APLIKASI PERKANTORAN

BERBASIS IT

Agung Kuswantoro, S. Pd. M.Pd

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Alloh SWT, Tuhan semesta alam. Alloh Yang Maya Pemurah
dan Penyayang, yang telah memberikan kenikmatan waktu dan ilmu-Nya, sehingga saya
dapat menulis modul ini.
Sholawat dan salam, saya haturkan kepada Nabi Muhammad SAW, seorang anak
yatim yang sukses. Sebagai inspirator penulis untuk berbuat baik kepada sesama.
Modul yang saya tulis berlatar belakang, yaitu belum adanya buku mengenai
aplikasi perkantoran yang berbasis IT dalam perkuliahan. Buku ini merupakan kumpulan
dari hasil penelitian yang dilakukan oleh saya dan mahasiswa mengenai pekerjaan
administrasi perkantoran untuk dibuatkan aplikasi berbasis IT.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada mahasiswa Pendidikan Administrasi
Perkantoran angkatan 2013 yang telah sharing ilmu terkait dengan pokok materi, ucapan
terima kasih juga disampaikan kepada jurusan pendidikan ekonomi, tempat kami mengabdi
dalam memberikan ilmu kepada mahasiswa.
Penulis menyadari masih ada kekurangan dalam modul tersebut, sehingga
mengharapkan kepada pembaca untuk memberikan masukan melalui SMS (08179599354)
atau email (agungbinmadik@gmail.com) untuk kesempurnaan modul ini.

Penulis,
Semarang, 24 Januari 2019

Agung Kuswantoro, S. Pd, M. Pd

ii
 DAFTAR ISI
Halaman Judul ...................................................................................................................... i
Kata Pengantar ...................................................................................................................... ii
Daftar Isi............................................................................................................................... iii
Daftar Tabel.......................................................................................................................... v
Daftar Gambar ...................................................................................................................... vi
Daftar Bagan ....................................................................................................................... vii

BUTUH MAHASISWA KREATIF DAN CERDAS DALAM APLIKASI

PERKANTORAN BERBASIS IT ................................................................................... 1

SEPUTAR IT .................................................................................................................... 3

ANALISIS KLASIFIKASI DAFTAR BUKU PERPUSTAKAAN PUSAT

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG ........................................................................ 4

LAPORAN IDENTIFIKASI PEMINJAMAN BUKU DI UPT

PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG ........................................................................ 10
A. Format Peminjaman Buku ........................................................................................... 10
B. Pemberian Stampel ...................................................................................................... 12
C. Pengecekan Peminjaman Buku ..................................................................................... 12

PENGEMBALIAN APLIKASI PERPUSTAKAAN ..................................................... 14

INVENTARISASI DI BEM FE UNNES ......................................................................... 23

TUGAS APLIKASI PERKANTORAN BERBASIS IT LAPORAN IDENTIFIKASI

PEMINJAMAN BUKU DI LABORATORIUM PENDIDIKAN EKONOMI ........... 34
A. Latar Belakang .............................................................................................................. 34
B. Rumusan Masalah ......................................................................................................... 39
C. Tujuan ............................................................................................................................. 39
D. Manfaat ........................................................................................................................... 39
E. Hasil Identifikasi ............................................................................................................. 39

BUKU KLAPER (DATA-DATA SISWA) POS PAUD NUSA INDAH DESA

BULAKPACING KEC. DUKUHWARU KAB. TEGAL BERBASIS
ELEKTRONIK DENGAN MENGGUNAKAN APLIKASI MICROSOFT
OFFICE ACCESS 2010 ................................................................................................... 43
A. Latar Belakang .............................................................................................................. 43
B. Rumusan Masalah........................................................................................................... 47
C. Tujuan ............................................................................................................................. 47
D. Manfaat ........................................................................................................................... 47
E. Hasil Identifikasi ............................................................................................................. 48

APLIKASI PERKANTORAN BERBASIS IT “E-CV KELUARGA

UKM USeCC” ...................................................................................................................51
A. Latar Belakang .............................................................................................................. 51

iii
B. Rumusan Identifikasi Kebutuhan.................................................................................... 55
C. Tujuan Identifikasi Kebutuhan ....................................................................................... 55
D. Manfaat Dari Identifikasi Kebutuhan ............................................................................. 55
E. Hasil Identifikasi Sementara........................................................................................... 55

APLIKASI SEDERHANA DATABASE PENDUDUK RT/RW 02/01 DESA BEJI

KECAMATAN TULIS KABUPATEN BATANG ........................................................ 60
A. Latar Belakang Identifikasi Kebutuhan ...................................................................... 60
B.. Rumusan Identifikasi Kebutuhan.................................................................................. 60
C.. Tujuan Identifikasi Kebutuhan....................................................................................... 60
D. Manfaat Aplikasi Database Penduduk RT 02 .............................................................. 60
E. . Rencana Rancangan Aplikasi Database Penduduk RT 02 ........................................... 64
F. . Hasil Identifikasi Kebutuhan ....................................................................................... 66

IDENTIFIKASI PENYIMPANAN DATA PEGAWAI

UPT PUSKESMAS BANGSRI II ................................................................................... 68
A. Latar Belakang .............................................................................................................. 68
B. Rumusan Masalah ......................................................................................................... 71
C. Tujuan Identifikasi ........................................................................................................ 71
D. Manfaat ......................................................................................................................... 71
E. Identifikasi .................................................................................................................... 72
F. Sistem Penerapan Aplikasi ........................................................................................... 75
G. Perancangan .................................................................................................................... 75

LATIHAN MEMBUAT APLIKASI SURAT UNNES ................................................... 78

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................................... 84

iv
 DAFTAR TABEL

Tabel 1. Tampilan klasifikasi inventaris .......................................................................... 27

Tabel 2. Kode Klasifikasi ................................................................................................ 36
Tabel 3. Data Peminjaman Buku Perpustakaan................................................................. 40
Tabel 4. Kolom Peminjaman ........................................................................................... 42
Tabel 5. Desain Tabel Data Penduduk ............................................................................ 63
Tabel 6. Biodata Pegawai ................................................................................................ 76
Tabel 7. Jabatan Pegawai................................................................................................... 77
Tabel 8. Cuti Pegawai........................................................................................................ 77
Tabel 9. Mutasi Pegawai ................................................................................................... 77

v
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Data Peminjaman ......................................................................................... 10

Gambar 2. Form Buku ................................................................................................... 11
Gambar 3. Peminjaman ................................................................................................. 11
Gambar 4. Pemberian Stempel ...................................................................................... 12
Gambar 5. Login dengan NIM dan password ................................................................ 13
Gambar 6. Tampilan daftar peminjaman ....................................................................... 13
Gambar 7. Pengembalian ............................................................................................... 14
Gambar 8. Peminjaman ................................................................................................. 15
Gambar 9. Peminjaman.................................................................................................... 16
Gambar 10. Laporan Sirkulasi ....................................................................................... 17
Gambar 11. Pengembalian ............................................................................................. 18
Gambar 12. Pengisian form ........................................................................................... 20
Gambar 13. Login Pengolah .......................................................................................... 29
Gambar 14. Login pengguna (User) .............................................................................. 29
Gambar 15. Main Menu Admin ..................................................................................... 30
Gambar 16. Sub Menu dari Main menu ........................................................................ 31
Gambar 17. Rancangan Design View ............................................................................ 41
Gambar 18. Format Buku Klaper PAUD Nusa Indah Desa Bulakpacing ....................... 45
Gambar 19. Desain Awal Pembuatan Buku Klaper Berbasis Elektronik dengan
Program Microsoft Office Access ............................................................ 50
Gambar 20. Tampilan awal Microsoft InfoPath .............................................................. 53
Gambar 21. Tampilan awal Microsoft Acces ................................................................. 53
Gambar 22. File Name ................................................................................................... 54
Gambar 23. Table .......................................................................................................... 54
Gambar 24. Berkas yang akan dibuat sistem ................................................................. 56
Gambar 25. Berkas yang akan dibuat sistem ................................................................. 56
Gambar 26. ERD (Hubungan antar data) ...................................................................... 73

vi
 DAFTAR BAGAN

Bagan 1. Pengelolaan Arsip berbasis TIK ....................................................................... 3

Bagan 2. Rancangan Aplikasi Database Penduduk RT 02 ............................................... 64
Bagan 3. Sistematika Model Penerapan Software .......................................................... 75
Bagan 4. Alur Surat Masuk ............................................................................................... 82

vii
 BUTUH MAHASISWA KREATIF DAN CERDAS DALAM
APLIKASI PERKANTORAN BERBASIS IT

Selasa (3/3/2015) menjadi pengalaman pertama saya untuk mengajar mata kuliah
Aplikasi Perkantoran Berbasis IT. Matakuliah tersebut merupakan matakuliah
baru pada kurikulum 2012 jurusan pendidikan ekonomi prodi administrasi
perkantoran Unnes.
Di hari pertama, saya akan memaparkan tentang kontrak kuliah, silabi, dan
Satuan Acara Perkuliahan (SAP). Yang perlu saya sampaikan kepada mahasiswa
adalah kompetensi yang harus dilakukan oleh mahasiswa, yaitu membuat aplikasi
perkantoran berbasis komputer.
Berbekal pada pengalaman saya dalam membuat aplikasi elektronik arsip (e
arsip), saya berusaha untuk memotivasi mereka untuk membuat aplikasi yang ada
di unsur administrasi atau aplikasi perkantoran. Oleh karenanya, mata kuliah ini
memiliki ikatan yang kuat antara dua bidang, yaitu komputer dan administrasi,
atau komputer dan perkantoran.
Saya mengajak kepada mereka untuk mengidentifikasi, mengumpulkan
data, mengolah data, membuat dan memodifikasi serta merivisi form aplikasi
perkantoran berbasis IT. Sehingga, output dari mata kuliah ini adalah membuat
aplikasi perkantoran berbasis IT susuai dengan kebutuhan organisasi.
Menurut saya, memang susah untuk mempraktekkan output tersebut. Tetapi,
saya berkeyakinan, bahwa, jika kita mau berusaha, maka akan ada jalan untuk
menuju jalan tersebut. Oleh karenanya, proses yang harus diutamakan dalam
mata kuliah ini, bukan nilai. Mengapa demikian? Karena dari pertemuan awal
hingga akhir, tidak ada kompetensi yang bersifat menghafal.
Sifat matakuliah tersebut adalah menemukan dan mempraktekkan hasil
temuannya. Mid dari mata kuliah ini berupa identifikasi dan membuat rancangan
dasar dari aplikasi perkantoran berbasis IT. Dan, ujiannya adalah produk dari
aplikasi perkantoran berbasis IT yang telah dikembangkan saat mid semester.
Terlihat jelas, bahwa mata kuliah ini membutuhkan kreativitas dari
mahasiswa. Mahasiswa diperlukan “cerdas” dalam melihat kondisi lingkungan

1
sekitar. Misal, di dekat rumahnya ada kantor. Di kantor tersebut, pegawai
keuangannya dalam membuat laporan keuangan, masih manual dengan
menuliskan di buku keuangan.
Keaadan di atas, harus ditangkap oleh mahasiswa yang mengambil mata
kuliah ini, yaitu untuk membuat aplikasi perkantoran keuangan sederhana secara
komputerisasi. Jika mahasiswa tersebut, mampu membuatnya, maka dikatakan
mahasiswa tersebut “cerdas” dalam menangkap situasi lingkungan.
Contoh lain, di kelurahan setempat, saat ada pelayanan dari masyarakat,
petugas mencatatnya secara manual dengan buku yang sudah usang. Keadaan
tersebut, harus ditangkap oleh mahasiswa “cerdas” untuk membuat aplikasi
perkantoran dalam pelayanan, berupa program excel atau access untuk membuat
tabel mengenai jenis-jenis pelayanan yang dibutuhkan oleh petugas kelurahan
tersebut.
Itulah, yang saya harapkan dalam mata kuliah ini, yaitu kreativitas dan
cerdas dalam melihat peluang lingkungan sekitar untuk dibuat aplikasi
perkantoran berbasis IT. Marilah, kita belajar bersama untuk membuat sebuah
aplikasi perkantoran berbasis IT, di mana produk tersebut memberikan
kemanfaatan kepada masyarakat. Semoga mata kuliah ini memberikan keberkahan
untuk kita dan masyarakat. Amin

2
SEPUTAR IT

Perkembangan teknologi informasi bermula dari mainframe, personal computer

(PC), client/server (LAN), dan internet. Komputer dipakai, karena memiliki
kecepatan, ketepatan, daya tampung datanya besar, dan andal (terutama untuk
proses yang berulang-ulang).
Penggunaan komputer untuk pengelolaan data, pengolahan kata,
komunikasi, proses kontrol, dan pengembangan TIK. Pengaruh teknologi
informasi dan komunikasi terhadap kearsipan berdampak pada pengelolaan arsip
berbasis TIK, manajemen arsip dan teknologi informasi yang diintegrasikan akan
menghasilkan otomasi kearsipan (pengelolaan arsip elektronik) sebagaimana
bagan berikut:

Bagan 1. Pengelolan Arsip berbasis TIK

Sumber: Sobandi (2013)

Demikian juga, dalam mata kuliah administrasi perkantoran berbasis IT.

Ada dua kajian yaitu administrasi dan IT (baca computer) dan pekerjaan kantoran
dan IT. Administrasi dalam hal ini adalah unsur-unsurnya, yaitu manajemen,
organisasi, komunikasi, perbekalan, keuangan, kepegawaian, tata usaha dan
humas. Sedangkan pekerjaan kantor, meliputi menghitung, mencatat,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan (Liang Gie, 2000:54).

3
 ANALISIS KLASIFIKASI DAFTAR BUKU
PERPUSTAKAAN PUSAT
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

Perpustakaan pusat Universitas Negeri Semarang merupakan perpustakaan

yang menyediakan beragam buku dari semua fakultas di Universitas Negeri
Semarang serta buku fiksi dengan jumlah yang cukup banyak. Sehingga
diperlukan sistem penomoran yang sesuai demi memudahkan dalam sistem
klasifikasi di perpustakaan tersebut. Tidak hanya memudahkan dalam sistem
klasifikasi, namun mempermudah pula dalam hal pengadaan buku. Karena ketika
klasifikasi telah ditentukan, maka dengan mudah akan mengetahui buku apa saja
yang kiranya masih belum ada sehingga diadakan pengadaan buku. Dalam
pengadaan buku di Perpusatakaan pusat UNNES membutuhkan waktu kurang
lebih 1 tahun. Hal ini karena, membutuhkan proses yang lama dari pemesanan,
pengiriman, dan pengecekan sampai buku di simpan dalam rak sesuai dengan
pengelompokan nomor.
Kegiatan klasifikasi dan pengadaan buku dilakukan untuk memenuhi
persediaan buku yang disediakan di bagian reguler serta buku di rak tandon
(berfungsi sebagai tempat cadangan yang ketersediaanya terbatas di rak bagian
depan) kegiatan klasifikasi memerlukan sistem klasifikasi di perpustakaan Unnes
membutuhkan tingkat kecermatan tinggi,sehingga dalam kegiatan operasionalnya
membutuhkan tenaga kerja yang terampil dan menguasai kompetensi
pustakawan/lulusan yang menguasai ilmu perpustakaan.
Sesuai dengan ilmu perpustakaan yang hampir mirip dengan ilmu
kearsipan yang memerlukan adanya penerapan salah satu sistem yang perlu
diterapkan guna mempermudah kegiatan peminjaman dan pengembalian buku.
Dalam hal ini perpustakaan Pusat Unnes menggunakan sistem penyimpanan DDC
(Dewey Decimal Clasification) seratus divisi dengan daftar pengelompokkan
(terlampir). Selain dengan sistem manual, perpustakaan pusat Unnes juga
menjalankan dengan sistem online yang dipegang penuh oleh BPTIK Unnes.

4
Proses sistem klasifikasi dimulai dari pencatatan pada lembar kerja (terlampir)
warna putih untuk selanjutnya dicatat pada buku induk, lalu lembar kerja warna
kuning untuk bagian klasifikasi dan lembar kerja warna pink untuk kegiatan input
data komputer.

5
 Dewey Decimal Clasification (DDC)
Seratus Divisi

000 KARYA UMUM

010 Bibliografi
020 Ilmu Perpustakaan & informasi
030 Ensiklopedi umum
040
050 Terbitan berseri umum
060 Organisasi umum&museum
070 Jurnalisme, penerbitan & surat kabar
080 Kumpulan karya-karya umum

100 ILMU FILSAFAT

110 Metafisika
120 Epistemologi
130 Fenomena paranormal
140 Pandangan-pandangan filsafat khusus
150 Psikologi
160 Logika
170 Etika
180 Filfasat kuno, abad pertengahan, Filsafat Timur
190 Filsafat Barat modern

200 AGAMA
210 Agama alam
220 Alkitab
230 Teologi Kristen
240 Moral Kristen
250 Gereja Kristen setempat
260 Teologi sosial Kristen
270 Sejarah gereja
280 Denominasi & sekte-sekte Kristen
290 Agama-agama lain & perbandingan agama

300 ILMU-ILMU SOSIAL

310 Statistik Umum
320 Ilmu politik
330 Ilmu ekonomi
340 Ilmu hukum
350 Administrasi Negara
360 Layanan sosial, Asosiasi
370 Pendidikan
380 Perdagangan, komunikasi, transport
390 Adat istiadat dan kebiasaan

400 BAHASA
410 Bahasa Indonesia
420 Bahasa Inggris

6
430 Bahasa Jerman
440 Bahasa Perancis
450 Bahasa Italia
460 Bahasa Spanyol & Portugis
470 Bahasa Latin
480 Bahasa Yunani
490 Bahasa-bahasa lain

500 ILMU-ILMU MURNI

510 Matematika
520 Astronomi
530 Fisika
540 Kimia
550 Ilmu Pengetahuan tentang bumi & dunia lain
560 Paleontologi
570 Ilmu-ilmu tentang kehidupan
580 Ilmu-ilmu tentang tumbuhan-tumbuhan
590 Ilmu-ilmu tentang hewan

600 ILMU TERAPAN

610 Ilmu kedokteran
620 Ilmu teknik (Enjiniring)
630 Pertanian
640 Kesejahteraan rumah tangga
650 Manajemen
660 Teknologi Kimia
670 Pabrik-pabrik
680 Pembuatan produk untuk penggunaan khusus
690 Bangunan

700 KESENIAN
710 Seni perkotaan & pertamanan
720 Arsitektur
730 Seni plastic & Seni pahat patung
740 Menggambar dan seni dekorasi
750 Seni ukir dan lukisan
760 Seni grafika
770 Fotografi
780 Musik
790 Seni rekreasi dan pertunjukan

800 KESUSASTERAAN
810 Kesusasteraan Indonesia
820 Kesusasteraan Inggris
830 Kesusasteraan Jerman
840 Kesusasteraan Perancis
850 Kesusasteraan Italia
860 Kesusasteraan Spanyol & Portugis
870 Kesusasteraan Latin

7
880 Kesusasteraan Yunani
890 Kesusasteraan lain-lain

900 GEOGRAFI & SEJARAH

910 Geografi & kisah perjalanan
920 Biografi
930 Sejarah dunia purba
940 Sejarah umum Eropa
950 Sejarah umum Asia
960 Sejarah umum Afrika
970 Sejarah umum Amerika Utara
980 Sejarah umum Amerika Selatan
990 Sejarah umum bagian lain dari bumi

8
IDENTIFIKASI PEMINJAMAN BUKU DI UPT PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

9
A. Format Peminjaman Buku
1. Data peminjam

Gambar 1. Data Peminjaman

Form yang harus diisi yaitu NIM/NIP. NIM untuk mahasiswa sedangkan NIP
untuk dosen atau pegawai. Kemudian pilih icon SIMPAN. Dalam pengisian data
NIM/NIP peminjam, maka peminjam terlebih dahulu harus absensi secara online
ketika akan masuk ke perpustakaan. Peminjam buku di perpustakaan UNNES hanya
diperuntukkan bagi mahasiswa, dosen, dan pegawai UNNES, sehingga orang luar
yang tidak mempunyai NIM/NIP UNNES tidak bisa meminjam buku yang ada di
perpustakaan tersebut.

2. Form Buku

10
 Gambar 2. Form Buku

Nomor induk pustaka. Peminjam boleh meminjam buku maksimal lima (5)
buku, pengisian form bisa dilakukan menggunakan barcode yang ada pada buku atau
diketik secara manual, maka akan muncul judul buku, pengarang, secara lengkap.
Kemudian tekan Input.
Apabila peminjam masih memiliki tanggungan buku-buku yang dipinjam, maka
ketika memasukkan data peminjaman (NIM/NIP), akan muncul daftar buku apa saja
yang masih dipinjam. Seperti gambar di bawah ini:

Gambar 3. Peminjaman

Dengan form nomor induk buku, maka akan muncul kolom-kolom sebagai
berikut:
a. No (Nomor Induk Buku)
b. Judul (Judul buku yang dipinjam)
c. Tanggal Kembali (Tanggal Pengembalian Buku)
d. Denda
e. Pilih (Perpanjang atau Dikembalikan).

B. Pemberian Stampel
Pemberian stampel tanggal pada bagian belakang buku, berfungsi sebagai
pengingat kapan buku tersebut harus dikembalikan. Ketika buku pinjaman sudah
dikembalikan, maka stampel tanggal akan ditindas dengan stampel KEMBALI. Seperti
pada gambar berikut ini:

11
 Gambar 4. Pemberian Stempel

C. Pengecekan Peminjaman Buku

Selain dapat meminjam buku, kita juga dapat mengecek buku apa saja yang sedang
dipinjam dan yang sudah pernah dipinjam, dengan melakukan langkah-langkah sebagai
berikut:
1. Login menggunakan NIM dan Password sesuai dengan SIKADU

Gambar 5. Login dengan NIM dan password

2. Setelah masuk, maka akan muncul laman sebagai berikut:

12
 Gambar 6
Gambar 6. Tampilan daftar peminjaman
Di dalam laman tersebut terdapat informasi- informasi mengenai data buku yang
sedang dipinjam dan buku yang pernah dipinjam. Pada tulisan Pernah Dipinjam,
terdapat kolom-kolom:
a. No. Induk Pustaka
b. Tanggal Peminjaman
c. Tanggal Harus Dikembalikan

PENGEMBALIAN APLIKASI PERPUSTAKAAN

1. Siapa saja orang yang sering mengembalikan buku di perpustakaan ini?

Jawab: Mahasiswa dari berbagai fakultas
2. Apa saja yang menunjukkan identifikasi buku?
Jawab: Identifikasi buku ditunjukkan dengan identitas: Call Number, Pengarang,
Tambahan Pengarang, Penerbit, Kota Terbit, Tahun Terbit, Edisi, ISBN/ISSN, Seri
Pustaka, Penjelasan Isi, Buku Referensi, Subjek, Kata Kunci, Jenis, Koleksi, Asal
Koleksi, Kolasi, Review.
Identitas tersebut sebagaimana tercantum dalam gambar seperti di bawah ini:

13
Gambar 7. Pengembalian

14