ANALISIS PIECES

A. Pengertian PIECES (Sistem Analisis)

Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja,
informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan
analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service).
Analisis dilakukan pada sistem informasi lama yang berupa hard copy seperti brosur apabila
band tersebut akan mengadakan pentas. Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa
masalah dan akhirnya dapat ditemukan masalah utamanya.
Pengembangan sistem informasi dilakukan untuk menyelesaikan masalah yang terjadi
pada suatu organisasi, terutama untuk masalah-masalah yang menyangkut ketersediaan
informasi bagi pengambil keputusan dalam organisasi tersebut. Masalah tersebut dapat
diidentifikasi dari analisis PIECES (Performance, Information, Economics, Control,
Efficiency, dan Service) yang diusulkan oleh James Wetherbe dalam bukunya Systems
Analysis and Design : Traditional, Best Practices 4 th Ed. . James Wetherbe menyebutkan
bahwa tujuan dari analisis PIECES ini adalah untuk mengoreksi atau pemperbaiki sistem
dalam hal yang telah disebutkan di atas.
Dari hal-hal yang telah diidentifikasi tersebut dapat diambil beberapa masalah yang
sesuai dengan yang dihadapi oleh organisasi, kemudian dideskripsikan. Sehingga masalah
tersebut dapat dipahami dengan baik. Berikut ini daftar identifikasi masalah, kesempatan, dan
perintah.
B. Performance.
Masalah organisasi yang terkait dengan performance adalah :

Produksi jumlah kerja selama periode waktu tertentu. Pada bagian ini dideskripsikan
situasi saat ini tentang jumlah kerja yang dibutuhkan untuk melakukan serangkaian
kerja tertentu dalam satuan orang jam, orang hari, atau orang bulan. Misalnya : untuk
memproses 1 berkas yang masuk kepada organisasi dibutuhkan berapa orang jam ?
kemudian hal ini dianalisis apakah hasil kerja yang demikian ini sudah bagus atau
perlu ada peningkatan kinerja.

Waktu respons penundaan rata-rata antara transaksi atau permintaan dengan respons
ke transaksi atau permintaan tersebut. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini
tentang waktu respons yang terjadi ketika ada suatu transaksi yang masuk hingga
transaksi tersebut direspons untuk diproses. Penundaan ini bisa jadi karena antrian
dalam pemrosesan transaksi-transaksi sebelumnya.

C. Information.
Output

Kurangnya informasi, kurangnya informasi yang diperlukan, kurangnya informasi

yang relevan 3 hal yang telah disebutkan itu bersumber pada kurangnya informasi
bagaimanapun bentuknya. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang
kurangnya informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, baik itu dalam hal
jumlah informasi maupun dalam hal macam informasinya.

Terlalu banyak informasi (kelebihan informasi) yang dimaksud terlalu banyak

informasi di sini adalah banyaknya informasi yang berserakan, belum terkumpul, belum
terformat, dan masih tercampurnya antara informasi yang relevan dan yang tidak relevan
dengan masalah yang harus diambil keputusannya, sehingga memerlukan waktu yang
lebih lama untuk memilah dan memilih informasi yang relevan, selain itu juga informasi
yang sama disampaikan berulang-ulang. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini
tentang terlalu banyaknya informasi yang demikian itu, pada bagian mana terjadi produksi
informasi yang berlebihan, dan penyebab terjadinya produksi informasi yang berlebihan
tersebut.

Informasi tidak dalam format yang berguna yang dimaksud informasi tidak dalam
format yang berguna adalah bahwa informai tersebut sudah tersedia, hanya saja bentuk
dan formatnya tidak sesuai dengan yang dibutuhkan sehingga mempersulit pembacaan
informasi tersebut dan memerlukan waktu yang lebih lama untuk memahami dan
memanfaatkan informasi tersebut. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang
informasi-informasi yang tersedia tidak dalam format yang dibutuhkan untuk pengambilan
keputusan.

Informasi tidak akurat yang dimaksud informasi tidak akurat adalah bahwa
informasi tersebut tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Tidak akuratnya

informasi tersebut dapat disebabkan oleh berbagai hal. Pada bagian ini dideskripsikan
situasi saat ini tentang informasi yang tidak akurat tersebut, deskripsi tentang ketidak
akuratannya beserta dengan penyebab-penyebab ketidak akuratannya.
Informasi sulit diproduksi yang dimaksud informasi yang sulit diproduksi adalah

bahwa informasi tersebut tidak mudah dalam proses produksinya, ini terjadi karena
berbagai sebab, diantaranya data yang tidak lengkap baik dalam jumlah maupun
macamnya, sumber informasi yang sulit didapatkan informasinya, format informasi yang
terlalu sulit dipahami dan diproduksi informasinya, pemrosesan data melalui prosedur
yang rumit, dan masih banyak lagi penyebab yang lainnya. Pada bagian ini dideskripsikan
situasi saat ini tentang informasi yang sulit diproduksi, letak kesulitan produksinya, dan
penyebab kesulitan produksinya.
Informasi yang tidak tepat waktunya untuk penggunaan selanjutnya yang dimaksud

informasi yang tidak tepat waktunya untuk penggunaan selanjutnya adalah bahwa
informasi tersebut datang tidak pada waktu yang tepat, baik dalam hal waktu datangnya
ataupun situasi yang terjadi ketika informasi tersebut datang. Pada bagian ini
dideskripsikan situasi saat ini tentang ketidak tepatan waktu datangnya informasi tersebut,
letak ketidak tepatan datangnya informasi, dan penyebab informasi yang tidak datang pada
waktu yang tepat.
Input
Secara umum masalah yang teridentifikasi sama dengan output, hanya arah alirannya saja
yang berbeda, berikut ini penjelasan tentang masalah yang telah teridentifikasi tersebut.

Data tidak di-capture pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data apa
yang tidak di-capture, dampak yang ditimbulkan, penyebab data tidak di-capture

Data tidak di-capture pada waktunya untuk berguna pada bagian ini dideskripsikan
situasi saat ini tentang data apa yang tidak di-capture pada waktunya, waktu yang tepat
untuk meng-capture data, dampak yang ditimbulkan, penyebab data tidak di-capture pada
waktu yang berguna.

Data tidak di-capture secara akurat pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini
tentang data apa yang tidak di-capture secara akurat, kriteria data yang di-capture secara
akurat, dampak yang ditimbulkan, penyebab data yang di-capture tidak akurat.

Data sulit di-capture pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data apa
yang sulit di-capture, dampak yang ditimbulkan, bagaimana cara capturenya, penyebab
kesulitan dalam meng-capture data.

Data di-capture secara berlebihan (terjadi perluangan capture data yang sama) pada
bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data apa yang dicapture secara berlebihan,
macam data yang dicapture, dampak yang ditimbulkan, penyebab capture data secara
berlebihan.

Data di-capture terlalu banyak pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang
data apa yang dicapture terlalu banyak jumlahnya dan macamnya, dampak yang
ditimbulkan, penyebab data yang di-capture terlalu banyak.

Data ilegal di-capture pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data
ilegal apa yang di-capture, dampak yang ditimbulkan, penyebab data ilegal di-capture.

Data Tersimpan

Data disimpan secara berlebihan dalam banyak file dan database pada bagian ini
dideskripsikan situasi saat ini tentang data apa saja yang disimpan secara berlebihan,
artinya data yang sama disimpan berulang-ulang pada banyak file ataupun database, datadata itu disimpan dalam file atau database apa saja, penyebab data disimpan secara
berlebihan, dan dampak yang ditimbulkan ketika data disimpan secara berlebihan.

Item-item data sama memiliki nilai berbeda dalam file-file berbeda (integrasi data
yang buruk) pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang item-item data apa
saja yang sama tetapi memiliki nilai yang berbeda dalam file-file berbeda akibat integrasi
data yang buruk, penyebab item-item data yang sama dapat memiliki nilai yang berbeda
pada file yang berbeda, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.

Data tersimpan tidak akurat pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang
data apa saja yang tersimpan tidak akurat (tidak sama dengan kenyataannya), penyebab
data yang tersimpan tidak akurat, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.

Data tidak aman dari kecelakaan atau vandalisme pada bagian ini dideskripsikan
situasi saat ini tentang data apa saja yang tidak aman dari kecelakaan atau vandalisme,
penyebab data tidak aman, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.

Data tidak diorganisasikan dengan baik pada bagian ini dideskripsikan situasi saat
ini tentang data apa saja yang tidak terorganisasi dengan baik, penyebab data tidak
terorganisasi dengan baik, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.

Data tidak fleksibel tidak mudah untuk memenuhi kebutuhan informasi baru dari

data tersimpan. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data apa saja yang
tidak fleksibel untuk menghasilkan informasi baru, penyebab data tidak fleksibel, dan
dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.
Data tidak dapat diakses pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang data

apa saja yang tidak dapat diakses, penyebab data tidak dapat diakses, dan dampak yang
ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.
D. Economics.
Biaya

Biaya tidak diketahui pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang biaya
yang dikeluarkan untuk memproduksi informasi, melakukan proses bisnis, dan mengambil
keputusan tidak diketahui jumlahnya dan pos pembiayaannya. Selain itu juga
dideskripsikan penyebab biaya tidak diketahui, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal
tersebut terjadi.

Biaya tidak dapat dilacak ke sumber pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini
tentang biaya yang dikeluarkan untuk memproduksi informasi, melakukan proses bisnis,
dan mengambil keputusan tidak dapat dilacak ke sumbernya sehingga tidak dapat
diketahui keakuratan biayanya. Selain itu juga dideskripsikan penyebab biaya tidak
dilacak ke sumbernya, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.

Biaya terlalu tinggi pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang biaya
yang dikeluarkan untuk memproduksi informasi, melakukan proses bisnis, dan mengambil
keputusan terlalu tinggi dan banyaknya pos pembiayaan. Selain itu juga dideskripsikan
penyebab biaya terlalu tinggi, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi.

Keuntungan
Secara umum berikut ini adalah keuntungan-keuntungan yang didapatkan ketika menerapkan
sistem informasi, selain yang tersebut di bawah ini masih ada lagi keuntungan-keuntungan
yang lain yang secara lebih lengkap diidentifikasi dalam Tabel Ranti dan dijelaskan oleh Ir.
Benny Ranti, M.Sc dalam papernya yang berjudul The Generic IS/IT Business value
Category : Cases in Indonesia.

Pasar-pasar baru dapat dieksplorasi

Pemasaran saat ini dapat diperbaiki

Pesanan-pesanan dapat ditingkatkan

Sehingga pada bagian ini dideskripsikan manfaat yang akan didapatkan ketika menerapkan
teknologi informasi / sistem informasi dalam menjalankan proses bisnisnya.

E. Control.
Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang kendali terhadap aliran data dan
informasi ketika keamanan atau kendali terlalu lemah sehingga data dan informasi rentan
terhadap pemanfaatan oleh pihak-pihak yang tidak berwenang terhadap pemanfaatan data dan
informasi tersebut. Juga ketika keamanan atau kendali terhadap aliran data dan informasi
terlalu ketat sehingga sistem menjadi terbebani oleh prosedur keamanan atau kendali tersebut
dan juga mengganggu kenyamanan para pengguna dan pengambil manfaat dari data dan
informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut.
Keamanan atau kontrol terlalu lemah

Input data tidak diedit dengan cukup

Kejahatan terhadap data

Etika dilanggar pada data atau informasi mengacu pada data atau informasi yang
mencapai orang-orang yang tidak mempunyai wewenang

Data tersimpan secara berlebihan tidak konsisten dalam file-file atau databasedatabase yang berbeda

Peraturan atau panduan privasi dilanggar (atau dapat dilanggar)

Error pemrosesan terjadi (oleh manusia, mesin, atau perangkat lunak)

Error pembuatan keputusan terjadi

Keamanan atau kontrol berlebihan

Red tape (prosedur) birokratis memperlamban sistem

Pengendalian mengganggu para pelanggan atau karyawan

Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan

F. Efficiency.
Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya pada bab informasi, di mana data yang

secara berlebihan di-inputkan dan diproses juga informasi yang dihasilkan secara berlebihan

akan membuat sistem tidak efisien dalam penggunaan sumberdaya. Sumberdaya dapat berupa
sumberdaya prosesor, memory, ruang penyimpanan, listrik, personil, dll.
Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang efisiensi proses sistem yang
berlangsung, seberapa efisien proses yang dilakukan oleh sistem tersebut, bagaimana proses
efisiensinya, dan dampak yang ditimbulkan oleh sistem saat ini.
Inefisiensi sistem yang berlangsung dapat berupa :
Orang, mesin, atau komputer membuang waktu

Data secara berlebihan di-input atau disalin

Data secara berlebihan diproses

Informasi secara berlebihan dihasilkan

Orang, mesin, atau komputer membuang material dan persediaan

Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan
Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan

G. Service.
Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang layanan yang disediakan oleh
sistem yang berjalan saat ini. Sederetan kelemahan layanan sistem telah teridentifikasi di
bawah ini, kemudian dideskripsikan juga penyebab kelemahan sistem tersebut, dan dampak
yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi. Berikut ini kelemahan layanan sistem yang
teridentifikasi :
Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat
Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten
Sistem menghasilkan produk yang tidak dapat dipercaya
Sistem tidak mudah dipelajari
Sistem tidak mudah digunakan
Sistem canggung untuk digunakan

Sistem tidak fleksibel terhadap situasi baru atau tidak umum

Sistem tidak fleksibel untuk berubah
Sistem tidak kompatibel dengan sistem-sistem lain.