See discussions, stats, and author profiles for this publication at: https://www.researchgate.

net/publication/313160735

Penerapan System Application Product in Data Processing (SAP) pada Modul

Material Management-Procurement PT. MAK

Conference Paper · May 2016

CITATIONS READS

0 4,193

4 authors, including:

Yusuf Priyandari
Universitas Sebelas Maret
28 PUBLICATIONS   39 CITATIONS   

SEE PROFILE

All content following this page was uploaded by Yusuf Priyandari on 01 February 2017.

The user has requested enhancement of the downloaded file.

Seminar Internasional dan Konferensi Nasional IDEC 2016 ISBN: 978-602-70259-4-3
Surakarta, 03 – 04 Mei 2016

Penerapan System Application Product in Data Processing

(SAP) pada Modul Material Management-Procurement PT.
MAK
Yusuf Priyandari*1), Christian A.W.*2), Azmi Mas’ud*3), dan Teguh S.*4)
1,2,3)
Laboratorium Perancangan Optimasi Sistem Industri, Program Studi Sarjana Teknik Industri, Fakultas
Teknik, Universitas Sebelas Maret, Surakarta, 57126, Indonesia
4)
Departemen IT-SAP, PT. Mega Andalan Kalasan
Email: priyandari@gmail.com, awebagus@gmail.com

ABSTRAK
PT Mega Andalan Kalasan merupakan perusahaan peralatan rumah sakit dengan pasar nasional hingga
internasional. PT. MAK menerapkan sistem ERP yaitu SAP Software guna mengoptimalkan kinerja
perusahaan. Akan tetapi penerapan sistem ERP yaitu SAP mengalami kendala-kendala. Kendala-kendala
ini secara garis besar dikarenakan penerapan SAP belum tersosialisasi dengan baik disetiap bagian
perusahaan sehingga timbul perbedaan visi pada tiap departemen. Namun dibalik kendala-kendala
tersebut, manfaat SAP pada perusahaan sungguh sangat bisa dirasakan. Karena dalam kasus ini
pembahasan penerapan SAP dalam proses procurement, SAP memberikan kemudahan pengelolaan data
dalam proses procurement menjadi lebih cepat dan akurat.

Kata kunci: ERP, Procurement, SAP, Sistem Informasi

1. Pendahuluan
PT. Mega Andalan Kalasan (MAK) merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam
industri Hospital Equipment atau peralatan rumah sakit. PT. MAK memiliki berbagai macam
jenis produk yang antara lain tempat tidur pasien, meja operasi, dan kursi roda. Produk PT.
MAK sendiri telah banyak digunakan di dalam negeri hingga ke luar negeri.
Tahun 2013, PT. MAK menerapkan Enterprise Resource Planning (ERP) dalam
pengelolaan aktifitas bisnis perusahaan. ERP merupakan sistem yang sekarang ini banyak
digunakan perusahaan karena sistem ini menerapkan proses bisnis yang terintegrasi, dimana
setiap sumber daya perusahaan yang bersifat data informasi dapat dikelola secara optimal.
Software ERP yang digunakan yaitu System Application Product in Data Processing (SAP).
SAP merupakan salah satu software yang bergerak pada sistem ERP. SAP merupakan
perusahaan asal Jerman yang merupakan perusahaan perangkat lunak terbesar di Eropa
(Yudhiarto, 2009). SAP didirikan pada tahun 1972 dengan nama Systemanalise und
Programmentwicklung oleh 5 mantan karyawan IBM di Mannheim, Jerman (Simha R & Word,
2009).
SAP mampu mengintegrasikan aktifitas-aktifitas proses bisnis, sehingga penggunaan SAP
sangatlah membantu perusahaan karena semua aktifitas departemen perusahaan dapat diproses
dan terpantau dengan mudah. Untuk mendukung kinerja software, SAP menyediakan beberapa
modul yang bergerak secarak spesifik menurut fungsi dan tujuannya. Modul-modul SAP yang
ada dapat diringkas menjadi Sales and Distribution, Material management, Production
planning, Quality management, Financial, dan Bussiness warehouse (Iskandar, 2014).
Penjelasan ringkas mengenai modul SAP, dapat dilihat pada gambar 1.

427
Seminar Internasional dan Konferensi Nasional IDEC 2016 ISBN: 978-602-70259-4-3
Surakarta, 03 – 04 Mei 2016

FI
SD
Financial
Sales & Distribution
Accounting
MM CO
Material Management Controlling
PP
Production AM
Planning Fixed Assets Mgmt.

QM
SAP PS
Quality Project System
Management
PM WF
Plant Maintenance Workflow

HR IS
Human Resource Industry Solutions

Gambar 1. Skema kerja ERP (Yudhiarto, 2009)

Material management (MM) merupakan modul SAP yang berfungsi pada bagian
procurement dan pengelolaan inventory. Dalam penerapan modul MM, departemen yang
terlibat bisa lebih dari 1 karena sistem yang terintegrasi ini, memungkinkan tiap departemen
untuk membagikan data dengan cepat dan akurat. Contoh departemen Purchasing yang
membutuhkan data material untuk proses pengadaan, Warehousing yang membutuhkan data
pengelolaan material dalam gudang, serta pihak akuntansi untuk melihat kesamaan inventory
dengan akuntasi perusahaan.
Pada paper ini, lebih spesifik membahas hasil implementasi SAP pada proses procurement.
Karena proses procurement merupakan proses penting yang harus dilakukan secara cepat dan
akurat, agar tidak menghasilkan delay pada beberapa aktifitas perusahaan seperti produksi,
keuangan, dan penjualan.
Delay informasi yang terjadi dikarenakan proses perpindahan dokumen atau informasi
dalam proses procurement masih secara manual, yaitu melalui kertas atau paper-based process.
Ditambah lagi untuk setiap proses memiliki keterkaitan dengan proses sebelumnya. Contohnya
pada proses pembuatan purchase order (PO) keterlambatan PO akan berdampak pada
keseluruhan proses yaitu proses memesan barang maupun jasa ke supplier. Hal ini tentunya
mengakibatkan beberapa proses seperti produksi menjadi terlambat, dan lagi jadwal selesai
produksi hingga proses pengantaran barang ke konsumen yang sudah dijanjikan bisa menjadi
mundur. Hal seperti ini mengakibatkan kerugian bagi perusahaan karena perusahaan tidak dapat
mengoptimalkan waktu produksi dan juga dapat terkena hukuman pinalty karena tidak mampu
memenuhi kesepakatan produksi. Dengan demikian dibutuhkan suatu sistem yang mampu
merubah sistem berbasis kertas menjadi sistem berbasis komputer.

2. Metode
Metodologi penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif. Langkah diawal adalah
dengan studi literatur mengenai sistem ERP-SAP, dan juga literatur mengenai proses
procurement. Selanjutnya dilakukan pengamatan langsung ke PT. MAK. Dari hasil pengamatan,
proses procurement dengan menggunakan SAP dijadikan objek penelitian dalam paper ini.
Pengumpulan data seperti pengamatan proses bisnis procurement dilakukan dengan metode
wawancara dan pengambilan data SAP asli perusahaan. Kemudian analisa data dilakukan
dengan membandingkan keunggulan proses procurement berbasis kertas atau manual, dengan
proses berbasis sistem ERP menggunakan analisis deskriptif secara kualitatif.

428
Seminar Internasional dan Konferensi Nasional IDEC 2016 ISBN: 978-602-70259-4-3
Surakarta, 03 – 04 Mei 2016

3. Hasil dan Pembahasan

Analisis Aliran Informasi
Pengadaan atau procurement adalah kegiatan untuk mendapatkan barang atau jasa secara
transparan, efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya
(Christopher & Schooner, 2007). Definisi lain mengenai pengadaan adalah perolehan barang
atau jasa yang berkaitan dengan ketepatan dan memiliki harga terbaik untuk memenuhi
kebutuhan pembeli dalam hal kualitas dan kuantitas, waktu dan lokasi (Weele, 2010). Sehingga
dapat disimpulkan bahwa procurement merupakan proses perolehan barang maupun jasa guna
memenuhi kebutuhan konsumen baik secara langsung (proses produksi) maupun secara tidak
langsung (peralatan pendukung kerja perusahaan seperti ATK).
Proses procurement pada umumnya dapat dilihat dalam gambar 2. Dalam proses
procurement dokumen output pada tiap departemen menentukan proses selanjutnya dapat
berlangsung ataukah tidak. Seperti pada warehouse/gudang, departemen gudang membuat
permintaan dengan membuat dokumen permintaan yang dikenal dengan Purchase Requisition
(PR). PR yang sudah jadi dan telah disetujui oleh kepadal departemen gudang akan diteruskan
ke bagian purchasing untuk kemudian dilakukan pembuatan PO agar pesanan segera dipesan
kepada supplier. Begitu seterusnya, hingga pesanan datang dan data pembelian dimasukan
kepada departemen keuangan atau akuntasi untuk dilakukan pembukuan. Sehingga
keterlambatan pada tiap prosesnya akan menghambat proses-proses setelahnya.

Purchasing

Warehouse Warehoue Accounting

Create
Create & Send Receive Receive Send
Purchase
Purchase Order Shipment Invoice Payment
Requisition

Good
Purchase Purchase Packing
Receipt Invoice Payment
Requisition Order List
Document

Gambar 2. Aliran proses Procurement secara umum.

Berdasarkan aliran informasi yang terjadi pada proses procurement berbasis kertas,
didapatkan kendala mengenai adanya delay waktu perpindahan informasi dari satu departemen
ke departemen yang lainnya. Pada kasus procurement, waktu jeda terjadi pada saat pembuatan
dokumen pengajuan seperti PR, PO dan proses validasi di tiap departemen yang terlibat. Waktu
jeda ini terdiri dari waktu lamanya proses pembuatan dokumen PR lalu PR harus diajukan untuk
divalidasi oleh kepala unit departemen peminta, ditambah lagi dengan waktu perpindahan
dokumen dari unit peminta ke bagian Purchasing atau bagian lain yang terlibat. Hal ini
mengakibatkan terlambatnya proses produksi atau proses yang lainnya karena kebutuhan
permintaan material atau peralatan pendukung menjadi terlambat bila proses procurement
mengalami keterlambatan. Keterlambatan ini bisa berakibat fatal bagi perusahaan, terkhusus
bila berhubungan dengan Customer. Biasanya perusahaan bisa terkena hukuman denda maupun
pemutusan kerja sama dengan mitra kerja bila tidak bisa memenuhi kemampuan produksi yang
sudah disepakati dengan konsumen atau mitra kerja lain.

429
Seminar Internasional dan Konferensi Nasional IDEC 2016 ISBN: 978-602-70259-4-3
Surakarta, 03 – 04 Mei 2016

Sales Warehouse Accounting

Receive
Repare Send Send Receive
Customer
Shipment Shipment Invoice Payment
Order

Create/ Create/ Create/

Update Send Paperwork
Update Send Paperwork
Update
Paperwork Paperwork Paperwork

Delay Delay Delay Delay Delay

Gambar 3. Delay informasi pada proses penjualan berbasis kertas.

Pada proses procurement yang sudah melibatkan SAP, perusahaan diuntungkan dengan
penggunaan sistem informasi yang terintegrasi. Keuntungan yang dirasakan perusahaan adalah
perpindahan informasi dari satu bagian ke bagian yang lainnya dapat dilakukan dengan cepat
dan akurat. Akibatnya, resiko keterlambatan material atau peralatan pendukung produksi atau
proses lainnya yang harus dibeli, sangatlah kecil sehingga perusahaan juga mampu
mengoptimalkan kinerja dari pegawainya, karena proses perpindahan informasi dapat dilakukan
dengan cepat. Keuntungan lainnya adalah dengan menggunakan sistem informasi SAP,
pengisian data untuk pembuatan dokumen menjadi cepat. Berbeda dengan proses yang masih
berbasis kertas. Sistem yang manual, pembuatan dokumen PR maupun PO masih dilakukan
dengan menginputkan data secara manual sehingga sering terjadi delay bila pembuatan
dokumen PR/PO dalam jumlah yang banyak.

Gambar 4. Bentuk form dokumen PO pada SAP.

430
Seminar Internasional dan Konferensi Nasional IDEC 2016 ISBN: 978-602-70259-4-3
Surakarta, 03 – 04 Mei 2016

Analisis Kontrol Jalannya Proses Procurement

Dalam pembuatan PR atau PO, dokumen harus dipilah berdasarkan vendor yang akan
dituju. 1 dokumen PO maupun PR hanya bisa berisi item pada 1 vendor saja. sehingga bila
kebutuhan 1 produk ternyata membutuhkan banyak part yang harus dibeli pada beberapa vendor
yang berbeda, maka tidak sedikit dokumen yang harus dibuat. Hal ini berpengaruh pada lama
waktu validasi oleh kepala unit, karena semakin banyak dokumen yang harus diperiksa, maka
waktu validasi menjadi semakin lama. Permasalahan yang terjadi pada PT. MAK sebelum
menerapkan SAP adalah jenis produk dan varian setiap produknya bisa mencapai 231 fixed
product dan belum terhitung dari produk special order yang totalnya bisa mencapai 700 produk.
Dengan produk sebanyak ini dan produksi harus terus berjalan setiap bulannya, mengakibatkan
banyaknya kertas yang terpakai untuk pembuatan dokumen PR maupun PO dan lamanya proses
validasi dokumen tersebut. Banyaknya dokumen yang harus divalidasi mengakibatkan proses
validasi oleh kepala unit menjadi menumpuk dan tidak terkoreksi. Pada teorinya, proses validasi
ini harusnya menjadi proses untuk mengoreksi apakah kebijakan perusahaan untuk membeli
material atau peralatan pendukung lainnya dirasa penting atau tidak.

Analisis Kontrol Pengawasan Anggaran

Dalam proses procurement, anggaran merupakan faktor yang harus diawasi sebab tidak
adanya kontrol terhadap anggaran mampu merugikan bagi perusahaan. Departemen Purchasing
tidak bisa melakukan pengadaan dengan semena-mena melainkan Purchasing harus
memperhitungkan anggaran yang telah dialokasikan untuk proses pengadaan. Pada proses
procurement bebasis kertas, proses pengawasan atau audit mengenai anggaran dilakukan secara
manual. Manual yang dimaksudkan adalah auditor turun ke lapangan untuk mengawasi
langsung penggunaan anggaran dengan anggaran yang telah diberikan. Auditor pada umumnya
melihat bukti-bukti transaksi, dan buku besar keuangan perusahaan. Semua dokumen ini
biasanya tersimpan menjadi satu arsip dan untuk menaksesnya dibutuhkan waktu yang lama.
Sedangkan pada proses procurement yang menerapkan SAP, proses pengawasan anggaran
dapat dilakukan kapan saja. Selain itu departemen Purchasing dan departemen keuangan dapat
memantau penggunaan anggaran secara real time. Sehingga proses pemakaian dan kontrol
terhadap penggunaan anggaran dapat dilakukan secara optimal. Lalu akses terhadap bukti-bukti
transaki sebelumnya dan dokumen-dokumen pendukung telah terarsip dengan baik secara
sistem informasi oleh SAP.

Analisis Penyimpanan dan Pengelolaan Informasi

Sales Warehouse Accounting

Receive
Repare Send Send Receive
Customer
Shipment Shipment Invoice Payment
Order

Enter/Update Data Enter/Update Data Enter/Update Data Enter/Update Data Enter/Update Data

Database

Gambar 5. Skema kerja ERP.

431
Seminar Internasional dan Konferensi Nasional IDEC 2016 ISBN: 978-602-70259-4-3
Surakarta, 03 – 04 Mei 2016

Alur penyimpanan data dan pengelolaan infomrasi dapat dilihat pada gambar 5.
Pengelolaan informasi merupakan aspek yang penting dalam proses procurement. Dengan
menerapkan SAP, proses dapat diolah secara cepat dan akurat. Selain itu pengelolaan arsip atau
dokumen informasi yang sudah digunakan, dapat dikelola secara optimal. Dengan SAP yang
bebasis database, tidak perlunya ruang untuk menyimpan arsip dokumen dan lagi proses
mencari arsip bisa dilakukan dengan cepat. Ditambah lagi bila penyimpanan arsip masih
berbasis dokumen kertas, kertas sendiri memiliki umur penyimpanan. Jika sudah lebih dari
umur penyimpanan kertas, bila perusahaan itu menganut sistem green manufacture maka kertas
harus dimusnahkan, permasalahan yang terjadi setelah itu adalah informasi yang telah disimpan,
diharapkan tidak dibuang karena mungkin bisa berguna untuk membuat kebijakan di masa yang
akan datang.

Analisis Kendala Penerapan SAP

Dengan segala keunggulan SAP yang telah ditemukan selama implementasi, masih didapati
beberapa kendala. Kendala dalam penerapan SAP pada PT. MAK lebih mengarah karena
ketidak disiplinan pengguna dalam menginputkan data sehingga data dalam SAP menjadi tidak
akurat, dan hal ini berdampak khusus pada bagian produksi dan keuangan. Keadaan ini terjadi
karena belum ada pembagian kerja atau tim spesifik pada tiap departemen yang bertugas untuk
menginput data pada SAP. Sehingga karena kurangnya pembagian tugas secara jelas,
mengakibatkan departemen lebih memilih mengerjakan proses secara manual daripada
menginputkan data produksi ke SAP karena proses penginputannya bisa dikatakan tidak praktis.
Ketidakpraktisan ini dikarenakan petugas harus memiliki pengetahuan dasar bagaimana cara
menggunakan aplikasi SAP. Oleh karena itu, pengguna menjadikan SAP sebagai prioritas
kedua.
Lalu dengan ketidak disiplinan dan ketidak akuratan data yang diinput oleh petugas
berdampak pada banyaknya data yang berbeda antara lapangan dengan SAP. Hal ini paling
berdampak pada penjurnalan dan akuntasi. Hal ini juga menjadi faktor mengapa fungsi modul
Material Management yaitu MRP tidak berjalan sebagaimana mestinya. Penerapan SAP yang
tidak optimal, mengakibatkan tanda tanya besar bagi perusahaan, apakah sebelum
mengimplentasi sudah dilakukan studi mengenai persiapan implementasi dengan baik. Hal ini
tentunya sungguh harus dipertimbangkan karena biaya implementasi SAP sungguhlah tinggi.
Investasi SAP sendiri berkisar dari US $30.000 - $100.000 (Iskandar, 2014). Kendala selajutnya
adalah penggunaan SAP yang terlalu komplex / rumit menjadi kelemahan susahnya pengguna
untuk menggunakan SAP, sehingga banyak kasus yang ditemukan oleh tim IT SAP, user
kesusahan untuk menginput dan salah menginput data. Sehingga sistem kerja SAP harus
terhambat karena harus membenahi kesalahan tersebut. Kendala yang ditemukan selama
mengimplementasikan SAP bisa dikurangi dengan melakukan pelatihan dan penyuluhan
mengenai penggunaan SAP dan pentingnya penggunaan SAP bagi perusahaan. Selain itu,
hambatan karena rumitnya fitur yang ada di SAP hanya bisa diselesaikan dengan menggelar
pelatihan dari pihak vendor SAP secara rutin, agar karyawan juga terbiasa dalam
menggunakannya.

4. Simpulan
Enterprise Resource Planning atau yang biasanya dikenal sebagai ERP merupakan sistem
yang bisa mengelola seluruh perencanaan, pengawasan, dan pengelolaan sumber daya pada
suatu perusahaan secara terintegrasi satu sistem dengan sistem lainnya. ERP merupakan
jawaban atas permasalahan bagaimana perusahaan dituntut untuk meningkatkan produktifitas

432
 Seminar Internasional dan Konferensi Nasional IDEC 2016 ISBN: 978-602-70259-4-3
Surakarta, 03 – 04 Mei 2016

dan menyediakan suatu sistem yang bisa mengintegrasikan semua bagian berdasarkan fungsinya
secara akurat.
Dibalik segala manfaat dari ERP, software-software ERP seperti SAP, membutuhkan studi
dan analisis kelayakan terlebih dahulu apakah benar software ini memang cocok bagi sistem
perusahaan. Karena software-software ERP tidak semuanya mempunyai keunggulan dan fungsi
yang sama. Dalam kasus ini apakah SAP benar bisa menjawab masalah perusahaan walau
perusahaan harus mengeluarkan anggaran yang tidak sedikit. Studi mengenai persiapan dan saat
implementasi juga sangat penting, karena dari masalah dan kendala yang ditemukan di PT.
MAK, ditemukan bahwa diperlukan pelatihan secara berkala tidak untuk satu departemen,
melainkan semua departemen, agar mampu mengelola sistem dengan baik.

Daftar Pustaka
Christopher, & Schooner. (2007). Incrementing Eroding the Impediments to a Global
PublicProcurement Market . Journal of International Law, 529.
Iskandar, D. (2014). Universitas Gunadarma Website. Retrieved from Staffsite Universitas
Gunadarma: http://doddy_iskandar.staff.gunadarma.ac.id/
Muhammad Aamir Obaid Khattak, S. Y. (2012). Examining Critical Success Factors Affecting
ERP Implementations in Enterprises of Pakistan. Interdisciplinary Journal of
Contemporary Research In Busines Vol 3, 606-620.
Simha R, M., & Word, J. (2009). Essentials of Business Processes and Information Systems.
Danvers: John Wiley & Sons, Inc.
Weele, A. J. (2010). Purchasing and Supply Chain Management. 5th edition. London: Cengage
Learning.
Wirawan, I. (2011, Desember 20). Blog : Alasan Mengapa Perusahaan Membutuhkan Sistem
ERP. Retrieved from WGS Blog: http://blog.wgs.co.id/2011/12/alasan-mengapa-
perusahaan-membutuhkan-sistem-erp/
Yudhiarto, R. (2009, April 11). SAP. Retrieved from Belajar SAP Yuk, Guidance for who need
SAP Knowledge: sapbasic.wordpress.com/sap

433

View publication stats