A.

Divisi Desain dan Komunikasi

1. Struktur Keanggotaan
Koordinator : Syarif Rahman Hasibuan
Anggota : a. Hanisa Purwantari
b. Deo Farhan
2. Deskripsi kegiatan atau bidang
Desain dan Dokumentasi (Desdok) adalah divisi yang bertanggung jawab
terhadap segala proses dokumentasi acara serta menyediakan kebutuhan desain dan
publikasi kegiatan PSAF 2019. Adapun jobdesc Desdok secara detail adalah sebagai
berikut :
a. Membuat desain logo, spanduk, kaos, sertifikat dan koordinasi penuansaan
perkenalan panitia PSAF 2019
b. Melakukan kegiatan dokumentasi berupa foto dan video selama kegiatan
berlangsung mulai dari penyambutan mahasiswa baru sampai hari kedua PSAF
c. Mencetak spanduk kegiatan berkoordinasi dengan perlengkapan
d. Membuat SOP untuk permintaan desain dari divisi lain
e. Membuat jadwal foto seluruh panitia untuk penuansaan perkenalan panitia pada
Instagram PSAF 2019

3. Persiapan dan perencanaan

Persiapan dan perencanaan kegiatan divisi Desdok dilakukan setelah anggota
divisi terbentuk. Adapun persiapan dan perencanaan yang kami lakukan sebagai
berikut:
a. Pembagian penanggung jawab jobdesc:
1) Syarif : PJ spanduk , PJ logo, PJ desain kaos
2) Hanisa : PJ Desain sertifikat pembicara, panitia dan peserta
3) Dini : PJ dokumentasi perkenalan panitia dan penuansaan perkenalan
panitia pada Instagram
 b. Penyediaan alat dokumentasi
Desdok juga melakukan persiapan dalam penyediaan kamera, dengan rencana setiap
anggota minimal memegang atau memiliki 1 buah kamera.
c. Penyimpanan Dokumentasi
Rencana penyimpanan hasil dokumentasi dikolektifkan pada 1 orang anggota.

4. Pelaksanaan
a. Jobdesc:
1) Setiap anggota melaksanakan peran dan tugasnya masing-masing dengan baik
karena sesuai dengan kemampuannya.
2) Desain dan branding PSAF tersedia sesuai dengan jadwal dan dipublikasikan
dengan baik di medsos PSAF yang dipegang oleh Humas.
b. Penyediaan Alat Dokumentasi
kamera yang tersedia sejumlah 3 buah.
c. Penyimpanan Dokumentasi
Hasil dokumentasi pada setiap akhir rangkaian kegiatan PSAF dikolektifkan ke
Google Drive PSAF 2019

5. Indikator keberhasilan
a. Jobdesc:
1) Desain: Desain PSAF dibuat sesuai dengan filosofi dan tema PSAF serta
diselesaikan selambat-lambatnya H-2 minggu sebelum acara PSAF
dipublikasikan dan bekerja sama dengan divisi Perlap untuk pencetakan
sertifikat, kaos panitia/peserta, q-card, x-banner, nametag serta sertifikat
pembicara.
2) Setiap anggota desdok bertanggung jawab terhadap dokumentasi kegiatan
baik foto maupun video, serta setiap rangkaian kegiatan terdokumentasikan
dengan baik dan lengkap.
3)
 b. Penyediaan Alat Dokumentasi
Terdapat tiga buah kamera pada saat acara berlangsung, hal itu cukup untuk
melakukan dokumentasi acara dengan kualitas pengambilan gambar yang baik.
c. Penyimpanan Dokumentasi
Hasil dokumentasi langsung diunggah ke grup LINE panitia dan Google drive psaf
2019

6. Pencapaian
a. Jobdesc: Kegiatan pembagian jobdesc terlaksana dengan baik dengan indikator
keberhasilan 100% tercapai
b. Penyediaan Alat Dokumentasi: Alat dokumentasi berupa kamera yang tersedia
tiga buah, sesuai jumlah anggota divisi desdok sehingga indikator keberhasilan
100% tercapai
c. Penyimpanan Dokumentasi: Terlaksana dengan baik dengan indikator
keberhasilan 100% tercapai.

7. Analisis SWOT
a. Strength:
1) Pembagian job yang sesuai dengan kemampuan dari masing-masing anggota
yang memudahkan sistem kerja di Divisi Desdok dan jumlah anggota divisi
yang sangat cukup (tiga orang).
2) Komunikasi yang dilakukan cukup baik, antara Desdok dengan BPH maupun
dengan Divisi Perlap dan Divisi Humas
3) Komitmen yang baik dari para anggota dan tuntas menyelesaikan tugas hingga
akhir
4) Keseluruhan acara terdokumentasikan dengan baik dengan adanya pembagian
tanggung jawab untuk mendokumentasikan setiap kegiatan yang berlangsung.

b. Weakness:
 1) Beberapa anggota divisi ada yang tidak bisa hadir baik hadir full maupun yang
hadir setengah hari dalam kegiatan sehingga berkurangnya SDM untuk
melakukan dokumentasi.
c. Opportunities:
1) Mobilitas tinggi dari Divisi Perlap sehingga kebutuhan Desdok untuk acara
PSAF sangat terbantu
2) Staff dari divisi lain membantu dokumentasi saat anggota desdok ada yang tidak
hadir.
d. Threats:
Terjadi miskomunikasi saat pembuatan sertifikat pembicara dikarenakan waktu
yang diburu-buru menjelang hari H dan nama pembicara baru diberitahu H-2. Serta
terdapat kesalahan penulisan pada nama Dekan FKM UI.

8. Penutup: kesimpulan dan saran

a. Kesimpulan
Divisi Desdok ialah divisi yang bertanggung jawab terhadap pembuatan
desain serta dokumentasi acara selama PSAF 2019 berlangsung. Perencanaan
tugas antar anggota divisi, pelaksanaan dan pencapaiannya tercapai dengan baik
dengan kerjasama dan komitmen tim yang baik. Divisi Desdok mengucapkan
terima kasih kepada seluruh pihak yang telah membantu divisi Desdok dalam
menjalankan tugasnya dan mohon maaf apabila terdapat kekurangan dari kami.
b. Saran
Sistem komunikasi yang harus diperbaiki terutama yang menyangkut
komunikasi yang melibatkan lebih dari dua divisi sehingga miskomunikasi dapat
dihindari, serta fiksasi pembicara jauh-jauh hari agar kebutuhan yang menyangkut
pembicara dapat diselesaikan beberapa hari sebelum acara.