ANALISIS PIECES

Pengembangan sistem informasi dilakukan untuk menyelesaikan masalah yang terjadi

pada suatu organisasi, terutama untuk masalah-masalah yang menyangkut ketersediaan
informasi bagi pengambil keputusan dalam organisasi tersebut. Masalah tersebut dapat
diidentifikasi dari analisis PIECES (Performance, Information, Economics, Control,
Efficiency, dan Service) yang diusulkan oleh James Wetherbe dalam bukunya Systems
Analysis and Design : Traditional, Best Practices 4th Ed. . James Wetherbe menyebutkan
bahwa tujuan dari analisis PIECES ini adalah untuk mengoreksi atau pemperbaiki sistem
dalam hal yang telah disebutkan di atas.

Dari hal-hal yang telah diidentifikasi tersebut dapat diambil beberapa masalah yang
sesuai dengan yang dihadapi oleh organisasi, kemudian dideskripsikan. Sehingga masalah
tersebut dapat dipahami dengan baik. Berikut ini daftar identifikasi masalah, kesempatan, dan
perintah.

Performance.

Masalah organisasi yang terkait dengan performance adalah :

Produksi – jumlah kerja selama periode waktu tertentu. Pada bagian ini dideskripsikan situasi
saat ini tentang jumlah kerja yang dibutuhkan untuk melakukan serangkaian kerja tertentu
dalam satuan orang jam, orang hari, atau orang bulan. Misalnya : untuk memproses 1 berkas
yang masuk kepada organisasi dibutuhkan berapa orang jam ? kemudian hal ini dianalisis
apakah hasil kerja yang demikian ini sudah bagus atau perlu ada peningkatan kinerja.

Waktu respons – penundaan rata-rata antara transaksi atau permintaan dengan respons ke
transaksi atau permintaan tersebut. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang
waktu respons yang terjadi ketika ada suatu transaksi yang masuk hingga transaksi tersebut
direspons untuk diproses. Penundaan ini bisa jadi karena antrian dalam pemrosesan transaksi-
transaksi sebelumnya.

Information.

Output

Kurangnya informasi, kurangnya informasi yang diperlukan, kurangnya informasi yang

relevan – 3 hal yang telah disebutkan itu bersumber pada kurangnya informasi bagaimanapun
bentuknya. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang kurangnya informasi yang
dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, baik itu dalam hal jumlah informasi maupun
dalam hal macam informasinya.

Terlalu banyak informasi (kelebihan informasi) – yang dimaksud terlalu banyak informasi di
sini adalah banyaknya informasi yang berserakan, belum terkumpul, belum terformat, dan
masih tercampurnya antara informasi yang relevan dan yang tidak relevan dengan masalah
yang harus diambil keputusannya, sehingga memerlukan waktu yang lebih lama untuk
memilah dan memilih informasi yang relevan, selain itu juga informasi yang sama
disampaikan berulang-ulang. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang terlalu
banyaknya informasi yang demikian itu, pada bagian mana terjadi produksi informasi yang
berlebihan, dan penyebab terjadinya produksi informasi yang berlebihan tersebut.

Informasi tidak dalam format yang berguna – yang dimaksud informasi tidak dalam format
yang berguna adalah bahwa informai tersebut sudah tersedia, hanya saja bentuk dan
formatnya tidak sesuai dengan yang dibutuhkan sehingga mempersulit pembacaan informasi
tersebut dan memerlukan waktu yang lebih lama untuk memahami dan memanfaatkan
informasi tersebut. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang informasi-informasi
yang tersedia tidak dalam format yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.

Informasi tidak akurat – yang dimaksud informasi tidak akurat adalah bahwa informasi
tersebut tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Tidak akuratnya informasi tersebut
dapat disebabkan oleh berbagai hal. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang
informasi yang tidak akurat tersebut, deskripsi tentang ketidak akuratannya beserta dengan
penyebab-penyebab ketidak akuratannya.

Informasi sulit diproduksi – yang dimaksud informasi yang sulit diproduksi adalah bahwa
informasi tersebut tidak mudah dalam proses produksinya, ini terjadi karena berbagai sebab,
diantaranya data yang tidak lengkap baik dalam jumlah maupun macamnya, sumber
informasi yang sulit didapatkan informasinya, format informasi yang terlalu sulit dipahami
dan diproduksi informasinya, pemrosesan data melalui prosedur yang rumit, dan masih
banyak lagi penyebab yang lainnya. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang
informasi yang sulit diproduksi, letak kesulitan produksinya, dan penyebab kesulitan
produksinya.

Informasi yang tidak tepat waktunya untuk penggunaan selanjutnya – yang dimaksud
informasi yang tidak tepat waktunya untuk penggunaan selanjutnya adalah bahwa informasi
tersebut datang tidak pada waktu yang tepat, baik dalam hal waktu datangnya ataupun situasi
yang terjadi ketika informasi tersebut datang. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini
tentang ketidak tepatan waktu datangnya informasi tersebut, letak ketidak tepatan datangnya
informasi, dan penyebab informasi yang tidak datang pada waktu yang tepat.

Input

Secara umum masalah yang teridentifikasi sama dengan output, hanya arah alirannya saja
yang berbeda, berikut ini penjelasan tentang masalah yang telah teridentifikasi tersebut.

Data tidak di-capture – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data apa yang
tidak di-capture, dampak yang ditimbulkan, penyebab data tidak di-capture

Data tidak di-capture pada waktunya untuk berguna – pada bagian ini dideskripsikan situasi
saat ini tentang data apa yang tidak di-capture pada waktunya, waktu yang tepat untuk meng-
capture data, dampak yang ditimbulkan, penyebab data tidak di-capture pada waktu yang
berguna.
Data tidak di-capture secara akurat – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang
data apa yang tidak di-capture secara akurat, kriteria data yang di-capture secara akurat,
dampak yang ditimbulkan, penyebab data yang di-capture tidak akurat.

Data sulit di-capture – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data apa yang
sulit di-capture, dampak yang ditimbulkan, bagaimana cara capturenya, penyebab kesulitan
dalam meng-capture data.

Data di-capture secara berlebihan (terjadi perluangan capture data yang sama) – pada bagian
ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data apa yang dicapture secara berlebihan, macam
data yang dicapture, dampak yang ditimbulkan, penyebab capture data secara berlebihan.

Data di-capture terlalu banyak – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data
apa yang dicapture terlalu banyak jumlahnya dan macamnya, dampak yang ditimbulkan,
penyebab data yang di-capture terlalu banyak.

Data ilegal di-capture – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data ilegal apa
yang di-capture, dampak yang ditimbulkan, penyebab data ilegal di-capture.

Data Tersimpan

Data disimpan secara berlebihan dalam banyak file dan database – pada bagian ini
dideskripsikan situasi saat ini tentang data apa saja yang disimpan secara berlebihan, artinya
data yang sama disimpan berulang-ulang pada banyak file ataupun database, data-data itu
disimpan dalam file atau database apa saja, penyebab data disimpan secara berlebihan, dan
dampak yang ditimbulkan ketika data disimpan secara berlebihan.

Item-item data sama memiliki nilai berbeda dalam file-file berbeda (integrasi data yang
buruk) – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang item-item data apa saja yang
sama tetapi memiliki nilai yang berbeda dalam file-file berbeda akibat integrasi data yang
buruk, penyebab item-item data yang sama dapat memiliki nilai yang berbeda pada file yang
berbeda, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.

Data tersimpan tidak akurat – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data apa
saja yang tersimpan tidak akurat (tidak sama dengan kenyataannya), penyebab data yang
tersimpan tidak akurat, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.

Data tidak aman dari kecelakaan atau vandalisme – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat
ini tentang data apa saja yang tidak aman dari kecelakaan atau vandalisme, penyebab data
tidak aman, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.

Data tidak diorganisasikan dengan baik – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini
tentang data apa saja yang tidak terorganisasi dengan baik, penyebab data tidak terorganisasi
dengan baik, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.

Data tidak fleksibel – tidak mudah untuk memenuhi kebutuhan informasi baru dari data
tersimpan. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data apa saja yang tidak
fleksibel untuk menghasilkan informasi baru, penyebab data tidak fleksibel, dan dampak
yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.

Data tidak dapat diakses – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data apa saja
yang tidak dapat diakses, penyebab data tidak dapat diakses, dan dampak yang ditimbulkan
ketika hal tersebut terjadi.

Economics.

Biaya

Biaya tidak diketahui – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang biaya yang
dikeluarkan untuk memproduksi informasi, melakukan proses bisnis, dan mengambil
keputusan tidak diketahui jumlahnya dan pos pembiayaannya. Selain itu juga dideskripsikan
penyebab biaya tidak diketahui, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.

Biaya tidak dapat dilacak ke sumber – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang
biaya yang dikeluarkan untuk memproduksi informasi, melakukan proses bisnis, dan
mengambil keputusan tidak dapat dilacak ke sumbernya sehingga tidak dapat diketahui
keakuratan biayanya. Selain itu juga dideskripsikan penyebab biaya tidak dilacak ke
sumbernya, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.

Biaya terlalu tinggi – pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang biaya yang
dikeluarkan untuk memproduksi informasi, melakukan proses bisnis, dan mengambil
keputusan terlalu tinggi dan banyaknya pos pembiayaan. Selain itu juga dideskripsikan
penyebab biaya terlalu tinggi, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.

Keuntungan

Secara umum berikut ini adalah keuntungan-keuntungan yang didapatkan ketika menerapkan
sistem informasi, selain yang tersebut di bawah ini masih ada lagi keuntungan-keuntungan
yang lain yang secara lebih lengkap diidentifikasi dalam Tabel Ranti dan dijelaskan oleh Ir.
Benny Ranti, M.Sc dalam papernya yang berjudul The Generic IS/IT Business value
Category : Cases in Indonesia.

Pasar-pasar baru dapat dieksplorasi

Pemasaran saat ini dapat diperbaiki

Pesanan-pesanan dapat ditingkatkan

Sehingga pada bagian ini dideskripsikan manfaat yang akan didapatkan ketika menerapkan
teknologi informasi / sistem informasi dalam menjalankan proses bisnisnya.

Control.

Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang kendali terhadap aliran data dan
informasi ketika keamanan atau kendali terlalu lemah sehingga data dan informasi rentan
terhadap pemanfaatan oleh pihak-pihak yang tidak berwenang terhadap pemanfaatan data dan
informasi tersebut. Juga ketika keamanan atau kendali terhadap aliran data dan informasi
terlalu ketat sehingga sistem menjadi terbebani oleh prosedur keamanan atau kendali tersebut
dan juga mengganggu kenyamanan para pengguna dan pengambil manfaat dari data dan
informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut.

Keamanan atau kontrol terlalu lemah

Input data tidak diedit dengan cukup

Kejahatan terhadap data

Etika dilanggar pada data atau informasi – mengacu pada data atau informasi yang mencapai
orang-orang yang tidak mempunyai wewenang

Data tersimpan secara berlebihan tidak konsisten dalam file-file atau database-database yang
berbeda

Peraturan atau panduan privasi dilanggar (atau dapat dilanggar)

Error pemrosesan terjadi (oleh manusia, mesin, atau perangkat lunak)

Error pembuatan keputusan terjadi

Keamanan atau kontrol berlebihan

Red tape (prosedur) birokratis memperlamban sistem

Pengendalian mengganggu para pelanggan atau karyawan

Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan

Efficiency.

Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya pada bab informasi, di mana data yang secara
berlebihan di-inputkan dan diproses juga informasi yang dihasilkan secara berlebihan akan
membuat sistem tidak efisien dalam penggunaan sumberdaya. Sumberdaya dapat berupa
sumberdaya prosesor, memory, ruang penyimpanan, listrik, personil, dll.

Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang efisiensi proses sistem yang
berlangsung, seberapa efisien proses yang dilakukan oleh sistem tersebut, bagaimana proses
efisiensinya, dan dampak yang ditimbulkan oleh sistem saat ini.

Inefisiensi sistem yang berlangsung dapat berupa :

Orang, mesin, atau komputer membuang waktu

Data secara berlebihan di-input atau disalin

Data secara berlebihan diproses

Informasi secara berlebihan dihasilkan

Orang, mesin, atau komputer membuang material dan persediaan

Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan

Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan

Service.

Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang layanan yang disediakan oleh sistem
yang berjalan saat ini. Sederetan kelemahan layanan sistem telah teridentifikasi di bawah ini,
kemudian dideskripsikan juga penyebab kelemahan sistem tersebut, dan dampak yang
ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi. Berikut ini kelemahan layanan sistem yang
teridentifikasi :

Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat

Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten

Sistem menghasilkan produk yang tidak dapat dipercaya

Sistem tidak mudah dipelajari

Sistem tidak mudah digunakan

Sistem canggung untuk digunakan

Sistem tidak fleksibel terhadap situasi baru atau tidak umum

Sistem tidak fleksibel untuk berubah

Sistem tidak kompatibel dengan sistem-sistem lain.

Referensi : Jeffrey L. Whitten, Lonnie D. Bentley, Kevin C. Dittman, System Analysis and
Design Methods 5thEd., McGraw-Hill, 2001.
 METODE ANALISIS PIECES
Menurut Wukil Ragil (2010:17), metode PIECES adalah metode analisis sebagai
dasar untuk memperoleh pokok-pokok permasalahan yang lebih spesifik. Dalam
menganalisis sebuah sistem, biasanya akan dilakukan terhadap beberapa aspek antara lain
adalah kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan.
Analisis ini disebut dengan PIECES Analysis (Performance,Information, Economy, Control,
Eficiency, and Service).

Analisis PIECES ini sangat penting untuk dilakukan sebelum mengembangkan

sebuah sistem informasi karena dalam analisis ini biasanya akan ditemukan beberapa masalah
utama maupun masalah yang bersifat gejala dari masalah utama. Metode ini menggunakan
enam variable evaluasi yaitu :

1. Performance (kinerja)

Kinerja merupakan variable pertama dalam metode analisis PIECES. Dimana

memiliki peran penting untuk menilai apakah proses atau prosedur yang ada masih mungkin
ditingkatkan kinerjanya, dan melihat sejauh mana dan seberapa handalkah suatu sistem
informasi dalam berproses untuk menghasilkan tujuan yang diinginkan. Dalam hal ini kinerja
diukur dari:

a. throughput, yaitu jumlah pekerjaan/output/deliverables yang dapat dilakukan/

dihasilkan pada saat tertentu.
b. response time, yaitu waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan serangkaian
kegiatan untuk menghasilkan output/deliverables tertentu.

2. Information (informasi)

Menilai apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat diperbaiki sehingga kualitas
informasi yang dihasilkan menjadi semakin baik. Informasi yang disajikan haruslah benar–
benar mempunyai nilai yang berguna. Hal ini dapat diukur dengan :

a. Keluaran (outputs): Suatu sistem dalam memproduksi keluaran.

b. Masukan (inputs): Dalam memasukkan suatu data sehingga kemudian diolah untuk
menjadi informasi yang berguna.

3. Economic (ekonomi)

Menilai apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat ditingkatkan manfaatnya (nilai
gunanya) atau diturunkan biaya penyelenggaraannya.

4. Control (pengendalian)

Menilai apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat ditingkatkan sehingga kualitas
pengendalian menjadi semakin baik, dan kemampuannya untuk mendeteksi kesalahan/
kecurangan menjadi semakin baik pula.
5. Efficiency (efisiensi)

Menilai apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat diperbaiki, sehingga tercapai
peningkatan efisiensi operasi, dan harus lebih unggul dari pada sistem manual.

6. Service (layanan)

Menilai apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat diperbaiki kemampuannya
untuk mencapai peningkatan kualitas layanan. Buatlah kualitas layanan yang sangat user
friendly untuk end – user (pengguna) sehingga pengguna mendapatkan kualitas layanan yang
baik.