Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
oleh
Riko
NIM. 1110025000064
This this research is conducted at the library and archives of West Jakarta
Administration. The purpose of this study is to determine the application of
acquisition management and processing management functions in technical services
activites at the Library and Archives of West Jakarta Administration. The scope of
this study covers management in planning, organizing, staffing, actuating, budgeting,
and controlling. The methods of data collection is techinal service in question is
acquisition department and processing departement. This study used qualitative
approach. The data collection technical that used in this research are interviews and
documentation. The informans ware two librarians of Library and Archives of West
Jakarta Administration. The conclusions from this study showed that the functions of
management applied in acquisition management and processing management has
been implemented the function of organizing, staffing, actuating, budgeting and
controlling except planning. The activities related the functions of management has
been implemented are acquisition source of library materials and recording the
information of library materials (organizing), staff have the appropriate educational
background, have job description (staffing), briefing given by head of subsection
(actuating), received regular funding from government every years (budgeting),
controlling the use of funds from government, controlling of the head of library,
controlling of the head of subsection (controlling).
Segala puji serta syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang
Nabi besar Muhammad SAW, beserta segenap keluarganya dan para sahabatnya.
tulisan ini, penulis banyak mengalami kesulitan, hambatan dan tantangan. Namun
berkat bantuan, dorongan, dan arahan dari berbagai pihak, maka penulis dapat
Satu (S1) Program Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas
telah membantu penulis baik langsung maupun tidak langsung, secara khusus
1. Bapak. Prof. Dr. Dede Rosyada, MA, selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta.
2. Bapak. Prof. Dr. Syukron Kamil, MA, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora
3. Bapak Prof. Dr. Oman Fathurahman, M.Hum. Selaku Dekan Fakultas Adab
iii
4. Bapak Pungki Purnomo, MLIS. Selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN
Jakarta.
UIN Jakarta.
7. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Adab dan Humaniora, khususnya
9. Ibu Fenty Afriyani dan Ibu Sertina Simimor selaku pustakawan dan informan
bagi penulis yang telah memberikan banyak informasi bagi penulis butuhkan
10. Segenap Staf Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat yang
kerjasamanya.
11. Kedua orang tua penulis, yaitu kepada almarhum ayah tercinta Suari dan Ibu
tersayang Mustati, skripsi ini penulis persembahkan untuk kalian yang sudah
mendidik dan membesarkan saya sampai saat ini, semoga Allah SWT
membalas segala budi baik dan ketulusan sayang dan cinta kalian.
maupun materil serta do’a yang tidak ada henti-hentinya kepada penulis dalam
iv
menyelesaikan studi. Kakak tercinta Robi dan adikku Rima Noprianti yang
atas bantuan do’a kalian semoga kalian semua menjadi anak yang sholeh dan
sholehah yang dapat menjadi harapan orang tua, agama dan Negara amin.
12. Kepada ketua IKAJIP ardian arda dan beserta jajaran kepengurusan IKAJIP
terimaksih atas selama ini yang telah memberikan semangat dan motivasi.
13. Kakak-kakak senior Jipers angkatan 2008 Radit, Zihan, Lana. Semoga kita
14. Teman-teman angkatan 2010 Program Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan
Humaniora. Azoem, Aldri, Arga, Aufa, Ari, Bukhori, Febri, Kikim, Kibar,
Kiki, Lutfan, Luki, Oni, Zulfikar, Ima, Agis, Vidy, Rinda, Ilut, Gema, Vida,
akan datang
15. Teman-teman jipers Angkatan 2011 eko, fahmi, iim, anggraeni, annisa,
jundiah, puti, amel, syarif, mutia, dona, marini, abi, amira, anong, chairunisa,
anisa, bamas, yuka dkk. Semoga kita tetap dapat menjalin hubungan
silaturahmi.
16. Adik-adik angkatan 2012 putra, azis, hafis, ihsan, panggih, roni, jose, iyunk,
hafis, gita, braja, ari, panggih. Semoga kita tetap dapat menjalin hubungan
silahturahmi.
17. Kepada para narasumber dan semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan
satu per satu yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
v
Penulis menyadari skripsi ini masih banyak kekurangannya, oleh Karena
itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi terciptanya
skripsi ini.
Penulis
Riko
vi
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN
SURAT PERNYATAAN
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
ABSTRAK …………………………………………………. ........................ i
ABSTRACT …………………………………… ........................................... ii
KATA PENGANTAR ……………………………………………………. .. iii
DAFTAR ISI ………………………………………………………………. . vii
DAFTAR TABEL ………………………………………………………… . x
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang .................................................................................... 1
B. Pembatasan dan Rumusan Masalah .................................................... 9
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................................ 10
D. Definisi Istilah .................................................................................... 10
E. Sistematika Penulisan .......................................................................... 11
vii
BAB III METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian .......................................................... 53
B. Sumber Data ........................................................................................ 53
1. Data Primer .................................................................................. 54
2. Data Sekunder .............................................................................. 54
C. Informan .............................................................................................. 54
D. Teknik Pengumpulan Data .................................................................. 55
E. Teknik Analisis Data ........................................................................... 56
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan .................................................................................... 56
B. Saran .................................................................................... 57
viii
DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………….. .. 58
LAMPIRAN
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
ix
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
umat manusia yang sangat tinggi. Dengan perpustakaan, harta dari masa lalu
besar sejarah umat manusia, dan ilmu pengetahuan lainnya, dapat dipelajari,
dihayati, dan diungkapkan kembali pada masa sekarang. Melalui sumber bacaaan
Perpustakaan pada saat ini menjadi pusat informasi dan sumber ilmu
Perpustakaan merupakan sarana belajar yang baik bagi setiap orang yang ingin
dan informasi.
Perkembangan ilmu perpustakaan dan teknologi yang semakin pesat saat ini,
1
Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat, (Jakarta: Sagung Seto, 2006), h. 2
1
2
dibutuhkan oleh seluruh lapisan masyarakat. Hal ini berhubungan dengan makin
mengetahui lebih banyak informasi yang mereka inginkan. Hal ini sejalan dengan
tersedianya salah satu perpustakaan, yang bisa dikunjungi oleh seluruh lapisan
ilmu pengetahuan.2
gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya
yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca,
bukan untuk dijual.3 Dari definisi ini terdapat berbagai jenis perpustakaan dengan
spesifikasi pengguna yang berbeda. Sehingga secara garis besar apabila dilihat
dari keperluan informasi berbagai kelompok pembaca, maka paling tidak ada
2
Ibid, h. 3.
3
Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,
2003), cet. ke-2, h. 3.
4
Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta: Gramedia, 1991) h. 41
3
Salah satu jenis perpustakaan yang kemudian timbul dan berkembang ialah
jenis layanan, mulai dari layanan anak, layanan remaja dan dewasa. Perpustakaan
pemanfaatan semua sumber daya yang dilakukan oleh pimpinan yang diarahkan
untuk mencapai target yang diharapkan, maka perpustakaan harus dikelola secara
tepat.
5
Perpustakaan Nasional R.I, Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007
tentang perpustakaan (Jakarta: Perpustakaan Nasional R.I, 2009), h. 14.
4
bangsa.6 Perpustakaan akan dapat memenuhi fungsinya jika dikelola dengan baik.
pelayanan perpustakaan.
unsur yang sangat menentukan bagus atau tidaknya koleksi bahan pustaka yang
mendapatkan informasi yang mereka perlukan, dan temu kembali akan lebih
mudah. Pelayanan perpustakaan bisa menjadi salah satu kriteria penentu banyak
bahan pustaka dan informasi yang siap dilayankan kepada pengunjung atau
masyarakat.
akan memiliki kinerja yang baik apabila didukung dengan manajemen yang
6
Ibid, h. 5.
5
efektif.
tersebut tidak baik, maka proses manajemen secara keseluruhan tidak lancar, dan
proses pencapaian tujuan akan terganggu dan akan mengalami kegagalan dalam
dalam hal ini akan diatur dan ditentukan tentang apa tugas dan pekerjaaannya
sesuai jenis, serta sifat pekerjaan yang sesuai dengan karakter kemampuan yang
dimiliki seseorang, juga demikian dapat dengan mudah diupayakan bagian yang
sesuai dengan karakter yang dimiliki oleh seseorang dalam setiap organisasi. Dan
bisa mengatur setiap kegiatan sumber daya dengan tujuan agar terorganisir
dengan baik.
kerja dengan cara mendaftar tenaga kerja yang ada, merekrut, memilih,
diperlukan.
diatur tentang segala sesuatunya. Maka dapat digerakkan agar mereka mau dan
suka bekerja dalam rangka menyelesaikan tugas dengan penuh tanggung jawab
yang sesuai dengan perencanaan dan mengarah pada pencapaian tujuan bersama.
Dalam hal ini diusahakan agar mereka jangan hanya menerima perintah saja dari
atasan, namun mereka juga harus bergerak hatinya untuk menyelesaikan tugasnya
kuantitatif dalam bentuk satuan uang yang digunakan sebagai pedoman dalam
rencana yang dipersiapkan sudah ada dan sangat bagus, namun belum tentu
7
menjamin bahwa tujuan dengan sendirinya akan tercapai. Masih harus ada kendali
atau control apakah masing-masing seseorang telah tepat pada tempatnya, juga
cara mengerjakan dan waktunya apakah sudah sesuai atau belum. Sehingga
segera sehingga tujuan tercapai. Tugas pengawasan itu jangan disalah artikan
sangat berat, karena setiap orang mengerti tentang fungsi pengawasan sehingga
apabila seseorang atau atasan yang menjalankan fungsi tersebut secara konsekuen
lalu sering kali dibenci. Namun pengawasan dilakukan agar penggerakan selalu
sesuai dengan rencana dan selalu mengarah pada tujuan yang telah ditentukan.
masyarakat. Serta memiliki tujuan untuk mengembangkan minat baca bagi lapisan
masyarakat.
pustaka yang berkualitas dan sesuai dengan apa yang diinginkan oleh pemustaka.
Proses pengadaan bahan pustaka yang termasuk di dalamnya adalah proses seleksi
bahan pustaka tentunya memainkan peran yang penting untuk mewujudkan hal
tersebut. Seleksi bahan pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan dan Arsip Kota
pustaka yang diadakan haruslah bahan pustaka yang benar-benar dibutuhkan oleh
tepat untuk mengatasi persoalan pengadaan bahan pustaka tersebut karena bukan
hanya kuantitas bahan pustaka yang harus diperhatikan oleh pustakawan, kualitas
bahan pustaka pun haruslah dijadikan prioritas pustakawan saat pengadaan bahan
pustaka.
dan Arsip ini harus tetap menjadikan para pengguna perpustakaan sebagai raja
bisa memberikan segala informasi yang ada kepada pemustaka dengan maksimal
Barat.”
1. Pembatasan Masalah
Kegiatan teknis di perpustakan terdiri atas dua, yaitu layanan teknis dan
batasan masalah yang akan diteliti yaitu tentang pelaksanaan kegiatan layanan
2. Perumusan Masalah
Dengan identifikasi dan batasan masalah diatas, maka dari itu masalah
Jakarta Barat?
10
Barat.
D. Definisi Istilah
penggerakan, dan pengontrolan sumber daya untuk sasaran secara efektif dan
efisien. Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang selalu ada dan
melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manjer
Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang dibiayai dari dana umum, baik
umum.7
E. Sistematika Penulisan
Bab I Pendahuluan
Penulisan.
Jakarta Barat.
7
Sulistiyo Basuki, Periodisasi Perpustakaan Indonesia (Bandung: Remaja Rosdakarya,
1994), h.35.
12
dilapangan.
Bab V Penutup
TINJAUAN LITERATUR
A. Perpustakaan Umum
Perpustakaan berasal dari kata „pustaka‟ yang berarti kitab, sedangkan arti
b. Koleksi buku, majalah, dan bahan pustaka lainnya yang disimpan untuk
tulis, karya cetak atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku
Batasan yang dimaksud disini adalah sasaran layanan ditujukan untuk semua
13
14
bangsa, umur, jenis kelamin, agama, bahasa, ekonomi, status pekerjaan maupun
desa/kelurahan.
adalah perpustakaan yang dibiayai oleh dana umum, baik sebagian maupun
pemerintah lokal, pemerintah pusat atau organisasi lain yang diberikan kuasa
menjalankannya.2
1
Zulfikar Zen dan Rachman Hermawan S, Etika Kepustakawanan (Jakarta: Sagung Seto,
2006), h. 30.
2
Sulistyo Basuki, Periodisasi Perpustakaan Indonesia (Banndung: Remaja Rosdakarya,
1994), h. 35.
15
dana umum dan layanan yang diselenggarakan pun terbuka bagi umum tanpa
e. Pendayagunaan koleksi.
3
Badan Standarisasi Nasional, Standar Nasional Indonesia 7495: perpustakaan umum
kabupaten/kota (Jakarta: Badan Standarisasi Nasional, 2009), h. 2.
4
Perpustakaan Nasional RI, Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum
(Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2000), h. 6.
5
Ibid, h. 7.
16
g. Permasyarakatan perpustakaan.
budaya.
komputer.
l. Membantu dan ikut serta dalam aktivitas dan program literasi bagi
utama, yaitu6
perpustakaan lain.
informasi akan memiliki kinerja lebih baik apabila didukung dengan manajemen
yang memadai sehingga seluruh aktivitas organisasi akan mengarah pada upaya
langkah apa yang harus ditempuh ke arah suatu manajemen yang baik. Seperti
7
Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin, Teknologi Informasi Perpustakaan: Strategi
Perancangan Perpustakaan Digital (Jakarta: Kanisius 2008), h. 142.
19
Pendapat yang dikemukakan oleh para ahli diatas tidak jauh berbeda, yaitu
akan dapat melaksanakan tujuan yang akan dicapai, namun dalam pendapat
untuk mencapai tujuan. Dan pendapat yang dikemukakan oleh Sutarno lebih
bagaimana cara-cara yang dapat dilakukan melalui teori maupun praktik agar
perpustakaan dapat dikelola, dengan berdaya guna dan berhasil guna. Inti dari
suatu organisasi akan dapat melaksanakan tujuan yang akan dicapai, dengan
diperlukan sumber daya manusia dan sumber daya non manusia yang harus
2. Fungsi-fungsi Manajemen
a. Perencanaan (Planning)
cara yang efisien dan efektif untuk mencapai tujuan perpustakaan. 10 Dapat
9
Tim Panitia Teknis Bidang Perpustakaan Standar Nasional Indonesia, Standar Nasional
Indonesia SNI Bidang Perpustakaan (Jakarta: Perpustakaan Nasional R. I, 2010), h. 6.
10
Karmidi Martoatmodjo, Manajemen Perpustakaan Khusus (Bandung: Kencana, 2009) h.
11
21
4) Kapan dilakukannya?
5) Bagaimana melakukannya?
alternatif kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut dan memilih sebuah cara
organisasi.12
11
Robert D. Stueart and Barbara B Moran, Library and Information Center Management
(Colorado: Liraries Unlimited, 2002), h. 67.
12
Ibid, h. 62.
22
menyangkut tempat, oleh siapa pelaku atau pelaksana, dan bagaimana tata
Pendapat yang dikemukakan oleh para ahli diatas tidak jauh berbeda,
direncanakan. Namun dalam tiga pendapat yang dikemukakan oleh para ahli
yang telah dibuat dengan menentukan tentang siapa pelaku atau pelaksana,
dan bagaimana tata cara mencapai tujuan tersebut. Dan definisi yang
dikemukakan oleh Stoner, perencanaan terbagi oleh tiga bagian yaitu (1)
telah dipilih, (3) tugas pemimpin untuk memantau apabila tujuan yeng telah
dengan menentukan oleh siapa pelaku, atau pelaksana, dan tata cara
agar dalam pemilihan sumber daya manusia disuatu organisasi bisa sesuai
mengarah kepada tujuan, diawasi dan diukur sehingga tindakan yang benar
hendaknya tidak hanya menjadi sekedar arsip saja, sedapat mungkin setiap
orang yang terlibat dalam kegiatan perpustakaan, harus terlibat dalam proses
perencanaan.
Benar-benar baru dan belum terstruktur. Tidak ada prosedur yang pasti
situasi yang sama sebelumnya, atau karena bersifat sangat kompleks atau
sangat penting.
1) Faktor Perencanaan
yaitu:
15
Ayun Sriatmi, “Pengambilan Keputusan.”
16
John M. Ivancevich, Perilaku dan Manajemen Organisasi, Jilid 2, Edisi Ketujuh (Jakarta:
Erlangga, 2006), h. 159.
25
dilaksanakan.
Analiyzing Data)
d) Fleksibilitas (Flexibility)
e) Akuntabilitas (Accountability)
dibuat.17
2) Unsur-Unsur Perencanaan
a) Tujuan
17
Robert D. Stueart and Barbara B. Moran, Library and Information Center Management,
h. 69-71
18
Sutrano NS, Tanggung Jawab Perpustakaan dalam Mengembangkan Masyarakat
Informasi (Jakarta: Panta Rei, 2005), h. 161.
28
b) Aksi
pengguna.
c) Sumber Daya
d) Implementasi
1) Rasional
2) Lentur
bahwa perencanaan harus terus menerus dibuat dan bukan dibuat sekali
b. Pengorganisasian (Organizing)
maksimal.20
19
Sismanto, Manajemen Perpustakaan Digital (Tangerang: Afifa Pustaka, 2007), h. 41
20
Sismanto, Manajemen Perpustakaan Digital (Tangerang: Afifa Pustaka, 2007), 43-44
31
harus mengetahui tugas apa yang sedang dikerjakan oleh para staf agar tidak
21
H.B. Siawanto, Pengantar Manajemen (Jakarta: Bumi Aksara, 2005), h. 73-74
32
kegiatan, yaitu:
informasi/penelusuran.
3) Kelompok administrasi
c. Staffing
22
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: Kanisius,
1992) h. 61
23
J. Winardi, Teori dan Pengorganisasian (Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, 2009), h.
24.
33
memberi imbalan dan melatih orang yang diperlukan. Dari daftar kegiatan
staffing ini jelas bahwa staffing atau pengisian jabatan merupakan tugas
yang tidak ringan bagi para manajer/kepala. Fungsi staffing ini juga sangat
yang maksimal pula. Sehingga anggaran yang dikeluarkan untuk staf dapat
pengisian jabatan.25
di perpustakaan, yaitu:
24
Soekarman, DKK, Standar Perpustakaan Khusus (Jakarta: Perpustakaan Nasional RI,
2000), h.3.
25
Abdul Rahman Saleh, Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi (Jakarta: Universitas
Terbuka, 1995), n.78.
34
2) Rekrutmen
3) Seleksi penempatan
pegawai/pelamar.
5) Pemindahan staf
b) Promosi
tinggi.
c) Demosi
a) Mengikuti pelatihan-pelatihan
26
Ibid, h. 78-79.
27
Sulistia dkk, Manajemen Perpustakaan Sekolah (Jakarta: Universitas Terbuka, 2009), h.
5-7
36
c) Membaca
d. Pengarahan (Actuating)
efektivitas kerja.
individu unik dan berbeda karena memiliki sifat, karakter, emosi, norma,
dan nilai sosial yang berbeda-beda. Ada 3 aspek penting dalam pengarahan
bagian, yaitu:
wajar dan logis sebab manajemen hanya dapat berjalan melalui pikiran
28
Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik, h. 145-146.
38
hubungan antara pemimpin dan SDM didalam suatu organisasi harus ada
yaitu:
dan informasi.
atau usulan.
kerjasama satu sama lain demi tercapainya suatu tujuan yang ingin
e. Anggaran (Budgeting)
dana.
1) Pegawai
a) Anggaran untuk membayar gaji.
b) Anggaran untuk membayar honarium.
c) Anggaran untuk membayar upah.
2) Gedung
a) Anggaran pemeliharaan gedung.
b) Anggaran untuk membayar langanan listrik dan air.
c) Anggaran untuk memelihara kebersihan .
d) Anggaran untuk pemasangan perabot dan peralatan.
3) Pengadaan barang
a) Anggaran untuk pengadaan buku, majalah, dan non-buku.
b) Anggaran untuk penjilidan dan percetakan.
c) Anggaran untuk pembelian alat tulis.
d) Anggaran untuk pos dan telepon.
4) Keperluan lain-lain
a) Anggaran untuk mengadakan perjalanan.
b) Anggaran untuk mengikuti konferensi.
29
Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: Kanisius,
1992), h. 62-63
41
f. Pengawasan (Controlling)
dimulai sejak proses perencanaan sampai dengan tahap akhir kegiatan dan
ditetapkan sebelumnya.
30
Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka, 1991), h.
194.
31
Ernie Tisnawati Sule dan Kurniawan Saleh, Pengantar Manajemen (Jakarta: Kencana,
2009), h. 8
42
diinginkan.
pemborosan.32
Agar pengawasan berhasil baik, ada beberapa prinsip dasar yang harus
diterapkan, yaitu:
motivasi kerja.
32
Maringan Masry Simbolon, Dasar-dasar Administrasi Manajemen (Bandung: Remaja
Rosdakarya), h. 62.
43
tugas.
kompak.33
organisasi itu.
3) Pengawasan preventif
33
Sismanto, Manajemen Perpustakaan Digital (Tangerang: Afifa Pustaka, 2007), h. 47
44
4) Pengawasan represif
1) Pengawasan langsung
masuk padanya.
3) Pengawasan formal
34
Simbolan, Dasar-dasar Administrasi dan Manajemen (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2004),
h.62-65.
45
4) Pengawasan informal
5) Pengawasan administratif
material.
6) Pengawasan teknis
meliputi jenis kuantitatif (jumlah) dan kualitatif (mutu) dan biaya yang
diperlukan.35
koleksi. Tujuan akhir dari semua proses yang berkaitan dengan kebijakan
hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan yang
pustaka, yakni: 39
40
Ibid, h. 149-150
41
Karmidi Martoatmodjo, Manajemen Perpustakaan Khusus (Jakarta: Universitas Terbuka,
1999), h. 3
42
Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik (Jakarta: Samitra
Media Utama, 2004), h. 146
48
komputer.
belakang buku.
klasifikasi tertentu.
43
Ibid, h. 151
44
Ibid, h. 151-158
49
laporan.
buku dan katalog buku, slip buku atau slip tanggal kembali, sampul,
untuk menjaga agar buku (koleksi) tetap berrsih dan tidak mudah
rusak.
Setelah semua tahap dilalui, bahan pustaka kemudian disusun di rak yang
C. Penelitian Terdahulu
(MAN) 4 Pondok Pinang Jakarta Selatan, oleh Naoki, mahasiswa jurusan Ilmu
perpustakaan dan dua orang staf perpustakaan MAN 4. Tujuan penelitian ini
fungsi dalam teori manajemen yaitu planning, organizing, staffing, leading dan
fungsi manajemen dari segi staf, koleksi, fasilitas, teknologi informasi dan
METODE PENELITIAN
dilakukan untuk memberikan gambaran yang lebih detail mengenai suatu gejala
atau fenomena.1 Mendeskripsikan atau menjelaskan sesuatu hal seperti apa adanya
yang terjadi di Perpustakaan dan Arsip kota Administrasi Jakarta Barat. Penelitian
dihadapi pada situasi sekarang dengan tujuan utama membuat gambaran tentang
lebih mendalam dan lebih terperinci tanpa hambatan oleh batasan-batasan variabel
dari subjek.
B. Sumber Data
1. Data Primer adalah data yang diperoleh secara langsung, tanpa perantara,
1
Bambang Prasetyo dan Lina Miftahul Jannah,Metode Penelitian Kualitatif: Teori dan
Apilkasi , ed.1-7, (Jakarta: Rajawali Press,2012), h. 42
2
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian,( Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 60
3
Yamin Martinis, Metodelogi Penelitian pendidikan dan sosial: Kuantitaif dan Kualitatif
(Jakarta: Gaung Persada Press, 2008), hal. 17.
51
52
2. Data Sekunder adalah sumber data yang diperoleh secara tidak langsung dari
C. Informan
mewancarai ibu F dan ibu S selaku pihak pengurus Perpustakaan dan Arsip Kota
paham dan mengetahui tentang kajian yang diteliti. Dalam penelitian ini penulis
4
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Panduan Praktis
Penelitian Sosial Bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula (Jakarta : STIA-LAN, 2002), h. 87
53
yang diteliti.
Teknik analisis data yang dilakukan pada penelitian ini adalah analisis data
kualitatif mengikuti konsep Miles dan Huberman yang dikutip oleh Sugiyono
kualitatif dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus menerus pada
setiap tahapan penelitian.5 Proses analisis data dilakukan dalam tiga tahap:
direkam dan dokumentasi yang jumlahnya cukup banyak. Penulis tulis dengan
pada hal-hal yang yang berkaitan dengan penulis teliti. Dengan demikian data
2. Penyajian Data
tabel-tabel
5
Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2007), h. 37.
54
3. Penarikan Kesimpulan
BAB IV
Barat
tahun 1984 dan baru dimanfaatkan pada tahun 1985. Sejak berdirinya sampai
sumber daya masyarakat Jakarta dan sekitarnya pada umumnya dan masyarakat
Abdul Walid M, SH, memberikan layanan dan ruang baca. Seiring dengan
ini telah berkembang dengan kegiatan yang baru seperti bimbingan pengelolaan
sebagainya.
55
56
terus berkembang menjadi sarana pendidikan non formal bagi masyarakat yang
c. Pemasyarakatan perpustakaan.
Barat.
Jakarta Barat.
penyusutan arsip.
o. Penyiapan bahan laporan badan yang terkait dengan tugas dan fungsi.
dengan Keputusan Gubernur Privinsi Daerah No. 109 Tahun 2001 yaitu:
3. Struktur Organisasi
dalam Peraturan Daerah No. 3 Tahun 2001 berada di bawah komando lini atau
Adapun uraian tugas pokok dan fungsi Kantor Perpustakaan dan Arsip
kearsipan.
pembinaan.
60
Pelaksanaan Anggaran.
Bagan 1
Struktur Organisasi Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat
Kepala kantor
(Basuki E. Yunanto)
(Sukiman)
1. Suryati
2. Hamdan
4. Ahmad Sofian
5. Sugiarto
6. Nasrullah
5. Fatahurrahman
9. Imansyah
62
Tenaga yang ada pada Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta
Barat saat ini berjumlah 27 orang. Dari 27 orang tenaga ini memiliki latar
Jakarta Barat hanya satu orang yang belatar belakang pendidikan perpustakaan.
Jumlah : 27 orang
Golongan IV : 2 orang
Golongan II : 15 orang
Golongan I : 1 orang
Jumlah : 27 orang
Berikut ini adalah jumlah sumber daya manusia di Perpustkaan dan Arsip
IV - - - - 1 1 7
III - - 2 - 6 1 9
II - 1 13 1 - - 15
I - 1 - - - - 1
Jumlah - 2 15 1 7 2 27
5. Koleksi
buku-buku fiksi dan non fiksi, majalah, Koran, kliping, terbitan pemerintah dan
a. Koleksi Umum
dapat dipinjam keluar atau dibawa pulang oleh anggota Perpustakaan Umum
Jakarta Barat.
b. Koleksi Khusus
2) Peta, globe.
4) Kliping
64
Tabel 2
Data Koleksi Bahan Pustaka Tahun 2014
GOL JUMLAH
JUDUL EKS
Letak gedung Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat ini
cukup strategis, karena berlokasi di jalan besar dan berdekatan dengan sekolah
Kotamadya Jakarta Barat adalah jalan Tanjung Duren Barat No.36 telepon (021)
atas tanah seluas 2500 m², dengan luas bangunan 5000 m².
Gedung ini bertingkat 4 lantai yang terdiri dari lantai 1: ruang interaktif
anak, ruang baca anak, ruang registrasi, toilet, mushola, gudang dan dapur.
Lantai II: ruang baca umum remaja/dewasa, cafeteria, ruang internet, ruang
referensi, ruang seminar/rapat, ruang tunggu, dan 5 kios pendidikan. Lantai III:
ruang pengolahan bahan pustaka, ruang staf dan toilet. Lantai IV: ruang arsip
dan toilet.
sudah bagus, pada tahun 2012 dilaksanakan renovasi dikarenakan gedung lama
kantor tersebut tidak layak bagi keselamatan kerja dan keselamatan pengunjung
7. Anggaran
DKI Jakarta, yang tercantum dalam Dokumen Anggaran Satuan Kerja (DASK)
Semua anggaran kegiatan operasional dari dua sumber dana itu, yang
dikelola langsung oleh Perpustakaan Umum Jakarta Barat hanya anggaran rutin
Jakarta).
8. Kegiatan Perpustakaan
Kegiatan rutin perpustakaan secara umum terdiri atas bagian pokok yaitu
bagian pengadaan, pengolahan dan pelayanan. Ketiga bagian ini merupakan satu
kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dalam kegiatan perpustakaan. Dibawah ini
a. Pengadaan
beberapa macam cara pengadaan bahan pustaka. Secara umum ada tiga cara
konfrensi
1) Pengolahan
menggunakan AACR2.
67
2) Pelayanan
c) Layanan referensi.
d) Layanan internet.
9. Keanggotaan
boleh membaca diruangan anak atau meminjam buku bila sudah menjadi
sekolah dasar mendapat kartu anggota warna kuning dan hanya boleh meminjam
Minggu) mulai pukul 09.00–20.00 WIB (kecuali hari libur Nasional). Untuk
Kartu Keluarga.
b. Layanan Rujukan/Referensi
Barat ini telah memiliki koleksi rujukan hanya untuk anak-anak, koleksi
membaca buku dengan cerita-cerita yang lebih beragam dan tertarik untuk
diambil dari koleksi yang berada di layanan anak dan layanan bercerita ini
Bab ini berisi hasil yang didapat penulis selama melakukan penelitian di
Perpustakaan dan Arsip Kota Administrasi Jakarta Barat. Bab ini menjadi inti dari
pustaka.
a. Perencanaan (planning)
dilakukan guna untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan apa yang
1
Berdasarkan hasil wawancara dengan ibu S pada tanggal 23 Februari 2015
70
tempat, oleh siapa pelaku atau pelaksana, dan bagaimana tata cara mencapai
itu.
yang ada.2
Jadi untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan apa yang diinginkan,
b. Pengorganisasian (organizing)
mengetahui bahan pustaka apa saja yang dibutuhkan oleh pemustaka. Dari
2
Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan Umum: Suatu Pendekatan Praktik (Jakarta:
Samitra Media Utama, 2006) h.135
71
hasil penyebaran angket terhadap pemustaka hanya 30% saja yang diambil
3
Hasil wawancara dengan ibu S pada tanggal 23 februari 2015
4
Berdasarkan hasil wawancara dengan ibu F pada tanggal 9 Maret 2015
72
untuk membeli buku dan bukan membeli sendiri adalah karena peraturan
jasa rekanan dalam hal pengadaan bahan pustaka, yakni dari segi
5
Hasil wawancara dengan ibu F pada tanggal 9 Maret 2015
73
perpustakaan juga berasal dari hadiah, baik itu dari institusi atau
Semua hadiah dari pihak lain diterima oleh perpustakaan tanpa ada
c. Staffing
6
Hasil wawancara dengan ibu S dan F pada tanggal 9 Maret 2015
74
Sembilan staf yang dimilikinya tersebut, hanya Ibu Sertina yang telah
pendidikan:
1) S1 perpustakaan : 2 orang
2) D3 perpustakaan : 2 orang
3) SMA : 4 orang
pustakawan, sedangkan ada empat orang staf lainnya yang berlatar belakang
Meskipun kegiatan layanan teknis sudah berjalan, akan tetapi tidak ada
ada, akan tetapi tidak terlalu mendetail. Pembagian hanya secara sederhana,
yaitu staf yang bukan berlatar belakang ilmu perpustakaan akan lebih
bagian, mulai dari seleksi bahan pustaka hingga bahan pustaka sudah
d. Pengarahan (actuating)
Bapak Basuki hanya ikut serta dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka.
7
Hasil wawancara dengan ibu F pada tanggal 9 Maret 2015
76
dengan motivasi agar para staf tetap semangat dalam bekerja. Dengan
terutama pada kinerja para staf dalam bekerja. Para staf juga merasa
atasannya.
dari orang yang mengerti tentang perpustakaan, sehingga apa yang telah
direncanakan bisa dapat tercapai dan dilaksanakan sesuai dengan apa yang
diinginkan.
e. Anggaran (budgeting)
Kota Administrasi Jakarta Barat memiliki alokasi anggaran yang rutin setiap
8
Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik, h. 145-146
77
Dari keseluruhan dana APBD yang cair untuk perpustakaan, dana yang
perpustakaan.
kurang atau lebih saat pembelian dilakukan? Beliau mengatakan hal itu tidak
buku dan majalah dari internet atau katalog-katalog penerbit yang dikirim ke
perpustakaan. Jadi semua buku dan majalah yang akan diadakan sudah
tersebut.
9
Hasil wawancara dengan ibu S pada tanggal 28 februari 2015
78
f. Pengawasan
yang diadakan apakah sesuai atau tidak dengan apa yang direncanakan.
meliputi:
apakah sesuai dengan buku dan majalah yang diadakan atau tidak.
atau tidak.
dan apakah sesuai dengan harga beli buku tersebut atau tidak
kinerja para staf dalam melakukan tugasnya. Sehingga para staf pun
a. Perencanaan (planning)
tentang apa yang akan dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu,
10
Berdasarkan hasil wawancara dengan ibu S pada tanggal 23 Februari 2015
11
Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka, 1991), h.
194.
80
Dari hasil wawancara dan fakta dilapangan yang penulis lakukan, tidak
perpustakaan akan lebih baik jika dipimpin oleh orang yang mengerti akan
perpustakaan.
b. Pengorganisasian (organizing)
yaitu:
Cataloguing Rules 2). Untuk abstrak buku biasanya dapat dilihat melalui
perpustakaan juga harus mengetahui tugas apa yang sedang dikerjakan oleh
para staf agar tidak terjadi pembebanan tugas yang berlebihan kepada staf.14
sudah dilakukan sesuai dengan teori yang ada. Kepala perpustakaan sudah
12
Berdasarkan hasil wawancara dengan ibu F pada tanggal 9 Maret 2015
13
Berdasarkan hasil wawancara dengan ibu S pada tanggal 23 februari 2015
14
H.B. Siawanto, Pengantar Manajemen (Jakarta: Bumi Aksara, 2005), h. 73-74
82
b. Staffing
S1 Perpustakaan : 3 orang
D3 Perpustakaan : 2 orang
SMA : 4 orang
2. Pembagian tugas
masing-masing.15
memberi imbalan dan melatih orang yang diperlukan. Dari daftar kegiatan
staffing ini jelas bahwa staffing atau pengisian jabatan merupakan tugas
15
Berdasarkan hasil wawancara dengan ibu F pada tanggal 9 Maret 2015
83
yang tidak ringan bagi para manajer/kepala. Fungsi staffing ini juga sangat
d. Pengarahan (actuating)
bahwa:
kegiatan pengolahan bahan pustaka. Bapak Basuki hanya ikut serta dalam
pustaka, karena tidak mengerti dengan teknis pengolahan bahan pustaka dan
Akan tetapi pengarahan dalam kegiatan ini, saat ini diberikan oleh Ibu
16
Soekarman, DKK, Standar Perpustakaan Khusus (Jakarta: Perpustakaan Nasional RI,
2000), h.3
17
Berdasarkan hasil wawancara dengan ibu F pada tanggal 9 Maret 2015
84
kepada staf.
e. Penganggaran (budgeting)
RFID, pintu security gate, loker buat pengunjung dan lemari display. Pada
produk, tempat, waktu atau transaksi dengan cepat tanpa adanya human eror
18
Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik, h. 145-146.
85
sirkulasi semakin cepat dan akurat dalam satu operasi. Dalam sistem temu
mengolah buku, seperti gunting, isolatip, lem, kertas, plastik sampul, sudah
yang diadakan apakah sesuai atau tidak dengan apa yang direncanakan.
meliputi:
19
Hasil wawancara dengan ibu F pada tanggal 23 Januari 2015
86
dengan buku dan majalah yang diadakan atau tidak. Atau dapat dikatakan
Pemeriksaan ini biasanya berupa kesesuaian harga dan jumlah buku yang
diadakan dan pemeriksaan kondisi fisik buku yang diadakan, dan apakah
kinerja para staf dalam melakukan tugasnya. Sehingga para staf pun
20
Berdasarkan hasil wawancara dengan ibu S pada tanggal 23 Februari 2015
21
Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka, 1991), h.
194.
87
PENUTUP
A. Kesimpulan
berdasarkan hasil analisis penelitian terhadap data, maka dapat ditarik kesimpulan
bahan pustaka yang akan diadakan untuk menjadi koleksi mereka dari
Jakarta.
88
89
Nasional. Kliping artikel koran yang dibuat oleh staf Perpustakaan dan
buku yang belum ada di perpustakaan, buku yang banyak diminati dari
bahan pustaka.
hanya saja nominalnya tidak bisa dipastikan atau tidak menentu. Dana
bahan pustaka. Kegiatan ini dilakukan para staf silih berganti sambil
kembali.
klasifikasi buku yang tidak dapat dinilai dengan pasti atau jelas,
perpustakaan.
B. Saran
1. Untuk menjadikan sebuah perpustakaan yang baik, maka harus dikelola oleh
orang yang paham tentang perpustakaan, karena jika dia tidak paham maka
2. Pembagian tugas yang seharusnya jelas, staf mana yang bertugas dalam
terbangkalai jika tidak ada yang memfokuskan dalam salah satu bidang, juga
khawatir akan terjadinya kekeliruan dan ketidak sepahaman antara staf yang
satu dan lainnya terutama dalam kegiatan pengolahan bahan pustaka, yakni
S: Sudah, disini pengadaan dan pengolahan bahan pustaka kita lakukan setiap
tahun
S: Nggak ada, tapi pas mau ngadain bahan pustaka kita rencanain dulu judul
buku-buku yang dibutuhkan oleh pemustaka. Untuk mengetahui apa saja yang
dibutuhkan oleh pemustaka kita sudah melakukan penyebaran angket terlebih
dahulu kepada pemustaka, kemudian buku-buku lama yang sering dipinjam
oleh pemustaka biasanya kita tambahkan lagi.
Klo dalam pengadaan bahan pustaka juga sama, kita gak ada rencana secara
tertulis. Kalau ada buku baru yang masuk ke kita langsung kita olah, dibuat
deskripsinya dengan menggunakan pedoman AACR2 dan untuk
pengklasifikasiannya kita menggunakan DDC Ringkasan edisi ke 14. Trus
dalam pengelompokan masing-masing kelas bahan pustaka kita disini
menambahkan label warna.
Untuk kegiatan pengolahan, setelah datang buku yang kita pesan kita kasih
buku itu stampel identitas dan stampel kantor ini. Karena disini kita juga ada
layanan perpustakaan keliling dan Taman Baca masyarakat jadi kita punya
stampel itu ada empat, yaitu stampel identitas, perpustakaan, perpustakaan
keliling dan taman baca masyarakat. Setelah dikasih stampel baru kita
mengklasifikasi buku-buku yang ada sesuai dengan kelasnya masing-masing.
Kita mengklasifikasi buku itu menggunakan pedoman DDC Ringakasan edisi
ke 14 yang dikeluarkan oleh Perpustakaan Nasional. Sedangkan untuk
pendeskripsisan kita menggunakan pedoman AACR2. Setelah diklasifikasi dan
dideskrpsi, kita langsung input data-datanya ke dalam computer. Setelah
diinput kita kasih label nomor buku dan kita kasih warna dibelakang buku
guna untuk memudahkan penempatan buku dan sesuai dengan kelasnya
masing-masing. Untuk pewarnaan itu bukan dari kita sendiri, itu ada
pengeluaran khusus dari BPAD sendiri. Setelah semua itu selesai baru buku
itu kita chip disetiap buku. Jadi kita disini sudah menggunakan system RFID
(Radio Frequency Identification). Kegunaan chip tadi yaitu untuk memberi
identitas disetiap buku, kemudian lebih aman juga. Karena setelah kita kasih
chip disini juga kita punya sensor security yang berguna untuk mengurangi
keganjalan dalam perpustakaan. Maksudnya jika ada pemustaka mau pinjam
buku tanpa melalui proses maka sensor security tadi bisa berbunyi.
F: Pasti ada, disini kita sudah menggunakan system RFID yaitu penggati
barcode. Jadi setiap buku kan kita udah kasih chip didalamnya, kemudian
kita juga memasang pintu sensor security, jadi klo ada yang lewat dari pintu
itu dan dia membawa buku tanpa proses peminjaman maka otomatis ada bel
yang berbunyi. Selain itu kita juga memasang CCTV disetiap sudut ruangan
agar tidak terjadi keganjalan diruangan perpustakaan.
F: Pasti ada dong, setiap kegiatan pasti ada pengarahannya. Begitu pula
dengan kegiatan pengadaan dan pengolahan bahan pustaka. Untuk
pengadaan biasanya Kepala Perpustakaan memberikan pengarahan terkait
dengan buku apa saja yang akan dibeli dengan sesuai apa yang dibutuhkan
oleh pemustaka, sedangkan untuk pengolahan Kepala Perpustakaan hanya
bisa memberi motivasi agar para stafnya bisa bekerja dengan baik lagi.
F: Untuk anggaran secara rinci kita tidak bisa kasih tau berapa nominalnya,
tetapi dana yang diberikan ke perpustakaan dari APBD dialokasikan untuk
pengadaan dan pengolahan paling sedikitnya 5-10%, karna kita ikut
berdasarkan Undang-Undang yang ada.
F: Iya pasti ada, karena dengan adanya pengarahan dari kepala perpustakaan,
para staf merasa diperhatikan sehinggga mereka menjadi semngat dalam
mengerjakan tugas-tugasnya. Dengan arahan dari kepala perpustakaan kita
juga harus lebih rajin kerjanya, karna klo gak kita akan ditegor lagi deh,,,
P: Apakah ada denda bagi pemustaka yang tidak mengembalikan buku sesuai
dengan waktunya?
F: Tidak juga, selain dari pembelian kita juga biasanya dapat buku hadiah dari
Perpustakaan Nasional, kementrian yang bersifat gratis.
F: kalau dari pemberian dan hadiah semuanya kita terima, jika gak diterima
nan ti kita gak dapet lagi dari mereka yang kasih, kita juga menghormati
mereka. Tapi untuk buku yang diolah dari hadiah kita seleksi lagi
kegunaannya.
F: selain buku yang kita beli kita juga membeli ensiklopedi majalah dan Koran.
Tetapi selain buku, kita tidak mengolah bahan tersebut. Untuk majalah juga
kita tidak meminjamkannya ke pemustaka. Kita juga membuat kliping dari
Koran-koran yang ada. Kita cari apa yang bagus untuk dibuat menjadi
kliping.
ORGANIZING
Sumber pengadaan bahan -pembelian, hibah dan hadiah
pustaka -untuk pembelian menggunakan jasa rekanan
atau pihak ketiga
-bahan pustaka yang diadakan novel,
ensiklopedi, novel, klipping Koran.
STAFFING