Dokumen : Halaman:

STANDAR OPERASIONAL SDC-SOP- CS - 1 dari 7

PROSEDUR (SOP) PDF
Rev. :
Judul: 00
PENDAFTARAN PASIEN Tanggal:
1-2- 2018

PENDAFTARAN

PETUGAS
PASIEN CUSTOMER SERVICE VERIFIKATOR
REGISTRASI

MULAI MULAI
MULAI
FPP YANG
TERISI
MENYAMBUT
MENYAMBUT PASIEN
PERSIAPAN
PASIEN PROSES
PEMERIKSAAN
MENERIMA CETAK NOTA PROSES
FORM DATA PEMBAYARAN VERIFIKASI
PASIEN & KARTU INPUT DATA
KONTROL
MEMBERIKAN
PENGAMBILAN FORM DATA VERIFIKASI
NO ANTRIAN PASIEN PERSIAPAN
PASIEN NOTA
PEMBAYARAN, OK
& KARTU
FORM DATA KONTROL
PASIEN OK

YA
FORM DATA
PASIEN MENGISI FPP FPP,

MENGISI DATA
PASIEN
PS

FORM DATA TIDAK

PASIEN YANG
SUDAH TERISI
INPUT DATA
PASIEN

KONFIRMASI
SELESAI BIAYA

PENYERAHAN
UANG
OK

Tidak Ya
NOTA
PEMBAYARAN & PROSES
KARTU PEMBAYARAN
KONTROL
SELESAI

PS = PENGAMBILAN SAMPEL
 Dokumen : Halaman:
STANDAR OPERASIONAL SDC-SOP- CS - 2 dari 7
PROSEDUR (SOP) PDF
Rev. :
Judul: 00
PENDAFTARAN PASIEN Tanggal:
1-2- 2018

1. TUJUAN Prosedur tetap ini ditujukan untuk menjadi pedoman baku proses
penerimaan dan pendaftaran pasien umum dan rekanan untuk
mencapai standar pelayanan yang baik dan benar.

2. RUANG LINGKUP Prosedur ini dimulai dari kedatangan pasien sampai dengan
penyerahan formulir permintaan pemeriksaan yang sudah
diverifikasi, Kartu kontrol dan (cetak barcode) kepada pelaksana
pengambilan spesimen

3. TANGGUNG Prosedur ini berada di bawah tanggung jawab Manager

JAWAB Operasional.

4. PENGERTIAN 1) Formulir Permintaan Pemeriksaan adalah formulir yang berisi

macam-macam pemeriksaan yang tersedia di Sayang
Diagnostic Center (Ada 2 macam, yaitu untuk pasien umum
dan untuk pasien Dr. Robert Arjuna)
2) Pasien umum adalah orang yang menjalani pemeriksaan atas
permintaan dokter & paramedis
3) Pasien Rekanan Perusahaan/Instansi adalah pasien yang
menjalani pemeriksaan di dalam maupun onsite atas
permintaan Perusahaan/Instansi yang bersangkutan.
4) Pasien Rekanan Jasa Kesehatan adalah sampel, pemeriksaan
rontgen dan elektromedis yang dilakukan sesuai dengan
permintaan rekanan Laboratorium Swasta/laboratorium yang
berada di Rumah Sakit pemerintah ataupun swasta.
5) Pasien Komunitas adalah pasien yang menjalani pemeriksaan
di dalam maupun onsite sesuai paket komunitas tersebut atau
sesuai permintaan pasien dengan disesuaikan perjanjian
dengan komunitas tersebut. Contoh komunitas : olah raga
senam, gereja dsb
6) Customer Service adalah orang yang mempunyai tugas utama
sebagai penerima pasien/sampel dan melakukan pendaftaran
pemeriksaan
7) Tim mutu/Verifikator input data Customer service dalam
proses penerimaan dan pendaftaran pasien adalah orang yang
bertugas melakukan koreksi ulang (Verifikasi) terhadap
kebenaran “input data” pendaftaran pasien yang dilakukan
oleh Customer Service.
8) Syarat pemeriksaan adalah ketentuan yang harus dijalani oleh
pasien sebelum dilakukan pemeriksaan.
9) Bagian Pelayanan Medis adalah pelaksana sampling,
 Dokumen : Halaman:
STANDAR OPERASIONAL SDC-SOP- CS - 3 dari 7
PROSEDUR (SOP) PDF
Rev. :
Judul: 00
PENDAFTARAN PASIEN Tanggal:
1-2- 2018

radiologi, elektromedis, dan pemeriksaan lain-lain.

5. PROSEDUR

5.1 PASIEN 1) Pasien datang ke SDC dapat berasal dari pasien umum
maupun pasien rekanan perusahaan, komunitas maupun jasa
rekanan perusahaan
2) Pasien melakukan persiapan sesuai pemeriksaan misal puasa
dsb
3) Pasien melakukan pengambilan nomer antrian dilayani oleh
petugas Nomor Antrian
5.2 PETUGAS 1) Petugas registrasi menyambut pasien dengan senyum, salam,
REGISTRASI sapa dengan tangan mengatup di dada.
2) Mempersilahkan pasien duduk dan memberikan formulir data
pasien (DP-SDC-CS-PDF/001) untuk pasien baru dan
selanjutnya meminta pasien mengisi formulir tersebut.
5.1. CUSTOMER 1) Menyambut pasien dengan senyum, salam, sapa dengan
SERVICE tangan mengatup di dada
2) Mempersilahkan pasien untuk duduk di kursi pendaftaran
dan membuka pembicaraan dengan ucapan “Ada yang bisa
dibantu”
3) Menanyakan apakah pasien datang berasal dari dokter,
perusahaan, rekanan atau komunitas.:
a) Bila pasien kiriman dokter, maka CS menanyakan Form
permintaan pemeriksaan yang berasal dari dokter atau bila
pasien tidak membawa harus dipastikan dengan benar
identitas dokter dan macam pemeriksaan yang diminta
untuk ditulis di FPP Sayang Diagnostic center untuk
pasien umum (DP-SDC-CS-PDF/002)
b) Bila pasien kiriman Dr.dr.Robert Arjuna, maka CS
menanyakan Form permintaan pemeriksaan yang berasal
dari Dr.dr.Robert Arjuna atau bila pasien tidak membawa
harus dipastikan dengan benar paket pemeriksaan yang
diminta untuk ditulis di FPP Sayang Diagnostic center
untuk pasien Dr.dr.Robert Arjuna (DP-SDC-CS-PDF/003)
c) Bila pasien kiriman perusahaan, maka CS menanyakan
surat pengantar dari perusahaan, bila tidak ada maka CS
dapat menghubungi pihak marketing dan menyesuaikan
dengan paket yang terdapat di berita acara marketing
d) Bila pasien komunitas, maka CS menyesuaikan dengan
paket yang terdapat di berita acara marketing
4) Jika pasien datang atas permintaan sendiri dengan keluhan
 Dokumen : Halaman:
STANDAR OPERASIONAL SDC-SOP- CS - 4 dari 7
PROSEDUR (SOP) PDF
Rev. :
Judul: 00
PENDAFTARAN PASIEN Tanggal:
1-2- 2018

tertentu dan tidak mengetahui jenis pemeriksaan yang harus

dilakukan, disarankan untuk berkonsultasi dengan Dokter
Sayang Diagnostic Center
5) Lengkapi data-data isian (terutama identitas pasien) pada
Formulir Permintaan Pemeriksaan (DP-SDC--CS-PDF /002-
003 atau FPP dokter pengirim)
6) Melakukan verifikasi dengan memperjelas coretan permintaan
pemeriksaan dengan cara melingkari pada tiap kolom tersebut
(dengan persetujuan pasien) dengan tinta merah
7) Apabila ada permintaan pemeriksaan dari dokter yang kurang
jelas, tanyakan kembali kepada Dokter Pengirim
8) Melakukan verifikasi persiapan pasien sesuai Daftar
Persyaratan Persiapan Pemeriksaan (DP-SDC--CS-PDF /004)
:
a) Bila “Memenuhi syarat” dilanjutkan ke prosedur
berikutnya
b) Bila “Tidak” menjelaskan kepada pasien untuk melakukan
persiapan pemeriksaan terlebih dahulu dan bila pasien
tetap memaksa maka ditulis di FPP untuk kemudian
diberitahukan kepada bagian pengambilan spesimen
laboratorium. Hal yang menjadi catatan:
1. Pasien tidak puasa
2. Injeksi insulin
3. Pasien minum obat
4. Menstruasi

5.3. VERIFIKATOR 1) Melakukan koreksi ulang (verifikasi) data yang telah diinput
Customer Service sesuai terhadap:
a) Kesesuaian data pasien
b) Kesesuaian data pemeriksaan (jumlah dan macam
pemeriksaan
c) Kesesuaian data Dokter pengirim, Rekanan Instansi, dan
Rekanan Rujukan Laboratorium
d) Kesesuaian penyerahan hasil
2) Bila sudah sesuai maka petugas verifikasi data memvalidasi
pada FPP dan bila tidak sesuai maka dilakukan perbaikan oleh
CS.
3) Menghitung total dan macam pemeriksaan
4) Menyerahkan FPP yang telah divalidasi kepada CS
 Dokumen : Halaman:
STANDAR OPERASIONAL SDC-SOP- CS - 5 dari 7
PROSEDUR (SOP) PDF
Rev. :
Judul: 00
PENDAFTARAN PASIEN Tanggal:
1-2- 2018

5.4. CUSTOMER 1) Menginput identitas pasien dan pemeriksaan dengan lengkap.

SERVICE 2) Verifikasi kembali jenis pemeriksaan yang sudah di input ke
dalam komputer, dan pastikan semua jenis pemeriksaan telah
di input dengan benar.
3) Tanyakan kepada pasien tentang bagaimana cara
penyerahan hasil kepada pasien apakah:
a. Diambil sendiri : Pada saat pengambilan hasil, pasien
harus membawa nota pembayaran
b. Diantar
c. Dikirim via media elektronik: email, fax dsb.
4) Sampaikan kepada pasien jumlah biaya pemeriksaan
kemudian meminta persetujuan.
a) Jika pasien sudah menyetujui, maka Customer Service
meminta pasien untuk tanda tangan sebagai tanda
kesepakatan Pemeriksaan
b) Bila pasien “tidak setuju” maka proses penerimaan
pasien dihentikan
5) Selanjutnya dilakukan proses pembayaran. Pembayaran
pemeriksaan dapat dilakukan dengan cara tunai, debit dan
kartu kredit .
6) Apabila pembayaran dengan tunai maka pastikan uang yang
diterima adalah asli. Cek fisik uang secara manual dengan
menggunakan UV Lamp, apabila kondisi uang meragukan.
7) Menyerahkan uang pembayaran kepada verifikator
8) Cetak Nota pembayaran (DP-SDC--CS-PDF /005) rangkap 2
dengan satu diberikan kepada pasien dan satu untuk
verifikator.
9) Membuat Kartu Kontrol Pemeriksaan (DP-SDC--CS-PDF
/006) untuk diberikan kepada pasien sebagai petunjuk
pemeriksaan yang akan dilakukan dan menjelaskan tahapan
pemeriksaan.
10) Persilahkan pasien menunggu di ruang tunggu untuk
pelayanan selanjutnya.
11) Sampaikan ucapan “Terima kasih” kepada pasien dengan
bahasa yang baik dan menyenangkan.
12) FPP kemudian diberikan kepada bagian pengambilan sampel

Catatan:
1) Apabila terjadi masalah pada program/sistem komputerisasi
input data bisa dilakukan dengan manual (SDC-IK- CS -
PDF/01)
 Dokumen : Halaman:
STANDAR OPERASIONAL SDC-SOP- CS - 6 dari 7
PROSEDUR (SOP) PDF
Rev. :
Judul: 00
PENDAFTARAN PASIEN Tanggal:
1-2- 2018

2) Kwitansi (DP-SDC-CS-PDF/007) di cetak apabila ada

permintaan pasien.
3) Untuk pasien yang melakukan pemeriksaan Anti HIV terlebih
dahulu dilakukan tanda tangan persetujuan pemeriksaan
dengan mengisi Form Informed Consent Pemeriksaan Hiv
(DP-SDC-CS-PDF /008)
4) Untuk pasien calon karyawan yang memerlukan fisik dokter,
maka CS memberikan Form Anamnesa Pemeriksaan (DP-
SDC-CS-PDF /009)
5) Verifikator pada akhir pekerjaan membuat Laporan
Penerimaan Kas Harian dan menyerahkan kepada bagian
keuangan

6. DOKUMEN
TERKAIT

6.1 INSTRUKSI 1) Pendaftaran dan Pembayaran pasien secara manual (SDC-IK-

KERJA CS -PDF/01)

6.2 DOKUMEN 1) Formulir Data Pasien (DP-SDC-CS-PDF/001)

PENDUKUNG 2) FPP Pasien Umum (DP-SDC- CS-PDF/002)
3) FPP Pasien Dr. Robert Arjuna (DP-SDC- CS-PDF/003)
4) Persyaratan Persiapan Pemeriksaan (DP-SDC--CS-PDF /004)
5) Nota pembayaran (DP-SDC-CS-PDF /005)
6) Kartu Kontrol Pemeriksaan (DP-SDC--CS-PDF /006)
7) Kwitansi (DP-SDC-CS-PDF/007)
8) Form Informed Consent Pemeriksaan HIV (DP-SDC-CS-PDF
/008)
9) Form Anamnesa Pemeriksaan (DP-SDC-CS-PDF /009)
10) Form Ketidaksesuaian Pendaftaran (DP-SDC-CS-PDF /010)

7. RUJUKAN 1) ISO 9001:2015 (8.1, 8.2, 8.5)

2) Pedoman Praktik Laboratorium yang Benar Permenkes 43
Tahun 2013
3) Pelayanan Laboratorium Pemeriksa HIV Dan Infeksi
Oportunistik, Permenkes 15 Tahun 2015
4) Akreditasi Lab Kesehatan (S5 P2 Pendaftaran Pasien)
 Dokumen : Halaman:
STANDAR OPERASIONAL SDC-SOP- CS - 7 dari 7
PROSEDUR (SOP) PDF
Rev. :
Judul: 00
PENDAFTARAN PASIEN Tanggal:
1-2- 2018

Diverifikasi oleh : Ditetapkan oleh :

Jabatan : MANAJER OPERASIONAL DIREKTUR

Tanda Tangan :

Drh. Riza Norma Septiarini DR.Dr. Robert Arjuna, FEAS