No Dok : P/SOP/K3/

PROSEDUR Terbit : 08 Januari 2019

PENGELOLAAN ASPEK No Rev :0
HSE-SUBKONTRAKTOR Tgl Rev :-
Hal : 1/7

A. TUJUAN
Prosedur ini dirancang untuk melakukan perbaikan-perbaikan yang berkelanjutan pada kinerja K3
di tempat kerja dengan memfasilitasi perusahaan dan kontraktor dalam pengaturan program K3
yang efektif pada kontrak.
Prosedur ini harus melindungi karyawan-karyawan perusahaan maupun karyawan-karyawan
kontraktor dari cidera dan penyakit ditempat kerja, begitupun juga dari kerugian yang
berhubungan dengan kecelakaan serta menjaga hubungan kontraktor yang independen

B. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup ini diutamakan bagi semua operasi perusahaan, fasilitas, hak milik atau daerah
lain yang ditentukan dibawah tanggung jawab perusahaan. Prosedur ini tidak perlu dipatuhi di
daerah tanggung jawab kontraktor maupun di daerah tanggung jawab lain yang bukan milik
perusahaan. Akan tetapi perusahaan akan mendorong kontraktor untuk mengikuti dan
melaksanakan prosedur ini dikalangan mereka sendiri jika mereka tidak mempunya prosedur
serupa

C. REFERENSI
-

D. DEFINISI
-

E. TANGGUNG JAWAB

F. PROSEDUR

1. Tahap Kualifikasi
1.1 Penilaian Resiko

Tujuan langkah ini adalah untuk menjelaskan tentang pekerjaan yang akan dilakukan
resiko-resiko K3 yang terkait dengan pekerjaan
1.2 Prose Penilaian Resiko
Perushaan bertanggung jawab untuk melakukan penilaian awal dari resiko-resiko K3
yang berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan. Hal ini akan membantu kontraktor
dan perusahaan dalam mengembangkan program-program dan cara kerja yang aman
untuk melindungi semua pekerja. Fokus penilaian harus berupa penilaian terhadap
bahaya yang tidak bisa dipisahkan dalam melakukan pekerjaan. End-user bertanggung
jawab melakukan penilaian resiko
Peniliaian resiko harus menyertakan pertimbangan-pertimbangan berikut ini :
a. Jenis Pekerjaan
b. Pekerjaan yang dilakukan secara bersamaan oleh kontraktor yang berbeda
c. Lokasi pekerjaan
d. Lamanya pekerjaan
e. Material/peralatan yang digunakan
f. Konsekuensi insiden yang potensial
g. Potensi paparan (exposure) terhadap bahaya ditempat kerja
h. Pengalaman kontraktor
i. Potensi paparan terhadap bahaya untuk semua personil
 No Dok : P/SOP/K3/
PROSEDUR Terbit : 08 Januari 2019
PENGELOLAAN ASPEK No Rev :0
HSE-SUBKONTRAKTOR Tgl Rev :-
Hal : 2/7
j. Paparan terhadap dampak sosial negatif pada masyarakat setempat
2. Pra Kualifikasi
Pra kualifikasi adalah langkah paling penting dalam SMK3L kontraktor untuk menyaring
kontraktor yang berpotensi untuk menetapkan bahwa mereka mempunyai pengalaman dan
kemampuan yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan yang dimaksud dengan aman,
dengan cara yang mengindahkan lingkungan dan mempunyai kesadaran terhadap dampak
sosial terhadap masyarakat setempat. Semua kontraktor yang ikut pra kualifikasi harus
mampu sepenuhnya dalam mengelola semua aspek K3 dari pekerjaan. Langkah ini
mempunyai kepentingan untuk mengukur kinerja kontraktor dimasa lalu.
2.1 Proses pra kualifikasi
Semua kontraktor harus mengikuti pra-kualifikasi. Hanya kontraktor yang lulus pra
kualifikasi SMK3L Kontraktor yang akan dimasukkan ke dalam daftar peserta lelang
untuk proses-proses pelelangan selanjutnya. Pada umumnya, proses pra kualifikasi
dimaksudkan untuk memberikan informasi dasar mengenai kompetensi kontraktor
dimasa lampau, seperti :
a. Komitmen dan kepemimpinan Kontraktor dalam hal K3
b. Komunikasi K3, pelatihan dan sertifikasi, manajemen kontraktor dan standar
kinerja
c. Perencanaan dan prosedur
d. Pemantauan atas pelaksanaan dan kinerja
e. Prosedur audit, inspeksi dan peninjauan
f. Nilai pra kualifikasi terdahulu dalam hal aspek K3
Bila kontraktor telah lulus dalam proses pra kualifikasi awal, selanjutnya inspeksi
terhdap fasilitas kontraktor dan audit pada kepatuhan kontraktor terhadap dokumen pra
kualifikasi mungkin dilakukan. Kebijakan dalam audit K3 disediakan terpisah dari bagian
K3.
Kontraktor yang tidak lulus dalam proses pra kualifikasi akan diberikan umpan balik
untuk memberitahukan mereka mengenai alasan kenapa mereka tidak memenuhi syarat
dan memberitahu mereka mengenai tindakan koreksi terhadap kekurangan yang
ditemukan. Feedback kepada kontraktor akan diberikan oleh tim evaluasi. Kontraktor
tersebut bisa diberi kesempatan untuk pekerjaan-pekerjaan dimasa datang hanya bila
mereka telah membuktikan perbaikan-perbaikan yang disarankan
2.2 Seleksi
Tujuan dari tahap seleksi ini adalah untuk menilai apakah Rencana K3 dan kriteria
evaluasi lelang telah dipenuhi dan untuk memilih pemenang lelang, bila perlu melalui
rapat-rapat klarifikasi.
2.3 Penyiapkan Dokumen Kontrak
Dalam mempersiapkan dokumen kontrak, ada beberapa pertimbangan yang perlu
diambil :
a. Kontraktor mempunyai tanggung jawab sendiri terhadap rencana K3nya,
dokumen-dokumen harus menjelaskan ketentuan yang jelas bagi perusahaan
untuk melaksanakan audit K3 terhadap kontraktor untuk kepatuhannya
b. Dokumen-dokumen harus menyertakan ketentuan bagi perusahaan untuk
menunda pekerjaan jika Kontraktor tidak memenuhi kriteria K3 yang dijelaskan
didalam rencana kontrak. Khusus pada saat mobilisasi, Perusahaan dapat
menahan izin memulai pekerjaan dan menunda pembayaran hingga semua audit
 No Dok : P/SOP/K3/
PROSEDUR Terbit : 08 Januari 2019
PENGELOLAAN ASPEK No Rev :0
HSE-SUBKONTRAKTOR Tgl Rev :-
Hal : 3/7
awal perusahaan sudah mencapai tingkat memuaskan. Namun demikian,
sebelum

menunda suatu pekerjaan, perusahaan harus berhubungan dengan Kontraktor

untuk memberi mereka kesempatan guna memperbaiki ketidak-patuhannya.
c. Perusahaan harus memastikan bahwa tahap mobilisasi dan demobilisasi
tercantun didalam Rencana K3. Pentingnya persyaratan-persyaratan SMK3
Kontraktor harus dikomunikasikan kepada semua peserta lelang selama waktu
berlangsungnya rapat-rapat klarifikasi pre-bid
2.4 Pre-Bid dan Kunjungan Lapangan
Klarifikasi lelang diperlukan untuk memastikan adanya pengertian peserta lelang yang
jelas mengenai persyaratan-persyaratan lelang, tempat kerja, dan aturan-aturan serta
persyaratan-persyaratan yang dikenakan. Persyaratan-persyaratan lelang harus
menyertakan aspek-aspek K3. Rapat-rapat pre-bid dan kunjungan lapangan ditetapkan
sebagai suatu yang mutlak untuk diikuti oleh peserta lelang. Ketidak hadiran dalam
rapat-rapat pre-bid dan kunjungan lapangan akan mengakibatkan peserta lelang di
diskualifikasi.
2.5 Evaluasi Lelang, Peninjauan Lokasi dan Audit
Selama masa evaluasi lelang, End User, Wakil dari departemen K3 dan Kontraktor harus
menyelenggarakan pertemuan-pertemuan untuk berkonsentrasi dalam membahas
program K3 yang dibuat oleh Kontraktor dan menilai seberapa efektif Kontraktor telam
memberikan jaminan bahwa semua bahaya sudah dikenali. Apa yang telah di evaluasi
selama proses Pra Kualifikasi bisa saja di evaluasi ulang dan dibandingkan satu sama
lain dengan semua peserta lelang, kalau-kalau terdapat inkonsistensi dengan dokumen
Pra kualifikasi peserta lelang. Rapat-rapat klarifikasi antara perusahaan dan Kontraktor
juga harus dilakukan untuk mengklarifikasi dan menilai selanjutnya kecocokan antara
rencana-rencana K3 Kontraktor dan bagaimana rencana tersebut berinteraksi dengan
program K3 perusahaan. Setelah masalah-masalah K3 di evaluasi dan diberikan nilai,
selanjutnya hal ini akan dimasukkan ke dalam evaluasi teknis secara keseluruhan.
Penilaian ini harus di dokumentasikan sebab merupakan kondisi yang sangat penting
untuk memenangkan kontrak. Inspeksi lapangan mungkin dilakukan untuk memastikan
kepatuhan terhadap apa yang telah di ajukan peserta lelang. Wakil-wakil K3 akan
membantu dengan menyediakan jaminan K3 dan memberikan rekomendasi yang
diperlukan.
3. TAHAP PELAKSANAAN DI LAPANGAN
Aktivitas Awal Pekerjaan (Pre Job Activities)
Tujuan aktivitas awal pekerjaan adalah untuk memastikan bahwa aspek-aspek yang relevan
dengan penilaian resiko kontrak dan semua aspek K3 lainnya dari kontrak dikomunkasikan
dan dimengerti oleh semua pihak sebelum pelaksanaan kontrak.
Langkah-langkah Aktivitas Awal Pekerjaan terdiri dari dua langkah : Aktivitas Pre-mobilisasi
dan Aktivitas Mobilisasi.
3.1 Pra Mobilisasi
Selama masa pra-mobilisasi, semua aspek yang relevan dengan penilaian resiko kontrak
dan semua aspek K3 lainnya dari kontrak dikomunikasikan dan dipahami oleh semua
pihak sebelum pelaksanaan kontrak. Termasuk di dalam kegiatan ini adalah kick-off
meetings, inspeksi, audit, orientasi lapangan, dan briefing K3. Topik yang
dibahas selama aktivitas ini adalah : diskusi rencana kerja, peninjauan semua bahaya
yang potensial dan masalah-masalah K3, pemeriksaan kesiapan dari semua peralatan
 No Dok : P/SOP/K3/
PROSEDUR Terbit : 08 Januari 2019
PENGELOLAAN ASPEK No Rev :0
HSE-SUBKONTRAKTOR Tgl Rev :-
Hal : 4/7
yang diperlukan, alat-alat dan PPE, pembuatan prosedur darurat. Wakil-wakil dari
departemen yang mengajukan kontrak melakukan inspeksi dan bila perlu, dengan
bantuan Wakil K3 yang ditunjuk.

a. Kick-off Meeting
Kick-off meeting harus dilakukan segera setelah kontrak dimenangkan, sebelum
pekerjaan dimulai. Kick-off meeting dilakukan untuk memberi kesempatan
kepada Kontraktor untuk mengenali lokasi kerja perusahaan, fasiliitas, orang-
orangnya, dan informasi kerja lainnya. Kick-off meeting dipimpin oleh masing-
masing Line Manager dan orang-orang dibawahnya yang bertanggung jawab
terhadap pekerjaan. Dari pihak Kontraktor, personil kunci Kontraktor harus
menghadiri kick-off meeting ini. Jika Kontraktor melakukan kegiatan di daerah
kerja perusahaan, kick-off meeting bisa dilakukan di tempat, baik di kantor
perusahaan maupun di kantor proyek Kontraktor. Atau, mungkin juga perlu di
adakan kick-off meeting awal di kantor pusat Kontraktor. Line Manager akan
menentukan lokasi kick-off meeting ini.
Topik yang dibahas dalam kick-off meeting setidak-tidaknya terdiri dari :
▪ Peninjauan bahaya besar yang mungkin terjadi
▪ Konfirmasi rencana K3 yang harus dilakukan termasuk konfirmasi bahwa
peranan dan tanggung jawab telah dijelaskan dengan baik dan dimengerti
▪ Distribusi dan penjelasan mengenai program K3 perusahaan, aturan-
aturan dasar K3, dan prosedur kerja semua aturan yang berlaku
▪ Konfirmasi mengenai tersedianya prosedur darurat Kontraktor
▪ Briefing bagi Kontraktor mengenai persyaratan-persayaratan K3
▪ Pelaporan kecelakaan/insiden dan prosedur penyelidikan
▪ Mengenali aspek-aspek lingkungan
▪ Mengenali dampak sosial terhadap masyarakat setempat
Rapat-rapat ini juga harus digunakan sebagai kesempatan untuk memberik
klarifikasi atau mengangkat masalah K3 yang mungkin belum tercakup dalam
dokumen kontrak.
b. Orientasi Lapangan K3
Orientasi lapangan dilakukan untuk membuat Kontraktor kenal dengan
lingkungan kerja, fasilitas, dan daerah evakuasi kebakaran, keselamatan dan
keadaan darurat. Semua bahaya yang potensial dan masalah-masalah K3 lainnya
ditemukan selama kick-off meeting harus dikomunikasian dengan baik selama
orientasi ini.
c. Pelatihan K3
Kontraktor bertanggung jawab untuk melatih dan memberi briefing karyawan-
karyawannya sendiri mengenai semua bahaya yang potensial dan masalah K3
yang berhubungan dengan pekerjaan. Seorang petugas keselamatan harus
mempunyai pengetahuan minimum K3 dan tentang hal-hal yang mutlak dalam
keselamatan seperti Pemadam Kebakaran, Penggunaan dan fungsi Alat
Pelindung Diri, P3K serta Penilaian Resiko. Perusahaan akan memeriksa apabila
pelatihan tersebut dilakukan dan didokumentasikan dengan baik. Suatu metode
untuk menentukan pengertian mengenai bahan pelatihan, misalnya ujian lisan
 No Dok : P/SOP/K3/
PROSEDUR Terbit : 08 Januari 2019
PENGELOLAAN ASPEK No Rev :0
HSE-SUBKONTRAKTOR Tgl Rev :-
Hal : 5/7
atau tertulis, peragaan, evaluasi di tempat kerja, mungkin digunakan oleh
perusahaan. Pelatihan dan briefing mungkin diperlukan bila pengetahuan yang
diberikan masih dibawah harapan.
3.2 Mobilisasi
Selama mobilisasi, rencana K3 harus dikomunikasikan kepada semua personil
perusahaan dan Kontraktor yang terkait. Kontraktor menjamin bahwa masing-masing
menetapkan metoda operasi yang sesuai dengan rencana K3 yang telah disepakati.
Pada tahap inilah pelaksanaan dari rencana K3 oleh kontraktor secara resmi dimulai.
Tergantung dari keadaan, petugas pengawasan tambahan dari Kontraktor mungkin
diperlukan untuk memungkinkan penyusunan dan pelaksanaan rencana K3 yang lancar.
Selama masa permulaan dari tahap mobilisasi, semua personil kunci yang ditugaskan
dalam pekerjaan harus menghadiri program orientasi K3 yang harus digunakan untuk
mengkomunikasikan rencana K3 dan semua aspek penting K3 lainnya dari kontrak.
Progress meeting selanjutnya harus digunakan sebagai metoda formal untuk meninjau
pelaksanaan K3.
a. Pekerjaan sedang berlangsung (Work In Progress)
Tujuan dari tahap ini adalah untuk menjamin bahwa pekerjaan telah dilaksanakan
sesuai dengan rencana K3 yang telah di sepakati, dan bahwa kebutuhan K3 tambahan
yang ditemukan selama pekerjaan, diperhatikan dengan benar
b. Kunjungan Line Manager
Dalam waktu tujuh hari setelah mobilisasi atau start up, Line Manager yang
berwenang akan mengadakan kunjungan kerja ke semua lokasi yang dikelola
Kontraktor
▪ Meeting untuk mengkomunikasikan haapan manajemen terhadap semua
personil lapangan
▪ Aktivitas Audit
Selain kunjungan keselamatan kerja yang telah disebutkan sebelumnya, masing-
masing Line Manager juga akan melakukan inspeksi berkala atau sewaktu-waktu
untuk memastikan semua kewajiban K3 telah dipenuhi
Apabila tanggung jawab pengawasan dipegang oleh Kontraktor, peranan perusahaan
adalah untuk memantau kepatuhan terhadap persyaratan-persyaratan kontrak dan
sistem yang telah dijelaskan di dalam kontrak. Kecuali bila End-user selalu berada di
tempat, masing-masing Line Manager harus memantau dan memastikan bahwa
semua kewajiban K3 bisa diperoleh bila diperlukan, akan tetapi, kewenangan
terhadap K3 kontrak berada di tangan End-user.
c. Jaminan Kecakapan
Selama masa pelakasanaan End-user harus memantau kecakapan Kontraktor yang
mantap, yaitu pelaksanaan semua komitmen pelatihan yang terkait dengan pekerjaan
yang dilakukan. Pemantauan juga harus menyertakan pemeriksaan bahwa Kontraktor
tunduk kepada sistem manajemennya yang mungkin termasuk :
▪ Kecakapan dan pemantauan dekat terhadap penggantian personil,
▪ Pelaksanaan rapat induksi yang diperlukan,
▪ Pelatihan personil Kontraktor dalam aktivitas yang berhubungan dengan
pekerjaan,
▪ Penyelesaian semua pelatihan K3 yang telah disepakati, termasuk semua
pelatihan mengenai aturan hukum spesifik
 No Dok : P/SOP/K3/
PROSEDUR Terbit : 08 Januari 2019
PENGELOLAAN ASPEK No Rev :0
HSE-SUBKONTRAKTOR Tgl Rev :-
Hal : 6/7
▪ Tersedianya dokumen-dokumen K3, brosur instruksi dan informasi yang dikemas
dalam pesan-pesan visual yang sederhana
d. Inspeksi, Audit K3 dan Evaluasi Sementara
Inspeksi dan audit menyajikan metoda untuk memantau aktivitas K3 Kontraktor.
Kinerja Kontraktor yang telah lulus tahap kualifikasi dengan memuaskan dan
terencana sangat baik selama aktivitas Awal Pekerjaan (Pre-Job Activities) tidak bisa
dijamin bila tidak di awasi dan di evaluasi dengan baik. Oleh karena itu, evaluasi dan
inspeksi mutlak harus dilakukan. Frekuensi evaluasi seperti itu tergantung dari jenis
pekerjaan, besarnya pekerjaan, dan resiko yang terlibat dan/ atau lamanya kontrak
dan dicatat di dalam sistem administrasi perusahaan.
Perusahaan maupun Kontraktor harus melakukan inspeksi dan audit. Setiap temuan
dari inspeksi dan audit harus diberitahukan satu sama lain antara perusahaan dan
Kontraktor dengan komitmen positif dari kedua belah pihak untuk menggunakan
temuan-temuan tersebut guna memperbaik kinerja. Kontraktor menindak lanjuti
dengan tindakan perbaikan terhadap setiap kekurangan yang ditemukan. Kelalaian
dalam melaksanakan hal ini atau kurangnya tindakan perbaikan mungkin
mengakibatkan catatan negativ dalam evaluasi akhir. Hal ini akan mempengaruhi
kesempatan Kontraktor untuk ikut serta dalam pekerjaan-pekerjaan lain di masa
datang, dikeluarkannya peringatan lisan maupun tertulis, pemberhentian personil,
penundaan kontrak, atau bahkan penghentian kontrak.
e. Rencana K3
End-user dan Kontraktor secara bersama-sama bertanggung jawab atas pelaksanaan
dan perbaikan dari rencana K3. Pelaksanaan rencana K3 yang berhasil akan
ditentukan oleh keberhasilan pemantauan, evaluasi, dan dilakukannya tindakan
perbaikan.
f. Rapat-rapat K3 (K3 Meetings)
Kontraktor secara bersama-sama dengan karyawannya harus melakukan rapat-rapat
K3 secara teratur. Apabila dianggap perlu, Kontraktor dapat meminta wakil
perusahaan untuk hadir dalam rapat K3 tersebut dengan memberitahukan rencana
tersebut beberapa waktu sebelumnya kepada Perusahaan. Rapat-rapat ini
dimaksudkan untuk memberikan pelatihan sambil bekerja dan mengkomunikasikan
masalah-masalah K3 dan harus dicatat dan didokumentasikan.
g. Promosi K3
Promosi K3 penting, meskipun tempat kerja telah dirancang sebagai tempat yang
aman, prosedur kerja sudah dibuat seaman mungkin, karyawan semua sudah terlatih
dengan baik, dan prosedur kerja yang aman telah ditetapkan dengan konsisten.
h. Pengawasan dan Komunikasi K3 Karyawan
Pengawas-pengawas atau karyawan Kontraktor memastikan bahwa pekerjaan yang
mereka lakukan tidak berbahaya baik terhadap diri mereka sendiri, bagi orang lain,
atau bagi perusahaan. Kontraktor harus memastikan bahwa karyawan Kontraktor
mampu mengkomunikasikan setiap masalah yang menyangkut K3 kepada
manajemen mereka.
i. Latihan dan Emergency Drills
Kontraktor harus melakukan atau berpartisipasi dalam setiap latihan darurat ketika
bekerja pada atau berkunjung ke fasilitas perusahaan. Prosedur Darurat Kontraktor
mungkin ditinjau dan di perbaiki bilamana perlu. Kontraktor juga harus familiar
dengan semua sistem emergency perusahaan.
j. Investigasi / Pelaporan Kecelakaan dan Insden
 No Dok : P/SOP/K3/
PROSEDUR Terbit : 08 Januari 2019
PENGELOLAAN ASPEK No Rev :0
HSE-SUBKONTRAKTOR Tgl Rev :-
Hal : 7/7
Semua cidera, kecelakaan ditempat kerja dan near miss yang berkaitan dengan
pekerjaan Kontraktor di lapangan harus segera dilaporkan kepada perusahaan dan
akan dicatat. Setelah kecelakaan atau insiden dilaporkan, perusahaan dan Kontraktor
bisa melakukan penyelidikan bersama. Setiap kecelakaan dan insiden, apakah itu
kecelakaan/insiden paling kecil seperti kasus-kasus first aid harus dicatat dan
dilaporkan ke bagian HSE perusahaan.
▪ Evaluasi Akhir dan Close Out
Bertujuan untuk melakukan evaluasi bersama terhadap kinerja K3 Kontraktor
dan perusahaan dan untuk memberikan feedback kepada Kontraktor dan
Perusahaan yang bisa dijadikan sebagai acuan untuk pekerjaan di masa depan
▪ Evaluasi Akhir dan Laporan
Semua kontrak harus di akhiri dengan laporan mengenai kinerja K3, yang
memberikan feedback untuk pengetahuan dan pelajaran di masa depan.

G. DOKUMEN TERKAIT

H. LAMPIRAN

Disusun Disetujui Mengetahui Diperiksa

Sekretaris P2K3 Ketua P2K3 Direktur Sekretaris P2K3

Nama : Herfian Wijaya Nama : Adrianus Hadiwinata Nama : Alvin Boentoro Nama : Suzana Carolina
Tanggal : 08/01/2019 Tanggal : 08/01/2019 Tanggal : 08/01/2019 Tanggal : 08/01/2019