Dibuat oleh Dibuat oleh Disahkan oleh

PROSEDUR

PUCHASING & Purchasing Logistic Operational Manager

PT. HOK TONG LOGISTIK No. Rev. : 2 Tanggal : 07-10-17 Hal : 1 dari 4
JAMBI

Penanggung
Proses Keluaran
Jawab
Permintaan
Barang
- Nota Permintaan Barang
1. Kabag. Yang bersangkutan
2. Kabag. Logistic
3. Operational Manager

Cukup
Pengeluaran Cek
Stock
- Persediaan Barang dari
Barang aplikasi. 1. Kabag. Logistik
- Dokumen Pengambilan 1. Kabag. Logistik
Tidak Barang 2. Oprational Manager & Kepala
Departement.
Permintaan - Nota Permintaan Barang atau
Pembelian PP 1. Kabag. Purchasing
2. Kabag. Gudang & Operational
Tidak Manager

Approval

Ya

Seleksi Suplier
- Via Telepon / fax dan email
untuk mendapatkan 1. Kabag. Purchasing
penawaran harga dan data
Quotations pembanding.
Ya

Proses PO - Purchase Order ( PO )

1. Kabag. Purchasing
2. Branch Manager
Penerimaan - Surat Jalan Supplier ( DO )
Barang
1. Kabag. Logistik
- Surat Jalan Supplier ( DO )
- Surat Jalan Supplier ( DO )
1. Kabag. Logistik
Cek Tidak Sesuai
Pesanan Retur

Tidak Lengkap
Sesuai - Nota Penerimaan Barang (
NPB ) & Surat Jalan Supplier
Verifikasi Dokumen ( DO ).
1. Kabag. Purchasing
Lengkap NPB + - Nota Tagihan, Faktur Pajak, 2. Kabag. Logistik
Surat Jalan dan Invoice.
Buat NPB - Aplikasi inventory.
1. Kabag. Purchasing

1. Kabag. Logistik
Susun & Catat
Verifikasi dan
Otorisasi tagihan

S/O

- Buku Kas/ Bank

- Buku Besar

Pembayaran
- Evaluasi vendor
Evaluasi 1. Accounting
Vendor 2. Kasir

Pembukuan - Berita Acara Perhitugan fisik 1. Kabag. Purchasing

atau S / O
Tidak
Sesuai
 Dibuat oleh Dibuat oleh Disahkan oleh
PROSEDUR

PUCHASING & Purchasing Logistic Operational Manager

PT. HOK TONG LOGISTIK No. Rev. : 2 Tanggal : 07-10-17 Hal : 2 dari 4
JAMBI

KETERANGAN PROSES DOKUMEN TERKAIT BAGIAN TERKAIT

Pengeluaran Barang 1. Kabag. Yang
1. Adanya permintaan barang dari pekerja melalui Kabag. Logistik Adanya nota permintaan Bersangkutan
yang telah disetujui oleh kepala bagian masing – masing dan barang atau pemakaian 2. Kabag. Logistik
diketahui oleh pimpinan pabik. barang 3. Pimpinan Pabrik

2. Kabag. Logistik mengecek kecukupan stok barang yang diminta 1. Persediaan barang dari 1. Kabag. Logistik
tersebut, jika barang cukup maka langsung dikeluarkan barang. aplikasi inventori yang 2. Pimpinan Pabrik
Jika barang yang diminta tidak cukup / habis atau telah bearada digunakan.
dibawah level minimum / kritikal, maka Kabag. Logistik akan 2. Nota Permintaan Barang
membuat permintaan pembelian barang kepada bagian Purchasing.
3. Mengenai kecukupan stock, secara rutin team Logistik akan 1. Persediaan barang dari 1. Kabag. Logistik
memastikan pengecekan terhadap mutase dari tiap barang tersebut, apliaksi inventori yang
mulai dari pengeluaran barang beserta dokumen bon pengambilan digunakan.
barangnya, penerimaan barang beserta dokumen oenerimaannya 2. Dokumen Pengambilan 2. Pimpinan Pabrik &
dan mencocokan dengan kuantitas fisik barang di masing – masing Barang dari aplikasi / Kepala Departemen
tempat penyimpanan. Hal ini dilakukan setiap saat untuk Dokumen Penerimaan
memastikan barang menurut catatan HARUS SAMA dengan Barang
barang yang ada dilokasi / tempat penyimpanan.
4. Nota Permintaan barang yang telah disetujui oleh Oprational
Manager akan dikirim ke bagian Purchasing.

Permintaan / Pemesanan Barang

5. Kepala Purchasing akan mengecek dan menyetujui permintaan apabila : 1. Nota Permintaan Barang 1. Kepala Purchasing
5.a. Barang yang telah ditandatangani oleh Kabag. Logistik dan 2. Kabag. Logistik &
Pimpinan Pabrik, kemudian Kepala Purchasing akan menyeleksi Pimpinan Pabrik
ke supplier mana yang sesuai untuk melakukan pemesanan barang
tersebut ( Vendor Berterima / ASL ).
5.b. Perusahaan pada dasarnya lebih memilih supplier / vendor yang 1. Surat Pernyataan Konflik 1. Kepala Purchasing
Independen dan tidak berkaitan atau memiliki hubungan tertentu Kepentingan.
Dengan pihak – pihak di internal perusahaan. Namun jika di
Perlukan dan tidak dapat dihindari maka perlu dibuat suatu
‘‘Pernyataan Konflik Kepentingan‘‘ / ‘‘Conflict Of Interest
Statement‘‘ yang diterima dan diketahui semua pihak ( Approval ).
6. Selanjutnya Kepala Purchasing meminta penawaran dengan
supplier sbb :

6.1. Surat penawaran harga dikiriman dari vendor berterima. 1. Via Telepon / Fax dan 1. Kepala Purchasing
6.2. Perbandingan harga ke dua vendor atau lebih akan dilakukan email untuk mendapatkan
apabila : penawaran harga dan
- Pembelian untuk barang Fixed Asset. data pembanding
- Biaya untuk 1 barang > Rp. 5.000.000,-
- Biaya jumlah dari banyaknya barang x harga barang > Rp. 1. Penawaran Harga
20.000.000,- 2. Brosur ( Jika Ada )
- Total biaya dari PO ( Setelah PPN 10 % ) yang diterbitkan untuk
satu vendor > Rp. 50.000.000,-
6.3. Ketentuan perbandingan harga tidak berlaku apabila :
- Merk produk yang dibeli bersifat keagenan.
- Tingkat urgent dan ketersediaan stock dari vendor.
- Barang yang dibeli cukup langka ( Rarely Item ).
- Barang yang dibeli adanya penunjukan langsung dari Kantor Pusat
( Palembang ).
- Barang yang dibeli adalah item consumable pabrik yang rutin
dibeli dan suppliernya telah masuk di daftar ASL sebagai vendor
berterima yang unggul ( Unggul dari sisi harga, after sales service,
ataupun unggul dari sisi quantitas barang, dan itu ditunjukan dalam
SUPPLIER REVIEW mereka ).
 Dibuat oleh Dibuat oleh Disahkan oleh
PROSEDUR

PUCHASING & Purchasing Logistic Operational Manager

PT. HOK TONG LOGISTIK No. Rev. : 2 Tanggal : 07-10-17 Hal : 3 dari 4
JAMBI

Catatan : Untuk memastikan harga yang diberikan supplier masih kompetitif 1. Form Penerimaan
terutama supplier yang menyediakan sebagian besar kebutuhan sehari - Supplier
hari proses produksi, dilakukan evaluasi vendor setahun sekali. Juga perlu 2. Evaluasi Supplier Baru
diperhatikan disini mengenai bagaimana proses atas penerimaan supplier 3. Evaluasi Supplier yang
baru dan evaluasinya sudah berjalan.

7. Apabila keduabelah pihak telah menyetujui penawaran tersebut maka 1. Purchase Order ( PO ) 1. Kepala Purchasing
langkah selanjutnya proses dikeluarkan PO ke vendor dan barang akan 2. Form CAPEX 2. Branch Manager
dikirimkan. Jika barang tersebut merupakan asset atau bagian dari asset, akan
dikeluarkan form CAPEX.

PO yang telah dibuat oleh kepala purchasing direvisi sesuai penawaran harga
terbaru dari vendor ( Jika ada perubahan nama item maupun harga ). Note :
khusus untuk pembelian barang rutin seperti ATK, kebutuhan rumah tangga
kantor, dst tidak mengeluarkan Purchase Order.

Penerimaan Barang
8. Barang yang telah dipesan akan diterima oleh Kabag. Logistik, dengan 1. Surat Jalan Supplier 1. Kabag. Logistik
memperhatikan surat jalan / nota dari supplier.

9. Kemudian akan dilakukan pengecekan pada barang yang telah dating 1. Surat Jalan Supplier 1. Kabag. Logistik
apakah sesuai atau tidak dengan permintaan barang dari pekerja maupun
Kabag. Gudang. Apabila barang tersebut tidak sesuai makan Kabag.
Logistik akan langsung mengembalikan barang tersebut ke supplier untuk
ditukarkan dengan yang sesuai permintaannya dan sebaliknya apabila
sesuai dengan permintaan maka Kabag. Logistik akan langsung menerima
dan menyetujui barang tersebut dengan menandatagani surat jalan dari
supplier tersebut.

10. Setelah itu Kabag. Logistik membuat dan mencetak Nota Penerimaan 1. Surat Jalan Supplier 1. Kabag. Logistik
Barang ( NPB ) tersebut untuk dikirimkan kepada Kepala Purchasing 2. Nota Penerimaan Barang 2. Kepala Purchasing

Penyusunan dan Pencatatan Barang

11. Kabag. Logistik akan mencatat barang – barang dan menyusunnya pada 1. Buku stock gudang 1. Kabag. Logistik
tempat yang telah disediakan, dan juga memastikan bahwa Inventory 2. Aplikasi Inventory
program / aplikasi telah diupdate.

12. Memastikan semua barang yang masuk telah diklrifikasikan atau 1. Tagging 1. Kabag. Logistik
dikelompokan sesuai dengan kode dan jenis barang serta memastikan
pula mengenai tagging / pelabelan barang telah dilakukan dengan
sesakma.

Pembayaran Barang
13. Kepala Purchasing akan menerima nota penerimaan barang dan surat 1. Surat Jalan Supplier 1. Kepala Purchasing
jalan supplier yang telah ditandatangani dari Kabag. Logistik yang 2. Nota Penerimaan Barang
artinya barang barang telah diterima dengan baik dan cukup.

14. Kepala Purchasing akan menerima tagihan dari supplier kemudian 1. Nota Tagihan 1. Kepala Purchasing
Kepala Purchasing melakukan verifikasi tagihannya apakah telah sesuai 2. Invoice 2. Kepala Pembukuan
dengan PO yang telah dikeluarkan dan kesesuaian dengan NPB dari 3. Faktur Pajak
Kabag. Logistik dan akan dilakukan Otorisasi tagihan untuk pembayaran.

15. Setelah diperiksa oleh Kepala Purchasing set dokumen akan diberikan ke 1. Nota Tagihan 1. Kepala Purchasing
bagian accounting untuk dilakukan pengecekan kembali dan dilanjutkan 2. Invoice 2. Kepala Pembukuan
dengan proses pembayaran tagihan. 3. Faktur Pajak
 Dibuat oleh Dibuat oleh Disahkan oleh
PROSEDUR

PUCHASING & Purchasing Logistic Operational Manager

PT. HOK TONG LOGISTIK No. Rev. : 2 Tanggal : 07-10-17 Hal : 4 dari 4
JAMBI

16. Proses terakhir, setelah bagian accounting memeriksa tagihannya telah 1. Buku Kas / Bank 1. Kepala Pembukuan
lengkap dan benar akan diberikan kepada kasir untuk proses pembayaran. 2. Buku Besar / GL 2. Kasir

Pengendalian Barang
17. Rutin dilakukan pemeriksaan fisik barang dibandingkan dengan Berita Acara Perhitungan 1. Kabag. Logistik
pencatatan ( Rekonsiliasi ) yang dilakukan secara periodic minimal 2 kali Fisik 2. Kepala Pembukuan
setahun, dengan melakukan sampel cek, dan dibuatkan Berita Acara yang 3. Pimpinan Pabrik
ditandatangani oleh pihak yang melakukan perhitungan dan pihak ke tiga
independent, seperti dari accounting.