RENSTRATIK

007, 15 September 2012

EKOJI999 Nomor

Artikel ini merupakan

satu dari 999 artikel
hasil bunga rampai
pemikiran dari Prof.
Richardus Eko Indrajit
di bidang sistem dan
teknologi informasi.

Untuk berlangganan,
silahkan kirimkan
email permohonan ke
indrajit@rad.net.id

Metodologi Penyusunan Rencana

Strategis (Master-Plan) TIK
oleh Prof. Richardus Eko Indrajit - indrajit@post.harvard.edu

Informasi dan Organisasi
Bagi organisasi semacam
perusahaan, informasi adalah
segalanya. Tidak saja karena
informasi merupakan bagian
dari proses penciptaan barang
dan jasa, namun hampir setiap
pengambilan keputusan penting
m a n a j e m e n m e m bu t u h k a n
infor masi yang berkualitas.
Namun pada kenyataannya,
tidak semua organisasi memiliki
“budaya informasi” yang serupa
- dalam arti kata, pada suatu titik
ekstrim terdapat organisasi yang
sangat kaku dalam menerapkan
prinsip pengelolaan terhadap
informasi yang dimilikinya,
sehingga sangat sulit bagi siapa
saja untuk meng aksesnya.
Sementara di sisi ekstrim yang
lain, cukup banyak ditemukan
organisasi yang liberal, dimana
secara bebas dan terbuka, siapa
saja yang ingin memperoleh
infor masi untuk keperluan
aktivitas organisasi sehari-hari
dengan mudah memperoleh dan
mengaksesnya.
)/&3(/&
1!2 jenis budaya informasi sebuah
Ada cukup banyak studi yang
mencoba mengkategorisasikan
jenis budaya perlakukan dan
pengelolaan informasi dalam
sebuah organisasi berdasarkan
sejumlah karakteristik. Budaya
ini terbentuk dari sejarah dan
perilaku semenjak organisasi
yang bersangkutan berdiri -
dengan berbagai dinamika
perkembangannya. Mempelajari
dan memahami jenis budaya
yang dimiliki organisasi
sangatlah penting, karena akan
berpengaruh terhadap
pemilihan strategi yang sesuai
dalam setiap usaha untuk
membangun, menerapkan, dan
mengembangan sistem informasi
- terutama agar dipakai dan
bermanfaat bagi organisasi.
Selain itu, dengan mengetahui
organisasi, maka akan
membantu manajemen terutama
divisi yang berkaitan dengan
SDM dalam menentukan
struktur organisasi maupun
fungsional yang sesuai dengan
kebutuhan dan karekateristik
i n d i v i d u ya n g a d a d a l a m
organisasi dimaksud. Apakah
k e l a k ya n g d i p i l i h m o d e l
sentralisasi, desentralisasi,
maupun gabungan di antara
keduanya (hibrid), yang pasti
adalah struktur dikembangkan
setelah melakukan analisa
mendalam terhadap budaya
informasi dari organisasi.

1 (C) Richardus Eko Indrajit, 2012

 Rencana Strategis Teknologi Informasi
membangun Peta-Pandu Organisasi
Prof. Richardus Eko Indrajit - indrajit@post.harvard.edu
007, 15 September 2012
"+!%1)1+
Seperti halnya dalam membangun rumah, mengembangkan
TIK di organisasi juga memerlukan perencanaan yang
matang. Oleh karena itulah maka sebelum pembangunan
dan pengembangan dilakukan, ada baiknya disusun terlebih
dahulu Master Plan atau Rencana Induk Pengambangan
Teknologi Informasi (baca: MP-TIK) di organisasi
pendidikan tinggi. Saat ini begitu banyak cara dan
metodologi yang diperkenalkan untuk mengembangkan
dokuman Master Plan ini, dimana menurut pengamatan,
keseluruhan metodologi ini pada dasarnya menganut prinsip
yang sama, yaitu langkah-langkah apa saja dan bagaimana
yang harus dilakukan oleh sebuah organisasi, agar terbangun
sebuah sistem teknologi informasi seperti yang diharapkan,
untuk kurun waktu jangka pendek, menengah, dan panjang.
Dengan adanya MP-TIK ini maka diharapkan akan
EKOJI999 Nomor
mengurangi sejumlah resiko yang kerap dihadapkan
organisasi yang mengembangkan sistem teknologi
informasinya tanpa perencanaan yang jelas dan matang,
antara lain:
C Terbangunnya sebuah sistem TIK yang tidak sejalan dan
selaras dengan ekspektasi atau sasaran organisasi, sehingga
berakibat pada tidak dipergunakannya teknologi tersebut
secara optimal;
C Terciptanya sistem tambal sulam yang saling terkooptasi
satu dengan lainnya, sehingga membentuk pulau-pulau
sistem informasi yang saling tidak terintegrasi, berakibat
pada rendahnya kualitas data yang dihasilkan;
C Terdapat sejumlah sistem yang redundan, sehingga selain
berakibat pada borosnya pemakaian media penyimpan,
meningkatkan pula biaya operasional pemeliharaan sistem;
C &.;=2700*57B*
<9.<2F4*<2
9.;/8;6*
-*7
4*9*+252=*<
<2<=.6

akibat tidak menyesuaikan diri dengan perubahan
perkembangan teknologi, sehingga berakibat pada
tingginya biaya pengembangan dan pemeliharannya;
C Tersitanya waktu untuk memelihara dan mengembangkan
sistem teknologi yang bukan merupakan prioritas sehingga
=2-*4
6.6+.;24*7
-*69*4
98<2=2/
B*70
<2072F4*7
4.9*-*

organisasi;
C Tergantungnya pengembangan TIK dengan satu atau dua
vendor maupun mitra kerja yang tidak dikelola dengan
baik sehingga menimbulkan sejumlah kerugian mendasar;
dan lain sebagainya.
,*-,+"+
/0".
)+
2+$
&(
Dilihat dari segi tingkat kedetailannya, ada dua jenis Master
Plan yang dikenal, yaitu: (i) IT Strategic Plan; dan (ii) IT Blue
Print. Walaupun pada prakteknya kedua hal tersebut sering
-29.;=>4*;4*7
9.70.;=2*77B*
7*6>7
<.,*;*
F58<8F<

keduanya memiliki tingkat kedetailan yang berbeda.
IT-Strategic Plan adalah sebuah dokuman formal yang berisi
mengenai perencaan strategis pengembangan TIK dari
sebuah perusahaan, dimana sesuai dengan namanya, di
dalamnya terdapat aspek-aspek “strategis” seperti: peranan
2
(C) Richardus Eko Indrajit, 2012
TIK dipandang dari segi keselerasannya dengan visi dan misi
organisasi, sasaran dan manfaat utama yang diharapkan dari
4.+.;*-**7
&
4*9*+252=*<
-*7
<9.<2F4*<2
>6>6
-*;2

sistem TIK yang diharapkan, hasil kajian umum terhadap
fasilitas TIK yang saat ini dimiliki organisasi, analisa gap
*7=*;*
4.=.;+>=>1*7
-*7
4.=.;<.-2**7
2-.7=2F4*<2
-*7

prioritasisasi portofolio proyek TIK yang perlu dilaksanakan,
susunan pokja penerapan MP-TIK dan strategi implementasi
yang dipilih, dan struktur tata kelola (baca: governance)
seperti apa yang harus diterapkan.
Sementara itu IT Blue Print atau “cetak biru TIK” lebih
bersifat teknis dan detail, karena di dalamnya terdapat aspek-
aspek seperti: arsitektur TIK yang diinginkan untuk
dibangun (menyangkut arsitektur bisnis, arsitektur aplikasi,
arsitektur informasi, dan arsitektur infrastruktur), hasil audit/
kajian detail mengenai kinerja sistem yang dimiliki saat ini,
struktur komponen-komponen atau modul-modul yang perlu
-2+*70>7
+.<.;=*
4*9*+252=*<
F=>;
-*7
;.5*<2
27=.;*4<27B*

standar dan acuan teknis yang dipergunakan, dan lain
sebagainya.
MP-TIK yang baik untuk sebuah organisasi terdiri dari
kombinasi antara IT Strategic Plan dan IT Blue Print
(disebut sebagai IT Master Plan), dimana secara prinsip,
membahas hal-hal sebagai berikut:
C IT-Business Alignment and Value Management -
terjadinya keselarasan antara strategi dan kebutuhan
organisasi (baca: requirements) terhadap pengembangan
TIK yang memberikan nilai tambah serta manfaat
langsung maupun tidak langsung terhadap organisasi;
C &*;0.=
&
*9*+252=2.<
*7-
;,12=.,=>;.

F=>;
-*7

kapabilitas TIK yang perlu dikembangkan beserta
karakteristiknya yang sesuai dengan kebutuhan organisasi
B*70
=.5*1
-2-.F72<24*7
<.+.5>67B*
-*5*6
+.7=>4
<.+>*1

arsitektur utuh, holistik, menyeluruh, dan bersifat sistemik;
C Exiting IT Review and Performance - kajian terhadap
portofolio dan kinerja aplikasi TIK termutakhir yang saat
ini dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan beserta
permasalahan yang menyelimutinya;
C IT Issues and Gap Analysis - analisa gap antara kebutuhan
-*7
4.=.;<.-2**7
&
B*70
=.5*1
-2-.F72<24*7
-*7

diutarakan pada dua tahap terdahulu, dimana secara
mendalam dibahas problem-problem yang terjadi beserta
rekomendasi usulan solusinya;
C IT System Development and Prioritisation - daftar
pengembangan sistem TIK yang harus dibangun dalam
kurun waktu kurang lebih 5 (lima) tahun yang telah diberi
atribut prioritas berdasarkan tingkat kepentingan,
ketersediaan dana serta sumber daya, target pencapaian
organisasi, dan kritikalitas kebutuhannya;
C Implementation Roadmap and Approach - tata kala waktu
dan pendekatan pembangunan TIK beserta implementasi
atau penerapannya dalam lingkungan organisasi; dan
 C IT Project Portofolio Management and Governance +$(%

'&+
.,3)
.$+&//&
Structure - manajemen pelaksanaan portofolio proyek TIK
beserta struktur tata kelola yang disepakati bersama untuk Latar Belakang
diadopsi. Setiap organisasi pada dasarnya bersifat unik karena
007, 15 September 2012

memiliki karakteristik, sejarah, dan visi-misinya masing-

Agar MP-TIK dapat dikembangkan dengan baik dan benar, masing. Oleh karena itu merupakan suatu keharusan untuk
serta sesuai dengan prinsip-prinsip yang telah dikemukakan 6.69.5*3*;2
<.,*;*
<>700>1<>700>1
9;8F5
-*;2
8;0*72<*<2

sebelumnya, maka perlu dipergunakan sebuah metodologi yang dimaksud, terutama yang terkait dengan nilai-nilai dan
sebagai panduan. prinsip-prinsip dasar yang melandasi berdirinya dan
beroperasinya organisasi tersebut. Dari sini dapat diperoleh
".+$(
"0,!,),$&
"+21/1++
 pula informasi mengenai sejarah masa lalu terkait dengan
Seperti telah disampaikan sebelumnya, cukup banyak seberapa jauh TIK telah dipergunakan dan diterapkan di
metodologi yang tersedia di pasar untuk membantu proses organisasi terkait, terutama mengenai kesiapan SDM-nya.
penyusunan MP-TIK yang baik. Khusus untuk organisasi, Perlu pula dianalisa berbagai aspek lingkungan internal dan
paling tidak terdapat 10 (sepuluh) langkah utama yang perlu eksternal yang dapat secara langsung maupun tidak langsung
dilakukan dalam meyusun dokumen yang dimaksud. Berikut berpengaruh dalam proses perencanaan dan pengembangan
ini adalah penjelasan ringkas mengenai kesepuluh langkah TIK untuk organisasi yang ada.
yang dimaksud. Untuk jelasnya, setiap langkah dilengkapi
dengan keterangan sebagai berikut: Maksud dan Tujuan
Untuk mempelajari secara detail dan mendalam mengenai
C Latar Belakang mengenai mengapa langkah yang 9;8F5
8;0*72<*<2
B*70
+.;72*=
>7=>4
6.7.;*94*7
&
*0*;

dimaksud perlu untuk dilakukan; mendapatkan potret yang jelas mengenai hal-hal terkait
EKOJI999 Nomor

C Maksud dan Tujuan dari dijalankannya sebuah langkah dengan: prinsip dan nilai yang dianut, sejarah dan
tertentu; 9.;4.6+*70*7
8;0*72<*<2
9;8F5
8;0*72<*<2
3>65*1

C Aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan dalam mahasiswa, dosen, program studi, dan lain-lain), stakeholder
menjalankan langkah dimaksud; utama TIK, kesiapan sumber daya manusia, ketersediaan
C Sumber Daya dan/atau Referensi yang dibutuhkan dalam dana pengembangan, visi-misi serta strategi jangka panjang
melakukan langkah terkait; dan organisasi, dan hal-hal strategis lainnya.
C Keluaran atau Output yang harus dihasilkan dari
penerapan langkah tersebut. Rangkaian Aktivitas
1. Mengadakan pertemuan dan diskusi dengan stakeholder
Dengan adanya panduan metodologis ini, maka diharapkan utama organisasi, yaitu para pemilik dan pimpinan
organisasi dapat memulai melakukan penyusunan terhadap =.;4*2=
<.9>=*;
9;8F5
8;0*72<*<2
B*70
+.;<*704>=*7
MP-TIK dimaksud. Berikut ini adalah kesepuluh langkah 2. Mendengarkan presentasi pimpinan organisasi mengenai
dari metodologi yang dimaksud, yang secara prinsip memiliki 9;8F5
-.=*25
8;0*72<*<2
B*70
-29269277B*
=.;>=*6*

aspek yang sama dan serupa dengan metodologi sejenis terkait dengan rencananya ke depan diselingi dengan
lainnya. tanya jawab;

3 (C) Richardus Eko Indrajit, 2012

 3. Mempelajari beragam dokumen terkait dengan rencana
strategis organisasi untuk mendapatkan gambaran
mengenai hal-hal apa saja yang akan dilakukan di masa
mendatang;
007, 15 September 2012
2. Menyelenggarakan pertemuan dengan sejumlah
perwakilan pengguna (baca: user groups) untuk
mendapatkan gambaran secara detail isu atau kesulitan
yang dihadapi sehari-hari sehingga dibutuhkan TIK

4. .704*32
+.;+*0*2
*<9.4
9;8F5
8;0*72<*<2
-29*7-*70
untuk membantu menyelesaikannya;

dari perspektif internal dan eksternal, seperti: jumlah
fakultas/program studi, total mahasiswa dan dosen,
model dan pendekatan belajar mengajar, sistem
pengambilan keputusan, karir alumni, nilai akreditasi,
dan lain sebagainya; dan
5. Mempelajari berbagai referensi sekunder mengenai
organisasi yang bersangkutan, seperti dari sumber
website, media massa, internet, dan lain sebagainya.
Kebutuhan Referensi
- #;8F5
";0*72<*<2
$.7,*7*
7->4
#.70.6+*70*7
$#

Statuta, Website Resmi, Borang Evaluasi Diri Akreditasi,
Dokumen Standar dan SOP, Manajemen Penjaminan Kebutuhan Referensi
Mutu, Struktur Organisasi, Sistem Teknologi Termutakhir - RIP Organisasi, Hasil Audit Internal/Eksternal, Borang
yang Dimiliki, dan Hasil Audit Internal/Eksternal.
Keluaran dan Output
EKOJI999 Nomor
3. Melaksanakan observasi sekilas mengenai bagaimana
proses-proses utama (baca: business process) dilakukan
dengan atau tanpa melibatkan TIK untuk melihat
gambaran secara nyata kesulitan yang dihadapi;
4. Mempelajari berbagai hasil studi tim audit internal dan/
atau eksternal mengenai hal-hal yang perlu diperbaiki
dalam penyelenggaraan organisasi terkait; dan
5. Mengadakan pertemuan khusus dengan Divisi TIK atau
yang terkait di dalam organisasi untuk berdiskusi secara
detail mengenai jabaran kebutuhan yang telah di pre-
-.F72<24*7
Evaluasi Diri Akreditasi, Kumpulan Notulen Rapat
Manajemen, Laporan Keluhan Stakeholder, Manual Sistem
yang Dimiliki, Dokumen Kebijakan dan SOP, dan Rekam

a) Visi, Misi, Nilai, Prinsip, Obyektif, dan Indikator Kinerja Jejak Kejadian/Permasalahan.
Organisasi;
b) Peta Jalan atau “Roadmap” berdasarkan RIP Keluaran dan Output
Organisasi; a) Daftar isu dan permasalahan penting yang dihadapi oleh
c) Kerangka Aspek Lingkungan Internal dan Eksternal organisasi yang ingin diselesaikan dengan keberadaan
yang Mempengaruhi Perkembangan Organisasi; dan dan implementasi TIK;
d) Posisi Termutakhir Pemanfaatan dan Penerapan TIK b) Target, sasaran, dan manfaat seperti apa yang
(jika ada) dalam Organisasi. diharapkan dapat diberikan oleh TIK melalui
pengembangan dan penerapan yang baik dan benar;
+$(%

.+
"101%+
(+
 c) .F72<2
-.=*25
4.+>=>1*7
&
+.<.;=*
F=>;
-*7

kapabilitasnya yang perlu untuk segera dimiliki,
Latar Belakang dibangun, dan diimplementasikan organisasi dalam
Pada dasarnya, setiap organisasi memiliki kebutuhan akan kurun waktu 1-5 tahun ke depan; dan
TIK yang berbeda dengan lainnya, karena latar belakang d) Prinsip-prinsip tata kelola dan pengembangan TIK
sejarah dan konteks yang beragam. Seperti halnya dalam seperti apa yang harus dipenuhi dan menjadi pegangan
dunia kedokteran, perlu dilakukan proses diagnosa yang utuh utama dalam merancang dan merencanakan MP-TIK
dan menyeluruh. Dalam hal ini diagnosa yang dimaksud dimaksud.
terbagi dua, yaitu (i) terkait dengan isu-isu atau
permasalahan yang dihadapi dalam manajemen organisasi +$(%

+ +$+
.$"0
./&0"(01.

sehingga diperlukan TIK dengan kapabilitas tertentu dan (ii)
terkait dengan peluang apa saja yang ingin dimanfaatkan Latar Belakang
manajemen organisasi melalui TIK sehingga kinerjanya Seperti halnya dalam membangun sebuah rumah atau
meningkat. 0.->70
+.;-*<*;4*7
4.+>=>1*7
B*70
=.5*1
-2-.F72<24*7

langkah pertama yang harus dikerjakan adalah merancang
Maksud dan Tujuan target Arsitektur TIK yang perlu dibangun. Dengan adanya
'7=>4
6.7-.F72<24*7
<.,*;*
3.5*<
-.=*25
-*7
6.7B.5>;>1
kerangka arsitektur ini, maka diharapkan ada panduan teknis
mengenai kebutuhan organisasi seperti apa yang ingin dapat jelas yang dapat dipergunakan oleh para pengembang TIK
d i s el es a i k a n d en g a n d i b a n g u n , d i t er a p k a n , d a n dalam membuat sistem teknologi informasi yang terpadu,
-24.6+*704*77B*
&
.70*7
+.;1*<25
6.7-.F72<24*7
terintegrasi, holistik, kokoh, dan handal. Tanpa arsitektur,
secara tepat, maka diharapkan TIK yang direncanakan dapat terjadi hal-hal negartif, seperti: sistem dibangun tambal
untuk dibangun benar-benar sesuai dengan harapan dan sulam, modul aplikasi redundan, kumpulan software yang
ekspektasi. tidak bisa saling dikoneksi, dan lain sebagainya.

Rangkaian Aktivitas Maksud dan Tujuan

1. Melakukan diskusi dengan pemilik dan pimpinan selaku
<987<8;
9.7B><>7*7
#&
>7=>4
6.7-.F72<24*7

kebutuhan TIK dengan cara menanyakan latar belakang
permasalahan atau isu-isu yang dihadapi sehari-hari
maupun target/sasaran yang ingin diraih lainnya;
Untuk mendesain target Arsitektur TIK yang dapat
6.73*@*+
+.;+*0*2
4.+>=>1*7
B*70
=.5*1
-2-.F72<24*7
85.1

s t a k e h o l d e r, s e h i n g g a d a l a m p ro s e s p e r j a l a n a n
pengembangannya dapat dibangun sistem TIK yang kokoh
dan handal.

4 (C) Richardus Eko Indrajit, 2012

 Rangkaian Aktivitas Untuk mengkaji dan menganalisa sistem TIK yang saat ini
1. .7-.F72<24*7
9;27<299;27<29
9.70.6+*70*7
*;<2=.4=>;
dimiliki oleh organisasi. Dengan mengerti sistem dan
sesuai dengan kebutuhan yang telah dipaparkan pada lingkungan yang ada, akan mempermudah dalam
langkah sebelumnya; mengembangkan sistem yang baru karena kelak dapat dilihat
2. Mengembangkan kerangka Arsitektur TIK Level-0 gap yang terjadi antara kebutuhan dan ketersediaan.
007, 15 September 2012

(tingkat diagram paradigma konsep) yang dapat
6.73*@*+
<.5>;>1
F=>;
-*7
4*9*+252=*<
&
B*70

-21*;*94*7
-*7
-27B*=*4*7
-*5*6
-.F72<2
4.+>=>1*7
3. Membuat kerangka Arsitektur TIK level selanjutnya
yang lebih detail (paling tidak Level-1) yang terbagi
menjadi sejumlah komponen arsitektur, yaitu: (i)
Arsitektur Bisnis/Organisasi; (ii) Arsitektur Data dan
Informasi; (iii) Arsitektur Proses dan Aplikasi; dan (iv)
Arsitektur Jaringan dan Infrastruktur;
4. .7.;*704*7
<.,*;*
-.=*25
4*9*+252=*<
F=>;
-*7
9;27<29
prinsip manfaat yang diinginkan dari setiap sub-sistem
atau modul yang digambarkan sebagai komponen dalam
Arsitektur TIK dimaksud;
5. Menyeleksi sub-sistem atau modul-modul apa saja di
dalam Arsitektur TIK yang telah dimiliki dan mana saja
yang belum dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan;
6. Melihat dan melakukan komparasi desain organisasi lain
EKOJI999 Nomor
Disamping itu mengkaji sistem TIK yang ada saat ini
berguna pula untuk mendeteksi isu-isu atau permasalahan
penting yang akan mempengaruhi skenario perancangan
arsitektur dan penerapan TIK di kemudian hari.
Rangkaian Aktivitas
1. Mendaftarkan atau menginventarisasi sistem TIK apa
saja yang saat ini dimiliki dan telah diterapkan oleh
organisasi beserta tujuan dan manfaatnya;
2. Mendeskripsikan atribut dan karakteristik dari sistem
B*70
=.5*1
-2625242
-*5*6
1*5
4*9*+252=*<
F=>;

pengembang, standar, teknologi, vendor, dan lain
sebagainya;
3. Memberikan gambaran mengenai kinerja masing-
masing sistem saat ini beserta kelebihan dan
kekurangannya;
4. Mempelajari hubungan atau relasi antar sistem yang ada

(baca: benchmarking) dan belajar dari referensi prakter denga berpedoman pada diagaram teknis yang dimiliki;
terbaik (baca: best practices); dan 5. .7-.F72<24*7
<.3>65*1
<2<=.6
B*70
9*-*
<**=
272

7. Mempelajari desain Arsitektur TIK yang pernah dibuat sedang berada dalam proses pengembangan beserta
sebelumnya bagi organisasi yang memilikinya. skenario pengembangan dan metodologi
pembangunannya; dan
Kebutuhan Referensi 6. Mengkaji kematangan sistem melalui sejumlah referensi
-
*/=*;
-*7
.F72<2
.+>=>1*7
&
.<*27
;<2=.4=>;
atau manual yang disusun oleh pengembang sistem yang
&
&.;6>=*412;
.<*27
&.472<
#;8F5
&
*9524*<2
dimiliki organisasi.
database, jaringan, infrastruktur, dll.), Hasil Audit Internal/
Eksternal, dan Referensi Arsitektur Organisasi Lain. Kebutuhan Referensi
Daftar Inventaris Sistem Aplikasi, Daftar Inventaris Sistem
Keluaran dan Output Basis Data, Data Inventaris Piranti Keras dan Jaringan,
a) Desain Konseptual Arsitektur TIK Level-0 - yang terdiri Diagram Proses Bisnis dan Alur Informasi, Dokumen
dari komponen-komponen atau obyek-obyek utama dari Manual Teknis dan Referensi Pengguna, Dokumen Teknis
sistem TIK organisasi yang saling terkait satu dengan Pengembangan Sistem, Arsitektur Sistem TIK, Denah atau
lainnya dalam sebuah diagram paradigmatik; Layout Pusat Data atau Sentra Sistem TIK, Hasil Audit TIK
b) Rancangan Arsitektur TIK Level-1 untuk Aspek: (i) oleh Internal maupun Eksternal, dan MP-TIK terdahulu
Bisnis/Organisasi; (ii) Data/Informasi; (iii) Proses/ (jika ada).
Aplikasi; dan (iv) Jaringan/Infrastruktur;
c) #;8F5
$2704*<
-*;2
*<270 *<270
86987.7
*=*>
Keluaran dan Output
Sub-Sistem dalam Arsitektur yang dimaksud, terutama a) Tabel Inventarisasi Sistem yang Dimiliki saat ini beserta
=.;4*2=
-.70*7
F=>;
4*9*+252=*<
4*;*4=.;2<=24
-*7
Fitur, Karakteristik, dan Evaluasi Kinerja-nya;
manfaat yang diharapkan; dan b) Tabel Inventarisasi Sistem yang Dimiliki saat ini beserta
d) Diagram pemetaan komponen atau sub-sistem mana Atribut Pengembangannya;
saja yang telah dimiliki dan yang perlu untuk c) Tabel Inventarisasi Sistem yang Dimiliki saat ini beserta
dikembangkan. Permasalahan dan Isu yang Menyelimutinya; dan
d) Diagram Teknis yang Menggambarkan Komponen dan
+$(%
 
'&+
&+".'

2+$
&*&)&(& Relasi dari Keseluruhan Sistem yang Dimiliki.

Latar Belakang +$(%



+)&/
-

Tidak semua organisasi berangkat dari nol ketika ingin
membangun TIK-nya. Kebanyakan dari mereka telah
memiliki sejumlah sistem dan aplikasi yang telah berjalan
maupun yang telah kadaluwarsa dan perlu untuk
dikembangkan (baca: upgrade). Karena sistem yang ingin
dikembangkan akan dibangun di atas atau melengkapi sistem
yang saat ini telah dimiliki, maka ada baiknya dilakukan
kajian yang menyeluruh terhadap kinerja TIK yang saat ini
telah dimiliki dan berjalan di organisasi.
Maksud dan Tujuan
Latar Belakang
Dalam kenyataannya, pasti terdapat perbedaan antara sistem
TIK yang dibutuhkan organisasi dengan sistem TIK yang
tersedia pada saat ini. Gap antara kebutuhan dan
ketersediaan inilah yang merupakan kunci dari penyusunan
MP-TIK, karena pada dasarnya MP-TIK merupakan
dokumen yang menggambarkan bagaimana caranya
menutup gap yang dimaksud.

5 (C) Richardus Eko Indrajit, 2012

 Maksud dan Tujuan +$(%

"+"+01+
()
.&,.&0/
'7=>4
6.69.;521*=4*7
-*7
6.7-.F72<24*7
<.,*;*
3.5*<
0*9

antara kebutuhan dan ketersediaan akan TIK di organisasi. Latar Belakang
Diharapkan dengan mengetahui gap ini, maka perencanaan Sumber daya dan kemampuan yang dimiliki oleh sebuah
pengembangan dapat lebih fokus dan terarah pada
007, 15 September 2012

organisasi sangatlah terbatas, sehingga untuk

pemenuhan kebutuhan organisasi. mengembangkan TIK yang optimal perlu dilakukan proses
prioritasisasi. Skala prioritas inilah yang akan menentukan
Rangkaian Aktivitas sistem-sistem mana saja yang akan dikembangkan dalam
1. Mensandingkan dalam bentuk tabel antara kebutuhan horison waktu jangka pendek, menengah, dan panjang.
dan ketersediaan sistem TIK terkait;
2. Melakukan komparasi antara kebutuhan dan Maksud dan Tujuan
ketersediaan, dalam hal keberadaan sistem, kinerja Untuk menentukan dari sekian banyak inisiatif untuk
<2<=.6
F=>;
-*7
4*9*+252=*<
-*7
1*51*5
=.;4*2=
5*277B* menutupi gap antara kebutuhan dan ketersediaan yang ada,
3. Mengkategorisasikan hasil komparasi tersebut ke dalam mana saja yang harus dikerjakan terlebih dahulu. Proses
sejumlah kelompok analisa, yaitu: menentukan skala prioritas ini ditentukan secara bersama-
C daftar sistem yang dibutuhkan dan belum dimiliki sama oleh pemilik/pimpinan organisasi dengan para wakil
sama sekali oleh organisasi; dari pengguna (baca: user groups) dan divisi TIK terkait.
C daftar sistem yang dibutuhkan dimana organisasi telah
memilikinya namun perlu dikembangkan karena Rangkaian Aktivitas
+*7B*4
F=>;F=>;
B*70
+.5>6
-2625242
1. Mempelajari Tabel Gap Analisa #1 dan menentukan
C daftar sistem yang dibutuhkan dimana organisasi telah skala prioritas dengan cara menentukan sistem TIK
6.6252427B*
-.70*7
F=>;F=>;
B*70
5.704*9
7*6>7
mana saja yang harus segera dikembangkan dan
EKOJI999 Nomor

kapabilitas dan kinerjanya dinilai rendah; dan diterapkan (inisiatif pengembangan jangka pendek),
C -*/=*;
<2<=.6
B*70
=2-*4
=.;6*<>4
-*5*6
-.F72<2
mana saja yang dapat menunggu 2-3 tahun untuk
kebutuhan utama, namun dimiliki oleh organisasi menyusul dibangun dan diimplementasikan (inisiatif
karena sejumlah pertimbangan atau telah dianggap pengembangan jangka menengah), dan mana saja yang
cukup baik penerapannya; dapat dibangun serta dikembangkan di kemudian hari
4. Membuat tabel perbandingan antara ketiga kelompok di (inisiatif pengembangan jangka panjang) - untuk
atas beserta tingkat kompleksitas pengembangan sistem menentukan hal tersebut diperlukan sejumlah
untuk menutupi gap yang ada - beserta sejumlah saran pertimbangan seperti: tingkat kepentingan, alokasi dana
skenario atau pendekatan pengembagannya; dan atau biaya pengembangan, ketersediaan sumber daya,
5. Menggambarkan perbedaan tersebut dalam bentuk dan lain-lain;
diagram yang terpadu dan terintegrasi dengan kode- 2. Melakukan hal yang sama terhadap Tabel Gap Analisa
kode skema serta warna yang dapat membantu #2 dan Tabel Gap Analisa #3;
mengilustrasikan gap yang terjadi. 3. M e m b u a t s e b u a h t a b e l b a r u y a n g b e r i s i
pengelompokkan inisiatif-inisiatif yang ada berdasarkan
Kebutuhan Referensi program jangka pendek, jangka menengah, dan jangka
- Daftar Inventaris Kebutuhan Sistem, Daftar Inventaris panjang; dan
Ketersediaan Sistem, Dokumen Teknis Arsitektur TIK, dan 4. Khusus untuk Tabel Inisiatif Jangka Pendek, terhadap
Metodologi Pengembangan Sistem. masing-masing inisiatif diberi keterangan mengenai
-.=*25
27/8;6*<2
B*70
=.;4*2=
-.70*77B*
<.9.;=2
-.F72<2

Keluaran dan Output 6*7/**=
F=>;
4*9*+252=*<
-*7
5*27
<.+*0*27B*
a) Tabel Gap Analisa #1 - yang menyandingkan sistem
TIK yang dibutuhkan dan belum terpenuhi saat ini Kebutuhan Referensi
beserta usulan pendekatan pengembangannya; - Tabel Gap Analisa #1, Tabel Gap Analisa #2, Tabel Gap
b) Tabel Gap Analisa #2 - yang menyandingkan sistem Analisa #3, Daftar Kebutuhan TIK, Prinsip-Prinsip
TIK yang dibutuhkan dengan yang telah tersedia saat ini Pengembangan TIK Organisasi, RIP, Anggaran Biaya
7*6>7
F=>;7B*
+.5>6
5.704*9
+.<.;=*
><>5*7
Pengembangan TIK, dan Notulen Rapat Penentuan
pengembangannya; Prioritas.
c) Tabel Gap Analisa #3 - yang menyandingkan sistem
TIK yang dibutuhkan dengan yang telah tersedia saat ini Keluaran dan Output
namun kapabilitas dan kinerjanya masih jauh dari a) Tabel Inisiatif Jangka Pendek beserta penjelasan detail
harapan beserta usulan pengembangannya; dan mengenai karakteristik dari masing-masing inisiatif;
d) Tabel Gap Analisa #4 - yang menyandingkan sistem b) Tabel Inisiatif Jangka Menengah dan Tabel Inisiatif
TIK yang saat ini dimiliki namun tidak terdapat dalam Jangka Panjang beserta penjelasan ringkas mengenai
daftar kebutuhan karena sudah dianggap cukup baik inisiatif dimaksud; dan
b e s e r t a re l a s i nya d e n g a n s i s t e m ya n g a k a n c) Keterangan mengenai tata kala waktu untuk durasi
dikembangkan. pengembangan jangka pendek, jangka menengah, dan
jangka panjang - atau mungkin pembagian durasi waktu
lainnya sesuai dengan kebutuhan.

6 (C) Richardus Eko Indrajit, 2012

 +$(%

+'"*"+
.,2"(

,!*-

Latar Belakang
Agar keseluruhan inisiatif yang ada dapat diterapkan secara +$(%
 
"*"+01(+
,('
*-)"*"+0/&
sungguh-sungguh, maka perlu ada langkah-langkah formal
007, 15 September 2012

yang dilakukan. Langkah yang dimaksud adalah Latar Belakang

memformulasikan inisiatif-inisiatif tersebut ke dalam bentuk Pada akhirnya, MP-TIK baru akan berguna jika benar-benar
format proyek TIK yang baku dikenal dalam standar. diterapkan. Oleh karena itulah setelah selesai ditentukan
proyek-proyek TIK yang akan dikembangkan, perlu dibentuk
Maksud dan Tujuan “task force” atau kelompok kerja yang bertanggung jawab
Untuk mentransformasikan inisiatif-inisiatif yang ada ke penuh terhadap pelaksanaan MP-TIK dimaksud.
dalam bentuk manajemen proyek sehingga dapat
direncanakan pelaksanaan dan implementasinya sesuai Maksud dan Tujuan
dengan prinsip-prinsip implementasi proyek yang berlaku. Untuk menentukan individu-individu dan kelompok kerja
Agar pengembangan dan pelaksanaan proyek-proyek TIK yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan MP-TIK di
yang dimaksud dapat berjalan secara teratur dan lapangan. Biasanya tim yang dimaksud dibagi menjadi dua,
berkesinambungan, maka perlu pula dikembangkan sebuah yaitu yang berada dalam kelompok SC (Steering Committee)
peta jalan atau roadmap pengembangan TIK organisasi. yang tugasnya mengawasi pelaksanaan proyek dan OC
(Organising Committee) yang tugasnya melaksanakan MP-
Rangkaian Aktivitas TIK secara sungguh-sungguh.
1. Mengelompokkan inisiatif-inisiatif jangka pendek yang
memiliki keterhubungan erat menjadi sejumlah proyek- Rangkaian Aktivitas
EKOJI999 Nomor

proyek TIK; 1. Mengangkat sejumlah stakeholder kunci yang

2. Mendeskripsikan setiap proyek yang ada ke dengan cara merupakan wakil dari pemilik, pimpinan, dan sponsor
dijelaskan secara ringkas hal-hal yang terkait dengan: (i) sebagai anggota Steering Committee;
Ruang Lingkup; (ii) Fitur dan Kapabilitas; (iii) Tata Kala 2. Memilih anggota Organising Committee yang terdiri
Waktu Pelaksanaan; (iv) Perkiraan Biaya; (v) Model dari praktisi TIK internal (dari Divisi TIK), perwakilan
Pengembangan; dan (vi) Penanggung Jawab; pengguna, dan perwakilan manajemen;
3. Membuat dan merepresentasikan Portofolio Manajemen 3. Menentukan misi, peranan, tugas, dan tanggung jawab
Proyek dengan menggunakan Diagram Gantt Chart; dari masing-masing individu dalam “task force” SC dan
4. Melakukan hal yang sama terhadap inisiatif-inisiatif OC yang dibentuk ini beserta KPI-nya (baca: Key
jangka menengah dan jangka panjang, namun dengan Performance Indicators);
tingkat detail yang berbeda (tidak perlu serinci jangka 4. Membuat surat keputusan pengangkatan Tim SC dan
pendek); OC secara resmi;
5. Mengurutkan keseluruhan proyek yang telah 5. Mempersiapkan model “reward and punishment”
-2-.F72<24*7
+.;-*<*;4*7
=*=*
4*5*
*=*>
18;2<87
@*4=>
kepada Tim TIK yang telah dibentuk ini; dan
jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang; 6. Mensosialisasikan keberadaan Tim TIK ini kepada
6. Mentransformasikan portofolio proyek TIK berdasarkan seluruh stakeholder terkait.
tata kala waktu tersebut ke dalam bentuk peta jalan atau
roadmap yang mudah dimengerti oleh beragam Kebutuhan Referensi
stakeholder; dan a) Struktur Organisasi, Peraturan SDM Organisasi, SOP
7. Menyandingkan peta jalan tersebut dengan strategi atau Proses, dan Kebijakan Divisi TIK.
roadmap organisasi yang telah dikembangkan atau b) Keluaran dan Output
disusun sebelumnya sebagai bentuk jaminan adanya c) Struktur Organisasi Tim Implementasi TIK yang terdiri
keselarasan pengembangan sistem. dari SC dan OC;
d) Susunan Ketua dan Anggota SC dan OC;
Kebutuhan Referensi e) Tugas dan Tanggung Jawab Masing-Masing Fungsi
- Tabel Inisiatif Jangka Pendek, Tabel Inisiatif Jangka dalam Tim Implementasi TIK;
Menengah, Tabel Inisiatif Jangka Panjang, RIP, Struktur f) Key Performance Indicators, Sasaran, dan Target dari
Organisasi, dan Alokasi Anggaran Pengembangan TIK. Tim Implementasi TIK;
g) Surat Keputusan Pengangkatan SC dan OC dalam Tim
Keluaran dan Output Implementasi TIK; dan
a) Pengelompokkan Inisiatif ke dalam Portofolio Proyek; h) Surat Perjanjian Kerja Masing-Masing Individu dalam
b) Gantt Chart Portofolio Proyek TIK Jangka Pendek, Tim Implementasi TIK.
Jangka Menengah, dan Jangka Panjang;
c) .<4;29<2
.=*25
#;8F5
#;8B.4
&
*704*
#.7-.4
-*7
+$(%

"+"+01+
,!")
0
"),)
.<4;29<2
'6>6
#;8F5
#;8B.4
&
*704*
.7.70*1

dan Jangka Panjang; dan Latar Belakang
d) Peta Jalan atau Road Map Pengembangan TIK di Pada dasarnya implementasi TIK bukanlah merupakan
Organisasi. program yang berdiri sendiri, namun melibatkan berbagai
pihak terkait. Oleh karena itulah maka Tim Implementasi
TIK yang telah dibentuk memerlukan aturan main yang

7 (C) Richardus Eko Indrajit, 2012

 Maksud dan Tujuan 2. Mengembangkan beragam “marketing tools” mengenai
Untuk menyusun model tata kelola yang akan dipatuhi oleh konten MP-TIK untuk berbagai target audiens yang
Tim Impelementasi TIK maupun segenap civitas akademika +.;+.-*
<.9.;=2
98<=.;
+>4>
<*4>
GB.;
-*7
5*275*27
organisasi sehingga proses perencanaan, pembangunan, 3. Mengadakan sejumlah workshop khusus yang dipimpin
007, 15 September 2012

penerapan, dan pengembangan TIK berjalan dengan baik oleh Tim Implementasi TIK terhadap berbagai pihak
dan efektif. yang menjadi mitra pengembangan terkait;
4. Memberikan apresiasi dan penghargaan bagi individu
Rangkaian Aktivitas yang berperan dan memiliki kontribusi khusus dalam
1. Menentukan prinsip-prinsip tata kelola pengembangan mendukung sosialisasi, edukasi, dan implementasi MP-
TIK yang akan diterapkan dalam lingkungan organisasi; TIK; dan
2. Menyusun buku panduan dan SOP yang terkait dengan 5. Mengajukan model insentif yang efektif kepada pihak
tata kelola pengembangan TIK di organisasi yang akan manajemen dan pimpinan organisasi untuk kiranya
menjadi pegangan bagi Tim Impelementasi TIK dan dapat diterapkan dan diberlakukan.
pihak-pihak terkait lainnya;
3. Memberlakukan peraturan yang terkait dengan tata Kebutuhan Referensi
kelola pengembangan TIK organisasi yang dinyatakan - Struktur Organisasi, SOP Proses, Prinsip Tata Kelola TIK,
dalam sejumlah dokumen tersebut; Surat Keputusan dan Kebijakan Tata Kelola TIK, dan
4. Membuat sejumlah peraturan bagi fungsi organisasi lain Kebijakan Divisi TIK.
yang terkait untuk mendukung proses pengembangan
TIK; dan Keluaran dan Output
5. Mensosialisasikan model tata kelola dimaksud ke seluruh a) Jadwal Penyelenggaraan Seminar, Lokakarya, dan
civitas akademika. Workshop terkait dengan MP-TIK; dan
EKOJI999 Nomor

b) Poster, Buku Saku, Flyer, Dokumen Panduan, dan media

Kebutuhan Referensi publikasi lain yang berhubungan dengan MP-TIK.
- Struktur Organisasi, Peraturan SDM Organisasi, SOP
Proses, Prinsip Tata Kelola TIK, Surat Keputusan dan "+101-
Kebijakan Tata Kelola TIK, dan Kebijakan Divisi TIK. Dengan dijalankannya ke-sepuluh langkah-langkah
metodologis di atas, maka diharapkan organisasi dapat
Keluaran dan Output menyusun MP-TIK dengan baik. Pada akhirnya, dokumen
a) Panduan Tata Kelola Pengembangan TIK Organisasi; MP-TIK baru akan memberikan nilai tambah yang
dan <2072F4*7
324*
<.6>*
9;27<299;27<29
-*7
;.7,*7*
B*70

b) Tugas dan Tanggung Jawab Masing-Masing Fungsi disampaikan di dalamnya dapat terlaksana dengan baik.
Organisasi terkait dengan Pengembangan TIK di Perlu dicatat, bahwa sebagaimana layaknya sebuah
Organisasi. “perencanaan” yang mengandung sejumlah asumsi dan
unsur mengira-ngira (prediktif), maka perlu dilakukan proses
+$(%

,/&)&//&
"-".!1)&+ periodik untuk melihat apakah MP-TIK terkait perlu
mengalami revisi atau tidak - baik yang sifatnya minor
Latar Belakang maupun mayor. Dengan selalu disesuaikannya MP-TIK
Secara prinsip keberadaan MP-TIK harus dipahami oleh dengan dinamika organisasi, maka cita-cita memiliki TIK
seluruh stakeholder organisasi, karena tanpa keterlibatan dan yang relevan dan berdaya-guna nischaya akan diperoleh oleh
dukungan penuh dari mereka, pengembangan dan organisasi bersangkutan.
implementasi TIK akan menemui sejumlah hambatan. Oleh
karena itulah maka sosialisasi sangat diperlukan untuk Satu hal lagi yang perlu diperhatikan adalah pentingnya
meningkatkan keperdulian seluruh stakeholder dan civitas dilakukan revisi terhadap MP-TIK organisasi paling tidak
akademika mengenai pentingnya mendukung perencaaan setahun sekali (revisi minor) atau tiga tahun sekali (revisi
dan pengembangan TIK yang dinyatakan dalam MP-TIK mayor). Sebuah studi lembaga penelitian mengatakan bahwa
ini. kebanyakan MP-TIK memiliki tingkat keakuratan 75%
untuk program jangka pendeknya, 50% untuk program
Maksud dan Tujuan jangka menengahnya, dan 25% untuk program jangka
Untuk menyusun model tata kelola yang akan dipatuhi oleh panjangnya. Artinya adalah agar MP-TIK senantiasa relevan
Tim Impelementasi TIK maupun segenap civitas akademika dengan dinamika dan tingkat pertumbuhan organisasi, maka
organisasi sehingga proses perencanaan, pembangunan, harus ada usaha berkala untuk memutakhirkannya dari
penerapan, dan pengembangan TIK berjalan dengan baik masaa ke masa - agar tingkat relevansi atau keakuratannya
dan efektif. terhadap kebutuhan organisasi senantiasa dijaga. Untuk
menjaga aspek ketelusuran dokumen, maka disarankan
Rangkaian Aktivitas menggunakan pendekatan “nomor versi” sehingga dapat
1. Menyelenggarakan seminar dan/atau lokakarya internal diketahui perubahan dari MP-TIK yang pada hakekatnya
dimana pemilik dan/atau pimpinan organisasi merupakan sebuah dokumen hidup yang dimiliki organisasi
membeberkan pentingnya TIK dan keberadaan MP- moderen. (REI)
TIK dalam lingkungan organisasi;

8 (C) Richardus Eko Indrajit, 2012