Nama : Ari Ratna Ikhtitam

NIM : D11.2016.02126

Quality Assurance pada Pelayanan Rekam Medis Unit TPPRJ

Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) adalah tempat yang digunakan untuk
mendaftar pasien yang membutuhkan pelayanan rawat jalan (tidak di rawat inap).Bukan untuk
mendaftar pasien yg membutuhkan yan medis darurat, buka hanya pada jam kerja yg telah
ditentukan.

A. Customers internal dan eksternal

 Internal :
Poliklinik/ Unit Rawat Jalan, bagian assembling, bagian filling
 Eksternal :
Pasien rawat jalan, pihak BPJS/ Asuransi

B. Yang dibutuhkan pada unit TPPRJ

Dokumen dan Catatan Yang Digunakan:

1. KIB
2. KIUP
3. Dok RM RJ
4. Buku register pendaftaran RJ
5. Buku Catatan Penggunaan Nomor
6. Buku Catatan Penggunaan Formulir
7. Tracer
8. Buku Ekspedisi

C. Standar Masukan
 SDM : Harus lulusan D3 Rekam medis (Amd.RMIK)
 Prasarana: Gedung, Ruang TPPRJ, Ruang Tunggu
 Sarana: Meja, Kursi, Loket, Rak, Bangku tunggu pasien
 Peralatan pelayanan: Alat tulis, buku, formulir, catatan, laporan

D. Kebijakan
1. Bagian TPPRJ hanya beroperasi selama maksimal 4 jam pelayanan
2. Tidak diperkenankan melakukan pelayanan pendaftaran baik sebelum maupun
sesudah jam kerja
 3. Pemanggilan antrian pasien harus dilakukan secara urut
4. Petugas TPPRJ harus dapat melakukan pelayanan maksimal selama 5 menit untuk
masing” pendaftar rawat jalan
5. Petugas TPPRJ wajib memperingatkan pendaftar untuk selalu membawa KIB ketika
mendaftar
6. Setiap setelah melayani pendaftar, petugas wajib menyimpan KIUP secara alfabetik
7. Setelah kegiatan pelayanan TPPRJ selesai, petugas wajib Mencocokkan jumlah
pasien dengan jumlah penerimaan kas bersama kasir dengan menggunakan buku
register.
8. Petugas wajib membuat laporan TPPRJ.
E. Prosedur
1. Sebelum loket dibuka pada pukul 07.30 WIB, petugas RM RJ menyiapkan catatan
dan dok RM meliputi :
a. KIUP (Kartu Index Utama Pasien)
b. KIB (Kartu Identitas Berobat)
c. Dokumen RM RJ.
d. Buku register RJ.
e. Buku catatan penggunaan nomor.
f. Tracer.
g. Buku ekspedisi serah terima dokumen RM
h. Buku pengendalian dokumen RM.
2. Petugas harus menyiapkan nomor antrian secara urut
3. Loket pendaftaran dimulai pada pukul 07.30 s/d 11.00, dan menerima pendaftaran
pasien dengan memanggil pasien sesuai nomor antrian.

 Untuk pasien baru

a. Petugas memberikan senyum dan memberi sapa dengan ramah kepada pendaftar
b. Petugas TPPRJ harus mengecek nomor antrian pendaftar apakah sesuai urutan yang
terpanggil
c. Petugas menanyakan status pasien (baru/lama)
d. Setiap pasien baru, harus dicatat datanya pada dokumen rekam medis rawat jalan
dan Kartu Identitas Berobat (KIB) dengan diberikan nomor Rekam Medis (RM) baru.
e. Data pasien ditulis dengan lengkap meliputi nama, nomor rekam medis, pekerjaan,
agama, dan alamat pasien pada dokumen rekam medis rawat jalan.
f. KIB yang memuat nomor RM, nama dan alamat pasien diberikan kepada pasien
dengan pesan agar selalu dibawa setiap kali berobat
g. Petugas melakukan entry data sosial pasien ke komputer dan poliklinik yang dituju.
h. Bagi pasien BPJS dipersilahkan menuju ke loket penjaminan BPJS untuk dilakukan
verifikasi kelengkapan persyaratan peserta BPJS dan mendapatkan jaminan
pelayanan kesehatan sedangkan untuk pasien Jamkesda dan Umum dipersilahkan
ke kasir kemudian ke Poliklinik yang dituju.
i. Mendistribusikan dokumen rekam medis rawat jalan ke poliklinik

 Untuk Pasien Lama

a. Petugas memberikan senyum dan memberi sapa dengan ramah kepada pendaftar
b. Petugas TPPRJ harus mengecek nomor antrian pendaftar apakah sesuai urutan
yang terpanggil
c. Petugas menanyakan status pasien (baru/lama)
d. Bila sudah pernah berobat, pasien diminta menunjukkan KIB / menyebut nomor RM-
nya. Kemudian catat nomor RM di tracer untuk digunakan mencari dok RM lama.
Bila tidak membawa KIB dan lupa nomor RM-nya tanyakan nama dan alamatnya
untuk dicari di KIUP yang selanjutnya ditulis pada tracer.
e. Petugas menyerahkan KIB kepada pasien dengan pesan agar dibawa setiap kali
berobat
f. Bagi pasien BPJS dipersilahkan menuju ke loket penjaminan BPJS untuk dilakukan
verifikasi kelengkapan persyaratan dan mendapatkan jaminan pelayanan
kesehatan sedangkan untuk pasien Jamkesda dan umum dipersilahkan ke
kasir kemudian ke poliklinik yang dituju.
g. Mendistribusikan dokumen rekam medis rawat jalan ke poliklinik

Informasi perlu dihasilkan di bagian TPPRJ :

1. Identitas pasien, Kunjungan Baru / Lama (RL1 hal2 item 2 dan 3)
2. Alamat pasien untuk mengetahui cakupan pelayanan.
3. Cara pembayaran pasien. (RL1 hal 6 item 18)
4. Jumlah pasien rujukan. RL1 hal 6 item 19)
5. Petugas rj dan dokter sebagai Penanggung jawab terhadap pelayanankes di URJ
F. Ukuran Hasil Pelayanan
 Lama waktu tunggu maksimal 30 menit
 Lama waktu pendaftaran maksimal 5 menit
 Lama waktu penyediaan DRM maksimal 5 menit
 DRM sesuai dengan identitas pendaftar
 Pasien diberi arahan menuju unit pelayanan berikutnya
 Informasi yang disamppaikan jelas dan dapat dimengerti oleh pasien RJ
 Petugas ramah, menerapkan senyum, sopan dan santun