Teknik Ilustrasi Masalah PDF
Teknik Ilustrasi Masalah PDF
DIAGRAMS
Oleh: Hindri Asmoko1
1
Penulis adalah Widyaiswara Muda pada Balai Diklat Kepemimpinan, Pusdiklat Pengembangan
SDM, BPPK, Magelang
1
adalah suatu alat pemetaan penyebab untuk meningkatkan kualitas dan
mengembangkan peranan dalam program manajemen mutu.
Lebih lanjut, Scarvada mengemukakan causal map dapat menjadi alat
(tools) yang bermanfaat. Manfaat tersebut antara lain sebagai berikut:
1. Diagnosis tool – causal map dapat membantu pengguna untuk
mengidentifikasi dan menyelesaikan penyebab permasalahan.
2. Communication tool – causal map dapat mengkomunikasikan
hubungan sebab akibat secara efektif dan efisien.
3. Risk mitigation tool – causal map dapat membantu mengantisipasi
konsekuensi yang tidak diinginkan dan memitigasi risiko
4. Control tool – causal map dapat membantu mengidentifikasi lokasi
yang paling baik untuk pengendalian.
Tulisan ini hanya membahas salah satu alat saja dari beberapa jenis alat
seperti yang telah dijelaskan secara singkat di atas. Bahasan tulisan kali ini
mengangkat alat ilustrasi permasalahan berupa Diagram Fishbone. Pembahasan
dalam tulisan ini meliputi pengertian Diagram Fishbone, manfaat Diagram
Fishbone, dan langkah-langkah dalam penyusunan Diagram Fishbone.
2
Penyebab permasalahan digambarkan pada sirip dan durinya. Kategori penyebab
permasalahan yang sering digunakan sebagai start awal meliputi materials (bahan
baku), machines and equipment (mesin dan peralatan), manpower (sumber daya
manusia), methods (metode), Mother Nature/environment (lingkungan), dan
measurement (pengukuran). Keenam penyebab munculnya masalah ini sering
disingkat dengan 6M. Penyebab lain dari masalah selain 6M tersebut dapat dipilih
jika diperlukan. Untuk mencari penyebab dari permasalahan, baik yang berasal
dari 6M seperti dijelaskan di atas maupun penyebab yang mungkin lainnya dapat
digunakan teknik brainstorming (Pande &Holpp, 2001 dalam Scarvada, 2004).
Diagram fishbone ini umumnya digunakan pada tahap mengidentifikasi
permasalahan dan menentukan penyebab dari munculnya permasalahan tersebut.
Selain digunakan untuk mengidentifikasi masalah dan menentukan penyebabnya,
diagram fishbone ini juga dapat digunakan pada proses perubahan.
Scarvada (2004) menyatakan Diagram fishbone ini dapat diperluas
menjadi diagram sebab dan akibat (cause and effect diagram). Perluasan
(extension) terhadap Diagram Fishbone dapat dilakukan dengan teknik
menanyakan “Mengapa sampai lima kali (five whys)” (Pande & Holpp, 2001
dalam Scarvada, 2004).
3
3. Menentukan kesepakatan mengenai penyebab suatu masalah. Dengan
menggunakan teknik brainstorming para anggota tim akan memberikan
sumbang saran mengenai penyebab munculnya masalah. Berbagai sumbang
saran ini akan didiskusikan untuk menentukan mana dari penyebab tersebut
yang berhubungan dengan masalah utama termasuk menentukan penyebab
yang dominan.
4. Membangun dukungan anggota tim untuk menghasilkan solusi. Setelah
ditentukan penyebab dari masalah, langkah untuk menghasilkan solusi akan
lebih mudah mendapat dukungan dari anggota tim.
5. Memfokuskan tim pada penyebab masalah. Diagram Fishbone akan
memudahkan anggota tim pada penyebab masalah. Juga dapat dikembangkan
lebih lanjut dari setiap penyebab yang telah ditentukan.
6. Memudahkan visualisasi hubungan antara penyebab dengan masalah.
Hubungan ini akan terlihat dengan mudah pada Diagram Fishbone yang telah
dibuat.
7. Memudahkan tim beserta anggota tim untuk melakukan diskusi dan
menjadikan diskusi lebih terarah pada masalah dan penyebabnya.
4
Kelompok
Penyebab
Masalah
Penyebab
5
brainstorming. Menurut Scarvada (2004), penyebab permasalahan dapat
dikelompokkan dalam enam kelompok yaitu materials (bahan baku),
machines and equipment (mesin dan peralatan), manpower (sumber daya
manusia), methods (metode), Mother Nature/environment (lingkungan), dan
measurement (pengukuran). Gaspersz dan Fontana (2011) mengelompokkan
penyebab masalah menjadi tujuh yaitu manpower (SDM), machines (mesin
dan peralatan), methods (metode), materials (bahan baku), media, motivation
(motivasi), dan money (keuangan). Kelompok penyebab masalah ini kita
tempatkan di Diagram Fishbone pada sirip ikan.
4. Menemukan penyebab untuk masing-masing kelompok penyebab masalah.
Penyebab ini ditempatkan pada duri ikan. Berikut disajikan contoh penyebab
masalah rendahnya kualitas lulusan diklat.
a. Kelompok SDM.
Misalnya masalah SDM terkait dengan tenaga pengajar. Penyebab dari
unsur tenaga pengajar ini adalah rendahnya kompetensi tenaga
pengajar. Terdapat beberapa pengajar yang tidak sesuai dengan
bidangnya.
b. Kelompok Material.
Terkait dengan diklat, penyebab bahan baku yang kurang baik adalah
pertama kualitas kurikulum yang kurang baik. Kedua, bahan ajar
banyak yang kurang update dengan perkembangan organisasi. Ketiga,
tidak ada rencana pembelajaran dalam bentuk program pengajaran dan
Satuan Acara Pembelajaran.
c. Kelompok mesin dan peralatan.
Penyebab masalah dari sisi mesin dan peralatan ada tiga yaitu kurang
nyamannya ruangan kelas, tidak adanya ruangan untuk praktik, dan
banyak komputer dan proyektor yang rusak.
d. Kelompok method.
Penyebab masalah dari sisi metode adalah kurangnya inovasi dalam
model pembelajaran.
6
Penyebab masalah ini dapat dirinci lebih lanjut dengan mencari penyebab dari
penyebab masalah tersebut. Pendalaman lebih lanjut dari penyebab masalah
ini dapat dilakukan sampai dengan lima level. Dapat digunakan metode Five
Whys untuk pendalaman penyebab masalah ini.
5. Langkah selanjutnya setelah masalah dan penyebab masalah diketahui, kita
dapat menggambarkannya dalam Diagram Fishbone. Contoh Diagram
Fishbone berikut terkait dengan permasalahan rendahnya kualitas lulusan
diklat seperti yang telah dijelaskan di atas.
Metode Tenaga
Pengajar
Kurang kompetensi
inovasi kurang Rendahnya
kualitas
lulusan
Kurikulum
diklat
buruk Kelas tidak
nyaman
Bahan ajar
tidak update Ruang praktik
Komputer tidak ada
rusak
SAP tidak
ada
Material Peralatan
7
Daftar Rujukan
Gaspersz, V. dan A. Fontana. 2011. Integrated Management Problem Solving
Panduan bagi Praktisi Bisnis dan Industri. Penerbit Vinchristo
Publication.
Kaplan, R.S. dan D.P. Norton. 1996. The Balanced Scorecard: Translating
Strategy into Action. Harvard Business Press.
Robbins, S.P. dan Mary Coulter. 2012. Management. Pearson Education, Prentice
Hall
Scarvada, A.J., Tatiana Bouzdine-Chameeva, Susan Meyer Goldstein, Julie M.
Hays, Arthur V. Hill. 2004. A Review of the Causal Mapping Practice and
Research Literature. Second World Conference on POM and 15th Annual
POM Conference, Cancun, Mexico, April 30 – May 3, 2004.