Standard Operational Procedure

Sidang
1. Landasan hukum persidangan
(dikutip dari PO Permusyawaratan)

Pasal 2

(1) Persidangan diselenggarakan untuk melaksanakan tugas dan wewenang Lembaga

Legislatif Mahasiswa UNJ sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 Anggaran Rumah
Tangga OPMAWA UNJ.
(2) Jadwal dan acara persidangan ditentukan dalam rapat Badan Musyawarahdengan
memperhatikan agenda kerja Lembaga Legislatif.
(3) Apabila dalam rapat Badan Musyawarah tidak mengadakan rapat untuk menetapkan
jadwal dan acara persidangan, sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Pimpinan Lembaga
Legislatif dapat menetapkan jadwal dan acara tersebut dengan memperhatikan pendapat
pimpinan fraksi dalam rapat Pimpinan Lembaga Legislatif.

Keterangan lebih lanjut diatur dalam PO permusyawaratan

2. Alat Kelengkapan sidang

Berikut adalah standar alat kelengkapan sidang :

A. administrasi

a. Presensi

b. Agenda Sidang

c. Tata Tertib Sidang

d. Surat Keputusan/konsideran

e. Notulensi

f. Lampiran

B. non administrasi

a. Pimpinan Sidang

b. Peserta Sidang

c. Palu Sidang

2.1 Pimpinan Sidang (Landasan Hukum PO permusyawaratan pasal 25)

- Pimpinan sidang merupakan pimpinan lembaga legislatif yang sah.

- Apabila pimpinan sidang berhalangan maka anggota lembaga legislatif dapat menjadi pimpinan
sidang berdasarkan kesepakan peserta sidang.

- Pimpinan sidang harus berjumlah ganjil (1,3,5)

2.1.1 Tugas pimpinan sidang

- Memimpin jalannya persidangan.

- Mengesahkan keputusan.

- Memberi kesempatan interupsi

2.1.2 Wewenang pimpinan sidang

- Mengambil keputusan sesuai dengan tata cara pengambilan keputusan ( PO

Permusyawaratan pasal 47 – 58).

- Menertibkan persidangan, dapat menegur dan mengeluarkan peserta sidang jika dianggap
melanggar tata tertib atau membuat kericuhan dalam persidangan.

- Mengganti pimpinan sidang.

2.2 Peserta Sidang

Peserta Sidang/Rapat Lembaga Legislatif adalah Anggota Lembaga Legislatif Mahasiswa
UNJ dan Undangan. Dalam beberapa jenis sidang (misal:rakoord), diluar anggota legislatif
dapat menjadi peserta sidang dan memiliki hak bicara. Pemberian hak suara dan hak bicara
diatur lebih lanjut dalam tata tertib persidangan

2.3 Agenda Sidang

Agenda sidang adalah susunan acara persidangan. Konten dari agenda persidangan berbeda – beda
tergantung dari jenis persidangannya

1) Pembuatan Agenda persidangan

Contoh agenda persidangan :

RANCANGAN AGENDA SIDANG PLENO

BEM-MTM UNJ PERIODE 2015

1. Pembukaan
2. Pembahasan dan pengesahan agenda Sidang Pleno BEM - MTM UNJ 2015
3. Pembacaan dan pengesahan Tata Tertib Sidang Pleno BEM UNJ-MTM UNJ 2015
4. Pembacaan laporan program kerja BPH BEM UNJ 2015
 5. Pembacaan laporan program kerja Dapertemen, Biro BEM UNJ 2015 dan komisi pengawasan
MTM UNJ 2015
6. Pembacaan laporan Fraksi MTM UNJ 2015
7. Rekomendasi
8. Penutup

Setiap jenis persidangan memiliki agenda persidangan yang berbeda – beda sesuai dengan kebutuhan
dari jenis persidangannya masing – masing. Tetapi dalam pembuatan agenda persidangan ada agenda
yang harus ada dalam persidangan yaitu :

1. Pembukaan
2. Pembacaan dan/atau pengesahan agenda sidang
3. Pembacaan dan/atau pengesahan tata tertib sidang
4. Konten persidangan
5. Rekomendasi
6. Penutup

2.4 Tata Tertib Sidang

Tata tertib sidang adalah seperangkat aturan yang mengatur jalannya persidangan mulai dari tugas dan
wewenang pimpinan dan peserta sidang, hak peserta (bicara/suara), etika dalam mengajukan
pendapat, dan lain – lain.

1) Format pembuatan tata tertib sidang

BAB I Ketentuan umum

BAB II Tugas dan Wewenang

BAB III Peserta Sidang

BAB IV Hak Bicara dan Hak Suara

BAB V Pimpinan Sidang

BAB VI Hak dan Kewajiban Pimpinan Sidang

BAB VII Kewajiban Peserta Sidang

BAB VIII Quorum

BAB IX Pengambilan Keputusan

BAB X Sifat Persidangan

BAB XI Ketentuan Tambahan

2.5 Palu Sidang

Sidang dapat dilaksanakan apabila terdapat palu sidang. Palu yang digunakan haruslah palu formal
yang terbuat dari kayu yang memang dibuat khusus untuk persidangan. Tetapi jika tidak ada palu
sidang, persidangan tetap bisa dilaksanakan secara darurat dengan mencari benda lain yang dapat
menimbulkan suara ketukan.

Palu Sidang

2.7 Konsideran

Konsideran atau surat ketetapan dalam persidangan adalah perangkat sidang yang digunakan untuk
mengesahkan agenda yang dilaksanakan. Dengan ditandatanganinya konsideran oleh setiap pimpinan
sidang maka agenda sidang telah di sahkan dan tidak bisa diubah kecuali melalui PK (Peninjauan
Kembali),

Tata Cara Penyusunan Konsideran :

A. Kop Surat
A
B. Nomor surat
B
C. Judul surat
C
D. Pertimbangan (hasil
notulensi)

E. Titik mangsa

F. Tanda tangan

G
 A. Kop surat

Pada kop surat perlu dicantumkan lambang Universitas di sebelah kiri dan Lambang
Organisasi di sebelah kanan dan di tengannya dicantumkan nama surat, kemudian nama
organisasi lalu nama Universitas. Dapat juga mencantumkan alamat secretariat organisasi.

B. Nomor Surat

Nomor surat pada konsideran disesuaikan dengan urutan pada agenda sidang. Untuk sidang
lanjutan, nomor surat pun juga dilanjutkan. Dalam nomor surat juga diterangkan jenis
persidangan, organisasi pelaksana dan tahun dilaksanakannya sidang.

C. Judul Surat

Mencatumkan agenda yang akan disahkan, nama universitas dan tahun pelaksanaan

D. Pembukaan Surat

Berisi kalimat pembuka yang sesuai dengan etika penulisan surat. Bisa dengan memasukan tu

E. Konten Surat

Terdiri dari:

- Menimbang :

Pertimbanga logis, usulan-usulan peserta sidang.

- Mengingat :

Berisi tentang landasan yuridis (peraturan) diadakannya persidangan. Diurutkan sesuai

dengan hirarki peraturan yang ada.

-Memperhatikan :

Aturan-aturan tambahan,usul-usul yang mengikat atau dokumen dokumen terkait.

-Menetapkan :

Berisi agenda sidang yang akan disahkan

F. Titik mangsa

Berisi keterangan waktu, tanggal, dan tempat disahkannya agenda persidangan

G. Tanda Tangan

Untuk mengesahkan perlu adanya tanda tangan dan nama jelas dari seluruh pimpinan sidang.

2.6 Notulensi
 Notulensi diperlukan untuk mencatat dan merangkum jalannya persidangan mulai dari
pembukaan sampai dengan penutupan.

2.7 Lampiran

Berkas yang disahkan dalam sidang perlu dilampirkan dalam surat keputusan sidang. Seperti
contohnya pengesahan PO atau PK BEM. Berkas yang disahkan haruslah disertai dengan tanda
tangan dari pihak yang berwenang

3. Teknik Persidangan
3.1. Aturan Ketukan Palu

Ketukan palu haruslah keras dan jelas, tidak memantul ketika diketuk. Berikut jumlah ketukan dan
penggunaannya :

1X ketukan :

a. penyerahan pimpinan sidang.

b. Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin perpoin (keputusan sementara).
c. memberi peringatan kepada peserta sidang yang mengganggu jalannya persidangan.
d. Menskors dan mencabut kembali skorsing yang dikalikan 1 kali (1 kali sekian)
e. Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

2X ketukan :

a. Untuk mempending atau mencabut pending.

b. Menskors dan mencabut kembali skorsing yang dikalikan kali (2 kali sekian)

3X kali ketukan :

a. Membuka/menutup sidang atau acara resmi.

b. Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang.

Ketukan Tak beraturan

a. Digunakan untuk menertibkan persidangan dengan menggunakan gagang palu

3.2 Interupsi

Interupsi adalah menyela ditengah-tengah persidang.

3.3 permohonan izin

Memohon waktu kepada pimpinan sidang, digunakan oleh peserta sidang yang ingin memohon izin
bicara. Dan setiap permohonan izin memiliki prioritas yang berbeda. Berikut macam – macam
permohonan izin, dari yang memiliki prioritas terendah hingga yang tertinggi :
 A. Izin bicara

Digunakan untuk berbicara (mengemukakan pendapat) bersifat umum mengenai suatu hal,
juga dapat digunakan untuk bertanya dan meminta kejelasan.

B. Izin menginformasi

Digunakan apabila ingin memberikan suatu informasi yang berkaitan dengan permasalahan
yang sedang dibahas.

C. Peguatan

Digunakan apabila menyatakan persetujuan pada sebuah pernyataan/argumentasi yang

disampaikan oleh pimpinan sidangataupun peserta sidang.

D. Pernyataan keberatan

Digunakan untuk menyatakan ketersinggungan terhadap suatu pernyataan atau untuk

memprotes sarkasme.

E. Izin klarifikasi

Digunakan apabila ingin mengkarifikasi suatu permasalahan. Atau ingin membenarkan

pernyataan yang telah disampaikan oleh pimpinan sidang atau perserta sidang.

F. peringatan

Interupsi yang memiliki prioritas tertinggi. Disampaikan bila jalannya persidangan sudah
melenceng dari pokok pembahasan. Jika peserta sidang telah mengajukan point ini maka
harus segera ditanggapi dan persidangan harus dikembalikan ke pembahasan pokok.

3.4 Skorsing dan Pending

A. Skorsing

Istilah skorsing dalam persidangan digunakan untuk menunda persidangan tanpa

meninggalkan ruang sidang dengan waktu yang diakumulasikan, dengan kelipatan 5 menit
tiap skorsing. Seperti contoh skorsing 1X5menit, 1X15 menit, 2 x 5 menit dan 2 x 15 menit.
Aturan skorsing haruslah menggunakan angka yang ganjil. Misalnya ; melantik anggota
legislatif atau pemaparan dan lobbying.

B. Pending

Istilah pending dalam persidangan digunakan untuk menunda sidang dengan waktu yang tidak
terhitung atau tidak diakumulasikan, namun ditentukan kapan sidang akan dimulai kembali..
Seperti contonhnya pending hingga pukul 2 siang, atau pending hingga dua hari kedepan.

4. Pengambilan Keputusan
4.2 Syarat pengambilan keputusan (dikutip dari PO permusyawaratan)

Persyaratan Quorum
 Pasal 44

Persyaratan quorum merupakan persyaratan sahnya persidangan dan rapat–rapat alat kelengkapan
berdasarkan kehadiran peserta dan dibuktikan dengan daftar hadir

Pasal 45

(1) Syarat kuorum pengambilan putusan terpenuhi apabila :

A. Dihadiri sekurang – kurangnya 2/3 (duapertiga) dari jumlah Anggota Majelis Tinggi
Mahasiswa UNJ dan disetujui oleh sekurang – kurangnnya 50% (lima puluh persen)
ditambah 1 (satu) Anggota Majelis Tinggi Mahasiswa UNJ untuk mengubah dan
menetapkan anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga OPMAWA UNJ

B. Dihadiri oleh sekurang – kurangnya 3/4 (tiga perempat) dari jumlah anggota Lembaga
Legislatif dan disetujui oleh sekurang – kurangnya 2/3 (duapertiga) dari jumlah anggota
Lembaga Legislatif yang hadir untuk memutuskan pemberhentian Ketua dan/atau Wakil
Ketua Lembaga Eksekutif Mahasiswa

C. Dihadiri sekurang – kurangnya 50% (lima puluh persen) dari jumlah anggota Lembaga
Legislatif ditambah 1 (satu) anggota dari seluruh anggota Lembaga Legislatif yang hadir
untuk sidang lain sebagaimana dimaksud dalam huruf A dan B

(2) Syarat kuorum pengambilan putusan alat kelengkapan, selain pimpinan, apabila dihadiri
sekurang – kurangnya 50% (lima puluh persen) ditambah 1 (satu) dari seluruh anggota Alat
kelengkapan tersebut

4.3 Jenis pengambilan keputusan (dikutip dari PO permusyawaratan)

Putusan Berdasarkan Mufakat

Pasal 46

(1) Putusan berdasarkan mufakat adalah putusan yang diambil secara musyawarah untuk mufakat

(2) Putusan berdasarkan mufakat adalah sah jika diputuskan dalam rapat yang telah memenuhi
syarat kuorum

(3) Pengambilan putusan tentang pengubahan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga,
dan Peraturan OPMAWA diatur lebih lanjut melalui mekanisme Sidang Istimewa dan
Peraturan OPMAWA tentang Pedoman Pembentukan Peraturan Perundang-undangan
OPMAWA(P4O)

(4) Pengambilan putusan tentang pemberhentian Ketua dan/atau Wakil Ketua dalam masa
jabatannya, pengangkatan Wakil Ketua menjadi Ketua, dan pemilihan Ketua dan/atau Wakil
Ketua baru dalam hal Ketua dan/atau Wakil Ketua berhalangan tetap, diatur melalui
 mekanisme Sidang Istimewa berdasarkan pada Ketetapan Lembaga Legislatif Mahasiswa
UNJ.

(5) Lobi antar peserta sidang dapat dilakukan untuk memudahkan Pengambilan putusan
berdasarkan mufakat

Bagian Kelima

Putusan Berdasarkan Suara Terbanyak

Pasal 47

(1) Putusan berdasarkan suara terbanyak (voting) adalah putusan yang diambil melalui
pemungutan suara.

(2) Pengambilan putusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan mengadakan
penghitungan suara secara langsung dari Anggota.

Pasal 48

(1) Pemungutan suara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 ayat (1) dilakukan apabila
musyawarah untuk mufakat tidak tercapai (deadlock),

(2) Pemungutan suara dilakukan oleh Pimpinan Sidang/Rapat apabila peserta yang hadir telah
memenuhi kuorum

(3) Dalam hal pengambilan putusan berdasarkan suara terbanyak sebagaimana dimaksud pada
ayat (2) tidak tercapai, dilakukan pemungutan suara ulang.

(4) Dalam hal pemungutan suara ulang sebagaimana dimaksud pada ayat (3) hasilnya masih
belum memenuhi ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), berlaku ketentuan:

A. pengambilan keputusan ditangguhkan sampai sidang berikutnya; atau

B. usul yang bersangkutan ditolak

Pasal 49

Pemungutan suara tentang orang dan/atau masalah yang dipandang penting oleh rapat dilakukan
dengan rahasia atau tertutup.

4.4 Lobying (landasan hukum PO permusyawaratan pasal 46 ayat 5)

Yaitu penentuan jalan tengah atas konflik antar dua pihak yang berlawanan dengan menskorsing
sidang untuk menyatukan pandangan melalui obrolan antara perwakilan dari dua pihak atau lebih
yang bersebrangan secara informal. Hingga ditemui kesepakatan sehingga sidang bisa dilanjutkan.
Lobying dapat digunakan untuk mempermudah pengambilan keputusan.

4.5 Peninjauan Kembali (PK)

Peninjauan kembali dilakukan untuk merubah keputusan yang sebelumnya telah disahkan, peninjauan
kembali dapat berupa pencabutan SK/Konsideran dapat juga berupa revisi keputusan. PK dapat
dilaksanakan dengan Syarat kuorum yang ada di PO permusyawatan pasal 45 ayat (2). Dengan
membuat konsideran terbaru namun penomorannya dilanjutkan.