PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Dalam rangka peningkatan mutu pelaksanaan program dan
pengembangan di lingkup internal managemen, tuntutan kualitas dan kuantitas
mutu program merupakan keharusan karena penyelenggaraan pelaksanaan
program dan pengembangan yang bermutu merupakan bagian dari akuntabilitas.
Akuntabilitas menggunakan prinsip-prinsip yang tidak memberi peluang untuk
merubah konsep dan implementasi perencanaan, baik perubahan terhadap
program, besaran dana pelaksanaan maupun sasaran. Akuntabilitas mampu
membatasi ruang gerak terjadinya perubahan dan pengulangan serta revisi
perencanaan. Sebagai alat kontrol akuntabilitas publik memberi kepastian pada
aspek-aspek penting perencanaan, dan pelaksanaan program serta
pengembangan di lingkungan internal managemen UPT Puskesmas Kedundung
Guna mencapai akuntabilitas terhadap penyelenggaraan pelaksanaan
program dan pengembangan di lingkup internal managemen kegiatan monitoring
dan evaluasi sebagai wahana kontrol dan pengendalian program mulai dari
proses perencanaan, implementasi, output dan outcome yang diharapkan. Oleh
karena itu untuk mewujudkan akuntabilitas pelaksanaan program dan
pengembangan dibutuhkan adanya program monitoring dan evaluasi dengan
menggunakan suatu aturan, ukuran dan kriteria sebagai indikator keberhasilan
suatu pekerjaaan atau perencanaan.
Monitoring dan evaluasi merupakan salah satu cara untuk mengetahui
kekurangan, kelemahan, dan kekuatan dalam segi perencanaan dan
implementasi kegiatan / program. Oleh karena itu dengan melihat besarnya
kepentingan monitoring dan evaluasi, maka dipandang perlu adanya satu
pedoman yang menjadi panduan atau acuan bagi semua Tim Managemen di
UPT Puskesmas Kedundung untuk melaksanakan tugas dan fungsi dalam
Perencanaan, monitoring dan evaluasi suatu kegiatan. Dengan adanya pedoman
ini diharapkan tujuan dan hasil pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi
dapat dicapai dengan baik.
2. Tujuan
1
Buku Panduan Perencanaan, Monitoring dan Evaluasi ini ditujukan bagi
terealisasinya pelaksanaan pelayanan dan program kesehatan di UPT
Puskesmas Kedundung dalam :
a. Membantu memberikan bahan perbaikan dan analisis dalam evaluasi
managemen sehingga tetap pada alur program yang sudah direncanakan.
b. Mendeteksi sedini mungkin kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi bagi
penguatan program.
c. Memudahkan Tim monev dalam melaksanakan tugasnya di lapangan.
3. Sasaran
Kesesuaian dari proses pelaksanaan pelayanan dan program kesehatan
terhadap kesepakatan-kesepakatan yang telah disepakati antara managemen
dengan pelaksana atau penanggung jawab program.
Tercapainya suatu project didukung oleh struktur managemen yang
mampu merencanakan, pembagian jobs description, target capaian yang jelas
dan pelaksanaan itu sendiri. Sehingga dari kesesuaian ini perlu dibuat
mekanisme kerja yang betul-betul matang. Pelaksana kegiatan inilah yang akan
menjadi target sasaran monitoring.
a. Proses pelaksanaan pelayanan dan kegiatan program Puskesmas
Menggambarkan bagaimana kegiatan yang sedang berlangsung, ditandai
dengan adanya aktivitas rutin pelaksana program dan penerima manfaat.
Untuk mencapai tujuan yang diinginkan tentunya dapat ditentukan dari
bagaimana proses pelaksanaan proram berjalan dengan baik. Sehingga perlu
dijadikan sasaran monitoring untuk membantu managemen dalam mengambil
langkah-langkah berikutnya.
b. Dampak dari pelayanan dan kegiatan program puskesmas
Setelah kegiatan selesai dilaksanakan dalam suatu upaya puskesmas,
penerima manfaat akan merasakan adanya dampak perkembangan kearah
kemajuan atau kemunduran. Jika adanya perkembangan kearah kemajuan
maka project tersebut boleh dikatakan berhasil, sedangkan sebaliknya
/kemunduran maka ada yang belum bias diterima oleh penerima manfaat.
2
4. Tugas dan fungsi
Tugas dan fungsi Tim monitoring dan Evaluasi adalah sebagai berikut:
a. Membantu Program Officer/Program Manager dalam melaksanakan
perencanaan program kegiatan
b. Membantu meneliti dalam melaksanakan rencana kegiatan yang sudah dibuat
c. Membantu meningkatkan kualitas hasil capaian program
d. Membantu mencari penyelesaian masalah yang dihadapi
e. Membantu menunjukkan kelemahan dalam pelaksanaan program, bukan
mencari kesalahan dari pelaksana program
f. Membantu pelaksana program agar tetap berada dalam koridor etika
mekanisme program.
5. Keanggotaan/Tim monev
Ada dua bentuk keanggotaan/Tim monev:
a. Masuk dalam struktur managemen program
Bersama-sama dengan staf lain ikut andil dalam perencanaan, perumusan
dan pelaksanaan kegiatan yang diatur sesuai dengan mekanisme
managemen yang telah disepakati.
b. Terpisah dari struktur managemen/independen
Tim monev ini akan melaksanakan tugas sesuai dengan apa yang
diperintahkan oleh tm managemen program, serta tidak berhak dalam
menyusun/merumuskan program. Dalam hal ini hanya sebatas memberikan
laporan monev dan rekomendasi sesuai dengan kesepakatan yang disepakati.
6. Anggaran
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya seluruh kebutuhan Tim Monev tidak
membutuhkan dana langsung. Untuk memenuhi kebutuhan sarana Monev, Tim
Monev mengajukan POA kebutuuhan sarana Monev pada Bendahara JKN.
7. Landasan
Surat Keputusan Kepala Puskesmas nomor : 188.4 /35 / 417.302.3 / 2018 tentang
Monitoring Kinerja.
3
8. Target Output
a. Mengidentifikasi/monitoring sumber hambatan atau masalah sesegera
mungkin
b. Memacu pelaksanaan kegiatan yang terlambat dari rencana
c. Melakukan pemantauan kegiatan-kegiatan pelaksanaan program dan
pengembangan yang output nya tidak jelas
d. Memberikan rekomendasi tentang kelanjutan/pemberhentian kegiatan.
e. Mengidentifikasi kegiatan pelaksanaan program yang memiliki potensi menjadi
kegiatan unggulan/success story
4
BAB II
PERENCANAAN DAN MONITORING KEGIATAN
1. Perencanaan
Untuk merencanakan sebuah kegiatan disusun berdasar pada analisis
masalah yang ada, dan survey / masukan kepuasan dan harapan pelanggan
kemudian memastikan bahwa penerima manfaat program benar-benar
membutuhkannya. Sedangkan dalam perencanaan monitoring, langkah awal
dibuat dahulu panduannya mengacu pada logframe yang sudah dibuat, sehingga
memudahkan bagi petugas monev dalam menjalankan tugasnya.
5
merupakan alat untuk mengukur kemajuan hasil pelaksanaan program dalam
mencapai Sasaran dan Tujuan. Indikator Kinerja ini digunakan untuk membantu
dalam mengevaluasi kemajuan kearah tujuan atau strategic direction dari
organisasi. Untuk mengukur capaian outcome dari berbagai program/kegiatan,
maka ditetapkan indikator bagi setiap program/kegiatan, yang menjadi acuan
dalam mengevaluasi dan mengukur kemajuan kegiatan. Indikator Kinerja dibuat
dalam kurun waktu pelaksanaan program dan memuat hal-hal sebagai berikut:
a. Rencana kerja dan pelaksanaan kegiatan
b. Penerapan SOP pelaksanaan kegiatan pelayanan dan upaya program
puskesmas
c. Hasil pencapaian cakupan kegiatan / indicator kegiatan
2. Monitoring
Kegiatan monitoring bertujuan untuk memantau suatu kegiatan penelitian
dan pengembangan dalam pencapaian sasaran. Kegiatan monitoring meliputi
mekanisme monitoring, fokus monitoring, acuan monitoring, jadwal monitoring.
6
Answers WHAT, WHO, WHEN, HOW MUCH
7
a. INPUT : Pendanaan, SDM, Peralatan
b. PROSES : Metoda, Waktu Pelaksanaan, Ketepatan pelayanan
pemberdayaan masyarakat, perencanaan kerja.
c. OUTPUT : peningkatan SDM, pencapaian kinerja\
8
g. Self Assesment
BAB III
EVALUASI KEGIATAN
1. Evaluasi
Evaluasi merupakan rangkuman hasil pengukuran capaian kinerja
selama tahun berjalan, yang berkontribusi terhadap capaian outcome yang
ditetapkan dalam Rencana Strategi (Renstra). Capaian kinerja output dan
outcome diukur dengan menggunakan berbagai indikator kinerja yang telah
ditetapkan dalam Renstra tersebut. Keseluruhan capaian kinerja merupakan
ukuran keberhasilan managemen program dalam pelaksanaan tugas dan
fungsinya.
Evaluasi kinerja dimaksudkan untuk menelaah apakah capaian kinerja
output serta capaian kinerja outcome kumulatif sesuai dengan yang
direncanakan. Evaluasi capaian kinerja dilakukan antara lain dengan analisis
membandingkan antara apa yang direncanakan dengan apa yang dihasilkan,
9
disertai dengan tingkat capaian dalam ukuran kuantitatif yang tertera dalam
penetapan indikator yang terdiri dari indikator input dan indikator output.
Evaluasi adalah perbandingan dari actual project dengan perencanaan
strategi yang telah disepakati
a. Evaluasi dapat memperlihatkan penjabaran yang dilakukan, dan apa yang
telah diselesaikan dan bagaimana menyelesaikannya
b. Evaluasi dapat secara formative—dapat dilakukan selama kegiatan atau
organisasi berlangsung, dengan menitikberatkan pada peningkatan strategi
atau cara dengan mengetahui fungsi sebuah kegiatan atau organisasi.
c. Evaluasi dapat juga secara summative—penggambaran pembelajaran dari
sebuah project yang lengkap atau organisasi yang sudah lama tidak
berfungsi.
Answers WHAT HAPPENED, WHY, and WAS IT WORTH IT
10
salah satu kesatuan, kenyataannya bahwa monitoring dan evaluasi adalah dua
hal yang berbeda dalam suatu kegiatan organisasi, yang berhubungan tetapi
tidak sama.
11
Informasi utama pada saat pertemuan haruslah kondisi kenyataannya, pada
saat dilaksanaannya asesmen/ kajian awal
12
1) Metoda : Kesesuaian penggunaan metode /proses/langkah kegiatan
dalam mencapai tujuan/sasaran
2) Waktu pelaksanaan: Kesesuaian waktu pelaksanaan dari rencana
3) Keterpaduan : Keterkaitan dan keterpaduan rencana kerja dengan
pelaksanaan
4) Kalender Harian : Pencatatan setiap rencana kegiatan (chek list)
Pada evaluasi indikator proses ini pelaksanaan kegiatan akan dapat
dilaksanakan dengan baik apabila metode penyampaian yang digunakan
adalah benar, dan memiliki keterpaduan dengan rencana kerja, sehingga
waktu pelaksanaan akan sesuai dengan jadwal yang direncanakan, serta
kegiatan yang dilakukan dan data yang diperoleh tercatat di dalam
Kalender harian.
c. Indikator Ouput
Evaluasi/Penilaian atas capaian kinerja output dilakukan dengan
melihat output dari kegiatan yang tercantum dalam Indikator Kinerja
2. Penilaian kegiatan
13
Penilaian didasarkan atas total hasil penilaian berbobot terhadap kriteria-
kriteria yang dinilai pada setiap kategori. Pembobotan diberikan sesuai dengan
nilai penting kriteria di dalam masing-masing kategori. Besaran penilaian adalah:
a. A = Baik sekali (>= 800)
b. B = Baik (700-799)
c. C = Cukup (600-699)
d. D = Kurang (<= 600)
3. Penghargaan
Dalam rangka peningkatan mutu kegiatan, Top Managemen perlu
membangun atmosfer pelaksanaan kegiatan yang bermutu. Paradigma yang
dikembangkan adalah penelitian bertaraf internasional, berpotensi paten,
kolaboratif dan pengabdian dengan pendekatan multidisipliner. Untuk itu, Top
managemen perlu pemberian Penghargaan yang dianugerahkan setiap evaluasi
managemen dalam rangkaian acara Rapat Kerja managemen pusat dan lokal.
Peningkatan mutu kegiatan ini akan memberi kontribusi signifikan pada
pengembangan visi puskesmas. Karena itu, usaha-usaha untuk meningkatkan
peran serta para pelaksana/pendamping perlu diperhatikan.
Program pemberian Penghargaan ini diharapkan dapat memberikan
apresiasi kepada para pelaksana pelayanan dan program dilingkungan
puskesmas.
Kegiatan yang telah, sedang dan akan dilakukan diharapkan mampu
memberikan insentif positif bagi kemajuan tarap hidup masyarakat, peningkatan
kualitas dan kompetensi keterampilan dan mampu mendorong pembangunan
kesehatan masyarakat Indonesia.
“ Penghargaan diberikan kepada perseorangan atau kelompok yang dinilai
sangat aktif dan berjasa besar dalam mensukseskan program di Puskesmas ”.
Penghargaan yang diberikan dapat berbentuk sertifikat dan insentif pembinaan
atau penghargaan lain yang layak.
14
b. Aspek “manfaat secara berarti bagi peningkatan kesejahteraan”
c. Aspek “Loyalitas dalam mendampingi pelaksanaan program”
d. Aspek ” kesesuaian dengan perencanaan”,
3.3. Sanksi
Sanksi adalah suatu tindakan yang diberikan kepada perorangan atau
kelompok pelaksana kegiatan, karena terbukti melakukan pelanggaran terhadap
aturan yang berlaku. Sanksi dikenakan terhadap suatu pelanggaran dengan
tujuan untuk memberikan pengertian mengenai adanya aturan yang harus diikuti
serta memberi peringatan terhadap tindakan yang salah.
Sanksi menjadi peringatan untuk mendidik dan tidak hanya berlaku bagi
pelaksana kegiatan yang melanggar, melainkan managemen pusat dan lokal
yang memilki hak dan kewajiban yang sama terhadap peraturan yang berlaku.
Dengan diberikannya sanksi, diharapkan tidak terjadi lagi pelanggaran yang
dilakukan oleh yang bersangkutan. Pengulangan pelanggaran, baik yang telah
15
dilakukan sendiri maupun yang telah dilakukan oleh orang lain, dapat dikenakan
sanksi yang lebih berat.
a. Jenis Sanksi
Jenis sanksi yang dijatuhkan tergantung dari jenis kesalahan atau
pelanggaran yang dilakukan. Sanksi dikategorikan berdasarkan urutan dari
yang paling ringan sampai yang paling berat.
1) Sanksi administratif terdiri dari
a) Teguran (lisan)
b) Surat Peringatan (tertulis) 1 sampai 2
c) Surat Peringatan (tertulis) 3 (Pemberhentian kerja)
b. Prosedur Pemberian Sanksi
Mengenai terjadinya pelanggaran terhadap peraturan, tata tertib, atau norma
yang berlaku, baik secara lisan maupun tertulis dilakukan dengan
pemeriksaan, penelitian, dan evaluasi terhadap laporan tersebut dalam rapat
pimpinan program dilengkapi dengan bukti-bukti, selanjutnya diberikan sanksi
yang dilakukan oleh pimpinan program.
4. Pembuatan Laporan
Yaitu penyusunan laporan yang dilakukan Tim Monev atas laporan-laporan
dari petugas monitoring, kemudian di evaluasi dengan format scoring dan
disampaikan dalam format bagan presentasi. Jadi laporan yang disampaikan
selain dalam bentuk naratif juga presentasi skoring kemudian diserahkan
kepada Kepala Puskesmas.
16
BAB IV
PENUTUP
17
Lampiran
1. Format Rencana kerja (POa) bulanan
2. Format Monitoring dan Evaluasi
3. Format Laporan bulanan
18