RANGKA SURAT RASMI

Surat Rasmi

A. Jenis surat rasmi:

i. Surat aduan – sampah, gejala sosial, kafe siber, masalah pencemaran, kilang haram dan sebagainya.
ii. Surat permohonan – pekerjaan, kemudahan asas, kemudahan sekolah dan sebagainya.
iii. Surat bantahan – bantahan sesuatu perkara yang mendatangkan masalah atau kesan negatif.
iv. Surat cadangan – cadangan mengadakan sesuatu, cadangan mengatasi sesuatu masalah dan sebagainya.
v. Surat jemputan – perkahwinan, menghadiri majlis dan sebagainya.

B. Penerima dan alamat surat rasmi.

i. Penerima surat rasmi – penerima perlu sesuai dengan situasi surat yang ditulis. Contohnya, jika kebakaran (bomba
– Ketua Balai Bomba), kecurian (polis – Ketua Balai Polis XXXXXX), sampah sarap (Dewan Bandaraya Kuala
Lumpur – Ketua Penguat Kuasa), jabatan kerajaan (Pengarah) dan sebagainya.

ii. Alamat penerima – Jika anda tidak pasti alamat penerima, jangan bimbang kerana anda boleh menciptanya
sendiri. Contohnya, jika alamat individu (ada nombor rumah, ada nama jalan, ada nama taman, ada poskod, ada
nama bandar, ada negeri). Jika alamat jabatan kerajaan atau agensi kerajaan (ada tingkat, ada nama bangunan, ada
nama jalan, ada poskod, ada nama bandar, ada nama negeri).

Contoh : Masalah sampah sarap tidak diangkut. Ketua

Penguat Kuasa
Dewan Bandaraya Kuala Lumpur,
Tingkat 5, Bangunan Menarajaya, Jalan
Bunga Raya,
56000 Kuala Lumpur.

B. Format Surat Rasmi:

1. Nama dan alamat pengirim – di sudut kiri surat. (Selepas

itu langkau sebaris dan lukis garisan panjang)
(Sebaiknya selepas setiap perenggan berakhir, langkau satu baris)

2. Penerima dan alamat penerima – di sudut kiri surat.

3. Tarikh dengan huruf besar – di kanan dan selari dengan baris terakhir alamat penerima.

4. Panggilan hormat (Tuan/ Puan/ Datuk dan sebagainya yang sesuai) – di kiri dan tanda koma.

5. Tajuk surat – Semua perkataan awal dengan huruf besar, kecuali untuk kata hubung, sendi dan kata bantu. Garisi
tajuk dan jangan letak tanda titik pada akhir ayat.

6. Pengenalan surat – nyatakan siapa anda + mewakili siapa (jika anda sebagai wakil) + tujuan surat ditulis. (tulis
rapat di kiri surat dan jangan letak sebarang nombor)

7. Isi surat: (Bermula dari perenggan kedua dan seterusnya, letak nombor bermula dengan 2 dan seterusnya
pada setiap perenggan dan mulakan perenggan agak ketengah – 2 ½ sm dari nombor)
i. Huraian isu atau huraian masalah yang ditulis (di mana + sejak bila + nama pihak penyebab masalah + masa
masalah berlaku + siapa terlibat + dan apa-apa juga maklumat awal tentang isu atau masalah itu yang dapat digunakan
bagi membantu pihak yang anda beritahu)

ii. Kesan daripada isu atau masalah itu kepada anda atau orang yang anda wakili. Kesan ini mesti diulas, sama seperti
anda menulis karangan biasa (ada isi, huraian, contoh dan kesimpulan kecil) Sebaik- baiknya, 1 kesan ditulis dalam
satu perenggan)

iii. Cadangan mengatasi masalah – anda boleh memberi cadangan awal untuk mengatasi masalah atau isu yang anda
tuliskan.
8. Penutup surat – tuliskan harapan anda dan iringan terima kasih.

9. Tulis ucapan terima kasih – di kiri dan rapat dengan garisan. (Jangan letak nombor) (Selepas
itu, langkau 3 hingga 4 baris)

10. Tulis pengesahan:

- “Yang menjalankan tugas” (jika tujuan rasmi) dan “Yang benar” (jika tujuan persendirian)
- Tandatangani
-(NAMA) dengan huruf besar dan dalam kurungan
-Nama jawatan (Ikut kehendak soalan jika dinyatakan), jika tidak tulislah Setiausaha. Jika tujuan persendirian, tidak
perlu menulis jawatan.
-Nama institusi, persatuan atau taman perumahan yang anda wakili.

11. Pastikan anda menggunakan frasa gramatis, peribahasa atau kata-kata hikmat seperti anda menulis karangan yang
lain.
CONTOH: MENULIS SURAT KIRIMAN RASMI

Soalan:

Di kawasan tempat tinggal anda terdapat pelbagai masalah keselamatan yang timbul berpunca daripada
pendatang asing yang terlalu ramai di kawasan itu. Sebagai wakil penduduk di tempat anda. tulis sepucuk surat
kepada pihak yang berkuasa bagi mengadukan hal tersebut agar masalah ini dapat diselesaikan.

Contoh jawapan surat rasmi.

Lin Cheng Heng,

No.6, Jalan Limau Purut 3,
Taman Cheras Perdana, 52400
Kuala Lumpur.

Ketua Balai,
Balai Polis Cheras,
Jalan Ikan Emas 2,
53000 Cheras,
Kuala Lumpur 16 JULAI 2008

Tuan,

Aduan Tentang Masalah Pendatang Tanpa Izin di Taman Cheras Perdana

Merujuk perkara di atas, saya Lin Cheng Heng selaku setiausaha penduduk Taman Perdana, ingin membuat aduan
tentang masalah pendatang tanpa izin yang begitu ramai bilangannya di kawasan tempat tinggal kami. Akibat
bilangannya yang terlalu ramai, pelbagai masalah sosial telah timbul sehingga mengganggu ketenteraman hidup
penduduk di kawasan ini.

2. Untuk makluman pihak tuan, kawasan ini menjadi tumpuan pendatang tanpa izin kerana banyak
bangunan baru didirikan di kawasan ini. Hal ini menyebabkan ramai pekerja tanpa izin bertumpu di kawasan ini
untuk bekerja sebagai pekerja bangunan kerana di mana ada gula, di situ ada semut. Kebanyakan daripada pendatang
tanpa izin itu tertumpu di Jalan Limau Manis 4 dan Jalan Tembikai 3. Mereka tinggal di dalam pondok-pondok
sementara yang disediakan oleh pemaju dan didirikan daripada kayu. Perkara yang membimbangkan kami ialah
sebahagian daripada pendatang tanpa izin tersebut melakukan pelbagai jenayah dan mengancam keselamatan
penduduk tempatan di kawasan ini.

3. Sebelum kedatangan mereka di kawasan ini, kehidupan kami amat aman dan makmur. Namun begitu,
kehadiran mereka sejak lima bulan yang lalu telah mengubah segala-galanya. Kejadian kecurian dan rompakan sering
kali berlaku di kawasan tempat tinggal kami. Sehingga kini terdapat 6 kejadian pecah rumah dan rompakan yang telah
diadukan kepada pihak polis. Kebanyakan rompakan tersebut melibatkan senjata tajam seperti parang dan senjata tajam
yang lain. Hal ini menyebabkan kami berasa takut sekiranya kejadian seperti itu berulang semula. Kami juga percaya
bahawa kejadian jenayah tersebut melibatkan pendatang tanpa izin melalui pertuturan mereka semasa kejadian jenayah
itu berlaku. Hal seperti ini amat merungsingkan penduduk di kawasan ini.

4. Selain itu, sebahagian pendatang tanpa izin di kawasan ini turut berkelakuan tidak sopan terhadap
penduduk tempatan di sini. Beberapa orang gadis yang pulang lewat daripada bekerja telah diganggu dengan kata-kata
yang tidak menyenangkan. Mereka juga sering mengeluarkan kata-kata berbau lucah kepada penduduk di kawasan ini
sehingga pernah menyebabkan pergaduhan di antara pendatang tanpa izin dengan penduduk di taman ini. Sebagai ibu
bapa di kawasan ini, kami berasa
bimbang jika berlaku sesuatu perkara yang tidak diingini ke atas keluarga kami. Justeru, kami berharap agar pihak tuan
mengambil tindakan awal seperti kata pepatah, sediakan payung sebelum hujan. Kami tidak mahu ada di antara
penduduk di kawasan ini yang akan menjadi mangsa akibat kelewatan kita mengambil tindakan kerana nasi sudah
menjadi bubur.

5. Pada masa yang sama, sebahagian daripada pendatang tanpa izin tersebut juga melakukan pelbagai
jenayah seperti berjudi dan menyalahgunakan dadah. Hal ini telah kami maklumi melalui beberapa orang penduduk
yang pernah terserempak dengan mereka ketika melakukan jenayah tersebut. Sebelum ini, kejadian seperti itu tidak
pernah berlaku di kawasan tempat tinggal kami. Keadaan ini juga amat membimbangkan penduduk di kawasan ini
kerana kami takut sekiranya ada di antara anak-anak kami yang akan terpengaruh dengan gejala yang tidak sihat
tersebut. Justeru kami meminta agar pihak tuan mengambil tindakan awal kerana mencegah lebih baik daripada
mengubati.

6. Sehubungan dengan itu, kami mencadangkan agar pihak tuan dapat mengambil tindakan dengan secepat
mungkin. Antara cadangan kami termasuklah meminta pihak tuan membuat serbuan dan menangkap pendatang tanpa
izin di kawasan kediaman kami. Kami juga mencadangkan agar pihak tuan dapat membuat rondaan dengan lebih kerap
supaya kejadian jenayah yang membimbangkan kami tidak berlaku di sini. Sekiranya pihak tuan memerlukan bantuan
dan kerjasama daripada penduduk di kawasan ini, kami sedia menghulurkan bantuan yang diperlukan.

7. Akhir kata, saya berharap agar pihak tuan dapat mengambil tindakan yang sewajarnya dengan segera
demi keselesaan dan keselamatan penduduk di kawasan ini. Kerjasama daripada pihak tuan amat kami hargai dan
didahului dengan jutaan terima kasih.

Sekian, terima kasih.

Yang menjalankan tugas,

Linchengheng
...................
(LIN CHENG HENG)
Setiausaha,
Persatuan Penduduk Taman Cheras Perdana.