DAFTAR ISI

Halaman
KEPUTUSAN DIREKTUR RS REKSA WALUYA................................................
DAFTAR ISI ........................................................................................................... i

BAB I DEFINISI & KONSEP DASAR ............................................................... 1

A. Konsep Dasar ............................................................................................... 1

B. Definisi ......................................................................................................... 2

BAB II RUANG LINGKUP ................................................................................. 4

A. Tujuan.......................................................................................................... 4

B. Dasar Hukum ............................................................................................... 5

C. Perencanaan Ketenagaan / SDM ................................................................. 5

D. Sebab - Sebab Permintaan SDM ................................................................. 6

E. Unit Terkait ................................................................................................. 7

F. Ruang Lingkup / Kewenangan Kepala Seksi Personalia dan Umum ......... 7

G. Penanggung Jawab ...................................................................................... 7

H. Fasilitas dan Peralatan ................................................................................. 8

BAB III TATA LAKSANA .................................................................................. 9

A. Perencanaan SDM ....................................................................................... 9

B. Alur Perencanaan Ketenagaan Terintegrasi .............................................. 12

C. Metode WISN ........................................................................................... 12

D. Prinsip Penyusunan Formasi ..................................................................... 13

E. Hal-Hal Yang Mempengaruhi ................................................................... 13

F. Tahapan dalam Menghitung Ketenagaan dengan Metode WISN (Workload

Indicators Of Staffing Need)............................................................................. 15

BAB IV DOKUMENTASI ................................................................................. 23

i
Keputusan Direktur Rumah Sakit Reksa Waluya
Nomor : 701/II-F/III/2017
Tanggal : 14 Maret 2017

PANDUAN PERENCANAAN KETENAGAAN

BAB I
DEFINISI & KONSEP DASAR

A. Konsep Dasar
Pengembangan tenaga kesehatan sudah menjadi tanggung jawab pihak rumah
sakit dalam upaya menjaga mutu pelayanan kesehatan. Tercapainya mutu
pelayanan di rumah sakit dapat melalui kegiatan manajemen sumber daya
manusia atau yang disebut juga manajemen ketenagaan di Rumah Sakit yang
meliputi analisis kini dan mendatang tentang kebutuhan tenaga, rekruitment,
seleksi, penempatan yang sesuai (placement), promosi, pensiun (separation),
pengembangan karier, pendidikan dan pelatihan (Aditama, 2004). Ilyas (2004)
berpendapat bahwa program pendidikan dan pelatihan SDM perlu terus
dilakukan untuk meningkatkan kualitas agar mampu mengelola SDM dengan
sebaik-baiknya. Griffith JR dalam buku The Well Managed Community
Hospital (1987, dalam Aditama, 2004) mengatakan bahwa kegiatan dalam
perencanaan meliputi mengantisipasi jumlah dan jenis pekerjaan yang
dibutuhkan, jadwal waktu untuk recruitment, retraining dan pemutusan
hubungan kerja bila dibutuhkan, gaji dan kompensasi yang akan diberikan
dikaitkan dengan kondisi sosial ekonomi yang ada serta berbagai kemungkinan
perubahan dalam kebijakan kesehatan. Dimasa depan, manajemen SDM
menjadi hal yang sangat potensial untuk diperhatikan oleh para pemimpin
rumah sakit. Ketepatan dalam pemilihan, penerimaan, pengelolaan dan
pengembangan SDM rumah sakit merupakan kunci sukses rumah sakit untuk
dapat berkembangan dimasa depan (Ilyas, 2004).

1
B. Definisi
1. Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa: “Perencanaan
sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai
2. proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan
kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana
organisasi”.
3. George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173)
mendefinisikan bahwa: “Perencanaan tenaga kerja adalah proses
peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang
menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai,
penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis
lebih bermanfaat”.
4. Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara logik,
teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas
pegawai yang diperlukan. Analisis kebutuhan pegawai dilakukan agar
pegawai memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata
terlihat sumbangan tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi atau
program yang telah ditetapkan (Kementerian Pendayagunaan Aparatur
Negara, 2004).
5. Faktor internal adalah kondisi persiapan dan kesiapan SDM sebuah
organisasi/perusahaan dalam melakukan operasional bisnis pada masa
sekarang dan untuk mengantisipasi perkembangannya dimasa depan.
Dengan kata lain faktor internal adalah alasan permintaan SDM, yang
bersumber dari kekurangan SDM didalam organisasi/perusahaan untuk
melaksanakan bisnisnya, yang menyebabkan diperlukan penambahan
jumlah SDM.
6. Faktor eksternal adalah kondisi lingkungan bisnis yang berada diluar
kendali perusahaan yang berpengaruh pada rencana strategis dan rencana
operasional, sehingga langsung atau tidak langsung berpengaruh pada
perencanaan SDM. Faktor eksternal tersebut pada dasarnya dapat

2
 dikategorikan sebagai sebab atau alasan permintaan SDM dilingkungan
sebuah organisasi/perusahaan.
7. Faktor Ketenagakerjaan merupakan kondisi tenaga kerja (SDM) yang
dimiliki organisas/ perusahaan sekarang dan prediksinya dimasa depan
yang berpengaruh pada permintaan tenaga kerja baru. Kondisi tersebut
dapat diketahui dari hasil audit SDM dan Sistem Informasi SDM (SISDM)
sebagai bagian dari Sistem Informasi manajemen (SIM) sebuah
organisasi/perusahaan.
8. Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan
untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi.
Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi, baik dari
perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing.
9. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan
menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan
dengan masing-masing jabatan secara sistematis dan teratur, agar bisa
menerapkan motto "the right man on the right place at the right time" ada
beberapa hal yang harus diketahui.
10. Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan
tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta
yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama
untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari
terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung
jawab dan wewenang masing-masing jabatan.
11. Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus
dicapai dalam satu satuan waktu tertentu. Teknik penghitungan yang baru
harus melalui cara yang lebih mudah dan dapat diaplikasikan dalam semua
unit pelayanan yang ada di Rumah Sakit, sehingga penyebaran dan
penyamaan perhitungan dalam masing-masing unit mempunyai standar
yang sama dengan pola pengembangan yang berbeda di masing-masing
unit pelayanan.

3
 BAB II
RUANG LINGKUP

A. Tujuan
1. Tujuan Umum:
Perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk
kebutuhan RS pada masa yang akan datang dan menghindari kesalahan
manajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.
2. Tujuan Khusus
a. Dasar bagi penyusunan kebutuhan pegawai dan proses perhitungan
secara logis dan teratur untuk menentukan jumlah dan kualifikasi
tenaga yang dibutuhkan organisasi, sehingga mampu melaksanakan
tugasnya secara berdayaguna, berhasil guna dan berkelanjutan.
b. Sebagai dasar bagi penyusunan program kerja dalam rangka
pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan
ditetapkan organisasi.
c. Memanfaatkan sumber daya manusia yang ada dalam organisasi
secara lebih baik.
d. Meningkatkan efektivitas kerja apabila sumber daya manusia yang ada
telah sesuai dengan kebutuhan organisasi.
e. Meningkatkan produktivitas kerja apabila memiliki data tentang
pengetahuan, pekerjaan, pelatihan yang telah diikuti oleh sumber daya
manusia.
f. Dapat menentukan kebutuhan tenaga kerja di masa depan, baik dalam
arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan
menyelenggarakan berbagai aktivitas baru kelak.
g. Dengan tersedianya informasi yang cepat dan akurat semakin penting
bagi organisasi terutama yang memiliki sumber daya manusia yang
besar untuk melakukan mobilisasi tenaga.
h. Sebagai acuan dalam menyusun program pengembangan sumber daya
manusia.

4
B. Dasar Hukum
1. KMK 81/MENKES/SK/I/2004 tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan
Sumber Daya Manusia Kesehatan Di Tingkat Propinsi, Kabupaten/Kota
Serta Rumah Sakit.
2. Kep.Men.PAN Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004
3. Kep.Men. Kes Nomor 53 tahun 2012 Tentang Pedoman Pelaksanaan
Analisis Beban Kerja

C. Perencanaan Ketenagaan / SDM

Perencanaan ketenagaan/SDM merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan
untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi.
Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi, baik dari
perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing. Meramalkan SDM, perlu
memperhitungkan perubahan teknologi, kondisi permintaan dan penawaran,
serta perencanaan karir. Kesimpulannya, perencanaan sumber daya manusia
(PSDM) memberikan petunjuk masa depan, menentukan dimana tenaga kerja
diperoleh,kapan tenaga kerja dibutuhkan, pelatihan dan pengembangan jenis
apa yang harus dimiliki tenaga kerja. Melalui rencana suksesi, jenjang karier
tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perorangan yang konsisten
dengan kebutuhan suatu organisasi.
Syarat – syarat yang harus diketahui dalam perencanaan SDM antara lain:
1. Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya.
2. Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM.
3. Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan
situasi persediaan SDM.
4. Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang.
5. Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.
6. Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan
pemerintah.

5
D. Sebab - Sebab Permintaan SDM
1. Faktor internal
Faktor internal adalah kondisi persiapan dan kesiapan SDM sebuah
organisasi/perusahaan dalam melakukan operasional bisnis pada masa
sekarang dan untuk mengantisipasi perkembangannya dimasa depan.
Dengan kata lain faktor internal adalah alasan permintaan SDM, yang
bersumber dari kekurangan SDM didalam organisasi/perusahaan untuk
melaksanakan bisnisnya, yang menyebabkan diperlukan penambahan
jumlah SDM.
Alasan ini terdiri dari:
a. Faktor Rencana Strategik dan rencana operasional.
b. Faktor prediksi produk dan penjualan.
c. Faktor pembiayaan (cost) SDM.
d. Faktor pembukaan bisnis baru (pengembangan bisnis).
e. Faktor desain Organisasi dan Desain Pekerjaan.
f. Faktor keterbukaan dan keikutsertaan manajer
2. Faktor eksternal
Faktor eksternal adalah kondisi lingkungan bisnis yang berada diluar
kendali perusahaan yang berpengaruh pada rencana strategi dan rencana
operasional, sehingga langsung atau tidak langsung berpengaruh pada
perencanaan SDM. Faktor eksternal tersebut pada dasarnya dapat
dikategorikan sebagai sebab atau alasan permintaan SDM dilingkungan
sebuah organisasi/perusahaan. Sebab atau alasan tersebut terdiri dari:
a. Faktor Ekonomi Nasional dan Internasional (Global)
b. Faktor Sosial, Politik dan Hukum
c. Faktor Teknologi
d. Faktor Pasar Tenaga Kerja dan Pesaing
3. Faktor Ketenagakerjaan
Faktor ini merupakan kondisi tenaga kerja (SDM) yang dimiliki
organisasi/perusahaan sekarang dan prediksinya dimasa depan yang
berpengaruh pada permintaan tenaga kerja baru. Kondisi tersebut dapat

6
 diketahui dari hasil audit SDM dan Sistem Informasi SDM (SISDM)
sebagai bagian dari Sistem Informasi manajemen (SIM) sebuah
organisasi/perusahaan.
Beberapa dari faktor ini adalah:
a. Jumlah, waktu dan kualifikasi SDM yang pensiun, yang harus
dimasukan dalam prediksi kebutuhan SDM sebagai pekerjaan/jabatan
kosong yang harus dicari penggantinya.
b. Prediksi jumlah dan kualifikasi SDM yang akan berhenti/keluar dan
PHK sesuai dengan Kesepakatan Kerja Bersama(KKB) atau kontrak
kerja, yang harus diprediksi calon penggantinya untuk mengisi
kekosongan pada waktu yang tepat, baik yang bersumber internal
maupun eksternal.
c. Prediksi yang meninggal dunia.

E. Unit Terkait
1. Seluruh Kepala Bagian/ Bidang Rumah Sakit Reksa Waluya.
2. Seluruh Kepala Unit/Seksi/Instalasi Rumah Sakit Reksa Waluya.

F. Ruang Lingkup / Kewenangan Kepala Seksi Personalia dan Umum

1. Menyusun Prosedur perencanaan SDM.
2. Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan.
3. Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.
4. Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.
5. Menetapkan beberapa alternatif.
6. Memilih yang terbaik dari alternatif yang ada menjadi rencana kerja.
7. Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.

G. Penanggung Jawab
1. Kepala Bagian Administrasi Rumah Sakit Reksa Waluya.
2. Direktur Rumah Sakit Reksa Waluya.

7
H. Fasilitas dan Peralatan
1. Tersedia dokumen rencana strategi/ bisnis plan dari Rumah Sakit Reksa
Waluya, sebagai acuan didalam merencanakan/ mengatur kebutuhan
ketenagaan.
2. Tersedia dokumen tentang analisis beban kerja dari setiap profesi sebagai
dasar penghitungan kebutuhan ketenagaan dengan metode WISN.

8
 BAB III
TATA LAKSANA

A. Perencanaan SDM
(PSDM) adalah alat atau sistem yang digunakan untuk membantu organisasi
mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM
ini memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM
akan dikembangkan dan dikelola. Metode PSDM dikenal atas metode non
ilmiah dan metode ilmiah.
1. Metode non ilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan
atas pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya
saja. Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas
dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Akibatnya timbul mismanajemen dan pemborosan yang merugikan
perusahaan.
2. Metode ilmiah diartikan bahwa PSDM dilakukan berdasarkan atas hasil
analisis dari data, informasi, dan peramalan (forecasting) dari
perencananya. Rencana SDM semacam ini risikonya relative kecil karena
segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu. Dalam panduan ini
akan dijabarkan langkah-langkah yang dilakukan dalam perencanaan
dengan metode ilmiah antara lain:
a. Analisis lingkungan eksternal
Analisis lingkungan eksternal merupakan proses penelitian terhadap
lingkungan diluar organisasi untuk menentukan kesempatan atau
ancaman (SWOT analisis) yang dihadapi organisasi. Hasil analisis
akan mempengaruhi rencana organisasi yang berdampak pada
perencanaan SDM (PSDM) untuk menunjang kegiatan organisasi.
Disamping itu setiap organisasi akan masuk pada pasar tenaga kerja,
yang juga memasok tenaga kerja yang sama pada perusahaan lain

9
 yang sejenis. Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi pasokan
tenaga kerja antara lain:
1) Kebijakan pemerintah
2) Kondisi perekonomian
3) Masalah kependudukan dan persaingan
4) Komposisi tenaga kerja dan pola kerja
b. Analisis lingkungan internal
Metode-metode yang digunakan untuk mengestimasi/menilai suplai
SDM internal yaitu:
1) Auditing Pekerjaan dan Keahlian
Tahap permulaan untuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahan
yang ada didalam suatu perusahaan adalah mengaudit pekerjaan
yang sedang dilakukan organisasi pada saat ini. Penilaian internal
ini menolong menempatkan kedudukan suatu organisasi dalam
mengembangkan atau memantapkan keunggulan kompetitif.
Analisis yang komprehensif dari semua pekerjaan saat ini
memberikan dasar untuk mengetahui tindakan apa yang harus
dilakukan pada masa yang akan datang.
2) Inventarisasi Kemampuan Organisasi
Sumber dasar dari data tenaga kerja adalah data Sumber Daya
Manusia pada organisasi. Perencana dapat menggunakan
inventarisasi ini untuk menentukan kebutuhan jangka panjang
untuk perekrutan, penyeleksian dan pengembangan sumber daya
manusia. Juga informasi tersebut dapat menjadi dasar untuk
menentukan kemampuan tambahan yang diperlukan tenaga kerja
masa mendatang yang mungkin belum diperlukan pada saat ini.
3) Perencanaan Strategik Organisasi (Renstra)
Lihat visi & misi organisasi, apa yang ingin dicapai organisasi
kedepannya. Program/ rencana pengembangan yang dicanangkan
organisasi, dan ini dikaitkan dengan rencana kebutuhan SDM
4) Perencanaan SDM

10
a) Dari rencana operasional/ rencana pengembangan bisnis
organisasi, lakukan analisa tenaga kerja (SDM) yang sudah ada
saat ini, lakukan maping dari tenaga yang ada (peramalan
SDM yang ada)
b) Lakukan analisa kebutuhan tenaga yang diperlukan terkait
dengan program pengembangan yang telah direncanakan oleh
organisasi. Hitung jumlah kebutuhan tenaga yang diperlukan
dengan menghitung beban kerja (peramalan SDM yang
dibutuhkan dengan metode WISN (Work Load
IndicatorStaffing Need)
c) Bandingkan kondisi ketenagaan antara peramalan SDM yang
ada dan peramalan SDM yang dibutuhkan:
(1) Bila tenaga yang tersedia sesuai dengan kebutuhan yang
diperlukan saat ini maka tidak perlu menambah tenaga
baru. Namun yang perlu diperhatikan adalah kompetensi
yang dimiliki karyawan tersebut, apakah sudah sesuai
dengan persyaratan yang dibutuhkan. Bila kompetensinya
belum memadai, maka perlu direncanakan untuk
mengikuti pelatihan/ pendidikan.
(2) Bila tenaga yang tersedia lebih dari yang dibutuhkan,
maka perlu dipikirkan untuk membatasi penerimaan
karyawan, mengurangi jam kerja, pensiun dini,
pemberhentian sementara, dll
(3) Bila tenaga yang tersedia kurang dari yang dibutuhkan,
lakukan rekrutmen. Ada dua sumber persediaan SDM
yaitu internal dan eksternal.
(a) Suplai Internal
Persediaan/suplai internal bisa berasal dari karyawan
yang telah ada yang dapat dipromosikan, ditransfer
atau didemosi untuk mengisi lowongan baru.
(b) Suplai Eksternal

11
 Suplai eksternal berasal dari luar atau mereka yang
tidak sedang bekerja di organisasi tersebut dan siap
direkrut oleh organisasi/perusahaan sesuai dengan
persyaratan yang diperlukan (standar minimal
kebutuhan tenaga yang diperlukan)

B. Alur Perencanaan Ketenagaan Terintegrasi

PERENCANAAN
STRATEGI ORGANISASI

PERENCANAAN
SDM

KOMPARASI
PERHITUNGAN SDM PERHITUNGAN SDM
KEBUTUHAN &
YANG DIBUTUHKAN TERSEDIA
KETERSEDIAAN SDM

KEBUTUHAN < KEBUTUHAN SESUAI KEBUTUHAN >

KETERSEDIAAN KETERSEDIAAN KETERSEDIAAN

INTERNAL
MEMBATASI PENERIMAAN,
REKRUITMEN
MEMBATASI JAM KERJA, PENSIUN
DINI, PEMBERHENTIAN SEMENTARA EKSTERNAL

C. Metode WISN
Didalam menentukan jumlah ketenagaan, Rumah Sakit Reksa Waluya
menggunakan metode Penghitungan Ketenagaan Dengan WISN. Karena teknik
penghitungan dengan metode WISN lebih mudah dan dapat diaplikasikan
dalam semua unit pelayanan, sehingga penyebaran dan penyamaan perhitungan

12
 di masing-masing Unit/Seksi/Instalasi mempunyai standar yang sama. Adapun
kelebihan metode tersebut adalah:
1. Mudah dilakukan, menggunakan data yang sudah dikumpulkan dan
sudah tersedia.
2. Mudah digunakan, hasil perhitungan dapat berkontribusi pada
kebijakan staffing di pelayanan kesehatan.
3. Komprehensif, hasilnya dapat diterima oleh manajemen, misalnya yang
berhubungan dengan keuangan.
4. Realistis, hasilnya tidak membebani budgeting dan alokasi sumber daya.

D. Prinsip Penyusunan Formasi

Dalam penyusunan formasi ketenagaan hendaknya diperhatikan prinsip-
prinsip sebagai berikut:
1. Setiap jenjang jabatan jumlah karyawannya sesuai dengan beban
kerjanya.
2. Setiap perpindahan dalam posisi jabatan baik karena adanya mutasi atau
promosi, dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong.
3. Selama beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah karyawan
tidak berubah.

E. Hal-Hal Yang Mempengaruhi

Dalam menghitung formasi karyawan, perlu mengidentifikasi hal-hal yang
mempengaruhi terjadinya perubahan dalam organisasi. Beberapa hal tersebut
adalah:
1. Perubahan target-target
Setiap unit kerja dalam organisasi setiap kurun waktu tertentu
menetapkanprogram-program yang didalamnya terkandung target yang
akan menjadi beban pekerjaan. Target yang berubah akan mempengaruhi
pula jumlah bebanpekerjaan. Dengan demikian, beban kerja jabatan akan
bergantung kepada ada tidaknya perubahan target dari program yang
ditetapkan oleh unit kerjanya. Khususnya faktor klien meliputi :

13
 a. Tingkat kompleksitas dan lamanya kebutuhan perawatan
b. Tipe klien sesuai dengan penyakitnya, usia maupun faktor spesifik.
c. Jumlah klien dan fluktuasinya.
d. Keadaan sosial ekonomi yang mempengaruhi kesehatannya.
e. Harapan klien dan keluarganya.
2. Perubahan fungsi-fungsi
Fungsi yang dimaksud disini adalah fungsi unit kerja. Perubahan fungsi
unit kerja memiliki kecenderungan mempengaruhi bentuk kelembagaan.
Dengan adanya perubahan fungsi unit berarti juga mempengaruhi peta
jabatan.
3. Perubahan komposisi karyawan
Komposisi karyawan dapat digambarkan dalam penempatan karyawan
dalam jabatan mengikuti peta jabatan yang ada. Perubahan komposisi
karyawan berarti perubahan pula penempatannya, baik karena pensiun,
promosi, mutasi, tingkat pendidikan dan pengalaman karyawan,
kelangkaan tenaga spesialis, kebijakan pengaturan dinasatau karena hal
lain. Perubahan komposisi karyawan merupakan perubahan jumlah
karyawan dalam formasi.
4. Perubahan lain yang mempengaruhi organisasi
Perubahan lain yang mempengaruhi organisasi dapat berupa peningkatan
mutu pelayanan, perubahan kebijakan pembinaan dan
pengembangan,misalnya pengalihan pencapaian program dari swakelola
menjadi pelimpahanpekerjaan kepada pihak ketiga. Hal ini pada akhirnya
akan mempengaruhi pulakepada jumlah beban kerja.
5. Faktor lingkungan yang sangat berpengaruh pada :
a. Tipe dan lokasi
b. Lay out ruang keperawatan
c. Fasilitas dan juknis pelayanan yang diberikan.
d. Kelengkapan peralatan medik, diagnostik
e. Pelayanan penunjang dari unit lain.

14
 f. Macam kegiatan yang dilaksanakan : penyuluhan, kunjungan rumah,
dll.

F. Tahapan dalam Menghitung Ketenagaan dengan Metode WISN

(Workload Indicators Of Staffing Need)
Meliputi:
1. Menetapkan Waktu Kerja Tersedia, diperoleh dari waktu kerja yang
tersedia masing-masing kategori SDM yang bekerja di Rumah Sakit
selama kurun waktu satu tahun. Data yang dibutuhkan dalam
penghitungan adalah :
a. Hari kerja (sesuai ketentuan yang berlaku di Rumah Sakit Reksa
Waluya atau Peraturan Daerah setempat)
b. Cuti tahunan
c. Pendidikan dan pelatihan (sesuai ketentuan yang berlaku di Rumah
Sakit Reksa Waluya)
d. Hari Libur Nasional
e. Ketidak hadiran kerja (sesuai data rata-rata ketidak hadiran kerja
selama kurun waktu 1 tahun) karena alasan sakit, tidak masuk
dengan atau tanpa pemberitahuan/ijin
f. Waktu kerja

RUMUS : Waktu Kerja Tersedia = {a-(b+c+d+e)} x f

Kategori
Kode Faktor Ket.
Perawat Dokter
a Hari Kerja 296 296 Hari/ tahun
b Cuti Tahunan 12 12 Hari/ tahun
Pendidikan dan 6 10 Hari/ tahun
c
pelatihan
d Hari Libur Nasional 15 15 Hari/ tahun
e Ketidakhadiran Kerja 6 6 Hari/ tahun

15
 f Waktu Kerja 7 7 Hari/ tahun
Waktu Kerja Tersedia 1.799 1.771 Jam/tahun
257 253 Hari
Hari Kerja Tersedia
kerja/tahun

2. Menetapkan Unit Kerja dan Kategori Sumber Daya Manusia

Menentukan unit kerja dan kategori SDM yang bertanggung jawab dalam
menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan. Data-data yang
dibutuhkan meliputi :
a. Bagan Struktur Organisasi Rumah Sakit Reksa Waluya dan uraian
tugas pokok unit/seksi/instalasi.
b. Keputusan Direktur Rumah Sakit Reksa Waluya tentang
pembentukan unit kerja (struktural dan fungsional).
c. Data karyawan yang bekerja pada tiap unit kerja di Rumah Sakit
Reksa Waluya.
d. PP 32 tahun 1996 tentang SDM Kesehatan.
e. Peraturan perundang-undangan berkaitan dengan jabatan fungsional
SDM kesehatan.
f. Standar profesi, standar pelayanan dan standar operasional prosedur
(SOP) pada tiap unit/Seksi/Instalasi Rumah Sakit Reksa Waluya.

Unit Kerja Sub Unit Kerja Kategori SDM

Poli Umum 1. Dokter umum
2. Perawat
Poli Gigi 1. Dokter gigi
2. Perawat
Poli Penyakit Dalam 1. Dr. Sp.PD
2. Perawat
Unit Rawat Jalan
Poli Syaraf 1. Dr. Sp.S
2. Perawat
Poli Bedah 1. Dr. Sp.B
2. Perawat
Poli Mata 1. Dr. Sp.M
2. Perawat

16
 Poli Obgyn 1. Dr. Sp.OG
2. Perawat/ Bidan
Poli Orthopaedi 1. Dr. Sp.OT
2. Perawat
Poli Anak 1. Dr. Sp.A
2. Perawat
Poli Patologi Klinik 1. Dr. SP.PK
2. Perawat
Poli Jantung 1. Dr. SP.J
2. Perawat
Poli Paru 1. Dr. Sp.P
2. Perawat
Poli THT 1. Dr. Sp.THT
2. Perawat
Instalasi Gawat Darurat 1. Dokter umum
2. Perawat
Unit Rawat Inap 1. Semua dokter
spesialis
2. Perawat
Unit Kamar Operasi 1. Dr. Sp.B
2. Dr. Sp.OT
3. Dr. Sp.OG
4. Dr. Sp.THT
5. Dr. SP.An
6. Perawat Anesthesi
7. Perawat
Unit Rawat Intensif 1. Dokter Spesialis
2. Dokter Umum
3. Perawat
Kepala Unit 1. Dr. Sp.PK
Labotatorium 2. Analis
Kepala Unit Radiologi 1. Dr. Sp.R
2. Radiografer
Kepala Unit Farmasi 1. Apoteker
2. Asisten Apoteker
Kepala Unit 1. Dr. Sp. KFR
Rehabilitasi Medik 2. Fisioterapis
Kepala Unit Gizi 1. Ahli Gizi
2. Tata Boga

17
3. Menyusun Standar Beban Kerja
Beban kerja adalah volume/kuantitas beban kerja selama 1 tahun per
kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun
berdasarkan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya
dan waktu yang tersedia per tahun.

Waktu Kerja Tersedia

Rumus: Standar Beban Kerja = -------------------------------------------
Rata-rata waktu kegiatan pokok

Contoh :
a. Jika operasi mayor membutuhkan waktu rata-rata 2 jam, maka
berapa standar beban kerja dokter dengan waktu kerja 1.771
jam/tahun. Standar beban kerja = 1.771 / 2 = 885,5 operasi
mayor/tahun. Hal ini tidak berarti bahwa dokter diharapkan
mengoperasi 885,5 kali/tahun. Operasi mayor hanyalah salah satu
komponen beban kerja dokter, hasil ini bermakna bahwa operasi
mayor akan menghabiskan 1/885,5 waktu kerja dokter/tahun.
b. Untuk kategori B (staf pendukung), waktu kerja per tahun 1.799 jam.
Operasi mayor membutuhkan rata-rata 2,5 jam (15 menit persiapan,
2 jam operasi, 15 menit pembersihan), maka Standar beban kerja
untuk operasi besar: Standar beban kerja = 1.799 / 2,5 = 719
operasi besar/tahun

4. Menyusun Standar Kelonggaran

Jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan
yang tidak terkait langsung dengan kegiatan pokok/pelayanan.

Rata-rata waktu per faktor kelonggaran

Rumus: Standar Kelonggaran = ----------------------------------------------------
Waktu kerja tersedia

18
 Waktu Kerja Tersedia 1.799 Jam/tahun
Faktor kelonggaran (Rapat 12 x 2 jam = 24 Jam/ tahun
staf)
Standar kelonggaran 0,01

Apabila kategori SDM Kepala Unit Rawat Inap memiliki waktu kerja
tersedia 1.799 jam/tahun dan faktor kelonggaran Rapat Staf 2 jam/bulan
maka Standar Kelonggaran yang dimilikinya adalah sebesar 0,01 SDM.
Hal ini juga dapat diartikan bahwa kegiatan Rapat Staf membutuhkan/
menyita 1 % waktu kerja tersedia perawat.

5. Perhitungan Kebutuhan Tenaga per Unit Kerja

Diperoleh dari jumlah dan jenis/kategori SDM per unit kerja sesuai
beban kerja selama 1 tahun. Data-data yang dibutuhkan dalam
penyusunan kebutuhan tenaga per unit kerja meliputi :
a. Data yang diperoleh darilangkah-langkah sebelumnya yaitu :
1) Waktu kerja tersedia
2) Standar beban kerja
3) Standar kelonggaran masing masing kategori SDM
b. Kuantitas kegiatan pokok tiap unit kerja selama kurun waktu satu
tahun disusun berdasarkan berbagai data kegiatan pelayanan yang
telah dilaksanakan di tiap unit kerja Rumah Sakit selama kurun
waktu satu tahun
1) Disusun berdasarkan berbagai data kegiatan pelayanan yang
telah dilaksanakan di tiap unit kerja rumah sakit selam kurun
waktu satu tahun.
2) Jika data hanya tersedia 7 bulan, maka data kuantitas kegiatan
pokok 5 bulan berikutnya ditetapkan berdasarkan angka rata-rata
kegiatan pokok selama 7 bulan (ekstrapolasi)

19
 6. Bedasarkan Beban Kerja. (Untuk Menghitung tenaga Medis,
Perawat/Bidan, Tenaga Kesehatan lainnya).
Beban Kerja adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan
dalam jangka waktu tertentu atau Beban kerja juga dapat berarti berat
ringannya suatu pekerjaan yang dirasakan oleh karyawan yang
dipengaruhi oleh pembagian kerja (job distribution), ukuran kemampuan
kerja (standard rate of performance) dan waktu yang tersedia dengan
menggunakan pola penghitungan kebutuhan tenaga dengan metode
WISN ( Workload Indicator Of Staffing Need ).
Langkah-langkah penyusunan:
a) Menetapkan unit kerja beserta kategori tenaganya menetapkan unit
kerja dan kategori tenaga. Kita ambil contoh unit kerja yang
digunakan adalah unit kerja teknis (Poli Penyakit Dalam, Poli Mata,
dst) dan kategori tenaga yang dipilih adalah Dokter spesialis.

No Unit Kerja Kategori SDM Kegiatan Pokok

1. Poli Penyakit Dalam 1. Dokter Spesialis  Rawat jalan :
Penyakit Dalam 1. Pemeriksaan pasien
lama.
2. Pemeriksaan pasien
baru.
 Rawat Inap :
2. Dokter Umum 1. Visite pasien lama.
3. Dst.. 2. Tindakan Medis
Kecil.

b) Menetapkan waktu kerja dan Volume kerja yang tersedia selama satu
tahun.

(1) waktu kerja

Kode Faktor Dr. Sp Dr. Um Ket
a Hari kerja 296 296 Hari/ tahun
b Cuti Tahunan 12 12 Hari/ tahun
c Diklat 10 10 Hari/ tahun
d Libur Nasional 15 15 Hari/ tahun

20
 e Ketidakhadiran kerja 6 6 Hari/ tahun
f Waktu kerja 7 7 Hari/ tahun
Waktu Kerja Tersedia 1.771 1.771 Jam/tahun
Hari Kerja Tersedia 253 253 Hari
kerja/tahun

(2) Volume Kerja

No Volume Pekerjaan Jumlah Ket
(Tahun)
1  Rawat jalan :
1. Pemeriksaan pasien 5026
lama. 9351
2. Pemeriksaan pasien
baru. 4522
 Rawat Inap : 8255
1. Visite pasien lama. 755
2. Visite pasien baru.
3. Tindakan Medis Kecil.

(3) Menyusun Standar Beban Kerja

Waktu
Waktu Standar
Kerja
Kategori Unit Kerja/ Kegiatan mengerjakan Beban
No Tersedia
SDM Pokok (menit) Kerja
(menit)
a b c = b/a
1 Dokter Poli Penyakit Dalam 7’ 15.180
Spesialis - Pemeriksaan pasien
Penyakit lama
Dalam
106,260
- Pemeriksaan pasien 9’ 11.806
baru
Rawat Inap Penyakit 6’ 17.710
Dalam
- Visite pasien lama
- Visite pasien baru 8’ 13.282
- Tidakan medis kecil 15’ 7.084

21
 E=B:A +
C

Faktor Koreksi
A B C E ( 15 %)
Waktu Kerja Rata-Rata Standar Kwantitas Standar
Kebutuhan
No. Kategori SDM Tersedia Waktu per Beban Kerja Kegiatan Kelonggaran Kebutuhan Tenaga
Tenaga
(WKT) Kegiatan (SBK) Pokok (KKP) (SKG)
Total Pasien
Dokter Spesialis Penyakit Dalam (Menit)
Per tahun
Poli Penyakit Dalam

1 Pemeriksaan pasien lama

106260 7 15.180 5026 0,01 0,34 0,39
2 Pemeriksaan pasien baru
106260 9 11.807 9351 0,01 0,80 0,92
Rawat Inap Penyakit Dalam

3 Visite pasien lama

106260 6 17.710 4522 0,01
4 Visite pasien baru
106260 8 13.283 8255 0,01 0,63 0,73
5 Tidakan medis kecil
106260 15 7.084 755 0,01 0,12 0,13

2 2

22
 BAB IV
DOKUMENTASI

Dokumentasi perencanaan ketenagaan harus mendapatkan perhatian dari

pimpinan rumah sakit karena sangat menentukan mutu pelayanan yang diberikan
kepada pasien. Perencanaan ketenagaan ini mencakup seluruh profesi yang ada,
terutama yang langsung memberikan pelayanan kepada pasien. Perencanaan
ketenagaan ini harus selalu dimonitoring dan dievaluasi agar tidak terjadi
kesenjangan yang dapat menghambat pelayanan. Proses dokumentasi dilakukan
dengan mengisi:

Format Kebutuhan Tenaga

Kualifikasi staf yang dibutuhkan Jumlah

Formal Informal tenaga
No Nama Jabatan
yang
dibutuhkan
1. Dokter Umum S1 1. Mengikuti pelatihan 7
Kedokteran/ PPGD, ATLS, ACLS
Kedokteran 2. Memiliki STR yang
Gigi masih berlaku.
3. Memiliki SIP di RS
Reksa Waluya

2. Apoteker Apoteker 1. Memiliki STR yang 3

masih berlaku.
2. Memiliki SIPA di RS
Reksa Waluya
3. Asisten D3/S1 1. Memiliki STR yang 12
apoteker Farmasi masih berlaku.
2. Memiliki SIP di RS
Reksa Waluya
4. Radiografer D3 Radiologi 1. Diutamakan 3

23
 mempunyai STR
yang masih berlaku.
1. Diutamakan
mempunyai sertifikat
PPR.
5. Perawat mahir D3 1. Diutamakan mempunyai
anestesi Keperawatan/ STR yang masih berlaku.
S.Kep.Ns 2. Mengikuti pelatihan
Anestesi, BLS, ECG.
3. Pernah mengikuti masa
orientasi dibidangnya 3-6
bulan.
4. Mampu melaksanakan
dan memahami asuhan
keperawatan pasien
dalam proses pembiusan
dan Pembedahan
6. Perawat mahir D3 1. Diutamakan mempunyai
bedah Keperawatan/ STR yang masih berlaku.
S.Kep.Ns 2. Mengikuti pelatihan
Bedah, BLS.
3. Pernah mengikuti masa.
orientasi di Ruang Bedah
min 2-3 bulan.
4. Mampu melaksanakan
dan memahami asuhan
keperawatan medical
bedah.
7. Analis D3 Analis 1. Memiliki STR yang 4
kesehatan Kesehatan masih berlaku.
8. Perekam Medis D3 Perekam 1. Diutamakan mempunyai 3
Medis STR yang masih berlaku.
2. Diutamakan paham

24
 coding.
3. Mempunyai pengalaman
dibidangnya 2 tahun.
9. Teknik Elektro D3 ATEM 1. Memiliki STRTTK yang 1
Medik masih berlaku.
2. Menguasai berbagai alat-
alat kesehatan.
3. Mengetahui cara-cara
penggunaannya serta cara
memperbaikinya.
10. Ahli Gizi D3/ S1 Gizi 1. Memiliki STR yang 2
masih berlaku.
2. Memiliki SIP yang
berlaku
11. Fisioterapis D3 3. Memiliki STR yang 1
Fisioterapis masih berlaku.
4. Memiliki SIP yang
berlaku
12. Sanitarian D3 Sanitasi 1

Ditetapkan di : Mojokerto
Pada tanggal : 14 Maret 2017
-----------------------------------------------------
Rumah Sakit Reksa Waluya
Direktur

Dr. Sukresno Tjahjo Widodo, M.Kes

25