KESEHATAN DAERAH MILITER IX/UDAYANA

RUMAH SAKIT TK. II UDAYANA

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT TK.II UDAYANA

RUMAH SAKIT TINGKAT II UDAYANA

JL.PB. Sudirman No.1 Denpasar
Telp : (0361) 228061, 228068
Fax : (0361) 246356
 KESEHATAN DAERAH MILITER IX/UDAYANA
RUMAH SAKIT Tk.II UDAYANA DENPASAR
JL.PB.Sudirman No. 1 Denpasar Telp ( 0361 ) 228061 – 228068
Fax ( 0361 ) 246356
Email rumahsakitudayana@yahoo.com

SURAT KEPUTUSAN
KEPALA RUMAH SAKIT Tk.II UDAYANA DENPASAR
NOMOR : 070/KEP/YANMED/RSAD/VII/2018

TENTANG
KEBIJAKAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT Tk.II UDAYANA
DENPASAR

KEPALA RUMAH SAKIT Tk.II UDAYANA DENPASAR

Menimbang :
a. Bahwa dalam Upaya melaksanakan optImalisasi fungsi pelayanan rumah
sakit, maka diperlukan Kebijakan Pengorganisasian Rekam Medis yang
bermutu tinggi ;
b. Bahwa dalam rangka meningkatkan profesionalisme pegawai unit Rekam
Medis perlu Kebijakan Pengorganisasian Rekam Medis ;
c. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam butir (a)
dan (b), perlu ditetapkan dengan Keputusan Kepala Rumah Sakit Tk.II
Udayana Denpasar.

Mengingat :
1. Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktek Kedokteran.

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang

Kesehatan.

3. Undang-Undang nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit.

4. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1045/MENKES/PER/XI/2006 tentang

Pedoman Organisasi Rumah Sakit di Lingkungan Departemen Kesehatan.

5. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 436 Tahun 1993 tentang Standar

Pelayanan Rumah Sakit dan Standar Pelayanan Medis.

6. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

269/MENKES/PER/2008 tentang Rekam Medis.

7. Keputusan Dirjen Yanmed Nomor HK. 00.05. 1.400744 Tahun 1996 tentang
Penggunaan ICD 10.
8. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 290 /MENKES/
PER/ III/ 2008 tentang Persetujuan Tindakan Kedokteran
 9. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
129/MENKES/SK/II/2008 tentang Standart Pelayanan Minimal Rumah Sakit.

10. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor No.749A/Menkes/Per/XII/1989 tentang

rekam medis yang merupakan landasan hukum bagi semua tenaga medis
dan para medis.

11. SK Dir Jen Yan Medik Nomor 78/Yan.Med.RS.Um.Dik./YMU/I/1991 tentang

Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis / Medical Record di
rumah sakit.

12. Peraturan Pemerintah Nomor 10 tahun 1966 tentang Wajib Simpan Rahasia
Kedokteran.

13. SK. MenKes RI.No.034/BIRHUP/1972 ada kejelasan bagi rumah sakit

mengenai kewajiban rumah sakit untuk menyelenggarakan rekam medis.

14. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan

Perundang-undangan.

15. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 147/MENKES/PER/I/2010 tentang

Perizinan Rumah Sakit.

16. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 340/MENKES/PER/III/2010 tentang

Klasifikasi Rumah Sakit

17. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 983/SK/XI/1992 tentang Pedoman

Organisasi Rumah Sakit

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA RUMAH SAKIT Tk.II UDAYANA DENPASAR TENTANG

KEBIJAKAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS RUMAH SAKIT Tk.II
UDAYANA DENPASAR

Pertama : Kebijakan Pengorganisasian Rekam Medis pada Rumah Sakit Tk.II Udayana
Denpasar sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini.

Kedua : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya, dan apabila di kemudian
hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan ini akan diadakan
perbaikan sebagaimana mestinya
 Lampiran : Surat Keputusan Karumkit Tk.II Udayana
KESEHATAN DAERAH MILITER IX/UDAYANA Nomor : 070/KEP/YANMED/RSAD/VII/2018
RUMAH SAKIT TK.II UDAYANA Tanggal : 2 Juli 2018

STRUKTUR ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT TK.II UDAYANA

Kepala Rumah Sakit Tk.II Udayana

Kasi Pelayanan Medis

Kepala Urusan Rekam Medis

Kepala Urusan Kepala Urusan

Kepala Urusan Filing dan Assembling, Kepala Urusan
Pendaftaran Distribusi Rekam Koding dan Pelaporan Rekam
Pasien Medis Indeksing Medis

Staf Pelaksana Staf Pelaksana Staf Pelaksana Staf Pelaksana

 BAB I
PENDAHULUAN

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti kemajuan ilmu

kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah sakit di Indonesia sudah
melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum dilaksanakan dengan baik atau belum
mengikuti penataan sistem informasi yang benar.
Dengan adanya Peraturan Pemerintah Nomor 10 tahun 1966 tentang Wajib Simpan Rahasia
Kedokteran, maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyimpan rahasia
kedokteran termasuk berkas rekam medis. Kemudian pada tahun 1972 melalui SK. MenKes
RI.Nomor 034/BIRHUP/1972 ada kejelasan bagi rumah sakit mengenai kewajiban rumah sakit
untuk menyelenggarakan rekam medis.
Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat agar institusi
pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan rekam medis dengan
sebaik-baiknya. Demikian juga dengan diberlakukannya Permenkes Nomor
749A/Menkes/Per/XII/1989 tentang rekam medis yang merupakan landasan hukum bagi semua
tenaga medis dan para medis dan SK Dir Jen Yan Medik Nomor
78/Yan.Med.RS.Um.Dik./YMU/I/1991 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam
Medis / Medical Record di rumah sakit.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam penyelenggaraan
sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting dalam proses pelaksanaan fungsi-
fungsi manajemen.
Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka harus dilengkapi
dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam medis tentang tata cara
penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh tenaga
kesehatan baik medis, para medis maupun non medis yang bertugas di Rumah Sakit Tk.II
Udayana.
 BAB II
GAMBARAN UMUM

II. Sejarah Rumah Sakit Tk.II Udayana

Sejarah Rumah Sakitt Tk.II Udayana dimulai tahun 1950 dengan nama Dinas Kesehatan
Tentara. Berdirinya Rumah Sakit Tk.II Udayana dimulai dengan bangunan yang berada dilokasi
jalan Melati Denpasar yang sekarang menjadi Rumah Dinas Kesehatan IX/Udayana dan kantor
Koramil Kota Denpasar. Dalam perjalanannya, Rumah Sakit Tk.II Udayana mengalami
perkembangan yang begitu pesat baik dilihat dari fisik bangunan, fasilitas dan pelayanan
kesehatan serta sumberdaya manusia yang ada. Dengan bangunan yang dimiliki berupa Poliklinik
Umum, Bangsal Laki-laki dan Wanita. Bangunan di jalan Thamrin Denpasar berupa Bangsal
Bersalin dan Bangsal Anak. Mulai tahun 1964 sampai dengan saat ini pelayanan kesehatan yang
berada di jalan Melati dan jalan Thamrin dipindahkan ke jalan P.B Sudirman No.1 Denpasar
dengan bangunannya yang terdiri dari :
1. Gedung utama lantai satu tempat pelayanan poliklinik rawat jalan
2. Ruangan operator dan informasi
3. Rekam medis
4. Instalasi farmasi umum & instalasi farmasi dinas
5. Kasir rawat jalan & kasir rawat inap
6. IGD
7. Ruang operasi
8. Ruang rawat inap HCU/ruangan terapi intensif, Inap VIP Kartika, Inap Ratna, Inap Sandat,
Inap Anggrek, Inap Dahlia, Inap Bersalin, Ruang NICU
9. Radiologi
10. Laboratorium
11. Gedung PPBP AD
12. Rumah Duka
Sedangkan lantai dua merupakan perkantoran meliputi ruangan kerja Kepala Rumah Sakit, jajaran
dari pembantu, pelayanan dan pelaksana Rumah Sakit Tk.II Udayana. Rumah Sakit Tk.II Udayana
juga melayani pasien BPJS Dinas, BPJS Umum dan Pasien Umum.

Sejarah singkat Rumah Sakit Tk.II Udayana :

1. Tahun 1950 – 1957 dari Palang Merah KNIL menjadi Dinas Kesehatan Tentara (DKT)
2. Tahun 1958 – 1963 dari DKT menjadi Jawatan Kesehatan Teritorial Tujuh.
3. Tahun 1964 – 1976 dari Jawatan Kesehatan Teritorial Tujuh menjadi Rumah Sakit Tentara
(RST)
4. Tahun 1977 – 1985 dari RST menjadi Rumah Sakit Kodam IX/Udayana.
5. Tahun 1985 – 2012 dari Rumah Sakit Kodam IX/Udayana menjadi Rumah Sakit Tk.III
Denpasar.
6. Tahun 2012 sampai dengan sekarang perubahan menjadi Rumah Sakit Tk.II Udayana.

BAB III
VISI, MISI, MOTTO, FALSAFAH, JANJI DAN TUJUAN RUMAH SAKIT

Dilihat dari perkembangan yang begitu pesat dan sumber daya manusia yang memadai Rumah
Sakit Tk.II Udayana memiliki visi, misi, falsafah, nilai dan tujuan rumah sakit sebagai berikut :
1. Visi
"Menjadi Rumah Sakit Kebanggaan Prajurit, PNS, dan Keluarganya serta Masyarakat
Umum di Wilayah Bali."
2. Misi
 Memberikan pelayanan kesehatan secara profesional dan bermutu dengan
mengutamakan keselamatan dan kepuasan pasien.
 Meningkatkan sarana dan prasarana untuk mendukung mutu pelayanan kesehatan dan
kenyamanan pasien.
 Meningkatkan kualitas SDM kesehatan maupun non kesehatan melalui pendidikan dan
pelatihan untuk mencapai good clinical govermance dan good coporate govermance.
3. Motto
 Mengutamakan tindakan pelayanan kesehatan dengan mengacu pada protap-protap
pelayanan dengan konsep patient safety dan pelayanan prima dengan sentuhan 3 S :
senyum, sopan, simpati dan 3 A : attitude, action attention.
 Mari berkunjung dan berobat ke Rumah Sakit Udayana Denpasar yang melaksanakan
pelayanan prima bagi anda.
4. Falsafah
Visi tanpa aksi, hanya mimpi
Aksi tanpa visi, buang waktu
Visi dengan aksi, bangun perubahan
5. Janji
 Memberikan pelayanan kesehatan secara profesional kepada semua lapisan
masyarakat yang berobat ke Rumah Sakit Tk.II Udayana Denpasar
 Memberikan pelayanan kesehatan secara cepat, tepat, nyaman, aman dan terjangkau
sesuai dengan standar pelayanan Rumah Sakit dan etika profesi
 Pemberian pelayanan kesehatan Rumah Sakit Tk.II Udayana Denpasar berdasarkan
Standar Pelayanan Minimal dan berpedoman pada Sistem Manajemen Mutu
  Memberikan pelayanan kesehatan terbaik, bermutu bagi masyarakat dengan selalu
mengevaluasi dan menindaklanjuti komplain/kritik/saran sehingga pelayanan kesehatan
Rumah Sakit Tk.II Udayana tetap memuaskan
6. Tujuan
 Budaya organisasi yang kondusif dan sense of service
 Mewujudkan pelayanan kesehatan prima berbasis kepuasan pelanggan
 Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang terintegrasi sesuai standar, menuju
persaingan di tingkat nasional
 Mengintegrasikan pelayanan dan pendidikan untuk meningkatkan mutu pelayanan
dengan mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi kedokteran.

BAB IV
TATA HUBUNGAN KERJA
1. Sistem Penugasan
Penugasan Unit Rekam Medis di Rumah Sakit Tk.II Udayana menggunakan sistem
koordinasi. Yakni pelaksanaan tugas berdasarkan job dish masing-masing. Setiap anggota
harus mengenal pasien dengan baik, berkomunikasi efektif yang baik pada pasien, anggota
Rekam Medis dan tenaga medis lainnya.
2. Mutasi dan Rotasi
 Mutasi dan rotasi dilakukan agar tenaga rekam medis tidak jenuh hanya bertugas pada
satu ruangan saja. Namun disesuaikan dengan keahlian masing-masing.
 Mutasi dan rotasi rekam medis dilakukan 2 tahun sekali.
 Mutasi dan rotasi kepala ruangan dilakukan 3 tahun sekali, dengan syarat hanya 2
periode menjadi kepala ruangan yang sama.
3. Supervisi Rekam Medis
 Supervisi Rekam Medis diambil dari anggota rekam medis diruangan yang dianggap
mampu/senior.
 Penunjukan supervisi dilakukan oleh Kepala Urusan Rekam Medis
 Dalam melaksanakan tugasnya, supervisi rekam medis membuat laporan kepada
kepala rekam medis
 Bila ada hal-hal yang bersifat darurat dan sangat politis supervisi melaporkan kepada
Kepala Urusan Rekam Medis.
 BAB V
URAIAN TUGAS UNIT REKAM MEDIS

Uraian Pekerjaan Kepala Urusan Rekam Medis

1. Nama Jabatan : Kepala Urusan Rekam Medis

2. Kedudukan dalam Organisasi :
Bertanggungjawab kepada Kepala Seksi RM, SIM & Humas Rumah Sakit Tk.II Udayana
Denpasar
3. Ikhtisar Jabatan :
Merencanakan, menyusun, mengkoordinir, mengawasi, mengevaluasi dan
mengembangkan prosedur kerja dan seluruh aspek kegiatan pelayanan rekam medis yang
meliputi pendaftaran pasien, pengolahan berkas rekam medis dan penyimpanan serta
pemanfaatan dokumen rekam medis rumah sakit baik untuk kepentingan hukum, pendidikan
dan penelitian.
4. Tugas dan Wewenang :
a. Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan dan mengevaluasi kebutuhan
sumber daya yang dipergunakan (tenaga, form/blangko rekam medis, peralatan dan
perlengkapan).
b. Mengumpulkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang terkait dengan bidang
tugasnya sebagai dasar pelaksanaan tugas.
c. Membuat dan mengevaluasi program kerja, pedoman, Standar Prosedur Operasional
(SPO), juknis kegiatan pelayanan rekam medis yang meliputi pendaftaran pasien,
pencatatan, pengelolaan data medis, penyimpanan dan pengambilan data medis.
d. Melaksanakan pembagian tugas-tugas baik yang bersifat reguler maupun tugas-tugas
tertentu dari atasan, membuat jadwal tugas jaga dan mengatur pemberian
ijin/cuti kepada bawahan agar kegiatan pelayanan rekam medis dapat berlangsung dengan
baik selama 24 jam.
e. Memberikan petunjuk, bimbingan, dan membangun kerjasama yang baik kepada
seluruh staf instalasi rekam medis dalam melaksanakan tugas, sehingga dapat memiliki
semangat kerja dan keterampilan kerja yang tinggi serta mencapai kinerja terbaik.
f. Mengawasi pelaksanaan prosedur pemanfaatan dokumen rekam medis untuk
kepentingan pelayanan klinis, administrasi, hukum, finansial, penelitian, pendidikan, dan
dokumentasi.
g. Mengawasi pelaksanaan prosedur untuk menjaga ketersediaan dan keselamatan
dokumen rekam medis serta menjaga kerahasiaan isi rekam medis setiap pasien.
 h. Mengkoordinasikan pembuatan laporan, memeriksa, menganalisis, dan menyajikan
laporan-laporan statistik rekam medis, sebagai informasi dan bahan bagi pengambilan
keputusan manajemen.
i. Melaksanakan pendayagunaan teknologi informasi (digitalisasi data) untuk
pengumpulan, pengolahan, analisis, penyajian dan penyimpanan data rekam medis secara
akurat dan valid.
j. Merencanakan pengembangan kapasitas dan fungsi instalasi rekam medis agar
mampu menjadi instalasi rekam medis yang paripurna, yaitu mampu menjalankan fungsi
pelayanan rekam medis secara prima serta mampu menjadi wahana pendidikan dan
penelitian khususnya di bidang rekam medis.
k. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja yang lain di lingkungan Rumah Sakit Tk.II
Udayana Denpasar dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi pelaksanaan kegiatan yang
berhubungan dengan unit rekam medis.
l. Mengevaluasi dan menilai kinerja bawahan agar sesuai dengan program kerja serta
sebagai bahan pengembangan karir.
m. Menginventarisasi permasalahan yang dihadapi instalasi rekam medis serta mencari
alternatif pemecahannya.
n. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya sesuai dengan perintah atasan.
o. Membuat laporan hasil kegiatan kepada atasan sebagai bahan informasi dan
pertanggungjawaban.
5. Hubungan Kedinasan:
a. Intern Rumah Sakit Tk.II Udayana Denpasar
1) Komite Medis
2) Komite Keperawatan
3) Bagian Keuangan
4) Bagian Kepegawaian
5) Bagian Gudang
6) Seluruh unit/satuan tugas yang terkait lainnya di Rumah Sakit Tk.II Udayana.
b. Ekstern Rumah Sakit Tk.II Udayana Denpasar
1) Dinas Kesehatan Kabupaten
2) Dinas Kesehatan Provinsi
3) Departemen Kesehatan RI
4) Lembaga/Instansi kesehatan lain di luar Rumah Sakit Tk.II Udayana
5) Lembaga pendidikan di luar Rumah Sakit Tk.II Udayana
 6) Organisasi Profesi diBidang Rekam Medis/Informasi Kesehatan di luar Rumah Sakit
Tk.II Udayana
7) Lembaga Peradilan (Kepolisian, Kejaksaan/Pengadilan, dsb)
8) Lembaga Asuransi.
6. Pendidikan : minimal D-III di Bidang Rekam Medis Pengalaman kerja : minimal 5 tahun
di Bidang Rekam Medis

Uraian Pekerjaan
Kepala Urusan Pelaporan Rekam Medis

1. Nama Jabatan : Koordinator Administrasi & Korespondensi RM

2. Kedudukan dalam Organisasi :
Bertanggungjawab kepada Kepala Instalasi Rekam Medis
3. Ikhtisar Jabatan :
Mengkoordinir dan melaksanakan tugas-tugas Unit Administrasi dan Korespondensi Rekam
Medis yang meliputi kegiatan-kegiatan yang bersifat administratif rekam medis dan kegiatan
penerimaan, penyiapan, dan penyerahan/pengiriman Visum et Repertum (VER), Resume
Medis, dan Surat Keterangan Medis (SKM) lainnya.
4. Tugas dan Wewenang :
a. Mengkoordinir, membagi tugas dan melaksanakan tugas-tugas urusan administrasi dan
korespondensi rekam medis agar dapt terlaksana dengan baik.
b. Menerima surat permintaan pembuatan Visum et Repertum (VER) dari pihak kepolisian
untuk kepentingan penegakan hukum.
c. Menerima surat permintaan untuk pembuatan resume medis atau permintaan untuk
mengisi kelengkapan form klaim asuransi, yang diajukan untuk kepentingan asuransi
maupun kepentingan lain dari pasien yang bersangkutan.
d. Memandu pasien/keluarga pasien yang mengajukan surat permintaan pembuatan
resume medis, untuk mengisi dan melengkapi persyaratan yang diperlukan, agar tidak
terjadi tuntutan hukum terhadap rumah sakit terkait dengan kewajiban untuk menjaga
kerahasiaan pasien/isi rekam medis pasien.
e. Mencari dan mengambil berkas rekam medis pasien yang meminta dibuatkan VER atau
resume medis, bila persyaratannya sudah terpenuhi.
f. Menghubungi dokter yang memeriksa/merawat pasien tersebut dan menyerahkan
berkas rekam medis pasien agar dokter yang bersangkutan dapat membuat konsep resume
medis, sesuai dengan format dan ketentuan yang diperlukan.
 g. Mengetik konsep VER dan atau konsep resume medis yang telah disusun oleh
dokteryang menangani pasien (DPJP), sesuai dengan format yang telah
ditentukan dan kemudian meminta tanda tangan dokter pemeriksa, tanda tangan pimpinan
rumah sakit, nomor dan cap rumah sakit.
1. Menyerahkan hasil resmi VER dan atau resume medis yang telah lengkap kepada orang
yang berhak sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Mengumpulkan, merekapitulasi dan membuat laporan mengenai data pembuatan VER,
resume medis dan Surat Keterangan Medis (SKM) lainnya (termasuk Surat Keterangan Sakit,
Surat Keterangan Sehat, Surat Kematian, Surat Keterangan Lahir, dan lain-lain).
3. Melayani permintaan peminjaman dan pengambilan berkas rekam medis untuk keperluan
audit medis, pendidikan dan penelitian sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
4. Melaksanakan tugas-tugas administrasi yang berkaitan dengan instalasi rekam medis,
seperti pengamprahan ATK, blangko-blangko dan lain-lain.
5. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya sesuai dengan perintah atasan.
6. Melaporkan permasalahan dan hasil kegiatan dalam bidang tugasnya sebagai bentuk
pertanggung jawaban.
5. Hubungan Kedinasan:
a. Intern Rumah Sakit Tk.II Udayana : Seluruh unit pelayanan terkait.
b. Ekstern Rumah Sakit Tk.II UUdayana : Instansi yang terkait.
6. Pendidikan : minimal D-III di Bidang Rekam Medis & Infokes Pengalaman kerja : minimal
5 tahun di bidang manajemen RM

Uraian Pekerjaan
Kepala Urusan Pendaftaran Pasien

1. Nama Jabatan :Kepala Urusan Pendaftaran Pasien

2. Kedudukan dalam Organisasi :
Bertanggungjawab kepada Kepala Instalasi Rekam Medis
3. Ikhtisar Jabatan :
Mengkoordinir pelaksanaan tugas melayani pendaftaran pasien, menyiapkan berkas rekam
medis untuk pasien rawat jalan dan rawat inap sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yang
dilaksanakan dalam 3 shift jaga (shift pagi, sore dan malam) sehingga pelayanan dapat
berlangsung 24 jam.
4. Tugas dan Wewenang :
a. Membagi tugas dan mengkoordinir pelaksanaan tugas kepada anggota unit, agar
tugas- tugas Unit Pendaftaran Pasien dapat berlangsung dengan baik sesuai dengan
pedoman dan SPO yang telah ditetapkan.
b. Melaksanakan tugas jaga sesuai jadwal jaga yang telah ditentukan, dengan menaati
pola operan tugas jaga secara disiplin agar tidak terjadi kekosongan dalam pelayanan
registrasi pasien.
c. Menerima pendaftaran pasien dan melakukan wawancara singkat kepada
pasien/keluarganya yang akan berobat untuk mengumpulkan data-data sosial pasien dan
keterangan lain yang diperlukan.
d. Melakukan registrasi/entry data kunjungan pasien Rawat Jalan (IGD dan Poliklinik)
yang membayar sendiri (Pasien Umum), baik sebagai pasien baru ataupun pasien lama, ke
dalam sistem komputer Rumah Sakit Tk.II Udayana.
e. Melakukan registrasi/entry data pasien rawat jalan (IGD dan Poliklinik) yang
menggunakan asuransi/jaminan kesehatan (BPJS) baik sebagai pasien baru dan pasien
lama, dengan terlebih dahulu memeriksa kelengkapan persyaratan jaminan kesehatan yang
digunakannya, ke dalam sistem komputer Rumah Sakit Tk.II Udayana Denpasar.
f. Membuatkan Kartu Identitas Berobat (KIB) dan memberikan nomor MR (Medical
Record) baru, kepada pasien yang baru pertama kali berobat di Rumah Sakit Tk.II Udayana
Denpasar (”Pasien Baru”).
g. Memeriksa nomor MR pasien yang sudah pernah berobat di Rumah Sakit Tk.II
Udayana (”Pasien Lama”), tapi lupa membawa Kartu Identitas Berobatnya, pada database
kunjungan pasien yang telah tersimpan di SIM-RS agar tidak terjadi pemberian nomor MR
ganda.

h. Menyiapkan berkas rekam medis secara cepat, akurat, tertib dan rapi untuk pasien
rawat jalan (IGD dan Poliklinik) yang berstatus pasien baru, pada kegiatan pelayanan di jam
kerja pagi hari (shift pagi).
i. Menyiapkan/mengambilkan berkas rekam medis secara cepat, akurat, rapi dan tertib
untuk pasien IGD, yang berstatus pasien baru maupun pasien lama, pada kegiatan
pelayanan sore dan malam (shift sore dan shift malam) serta di hari libur.
j. Melakukan registrasi pasien yang memerlukan rawat inap berdasarkan atas surat
permintaan opname dari dokter jaga.
k. Melakukan koordinasi dengan petugas ruang rawat inap untuk mengetahui informasi
mengenai ketersediaan kamar/bed (jumlah bed kosong, jumlah bed terisi, mutasi pasien).
l. Menyiapkan berkas rekam medis dan gelang identifikasi sesuai dengan jenis kelamin
untuk pasien yang akan rawat inap.
 m. Memandu pasien rawat inap/keluarganya untuk mengisi formulir persetujuan rawat inap
dan formulir-formulir lainnya yang diperlukan untuk melengkapi berkas rekam medis.
n. Memberikan informasi secara baik dan benar mengenai tata tertib, fasilitas dan
prosedur rawat inap di Rumah Sakit Tk.II Udayana, kepada pasien/keluarga pasien yang
akan rawat inap, dan juga kepada pengunjung yang memerlukan.
o. Melakukan registrasi permintaan Visum et Repertum (VER) dan Surat Keterangan
Medis (SKM), kemudian menyampaikannya ke staf VER & SKM untuk pembuatannya.
p. Membantu tugas unit/bidang lainnya demi kelancaran pelayanan rekam medis dan
melaksanakan tugas kedinasan lainnya sesuai dengan perintah atasan.
q. Melaporkan permasalahan dan hasil kegiatan dalam bidang tugasnya sebagai bentuk
pertanggungjawaban.
5. Hubungan Kedinasan:
a. Intern Rumah Sakit Tk.II Udayana : Seluruh unit/ruang perawatan
b. Ekstern Rumah Sakit Tk.II Udayana : Instansi yang terkait
6. Pendidikan : minimal D-III di Bidang Rekam Medis & Infokes Pengalaman kerja : minimal
5 tahun di bidang manajemen RM

Uraian Pekerjaan
Kepala Urusan Filling dan Distribusi Rekam Medis

1. Nama Jabatan : Kepala Urusan Filling dan Distribusi Rekam Medis

2. Ikhtisar Jabatan :
Mengkoordinir pelaksanaan tugas pencarian, pengambilan, pendistribusian, dan penyimpanan
kembali berkas rekam medis. Selain itu juga melaksanakan kegiatan retensi dan pemusnahan
berkas rekam medis sesuai ketentuan yang berlaku.
3. Tugas dan Wewenang :
a. Membagi tugas dan mengkoordinir pelaksanaan tugas kepada anggota unit, agar
tugas- tugas Unit Filling dan Distribusi Rekam Medis dapat berlangsung dengan baik sesuai
dengan pedoman dan SPO yang telah ditetapkan.
b. Melaksanakan kegiatan sesuai pembagian tugas yang telah diberikan secara disiplin
dan bertanggungjawab, sehingga kegiatan penyimpanan (filling) dan pendistribusian berkas
rekam medis pasien dapat terlaksana dengan baik.
c. Menerima dan mencatat permintaan pengambilan berkas rekam medis pasien yang
berobat di Rumah Sakit Tk.II Udayana, baik sebagai pasien rawat jalan maupun rawat inap.
d. Mencari dan mengambilkan berkas rekam medis dari rak penyimpanan (filling
cabinet/roll o’pack) sesuai dengan nomor MRnya secara cepat, akurat, tertib, dan rapi untuk
 pasien lama yang berobat ke IGD, Poliklinik dan yang memerlukan rawat inap, pada
kegiatan pelayanan pagi hari (shift pagi) di hari kerja.
e. Mengantar/mendistribusikan dokumen rekam medis yang telah lengkap/sudah melalui
proses assembling, koding dan indeksing.
f. Menerima kembali berkas rekam medis yang telah lengkap/sudah melalui proses
assembling, koding dan indeksing.
g. Melakukan penataan, penjajaran dan penyimpanan kembali dokumen rekam medis ke
dalam rak penyimpanan (filling cabinet/roll o’pack) berdasarkan urutan nomor MR secara
benar dan rapi, sesuai dengan pedoman penjajaran yang telah ditentukan.
h. Menjaga kebersihan dan kerapihan rak penyimpanan (filling cabinet/roll o’pack) serta
lingkungan sekitarnya.
i. Melaksanakan dan menaati prosedur menjaga keamanan dan keselamatan berkas
rekam medis pasien, sehingga semua berkas rekam medis terlindung dari kehilangan dan
kerusakan (kotor, tercorat-coret, terbakar, dll).
j. Melakukan prosedur penyusutan (retensi) berkas-berkas rekam medis inaktif dengan
efisien sesuai ketentuan dan peraturan yang berlaku.

k. Melakukan prosedur pemusnahan berkas-berkas rekam medis dengan efektif dan

efisien sesuai peraturan dan perundangan yang berlaku.
l. Membantu tugas unit/bidang lainnya demi kelancaran pelayanan rekam medis dan
melaksanakan tugas kedinasan lainnya sesuai dengan perintah atasan.
m. Melaporkan permasalahan dan hasil kegiatan dalam bidang tugasnya sebagai bentuk
pertanggungjawaban.
4. Hubungan Kedinasan:
a. Intern Rumah Sakit Tk.II Udayana : Seluruh unit/ruang perawatan
b. Ekstern Rumah Sakit Tk.II Udayana : Instansi yang terkait
5. Pendidikan : minimal D-III di Bidang Rekam Medis & Infokes Pengalaman kerja : minimal
5 tahun di bidang manajemen RM

Uraian Pekerjaan
Kepala Urusan Assembling, Koding, dan Indeksing

1. Nama Jabatan : Kepala Urusan Assembling, Koding dan Indeksing

2. Ikhtisar Jabatan :
Mengkoordinir pelaksanaan tugas unit assembling, koding dan indeksing yang meliputi
pemeriksaan kelengkapan pengisian berkas rekam medis, menyusun/merakit urutan lembar
berkas rekam medis, memberi kode diagnosis dan tindakan medis serta melakukan
pengindeksan untuk keperluan tabulasi data.
3. Tugas dan Wewenang :
a. Memberi tugas dan mengkoordinir pelaksanaan tugas kepada anggota unit, agar tugas-
tugas di Unit Assembling, Koding dan Indeksing rekam medis dapat berlangsung dengan
baik sesuai dengan pedoman dan SPO yang telah ditetapkan.
b. Menerima dan mencatat berkas-berkas rekam medis yang dikembalikan dari IGD,
Rawat Jalan dan rawat Inap, setelah pasien selesai mendapat pelayanan/pulang.
c. Melakukan pemeriksaan kelengkapan pengisian berkas rekam medis serta
mengembalikan berkas rekam medis yang belum lengkap untuk dilengkapi oleh petugas
kesehatan yang bertanggungjawab terhadap pengisian berkas tersebut.
d. Mencatat, merekapitulasi/mentabulasi dan menganalisis data mengenai
ketidaklengkapan berkas rekam medis (analisis kuantitatif), untuk mengukur mutu
pelayanan rekam medis (SPM RM).
e. Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan petugas di unit pelayanan lainnya untuk
kelancaran tugas Tim Analisis RM.
f. Membantu merakit/menyusun urutan berkas rekam medis yang belum tersusun
berurutan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
g. Memberikan kode (koding) terhadap semua diagnosis penyakit dan tindakan yang telah
ditulis dokter berdasarkan kode morbiditas ICD-X dan ICD 9-CM.
h. Melakukan rekapitulasi/tabulasi berdasarkan kode ICD-X untuk mendapatkan data
tentang urutan jumlah penyakit terbanyak, sebagai bahan laporan RS.
i. Memberikan Indeks (Indeksing) terhadap dokter dan jenis tindakan yang dilakukan,
sesuai dengan ketentuan yang berlaku
j. Melakukan rekapitulasi/tabulasi berdasarkan indeks, untuk mendapatkan data tentang
urutan jumlah tindakan terbanyak, sebagai bahan laporan RS.
k. Menyerahkan berkas rekam medis yang telah lengkap dan dapat dianalisis untuk
disimpan ke dalam rak penyimpanan oleh petugas filling rekam medis.
l. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya sesuai dengan perintah atasan.

m. Melaporkan permasalahan dan hasil kegiatan dalam bidang tugasnya sebagai bentuk
pertanggungjawaban.
4. Hubungan Kedinasan:
a. Intern Rumah Sakit Tk.II Udayana : Seluruh unit/ruang perawatan
b. Ekstern Rumah Sakit Tk.II Udayana : Instansi yang terkait
5. Pendidikan : minimal D-III di Bidang Rekam Medis & Infokes Pengalaman kerja : minimal
5 tahun di bidang manajemen RM

Uraian Pekerjaan Kepala Urusan Pelaporan

1. Nama Jabatan : Kepala Urusan Pelaporan

2. Ikhtisar Jabatan :
Mengkoordinir pelaksanaan tugas unit pelaporan rekam medis yang meliputi pengumpulan,
pengolahan, menganalisis data serta membuat dan menyajikan laporan rekam medis baik
untuk kepentingan internal maupun eksternal secara berkala.
3. Tugas dan Wewenang :
a. Membagi tugas dan mengkoordinir pelaksanaan tugas kepada anggota unit, agar
tugas- tugas unit pelporan rekam medis dapat berlangsung dengan baik sesuai dengan
pedoman dan SPO yang telah ditetapkan.
b. Mengumpulkan data-data kegiatan pelayanan klinik dari poliklinik, IGD, Ruang Rawat
Inap maupun dari petugas koding dan indeksing secara berkala.
c. Mengumpulkan data-data kegiatan pelayanan non-klinik yang diperlukan secara
berkala.
d. Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan unit pelayanan lain terkait pengumpulan
data.
e. Merekapitulasi dan melakukan input terhadap semua data yang telah terkumpul, ke
dalam komputer sesuai format (digitalisasi data).
f. Membuat laporan mengenai morbiditas dan mortalitas (angka kesakitan dan kematian
beserta penyebabnya).
g. Membuat laporan mengenai kunjungan dan pelayanan pasien dengan jaminan , BPJS
dan lainnya.
h. Membuat laporan dan analisis sederhana mengenai kegiatan klinik/kinerja RS (BOR,
LOS, TOI, dll) yang dapat digunakan sebagai informasi dan atau dasar pengambilan
keputusan manajerial.
i. Membuat dan mengirimkan laporan kegiatan pelayanan rumah sakit kepada instansi
lain (Dinas Kesehatan Kabupaten/Provinsi atau Kementerian Kesehatan) sesuai dengan
jadwal dan format yang telah ditentukan (misalnya laporan wabah, kematian ibu dan anak,
dll).
j. Melakukan back-up data secara berkala untuk menjaga keamanan data-data yang telah
diinput ke dalam komputer.
 k. Melakukan cross check dan sinkronisasi data-data rekam medis secara manual dengan
yang tercatat secara system SIM-RS.
l. Membantu tugas unit/bidang lainnya demi kelancaran pelayanan rekam medis dan
melaksanakan tugas kedinasan lainnya sesuai dengan perintah atasan.
m. Melaporkan permasalahan dan hasil kegiatan dalam bidang tugasnya sebagai bentuk
pertanggungjawaban.
4. Hubungan Kedinasan:
a. Intern Rumah sakit Tk.II Udayana : Seluruh unit/ruang perawatan
b. Ekstern Rumah Sakit Tk.II Udayana : Instansi yang terkait
5. Pendidikan : minimal D-III di Bidang Rekam Medis & Infokes Pengalaman kerja : minimal
5 tahun di bidang manajemen RM.

BAB VI
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

1. Berdasarkan pedoman pengelolaan rekam medis revisi I 1997, maka standar jumlah tenaga
perekam medis (D3 Rekam Medis) untuk RS tipe C adalah sebanyak 4 orang.
2. Sesuai dengan standart akreditasi, maka semua tenaga rekam medis harus memiliki
sertifikat pelatihan Rekam Medis (sekurang-kurangnya 30 jam) atau 60% lebih dari total
tenaga rekam medis telah memiliki sertifikat pelatihan rekam medis.
3. Berdasarkan perhitungan beban kerja dengan mempertimbangkan :
 Ruang lingkup pekerjaan
Pelayanan, meliputi : Pendaftaran, Admisi
Administrasi Rekam Medis : Assembling, Coding, Indexing, Filing, Analising dan
Reporting.
 Beban kerja
Pendaftaran
Jumlah pasien perhari (RJ & RI) : 65 pasien
Waktu pendaftaran (respon time) : 10 menit
Kurun waktu : 365

Rumus yang digunakan :

Jumlah pasien harian (RJ&RI) X waktu pendaftaran (respon time) :
Kurun waktu (365 hari)
 65 X10 = 650 = 1.8 = 2 orang / Shif pagi
365 365

REKAM MEDIS (SISTEM)

 Jumlah berkas pasien masuk (RI & RJ ) thn 2014 : 65 berkas

 Proses pengerjaan berkas (sampai Filing) : 1/2 jam (0.5)

 Kurun waktu : 365 hari

 Jam kerja / hari : 7 jam

 Hari kerja efektif : 290 hari

Rumus yang digunakan ;

Jumlah berkas pasien (RI & RJ ) X Proses pengertiaan berkas X kurun waktu
Hari kerja efektif x Jam kerja/hari
= 65 X 0.5 X 365 = 11.863 = 5 orang petugas pendaftaran
290 7 2030

4. Kualifikasi Sumber Daya Manusia di Unit Rekam Medis

No. Nama Pendidikan Masa Keterangan Jabatan

Kerja
1 Kadek Pedi D3 Kaur Rekam
Arjani Kebidanan Medis
2 Made Umi SPK
Staf
Indiani
3 I Wayan Teko S1 Staf
Mardawa,A.Md Fisioterapi
Kep,S.Ft
4 Putu Yatnowati SPKG Staf

5 Ni Made Nurjani SLTA Staf

6 Supriyati Staf
7 Suparti SLTA Staf
8 I Wayan Candra SLTA Staf
9 Ni Made DIII Ilmu Staf
Suardiyanthi, Komunikasi
A.Md.Kom
10 Made Sulantari SLTA Staf
11 Aprilia Ayu DIII Rekam Koding Rawat
Setyawati, A.Md Medis Jalan
RMIK
12 I Wayan Agus SLTA Staf
Wirawan
13 Ni Wayan SLTA Staf
Yudiani
14 Ni Made Dwi SLTA Staf
Anjani
15 Putu Novia DII Staf
Verdiana Manajemen
Rumah
Sakit
16 Ns.AA. Ayu Diah S1 Perawat Staf
Purnami, S.Kep
17 Khoyin Irma DIII Staf
Diana, A.Md.Keb Kebidanan
18 Ni Putu Reni S1 Rekam Koding rawat
Mahyuni S.MIK Medis inap

Kualifikasi Sumber Daya Manusia di Admission

No. Nama Pendidikan Masa Keterangan Jabatan

Kerja
1 Ni Ketut Sri Artini Penanggung
Jawab
Admission
2 Marina
Staf
Marpaung
3 Kadek Mia Staf
Widiasari
4 Ima Suhesti Staf

5 Deti Rudin Staf

Nurhaeni

6 Komang Suriani Staf

7 Desak Putu Ayu Staf
Puspita
8 Dewi Staf
9 Ketut Adi Staf
5. Pengaturan Waktu dan Jam Dinas
 Personil Rekam medis yang berhalangan hadir dikelompokkan menjadi 3 keterangan :
Sakit, Ijin (ada keperluan) dan Tidak masuk tanpa keterangan.
 Bila pelaksana rekam medis tidak hadir dinas, maka wajib menginformasikan kepada
Kepala Urusan Rekam Medis.
 Pengaturan dinas di unit rekam medis pasien rawat jalan yakni :
Pagi pukul 06.30 WITA – 15.00 WITA
Untuk 2 orang yang melanjutkan dinas sore hingga 16.00 WITA
 Pengaturan dinas di unit admission (IGD dan rawat inap) yakni :
Pagi pukul 07.00 WITA – 14.00 WITA
Sore pukul 14.00 WITA – 20.00 WITA
Malam pukul 20.00 WITA – 07.00 WITA (keesokan harinya).

BAB VII
KEGIATAN ORIENTASI

1. Setiap staf baru baik yang baru lulus maupun pindahan dari kesatuan lain (TNI,PNS,TKS)
dan juga mahasiswa yang berkualifikasi di rekam medis wajib mengikuti kegiatan orientasi
rumah sakit khususnya di Unit Rekam Medis
2. Kegiatan orientasi secara klinis diatur oleh bagian Urusan Personalia dan Kepala Urusan
Rekam Medis.
3. Materi khusus rekam medis diberikan oleh staf rekam medis yang berkompeten
berdasarkan etika profesi.

BAB VIII
PERTEMUAN / RAPAT

1. Rapat koordinasi intern antara Kepala Urusan Rekam Medis dengan staf setiap sebulan
sekali pada minggu pertama.
2. Rapat koordinasi antara Komite Medik, Kepala Urusan Rekam Medis, Staf Manajemen
dilakukan setiap sebulan sekali pada minggu kedua.
3. Pertemuan Insidentil dilakukan bila ada hal-hal yang mendesak dan membutuhkan
penanganan khusus dan tidak bisa dittunda.
 4. Hasil rapat koordinasi didokumentasikan dalam bentuk UMAN (undangan, materi, absensi
dan notulen).
BAB IX
EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN

1. Setiap hari melakukan kegiatan pencatatan setiap kejadian di rekam medis sesuai dengan
jadwal yang telah ditentukan dan dibuat laporan harian.
2. Setiap bulan atau tiga bulan sekali melakukan analisa dan evaluasi yang di laporkan ke Ka
Instalwatnap.
3. Setiap akhir tahun melakukan analisa dan evaluasi secara menyeluruh untuk di tindak
lanjuti sebagai proses pembuatan program di tahun berikutnya’.

BAB X
PENUTUP
Demikian Pedoman Pengorganisasian Rekam Medis disusun sebagai acuan dalam
pembuatan program kerja dan kegiatan setiap pelayanan di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Tk.II
Udayana. Pedoman Pengorganisasian Rekam Medis Rumah Sakit Tk.II Udayana Denpasar,
merupakan petunjuk pelaksanaan organisasi di rekam medis yang dibuat sendiri oleh rumah sakit
yang mengacu kepada buku pedoman Departemen Kesehatan dan ditetapkan oleh pimpinan
rumah sakit. Evaluasi terhadap Pedoman ini dilakukan karena adanya pengembangan terhadap
sistem baru sehingga petunjuk teknis perlu revisi dimana jangka waktu revisi dilakukan minimal tiga
tahun sekali atau bisa sewaktu-waktu direvisi.