian.

3. Pembuatan disposisi kepada Kepala Bidang Dilaksanakan pada hari yang

Koordinator Tim yang ruang Pengkajian sama dengan penerimaan surat
lingkup tugasnya sesuai dengan permintaan data
data yang diminta.

4. Penyampaian surat permintaan Koordinator Tim Dilaksanakan pada hari yang

data dan disposisi kepada sama dengan penerimaan surat
peneliti yang bertanggung jawab permintaan data
menangani isu sesuai dengan
data yang diminta.
 PENANGGUNG
NO KEGIATAN KETERANGAN
JAWAB
5. Penyiapan data sesuai dengan Peneliti yang Jangka waktu penyiapan data
surat permintaan yang telah bertanggung jawab sesuai dengan jenis data:
diajukan menangani isu a. data mentah: paling lama 3
dimaksud hari kerja
b. data terolah:
 pointers: paling lama 5 hari
kerja
 Kajian/analisa ilmiah: paling
lama 10 hari kerja
6. Penyerahan data yang telah Pengadministrasi Data yang diberikan berbentuk
dipersiapkan oleh peneliti kepada Umum Kepala cetak/print out.
Pengadministrasi umum Bidang Pengkajian

7. Pengadministrasi umum Pengadministrasi

membuat memo yang ditanda Umum
tangani oleh Kepala Bidang Kepala Bidang
Pengkajian yang menyatakan Pengkajian
bahwa permintaan data telah
selesai dikerjakan.

8. Pemberian informasi dari Peneliti Pengadministrasi umum

Pengadministrasi umum kepada
Sekretaris Anggota DPR/
Kabagset Alat Kelengkapan
Dewan/Kabag TU Pimpinan
DPR/Kabag TU Pimpinan Setjen
DPR bahwa data yang diminta
telah siap diambil
Pengadministrasi menyampaikan informasi bahwa
Umum dimungkinkan untuk melakukan
Kepala Bidang pendalaman materi melalui
Pengkajian diskusi dengan peneliti yang
mengerjakan permintaan data.

9. Pengambilan data yang telah Sekretaris Anggota

disiapkan oleh Pengadministrasi DPR/ Kabagset Alat
umum Kelengkapan
Dewan/Kabag TU
Pimpinan
DPR/Kabag TU
Pimpinan Setjen
DPR

Disetujui oleh :

Kepala Pusat Pengkajian, Pengolahan Data, dan Informasi

2. Contoh Format SOP Hirarchical Steps
SOP No: SOP.001/HM/2010

Tanggal Persetujuan:
STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR
SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI
BAGIAN BIRO HUMAS DAN Tanggal Revisi:
HUMAS PEMBERITAAN

PENYALURAN DELEGASI PENGADUAN MASYARAKAT

DEPUTI KEPALA BIRO STAF
KEPALA BAGIAN KASUBAG
NO KEGIATAN PERSIDANGAN HUMAS DAN SUBBAG KET.
HUMAS PDM
DAN KSAP PEMBERITAAN PDM
1. Menerima surat permohonan
delegasi masyarakat untuk
menyampaikan aspirasinya ke DPR,
serta mendisposisikan kepada
Kepala Biro Humas dan
Pemberitaan untuk
menindaklanjutinya.

2 Mempelajari disposisi tersebut dan

menugaskan kepada Kepala Bagian
Humas untuk menerima dan
mendistribusikan delegasi
masyarakat yang akan datang ke
DPR

3. Menugaskan kasubag Penerimaan

Delegasi Masyarakat (PDM) untuk
mempersiapkan dan
mengkoordinasikan dengan Bagian
Pengamanan Dalam untuk
pengamanan delegasi, dengan
bagian Sekretariat Alat
Kelengkapan Dewan yang
menerima pendistribusian delegasi
masyarakat dan memonitor
persiapan serta penerimaan
delegasi masyarakat.

4. Menugaskan staf subag PDM untuk

mempersiapkan penerimaan dan
pendistribusian delegasi masyarakat

5. Sebagai pelaksana:
a. menerima pemberitahuan dari
Bagian Pengamanan Dalam
bahwa delegasi masyarakat
sudah datang ke DPR
b. melakukan mendataan ulang
nama delegasi, substansi
pengaduan dan Alat
Kelengkapan DPR yang dituju.
c. Meghubungi Sekretariat Alat
Kelengkapan yang dituju,
bahwa delegasi akan segera
 DEPUTI KEPALA BIRO STAF
KEPALA BAGIAN KASUBAG
NO KEGIATAN PERSIDANGAN HUMAS DAN SUBBAG KET.
HUMAS PDM
DAN KSAP PEMBERITAAN PDM
distribusikan.
d. Tetap berkoordinasi dengan
Bagian Pengamanan Dalam
saat melakukan distribusi
delegasi masyarakat.
e. Mencatat tindaklanjut aspirasi
masyarakat yang dilakukan
oleh Alat Kelengkapan DPR
f. Melaporkan kepada Kasubag
PDM bahwa delegasi
masyarakat telah diterima,
distribusikan dan di tindaklanjuti
(diterima/ditolak) oleh Alat
Kelengkapan DPR.

6. Memeriksa hasil pencatatan

tindaklanjut aspirasi masyarakat,
memasukkan dalam database
pengaduan masyarakat ke DPR,
serta memberikan laporan tertulis
kepada Kabag Humas tentang
pelaksanaan penerimaan dan
tindaklanjut aspirasi masyarakat.

7. Mempelajari laporan dari Kasubag

PDM dan memberikan usulan-
usulan evaluasi penerimaan
delegasi masyarakat kepada Biro
Humas dan Pemberitaan

8. Mempelajari laporan dan evaluasi

penerimaan delegasi masyarakat,
bila dinilai penting dapat membuat
konsep kebijakan penerimaan
delegasi aspirasi masyarakat dan
melaporkannya kepada Deputi
Persidangan KSAP

9. Menerima laporan dari Biro Humas

dan Pemberitaan.

Disetujui oleh :

Kepala Biro Humas dan Pemberitaan

3. Contoh Format SOP Graphic
SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI
BAGIAN BIRO
SEKRETARIAT PERSIDANGAN
KOMISI/PANSUS
PENYELENGGARAAN RAPAT DI KOMISI/PANSUS
Persiapan
a. Kepala Bagian alat kelengkapan
DPR RI mempelajari dan
memperhatikan Jadual Acara
Rapat DPR RI yang telah
diputuskan dalam Rapat Badan
Musyawarah, dan memberikan
arahan kepada para Kasubag dan
pegawai untuk mempersiapkan
diri masing-masing sesuai
dengan penugasan.
b. Kepala Bagian berkoordinasi
dengan Bagian Pangamanan
Dalam, Bagian Instalasi (AC,
Listrik, Audio, dan Air), Bagian
Pelayanan Kesehatan, Bagian
Gedung dan Pertamanan serta
Bidang Pengkajian dalam
menjamin kelancaran keamanan,
ketertiban dan kenyamanan
jalannya rapat.
c. Kasubag Rapat menyusun
skenario jalannya rapat sesuai
dengan rancangan jadwal dan
arahan Pimpinan.
d. Pengadministrasi Rapat Dewan
membuat undangan baik melalui
sms gateway maupun undangan
tertulis dan daftar hadir rapat bagi
pihak
Pemerintah/undangan/peninjau
rapat. Ketentuan lebih lanjut
SOP No: SOP.001/PS/2010
STANDAR Tanggal Persetujuan:
OPERASIONAL
PROSEDUR
Tanggal Revisi:
Tindak Lanjut
Pelaksanaan
a. Pengadministrasi Rapat Dewan a. Sekretaris Rapat atas
menyediakan daftar hadir rapat nama Ketua Rapat
pada setiap rapat, baik rapat yang menandatangani setiap
bersifat terbuka maupun tertutup, daftar hadir pada akhir
untuk ditandatangani oleh anggota kegiatan rapat.
yang hadir sebelum mengikuti b. Pengadministrasi umum
rapat. Terhadap pihak pasangan menggandakan dan
kerja yang mengikuti rapat menyampaikan hasil
disediakan daftar hadir tersendiri laporan singkat rapat
b. Kasubag Rapat mengatur tempat kepada para anggota.
duduk dengan mengelompokkan c. Kasubag TU
tempat duduk bagi Pimpinan rapat, menyimpan dan
Anggota peserta rapat, Sekretaris menyerahkan kepada
Rapat, Tenaga Ahli, Undangan, PPID dan/atau unit
Pasangan kerja, Wartawan, dan kerja pengelola
Pengunjung. informasi, naskah dan
c. Sekretaris Rapat melaporkan soft copy hasil rapat
perkembangan jumlah kehadiran berupa laporan singkat,
Anggota yang telah catatan rapat dan
menandatangani daftar hadir risalah rapat.
kepada Ketua Rapat sampai d. Kabag menindaklanjuti
dengan memenuhi qourum agar keputusan rapat
Ketua Rapat segera memulai dan
membuka rapat.
d. Pengadministrasi Rapat Dewan
menyiapkan dan menyampaikan
formulir pengajuan pertanyaan
kepada seluruh Anggota Alat
Kelengkapan, kemudian mencatat
calon penanya dan merekap
sesuai urutan waktu kehadiran
 Persiapan
mengenai pemberitahuan surat
undangan rapat sesuai dengan
Pedoman Umum Tata Naskah
Resmi dan Surat Dinas DPR RI
dan Sekretariat Jenderal DPR RI
e. Kasubag TU mempersiapkan
bahan rapat dan membagikan
kepada Anggota sebelum rapat
dilakasanakan. Bahan rapat
tersebut dapat berupa naskah,
referensi atau masalah aktual
yang berhubungan dengan
peraturan perundangan terkait
serta substansi dalam tema yang
akan dibahas dalam rapat
dimaksud, baik berasal dari
lingkungan
DPR/Pemerintah/undangan.
f. Kepala Bagian mengadakan
pengecekan mengenai siapa
yang akan bertindak selaku Ketua
Rapat dan/atau melakukan
pengecekan dan konfirmasi
kepada Pelapor/juru Bicara Fraksi
bila diperlukan.
g. Kasubag TU mengarahkan
pengadministrasi umum untuk
memesan makan kecil dan
makan besar serta minuman
secukupnya pada hari sebelum
rapat dilaksanakan.
Tindak Lanjut
Pelaksanaan
calon penanya dan dilaporkan
kepada Ketua Rapat Alat
Kelengkapan.
e. Sekretaris Rapat dibantu Pencatat
Rapat mengikuti dan mencatat
pokok-pokok pembicaraan rapat,
untuk keperluan pembuatan
Laporan Singkat, Catatan Rapat
dan kelancaran pelaksanaan
tugasnya
f. Operator alat rekam melakukan
perekaman seluruh pembicaraan
rapat alat kelengkapan DPR RI
yang bersangkutan dengan
menggunakan tape recorder
sesuai tata cara perekaman
jalannya rapat-rapat DPR RI.
g. Sekretaris Rapat memberikan
kesempatan dan bahan rapat
kepada Wartawan dalam
melaksanakan liputan pada Rapat
h. Kasubag TU menugaskan pramu
bakti untuk menghidangkan
jamuan rapat.
i. Unit Kerja di Sekretariat Jenderal
DPR RI yang terkait (Petugas
Pengamanan, Medis dan
Paramedis, Instalasi) selalu siap
sedia selama berlangsungnya
rapat untuk memberikan
pelayanan insidental yang
sewaktu-waktu diperlukan (antara
lain perbaikan sound system yang
macet, AC dan listrik lift mati,
peserta rapat mendadak sakit, dan
sebagainya)
Disetujui oleh:
Kepala Biro Persidangan
4. Contoh Format SOP Flowchart
STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR
SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI
BAGIAN PENGADUAN BIRO PENGAWASAN
MASYARAKAT LEGISLATIF
SOP TATA CARA ANALISA DAN TELAAHAN
SURAT PENGADUAN MASYARAKAT
KETERANGAN
 Subbagian Administrasi
Penerimaan Surat Masuk Pengawasan Legislatif /
Bagian Pengaduan
Masyarakat menerima dan
mencatat surat pengaduan
masyarakat sesuai disposisi
Pimpinan Dewan/Sekjen.
Subbagian Adm. Pengawasan Legislatif  Meneliti, menyeleksi, dan
mengklasifikasi Surat
Pelapor berdasarkan koor
Menerima, mencatat, dan mengklasifikasi dinator bidang kerja
Surat Pengaduan Masyarakat sesuai disposisi Pimpinan DPR RI.
Pimpinan DPR.  Pengecekan kelengkapan
berkas surat pengaduan
masyarakat untuk
memudahkan telaahan
analisa.
 NO surat yang tidak
NO lengkap
dimintakan kepada pelapor
untuk melengkapi.
Pengecekan YES surat yang lengkap
Kelengkapan Berkas diteruskan Kepada Subbag
Surat Pengaduan Analisa untuk dilakukan
Masyarakat kajian sbb:
a. Menyusun secara
YES
kronologis fakta hukum
dari isi surat dan berkas
pelapor.
b. Menyusun pertanyaan
hukum dan asumsi
Subbagian Analisa dan Penganalisis Surat hukum berdasarkan isi
surat dan berkas pelapor.
c. Menyusun ketentuan
Melakukan kajian/analisa terhadap surat peraturan perundang-
aspirasi disertai pertimbangan hukum undangan yang terkait
dengan uraian peristiwa
hukum atau fakta hukum.
d. Menyusun kajian atau
analisa (legal opinion)
dan rekomendasi
berdasarkan berkas
pelapor.
e. Mendiskusikan poin a,b,c
SOP No.
Tanggal Persetujuan :
Tanggal Revisi:
DOKUMEN
a. Himpunan peraturan
perundang-undang an yang
berlaku.
b. Himpunan analisa surat
pengaduan masyarakat.
c. Peraturan DPR RI Nomor 1
tentang Tata Tertib, tanggal 29
September 2009.
d. Keputusan Pimpinan DPR RI
No.37/PIMP/I/2009-2010
tentang Penetapan
Koordinator Bidang Kerja
Pimpinan.
e. Peraturan Presiden Nomor 23
Tahun 2005 Tentang
Sekretariat Jenderal DPR RI.
f. Peraturan Sekretaris Jenderal
DPR RI Nomor
400/SEKJEN/2005 tentang
Organisasi dan Tata Kerja
Sekretariat Jenderal DPR RI.
g. Keputusan Sekjen DPR RI
Nomor 525B/SEKJEN/2005
tentang Rumusan dan Rincian
Tugas Jabatan Struktural
Organisasi Sekretariat
Jenderal DPR RI.
h. Keputusan Sekretaris Jenderal
Dewan Perwakilan Rakyat
Republik Indonesia Nomor:
514/SEKJEN/2006 tentang
Rumusan dan Rincian Tugas
Jabatan Non Struktural
Organisasi Sekretariat
Jenderal DPR RI.
 dan d bersama-sama
dipandu Kabag
Pengaduan Masyarakat,
jika memerlukan
tambahan informasi
dapat mengundang
tenaga ahli/ pakar, serta
melakukan koordinasi
dengan instansi
pemerintah terkait di
pusat maupun di daerah.
Setelah mendapatkan koreksian  Memo
Kabag Pengaduan Masyarakat dan paraf Kabag Pengaduan  Surat Pelapor & disposisi
Masyarakat, kemudian Kasubag Pimpinan/Sekjen
Melakukan koreksi atas materi dan Administrasi Pengawasan  Lembar Analisa
penyempurnaan redaksi Legislatif menyampaikan hasil
analisis kepada Biro
Pengawasan Legislatif.
Biro Pengawasan Legislatif  Memo
Biro Pengawasan Legislatif meneruskan analisa surat  Surat Pelapor & Disposisi
aspirasi kepada Deputi Bidang Pimpinan/Sekjen
Meneruskan analisa surat aspirasi kepada Angggaran dan Pengawasan  Lembar Analisa
Deputi untuk mendapat persetujuan. untuk mendapat persetujuan.
Deputi Bidang Anggaran dan  Memo
Pengawasan menyampaikan  Surat Pelapor & Disposisi
Deputi Bidang Anggaran dan Pengawasan hasil analisis kepada Pimpinan Pimpinan/Sekjen
DPR RI untuk mendapatkan  Lembar Analisa
Menyampaikan hasil analisis kepada pertimbangan saran dan arahan
Pimpinan DPR RI serta paraf persetujuan.
 Penyampaian surat tindak  Memo
lanjut pengaduan masyarakat  Surat Pelapor & Disposisi
atau Surat Dinas Keluar Pimpinan/
Resmi merupakan intisari Sekjen
Penyampaian Surat Pengaduan pembahsan dari hasil analisa,  Lembar Analisa
Masyarakat Sesuai Disposisi saran, dan sesuai arahan  Pertimbangan saran dan arahan
Pimpinan DPR rekomendasi disposisi dan paraf persetujuan Pimpinan
Pimpinan Dewan/Sekjen Dewan/Sekjen.
DPR.
 Penyusunan konsep Surat
Dinas Keluar Resmi sebagai
DATA Surat Tindak Lanjut
Pengaduan Masyarakat
diikuti dengan “SOP Tindak
Lanjut surat pengaduan”

Disetujui oleh:

Kepala Biro Pengawasan Legislatif