i

DAFTAR SINGKATAN

AIDS Acquired Immunodeficiency Syndrome

APBD Anggaran Perencanaan Belanja Daerah
APBN Anggaran Perencanaan Belanja Negara
BAST Berita Acara Serah Terima
BHP Bahan Habis Pakai
RDT Rapid Diagnostic Test
EID Early Infant Diagnosis
FASYANKES Fasilitas Pelayanan Kesehatan
Gx GeneXpert
HIV Human Immunodeficiency Virus
ODHA Orang Dengan HIV AIDS
PIMS Penyakit Infeksi Menular Seksual
PMI Pemantapan Mutu Internal
PME Pemantapan Mutu Eksternal
PPIA Pencegahan Penularan HIV dari Ibu ke Anak
PDP Perawatan, Dukungan dan Pengobatan
P2P Pencegahan dan Pengendalian Penyakit
RR Recording & Reporting
SBBK Surat Bukti Barang Keluar
SIHA Sistem Informasi HIV AIDS
TCM Tes Cepat Molekuler
UPK Unit Pelayanan Kesehatan
VL Viral load
WHO World Health Organization (Badan Kesehatan Dunia)

ii
Daftar Isi
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................................... 1
A. Latar Belakang ................................................................................................................. 1
B. Tujuan ............................................................................................................................. 1
C. Ruang Lingkup ................................................................................................................. 2
D. Sasaran ............................................................................................................................ 2
E. Pengertian - Pengertian.................................................................................................... 2
BAB II JEJARING RUJUKAN SPESIMEN LABORATORIUM ..................................................... 3
A. Kebijakan Alur Rujukan Spesimen .................................................................................... 3
B. Penyusunan Perjanjian Kerjasama .................................................................................... 9
C. Koordinasi dan Penjadwalan .......................................................................................... 10
BAB III PELAKSANAAN TRANSPORTASI SPESIMEN ........................................................... 12
A. Persiapan Spesimen ....................................................................................................... 12
B. Mekanisme Transportasi Spesimen ................................................................................ 14
BAB IV KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA .............................................................. 20
A. Penanganan Tumpahan Spesimen .................................................................................. 20
B. Pengolahan dan Penanganan Limbah ............................................................................. 21
C. Dekontaminasi dan Penggunaan Kembali Wadah Coolbox untuk Spesimen Transport ..... 22
D. Prosedur kesehatan dan keselamatan kerja untuk kurir yang terpajan bahan infeksius.... 22
BAB V PENCATATAN DAN PELAPORAN ........................................................................... 23
A. Pencatatan dan Pelaporan terkait Pemeriksaan viral load ............................................... 23
B. Klaim Biaya Kurir ........................................................................................................... 24
C. Mekanisme Pembayaran Hasil Pemeriksaan Laboratorium Rujukan ................................ 25
BAB VI MANAJEMEN LOGISTIK REAGEN VIRAL LOAD....................................................... 27
A. Dasar Perhitungan Kebutuhan Reagen Viral Load HIV dengan alat TCM dan Tes Molekuler
Konvensional. ........................................................................................................................ 27
B. Penerimaan dan Penyimpanan ....................................................................................... 28
C. Permintaan dan Pendistribusian ..................................................................................... 30
D. Pencatatan dan Pelaporan Logistik ................................................................................. 32
E. Pemantauan Masa Kadaluarsa dan Relokasi Logistik ....................................................... 32
DAFTAR PUSTAKA........................................................................................................... 36

iii
Daftar Tabel

Tabel 1. Stakeholder dan Peranannya .......................................................................................5

Tabel 2. Jenis serta Kriteria Spesimen untuk Pemeriksaan HIV RNA viral load .......................12
Tabel 3. Stabilitas spesimen untuk pemeriksaan viral load .....................................................14
Tabel 4. Register laboratorium (Halaman 1 & 2) .....................................................................16
Tabel 5. Logbook Transportasi Spesimen (Laboratorium Perujuk) .........................................17
Tabel 6. Logbook Transportasi Spesimen (Laboratorium Rujukan) .........................................17
Tabel 7. Komposisi penggunaan reagen Tes Molekular Konvensional metode Abbot ...........27
Tabel 8. Penyimpanan reagen viral load..................................................................................30
Tabel 9. Pemantau Tanggal Kadaluarsa Reagen ......................................................................33
Tabel 10. Lampiran Arsip Relokasi Reagen HIV .......................................................................34

Daftar Gambar

Gambar 1. Skema Rujukan Spesimen 1 .....................................................................................3

Gambar 2. Skema Rujukan Spesimen 2 .....................................................................................3
Gambar 3. Alur Rujukan Eksternal Layanan Viral load untuk Fasyankes yang tidak memiliki
Alat .....................................................................................................................................4
Gambar 4. Alur Internal Layanan Viral load Fasyankes yang memiliki TCM .............................5
Gambar 5. Cara pengemasan spesimen untuk transportasi ...................................................15
Gambar 6. Alur Pencatatan dan Pelaporan Pemeriksaan Viral Load ......................................23
Gambar 7. Alur klaim/reimbursement Transport Spesimen ...................................................25
Gambar 8. Alur Pencatatan dan Pelaporan Pemeriksaan Viral Load ......................................26
Gambar 9. Format Laporan Logistik ada dalam SIHA bagian Entri Bahan dan Alat ................32

Daftar Lampiran

Lampiran 1. Laporan Bulanan Pemakaian dan Permintaan Reagen HIV. ................................ 37

Lampiran 2. Formulir permintaan dan pelaporan hasil laboratorium .....................................38
Lampiran 3. Format Informasi untuk Fasyankes Perujuk ........................................................42
Lampiran 4. Template Informasi untuk Fasyankes Laboratorium Rujukan .............................42
Lampiran 5. Rekapitulasi Matriks Penjadwalan .......................................................................43
Lampiran 6. Mekanisme Transportasi Spesimen untuk Pemeriksaan Viral Load HIV .............44
Lampiran 7. Input Viraload di Aplikasi Rekap Kohort ..............................................................45
Lampiran 8. Form Rekapitulasi Hasil Pemeriksaan VL HIV per Bulan untuk
Klaim/Reimbursement .....................................................................................................45
Lampiran 9. Kartu Pemantau Suhu Ruangan ...........................................................................46
Lampiran 10. Contoh Surat Permintaan Reagen .....................................................................47
Lampiran 11. Berita Acara Serah Terima Barang .....................................................................48
Lampiran 12. Contoh pencatatan pada kartu stok ..................................................................49
Lampiran 13. Laporan Triwulan Alat dan Bahan ......................................................................50

iv
 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Program Pengendalian HIV AIDS dan PIMS di Indonesia dilaksanakan oleh

Kementerian Kesehatan melalui Sub Direktorat HIV AIDS dan PIMS dengan pengawasan
langsung dari Direktorat Pengendalian Penyakit Menular Langsung (P2ML). Salah satu
program dukungan yang sedang dilaksanakan adalah membangun sistem laboratorium
yang berkualitas serta terjangkau di seluruh Indonesia. Berbagai metode pemeriksaan
digunakan untuk pemeriksaan HIV, salah satunya adalah pemeriksaan dengan
menggunakan metode molekuler untuk monitoring terapi yaitu viral load.
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 15 tahun 2015
tentang Pelayanan Laboratorium HIV dan Infeksi Oportunistik, pemeriksaan viral load
merupakan pemeriksaan yang terbaik untuk menentukan saat mulai pemberian dan
memonitor terapi Anti Retro Viral (ARV). Pemeriksaan viral load dilakukan sebelum
pemberian ARV dan dilanjutkan dengan monitoring secara berkala setiap enam bulan
sampai satu tahun.
Di Indonesia, alat yang digunakan saat ini untuk pemeriksaan viral load diantaranya
yang termasuk tes molekuler konvensional yaitu Abbot m2000rt/m2000sp dan COBAS
Taqman HIV-1. Penyedia layanan pemeriksaan molekuler viral load dengan alat tersebut
berada tersentralisasi di tingkat provinsi dan belum merata di seluruh Indonesia.
Pemanfaatan fasilitas layanan tersebut masih sangat terbatas karena belum adanya
sistem rujukan, baik rujukan pasien maupun spesimen. Selain itu, kondisi geografis
Indonesia yang sangat luas serta berbentuk kepulauan, menambah daftar kendala dalam
pemanfaatan fasilitas pemeriksaan viral load. Untuk dapat mengatasi hal tersebut, maka
perlu dibuat suatu sistem rujukan untuk pemeriksaan viral load.
Saat ini telah terdapat alat tes cepat molekuler GeneXpert yang tersebar di berbagai
layanan di seluruh Indonesia untuk pemeriksaan tuberkulosis yang juga dapat digunakan
untuk pemeriksaan viral load HIV. Di Indonesia, pemeriksaan viral load dengan
menggunakan alat tes cepat molekuler ini sudah divalidasi di Laboratorium Rujukan
Nasional HIV RS Kanker Dharmais terhadap alat Abbot M2000rt dengan hasil yang sangat
baik.
Oleh karena hal tersebut diatas, Sub Direktorat HIV AIDS dan PIMS akan melakukan
upaya peningkatan pemeriksaan viral load dengan memaksimalkan penggunaan alat tes
molekuler konvensional maupun tes cepat molekuler (TCM) serta membangun sistem
transportasi spesimen.

B. Tujuan
a. Memperluas cakupan layanan monitoring pengobatan ARV di Indonesia dengan
membangun sistem rujukan spesimen yang baik.
b. Memanfaatkan penggunaan alat tes cepat molekuler yang sudah tersedia di layanan
untuk pemeriksaan viral load HIV.
c. Meningkatkan pengelolaan logistik terkait pemeriksaan Viral load HIV.

1
C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup dalam petunjuk teknis ini meliputi panduan untuk menghubungkan
antara PDP dan laboratorium, penentuan jejaring rujukan, sistem transport spesimen,
penanganan logistik serta pencatatan dan pelaporan.

D. Sasaran
Petunjuk teknis ini ditujukan untuk pengelola program HIV, petugas layanan PDP dan
petugas laboratorium pada fasyankes perujuk maupun fasyankes rujukan pemeriksaan VL
HIV.

E. Pengertian - Pengertian

Fasyankes perujuk : fasyankes yang mengirimkan sample

viral load HIV.
Fasyankes rujukan : fasyankes yang menerima dan
melakukan pemeriksaan viral load
HIV.
Logbook : buku yang digunakan untuk mencatat
aktivitas pengiriman spesimen dari
fasyankes perujuk, kurir, dan
fasyankes rujukan.
Register laboratorium : buku pencatatan harian laboratorium
yang diisi oleh petugas laboratorium
setiap ada pemeriksaan (harian).
Tes Cepat Molekular : pemeriksaan molekular yang
menggunakan alat GeneXpert.
Tes Molekular Konvensional : pemeriksaan molekular yang
menggunakan alat molekular
konvensional PCR (misalnya Abbott
m2000rt/m2000sp, dan COBAS
Taqman HIV-1 ).
Formulir rujukan pemeriksaan laboratorium : form yang digunakan untuk mencatat
data individu pasien yang melakukan
pemeriksaan VL HIV dan dikirim
bersama dengan pengiriman
spesimen ke laboratorium rujukan,
kemudian akan dikirimkan kembali
bersama dengan hasil ke fasyankes
perujuk dan pasien.

2
 BAB II JEJARING RUJUKAN SPESIMEN LABORATORIUM

A. Kebijakan Alur Rujukan Spesimen

Rujukan spesimen viral load HIV diatur sebagai berikut:
1. Optimalisasi Penggunaan Alat Tes Molekular Konvensional (skema rujukan 1)
Bagi fasyankes PDP yang di daerahnya terdapat alat tes molekuler Konvensional,
maka fasyankes tersebut akan merujuk pemeriksaan VL ke laboratorium dengan alat
konvensional tersebut (mengutamakan pemanfaatan alat tes molekuler
konvensional).

Gambar 1. Skema Rujukan Spesimen 1

2. Optimalisasi penggunaan TCM

Laboratorium yang memiliki alat TCM dapat menerima rujukan pemeriksaan viral load
HIV baik internal maupun eksternal.

Gambar 2. Skema Rujukan Spesimen 2

Berikut di bawah ini adalah gambar skema alur lengkap rujukan spesimen bagi fasyankes
yang merujuk ke alat Tes Molekular Konvensional atau TCM (eksternal) dan alur bagi
fasyankes yang memiliki alat TCM (internal).

3
 ① Pasien datang
sesuai perjanjian/jadwal.
② Diperiksa dokter PDP, mengisi form permintaan
pemeriksaan.
③ Membawa form ke laboratorium untuk
pengambilan specimen.
④ Petugas laboratorium mengolah spesimen menjadi
plasma dan mencatat di register laboratorium dan
logbook untuk dikirim ke laboratorium rujukan.
Kemudian, petugas laboratorium menghubungi kurir
untuk mengambil spesimen.
⑤ Kurir datang sesuai
jadwal yang disepakati
mencatat di logbook,
mengambil coolbox yang
sudah disiapkan petugas
laboratorium, dan mengirim
spesimen dalam coolbox.
⑥ Sampel diterima di
catat di logbook dan
diperiksa.
Catatan: lakukan tes
secepat mungkin.
Gambar 3. Alur Rujukan Eksternal Layanan Viral load untuk Fasyankes yang tidak memiliki Alat
⑩ Laboratorium
perujuk mencatat di
logbook dan segera
Fasyankes PDP & Lab menyampaikan hasil
ke dokter PDP.
Perujuk
⑪ PDP mencatat
hasil di ikhtisar
perawatan dan
membuat laporan
kohort.
Pasien mengambil
hasil di PDP dan
⑨ Form hasil,
konsultasi klinis
lembar cetak hasil
Kurir laboratorium dan
coolbox diambil kurir
minggu. berikutnya
dan diberikan ke
laboratorium perujuk
⑧ Petugas
laboratorium rujukan
mencatat hasil dan
Laboratorium Rujukan menginformasikan
hasil maksimal 2 hari
kerja setelah ada
hasil ke laboratorium
perujuk (misal:
email).
4
 Gambar 4. Alur Internal Layanan Viral load Fasyankes yang memiliki TCM

Adapun agar alur diatas dan pelaksanaan rujukan spesimen dapat berjalan dengan
baik, maka semua stakeholder yang berperan dalam proses implementasi tersebut harus
mengetahui peranan dan tugasnya. Tabel 1 dibawah ini menjelaskan secara rinci mengenai
stakeholder yang terlibat beserta peranannya:

Tabel 1. Stakeholder dan Peranannya

Tingkat Tugas Pokok dan Fungsi Pelaksana

Sub • Berkoordinasi dengan Subdit Tuberkulosis dan Sub
Direktorat Subdit Hepatitis dan PISP. Direktorat HIV
HIV AIDS & • Menjamin ketersediaan logistik reagen untuk AIDS & PIMS
PMS pemeriksaan molekuler HIV di Pusat dan
pendistribusiannya ke Dinas Kesehatan Provinsi.
• Menentukan format laporan pemeriksaan
laboratorium dan pemakaian logistik reagen viral
load (lampiran 1). Menerima rekapitulasi laporan
pemeriksaan viral load HIV dan pemakaian logistik
reagen viral load dari Dinas Kesehatan Provinsi.
• Monitoring dan evaluasi pelaksanaan transportasi
spesimen dengan Dinas Kesehatan Provinsi dan

5
 Tingkat Tugas Pokok dan Fungsi Pelaksana
Kabupaten/Kota.
Sub • Berkoordinasi dengan Subdit HIV AIDS & PIMS Sub
Direktorat TB terkait pelaksanaan penggunaan TCM untuk Direktorat TB
pemeriksaan viral load HIV.
• Berkoordinasi dengan Subdit HIV AIDS & PIMS
terkait pelaksanaan transportasi spesimen ke
fasyankes yang terdapat alat TCM dalam
menghitung beban TCM dan kesiapan fasyankes
untuk pemeriksaan VL HIV.
Dinas • Melakukan perencanaan pembentukan jejaring Penanggung
Kesehatan rujukan spesimen untuk pemeriksaan viral load HIV Jawab
Provinsi melalui: Program dan
o Bersama-sama dengan Sub Direktorat HIV AIDS penanggung
dan PIMS serta Dinas Kesehatan Kabupaten Jawab
Kota menyusun dan menyepakati jejaring Logistik
laboratorium rujukan pemeriksaan viral load
HIV.
o Bersama-sama Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota menentukan target
pemeriksaan viral load HIV di wilayahnya.
o Membuat pemetaan dan mengatur
penjadwalan transportasi spesimen bersama
kurir lokal, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
dan fasyankes.
• Mengidentifikasi kurir yang akan dilibatkan pada
kegiatan transportasi spesimen serta membuat
perjanjian kerjasama.
• Mengelola pendistribusian reagen dan logistik ke
Kabupaten/Kota dan melakukan relokasi logistik
yang akan kadaluwarsa bilamana diperlukan.
• Menjamin ketersediaan bahan habis pakai
penunjang pemeriksaan molekuler HIV di fasyankes
melalui kegiatan advokasi Ke Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota ataupun ke fasyankes untuk
pengadaan secara swadana di fasyankes maupun
yang bersumber dari APBD.
• Menerima rekapitulasi laporan pemeriksaan dan
pemakaian logistik VL dari Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota yang ada di wilayahnya dan
membuat laporan akhir/ rekapitulasi ke pusat.
• Monitoring dan Evaluasi pelaksanaan
operasionalisasi transportasi spesimen di Tingkat
Kabupaten/Kota berkoordinasi dengan Dinas
Kesehatan setempat.
• Membayarkan klaim operasional dan kurir secara
berjenjang mengikuti alur.
6
 Tingkat Tugas Pokok dan Fungsi Pelaksana
• Dukungan kebijakan dan melakukan advokasi
pembiayaan program dan logistik melalui APBD.
• Memastikan hasil pemeriksaan sudah dicatat di
dalam logbook, register kohort, dan laporan
bulanan.
Dinas • Melakukan perencanaan pembentukan jejaring Penanggung
Kesehatan rujukan spesimen untuk pemeriksaan HIV Viral load Jawab
Kabupaten/ melalui: Program dan
Kota o Bersama-sama dengan Subdit HIV AIDS dan Logistik/ IFP
PIMS serta Dinas Kesehatan Provinsi di Dinkes
menyusun dan menyepakati jejaring Kab/Kota
laboratorium rujukan pemeriksaan viral load
HIV.
o Bersama-sama Dinas Kesehatan Provinsi
menentukan target pemeriksaan viral load HIV
di wilayahnya.
o Membuat pemetaan dan mengatur
penjadwalan transportasi spesimen bersama
Dinas Kesehatan Provinsi dan fasyankes.
• Mengelola pendistribusian reagen dan logistik
untuk fasyankes dan berkoordinasi dengan Dinas
Kesehatan Provinsi untuk melakukan relokasi untuk
logistik yang akan segera kadaluwarsa bilamana
diperlukan.
• Menjamin ketersediaan Bahan Habis Pakai (BHP)
penunjang pemeriksaan molekuler HIV di fasyankes.
• Menerima laporan pemeriksaan HIV viral load dan
pemakaian logistik reagen viral load dari fasyankes
yang ada di wilayahnya dan membuat laporan
akhir/rekapitulasi ke Dinas Kesehatan Provinsi.
• Monitoring dan Evaluasi pelaksanaan
Operasionalisasi transportasi spesimen di
Fasyankes berkoordinasi dengan Dinas Kesehatan
Provinsi dan Pusat.
• Dukungan Kebijakan dan Melakukan advokasi
pembiayaan program dan logistik melalui APBD Tk
II.
Kurir • Melakukan pemeriksaan secara visual paket yang Kurir
akan dikirimkan.
• Mengambil spesimen yang sudah dikemas dalam
coolbox untuk dikirim di fasyankes sesuai jadwal
yang diberikan.
• Mengisi logbook transportasi spesimen dan
menandatanganinya baik logbook yang berada di
laboratorium pengirim dan laboratorium rujukan.

7
 Tingkat Tugas Pokok dan Fungsi Pelaksana
• Mengirimkan kembali hasil pemeriksaan dalam
amplop tertutup kembali ke fasyankes perujuk dan
mengembalikan coolbox.
• Merekap transaksi pengiriman.

Fasyankes • Membuat jadwal pengiriman spesimen. bersama- Penanggung

perujuk sama dengan pengelola program di Kabupaten/Kota Jawab
dan Provinsi dan mengatur jadwal kedatangan Laboratorium
pasien.
• Dapat melakukan pengadaan BHP secara swadana
dengan berkoordinasi dengan Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota.
• Melakukan pengambilan, pengolahan dan
pengemasan spesimen sesuai ketentuan standar
dan melakukan pengiriman spesimen melalui kurir
yang telah ditunjuk.
• Mencatat spesimen yang dikirim dalam pencatatan
register laboratorium.
• Mengisi logbook transportasi spesimen setiap
melakukan pengiriman spesimen dan meminta kurir
menandatanganinya.
• Melaporkan jumlah pemeriksaan viral load HIV dan
pemakaian logistik viral load HIV sesuai format yang
berlaku ke Dinas Kesehatan Provinsi dengan
tembusan ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota di
wilayahnya setiap bulannya.
Fasyankes • Menerima rujukan spesimen yang memenuhi syarat Penanggung
Laboratorium dan mencatat pada logbook transportasi spesimen. Jawab
Rujukan • Melakukan pemeriksaan sesuai standar. Program
• Mencatat hasil pada buku register Laboratorium Logistik/
dan form hasil. Laboratorium
• Mengirimkan hasil ke fasyankes pengirim spesimen HIV/TB di
melalui kurir. Fasyankes
• Mengisi logbook transportasi spesimen setiap Kabupaten/Ko
melakukan pengiriman hasil dan meminta kurir ta
menandatanganinya.
• Melaporkan jumlah pemeriksaan viral load HIV dan
pemakaian logistik viral load HIV sesuai format yang
berlaku ke Dinas Kesehatan Provinsi dengan
tembusan ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota di
wilayahnya setiap bulannya serta melakukan
pengajuan klaim pemeriksaan.
Layanan PDP • Membuat permintaan pemeriksaan VL ODHA sesuai Penanggung
dengan keadaan klinis pasien. Jawab PDP

8
 Tingkat Tugas Pokok dan Fungsi Pelaksana
• Berkoordinasi dengan petugas laboratorium di
fasyankes terkait untuk pemeriksaan VL maupun
pengemasan sampel bila di fasyankes bersangkutan
tidak tersedia alat pemeriksa VL.
• Berkoordinasi dengan petugas laboratorium untuk
memastikan hasil pemeriksaan VL sampai di layanan
PDP
• Memastikan hasil pemeriksaan VL dicatat di iktisar
perawatan dan kohort pasien.

B. Penyusunan Perjanjian Kerjasama

1. Kerjasama Dinas Kesehatan Provinsi dengan Laboratorium Rujukan

a. Dinas Kesehatan Provinsi berdasarkan masukan dari Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota menentukan laboratorium rujukan pemeriksaan viral load HIV.
b. Dokumen Perjanjian Kerjasama meliputi informasi berikut:
i. Satuan biaya pemeriksaan untuk pemeriksaan viral load;
ii. Nama layanan PDP yang akan berjejaring dengan laboratorium rujukan;
iii. Perkiraan jumlah spesimen yang akan diperiksa;
iv. Format register laboratorium HIV dan logbook transportasi spesimen;
v. Prosedur klaim pembayaran pemeriksaan beserta dokumen
pendukungnya (kuitansi tagihan laboratorium).

Dokumen Pendukung:
a) Dokumen perjanjian kerjasama antara Dinas Kesehatan Provinsi dan
Laboratorium Rujukan;
b) Formulir permintaan pemeriksaan laboratorium HIV (lampiran 2);
c) Register laboratorium HIV;
d) Logbook transportasi spesimen;
e) Kuitansi tagihan pemeriksaan laboratorium.

2. Kerjasama Dinas Kesehatan Provinsi dengan Perusahaan Jasa Kurir

a. Dinas Kesehatan Provinsi diberikan kewenangan untuk menentukan perusahaan
jasa kurir transportasi spesimen di wilayahnya masing-masing;
b. Penentuan perusahaan jasa kurir dilakukan melalui mekanisme pengadaan barang
dan jasa sesuai peraturan yang berlaku;
c. Beberapa pertimbangan yang perlu diperhatikan dalam memilih perusahaan jasa
kurir diantaranya:
i. Calon perusahaan jasa kurir memiliki kemampuan dan jejaring dalam
melakukan pengambilan spesimen transport dari layanan perujuk ke
laboratorium rujukan pemeriksaan viral load;
ii. Calon perusahaan jasa kurir memiliki kemampuan dan jejaring dalam
menyampaikan data hasil pemeriksaan viral load secara tepat waktu;
iii. Kemampuan dan jejaring dari calon perusahaan jasa kurir mencakup
kecukupan SDM, sarana transportasi dan komunikasi yang efektif untuk
menunjang kegiatan operasional;

9
 iv. Memiliki pengalaman melakukan kegiatan spesimen transportasi untuk
program kesehatan lainnya, misalnya spesimen TB.
d. Dinas Kesehatan Provinsi menyusun dokumen perjanjian kerjasama dengan
perusahaan jasa kurir yang telah ditunjuk, dan memastikan informasi yang tercantum
didalamnya setidaknya meliputi:
i. Satuan biaya untuk setiap pengambilan spesimen dan penyerahan hasil dari
layanan perujuk ke laboratorium rujukan;
ii. Periode klaim dan kelengkapan dokumen klaim;
iii. Logbook transportasi spesimen;
iv. Prosedur klaim pembayaran pemeriksaan beserta dokumen pendukungnya
(kuitansi tagihan laboratorium).

Dokumen Pendukung
a) Dokumen perjanjian kerjasama antara Dinas Kesehatan Provinsi dan Perusahaan
Jasa Kurir;
b) Logbook transportasi specimen;
c) Bukti pengambilan dan penerimaan specimen;
d) Bukti pengiriman dan penerimaan data hasil pemeriksaan;
e) Invoice biaya pengiriman specimen transport.

C. Koordinasi dan Penjadwalan

Mekanisme koordinasi dan penjadwalan merupakan tahap paling penting sebelum
memulai pelaksanaan transportasi spesimen. Koordinasi dan pengaturan jadwal yang baik
dapat memaksimalkan kerja laboratorium rujukan dan mengurangi biaya kurir serta
mengefisiensikan biaya logistik dan operasional program.

Tujuan:
1. Mengatur jadwal pemeriksaan ODHA;
2. Mengatur jadwal kurir;
3. Mengurangi waktu tunggu sample pooled; dan
4. Efisiensi biaya kurir.

Alat Bantu:
1. Template informasi untuk fasyankes perujuk (lampiran 3);
2. Template informasi untuk fasyankes laboratorium rujukan (lampiran 4); dan
3. Template rekapitulasi matriks penjadwalan (lampiran 5).

Prosedur :
1. Dokter PDP di fasyankes menerima form dari Dinas Kesehatan Provinsi untuk
mengumpulkan informasi jumlah pasien ODHA yang sedang mengonsumsi ARV yang
masih aktif dan memenuhi kriteria pemeriksaan (lampiran 3 dan 4). Template
informasi (lampiran 3 dan 4) ini digunakan untuk: (i) mengecek kembali kesesuaian
data program dengan data di layanan; (ii) mengetahui jam operasional layanan PDP
dan laboratorium di fasyankes tersebut; dan (iii) mengatur waktu yang tepat untuk
mengkoordinir pengumpulan pasien untuk penjadwalan pemeriksaan viral load HIV.

10
2. Dinas Kesehatan Provinsi akan merekap informasi ini dan membuat daftar contact
person untuk kurir, laboratorium pengirim dan laboratorium rujukan untuk dibagikan,
diperbanyak, dan disimpan masing - masing stakeholder.
3. Dinas Kesehatan kemudian membuatkan rekapitulasi informasi jadwal yang diterima
dari berbagai layanan pada matriks penjadwalan (lampiran 5) dan menindaklanjuti
dengan konfirmasi baik melalui pertemuan ataupun telepon kepada fasyankes PDP
dan laboratorium rujukan untuk kesepakatan jadwal pengiriman (lampiran 5).
4. Informasi jadwal tersebut kemudian diserahkan kepada kurir yang ditunjuk. Setiap
bulan akan dilakukan pertemuan untuk update progress dan fasyankes
pengirim/perujuk wajib memvalidasi kembali jadwal dan melaporkan bila terdapat
perubahan.
5. Hasil di upload melalui tools bantu komunikasi seperti email.

11
 BAB III PELAKSANAAN TRANSPORTASI SPESIMEN

A. Persiapan Spesimen
Pengelolaan persiapan spesimen sebelum dilakukan pengiriman merupakan salah
satu langkah yang penting dalam pemeriksaan viral load HIV. Kesalahan teknik dalam
persiapan spesimen ini dapat mengakibatkan hasil pemeriksaan yang tidak akurat.

1. Jenis dan Kriteria Spesimen yang akan dirujuk

Spesimen yang dapat digunakan untuk pemeriksaan viral load RNA HIV adalah
darah. Secara umum, plasma darah EDTA dapat digunakan baik pada metode viral load
RNA HIV secara Tes Molekular Konvensional, maupun menggunakan TCM. Spesifikasi
jenis dan kriteria spesimen untuk pemeriksaan viral load RNA HIV adalah sebagai
berikut:

Tabel 2. Jenis serta Kriteria Spesimen untuk Pemeriksaan HIV RNA viral load

Pemeriksaan Alat Spesimen Kriteria

Viral load TCM (Tes • Plasma • Tidak lisis dan tidak keruh.
RNA HIV Cepat EDTA • Volume plasma EDTA minimal 2,5
Molekular) ml (volume yang dibutuhkan per
dan tes 1 ml dengan ekstra cadangan
Tes 1,5 ml bila diperlukan
Molekular pengulangan).
Konvensional

2. Pengambilan dan Pengolahan Spesimen

Lokasi pengambilan: Pada orang dewasa dan bayi di vena (cth: vena fossa cubiti).
Alat dan bahan:
• 2 buah tabung vakum EDTA 3 ml (untuk memperoleh plasma EDTA 2,5 ml)
• Jarum vacutainer
• Spuit 5- 10 ml dan jarum bila tidak tersedia vacutainer
• Kapas alkohol
• Plester
• Holder (bagi pengguna tabung Vakum)
• Tourniquette
• Wadah tahan tusukan
• Sarung tangan
• Mesin sentrifus
• Pipet transfer
• Tabung ulir plasma 1,5-2,5 ml atau micro-tube 1,5 ml (2 tabung).

12
 Prosedur:
a. Pengambilan Spesimen
Pengambilan darah dengan menggunakan tabung vakum:
1) Siapkan alat dan bahan.
2) Lakukan hand hygiene.
3) Lakukan identifikasi pasien.
4) Pasang jarum vacutainer pada holder.
5) Letakkan lengan pasien lurus di atas meja dengan telapak tangan menghadap ke
atas lalu pasanglah tourniquette pada bagian atas dari vena yang akan diambil
(jangan terlalu kencang).
6) Minta pasien mengepalkan tangan.
7) Dengan menggunakan ujung telunjuk kiri, petugas laboratorium
memeriksa/mencari lokasi pembuluh darah yang akan ditusuk.
8) Pakai sarung tangan.
9) Bersihkan lokasi dengan kapas alkohol 70 % dan biarkan sampai kering.
10) Tusuk vena secara perlahan dengan sudut 30-45º.
11) Bila jarum berhasil masuk vena, segera ambil dan pasang tabung vacutainer
EDTA, maka akan terlihat darah masuk mengalir memenuhi tabung lalu lepaskan
tourniquette.
12) Setelah cukup darah yang diambil, tabung vacutainer dicabut kemudian secara
perlahan, keluarkan jarum dan holder.
13) Buang jarum pada wadah tahan tusukan dan tutup luka pasien dengan kapas
kering.
14) Homogenkan darah dalam tabung EDTA dengan membolak-balikkan secara
perlahan sebanyak 8 kali (jangan terlalu kencang, untuk mencegah hemolisis).
15) Tulislah identitas atau nomer pada tabung vacutainer.
16) Lepas sarung tangan dan lakukan hand hygiene.

b. Pengolahan spesimen
1) Homogenkan tabung yang berisi spesimen darah secara perlahan.
2) Lakukan sentrifugasi selama 5 menit pada kecepatan 1.500 rpm, hingga cairan
plasma EDTA terpisah.
3) Apabila tidak terdapat mesin sentrifus, biarkan darah yang bercampur
antikoagulan EDTA dalam posisi tegak lurus di rak tabung, plasma akan terpisah
dari sel eritrosit dengan sendirinya.
4) Pisahkan plasma EDTA ke dalam tabung ulir plasma 1,5-2,5 ml atau micro-tube
1,5 ml yang kering dan bersih, menggunakan pipet transfer.
5) Beri label identitas.

3. Penyimpanan Spesimen

Bahan: Plasma EDTA

Alat:
• Lemari Pendingin dengan suhu tercatat (dilengkapi thermometer suhu dan kartu
pencatatan suhu).
• Styrofoam atau coolbox.
• Icepack gel.

13
 • Lakban.
• Amplop plastic.
• Parafilm.
• Sarung tangan.
• Gunting.

Prosedur:
1. Spesimen plasma EDTA dianjurkan diperiksa di hari yang sama pada saat pengambilan
spesimen.
2. Bila kondisi di atas tidak memungkinkan, maka spesimen plasma EDTA dapat disimpan
pada lemari pendingin untuk diperiksa lagi pada jangka waktu tertentu sesuai dengan
suhu penyimpanan (lihat tabel 3).

Tabel 3. Stabilitas spesimen untuk pemeriksaan viral load

Jenis Spesimen 37°C (kondisi 15-30°C 4°C -20°C * -70°C *

lembab) (suhu ruang)
Whole blood 6 jam** 6 jam** - - -
(venous EDTA)
Plasma 24 jam 24 jam 5 hari 1 tahun 5 tahun
Sumber: WHO 2014. Technical and operational considerations for implementing HIV Viral load testing.
* Maksimum siklus beku ulang adalah sebanyak 3 kali
** dalam waktu kurang dari 6 jam harus dilakukan sentrifugasi

B. Mekanisme Transportasi Spesimen

Tujuan:
Memberikan acuan untuk melakukan pengemasan, pengiriman, penerimaan di
laboratorium rujukan dan pengiriman hasil pemeriksaan.

1. Pengemasan Spesimen
Prosedur pengiriman spesimen dilakukan mulai dari pengemasan spesimen di
dalam laboratorium perujuk sampai dengan pengiriman spesimen oleh kurir dan
penerimaan spesimen di laboratorium penerima rujukan. Petugas laboratorium harus
melakukan pengemasan spesimen sesuai dengan standar keselamatan dan keamanan
(lampiran 6).

Prosedur:
a. Cocokkan identitas spesimen plasma dengan data pada register laboratorium dan
logbook transportasi spesimen.
b. Segel tutup tabung spesimen dengan menggunakan parafilm, atau bila tidak ada
parafilm dapat menggunakan lem paralon pipa plastik sebagai alternatif.
c. Apabila spesimen lebih dari satu, maka cara pengemasannya adalah dengan
mengemas satu tabung untuk setiap plastik kemasan kecil agar apabila terjadi
kebocoran tabung tidak mengkontaminasi sampel yang lain, sertakan juga absorban
berupa tisu untuk menyerap jika ada tumpahan. Masing-masing plastik berukuran
kecil ini harus ditutup rapat.
d. Masukkan semua plastik kecil berisi tabung tersebut ke dalam satu plastik besar
kemudian ditutup rapat.
14
e. Masukkan plastik yang sudah ditutup rapat ke dalam coolbox.
f. Masukkan ice gel pack ke dalam coolbox dengan posisi mengelilingi plastik yang
berisi spesimen.
g. Masukkan formulir permintaan pemeriksaan laboratorium dalam plastik lalu
tempelkan pada tutup coolbox bagian dalam. Spesimen yang akan dikirim harus
disertai dengan form permintaan pemeriksaan yang dibawa pasien ke laboratorium
dan sudah diisi dari PDP.
h. Tutup rapat coolbox dengan menggunakan lakban.
i. Tambahkan alamat laboratorium rujukan serta stiker biohazard di bagian luar
coolbox. Secara keseluruhan, pengepakan spesimen terlihat seperti Gambar 5.
Formulir permintaan
pemeriksaan laboratorium
ditempel di tutup bagian dalam.

Kertas koran.

Ice pack Tempat penyimpanan

coolbox.

Tabung spesimen disegel rapat

dengan parafilm dimasukkan dalam
plastik yang dapat disegel.

Gambar 5. Cara pengemasan spesimen untuk transportasi

15
Tabel 4. Register laboratorium (Halaman 1 & 2)

2. Transportasi/Pengiriman oleh Kurir

Alat bantu:
1. Logbook transportasi spesimen (untuk laboratorium perujuk); dan
2. Buku register laboratorium.

Bahan:
Spesimen yang sudah dikemas dan siap untuk dikirimkan.

Kelengkapan:
1. Jadwal penjemputan spesimen yang telah disepakati oleh penanggung jawab
laboratorium dan kurir penyedia jasa layanan; dan
2. Resi pengiriman.

Prosedur:
1. Petugas laboratorium pengirim/perujuk menghubungi kurir untuk mengambil
spesimen yang sudah siap untuk dikirimkan sesuai dengan jadwal yang telah
disepakati oleh kedua belah pihak.
16
2. Kurir datang ke layanan untuk mengambil spesimen.
3. Petugas laboratorium mencatat kedalam logbook transport specimen (Tabel 5
bagian fasyankes perujuk).
4. Petugas kurir mengisi logbook transport spesimen. Pada saat kurir datang mengambil
coolbox, kurir harus mengisi dan menandatangani logbook transportasi specimen
(Tabel 5 bagian kurir). Pencatatan di logbook transportasi spesimen merekam semua
kegiatan yang dilakukan di laboratorium pengirim, kurir dan laboratorium penerima
dengan adanya konfirmasi waktu dan tandatangan (Tabel 5).
5. Petugas kurir memastikan pengemasan spesimen sudah baik dan benar (coolbox
tertutup dengan rapat).
6. Setelah melakukan pemeriksaan coolbox, petugas laboratorium menandatangani
tanda bukti pengiriman coolbox.
7. Petugas kurir mengantarkan coolbox berisi spesimen di hari yang sama dengan hari
pengambilan spesimen. Catatan: untuk mempertahankan kerahasiaan dari pasien,
maka kurir tidak diperbolehkan untuk membuka coolbox.

Tabel 5. Logbook Transportasi Spesimen (Laboratorium Perujuk)

Tabel 6. Logbook Transportasi Spesimen (Laboratorium Rujukan)

17
3. Penerimaan Spesimen di Laboratorium rujukan

Penerimaan spesimen merupakan hal yang penting, petugas penerima spesimen

di laboratorium rujukan harus mengetahui kriteria spesimen yang baik dan melakukan
pencatatan dokumentasi penerimaan spesimen.

Alat bantu:
1. Logbook transportasi spesimen untuk laboratorium rujukan; dan
2. Buku register laboratorium (Tabel 4).

Prosedur:
1. Petugas laboratorium rujukan menerima coolbox berisi spesimen dari kurir lalu
memeriksa kondisi spesimen terlebih dahulu dan mengisi logbook transport
spesimen. Petugas dapat menolak spesimen apabila spesimen tidak dilengkapi
dengan identitas yang jelas dan apabila ditemukan ketidaksesuaian identitas,
spesimen juga ditolak apabila tidak memenuhi kriteria spesimen yang baik seperti
dijelaskan pada bagian persiapan spesimen.
2. Setelah melakukan pemeriksaan kondisi spesimen, petugas laboratorium penerima
rujukan menandatangani tanda bukti penerimaan coolbox (Tabel 6 bagian
fasyankes rujukan).
3. Kurir mengisi logbook transportasi specimen (Tabel 6 bagian kurir).
4. Pemeriksaan viral load disarankan dilakukan pada hari yang sama dengan hari
penerimaan spesimen.
5. Apabila pemeriksaan viral load tidak dilakukan pada hari yang sama dengan hari
penerimaan spesimen, maka spesimen yang diterima harus dimasukkan kedalam
lemari pendingin (mengacu pada table 3).
6. Laboratorium rujukan harus mendokumentasikan pemeriksaan yang dilakukan pada
buku register laboratorium dan logbook fasyankes rujukan.

4. Mekanisme Pengiriman dan Penerimaan Hasil

Alat bantu:
1. Formulir hasil pemeriksaan viral load;
2. Logbook transportasi specimen pada laboratorium perujuk; dan
3. Logbook transportasi specimen pada laboratorium rujukan.

Prosedur:
1. Pengiriman hasil pemeriksaan sesuai kesepakatan di masing-masing daerah.
2. Petugas laboratorium rujukan pemeriksa viral load memberikan hasil pemeriksaan
viral load yang telah divalidasi yang dimasukkan dalam amplop tertutup rapat pada
saat kurir mengantarkan coolbox berisi spesimen yang baru (hasil laboratorium
minggu 1 diberikan kepada kurir pada minggu ke 2, ketika kurir mengirimkan spesimen
di minggu ke 2).

18
3. Petugas laboratorium rujukan mengisi logbook transportasi specimen untuk
pengiriman hasil (Tabel 6 bagian fasyankes rujukan).
4. Kurir menerima amplop yang tertutup rapat yang berisi hasil pemeriksaan dan mengisi
logbook transportasi specimen untuk pengiriman hasil (Tabel 6 bagian kurir).
5. Kurir mengirimkan hasil kepada laboratorium pengirim spesimen di hari yang sama
dengan hari pengambilan hasil.
6. Kurir mengisi logbook penerimaan hasil (Tabel 5 bagian kurir).
7. Petugas laboratorium perujuk menerima hasil dan mengisi logbook (Tabel 5 bagian
fasyankes perujuk) dan tanda terima. Petugas Lab juga harus membuat rekap
pencatatan untuk hasil yang diterima sebagai arsip di dalam catatan register
laboratorium (Tabel 4).
8. Petugas laboratorium mengirimkan hasil ke layanan PDP.

Catatan:
1. Prosedur diatas adalah mekanisme pengiriman hasil pemeriksaan secara fisik.
2. Softcopy Hasil pemeriksaan viral load harus dikirimkan oleh penanggung jawab
laboratorium rujukan segera setelah pemeriksaan viral load selesai dilakukan kepada
dokter pengirim. Pengiriman softcopy hasil dilakukan melalui email.
3. Pastikan amplop yang diterima masih dalam keadaaan tertutup.
4. Hasil yang diberikan ke dokter layanan PDP harus sudah divalidasi oleh penanggung
jawab laboratorium.
5. Hasil viral load wajib dilaporkan dalam laporan Kohort oleh petugas RR atau petugas
layanan PDP.

19
 BAB IV KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA

Tujuan:
Memberikan acuan untuk melakukan penanganan tumpahan spesimen, pengolahan
dan penanganan limbah, dekontaminasi coolbox dan keselamatan kurir yang terpapar bahan
biologis infeksius dengan baik dan benar.

A. Penanganan Tumpahan Spesimen

Alat dan Bahan:
1. Larutan Hipoklorit 0.5% yang baru dibuat.
2. Tissue atau bahan absorben lainnya.
3. Kantong Biohazard yang tahan tusukan terbuat dari materi yang tidak mudah
robek/bocor.
4. Sarung tangan.
5. Kacamata pelindung laboratorium.
6. Sepatu khusus laboratorium.
7. Apron (bisa menggunakan disposible).
8. Insenerator.
9. Lap kertas atau kertas koran.

Prosedur kerja membersihkan tumpahan spesimen :

1. Tumpahan sedikit (ukuran diameter kurang dari 10 cm):
a. Gunakan Alat Pelindung Diri (APD) sesuai SOP di fasyankes.
b. Tutupi tumpahan dengan lap kertas atau kertas koran yang menyerap cairan atau
kain untuk menyerap cairan yang tumpah. Jika menggunakan kain, terlebih dahulu
celupkan ke dalam larutan desinfektan dan peras.
c. Buang kertas lap atau kertas koran dan atau kain lap ke dalam kantung sampah
biohazard/plastik kuning sesuai prosedur yang dijelaskan dalam SOP Pembuangan
Limbah Infeksius BendaTidak Tajam.
d. Siram permukaan yang terkena tumpahan bahan infeksius tadi dengan sabun dan
air, bersihkan dengan lap kertas dan buang lap kertas bekas sesuai prosedur diatas.
e. Kemudian bersihkan lagi dengan larutan desinfektan (klorin 0,5 %) jika:
• Tumpahan berupa darah atau cairan tubuh.
• Noda sulit dihilangkan
f. Cuci tangan dengan sabun dan air mengalir setelah membersihkan.

2. Tumpahan yang banyak (diameter lebih dari 10 cm):

a. Gunakan Alat Pelindung Diri (APD) sesuai SOP di fasyankes.
b. Tutupi tumpahan dengan lap kertas atau kertas Koran yang menyerap cairan atau
kain untuk menyerap cairan yang tumpah.
c. Buang lap kertas atau kertas koran ke dalam kantung sampah biohazard/plastik
kuning sesuai prosedur yang dijelaskan dalam SOP Pembuangan Limbah Infeksius
Tidak Tajam.
d. Segera bersihkan area yang terkena tumpahan dengan sabun dan air menggunakan
lap kertas.

20
 e. Buang lap kertas atau kertas Koran dan atau kain lap ke dalam kantung sampah
biohazard/plastik kuning sesuai prosedur yang dijelaskan dalam SOP Pembuangan
Limbah Infeksius Tidak Tajam.
f. Basahi area yang terkena tumpahan dengan larutan desinfektan (klorine 0,5%).
Lakukan desinfeksi area dengan mengelapnya dengan larutan klorin 0,5%. Biarkan
mengering.
g. Buang semua lap kertas / lap kain, apron disposible sesuai SOP Pembuangan
Limbah Infeksius Benda Tidak Tajam.
h. Sarung tangan dan sepatu laboratorium yang dipergunakan untuk membersihkan
limbah infeksius didekontaminasi.
i. Cuci tangan dengan sabun dan air mengalir sesuai dengan SOP mencuci tangan.

B. Pengolahan dan Penanganan Limbah

Alat:
• Wadah Limbah Biohazard yang tahan tusukan terbuat dari materi yang tidak mudah
robek/bocor; dan
• Insenerator.

Prosedur:
1. Petugas laboratorium mengumpulkan reagen pemeriksaan viral load yang telah dipakai
ke dalam kotak container limbah infeksius yang memenuhi kriteria persyaratan di atas.
2. Petugas menutup/menyegel kotak kontainer limbah infeksius apabila sudah ¾ penuh
untuk dijadwalkan dimusnahkan di insenerator.
3. Reagen yang sudah selesai digunakan harus dibuang ke dalam container
biohazard/limbah infeksius berbahaya yang memenuhi persyaratan ke Tempat
Pengelolaan Limbah khusus sesuai dengan protokol UP dan safety yang berlaku di
fasyankes.
4. Reagen bekas pemeriksaan viral load HIV harus dibuang atau dimusnahkan ke tempat
pembuangan limbah khusus yang memiliki fasilitas insenerator. Bila fasyankes tidak
memiliki fasilitas insenerator maka dapat merujuk ke fasyankes atau lembaga terdekat
yang memiliki fasilitas ini dengan membuat kesepakatan bersama dan harus
mengalokasikan biaya atau berdasarkan kesepakatan yang dibuat dengan
fasyankes/lembaga tersebut.
5. Reagen limbah molekuler yang sudah digunakan tidak boleh digunakan dan disimpan

Tidak dibuang Tidak Tidak dibuang

dalam kantong Dibakar bersama di tempat
plastik karena langsung pembuangan limbah
rentan terjadi atau tanah
kebocoran pembuangan

21
C. Dekontaminasi dan Penggunaan Kembali Wadah Coolbox untuk Spesimen Transport

Alat:
• Alat Pelindung Diri (APD)
• Larutan hipoklorit 0.5%
• Towel tissue

Prosedur Kerja:
1. Kenakan APD sebelum melakukan proses dekontaminasi.
2. Bagian dalam dan luar coolbox, ice pack, plastik ziplock tempat dokumen/formulir
reusable disemprot dengan larutan hipoklorit 0,5%.
3. Diamkan selama minimal 15 menit atau diamkan sampai seluruh permukaan
mengering.
4. Setelah 15 menit lap dengan menggunakan towel tissue.
5. Coolbox yang sudah didekontaminasi kemudian dikembalikan kepada laboratorium
pengirim spesimen.

D. Prosedur kesehatan dan keselamatan kerja untuk kurir yang terpajan bahan infeksius

Catatan: Secara umum kurir tidak memiliki kontak dengan spesimen. Pada kasus
terjadinya tumpahan, prosedur keselamatan dan pencegahan pasca paparan yang harus
dilaksanakan adalah sebagai berikut:
1. Semua spesimen harus dianggap bahan infeksius sehingga tindakan pencegahan perlu
dilakukan.
2. Tangan dan bagian permukaan kulit yang terpajan harus segera didesinfeksi
menggunakan sabun dan air atau cairan desinfektan.
3. Apabila ada luka pada kulit atau jaringan mukosa (mata, hidung, atau mulut) yang
terpapar bahan infeksius, maka lakukan langkah-langkah dibawah ini:
a. Lakukan pertolongan pertama: bilas luka, bilas mata atau jaringan mukosa lainnya.
Segera laporkan pada fasyankes terdekat.
b. Pastikan formulir laporan kecelakaan kerja terisi dan ditindaklanjuti sesuai SOP.
c. Atasan atau petugas kesehatan dan keselamatan kerja akan melakukan pengamatan
lingkungan tempat terjadinya insiden dan menentukan hal-hal yang berkontribusi
pada insiden yang terjadi. Melakukan pelatihan ulang kesehatan dan keselamatan
kerja apabila diperlukan.

22
 BAB V PENCATATAN DAN PELAPORAN

Tujuan:
• Memberikan acuan untuk mengetahui alur pencatatan dan pelaporan terkait VL.
• Memberikan acuan untuk mengetahui alur pencatatan dan pelaporan terkait klaim
biaya kurir.
• Memberikan acuan untuk mengetahui alur pencatatan dan pelaporan terkait
pembayaran pemeriksaan VL ke laboratorium rujukan.

A. Pencatatan dan Pelaporan terkait Pemeriksaan viral load

Dokumen:
• Alur pasien internal PDP.
• Formulir permintaan dan hasil pemeriksaan laboratorium HIV.
• Formulir register laboratorium viral load.
• Komputer atau laptop dengan aplikasi rekap Kohort (Lampiran 7).

Kementerian Kesehatan
Subdit HIV AIDS & PIMS

Dinkes Provinsi
Pengelola Program HIV

Dinkes Kabupaten/Kota
Pengelola Program HIV

Fasyankes
Petugas Laboratorium Rujukan mengirim laporan pemeriksaan VL
menggunakan register laboratorium.
Petugas PDP (perujuk) mengisi hasil tes VL di menu “Input Viral load”
pada Aplikasi Rekap Kohort.
Lab Pengirim mengirim Laporan Pasien melalui SIHA/Kohort
Gambar 6. Alur Pencatatan dan Pelaporan Pemeriksaan Viral Load

23
 Prosedur Alur:
1. Pencatatan pelaporan yang dilakukan oleh petugas laboratorium di laboratorium
perujuk dan laboratorium penerima rujukan menggunakan buku register
laboratorium (Tabel 4) dan formulir permintaan pemeriksaan (Lampiran 2).
2. Pencatatan pelaporan yang merekam semua kegiatan transportasi spesimen
dilakukan di buku logbook transport spesimen dimana semua pihak mengisi dan
mencatat (Tabel 5 & Tabel 6).
3. Pencatatan pelaporan logistik reagen dilakukan oleh laboratorium yang memiliki alat
TCM dan Tes Molekular Konvensional.
4. Pencatatan pelaporan VL untuk program dilakukan oleh staf petugas RR poli PDP
melalui laporan kohort dan petugas laboratorium melalui register laboratorium.
5. Kegiatan pelaporan di atas semuanya dilakukan berjenjang dari fasyankes ke Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota kemudian ke Dinas Kesehatan Provinsi dan terakhir ke
Pusat/Program (Kemenkes Subdit HIV AIDS dan PIMS).

B. Klaim Biaya Kurir

Bahan:
Berkas yang sudah siap untuk dikirimkan.

Dokumen bantu:
1. Tagihan penjemputan dan pengiriman coolbox dari laboratorium rujukan (invoice)
selama sebulan;
2. Ringkasan pengiriman dan penjemputan spesimen selama sebulan;
3. Tanda Terima; dan
4. Logbook transport specimen.

Prosedur:
1. Setiap akhir bulan hingga minggu pertama bulan berikutnya, kurir mengirimkan
invoice dan tanda terima kepada Dinas Kesehatan Provinsi.
2. Biro Keuangan Dinas Kesehatan Provinsi akan memeriksa jumlah pengambilan dan
pengiriman, harga, Invoice dan menyamakan data dengan hasil rangkuman dari
laboratorium Pemeriksa.
3. Dinas Kesehatan Provinsi membuat persetujuan dengan menandatangani invoice
setelah diperiksa Biro Keuangan.
4. Pembayaran kepada kurir dilakukan oleh biro keuangan pada akhir bulan.

24
 MEKANISME PEMBAYARAN KURIR TRANSPORTASI SPESIMEN

KURIR KEUANGAN PROPINSI

Kurir membawa Invoice, Tanda Terima asli dan logbook Keuangan Propinsi
ke Dinas Kesehatan Provinsi memeriksa invoice dan tanda
terima

PEMBAYARAN OLEH KEUANGAN KEPADA KURIR PERSETUJUAN PENGELOLA

PROGRAM

Pembayaran oleh Keuangan Provinsi Pengelola Program

menandatangani Invoice
persetujuan pembayaran

Gambar 7. Alur klaim/reimbursement Transport Spesimen

C. Mekanisme Pembayaran Hasil Pemeriksaan Laboratorium Rujukan

Setiap akhir bulan laboratorium rujukan mengirim ringkasan hasil pemeriksaan yang
terdiri dari:
a. Rekapitulasi jumlah spesimen yang diperiksa viral load dan hasilnya (Lampiran 8);
b. Surat pengantar penagihan dari fasyankes yang ditandatangani oleh direktur Rumah
Sakit atau Kepala Laboratorium;

25
c. Dinkes Provinsi membuat persetujuan dengan menandatangani laporan bulanan
laboratorium setelah diperiksa petugas keuangan terlebih dahulu; dan
d. Pembayaran kepada Laboratorium Rujukan dilakukan oleh petugas Provinsi pada
minggu pertama bulan berikutnya.

Laboratorium Rujukan
• Membuat form klaim untuk reimbursement
• Melampirkan rekapitulasi data dan hasil pemeriksaan
pasien (disertai buku register laboratorium)

Dinas Kesehatan Provinsi

• Memastikan layanan PDP sudah memasukkan data
laporan VL ke aplikasi rekap kohort.
• Membuat rekapan hasil pemeriksaan VL.
• Membayarkan klaim ke laboratorium rujukan.
• Meneruskan ke Subdit HIV AIDS dan PIMS.

Subdit HIV AIDS & PIMS

Menganalisis Laporan

Gambar 8. Alur Pencatatan dan Pelaporan Pemeriksaan Viral Load

26
 BAB VI MANAJEMEN LOGISTIK REAGEN VIRAL LOAD

A. Dasar Perhitungan Kebutuhan Reagen Viral Load HIV dengan alat TCM dan Tes
Molekuler Konvensional.

Perhitungan reagen viral load:

1. Pada alat TCM yaitu 1 reagen digunakan untuk 1 pasien.
2. Pada alat Tes Molekular Konvensional perhitungan jumlah reagen dapat dilihat pada
Tabel 7.

Fasyankes
Petugas Laboratorium Rujukan mengirim Laporan Bulanan Pemakaian dan
Permintaan Reagen HIV (Lampiran 1)

Dinkes Kabupaten/Kota
Pengelola Program HIV

Dinkes Provinsi
Pengelola Program HIV

Kementerian Kesehatan
Subdit HIV AIDS & PIMS

Tabel 7. Komposisi penggunaan reagen Tes Molekular Konvensional metode Abbot

Komponen Reagen yang Sekali Sekali Sekali

dibutuhkan untuk dioperasikan dioperasikan dioperasikan
pemeriksaan VL HIV. untuk minimum untuk minimum untuk minimum
Jumlah Jumlah Jumlah
sample 21* sample 45* sample 93*
RealTime HIV-1 Control Kit 1 set 1 set 1 set
mSample Preparation System 1 set 2 set 4 set
(RNA)
RealTime HIV-1 Quantitative 1 set 2 set 4 set
Amplification Reagent Kit
RealTime HIV-1 Calibrator Kit Dengan catatan Dengan catatan Dengan catatan

27
 Catatan:
1. Konfigurasi kit HIV VL: 1 kit terdiri dari 4 set. 1 set = 24 test, didalamnya termasuk
hitungan tes untuk 1 set kontrol (3 tes) dan 6 test kalibrator (jika diperlukan).
2. Tanda * pada pada tabel di atas adalah jumlah sampel maksimum per pasangan set
reagen yang dioperasikan tanpa kalibrator.
3. Penggunaan kalibrator tidak diikutkan per setiap kali beroperasi.

Kalibrator dioperasikan ketika:

1. Pertama kali meng-install HIV VL assay spesification software.
2. Berbeda lot reagen yang digunakan.
3. Setiap 6 bulan.
4. Mengganti input volume.
5. Setelah kalibrasi optik atau menggeser alat m2000rt.

B. Penerimaan dan Penyimpanan

Dokumen:
• Dokumentasi pencatatan stok barang: buku logistik, kartu stok, papan pemantau
logistik (disesuaikan di tempat masing-masing). Kartu Stok mencatat informasi seperti:
asal/sumber barang, tanggal penerimaan barang, jumlah penerimaan barang, lot no,
tanggal kadaluwarsa, tujuan keluar barang, tanggal keluar barang dan jumlah barang
keluar serta sarana pencatatan lain yang ada di tempat.
• Berita acara serah terima barang.

Prosedur:
1. Penerimaan dan Pencatatan Reagensia Viral Load
Pada saat penerimaan reagensia pihak penerima wajib memeriksa dan
menghitung kelengkapan paket reagen/cartridge yang diterima sesuai dengan
dokumen yang tertulis.

Langkah-langkah untuk penerimaan dan pencatatan reagensia VL meliputi:

a. Melakukan Pemeriksaan Visual
Pemeriksaan visual dilakukan dengan melakukan pemeriksaan produk dan
kemasan secara visual untuk mengidentifikasi masalah apapun seperti:
1) Keutuhan Kemasan dan Produk
Memeriksa apakah terjadi kerusakan pada kemasan bagian luar maupun
dalam pada produk seperti: sobek, berlubang, remuk, basah, terkena tumpahan
air atau minyak.
2) Cacat Produksi
Lihat paket kelengkapan produk apakah ada komponen bagian yang hilang
atau tidak terdapat informasi yang lengkap seperti yang sesuai dengan katalog
produk.
3) Pelabelan
Pada produk dapat ditemukan label tanggal produksi, nomor lot, kode
produk, tanggal kadaluwarsa dan nama produsen.

28
 b. Melakukan Perhitungan Fisik dan Pencatatan Pada Kartu Stok
Perhitungan fisik hasilnya lebih akurat bila dikerjakan oleh tim yang minimal
terdiri dari 2 orang, langkah-langkah untuk melakukan perhitungan fisik yakni:
1) Barang yang sejenis dikelompokkan terlebih dahulu untuk memudahkan
perhitungan.
2) Pisahkan produk yang akan segera kadaluwarsa dan beri tanda pada kemasan
untuk memudahkan melacak secara visual dan masukkan pada papan
pemantau kadaluwarsa.
3) Pencatatan reagen viral load dilakukan dalam unit satuan terkecil, jadi tidak
dicatat dalam satuan kotak melainkan satuan tes.
4) Anda dapat menghitung produk langsung berdasarkan jumlah yang tertera
pada label tanpa perlu menghitung satu demi satu isi produk apabila kotak
tersebut masih tertutup segel dan berat kotak sama dengan berat kotak yang
masih tersegel rapi. Jika kemasan/kotak sudah dalam keadaan terbuka
segelnya, maka Anda harus menghitung satu persatu isi di dalam kotak
tersebut.
5) Perhitungan fisik dianggap selesai bila hasil sudah dicatat pada: buku logistik/
register, laporan bulanan dan kartu stok masing-masing produk. Satu kartu stok
hanya boleh digunakan untuk mencatat satu macam/jenis reagen. Setiap jenis
reagen harus memiliki kartu stok masing-masing dan tidak boleh dicampur
dengan pencatatan reagen jenis lain.
Catatan:
• Jumlah barang yang dicatat pada kartu stok, buku register, formulir pencatatan
dan pelaporan. Jumlah fisik barang yang ada di tempat dengan yang dicatat atau
dilaporkan harus sama dan valid. Apabila jumlahnya berbeda, harus diperiksa
ulang, mulailah untuk membuat pencatatan yang rapi sehingga bila sewaktu-
waktu ada pemeriksaan stok (stock opname) Anda sudah siap.
• Apabila barang yang diterima tidak sesuai/tidak lengkap:
o Pihak penerima segera melapor/menghubungi pihak pengirim agar segera di
tindak lanjuti.
o Mencatat ketidaksesuaian atau ketidaklengkapan barang dalam berita acara
penerimaan barang.

2. Penyimpanan Reagen Viral Load

a. Setelah dilakukan pencatatan, reagen disimpan menurut petunjuk penyimpanan
yang tertera dalam katalog atau kotak kemasan.
b. Reagen yang masa kadaluwarsanya dekat, diletakkan di bagian atas tumpukan atau
di beri tanda label khusus yang dapat terbaca dengan jelas sehingga mudah
terlihat.
c. Penyimpanan reagen kurang dari -10 OC dapat disimpan di deep freezer -20 OC,
untuk mengantisipasi terjadi peningkatan suhu freezer karena adanya buka tutup
freezer atau suhu lingkungan yang lebih panas.
d. Penyimpanan reagensia dengan suhu 2-28 OC dapat dilakukan pada suhu ruang
dengan syarat adanya kontrol terhadap kualitas suhu dengan pengontrol suhu
ruang atau termometer ruangan yang tercatat pada kartu monitoring suhu.
e. Apabila Kapasitas ruang penyimpanan yang dimiliki terbatas, maka jumlah
permintaan reagen harus disesuaikan.

29
 Tabel 8. Penyimpanan reagen viral load

Jenis Reagen Suhu Penyimpanan

RealTime HIV-1 Control Kit < (-10 OC ) deep freeze
mSample Preparation System (RNA) Suhu ruang
RealTime HIV-1 Quantitative Amplification Reagent Kit < (-10 OC) deep freeze
RealTime HIV-1 Calibrator Kit < (-10 OC) deep freeze
Xpert HIV VL 2-28OC

Kartu pemantau suhu ruangan (lampiran 9) adalah kartu yang dapat digunakan
untuk memantau suhu ruangan penyimpanan reagen bila tidak ada lemari pendingin.
Kartu ini wajib diisi setiap hari pada pagi dan sore hari dengan mencatat suhu ruangan
yang tertera pada termometer suhu ruangan.

C. Permintaan dan Pendistribusian

Dokumen Lampiran :
1. Lampiran Surat Permintaan Reagen (Lampiran 10)
2. Lampiran Contoh Berita Acara Serah Terima Barang (Lampiran 11)

Prosedur:
1. Proses Permintaan Reagen Viral load dari Provinsi ke Pusat dan Pendistribusian dari
Pusat ke Provinsi.
a. Dinas Kesehatan Provinsi mengirimkan Surat Permintaan ke Subdit HIV AIDS dan
PIMS dengan tujuan kepada Pengelola Program Logistik Laboratorium.
b. Pengelola Program Logistik Laboratorium di Pusat membuatkan Surat Permintaan
Reagen (PO) ke Bagian Umum dan Kepegawaian dan atau Koordinator Logistik
Lembaga Donor (memfasilitasi distribusi karena keterbatasan anggaran
pendistribusian di Pusat).
c. Bagian Umum dan Kepegawaian menerbitkan SBBK, sedangkan Koordinator
Logistik Lembaga Donor akan menerbitkan Surat Jalan/Nota Pengiriman Reagen.
d. Pengelola Program Logistik Laboratorium di Pusat dibantu oleh Pengelola Gudang
di Pusat mengirimkan reagen sesuai tujuan dengan lampiran Berita Acara Serah
Terima Barang dan Petunjuk Pemeriksaan.
e. Pengelola Program HIV/AIDS di Dinas Kesehatan Provinsi yang menerima barang
wajib mengisi dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Barang.
f. Pengelola Program HIV/AIDS di Dinas Kesehatan Provinsi harus mengecek jumlah
dan kondisi barang yang diterima. Apabila ada jumlah dan kondisi barang yang tidak
sesuai dengan dokumen, harus segera dilaporkan ke Pengelola Program Logistik
Laboratorium di Pusat.
g. Pengelola Program HIV/AIDS di Dinas Kesehatan Provinsi wajib menandatangani
dan mengirimkan kembali Berita Acara Serah Terima Barang ke Subdit HIV AIDS dan
PMS ditujukan untuk Pengelola Program Logistik Laboratorium dan Surat
Jalan/Nota Pengiriman Reagen ke Lembaga Donor melalui Fax ditujukan ke:
Subdit HIV AIDS dan PIMS Telp.: 021-42803901/ Fax: 021 – 42880231.
Email: arv_subditaids@yahoo.com

30
2. Proses Permintaan Reagen Viral Load dari Kabupaten/Kota ke Dinas Kesehatan
Provinsi dan Pendistribusian dari Dinas Kesehatan Provinsi ke Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota.
a. Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan Tempat Layanan mengajukan Surat
Permintaan Reagen ke Dinas Kesehatan Provinsi ditujukan kepada Pengelola
Program HIV/AIDS.
b. Pengelola Program HIV/AIDS di Dinas Kesehatan Provinsi melalui bagian SDK
Pengelola Logistik di Provinsi membuatkan Surat Pengeluaran dan Pengiriman
Barang atau dikenal sebagai Surat Bukti Barang Keluar (SBBK) yang di tandatangani
oleh Kepala Bidang P2.
c. Pengelola Program Logistik di SDK Dinas Kesehatan Provinsi segera mengirimkan
reagen beserta lampiran Berita Acara Serah Terima Barang dan Petunjuk
Pemeriksaan melalui kurir ataupun dapat diambil langsung dengan perjanjian.
d. Pada saat penerimaan reagen Pengelola Program HIV/AIDS di Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota harus memeriksa jumlah dan kondisi barang yang diterima.
Apabila ada jumlah dan kondisi barang yang tidak sesuai dengan dokumen, mohon
dilaporkan ke pihak pengirim.
e. Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan fasyankes yang menerima barang wajib
menandatangani dan mengirimkan kembali Berita Acara Serah Terima Barang ke
Pengelola Program HIV di Dinas Kesehatan Provinsi.
f. Bagi Kabupaten/Kota dan Tempat Layanan yang langsung melakukan pengambilan
barang di Dinas Kesehatan Provinsi wajib untuk membawa tempat dan langsung
menandatangani dan menyerahkan Berita Acara Serah Terima Barang.

3. Proses Permintaan Reagen Viral load dari Fasyankes ke Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota dan pendistribusian dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota ke
Fasyankes.
1. Tempat layanan atau fasyankes tingkat Kabupaten/Kota membuat laporan bulanan
pemakaian dan permintaan reagen HIV (Lampiran 1) ke Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota yang ditujukan kepada Pengelola Program HIV.
2. Pengelola Program HIV di Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melalui Pengelola
Logistik di SDK membuat Surat Pengeluaran dan Pengiriman Barang atau dikenal
sebagai Surat Bukti Barang Keluar (SBBK) dan melampirkan Petunjuk Pemeriksaan
dari Pusat.
3. Pengelola Program Logistik SDK di Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota kemudian
mengirimkan barang ke fasyankes melalui kurir yang ditunjuk.
4. Pada saat penerimaan reagen, petugas fasyankes harus memeriksa jumlah dan
kondisi barang yang diterima. Apabila ada jumlah dan kondisi barang yang tidak
sesuai dengan dokumen diharapkan segera melapor ke pihak pengirim.
5. Tempat layanan atau Fasyankes yang menerima barang wajib menandatangani dan
mengirimkan kembali Berita Acara Serah Terima Barang ke Pengelola Program HIV
di Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
6. Bagi fasyankes yang langsung melakukan pengambilan barang di tempat, wajib
untuk membawa tempat seperti coolbox dan langsung menandatangani dan
menyerahkan Berita Acara Serah Terima Barang.

31
D. Pencatatan dan Pelaporan Logistik
Dokumen Lampiran:
1. Kartu Stok (lampiran 12)
2. Laporan Triwulan Alat dan Bahan (lampiran 13)

Prosedur:
1. Pencatatan Stok dengan Menggunakan Kartu Stok Logistik di Layanan.
Setelah menerima stok reagen, tuliskan jumlah stok yang diterima dan informasi
produk pada kartu stok. Demikian juga bila reagen dikeluarkan dari tempat
penyimpanan. Jumlah fisik barang yang tersedia harus sesuai dengan jumlah yang
tercatat pada kartu stok lihat pada lampiran (lampiran 12).

2. Pelaporan Logistik berjenjang dari Fasyankes sampai ke Pusat melalui Dinas

Kesehatan Kabupaten Kota dan Dinas Kesehatan Provinsi.
Petugas laboratorium dan petugas logistik di layanan merekap jumlah pemakaian
reagen viral load dan melaporkannya kepada Suku Dinas Kesehatan atau Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota masing-masing. Kemudian, Suku Dinas Kesehatan atau
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota akan merekap jumlah pemakaian reagen dari
fasyankes untuk dikirimkan ke Dinas Kesehatan Provinsi. Dinas Kesehatan Provinsi
kemudian merekap dan mengirimkan melalui SIHA di bagian Entri Alat dan Bahan ke
Subdit HIV AIDS & PIMS.

Gambar 9. Format Laporan Logistik ada dalam SIHA bagian Entri Bahan dan Alat

E. Pemantauan Masa Kadaluarsa dan Relokasi Logistik

Dokumen Lampiran :
1. Tabel Pemantau Kadaluwarsa Reagen (Tabel 9)
2. Contoh Format Laporan Relokasi (Tabel 10)

32
Prosedur:
1. Pemantauan Masa Kadaluwarsa
a. Gunakanlah Tabel Pemantau Masa kadaluwarsa (Tabel 9). Tabel ini dirancang
untuk dapat dipakai secara terus menerus.
b. Pada tabel terdapat tiga kolom untuk tiga tahun. Kolom pertama digunakan untuk
tahun yang sedang berjalan, kolom kedua dan ketiga diisi tahun berikutnya. Setelah
tahun ketiga, apabila ingin menambahkan tahun baru berikutnya, hapuslah tahun
yang paling lama (tidak terpakai) dan gantilah menjadi tahun berikutnya. Maka
kolom kedua akan menjadi tahun pertama dan kolom ketiga menjadi tahun kedua.
c. Setiap kolom produk memiliki 5 baris untuk penulisan 5 nomor lot yang berbeda.
d. Jika anda memiliki lebih dari 5 nomor lot, tuliskan 5 nomor lot yang akan
kadaluarsa lebih awal.
e. Untuk reagensia yang masa kadaluwarsanya sudah dekat diberi tanda. Misalnya:
warna kuning sebagai tanda peringatan 3 bulan mendekati kadaluwarsa dan untuk
tanggal kadaluwarsa diberi tanda warna merah.
f. Apabila Unit Pengelola Stok memiliki kontrak penukaran reagen segera hubungi
pemasok reagen untuk melakukan penukaran reagen sesuai dengan prosedur yang
telah termuat dalam kontrak pada saat mendekati tanda berwarna kuning.
g. Tiga bulan sebelum tanggal kadaluwarsa (kotak bertanda kuning), masukkan
jumlah reagen dan jumlah penggunaan bulan terakhir untuk memperkirakan
jumlah reagen yang akan kadaluwarsa dan akan dilaporkan baik untuk
dikembalikan, ditukar, maupun direlokasi. Hapus titik merah hanya apabila stok
yang kadaluarsa telah dimusnahkan atau dikeluarkan dari Stok.
h. Ketika satu lot reagen sudah kadaluarsa atau telah habis digunakan, hapus datanya
dan gantilah dengan lot lain yang akan menjelang kadaluwarsa. Apabila ada
pengiriman reagen baru yang masuk/diterima, masukkanlah data nomor lot baru
dengan tanggal kadaluwarsanya di papan.

Tabel 9. Pemantau Tanggal Kadaluarsa Reagen

33
2. Relokasi
Relokasi dapat diusulkan apabila jumlah stok reagen yang ada sangat berlebihan dan
menumpuk di satu tempat baik disertai masa kadaluwarsa yang pendek maupun yang
masih panjang.
a. Unit Pelayanan Kesehatan (UPK) di bawah Dinas Kesehatan Provinsi dan
Kabupaten/Kota
UPK melaporkan reagensia yang akan kadaluwarsa dalam waktu 3 bulan ke
Dinas Kesehatan.

b. Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan Dinas Kesehatan Provinsi

Dinas Kesehatan Provinsi/Kabupaten/Kota merekap nama dan jenis reagen
yang akan kadaluwarsa dan segera mendata UPK dengan penyerapan reagen
tertinggi di daerahnya.

Relokasi reagen dilakukan melalui koordinasi dan atas sepengetahuan Dinas

Kesehatan di atasnya, misalnya UPK Kabupaten/Kota ke Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota dengan tembusan ke Dinas Kesehatan Provinsi. Usulan relokasi
dapat berasal dari fasyankes maupun Dinas Kesehatan yang bersumber dari hasil
analisa pemakaian stok reagen. Contoh format laporan relokasi dapat dilihat pada
Tabel 10.

Tabel 10. Lampiran Arsip Relokasi Reagen HIV

Petunjuk Pengisian Lampiran Arsip Relokasi Reagen HIV:

1. Periode diisi periode bulan pelaporan.
2. Nama Institusi diisi dengan Nama Institusi Dinas Kesehatan setempat.
3. Tanggal disi dengan tanggal proses relokasi.
4. Nama Institusi yang mengusulkan diisi dengan nama Dinas Kesehatan Provinsi
disertai kontak person dan nomer handphone yang aktif.
5. Alasan: diisi dengan menuliskan alasan relokasi misal mendekati masa
kadaluwarsa.
6. Nama barang: diisi jenis logistik reagen.

34
 7. Jumlah: diisi dengan jumlah fisik barang yang akan direlokasi.
8. Tanggal kadaluwarsa: diisi dengan tanggal kadaluwarsa logistik reagen.
9. Lot No/Batch: diisi dengan menuliskan nomor lot yang ada di kemasan barang.
Nomer lot bisa berbeda-beda dan semuanya harus dicantumkan.
10. Pemilik barang: ditulis pemilik layanan yang memiliki sejumlah stok logistik barang
yang akan direlokasikan.
11. Tujuan penerima: diisi dengan nama layanan yang diusulkan untuk menerima
logistik barang.
12. Biaya: diisi total perhitungan biaya pengiriman dan pihak yang membiayai
pengiriman.
13. Penanggung jawab: diisi dengan nama penanggung jawab relokasi atau
Koordinator untuk proses relokasi.

35
 DAFTAR PUSTAKA

1. WHO Consolidated Guidelines on The Use of Antiretroviral Drugs for Treating and
Preventing HIV Infection, Second edition, 2016.
2. WHO Interim Technical and Operational considerations for implementing Viral load
Testing, July 2014.
3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 2014 tentang
Pedoman Pengobatan Anti Retroviral
4. Buku Prosedur Standar Operasional Pemeriksaan Molekuler HIV dengan
menggunakan Alat TCM, Kemenkes RI, 2017
5. Buku Prosedur Standar Operasional Manajemen Logistik RDT HIV, Kemenkes RI,
2012
6. www.aslm.org/resource-centre/hiv-viral-load-testing/hiv-viral-load-scale-tools/
WHO guidelines on drawing blood: best practices in phlebotomy. 2010.
Kit insert reagen VL abbott
Kit insert catridge GeneXpert

36
LAMPIRAN

Lampiran 1. Laporan Bulanan Pemakaian dan Permintaan Reagen HIV.

37
 Lampiran 2. Formulir permintaan dan pelaporan hasil laboratorium

PERMINTAAN UJI LABORATORIUM

Informasi Layanan/Poli Pengirim
Nama Fasyankes
Alamat
Nama Dokter Klinisi No HP Klinisi
Informasi Pasien
Jenis
Nama Pasien & No. NIK
Kelamin
Nomor Rekam Medis (sesuai
Tgl lahir
Fasyankes)
Nomor Registrasi
Umur
(KT,IMS,PPIA,PTRM)
Nomor Registrasi Nasional (PDP)
No kontak yg
Tanggal Mulai ART bisa
dihubungi
Kab/Kota
Alamat
Provinsi
Informasi Sampel
Tgl pengambilan sampel Jam
Jenis Sampel ☐ Plasma ☐ Serum ☐ Whole blood ☐ DBS ☐ Lainnya
Informasi permintaan uji laboratorium
Kategori Pemeriksaan Diagnosis Hasil Monitoring Hasil
1. Pemeriksaan HIV 1. Pemeriksaan CD4
Pemeriksaan CD4
R1
ke ……
R2
R3 2. Pemeriksaan RNA HIV (Viral load)
HASIL AKHIR: ☐ Reaktif
2a) Viral load
☐ Non Reaktif
Jenis Kategori Pemeriksaan pertama
(beri tanda x di kolom kosong ☐ Indeterminate
warna putih) 2b) Monitoring
2. Pemeriksaan DNA HIV (EID
ART 6 bulan
2a) EID 2c) Monitoring
pertama ART 12 bulan
2b) EID 2d) Monitoring
kedua ART tahun ke ……
2e) Gagal
Virologis VL
pertama

38
 2f) Gagal
Virologis VL
kedua/konfirmasi
Tgl permintaan uji lab. …… Jam Nama Pemeriksa:
Tgl pemeriksaan uji lab. …… Jam
Tgl Hasil kembali ke Poli Perujuk …… Jam
Tgl Pasien menerima hasil …… Jam (___________________)
Dokter/Klinisi Pengirim
Penanggung Jawab Laboratorium

( ) (__________________)

Petunjuk Pengisian untuk Formulir Permintaan dan Hasil Pemeriksaan Laboratorium HIV:
• Nama Fasyankes : diisi sesuai nama fasyankes asal pasien.
• Nama Dokter Klinisi : diisi dengan nama klinisi atau Dokter PDP yang menangani
pasien.
• No HP Klinisi : diisi nomor HP klinisi atau Dokter PDP yang menangani pasien.
• Nama pasien : diisi dengan nama pasien.
• NIK/No KTP : diisi dengan Nomer Induk Kependudukan pasien yang tertera
di KTP.
• Nomor Rekam Medis : diisi dengan nomor rekam medis.
 Nomor rekam medis disesuaikan dengan nomor rekam medis yang berlaku di Unit
Pelayanan Kesehatan. Jika tidak ada kebijakan terkait nomor rekam medis di
layanan, nomor rekam medis dapat disamakan dengan nomer registrasi.
• Nomor Registrasi : diisi dengan nomor registrasi.
 10 digit nomor registrasi dengan cara penulisan sesuai petunjuk berikut:
a. 4 digit pertama: Ditulis 4 huruf pertama nama klien, diutamakan nama sesuai
KTP (Catatan: jika nama hanya terdiri dari 3 huruf maka digit ke-empat ditulis
angka nol), contoh: ANI  ANI0, JOKO  JOKO, HASAN  HASA
b. 2 digit kedua : Ditulis 2 angka terakhir tahun kelahiran klien. Jika klien tidak
tahu/lupa tahun kelahirannya, hitung tahun lahirnya berdasarkan umur yg
diakui klien (ataupun kita perkirakan sendiri umurnya).
c. 2 digit ketiga : Ditulis 2 angka bulan kelahiran klien. Jika klien tidak tahu/lupa
bulan kelahirannya, tulis "01".
d. 2 digit keempat: Ditulis 2 angka tanggal kelahiran klien. Jika klien tidak
tahu/lupa tanggal kelahirannya, tulis "01" Contoh penulisan kode, sebagai
berikut: Arie770128. Nama klien: Arie, Tahun kelahiran: 77, Bulan: 01, Tanggal
lahir: 28.
Catatan: jika ada 2 orang dengan 4 huruf pertama sama dan tanggal lahir sama,
maka untuk nomor register orang yg ke 2 dan seterusnya ditambahkan huruf “A”,
“B”, dst.
Contoh: DANU870212, DANU870212A, DANU870212B, dst
• Nomor Registrasi nasional : diisi dengan Nomor registrasi Nasional.
 Tuliskan nomor registrasi yang diberikan kepada pasien baru.

39
 a. 11 digit pertama diisi menurut kode puskesmas.
b. 8 digit pertama diisi menurut kode klinik.
c. 7 digit pertama menurut kode rumah sakit yang diberikan oleh Direktorat
Jenderal Bina Upaya Kesehatan, sedangkan 4 digit berikutnya adalah nomor
urut pasien yang masuk ke dalam perawatan HIV.
• Tanggal Mulai ART : diisi dengan tanggal pertama kali pasien mulai pengobatan
ARV.
• Jenis Kelamin : diisi dengan Jenis kelamin pasien.
• Tanggal Lahir : diisi dengan tanggal lahir pasien yang tertera di KTP.
• Umur : diisi dengan menanyakan dan crosschek menghitung dari
tanggal lahir pasien.
• No Kontak yang bisa dihubungi: diisi dengan nomor HP atau nomor telepon pasien
yang masih aktif dan bisa dihubungi. Apabila tidak ada HP atau telepon, diisi dengan
nomor HP atau telepon orang yang mendampingi pasien.
• Alamat Pasien : diisi dengan alamat yang tertera di KTP
• Kab/Kota : diisi dengan nama Kabupaten/Kota dimana pasien tinggal
sesuai KTP.
• Provinsi : diisi dengan nama Provinsi dimana pasien tinggal sesuai KTP.
• Tanggal Permintaan Pemeriksaan Laboratorium: ditulis dengan tanggal saat meminta
pemeriksaan laboratorium.
• Kategori Pemeriksaan : adalah alasan pemeriksaan terbagi menjadi 2 yaitu:
monitoring dan diagnosis, diisi dengan memberikan tanda x pada kolom kosong
Pada Kategori Diagnosis.
• Pemeriksaan HIV : yaitu pemeriksaan HIV atau EIA dengan menggunakan metode
yang memiliki prinsip dan antigen yang berbeda.
• Pemeriksaan DNA HIV (EID): berdasarkan Permenkes No 15 tahun 2015 Pemeriksaan
EID dilakukan sebanyak maksimum 2x, yaitu pada:
- Pemeriksaan pertama usia 6 minggu.
- Pemeriksaan kedua:
o 1 bulan setelah pemeriksaan pertama bila hasil EID Pertama Positif.
o 6 bulan setelah pemeriksaan pertama bila hasil EID Pertama Negatif dan tidak
menerima ASI.
o 6 – 8 minggu setelah berhenti ASI bila hasil EID Pertama Negatif.
Pada Kategori Monitoring:
Pemeriksaan CD4 : ditulis pemeriksaan yang ke berapa misal CD4 pertama, CD4
kedua dst.
Pemeriksaan RNA HIV (Viral load) dibagi menjadi kategori a sampai f.
a) Viral load Pertama : yaitu Tes VL yang dilakukan pada 0 bulan.
b) Monitoring ART 6 bulan: yaitu Tes VL yang dilakukan untuk tujuan monitoring
pengobatan setelah minum obat selama 6 bulan atau menurut kesepakatan klinisi.
c) Monitoring ART 12 bulan: yaitu Tes VL yang dilakukan untuk tujuan monitoring
pengobatan setelah minum obat selama 12 bulan atau menurut kesepakatan klinisi.
d) Monitoring ART tahun ke …: yaitu Tes VL yang dilakukan setelah pasien menjalani
Tes VL monitoring ART 12 bulan, diiisi pada tahun ke berapa diperiksa untuk
monitoring.
*Gagal Virologis: berdasarkan Permenkes No 87 tahun 2014 ditegakkan melalui 2 kali
tes Viral load dengan hasil > 1.000 copy/ml.
40
 e) Gagal Virologis pertama: diisi untuk pasien yang dirujuk dengan indikasi kegagalan
virologis sebagai tes yang pertama.
f) Gagal Virologis kedua/konfirmasi: diisi bila pasien sudah memiliki hasil tes gagal
virologis pertama dan akan mengkonfirmasi status dengan pemeriksaan kedua.
• HASIL PEMERIKSAAN: Diisi sesuai dengan jenis dan hasil pemeriksaan yang dilakukan
o HIV: tuliskan nama reagen dan hasilnya Non Reaktif atau Reaktif.
o DNA HIV (EID): tuliskan hasilnya HIV 1 Detected atau Undetected.
o CD4: ditulis hasilnya sesuai hasil pembacaan alat.
o HIV RNA (Viral load): ditulis hasilnya copy/ml atau log/ml.

41
Lampiran 3. Format Informasi untuk Fasyankes Perujuk

Nama Fasyankes:
Kontak dr PDP : Nama & HP
Contact Petugas Lab :
Contact Petugas RR :
Alamat :

Email :
Jam operasional layanan PDP :
Jam Operasional layanan Lab :
Situasi dan Kebutuhan Pemeriksaan
Jumlah total ODHA on ARV di Fasyankes
Jumlah ODHA on ARV yang masih aktif 1 tahun
Jumlah total ODHA on ARV yang belum diperiksa VL
Jumlah ODHA on ARV yang akan monitoring VL setelah 1 tahun
Jumlah ODHA on ARV yang gagal virologis
Rekomendasi Hari untuk pooling pasien : Senin /Selasa/Rabu/Kamis Mis : Rabu

Buatlah Jadwal Pool Pasien dari bulan September sampai Desember

No Misal : Rabu minggu 1 tgl 1 Rabu II tgl 8 Rabu III tgl 15 Rabu IV tgl 22

4 orang 5 orang 5 orang 3 orang

Lampiran 4. Template Informasi untuk Fasyankes Laboratorium Rujukan

Nama Fasyankes:
Contact Dokter Penanggung Jawab Laboratorium:
Contact Petugas Laboratorium Pelaksana:
Alamat:

Email:
Jam operasional layanan Laboratorium:
Alat yang dimiliki:
Sumber Alat:
Kapasitas Load Pemeriksaan VL per bulan:
Pilihlah dua pilihan hari dalam 1 minggu dimana Laboratorium Anda dapat
maksimal melakukan pemeriksaan HIV molekular:
Senin/Selasa/Rabu/Kamis/Jumat/Sabtu

42
Lampiran 5. Rekapitulasi Matriks Penjadwalan

Hari Sampel Hari pilihan 1 Hari pilihan 2

diperiksa Misal Jumat Misal Selasa
Hari Sampel Kamis Kamis Kamis Kamis Senin Senin Senin Senin
diambil &dikirim W1 W2 W3 W4 W1 W2 W3 W4
1. Pasien PKM A 4 5 5 3 dst ... ... ... ...
2. Pasien PKM B
3. Pasien PKM C

43
Lampiran 6. Mekanisme Transportasi Spesimen untuk Pemeriksaan Viral Load HIV

44
Lampiran 7. Input Viraload di Aplikasi Rekap Kohort

Lampiran 8. Form Rekapitulasi Hasil Pemeriksaan VL HIV per Bulan untuk Klaim/Reimbursement

45
Lampiran 9. Kartu Pemantau Suhu Ruangan

Kartu Pemantau Suhu Ruangan

Nama ruangan:

Pagi Sore
Tgl TTD TTD
Jam Suhu Jam Suhu
26/3/2017 07.30 27OC xxx 16.30 23OC xxx

Keterangan Petunjuk Pengisian Kartu Pemantau Suhu Ruangan

Pencatatan suhu dilakukan sebanyak 2 kali dalam sehari yaitu pagi dan sore hari
 Tanggal: tanggal dilakukannya pencatatan
 Pagi-Jam: di isi jam waktu pencatatan yang dilakukan pada pagi hari
 Pagi-Suhu: diisi suhu pencatatan yang dilakukan pada pagi hari
 TTD: dibubuhkan tanda tangan petugas yang melakukan pencatatan
 Sore-Jam: di isi jam waktu pencatatan yang dilakukan pada pagi hari
 Sore-Suhu: diisi suhu pencatatan yang dilakukan pada pagi hari
 TTD: dibubuhkan tanda tangan petugas yang melakukan pencatatan

46
 Lampiran 10. Contoh Surat Permintaan Reagen

Contoh Surat Permintaan Reagen Cartridge HIV 1 Quant Assays (Viral Load)

...................................... 2016

Nomor : ...........
Sifat : Penting Kepada Yth.
Lampiran : Laporan Pemakaian Reagen Bulan Mei Penanggung Jawab Program Logistik
2 lembar Laboratorium HIV
Hal : Permintaan cartridge Xpert Viral Load & BHP Subdit AIDS &PMS/ Dinkes
Provinsi/Kab/Kota)*
Di
Tempat
Dengan Hormat,

Sehubungan dengan telah menipisnya stok persediaan reagen HIV di tempat kami
untuk....................................................di Provinsi/Kabupaten/Kota/RS/PKM/FASYANKES
...................... maka dengan ini kami mengajukan permintaan reagen dan BHP, Adapun rinciannya
sebagai berikut :
No Nama barang Satuan Jumlah yang diminta
1 Xpert HIV 1 Viral Load 1 test Misal: 100
Cartridge
2. Tabung EDTA 5 ml 1 pack @100 pcs Sesuaikan dg sampel yg akan
diambil (100)
3. Transfer pipet plastic 1 pcs Sesuaikan dg sampel yg akan
diambil (100)
4. Tabung transfer specimen 1 pcs Sesuaikan dg sampel yg akan
(tabung plastic kering) diambil (100)
5. Alcohol swab 1 box@100 pcs Sesuaikan dg sampel yg akan
diambil (100)
6. Vacutainer needle (bila 1 box@100 pcs Sesuaikan dg sampel yg akan
ingin menggunakan diambil (100)
vacutainer)
7. Sarung Tangan bebas 1 box@100 pcs Sesuaikan (2 box)
bedak

Demikian permohonan ini kami sampaikan,Aatas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terimakasih.

Hormat Kami,

Nama Jelas
NIP/Jabatan & Instansi
Tembusan :
1. .....................................................

47
Lampiran 11. Berita Acara Serah Terima Barang

BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG

NO : ...... /Nama instansi/kode/bulan/tahun

Pada hari ..... Tanggal ........Bulan ......Tahun......... dan berdasarkan surat permintaan dari
Penanggung Jawab Program HIV Dinas Kesehatan Provinsi/Kabupaten/Kota/FASYANKES
.............................................................
Nomor : ................................................. Tanggal : ...................................

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : ........................................................................................................
NIP : ........................................................................................................
Jabatan : ........................................................................................................
Alamat : ........................................................................................................
Disebut sebagai Pihak Pertama

Nama : ........................................................................................................
NIP : ........................................................................................................
Jabatan : ........................................................................................................
Alamat : ........................................................................................................
Disebut sebagai Pihak Kedua

Pihak pertama menyerahkan Reagen Xpert Viral Load kepada Pihak Kedua yang bersumber dari
Program Dana APBN/APBD/Sumber Dana Lainnya (sebutkan)................................ , Pihak Kedua
menerima reagen Xpert Viral Load dengan rincian sebagai berikut :

No Nama Reagen Kemasan Banyak Sumber/Dana Lot No/ Tanggal

Batch Kadaluwarsa
1 Xpert HIV 1 100 Tes ...... kit ................ ........... .................
Viral load
2
3
Kondisi Barang saat dikirim )* : BAIK /KURANG BAIK Jelaskan
............................................................
..................................................................................................................................................................
....
Kondisi Barang saat diterima )* : BAIK /KURANG BAIK Jelaskan
............................................................
..................................................................................................................................................................
....

Demikian Berita Acara ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya

Pihak Kedua Pihak Pertama

Pengelola........ Pengelola ............

........................ ..........................
NIP. NIP.
Tembusan

Note: Harap Berita Acara ini segera di Fax/Email ke : ............................................................

.........................>.........nomor...........................................
48
Lampiran 12. Contoh pencatatan pada kartu stok

Kartu Stok Penerimaan & Pengeluaran Barang

Nama Barang: reagen Viral load No Kartu: …0110…

Kemasan: …1 Box/Kit…. Isi satuan:.…10 Tes…

Asal/ Jumlah Jumlah Jumlah Stok on hand

Tanggal
Tujuan masuk keluar Jumlah Keterangan
Lot U7890 Exp
Subdit 100 Tes 10/02/17
12/09/16 300 Tes 100 Tes
AIDS 1 00 tes Lot U7895 Exp
10/02/17

Keterangan Petunjuk Pengisian Kartu Stok Pencatatan Order, Penerimaan dan Pengeluaran
Barang:
 No kartu: Isilah sesuai dengan urutan nomor di tempat Anda.
 Nama barang: di isi sesuai dengan nama merek yang ada di kemasan.
 Kemasan: Isilah bentuk kemasan (Box, Botol, Plastik, dan sebagainya).
 Isi Satuan: tuliskan satuan/ukuran dalam kemasan (Tes, Strip, ml, dan sebagainya).
 Tanggal: isilah setiap ada Penerimaan atau pengeluaran.
 Asal: tuliskan siapa pengirim barang atau darimana asal barang yang diterima.
 Jumlah diterima: isi bila ada penerimaan barang dan tuliskan berapa jumlahnya.
 Jumlah dikeluarkan: isi bila ada pengeluaran barang dan tuliskan berapa jumlahnya.
 Sisa Stok (jumlah): hitung total jumlah semua stok yang ada/tersisa.
 Sisa Stok (remarks): tulislah Lot No dan masa kadaluwarsa dari stok yang masih
ada/tersisa.

49
Lampiran 13. Laporan Triwulan Alat dan Bahan

50