MANUAL PENGGUNAAN

APLIKASI PENGELOLAAN ARSIP PEMERINTAH DESA

Program Arsip Masuk Desa

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

2009

1
 DAFTAR ISI

I. PENDAHULUAN 3
II. PENGGUNAAN APLIKASI 4
A. INSTALASI
B. PENGATURAN AWAL 9
C. MODUL INFORMASI DESA 16
D. MODUL PENGELOLAAN ARSIP 21
1. Registrasi (Pencatatan)
2. Pemberkasan, Pengklasifikasian, dan Penetapan Retensi Arsip 21
3. Penggunaan 25
a. Pencarian Arsip 28
b. Peminjaman/Pengembalian Arsip 30
c. Pembuatan Laporan 32

III. PENUTUP 34

2
 MANUAL PENGGUNAAN APLIKASI PENGELOLAAN ARSIP

PEMERINTAH DESA

I. PENDAHULUAN
Aplikasi Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa/Kelurahan merupakan aplikasi yang dibangun untuk
memudahkan pemerintah desa ataupun kelurahan dalam mengelola arsipnya dan memperoleh
semua informasi yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintah desa atau kelurahan.
Aplikasi ini dibangun dengan prinsip kemudahan dalam penggunaan (user friendliness) namun
tetap mempertahankan prinsip-prinsip dan fungsionalitas pengelolaan arsip sesuai dengan aturan
yang berlaku. Aplikasi ini memiliki dua fitur utama, yakni :
- Modul Informasi Desa; dan
- Modul Pengelolaan Arsip.

Modul Informasi Desa merupakan modul yang dapat membantu pengguna dalam memperoleh
informasi ataupun data yang berkaitan dengan desa atau kelurahan yang bersangkutan secara
cepat. Informasi ataupun data yang disajikan pada dasarnya bersumber dari arsip yang dikelola
oleh pemerintah desa ataupun kelurahan yang bersangkutan.

Modul Pengelolaan Arsip merupakan modul yang dapat digunakan untuk mengelola arsip-arsip
yang diciptakan ataupun disimpan oleh pemerintah desa ataupun kelurahan yang bersangkutan.
Beberapa fungsi yang terdapat dalam modul ini meliputi:

 Registrasi
- Pencatatan Surat Masuk
- Pencatatan Surat Keluar
- Pencatatan Naskah Lainnya
 Pemberkasan, pengklasifikasian arsip, dan penetapan retensi
 Penggunaan
- Pencarian
- Peminjaman/pengembalian
- Pembuatan Laporan

Aplikasi Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa/Kelurahan merupakan aplikasi yang dibangun

berbasis desktop dengan bahasa pemrograman Visual FoxPro, sehingga menjadi aplikasi yang
ringan dan dapat dengan mudah diinstalasi dan digunakan.

3
II. PENGGUNAAN APLIKASI
A. INSTALASI
Aplikasi Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa merupakan aplikasi berbasis desktop yang
dirancang dengan bahasa pemrogramam Visual FoxPro. Aplikasi dapat diinstal pada perangkat
keras komputer dengan spesifikasi minimal, sebagai berikut :
1. Perangkat Keras
• Pentium IV atau setara
• RAM 256 MB
• Harddisk 60 GB
• Alat Pemindai/Scanner (opsional)
2. Sistem Operasi
• Windows Vista/Windows XP
• MS-Office (atau aplikasi pengolah kata lainnya yang dapat mengolah format .rt)
• Aplikasi Pemindaian (opsional)
Untuk menginstal aplikasi ini, lakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Masukkan CD Program Aplikasi Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa ke dalam CD/DVD
drive dari komputer yang akan diinstal.
2. Temukan ikon setup, seperti pada gambar di bawah ini.

4
3. ‘Double click’ pada ikon tersebut, atau tekan Enter.
4. Setelah muncul tampilan berikut, tekan tombol, tekan tombol Next.

5. Setelah muncul tampilan berikut, isikan identitas organisasi. Selanjutnya tekan tombol
Next.

5
6. Setelah muncul tampilan ‘Destination Folder’, sebaiknya pindahkan lokasi folder
aplikasi. Tekan tombol ‘Change ...’. Pindahkan dari direktori C:\Program Files\Arsip
Nasional R.I\AMD\ ke direktori C:\AMD\ (catatan: terlebih dahulu siapkan folder A MD
pada direktori C:\).

6
7. Setelah dilakukan perubahan direktori dari direktori C:\Program Files\Arsip Nasional
R.I\AMD\ ke direktori C:\AMD\, tekan tombol Next.
8. Tunggu proses instalasi, hingga muncul pesan bahwa proses instalasi selesai seperti
pada tampilan berikut. Selanjutnya tekan tombol Finish.

9. Jika proses instalasi telah selesai, pada tampilan desktop akan muncul ikon Aplikasi
Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa, seperti pada tampilan berikut.

7
Ikon Aplikasi Pengelolaan Arsip
Pemerintah Desa. ‘Double clik’ pada
ikon tersebut atau tekan Enter, untuk
membukanya.

8
B. PENGATURAN AWAL
Pengaturan Identitas Desa/Kelurahan
Sebelum memulai penggunaan aplikasi, terlebih dahulu dilakukan pengaturan awal, yakni
menetapkan nama identitas Desa atau Kelurahan yang akan muncul pada halaman muka
aplikasi atau pada header setiap halaman, serta menetapkan lokasi folder ‘kopi digital’.

Adapun cara pengaturan awal adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengaktifkan Aplikasi Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa/Kelurahan,
2. Tekan tombol ‘Arsip’ pada halaman muka;
Identitas Desa/Kelurahan

3. Selanjutnya akan muncul tampilan berikut.

9
 Isi masing-masing kolom sesuai dengan identitas desa atau kelurahan. Untuk mengubah

identitas nomenklatur daerah tingkat II (Kota atau Kabupaten), klik tombol yang berada
di sebelah kanan kolom yang bersangkutan.

Tanda cek

Setelah muncul tampilan di atas, klik tanda cek sesuai dengan identitas yang dipilih.

Untuk mengubah identitas lembaga, yakni Desa atau Kelurahan, klik tombol yang
berada di sebelah kanan kolom yang bersangkutan.

Tanda cek

Setelah muncul tampilan di atas, klik tanda cek (checkmark) sesuai dengan identitas yang
dipilih.

4. Untuk mengubah direktori ‘Kopi Digital’ atau Mengubah Gambar yang tampil pada
Halaman Pembuka, klik tombol yang terdapat pada bagian bawah. Direktori ‘Kopi Digital’
adalah direktori untuk menyimpan semua file gambar, termasuk juga arsip-arsip yang telah
dipindai (di-scan) sehingga mudah diidentifikasi keberadaannya.

10
 Direktori Klik tombol ini
Klik tombol ini untuk
Kopi Digital yang untuk mengubah
mengubah direktori
belum diubah Gambar Pembuka
Kopi Digital

Bila tombol ‘Ubah Direktori’ diklik, Direktori

akan
Kopi Digital baru
muncul tampilan jendela ‘Pilih Direktori Kopi
Digital’ seperti pada di sebelah kanan. Setelah
memilih direktori yang dikehendaki, tekan
tombol ‘OK’.
Untuk mengubah tampilan
Gambar Pembuka, klik tombol
‘Ubah Gambar Pembuka’.
Selanjutnya, akan muncul
tampilan jendela ‘Pilih Gambar
Pembuka Aplikasi’ seperti pada
di bawah. Setelah memilih file
gambar yang dikendaki, tekan
tombol ‘Pilih’.

Pengaturan Klasifikasi Arsip dan Password

11
1. Untuk melakukan pengaturan Klasifikasi Arsip dan Password, kita harus membuka
halaman utama Pengelolaan Arsip. Klik tombol ‘Arsip’ yang terdapat pada sisi kanan
atas tampilan muka aplikasi.
2. Setelah muncul formulir ‘Login’ isikan ID Pengguna dan Password.
ID Pengguna = user Password = password

Catatan: ID Pengguna tidak dapat diubah-ubah (user), hanya Password yang dapat
diubah. Namun jika Anda lupa password baru, Anda dapat menggunakan Password
cadangan yakni : anri09.
3. Setelah Anda Login, akan muncul tampilan berikut, arahkan kursor ke identitas
desa/kelurahan yang berada di sudut kiri atas. Setelah muncul tool tips, klik kiri tetikus

12
 (mouse) .

Setelah muncul
tooltips, klik kiri tetikus
(mouse)

Arahkan mouse ke identitas

Desa/Kelurahan

4. Selanjutnya akan muncul tampilan berikut :

5. Untuk melakukan pengaturan Klasifikasi Arsip, klik tombol ‘Klasifikasi Arsip’.

13
Isikan masing-masing elemen data, berikut:

Kode yakni kode klasifikasi arsip

Indeks kata tunjuk untuk memudahkan pembuatan judul (indeks) berkas

Uraian uraian dari indeks

Retensi periode waktu lamanya arsip disimpan dalam status aktif dan inaktif, serta
penentuan nasib akhirnya, apakah musnah atau diserahkan ke lembaga
kearsipan statis.

Setelah formulir diisi, tekan tombol ‘Simpan’. Selanjutnya klasifikasi yang bersangkutan
akan muncul pada daftar yang terdapat di sebelah kanan tampilan.

Jika semua pengaturan dan pembuatan klasifikasi telah selesai, tekan tombol ‘Tutup’
yang terdapat di sisi kanan atas tampilan.

14
6. Untuk melakukan pengubahan Password, klik tombol Password pada tampilan berikut

7. Berikutnya akan muncul tampilan

8. Selanjutnya akan muncul tampilan ‘Ubah Password’ berikut:

9. Isikan ID Pengguna dan Password lama pada bagian atas, selanjutnya tekan tombol
‘OK’. Setelah terdapat konfirmasi, isikan Password baru yang dikehendaki pada kolom
isian di bagian bawah. Setelah selesai tekan tombol tekan tombol ‘Ubah’. Jika password
baru diterima oleh sistem akan muncul tampilan konfirmasi sebagai berikut.

10. Untuk kembali ke halaman awal tekan tombol ‘Tutup’.

15
C. MODUL INFORMASI DESA
Modul Informasi Desa (Info Desa) merupakan modul yang dapat membantu pengguna dalam
memperoleh informasi ataupun data yang berkaitan dengan desa atau kelurahan yang
bersangkutan secara cepat. Informasi ataupun data yang disajikan pada dasarnya bersumber
dari arsip yang dikelola oleh pemerintah desa ataupun kelurahan yang bersangkutan.
Modul ini memiliki fungsi :
 Menginput data/informasi;
 Mencari data/informasi;
 Menayangkan data/informasi hasil pencarian.

Untuk membuka modul ini, klik tombol ‘Info Desa’ pada tampilan muka.
Klik tombol ini untuk
melihat Informasi Desa

Selanjutnya akan muncul tampilan berikut.

Tombol Judul Bidang penayangan informasi

Untuk melihat
Subjek informasi/data mengenai suatu subjek tertentu, klik salah satu tombol subjek
sesuai dengan subjek yang akan dilihat. Selanjutnya, informasi mengenai subjek yang
bersangkutan akan tampil pada bidang penayangan yang terdapat di sebelah kanan tampilan.

16
Untuk mencari kata atau Informasi tertentu yang terdapat dalam subjek yang bersangkutan,
ketikkan kata kunci pada kolom pencarian yang telah tersedia, kemudian klik ‘Cari’.

Klik tombol ini untuk

Kata kunci yang diisikan melihat Informasi Desa

Hasil pencarian dapat dilihat pada contoh di bawah, dengan memberi tanda (highlight) untuk
setiap kata kunci yang ditemukan, untuk melihat temuan kata kunci selanjutnya klik kembali
tombol ‘Cari’. (lihat contoh di bawah)

Kata kunci yang

ditemukan

Untuk melihat arsip yang menjadi sumber informasi tersebut

17
Untuk melakukan perubahan terhadap ‘Label Tombol Profil’, tombol yang terdapat di sisi
kanan atas tampilan, seperti pada gambar berikut.

Klik tombol berikut untuk

mengubah ‘Label Tombol
Profil’

Selanjutnya, akan muncul tampilan di bawah ini. Untuk mengubah atau memperbaharui isi
informasi yang terdapat di masing-masing subjek, tandai (check mark) subjek yang
bersangkutan, kemudian klik tombol ‘Ubah Isi Data Profil’.

18
 1.Klik tanda cek dari subjek yang
akan diubah judulnya atau
isinya

2a. Klik tombol berikut untuk

mengubah isi data profil

2. Ubah/Isikan nama judul

subjek baru

3. Klik tombol berikut untuk

mengubah atau menambah
judul subjek

Untuk mengubah/menambahkan judul subjek baru, beri tanda cek subjek yang bersangkutan,
kemudian klik tombol ‘Ubah’ yang terdapat di bawah tampilan (langkah 1,2,3) . Lihat contoh
pada gambar di atas dan di bawah ini.

19
Untuk mengubah atau menambahkan isi data/informasi dari setiap subjek yang telah ada,
lakukan langkah 1 dan 2a seperti terlihat pada contoh gambar di atas. Selanjutnya akan aktif
program pengolah kata MS-Word 2007 (tampil pada latar belakang, minimalkan tampilan
aplikasi AMD agar Ms-Word tampil kedepan) yang telah memiliki nama file sendiri. Lakukan
pengetikan perubahan isi informasi pada Ms-Word tersebut. Setelah selesai simpan dan tutup
aplikasi tersebut. Untuk melihat hasil perubahan atau penambahan informasi yang baru,
maksimalkan kembali tampilan aplikasi AMD, kemudian tekan tombol sesuai dengan subjek
yang baru diubah.

20
D. MODUL PENGELOLAAN ARSIP

Modul Pengelolaan Arsip merupakan modul yang dapat membantu pengguna dalam
mengelola arsip yang tercipta di pemerintah desa atau kelurahan. Modul Pengelolaan Arsip
merupakan modul yang dapat digunakan untuk mengelola arsip-arsip yang diciptakan ataupun
disimpan oleh pemerintah desa ataupun kelurahan yang bersangkutan. Beberapa fungsi yang
terdapat dalam modul ini meliputi:

 Registrasi
- Pencatatan Surat Masuk
- Pencatatan Surat Keluar
- Pencatatan Naskah Lainnya
 Pemberkasan, pengklasifikasian arsip, dan penetapan retensi
 Penggunaan
- Pencarian
- Peminjaman/pengembalian
- Pembuatan Laporan

Untuk membuka modul ini, klik tombol ‘Info Desa’ pada tampilan muka.
Klik tombol berikut untuk membuka Modul
Pengelolaan Arsip

1. Registrasi (Pencatatan)
a. Pencatatan Surat Masuk

KlikKliktab
tab‘Surat Masuk’. Setelah muncul tampilan berikut, isikan informasi pada kolom-
‘Surat Masuk’

kolom yang telah tersedia.

21
- Nomor Surat, isikan nomor yang tertera dalam isi surat;
- Tanggal Surat, isikan tanggal yang tertera dalam isi surat;
- Dari, isikan nama orang atau jabatan pengirim surat;
- Kepada, isikan nama orang atau jabatan penerima surat;
- Hal, isikan perihal atau subjek dari surat yang diterima;
- Isi Ringkas, isikan ringkasan isi dari surat yang diterima;
- Pengolah, isikan nama unit kerja dari instansi pemerintah desa atau kelurahan yang
mengolah surat yang diterima;
- Keterangan, isikan informasi lainnya yang dianggap perlu diutarakan;
- Pencatat, isikan nama petugas yang melakukan pencatatan;
- Kopi Digital, isikan kopi digital atau hasil pemindaian (scan) dari surat yang diterima,
jika ada.
Untuk mengisi kopi digital, tekan

tombol yang terdapat di sisi

kanan kolom ‘Kopi Digital’.
Setelah muncul tampilan di
bawah ini, pilih file elektronik
hasil pemindaian tersebut,
kemudian tekan tombol ‘Pilih’.
Ingat, selalu simpan kopi digital
hasil pemindaian pada folder
‘kopi digital’ yang ada.
Setelah semua elemen data pencatatan Surat Masuk diisi, tekan tombol ‘Simpan’. Surat
tersebut selanjutnya akan dimasukkan pada ‘Daftar Surat Masuk Hari Ini’ yang terdapat
di sisi bawah tampilan.

22
 Tombol ‘Kosongkan’ berguna untuk mengosongkan kolom-kolom yang terlanjur diisi jika
terdapat kesalahan pengisian.
b. Pencatatan Surat Keluar

Klik tab ‘Surat

KlikKeluar, selanjutnya
tab ‘Surat Keluar’ setelah muncul tampilan berikut.

Isikan informasi pada kolom-kolom yang tersedia. Isian yang tersedia sama seperti
pencatatan Surat Masuk. Setelah selesai, tekan tombol ‘Simpan’. Surat tersebut
selanjutnya akan dimasukkan pada ‘Daftar Surat Keluar Hari Ini’ yang terdapat di sisi
bawah tampilan.
c. Pencatatan Naskah Lainnya
Tab ‘Pencatatan Naskah Lainnya’ adalah tab yang memunculkan menu untuk mencatat
arsip-arsip selain dari surat-surat yang diterima atau dikirim (arsip korespondensi).

Klik tab ‘Naskah Lainnya’

Untuk melakukannya, klik tab ‘Naskah Lainnya’. Setelah muncul tampilan berikut, isikan
informasi pada kolom-kolom yang telah tersedia.

23
 - Jenis Naskah, pilih jenis naskah, misalnya peta, laporan, dan lain-lain. Lakukan

dengan mengklik tombol (dropdown), selanjutnya pilih yang sesuai.

Menu dropdown, pilih jenis

naskah yang sesuai, kemudian klik
kiri pada tetikus
Jika tidak ada pilihan yang sesuai, klik tombol . Selanjutnya mucul tampilan
seperti di bawah ini.
Isikan kolom ‘Kode’ dan ‘Uraian’
untuk jenis naskah yang baru,
kemudian tekan tombol ‘Simpan’.
Jenis naskah yang baru selanjutnya
akan dimunculkan pada tampilah
pilihan (dropdown).
- Nomor Naskah, isikan nomor yang
tertera dalam naskah;
- Tgl. Naskah, isikan tanggal yang tertera dalam naskah;
- Judul, isikan judul dari naskah;
- Isi Ringkas, isikan ringkasan isi dari naskah;
- Keterangan, isikan jika terdapat informasi lainnya yang dianggap perlu;
- Pencatat, isikan nama petugas yang melakukan pencatatan;
- Kopi Digital, isikan kopi digital atau hasil pemindaian (scan) dari naskah, jika ada.
Setelah selesai, tekan tombol ‘Simpan’. Naskah tersebut selanjutnya akan dimasukkan
pada ‘Daftar Naskah Hari Ini’ yang terdapat di sisi bawah tampilan.

2. Pemberkasan, Pengklasifikasian, dan Penetapan Retensi Arsip

Menu Pemberkasan digunakan untuk memberkaskan arsip-arsip yang telah dicatat. Untuk
melakukannya, klik tab ‘Pemberkasan’.

24
 Klik tab ‘Pemberkasan’

Selanjutnya muncul tampilan berikut.

Untuk melakukan pemberkasan suatu arsip, klik (pilih) arsip yang bersangkutan yang
terdapat dalam ‘Daftar Arsip yang akan Diberkaskan’. Selanjutnya akan muncul pesan
konfirmasi, misalnya seperti berikut:

Jika konfirmasi pemberkasan tersebut benar, tekan tombol ‘Yes’, jika salah, tekan ‘No’. Jika
ditekan ‘Yes’ selanjutnya pada sisi bawah tampilan akan dimuncul ‘Daftar Berkas’.

25
 Pilih berkas yang akan menjadi induk dari Klik tombol ini untuk memilih
arsip yang akan diberkaskan
Klik tombol ini untuk melihat isi
berkas yang bersangkutan

Klik tombol ini untuk membuat berkas baru, jika berkas

yang akan dipilih tidak terdapat dalam Daftar Berkas’
Untuk memberkaskan, pilih berkas dari ‘Daftar Berkas’ untuk menjadi induk dari arsip yang
akan diberkaskan, selanjunya tekan tombol ‘Pilih Berkas’.
Untuk melihat arsip-arsip apa saja yang terdapat dalam berkas yang bersangkutan, tekan
tombol ‘Lihat Isi Berkas’.
Jika, berkas yang akan menjadi induk dari arsip yang akan diberkaskan tidak terdapat dalam
‘Daftar Berkas’ klik tombol ‘Buat Berkas Baru’. Selanjutnya akan muncul ‘Formulir
Pembuatan Berkas’ seperti pada gambar di bawah.

26
Untuk membuat berkas baru, pertama-tama harus dipilih klasifikasinya. Klik tombol ‘Pilih
Kelas’. Selanjutnya akan muncul tampilan ‘Daftar Klasifikasi’ seperti berikut.

Pilih klasifikasi dari daftar untuk berkas yang baru akan dibuat, kemudian tekan tombol
‘Pilih’. Lengkapi deskripsi judul/indeks berkas sesuai dengan nama berkas yang akan dibuat,
serta ‘Lokasi Simpan’ tempat penyimpan fisik arsipnya. Periode retensi arsip dapat diubah

27
 jika diperlukan. Setelah selesai tekan tombol ‘Simpan Data’. Berkas yang bersangkutan
selanjutnya akan dimunculkan dalam ‘Daftar Berkas’.
Jika klasifikasi untuk pembuatan berkas baru belum ada, pada ‘Daftar Klasifikasi’ klik
tombol ‘Buat Kelas Baru’. Selanjutnya akan muncul tampilan berikut.

Klik menu ‘dropdown’ untuk memilih

status akhir, apakah ‘Serah’ atau
‘Musnah’.

Isikan informasi berkaitan dengan klasifikasi yang baru, termasuk juga periode retensinya,
kemudian tekan tombol ‘Simpan’. Selanjutnya, klasifikasi yang baru akan dimasukkan ke
dalam ‘Daftar Klasifikasi’.

3. Penggunaan
Penggunaan arsip meliputi kegiatan pencarian arsip, peminjaman arsip atau berkas,
pemberkasan ulang jika terjadi kesalahan, serta pembuatan laporan.
a. Pencarian Arsip
Untuk melakukan pencarian arsip atau berkas, klik tab ‘Daftar Arsip’.

Klik tab ‘Daftar Arsip’

Selanjutnya akan muncul tampilan ‘Pencarian Data Arsip’. Sebelum melakukan pencarian
terdapat dua pilihan, apakah akan mencari ‘Arsip’ atau akan mencari ‘Berkas’. Untuk
memilih, tandai tanda cek yang terdapat di bawah kolom pencarian.

Beri tanda cek, untuk memilih pencarian arsip atau berkas

28
 Selanjutnya, ketikan ‘Kata Kunci’ pada kolom yang telah disiapkan. Setelah kata kunci
diisik, klik tombol ‘Cari’. Hasil pencarian akan diperlihatkan dalam daftar ‘Hasil
Pencarian’ yang terdapat di bawah tampilan.
Pada tampilan ‘Pencarian Data Arsip’ ini, dapat dilakukan beberapa kegiatan lainnya,
termasuk juga menghapusnya, jika diperlukan.
Untuk melihat informasi rinci dari arsip hasil pencarian, klik tombol ‘Lihat Detil’.
Selanjutnya akan muncul tampilan berikut.

Klik tombol ini untuk

Jika arsip yang bersangkutan memiliki kopi digital (hasil pemindaian), untuk
melihatmelihat kopi
Kopi Digital
secara lebih jelas
digital tersebut, klik tombol ‘Lihat Kopi Digital’. Untuk mengubah data arsip yang ada,
klik tombol ‘Edit’ yang terdapat di bawah tampilan.
Untuk melihat isi berkas dari arsip yang bersangkutan, klik tombol ‘Lihat Berkas’.
Selanjutnya muncil tampilan ‘Daftar Arsip’ berikut.

Klik tombo ini untuk melakukan

pemberkasan ulang terhadap arsip
29
yang telah dipilih
 Jika terdapat kebutuhan untuk melakukan pemberkasan ulang terhadap arsip yang
terdapat di dalam berkas yang bersangkutan, maka pilih item arsip yang akan
diberkaskan ulang, kemudian tekan tombol ‘Berkaskan Ulang’. Arsip yang akan
diberkaskan ulang akan dipindahkan ke ‘Daftar Arsip yang akan Diberkaskan’ pada tab
‘Pemberkasan’. Selanjutnya, arsip yang bersangkutan dapat diberkaskan kembali ke
berkas yang lebih sesuai.

b. Peminjaman/Pengembalian Arsip
Terhadap arsip atau berkas hasil pencarian dapat dilakukan proses peminjaman atau
pengembalian arsip/berkas yang dipinjam.
Untuk melakukan peminjaman, klik tombol ‘Pinjam/Kembali’. Selanjutnya, jika
arsip/berkas yang bersangkutan ‘tersedia’ atau dapat dipinjam, akan muncul tampilan
‘Peminjaman Berkas’. Selanjutnya isikan informasi nama peminjam dan keterangan (jika
ada) pada kolom yang telah disediakan. Nama peminjam wajib diisikan. Selanjutnya, klik
tombol ‘Pinjam’ diikuti tombol ‘Tutup’. Jika tidak jadi melakukan peminjaman, klik
tombol ‘Tutup’ saja.

Tampilan formulir Peminjaman Berkas

dan Peminjaman Arsip
Jika arsip bersangkutan dalam status sedang dipinjam, maka yang akan muncul jika
diklik tombol ‘Pinjam/Kembali’ adalah tampilan ‘Pengembalian Arsip’ atau
‘Pengembalian Berkas’.

30
 Tampilan formulir Pengembalian
Berkas dan Pengembalian Arsip yang
telah dipinjam
Jika arsip/berkas yang bersangkutan akan dikembalikan, klik tombol ‘Kembali’, diikuti
dengan tombol ‘Tutup’.
c. Pembuatan Laporan

Untuk membuat laporan, klik tab ‘Laporan’.

Klik tab ‘Daftar Arsip’

Selanjutnya akan muncul tampilan berikut.

Tentukan ‘Jenis Laporan’ yang akan dicetak. Adapun jenis laporan yang dapat dicetak
adalah :

- Daftar Surat Masuk

- Daftar Surat Keluar
- Daftar Naskah Dinas Lainnya
- Daftar Berkas yang Dipinjam
- Daftar Riwayat Peminjaman
- Daftar Arsip Aktif
- Daftar Arsip Inaktif
- Daftar Arsip Usul Musnah
- Daftar Arsip Usul Serah
- Daftar Klasifikasi Arsip
- Daftar Berkas.

31
 - Jadwal Retensi Arsi (JRA)

Terdapat dua pilihan media pencetak, yakni: Cetak Ke Layar dan Cetak ke Printer.

Setelah Jenis Laporan dan Media Cetak ditetapkan, klik tombol ‘Cetak’. Selanjutnya akan
muncul tampilan hasil cetak seperti contoh berikut.

Jika tampilan Laporan diperluas akan terlihat seperti pada gambar di bawah ini.

Untuk mencetak laporan tersebut klik ikon yang terdapat dalam tampilan ‘Print

Preview’, sedangkan untuk keluar dari tampilan laporan, klik ikon .

32
 Tampilan Print Preview jangan ditutup dengan mengklik tanda silang yang terdapat di
sudut kanan atas tampilan tersebut.

III. PENUTUP

Aplikasi Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa/Kelurahan, merupakan aplikasi yang terus

ditingkatkan kesempurnaannya oleh Arsip Nasional RI. Untuk itu, masukan dari para pengguna
terhadap unjuk kerja dari aplikasi ini sangat kami hargai.
Kami berharap bahwa aplikasi ini dapat memberi manfaat bagi para pengguna dalam rangka
memberikan layanan publik secara lebih baik.

33