PERAN TEKNOLOGI INFORMASI

DALAM MENDUKUNG SISTEM

INFORMASI (ENTERPRISE
RESOURCE PLANNING)

Kartika Wulandari 1518204009

Diana Kusmanto 1518204007
Latar Belakang
• Perusahaan mendapatkan dan memasukkan data mengenai aktivitas bisnis
mereka ke dalam sistem informasi akuntansi (SIA).
• SIA menjadi acuan sebagai sistem pemrosesan transaksi karena berfokus
pada data keuangan dan transaksi akuntansi, tanpa adanya informasi non
keuangan di dalamnya.
• Dikarenakan kondisi saat ini, perusahaan lebih membutuhkan informasi
dari sisi keuangan dan non keuangan, maka dibentuklah sistem Enterprise
Resource Planning (ERP).
Sejarah Perkembangan
ERP
2000-an Extended ERP (ERP II)

1990-an Enterprise Resource Planning (ERP)

1980-an MRP II

1970-an
Close Loop MRP

1960-an MRP

Customer support
Management

Management

Engineering
Production

Marketing
Inventory

Delivery
Supplier

Finance

Sales &
Area Fungsional
R
M
Penjelasan (1)
Tahap 1 (Material Requirement Planning – 1960)
• Konsep MRP merupakan cikal bakal dari ERP, dimana
dunia manufaktur membuat teknik perhitungan
manufaktur.
• Dasar perhitungannya adalah menggunakan Bill Of
Material yang berupa daftar kebutuhan bahan baku
(Raw Material) yang dibutuhkan untuk membuat suatu
produk.
• Seperti perhitungan status persediaan inventory serta
jadwal produksi, sistem tersebut memberikan
rekomendasi pembelian bahan baku yang dibutuhkan
Penjelasan (2)
Tahap 2 (Close Loop MRP – 1970)
• Proses MRP diintegrasikan dengan fungsi-fungsi
manufaktur lain.
• MRP mendukung perencanaan hingga ke penjual dan
produksi, penjadwalan, perkiraan order konsumen.
Tahap 3 (Manufacturing Resource Planning (MRP II) -
1980)
• MRP berkembang menjadi MRP II yang
memperkenalkan konsep mengenai penyatuan
kebutuhan material dan kebutuhan sumber daya untuk
proses produksi.
Penjelasan (3)
Tahap 4 (Enterprise Resource Planning (ERP) - 1990)
• Dunia industri mengembangkan MRP II menjadi
sebuah sistem dengan scope yang lebih luas yang
kemudian dikenal dengan Enterprise Resource Planning
(ERP).
• Pada dasarnya, ERP adalah penambahan modul
keuangan pada MRP II, sehingga memudahkan para
pengambil keputusan untuk menentukan keputusan-
keputusannya
• Penambahan modul lainnya meliputi proses
manufacturing, distribution, personel, project
manajement, payroll dan finance.
Penjelasan (4)
Tahap 5 (Extended ERP (ERP II) – 2000)
• ERP II ini merupakan perluasan dari sistem ERP.
• Penambahan ini berada pada fungsi area Sales
Marketing dan Customer Support sehingga mampu
menjembatani komunikasi dengan supplier dan
konsumennya
Sehingga dengan kata lain, ERP berasal dari metamorfosis dari MRP (Material
Requirement Planning) yang diarahkan untuk kelompok usaha manufaktur. Seiring
perkembangan teknologi, manajerial dan bisnis, maka MRP berubah menjadi ERP.
Dan istilah ERP sendiri diperkenalkan pertama kali oleh Gartner Group.
Pengertian Sistem Enterprise
Resource Planning Dan Modul

Enterprise (perusahaan /organisasi)

ERP Resource (sumber daya)

Planning (perencanaan)
 American Inventory and Production Control System (APICS)
ERP merupakan sistem informasi yang berorientasi Akuntansi untuk
mengidentifikasikan dan merencanakan sumber daya perusahaan untuk membuat,
mengirim, dan memperhitungkan pesanan pelanggan

Romney (2012) dalam bukunya yang berjudul Accounting Information System 12th
Edition, Sistem ERP adalah suatu sistem yang mengkoordinasi dan mengatur data, proses
bisnis dan sumber daya yang ada dalam suatu perusahaan.
Pada dasarnya, ERP menggabungkan beberapa fungsi manajemen ke dalam sistem yang
terintegrasi dan memfasilitasi semua arus informasi pada fungsi manajemen tersebut. ERP
ini dirancang untuk mengotomasikan proses-proses dasar pada seluruh organisasi melalui
database terpusat dan menghilangkan kebutuhan sistem yang berbeda yang dikelola oleh
berbagai unit kerja dalam suatu organisasi. Sistem ERP yang didesain dengan baik akan
memberikan manajemen akses yang baik untuk memperbarui informasi mengenai semua
aktivitas untuk merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi proses bisnis organisasi
secara lebih efektif
Gambaran Secara
Umum Sistem
ERP Yang
Terintegrasi
Sistem ERP bersifat Modular atau
dalam bentuk model-model.
Desain Modular ini
memungkinkan bisnis untuk
menambah atau menghapus
modul yang diperlukan
 Piutang, Utang, Aktiva Tetap,
Alat untuk membuat data
Penganggaran, Manajemen Kas, Dan
file induk, membuat
Persediaan Laporan Manajerial Dan
perincian arus informasi,
Laporan Keuangan
pengendalian akses, dll
Mengatur pemasaran dan
Keuangan (General
penjualan, komisi,
Ledger dan Pelaporan) Alat sistem
Penggajian, Imbalan Kerja, pelayanan, kontak
Karyawan, Pelatihan, Waktu Dan pelanggan dan dukungan
Kehadiran, Manfaat, Dan Laporan Sumber Daya Manusia Manajemen pusat panggilan
Pemerintah (Seperti Pelaporan dan Penggajian Hubungan
Pajak) MODUL ERP
Pelanggan
Siklus Pembelian
Manajemen
Proyek
Mengatur pembelian, penerimaan dan
pemeriksaan barang, pengeluaran biaya Dari penetapan biaya,
pembelian, serta manajemen persediaan Siklus Penjualan Manufaktur / siklus penagihan, waktu dan biaya,
produksi unit kinerja, manajemen
Memasukkan sales order, pengiriman aktivitas
barang, manajemen persediaan, Dari pengaturan penjadwalan produksi,
menerima pembayaran atas penjualan, daftar bahan baku, barang dalam
dan perhitungan komisi proses, manajemen alur kerja,
pengendalian kualitas, manajemen
biaya, dan proses manufaktur
Modul ERP
Manfaat Sistem
ERP
Dengan sistem yang terintegrasi maka proses pengambilan
keputusan akan lebih efektif dan efisien

Dengan menerapkan ERP, ada kemungkinan melakukan integrasi secara global. Sehingga perbedaan-
perbedaan yang terjadi dalam bisnis internasional dapat diintegrasikan
MANFAAT ERP

ERP menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data pada banyak sistem komputer yang
terpisah

ERP memberikan lingkup kerja manajemen tidak hanya memonitor saja tetapi melakukan
manajemen operasional juga

Supply chain management dapat terbantu sehingga pelaksanaannya dapat berjalan

dengan lancar
KEUNTUNGAN DAN TANTANGAN
DALAM PENERAPAN SISTEM ERP
Keuntungan
Menurut Romney (2012:36) dalam bukunya yang berjudul Accounting Information System 12th
Edition
• Sistem ERP menyajikan sisi pandang data dan situasi keuangan yang terintegrasi di seluruh
perusahaan.
• Input data hanya dilakukan sekali.
• Karyawan menjadi lebih produktif dan efisien karena mereka dapat dengan cepat mengumpulkan
data dari dalam dan luar departemen mereka.
• Perusahaan mendapatkan kontrol akses yang lebih baik.
• Prosedur dan laporan akan terstandarisasi untuk semua unit bisnis.
• Pelayanan kepada konsumen menjadi meningkat
• Pabrik produksi mendapatkan order produksi baru secara real time dan otomatisasi proses
produksi akan meningkatkan produktivitas produksi.
KEUNTUNGAN DAN TANTANGAN
DALAM PENERAPAN SISTEM ERP
Tantangan
• Biaya
• Waktu yang dibutuhkan
• Perubahan proses bisnis
• Kompleksitas
• Resistensi
Vendor Sistem ERP

Dikarenakan sistem ERP sangat kompleks dan

mahal, maka manajemen puncak harus
memastikan kecocokan modul yang akan
diimplementasikan ke dalam perusahaan

Untuk meminimalkan risiko membeli paket sistem

ERP yang salah, perusahaan dapat membeli paket
tersebut melalui vendor
Vendor Sistem ERP

Ukuran Perusahaan Fungsionalitas Utama

No Vendor ERP
Kecil Medium Besar CRM BI Akuntansi HR

1 SAP √ √ √ √ √
2 Oracle √ √ √ √ √
3 Microsoft √ √ √ √ √
4 Sage √ √ √ √ √
5 Epicor √ √ √ √ √
6 Infor √ √ √ √ √
7 Addon, AMMO, dll √ √ √* √ √
 Menurut Motiwalla dan Thompson (2009:12)
Komponen ERP dalam buku yang berjudul Enterprise System for
Management
KOMPONEN
People ERP Database

Process Software

Hardware

Pengguna harus terlibat

Berhubungan dengan
dan memiliki peran kunci
Berhubungan Meliputi server informasi yang berasal
dalam proyek implementasi Meliputi
dengan proses dan komponen dari pihak internal dan
ERP sejak awal, karena sistem operasi
bisnis, prosedur, pendukungnya eksternal organisasi
pengguna memiliki dan program
dan aturan serta yang nantinya
tanggung jawab dalam aplikasi
proses bisnis disimpan ke dalam
menginput, memproses
dengan suatu penyimpanan
dan menghasilkan output
menggunakan bernama database
dari sistem
sistem ERP
Pendorong Penerapan
Sistem ERP
Dari Segi
Bisnis

Menurut
Manager’s Guide to
Enterprise Resource
Planning (ISACA,
2001), pendorong
penerapan sistem
ERP
Dari Segi
Teknologi
Informasi
Perencanaan Dan Keputusan
Implementasi ERP
Pada umumnya, penerapan ERP membutuhkan konsultasi karena
tingkat kerumitan yang tinggi dan konsultan yang berpengalaman
guna mempermudah penerapan ERP.
Perencanaan Dan Keputusan
Implementasi ERP
Beberapa Keputusan Utama yang harus diambil ketika ingin
mengimplementasikan sistem ERP sebagai berikut:
1. Jika perusahaan memutuskan untuk mengimplementasi ERP sebaiknya
didasarkan pada:

Keinginan
Keinginan untuk Keinginan untuk
untuk Pertimbangan
memperbaharui meningkatkan
meningkatkan strategis
teknologi produktivitas
proses
Perencanaan Dan Keputusan
Implementasi ERP
2. Keputusan perusahaan dalam mengimplementasikan sistem ERP sebaiknya
mengikuti proses best practice software ERP atau customization?
Kelebihan Kekurangan

Mengikuti proses best Perusahaan dapat memperoleh Adanya banyak penolakan dari
practice software ERP kesempatan untuk mengubah proses karyawan untuk mengubah gaya
mengikuti standarisasi best practice bekerja mereka (akibat perubahan
yang ada proses bisnis mengikuti standarisasi
yang ada)

Melakukan Tidak menerima tekanan untuk Biaya dan waktu yang dibutuhkan
customization merasakan perubahan proses bisnis menjadi lebih besar akibat
customization
Perencanaan Dan Keputusan
Implementasi ERP
Kelebihan
Inhouse ● Adanya kecocokan yang lebih baik
antara proses bisnis dan software
karena dibuat sendiri oleh internal
perusahaan yang mengerti secara
mendetail tentang proses bisnis
perusahaan
● Optimalisasi aplikasi perusahaan
● Keamanan sistem menjadi lebih baik
dan aman terjaga
Outsource ● Perusahaan dapat fokus dengan misi-
misi utama mereka
● Mengurangi risiko hilangnya komitmen
terhadap finansial
● Mengurangi dampak terhadap
departemen MIS dalam perusahaan
Kekurangan
Tidak bisa terlaksana apabila perusahaan
tidak mempunyai expertise (keahlian)
untuk melakukan customization
3. Inhouse
atau
outsource?
● Meningkatkan isu keamanan karena
mengijinkan orang dari luar
perusahaan untuk masuk kedalam
sistem internal perusahaan
● Berdampak pada berkurangnya moral
karyawan perusahaan
Perencanaan Dan Keputusan
Implementasi ERP
4. Keputusan perusahaan dalam menentukan metode “Big Bang” ataukah phased
ketika mengimplementasikan ERP.

Big Bang adalah strategi yang dilakukan dengan

Ketika perusahaan memilih untuk
menerapkan semua modul dari ERP dan di
menggunakan metode Phased
semua lokasi dari proyek di dalam perusahaan
Implementation, modul-modul
di saat yang bersamaan. Semua sistem lama
diimplementasikan satu per satu atau
dihentikan pada saat sistem ERP yang baru
dalam kelompok-kelompok modul yang
dimulai. Sehingga diperlukan kesiapan para
pada umumnya dilakukan di satu lokasi
pemakai dan jaringan ketika sistem baru mulai
tertentu.
diterapkan
a) Waktu peralihan dari sistem lama ke sistem a) Risiko kegagalan lebih tinggi.
ERP baru menjadi lebih cepat b) Tidak dapat sewaktu-waktu pindah ke sistem
b) Biaya yang dibutuhkan lebih sedikit daripada lama
waktu implementasi bertahap dan berlarut- c) Pimpinan proyek tidak dapat menunjukkan
larut hasil kinerja dari sistem ERP sampai semua
c) Tidak membutuhkan interface sementara modul terimplementasi
karena implementasi dilakukan di awal d) Memerlukan pelatihan untuk para pengguna
sehingga interface-nya bersifat permanen. secara keseluruhan
a) Tenaga kerja dapat berkonsentrasi pada
modul tertentu a) Waktu peralihan dari sistem lama ke
b) Dapat sewaktu-waktu menggunakan sistem ERP baru menjadi lebih lama
sistem lama b) Biaya yang dibutuhkan menjadi lebih
c) Pimpinan proyek dapat menunjukkan besar
keberhasilan implementasi per modul di c) Harus merawat sistem lama
dalam ERP ke pihak manajemen d) Kecenderungan untuk kembali ke sistem
d) Risiko kegagalan lebih kecil lama
e) Mendapatkan banyak pengetahuan dan e) Operasional dari sistem lama memberikan
pengalaman dari tiap fase implementasi peluang untuk menghambat sistem ERP
sistem ERP ini baru berjalan
Perencanaan Dan Keputusan
Implementasi ERP
5. Keputusan Perusahaan dengan menggunakan Single Package atau Best Of Breed
dalam mengimplementasikan sistem ERP.
Kelebihan Kekurangan
Single package → ● Interoperabilitas antar modul Tidak dapat disesuaikan dengan kebutuhan
menerapkan semua menjadi lebih maksimal kegiatan operasional dan fungsionalitas
modul dari satu ● Interfaces dari setiap modul sama perusahaan
software ERP Package ● Terdapat standarisasi
Best of breed → Dapat disesuaikan dengan kebutuhan ● Interfaces antar modul tidak sama sehingga
menerapkan modul kegiatan operasional dan perlu customization untuk disamakan
dari beberapa software fungsionalitas perusahaan ● Menimbulkan risiko adanya incompatible
ERP package antar modul dari beberapa software ERP
package yang dipakai
● Biaya yang dikeluarkan menjadi lebih besar
Perencanaan Dan Keputusan
Implementasi ERP
6. Pertimbangan-pertimbangan dalam memiliki Package Software ERP
Fungsional Package Software ERP cocok dengan proses bisnis perusahaan
Tingkat integrasi antar komponen dari sistem ERP
Secara umum, ada empat faktor yang harus
Fleksibilitas dan skalabilitas
User friendly dipertimbangkan dalam memilih Package Software
ERPSoftware
Implementasi Package yaitu fungsional, atribut
ERP dapat dilakukan teknis,
dengan cepat kemitraan dan
Kemampuan untukbiaya
mendukung perencanaan dan pengendalian perusahaan yang memiliki banyak cabang (multisite)
Teknologi client server, database independence, keamanan
Ketersediaan upgrade secara berkala
Biaya untuk lisensi, pelatihan, implementasi, pemeliharaan, customization, hardware
Dukungan infrastruktur lokal/ internal
Tahapan dalam
Implementasi ERP
5 tahapan dalam implementasi ERP menurut Motiwalla dan Thompson (2009:12)
dalam buku yang berjudul Enterprise System for Management, antara lain:
1. Tahap 1 - Scope and Commitment ( Scope and Planning - termasuk dalam tahap
Initiation)
a) Menentukan ruang lingkup / scope
b) Membuat visi jangka panjang dan rencana implementasi jangka pendek
c) Memilih dan pembentukan struktur tim implementasi
d) Melakukan review terhadap vendor-vendor ERP, memilih satu vendor dan
melakukan penandatanganan kontrak
Tahapan dalam
Implementasi ERP
2. Tahap 2 - Analysis dan Design (termasuk dalam tahap Analysis Design)
a) Melakukan analisis GAP
b) Menentukan strategi implementasi ERP yaitu implementasi dengan cara vanilla
c) Pada akhir tahap ini, tim implementasi dapat membuat prototype implementasi software ERP

3. Tahap 3 - Acquisition and Development (berada diantara tahap Analysis Design

dan Implementation)
a) Melakukan eksekusi dari hasil analisis gap yang telah dibuat.
b) Akhir pada tahap ini ditandai dengan mengonfigurasi keamanan dan mengimplementasikan
aturan authentication dan otorisasi untuk mengakses sistem ERP
Tahapan dalam
Implementasi ERP
4. Tahap 4 – Implementation
a) Pada tahap ini, software ERP akan terinstall dan dapat digunakan oleh end user .
b) Melakukan konversi dari sistem lama ke sistem baru berbasis ERP
5. Tahap 5- Operation
• Tim implementasi akan beralih fungsi menjadi tim support untuk membantu end user dan
tim operasional yang mengalami kesulitan dan membutuhkan bantuan dalam penggunaan
sistem ERP.
Critical Success Dan Failure Keberhasilan dalam
Implementasi ERP
Factors Dari Implementasi ERP

Menurut Motiwalla dan Thompson (2009:12) dalam buku yang berjudul Enterprise System for Management,
faktor-faktor yang menentukan keberhasilan implementasi ERP antara lain:

Proses Pembuatan Ruang Lingkup Proyek Implementasi ERP Teamwork

Keputusan

Manajemen Perubahan Tim Implementasi dan Eksekutif

Critical Success Dan Failure Kegagalan dalam
Implementasi ERP
Factors Dari Implementasi ERP

Berdasarkan jurnal Critical Failure Factors in ERP Implementation (Wong, Ada, et all, 2005:6-8), terdapat 3
faktor penting yang dapat menyebabkan kegagalan dalam implementasi ERP, antara lain

Lemahnya efektivitas konsultan Lemahnya kualitas BPR (Business Process

Reengineering)

Lemahnya efektivitas manajemen proyek