NOTULENSI EVALUASI

PAB UKM REKAYASA TEKNOLOGI 2019

Senin, 18 November 2019

1. PERKAP
 Hadir 6 dari 8 orang
 Rapat Internal terlaksana 2x, datang semua
 Evaluasi SG :
- LCD sama Proyektor kekecilan
- Kamera cuma ada 1
- Mik kurang, harusnya 3 cuma dapet 2
- Pinjem proyektor kelebihan, nganggur 1 gak dipake
- Barang-barang pinjaman belum sempat dicoba, karena waktunya mepet.
Ruangan SG masih dipake psm.
 Evaluasi TM :
- Mik mati
- Kamera cuma ada 1
- Pointer gaada
 Evaluasi Malam Inagurasi
- Pemberangkatan bis datang tepat waktu, tapi supir bis 1 ngambek. Jalan
duluan padahal belum di kasih intruksi.
- Pulang bisnya ngaret, 2 bis terakhir isinya hanya sedikit. Jadi dari pihak
bisnya ngasih casback 50.000
- Sound ada kendala
- Proyektor sama screen cuma ada 1
- Roll kabel kurang, karena panitia banyak yang gak bawa
- Barang pinjaman masih ada di sekre, kecuali barang rektorat dan p3k
- P3k udah di kembalikan tapi belum dibayar
- List barang ketinggalan di kost
- HT banyak yang gak hidup
Masukan :
- Cari panci yang gak bolong, biar bisa dipake
- Barang harap segera dikembalikan

2. HUMAS
- Hadir 1 dari 6 orang
- Peminjaman KPLT dadakan
- Keamanan kurang orang
- Surat menyurat banyak yang keliru jadi ngeprint lagi
- P3K dadakan, jadi belum ada pembagian dan persiapan
- Kurang Oksigen juga
- Kehadiran Tim dan peserta kurang terpantau, karena humas hanya
konfirmasi pembina. Kehadiran peserta harusnya tanya pemandu saja,
bukan ke humas
- Humas kurang orang, karena gak aktif semua.
 Masukan :
- Harusnya kirim konfirmasi kehadiran Pembina, Tim, sama DPO ke
konsumsi
- Harusnya ada pembagian Job diawal, selain jadi PJ di Tim. Agar staff
humas lebih antusias
- Fiksasi tempat rapat sangat penting, dan jangan dadakan. Karena bcan
informasi juga jadi dadakan, penyebabnya banyak yang gak dateng
rabes dan tempat keduluan dipake orang.

3. KSK
 Keseluruhan :
- Hadir 3 dari 6 orang
- Semua Presensi aman
- Waktu pembayaran ksk kekurangan orang, semakin lama semakin rame.
Yang bertugas di pembayaran kewalahan.
- Sering kurang teliti
- Progress rekap merekap lama, karena membutuhkan waktu lama
- Ksk banyak merepotkan sie yang lain ataupun dari luar kepanitiaan
- Kurang merasakan kehadiran dari beberapa anggota, terutama rabes
Masukan :
- Pembagian kelompok kepemanduan harap lebih merata
- Data lengkap semua nama orang harus udah di seleksi pertim, jadi grup
anggota 2019 dibuat baru, bukan 3 grup calon anggota yang di ganti
nama.
- Pada saat SG meja presensi harap tidak ditinggalkan, kwitansi
pembayaran dijejer agar lebih mudah dicari, dan pemegang uang
pendaftaran 1 orang saja

4. KONSUMSI
 Hadir 4 dari 6 orang
 Evaluasi SG :
- Snack buat Pembina dan DPO tidak tahan lama (cepet basi)
- Snack peserta banyak dimakan panitia yang masuk ke sekre
 Evaluasi TM :
- Air minum sama permen kelebihan banyak, sisa 2 setengah kardus
- Konsumsi Satpam KPLT aman
 Evaluasi Malam Inagurasi :
- Plin plan pesen makan, karena konfirmasi jumlah kehadiran belum fix
- Pembagian Snack terbang peserta tidak merata, karena posisi duduk
peserta gak rapih
- Peralatan konsumsi kurang banyak, misalnya kompor cuma ada 1 jadi
masaknya perlu waktu lama.
- Susu masih sisa banyak, mau bikin lagi gak bisa karena gasnya habis.
Padahal banyak peserta yang belum kebagian minum susu.
- Tahun ini kacang tanah dikurangi jadi setengah kilo per kelompok, jadi
kekurangan.
 - Nasi bungkus porsinya terlalu sedikit, jadi banyak yang ngeluh masih lapar
dan akhirnya minta lagi minta lagi.
Masukan : Makanan lebih baik kelebihan daripada kekurangan

5. PDD
- Hadir 1 dari 4 orang
- Matrikulasi kurang jelas, sehingga deadline jobdesk sedikit berubah-ubah
- Kurang koordinasi sama sie acara, sehingga sering terjadi miskom
- Desain akhir (Malam Inagurasi) berbeda dengan grand desain
- Kurang personil pas hari H, saran untuk tahun depan jumlah PDD ditambah
untuk mengantisipasi hal seperti tahun ini terulang kembali
- Ada dekorasi yang hilang pas hari H karena tidak dijaga, mungkin tahun
depan sebaiknya dekorasi dipasang pagi di hari H.
Masukan : Foto setiap momen kegiatan harap lebih lengkap, jangan sampai
momen penting tidak diabadikan.

6. ACARA
 Hadir 2 dari 8 orang
 Evaluasi SG :
- Kurang pembagian tugas buat PJ presentasi divisi
- Pengumpulan PPT kececer dan terlalu mepet
- Panitia harap lebih peka lagi. Jika di belakang kosong, panitia masuk ke
ruangan agar tahu evaluasi dari kegiatan.
- Teks MC dan Rundown kurang di persiapkan
- Operator di tengah-tengah jadi kurang enak dilihat
 Evaluasi TM :
- Time keeper sudah ditentukan, tetapi perlengkapannya belum disiapkan.
Jadinya kelabakan nyari barang yang dibutuhkan.
- Pengumpulan dengan pemandu tidak dibuat teknisnya, jadi sangat tidak
kondusif
- Untuk sesi pengundian kelompok pensi ketinggalan, jadinya sudah
ditutup MC masih ada acara.
 Evaluasi Malam Inagurasi :
- Kekurangan orang, yang hadir dari awal hanya 3 orang
- Panitia banyak yang tidak memperhatikan teknis acara
- Ada acara yang keluar dari konsepan plan A dan plan B
- Jelajah malam molor banyak, dan ada kelompok yang kesasar
- Banyak waktu longgar, karena sampe buper lebih cepat dari perkiraan
- Rundown hari H tidak diberi printan, hanya dijelaskan di bedah juklak
juknis
- Momen Pelantikan panitia yang ikut hanya 4 orang, 1 orang dari acara.
Karena kebanyakannya kecapean dan tidur.
- Pemandu banyak yang naik motor, kesulitan nyari orang buat masukin
peserta ke bis.
 Komentar Sie Lain :
- KSK : Tahapan alurnya kurang jelas
- Konsumsi : Rundown makan minggu pagi harap diperjelas
- PDD : Kurang koordinasi
- Perkap : Kayu bakar kurang dan cepet mati (tahun depan bisa
ditambahkan)

7. KETUA, SEKRETARIS, dan BENDAHARA

 KETUA :
- Kurang tegas dalam mengambil keputusan
- Terlalu banyak apa-apa lupa
- Kurang membantu sie acara
- Koordinasi dengan Tim masih sangat sangat kurang, sampai ada Tim yang
oprec non Restek
- Lupa menginfokan kalau makrab ada registrasi ulang (Rp.30.000), jadi
info disebar dadakan.
REVIEW Serangkaian
- Pendaftaran molor seminggu, kendala pamflet belum jadi
- SG : Panitia banyak yang ngerumpi, SG hari kedua lupa gaada evaluasi
- TM : H-1 tempat baru dapet, KPLT kurang dikoordinasikan, banyak
panitia yang gak berangkat padahal gaada yang izin, Mik bermasalah, dan
ada panitia yang malah mainan kursi.
- Malam Inagurasi : Bis jalan duluan, jelajah malam molor banyak.
- Matrikulasi PAB lupa dibuat, setelah dibuat banyak yang mundur dari
agenda.
 SEKRETARIS
- Presensi Panitia, Pembina, Advisor, DPO, dan Tim aman (hanya saja
Pembina dan Advisor gaada yang dateng di makrab).
- Bcan Informasi agenda selalu dikira mendadak padahal udah siap
disebar, Cuma nunggu fiksasi tempat.
- Kurang baik pembagian Job antara sekretaris 1 dan sekretaris 2
- Kurang koordinasi sama humas. Minta tolong juga ke humas buat cek lagi
suratnya sebelum diprint.
- Proposal telat masuk, dananya jadi dipotong.
 BENDAHARA
- Kurang tegas dalam mendistribusikan anggaran per tim dan per sie.
- Per sie kebanyakan minta dana perkebutuhan bukan keseluruhan
- Kurang koordinasi sama SC, kalau bingung ya bingung sendiri. Bendahara
UKM malah ngechat duluan.
- Sebagai PJ 2 PAB kurang mensupport Arga, hanya fokus sebagai
bendahara.
KESELURUHAN :
1. Panitia kurang Inisiatif dan Slow respon kalau sedang dibutuhkan.
2. Tahapan-tahapan harusnya sudah lengkap di awal, jadi sekretaris
sama humas sudah punya surat buat dikeluarkan, bukannya nunggu
fix per acaranya dulu.
3. Panitia kurang panas pas diawal dan baru panas pas menjelang hari H
4. Masih banyak kurangnya koordinasi antar sie, sehingga banyak
terjadi miskom
5. Ploting di hari H terkesan mendadak

KITA SEMUA HEBAT. TERIMA KASIH ATAS WAKTU, TENAGA, DAN

PIKIRAN YANG TELAH KITA KORBANKAN.
SEMOGA SEMUAA RANGKAIAN KEBERSAMAAN KITA DI KEGIATAN INI
BISA BERMANFAAT.
SAMPAI KETEMU LAGI DAN TERUSLAH MENEBAR KEBERMANFAATAN
DIMANA PUN KITA BERADA.

“Ruang Kontribusi lebih luas daripada ruang posisi. Yang terpenting

adalah kita bisa bermanfaat, dan teruslah menebar kebaikan.”

