N 821100.028.02 - Bi

BUKU INFORMASI
MENGAPLIKASIKAN KETERAMPILAN DASAR KOMUNIKASI

N.821100.028.02
KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN R.I.

DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS
DIREKTORAT BINA STANDARDISASI KOMPETENSI DAN PELATIHAN KERJA
Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 51 Lt. 6.A Jakarta Selatan
2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Bidang Administrasi Perkantoran N.82110.028.02
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI
---------------------------------------------------------------------------------------------------
2
BAB I PENDAHULUAN
4
A. Tujuan Umum
4
B. Tujuan Khusus
4
BAB II MENGIDENTIFIKASI PROSES KOMUNIKASI
5
A. Pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi proses
komunikasi
5
1. Persyaratan minimal berkomunikasi di tempat kerja diidentifikasi
sesuai kebutuhan
5
2. Sarana untuk berkomunikasi dengan penyelia dan rekan sekerja
diidentifikasi sesuai standar organisasi
5
3. Informasi yang diperoleh diidentifikasi untuk penyampaian secara
efektif dan efisien
5
B. Keterampilan yang diperlukan dalam mengidentifikasi proses
komunikasi
11
C. Sikap kerja dalam mengidentifikasi proses komunikasi
12
BAB III MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI
13
Judul Modul : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi

Halaman: 2 dari 34
Buku Informasi Versi: 2016

A. Pengetahuan yang dibutuhkan untuk menerima dan menyampaikan

informasi
-------------------------------------------------------------------------------------
13
1. Pengamatan secara efektif dan keterampilan mendengarkan
secara aktif digunakan untuk mendapatkan dan menerjemahkan
informasi baik verbal maupun non verbal
-------------------------------------------------------------------------------
13
2. Dokumentasi rutin yang bersifat informasi sederhana ditempat
kerja dilengkapi secara akurat dan mudah dibaca
-------------------------------------------------------------------------------
13
3. Informasi dan ide dikomunikasikan secara jelas dan santun
menggunakan teknik komunikasi yang tepat
-------------------------------------------------------------------------------
13
B. Keterampilan yang diperlukan untuk menerima dan menyampaikan
informasi
-------------------------------------------------------------------------------------
14
C. Sikap Kerja yang diperlukan untuk menerima dan menyampaikan
informasi
-------------------------------------------------------------------------------------
15
BAB IV MEMBUAT KONSEP KOMUNIKASI TERTULIS SEBAGAI INFORMASI
------------------------------------------------------------------------------------
16
A. Pengetahuan yang dibutuhkan dalam membuat konsep komunikasi
tertulis sebagai informasi
-------------------------------------------------------------------------------------
16
1. Prosedur dan format penulisan konsep yang relevan diidentifikasi
-------------------------------------------------------------------------------
16
2. Konsep tulisan dibuat sesuai dengan batas waktu
Halaman: 3 dari 34

-------------------------------------------------------------------------------
16
3. bahasa verbal dan non verbal digunakan dengan tatabahasa yang
baik sesuai kebutuhan
-------------------------------------------------------------------------------
16
B. Keterampilan yang diperlukan dalam membuat konsep komunikasi
-------------------------------------------------------------------------------------
18
C. Sikap Kerja yang Diperlukan dalam membuat konsep komunikasi
-------------------------------------------------------------------------------------
18
BAB V MENGGUNAKAN MEDIA KOMUNIKASI
------------------------------------------------------------------------------------
19
A. Pengetahuan yang diperlukan untuk menggunakan media komunikasi
-------------------------------------------------------------------------------------
19
1. Media komunikasi yang akan dipilih diidentifikasi sesuai SOP
Organisasi
-------------------------------------------------------------------------------
19
2. Penggunaan media ditentukan dengan berpedoman kepada SOP
-------------------------------------------------------------------------------
19
B. Keterampilan yang diperlukan untuk menggunakan media komunikasi
-------------------------------------------------------------------------------------
22
C. Sikap Kerja yang diperlukan untuk menggunakan media komunikasi
-------------------------------------------------------------------------------------
22
DAFTAR PUSTAKA
23
Halaman: 4 dari 34

A. Dasar Perundang-undangan
-------------------------------------------------------------------------------------
23
B. Buku Referensi
-------------------------------------------------------------------------------------
23
C. Majalah atau Buletin
-------------------------------------------------------------------------------------
23
D. Referensi Lainnya
-------------------------------------------------------------------------------------
23
DAFTAR PERALATAN/MESIN DAN BAHAN
22
A. Daftar Peralatan/Mesin
-------------------------------------------------------------------------------------
24
B. Daftar Bahan
-------------------------------------------------------------------------------------
24
DAFTAR PENYUSUN
---------------------------------------------------------------------------------------------------
BAB I
PENDAHULUAN
A. Tujuan Umum
Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu mengaplikasikan
kemampuan dasar komunikasi dengan tepat dan benar sesuai kaidah
berkomunikasi.

Halaman: 5 dari 34

B. Tujuan Khusus
Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi melalui buku informasi
mengaplikasikan kemampuan dasar komunikasi ini guna memfasilitasi peserta
latih sehingga pada akhir pelatihan diharapkan memiliki kemampuan sebagai
berikut:
1. Mengidentifikasi proses komunikasi dengan kegiatan yang meliputi;
Persyaratan minimal berkomunikasi di tempat kerja diidentifikasi sesuai
kebutuhan, sarana untuk berkomunikasi dengan penyelia dan rekan sekerja
diidentifikasi sesuai standar organisasi, informasi yang diperoleh diidentifikasi
untuk penyampaian secara efektif dan efisien.
2. Menerima dan menyampaikan informasi dengan kegiatan yang meliputi;
pengamatan secara efektif dan keterampilan mendengarkan secara aktif
digunakan untuk mendapatkan dan menerjemahkan informasi baik verbal
maupun non verbal, dokumentasi rutin yang bersifat informasi sederhana
ditempat kerja dilengkapi secara akurat dan mudah dibaca, informasi dan ide
dikomunikasikan secara jelas dan santun menggunakan teknik komunikasi
yang tepat.
3. Membuat konsep komunikasi tertulis sebagai informasi dengan kegiatan yang
meliputi; prosedur dan format penulisan konsep yang relevan diidentifikasi ,
konsep tulisan dibuat sesuai dengan batas waktu.
4. Menggunakan media komunikasi dengan kegiatan yang meliputi; media
komunikasi yang akan dipilih diidentifikasi sesuai SOP Organisasi, penggunaan
media ditentukan dengan berpedoman kepada SOP.
BAB II
MENGIDENTIFIKASI PROSES KOMUNIKASI
A. Pengetahuan yang dibutuh dalam mengidentifikasi proses komunikasi

1. Identifikasi persyaratan minimal berkomunikasi di tempat kerja diidentifikasi
sesuai kebutuhan.
Tidak dapat disangkal akan pentingnya komunikasi di tempat kerja,
mengingat bahwa dalam sebuah organisasi atau perusahaan terdapat banyak

Halaman: 6 dari 34

orang dari berbagai latar belakang sosial dan profesional yang berbeda dan
bekerja untuk tujuan yang sama. Sering terlihat bahwa seseorang tidak
menyadari pentingnya komunikasi di tempat kerja dan dengan demikian tidak
menyampaikan ide-ide mereka, tujuan organisasi, visi dengan sangat jelas.
Ketika seseorang tidak dapat menciptakan lingkungan yang terbuka dan
komunikasi yang jelas, maka memiliki dampak negatif pada budaya kerja dan
produktivitas karyawan.
Komunikasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Communicatio yang

berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Istilah communication
bersumber dari kata communis yang artinya sama maknanya. Jadi sekelompok
orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna, jika tidak
maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Bila seseorang menyampaikan pesan,
pikiran dan perasaan kepada orang lain dan orang tersebut mengerti apa yang
dimaksudkan oleh penyampai pesan, maka komunikasi berlangsung.
Pengertian Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pikiran dan

perasaan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang-
lambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Proses penyampaian
tersebut pada umumnya menggunakan bahasa, karena bahasa merupakan
lambang yang dapat mewakili sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak.
Selain bahasa dapat juga digunakan gerak isyarat atau mimik dan pantomimik.
Komunikasi juga tidak bisa dipisahkan dari informasi yaitu data yang
diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerima, yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang bersifat fakta yang digunakan
untuk mengambil kesimpulan. Komunikasi data seperti halnya orang yang saling
berkomunikasi, yang melibatkan komponen : pesan, pengirim, media dan
penerima.

Halaman: 7 dari 34

Gambar 1. Komponen Komunikasi
Dalam komunikasi ada 5 (lima) persyaratan pokok yang penting, yaitu;
a. Komunikator: seseorang yang menyampaikan pesan kepada orang lain.

b. Pesan (message): maksud, informasi, pikiran dan perasaan yang
disampaikan kepada orang lain.
c. Komunikan: orang yang menerima pesan yang disampaikan oleh
Komunikator (pemberi pesan).
d. Sarana: yaitu alat/media atau orang yang menyampaikan pesan agar
pesan yang disampaikan oleh Komunikator (pemberi pesan) sampai
kepada komunikan.
e. Umpan balik: yaitu tanggapan atas pesan yang disampaikan oleh
Komunikator dari Komunikan.
Komunikasi dimana pembicaraan dilakukan baik:
a. Secara langsung (face to face) antara seorang komunikator dengan
seorang komunikan.
b. Atau komunikasi kelompok, dimana komunikasi terjadi antara seorang
atau lebih dengan sekelompok orang secara tatap muka.
c. Maupun komunikasi melalui telepon.
Dapat mencerminkan kepribadian seseorang. Dengan kata lain, orang
dapat menilai kepribadian dari apa yang dibicarakan dan bagaimana cara
penyampaiannya. Dasar dari pembicaraan adalah penguasaan kosa kata
(vocabulary). Dengan semakin meluas kosa kata yang dimiliki, semakin baik
pula pembicaraan yang dapat Anda langsungkan secara relevan berkaitan
dengan lingkungan yang Anda geluti setiap hari.
Erwin Bettingham dalam bukunya Persuasive Communication
mengatakan bahwa untuk berlangsung secara persuasif, situasi komunikasi
harus melibatkan upaya seseorang yang dengan sadar mengubah perilaku
seseorang atau sekelompok orang melalui pesan. Keuntungan komunikasi
antar pribadi untuk melakukan persuasi adalah terjadinya kontak pribadi,
sehingga komunikator memahami, mengetahui dan mengkaji sejauh mana

Halaman: 8 dari 34

pesan yang disampaikan dapat diterima baik oleh komunikan. Dengan

mengetahui, memahami dan mengkaji hal-hal tersebut, komunikator dapat
memperbaiki sikap antara lain:
a. memperhatikan setiap kata dan kalimat yang diucapkan;
b. mengulangi kata-kata yang mempunyai maksud penting disertai
berbagai penjelasan secukupnya ;
c. memberi kepastian pengertian apa yang telah diucapkan ;
d. memberi penekanan kata terhadap informasi yang penting.
2. Identifikasi sarana untuk berkomunikasi dengan penyelia dan rekan sekerja

diidentifikasi sesuai standar organisasi.
Perbedaan antara komunikasi antara orang dan komunikasi data adalah adanya
komponen tambahan, yang dinamakan dengan protokol.
Gambar 2. Perbedaan Komunikasi antara orang dan data
a. Fungsi komunikasi adalah:

1) Sebagai informasi
Komunikasi membantu proses penyampaian informasi yang diperlukan
individu dan atau kelompok untuk mengambil keputusan dengan
meneruskan data dan menilai pilihan-pilihan alternative.
2) Sebagai kendali
Komunikasi bertindak untuk mengendalikan perilaku anggota dalam
beberapa cara, setiap organisasi mempunyai wewenang dan garis

Halaman: 9 dari 34

panduan formal yang harus dipatuhi oleh semua yang terlibat.

3) Sebagai motivasi
Komunikasi membantu membangun motivasi dengan menjelaskan
apa yang harus dilakukan bagaimana mereka bekerja dengan baik dan
apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja jika itu di bawah
standar.
4) Pengungkap emosional
Bagi sebagian komunitas, mereka memerlukan interaksi sosial,
komunikasi yang terjadi di dalam komunitas itu merupakan cara
anggota untuk menunjukkan kekecewaan dan rasa puas. Oleh karena itu,
komunikasi menyiarkan ungkapan emosional dari perasaan dan sebagai
alat untuk memenuhi kebutuhan sosial.
b. Peran komunikasi ditempat kerja

1) Menciptakan kepuasan kerja
Perusahaan wajib mendorong korespondensi terbuka dan mudah antara
senior dan bawahan. Jika lingkungan kerja ramah dimana bawahan
didorong untuk mengkomunikasikan ide-ide mereka kepada manajer
mereka mengenai pekerjaan terkait, dan umpan balik mereka diberikan
pertimbangan, akan memotivasi karyawan untuk bekerja lebih baik dan
membuat mereka merasa dihargai dalam perusahaan. Dengan demikian,
komunikasi yang efektif di tempat kerja membantu dalam membangun
loyalitas dan kepercayaan yang akhirnya menghasilkan kepuasan kerja
yang lebih besar.
2) Menyelesaikan konflik
Komunikasi yang terbuka di tempat kerja dapat membantu mencegah
dan menyelesaikan konflik. Misalnya, jika dua karyawan memiliki
ketidaksetujuan atas beberapa masalah, maka konflik tersebut
diselesaikan melalui diskusi bersama.
3) Meningkatkan produktivitas
Komunikasi yang efektif di tempat kerja adalah hal yang paling penting
bagi keberhasilan dan kegagalan sebuah perusahaan. Setiap perusahaan

Halaman: 10 dari 34

memiliki seperangkat tujuan yang jelas, tujuan dan visi. Manajer harus
dapat dengan jelas menjelaskan kepada karyawannya tujuan tersebut
dan memastikan bahwa semua anggota timnya bekerja menuju tujuan
yang sama. Dia juga perlu mengkomunikasikan kepada karyawannya
akan pekerjaan, tanggung jawab dan tugas mereka. Jika manajer jelas
dalam komunikasi, para bawahan akan tahu persis apa yang perusahaan
ingin dan dengan demikian, akan mampu memberikan yang sama untuk
yang terbaik dari kemampuan mereka.
4) Pembentukan hubungan
Komunikasi terbuka mengarah pada pembentukan hubungan pribadi dan
profesional yang lebih baik. Hal ini membuat, merasa benar-benar
peduli dan dihargai. Hal ini menciptakan lingkungan yang ramah dan
mempromosikan hubungan kerja yang lebih baik, yang kondusif bagi
karyawan.
3. Identifikasi informasi yang diperoleh diidentifikasi untuk penyampaian secara

efektif dan efisien.
Komunikasi adalah keterampilan, hal ini dapat dipelajari. Perlu waktu untuk
mempelajarinya, namun waktu yang dihabiskan dalam belajar keterampilan
komunikasi, dapat memberikan kepada Anda fondasi untuk mengarah kepada
keberhasilan dalam berkomunikasi. Komunikasi yang efektif dapat membuat
perbedaan dari pencapaian yang sedang-sedang saja, sampai pencapaian puncak
terkait profesi Anda. Orang juga kehilangan pekerjaan mereka, karena
komunikasi, dan kemampuan bergaul dengan pihak-pihak lain, daripada untuk
alasan lainnya.
Komunikasi efektif memberikan hubungan positif dan kesamaan pemahaman

timbal balik antara komunikator dan komunikan. Penekanan dari sesi ini adalah,
memahami dan mempelajari lebih dari sekedar komunikasi tatap muka. Profesor
Albert Mehrabian dari UCLA mengukur perbedaan keyakinan diantara unsur
verbal, vokal dan visual dari pesan-pesan kita. Verbal/lisan berkenaan dengan
pesan itu sendiri – yakni kata-kata yang Anda katakan; unsur Vokal adalah suara

Halaman: 11 dari 34

Anda (nada, proyeksi, resonansi) yang membawah kata-kata tersebut; dan unsur
visual adalah orang lihat – yang pada dasarnya merupakan ekspresi, atau tubuh
yang dipancarkan oleh wajah dan tubuh Anda.
Apabila Anda memberikan suatu pesan yang tidak konsisten ketika Anda tengah
berbicara kepada pihak lain, Profesor Mehrabian menemukan bahwa, aspek yang
paling diyakini dari ketiga unsur pesan anda adalah:
Verbal 7%
Vocal 38%
Visual 55%
TOTAL 100%
Penelitian ini didasarkan atas apa yang individu-individu yakini ketika terdapat
suatu pesan yang tidak konsisten. Apabila pesan konsisten, maka semua tiga
unsur ini bekerjasama. Dengan menyadari hal ini dapat membantu kita untuk
memberikan konsistensi dalam pesan kita.
Pesan-pesan ini juga dapat disalah pahami, karena orang berbeda dalam riwayat
pribadi mereka dan pengalaman yang mereka miliki. Pengalaman ini bersama-
sama dengan tanggapan emosional akan membawa perbedaan-perbedaan dalam
cara dimana komunikasi diuraikan, dialihkan, diterima, dan dipahami. Berbagai
arti terlekat pada kata-kata, gambar, suara dan sikap yang akan digunakan
selama komunikasi.
Terdapat banyak faktor lainnya yang dapat juga berperan untuk menggangu
komunikasi. Ada dua konteks yang dapat menggangu komunikasi:
 Noise fisik: umpamanya lingkungan panas atau dingin yang berlebihan,
lingkungan yang bising.
 Noise psikologis: umpamanya kosakata yang terbatas, konsep diri yang
kurang, persepsi diri dan nilai pribadi diri yang kurang.
Perbendaharaan kosa kata yang luas akan mengarah pada pengetahuan dan
tingkat pemahaman yang lebih tinggi. Secara tidak langsung hal ini akan

Halaman: 12 dari 34

mempengaruhi cara dan pola hidup serta mengarah pada peningkatan pribadi.
Lebih jauh lagi, pengembangan profesionalisme dapat Anda capai melalui
pembicaraan melalui komunikasi efektif. Anda dapat mempergunakan elemen
utama komunikasi efektif yang terdiri atas pendekatan “WIN-WIN”, rasa hormat,
keyakinan dan pengharapan, komitmen bersama, empathy, menjadi pendengar
yang aktif dan fleksibilitas.
Beberapa hal yang dapat membantu kita agar komunikasi dapat efektif antara
lain:
a. Maksud utama komunikasi harus jelas.
b. Susunlah pesan yang akan disampaikan secara kronologis, sistematis,
konsisten dan logis.
c. Hindarilah kata-kata yang bermakna ganda.
d. Berbicara secara ”natural”. Jangan dibuat-buat karena mencoba untuk
meniru orang lain. Jadilah diri Anda sendiri
B. Keterampilan yang diperlukan dalam mengidentifikasi proses komunikasi

Hal-hal yang perlu diperhatikan waktu mengidentifikasi proses komunikasi, yaitu:
1. Mengidentifikasi persyaratan minimal berkomunikasi di tempat kerja sesuai
kebutuhan.
2. Mengidentifikasi sarana untuk berkomunikasi dengan penyelia dan rekan sekerja
sesuai standar organisasi.
3. Mengidentifikasi informasi yang diperoleh untuk penyampaian secara efektif dan
efisien.
C. Sikap yang diperlukan dalam mengidentifikasi proses komunikasi

1. Harus mengikuti kaidah berkomunikasi yang baik dan benar dalam
mengidentifikasi persyaratan minimal komunikasi
2. Harus mengikuti sesuai standar organisasi yang ada dalam mengidentifikasi
sarana untuk berkomunikasi
3. Harus memilih informasi yang benar dalam mengidentifikasi informasi yang
diperoleh

Halaman: 13 dari 34

BAB III
MENERIMA DAN MENYAMPAIKAN INFORMASI
A. Pengetahuan yang dibutuhkan dalam menerima dan menyiapkan

informasi
Hal-hal yang perlu diperhatikan waktu menerima dan menyiapkan informasi, yaitu:
1. Penggunaan pengamatan secara efektif dan keterampilan mendengarkan secara
aktif digunakan untuk mendapatkan dan menerjemahkan informasi baik verbal
maupun non verbal.

Halaman: 14 dari 34

Sama seperti ketika menerima tugas, memberi instruksi dan mencatat informasi
tentang program pelatihan – ketika Anda menerima dan menyampaikan
informasi tentang pelatihan, pastikan bahwa Anda memahami pesan yang harus
disampaikan tersebut kepada orang yang akan membaca pesan tersebut, catat
dan sampaikanlah segera.
Beberapa pesan mungkin berasal dari Atasan Pimpinan anda, yang
menghubungi Pimpinan karena harus segera kekantornya untuk diskusi
mendesak. Untuk alasan ini, hendaknya Anda selalu tahu dimana bisa
menghubungi Pimpinan Anda. Pada saat lainnya, Anda mungkin harus
menyampaikan pesan-pesan dari Pimpinan Anda untuk pejabat lainnya melalui
Sekretarisnya, atau kepada pelanggan. Disini, kembali prosedur yang sama
untuk mencatat pesan dan segera menyampaikannya berlaku.
a. Keterampilan dasar komunikasi

Sebagai orang yang berbicara (komunikator), kadang lebih terpusat pada
informasi yang ingin disampaikan. Padahal orang yang diajak bicara sebagai
pendengar (komunikan) mungkin langsung dapat memahami pesan Anda,
mengerti hanya sebagian saja dari seluruh isi pesan Anda, atau sama sekali
tidak paham maksud Anda–meskipun Anda sudah menyampaikan informasi
tersebut secara akurat sesuai standar Anda sendiri. Tidaklah cukup hanya
sekedar menyampaikan pesan. Isi pesan haruslah bisa diterima / dimengerti
agar komunikasi bisa berhasil.

Halaman: 15 dari 34

“Perbedaan paham biasanya terjadi apabila Komunikator tidak menyatakan

dengan tepat hal-hal yang ingin disampaikannya, kadang ia tidak menemukan
kata atau ungkapan yang sesuai untuk mengekspresikan maksudnya.
Sedangkan Komunikan, tidak selalu menyimak penjelasan dan kadang salah
menterjemahkan apa yang telah didengarnya.”
Model Komunikasi Send-Receive

1) Komunikator menyampaikan informasinya.
2) Komunikan menerima informasi tersebut dan menarik kesimpulan sendiri
sesuai pemahamannya.
3) Komunikan, sebagai penerima, kemudian memberikan umpan balik dan
sekaligus menjadi pengirim informasi (Komunikator)
4) Komunikator asli sekarang menjadi penerima / komunikan dan bereaksi
kepada umpan balik yang disampaikan.
Pada umumnya, sequence komunikasi kemudian mengalir.
Pada model ini, mendengarkan sama pentingnya dengan menyampaikan
pesan informasi – karena tanpa mendengarkan, adalah tidak mungkin
untuk menarik kesimpulan dari isi pesan dan menjawabnya.
b. Keterampilan Mendengar
Pendengar yang baik adalah kunci komunikasi efektif. Kita semua bisa
mendengar, namun kita semua tidak mendengarkan secara aktif. Pendengar
yang aktif atau efektif akan membuka pintu ke saling pengertian timbal balik.
Halaman: 16 dari 34

Berapa banyak kesalahpahaman, konflik atau perang dapat dihindarkan,

seandainya mereka yang terlibat telah mau menjadi pendengar yang baik
secara aktif. Keterampilan mendengarkan yang buruk atau mendengarkan
secara selektif, telah diakui sebagai sebab dari kecemasan, selama ratusan
tahun, bahkan ribuan tahun. Wiliam Shakespeare (1564-1616) pernah
berkata “Berikan setiap orang telinga anda, namun sedikit suara anda.
Terima kritik setiap orang, simpan penilaian anda”.
Pendengar yang buruk Pendengar yang baik

Interupsi Sabar
Mengubah pokok pembicaraan Menatap mata
Tergesa-gesa tanpa pikir panjang Membuat anda nyaman
Tidak menyimak Tepat waktu
Bahasa tubuh negative Mempunyai empati
Mudah tersinggung Memberi waktu untuk mendengarkan
Tidak sabar Terlihat perhatian
Menghentikan pokok bahasan Jangan memotong pembicaraan
Mengambil alih pembicaraan Berkonsentrasi
Kurang santun Menanyakan pertanyaan terbuka
Terlalu banyak bicara
c. Komunikasi Verbal dan Non Verbal

1) Komunikasi Verbal
Adalah salah satu cara berkomunikasi yang disampaikan kepada orang
lain dalam bentuk tulisan dan lisan. Contoh:
a) Mendengarkan: radio, televisi, orang berbicara langsung.
b) Berbicara: berdiskusi, berbincang-bincang dengan orang tua,
berpidato.
c) Membaca: buku, majalah, surat kabar
d) Menulis: surat niaga, cerpen, laporan, naskah drama
2) Komunikasi Non Verbal
a) Kontak mata

Halaman: 17 dari 34

Kita akan mendapat banyak dalam komunikasi melalui mata kita dan
kita akan seringkali memeriksa mata pihak lainnya untuk melihat
apakah dia tertarik dan memperhatikan apa yang tengah kita
bicarakan. Suatu kecenderungan studi menunjukan bahwa orang
akan melihat satu sama lain 50% - 60% dari waktu mereka, ketika
mereka melakukan pembicaraan dengan pendengar yang menjaga
kontak mata dengan suatu presentase lebih besar dari waktu yang
dimiliki dibandingkan dengan yang sedang berbicara.
Orang cenderung untuk menjaga kontak mata ketika mereka:
 Tertarik dengan pokok bahasan
 Nyaman dengan pokok pembicaraan.
 Mencoba untuk mempengaruhi pihak lainnya.
Orang cenderung untuk menghindarkan kontak mata ketika mereka:
 Tidak nyaman dengan pembicaraan atau dengan pokok
bahasannya.
 Malu
 Mencoba untuk menyembunyikan sesuatu.
b) Gerakan-gerakan bahasa tubuh atau bahasa isyarat.
c) Memakai sesuatu seperti seragam
3) Menerima Instruksi
Bilamana Anda menerima instruksi, pertama-tama yakinkan bahwa Anda
mengerti apa yang diminta untuk Anda lakukan dan kedua catatlah apa
yang harus Anda kerjakan dan bagaimana cara Anda akan
mengerjakannya. Sangat penting untuk memahami informasi dengan
benar; bila Anda ragu segera bertanya. Adalah lebih baik mengajukan

Halaman: 18 dari 34

pertanyaan daripada menghabiskan waktu untuk mengerjakan sesuatu

tetapi salah. Lalu tuliskan instruksi tersebut dalam catatan.
Jangan bergantung pada ingatan saja, jangan pernah mencatat dengan
sembarang kertas yang kemungkinan dapat mudah salah simpan / salah
taruh.
Usahakan untuk mencatat setiap instruksi yang Anda terima hari itu pada
halaman yang sama (yang telah diberi tanggal tentu saja) dan tandai
dengan ’bintang’ atau tinta merah bagi instruksi-instruksi prioritas (yang
penting dan harus segera dilakukan). Beri komentar pada setiap tugas
yang selesai dikerjakan, dan input baru ketika suatu tugas selesai
ternyata mengharuskan tugas lainnya untuk dikerjakan (misalnya ketika
Anda diminta untuk membagikan undangan rapat, kemudian Anda juga
diminta memesan menu makan siang untuk rapat tersebut, atau diminta
meng-copy dokumen risalah rapat sebelumnya, dsb).
Kerjakan tugas Anda sesuai prioritas Pimpinan dan bilamana ada waktu
luang, sempatkan untuk memeriksa daftar tugas Anda untuk memastikan
bahwa Anda ’up-to-date’. Bila ketika Anda menelpon seseorang ybs
sedang tidak ditempat, dengan melihat cek list, Anda tahu bahwa orang
tersebut masih tetap perlu ditelpon.
4) Memberi Instruksi
Bila Anda memberikan instruksi / informasi,
penting diingat cara-cara berkomunikasi yang
baik yang telah diberikan sebelumnya. Bila
Anda harus menjelaskan pekerjaan atau tugas
kepada rekan kerja / asisten, pastikan Anda
tahu apa yang harus dikatakan dan
bagaimana cara menyampaikannya. Pastikan
ia mengerti maksud Anda. Mulai dengan mengatakan alasan penugasan
tersebut, sehingga ia bisa segera mengerjakannya.
Bila Anda harus memberikan instruksi, gunakan kalimat-kalimat yang
jelas dan kata kata yang mudah dipahami oleh orang yang diberi tugas
dengan santun. Permintaan tolong selalu lebih baik daripada perintah,

Halaman: 19 dari 34

dan umumnya orang bereaksi lebih baik terhadap permintaan tolong yang
sopan dan enak didengar. Bila yang diberi instruksi tampak tidak paham,
atau seperti tidak mendengarkan, atau sedang tidak memperhatikan,
jelaskan sekali lagi dengan sabar dan hati-hati. Pesan / Instruksi Anda
akan dilakukan dengan benar, bila dimengerti sepenuhnya.
Ada baiknya membuat intisari pesan / instruksi yang diberikan.
Adakalanya orang mengatakan ”Ya, mengerti.” padahal sebenarnya ia
tidak paham atau tidak menyadari bahwa ia belum mengerti maksudnya.
Minta diulangi informasi / instruksi yang Anda berikan atau tanyakan kata
kunci yang dapat mengindikasikan bahwa isi pesan telah sepenuhnya
’diterima dan dipahami’.
2. Cara melengkapi dokumentasi rutin yang bersifat informasi sederhana ditempat

kerja dilengkapi secara akurat dan mudah dibaca.
Istilah dokumentasi pertama kali diperkenalkan oleh Paul Otlet dan Henri la
Fontaine pada tahun 1895 di Belgia. Waktu itu dokumentasi mempunyai makna
sebagai pengawasan bibliografi, yaitu usaha pencatatan setiap buku yang
diterbitkan. Definisi dokumentasi di Indonesia, adalah pekerjaan mengumpulkan,
menyusun, mengelola dokumen-dokumen literer yang mencatat semua aktivitas
manusia dan yang dianggap berguna untuk dijadikan bahan keterangan dan
penerangan mengenai berbagai soal (Sulistyo Basuki, 1996:11).
Informasi adalah data yang diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi
penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam
keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan
datang.
Jenis-jenis pendistribusian informasi:
a. Distribusi informasi secara tertulis.
b. Distribusi informasi secara lisan.
Macam-macam penyajian informasi
a. Media distribusi informasi secara tertulis;
1) Memo.
2) Majalah atau buletin.

Halaman: 20 dari 34

3) Brosur
4) Laporan tahunan.
5) Uraian tugas.
6) Buku pedoman.
b. Media distribusi informasi secara lisan;
1) Telepon.
2) Rapat atau pertemuan.
3) Radio dan televisi.
3. Teknik komunikasi yang tepat secara jelas dan santun

Teknik komunikasi digunakan supaya komunikasi antar manusia terjalin secara
efektif. Pengertian teknik adalah suatu cara yang digunakan untuk melakukan
sesuatu hal. Sedangkan pengertian komunikasi adalah penyampaian informasi
dari komunikator ke komunikan melalui media tertentu. Maka pengertian teknik
komunikasi adalah suatu cara yang digunakan dalam menyampaikan informasi
dari komunikator ke komunikan dengan media tertentu. Dengan adanya teknik
ini diharapkan setiap orang dapat secara efektif melakukan komunikasi satu
sama lain dan secara tepat menggunakannya.
Beberapa teknik komunikasi:
a. Ucapan yang jelas dan idenya tidak ada makna ganda, utuh.
b. Berbicara dengan tegas, tidak berbelit-belit.
c. Memahami betul siapa yang diajak bicara, hadapkan wajah dan badan,
pahami pikiran lawan bicara.
d. Sampaikan informasi dengan global dan tujuannya baru detailnya.
e. Sampaikan informasi dengan bahasa penerima informasi.
f. Kendalikan noise dan carilah umpan balik untuk menyakinkan informasi anda
diterima.
Dengan adanya beberapa teknik komunikasi ini diharapkan hambatan-hambatan
dalam komunikasi dapat diminimalisasi. Bukan hanya komunikasi antar individu
saja yang membutuhkan teknik komunikasi, dalam berkomunikasi dengan
stakeholder atau antar karyawan juga perlu teknik komunikasi tersendiri.
Beberapa teknik komunikasi dalam situasi semi formal – formal :

Halaman: 21 dari 34

a. Informative Communication (Komunikasi Informatif)

Informative communication adalah suatu pesan yang disampaikan kepada
seseorang atau sejumlah orang tentang hal-hal baru yang diketahuinya.
Teknik ini berdampak kognitif pasalnya komunikan hanya mengetahui saja.
Seperti halnya dalam penyampaian berita dalam media cetak maupun
elektronik, pada teknik informatif ini berlaku komunikasi satu arah,
komunikatornya melembaga, pesannya bersifat umum, medianya
menimbulkan keserempakan, serta komunikannya heterogen. Biasanya
teknik informatif yang digunakan oleh media bersifat asosiasi, yaitu dengan
cara menumpangkan penyajian pesan pada objek atau peristiwa yang
sedang menarik perhatian khalayak.
b. Persuasif Communication (Komunikasi Persuasif)
Komunikasi persuasif bertujuan untuk mengubah sikap, pendapat, atau
perilaku komunikan yang lebih menekan sisi psikologis komunikan.
Penekanan ini dimaksudkan untuk mengubah sikap, pendapat, atau perilaku,
tetapi persuasi dilakukan dengan halus, luwes, yang mengandung sifat-sifat
manusiawi sehingga mengakibatkan kesadaran dan kerelaan yang disertai
perasaan senang. Agar komunikasi persuasif mencapai tujuan dan
sasarannya, maka perlu dilakukan perencanaan yang matang dengan
mempergunakan komponen-komponen ilmu komunikasi yaitu komunikator,
pesan, media, dan komunikan. Sehingga dapat terciptanya pikiran, perasaan,
dan hasil penginderaannya terorganisasi secara mantap dan terpadu.
biasanya teknik ini afektif, komunikan bukan hanya sekedar tahu, tapi
tergerak hatinya dan menimbulkan perasaan tertentu.
c. Coersive/ Instruktive Communication (Komunikasi Bersifat Perintah)
Komunikasi instruktif atau koersi teknik komunikasi berupa perintah,
ancaman, sangsi dan lain-lain yang bersifat paksaan, sehingga orang-orang
yang dijadikan sasaran (komunikan) melakukannya secara terpaksa, biasanya
teknik komunikasi seperti ini bersifat fear arousing, yang bersifat menakut-
nakuti atau menggambarkan resiko yang buruk. Serta tidak luput dari sifat
red-herring, yaitu interest atau muatan kepentingan untuk meraih
kemenangan dalam suatu konflik, perdebatan dengan menepis argumentasi

Halaman: 22 dari 34

yang lemah kemudian dijadikan untuk menyerang lawan. Teknik ini bisa
digunakan oleh atasan terhadap bawahannya yang menuntut adanya
kedisiplinan kerja karyawannya.
d. Human Relation (Hubungan Manusia)
Hubungan manusiawi merupakan terjemahan dari human relation. Adapula
yang mengartikan hubungan manusia dan hubungan antar manusia, namun
dalam kaitannya hubungan manusia tidak hanya dalam hal berkomunikasi
saja, namun didalam pelaksanaannya terkandung nilai nilai kemanusiaan
serta unsur-unsur kejiwaan yang amat mendalam. Hubungan manusia pada
umumnya dilakukan untuk menghilangkan hambatan-hambatan komunikasi,
meniadakan salah pengertian dan mengembangkan tabiat manusia. Untuk
melakukan hubungan manusia biasanya digunakan beberapa teknik
pendekatan yaitu pendekatan emosional (emotional approach) dan
pendekatan sosial budaya (socio-cultur approach).
1) Pendekatan emosional
Dalam hubungan ini komunikator mempertaruhkan kepercayaan
komunikan terhadap fakta pesan yang disampaikan, maka teknik ini
berujung pay off atau reward, yaitu bujukan atau rayuan dengan cara
“mengiming-imingi” komunikan dengan hal yang menguntungkan atau
menjanjikan harapan. Pada umumnya emotional approach ini
menggunakan konseling sebagai senjata yang ampuh, baik secara
langsung maupun tidak langsung, hal ini bertujuan agar pesan bisa
secara langsung menyentuh perasaan komunikan.
2) Pendekatan sosial budaya
Salah satu tujuan komunikasi adalah tersampaikannya pesan dari
komunikator kepada komunikan, maka dianjurkan bagi komunikator
terlebih dahulu memahami perilaku social serta budaya masyarakat
setempat yang akan menjadi komunikan. hal ini bertujuan agar
komunikan, lebih memahami serta tidak merasa tersinggung oleh pesan
yang disampaikan oleh komunikator, selain hal tersebut masyarakat yang
menjadi komunikan tidak dapat terlepas dari budaya.

Halaman: 23 dari 34

B. Keterampilan yang harus dilakukan dalam menerima dan menyiapkan

informasi
Hal-hal yang perlu diperhatikan waktu menerima dan menyiapkan informasi, yaitu:
1. Menggunakan pengamatan secara efektif dan keterampilan mendengarkan
secara aktif untuk mendapatkan dan menterjemahkan informasi verbal maupun
non verbal.
2. Melengkapi secara akurat dan mudah dibaca dokumen rutin yang bersifat
informasi sederhana ditempat kerja.
3. Mengkomunikasikan informasi dan ide secara jelas dan santun menggunakan
teknik komunikasi yang tepat.
C. Sikap yang harus dilakukan dalam menerima dan menyiapkan informasi
1. Harus menerapkan keterampilan mendengarkan secara aktif.
2. Harus mengikuti SOP ditempat kerja
3. Harus santun dan jelas dalam menggunakan komunikasi yang tepat

Halaman: 24 dari 34

BAB IV
MEMBUAT KONSEP KOMUNIKASI TERTULIS SEBAGAI INFORMASI
A. Pengetahuan yang dibutuhkan waktu membuat konsep komunikasi

1. Identifikasi prosedur dan format penulisan konsep yang relevan diidentifikasi
MEMORANDUM. Karyawan yang bekerja pada perusahaan atau organisasi yang
sama, tidak terbatas pada mereka yang berkantor di gedung yang sama atau
dikota yang berbeda atau di negara yang berlainan – menggunakan Memo
(memorandum) untuk komunikasi internal secara tertulis. Tidak dibutuhkan
kalimat pembuka dan kalimat penutup pada Memo, dan biasanya memo cukup di
paraf saja, tidak perlu ditanda-tangani secara penuh.
Memo tidak dimasukkan kedalam amplop, kecuali bila tertulis informasi yang
bersifat rahasia. Biasanya dikirim melalui kurir internal; bila memo tersebut
bersifat ’segera’ (urgent), akan diantarkan langsung ke kantor penerima bila
bertempat digedung yang sama. Memo yang ditujukan kepada kantor-kantor
Cabang di luar kota, biasanya dikumpulkan di Pusat Penerimaan Surat (Central
Mail Room) dan dikirimkan setiap hari dalam amplop besar atau Tas.
Memo hendaknya berkait hanya pada satu permasalahan saja, biasanya
diungkapkan dalam 2 paragraph pendek atau bisa dengan dua kalimat saja:
kalimat pertama berisi pernyataan atau penjelasan relevansi permasalahan ;
kalimat kedua berisi pernyataan dasar dari memo – bisa berbentuk permintaan,
instruksi, mengingatkan, perintah kerja (order), atau sekedar pesan.
Memo yang ditujukan kepada lebih dari satu orang, dikenal dengan sebutan
multiple Memo. Memo disampaikan kepada masing-masing orang yang dituju,
atau satu Memo diedarkan kesemua individu terkait. Dalam hal ini, Memo
biasanya diedarkan dengan Slip Sirkulasi ( Circulation Slip) kepada pihak terkait.
Banyak perusahaan mencetak form Memo pada kertas berukuran A5 atau
separuh A4 tergantung pada kebutuhan Perusahaan dan bukan merupakan Kop
surat / letterhead. Dibawah ini adalah beberapa contoh bentuk Memo:

Halaman: 25 dari 34

2. Pembuatan konsep tulisan dibuat sesuai dengan batas waktu

a. Tata cara penulisan memo
Untuk bisa membuat dengan mudah maka kita harus megetahui berbagai
bagian memo tersebut. Dengan mengetahui bagian-bagian memo maka kita
dapat memahami bagaimana bentuk memo yang seharusnya. Lalu seperti
apakah memo tersebut? Berbicara mengenai bentuk, memo memiliki tiga
bagain yaitu: kepala memo, isi dan kaki memo. Penjelasan dari masing-
masing bagian tersebut dapat kita lihat dibagian bawah ini.
1) Kepala Memo
Pada bagian kepala atau bagian atas memo kita akan mendapati beberapa
informasi yaitu mulai dari judul sampai pada paraf. Pada bagian ini terdiri
dari beberapa hal sebagai berikut:
 Kata "MEMO"
 Penerima
 Pengirim
 Tanggal pengiriman
 Paraf dan nama terang pengirim
Untuk menulis memo maka bagian pertama sendiri yang harus ditulis
adalah judulnya. Yang dimaksud judul disini adalah kata "memo" yang
ditulis dengan huruf kapital rata tengah. Selanjutnya, masih pada bagian
atas akan ada juga penerima, pengirim dan juga tanggal pembuatan
atau pengiriman memo tersebut. Setelah bagian ini maka bagian
selanjutnya adalah bagian isi memo.
2) Isi Memo
Pada bagian isi pada memo kita sebagai penulis akan langsung
menyampaikan pesan atau perintah dalam kalimat pendek dan lugas serta
jelas dan mudah di mengerti. Tidak ada informasi lain kecuali informasi
inti yang harus disampaikan.
3) Kaki Memo
Pada bagian akhir yaitu kaki memo akan ada dua hal yang kita tulis.
Pertama adalah tertanda dan yang kedua adalah nama pembuat memo

Halaman: 26 dari 34

tersebut. Pada bagian "tertanda" dapat berupa tanda tangan, paraf, cap
jempol dan semacamnya.
Itulah tadi berbagai bagian memo dan bagaimana cara membuatnya.
Sekarang dengan mengetahui berbagai bagian tersebut tentunya kita
sudah dapat membuat sendiri memo yang kita butuhkan. Sekarang kita
kebagian selanjutnya agar lebih jelas.
Contoh 1:
MEMORANDUM
Kepada : Bag. Pemasaran Perihal : PENGATURAN POS
Bag. Pembelian
Bag. Keuangan
Dari : Manager Personalia Tanggal : 11 Desember 2008
Terhitung mulai tanggal 5 Januari 2009 semua kiriman pos keluar dijadwalkan
untuk diambil dua kali sehari yaitu pada jam 12:00 siang dan jam 16:45 sore.
Paket yang akan dikirimkan, misalnya Printer, agar ditempatkan dalam box
terbuka dengan label alamat tujuan yang sudah diketik. Pengepakan akan
dilakukan oleh staf Bagian Pengiriman (Despatch).
Surat masuk akan diantarkan kepada Bagian/Dept yang dituju dan diletakkan
dalam baki Surat Masuk yang telah ditentukan. Pengambilannya menjadi
tanggung jawab Bagian masing-masing.
INS.MP.157. Dec.08
Contoh 2 :
INTERNAL MEMO
Chief Engineer To : Chief Designer √
From :
Head of R&D
Head of Production
Control
SUBJEC MODIFICATION TO Date : 10 December 2008

T: FUEL PUMP No.
RCV/218
We are still reveiving complaints about the poor

performance of our fuel pump, number RCV/218.

Halaman: 27 dari 34

Would you please attend a meeting at my office at 10:30

AM on Wednesday next, 17th December 2008, to discuss
possible modifications.
Perhatikan nama penerima digaris bawahi atau diberi tanda √.
3. Penggunaan bahasa verbal dan non verbal digunakan dengan tatabahasa yang
baik sesuai kebutuhan
Ada beberapa metode dalam menuliskan daftar nama penerima Memo :
a. Menurut Abjad / Alphabetic.
b. Menurut Lokasi.
c. Berdasarkan ranking jabatan.
d. Berdasarkan prioritas tugas.
e. Atau hanya sebagai informasi saja.
Metode Abjad sederhana, tidak memperhatikan posisi jabatan, dan tidak ada
yang merasa diabaikan. Penulisan menurut lokasi dapat menghemat waktu,
tanpa memperhatikan prioritas tugas. Kelebihan dari penulisan distribusi menurut
prioritas tugas adalah orang yang paling bertanggung-jawab terhadap tindak
lanjut dari Memo tersebut dapat langsung membacanya lebih dahulu. Kadang
memo yang di didistribusikan kepada pejabat tertentu yang tidak langsung
terkait dengan isi Memo; bisa diklasifikasikan sebagai informasi, biasa ditulis
dengan initials FYI (for your information).
Circulation Slip
Contoh Circulation Slip
From : Date:
Circulation Slip biasanya
dilampirkan pada informasi Perihal:
yang perlu diedarkan
keseluruh Bagian, misalnya Initials:
pengumuman, majalah, Finance Director
Marketing Director
berita, clipping, dsb.
Public Relations Manager
Administration Manager
Sales Representative
Please Return to: File No.

Halaman: 28 dari 34

B. Keterampilan yang harus dilakukan waktu membuat konsep komunikasi

Hal-hal yang perlu diperhatikan waktu membuat konsep komunikasi tertulis sebagai
informasi, yaitu:
1. Mengidentifikasi prosedur dan format penulisan konsep yang relevan.
2. Membuat konsep tulisan sesuai dengan batas waktu.
3. Menggunakan bahasa verbal dan non verbal dengan tatabahasa yang baik
sesuai kebutuhan.
C. Sikap Kerja yang harus dilakukan waktu membuat konsep komunikasi
Harus bersikap secara:
1. Harus mengikuti prosedur dalam mengidentifikasi format penulisan konsep
2. Harus mengikuti prosedur dalam membuat konsep tulisan

Halaman: 29 dari 34

BAB IV
MENGGUNAKAN MEDIA KOMUNIKASI
A. Pengetahuan Yang Dibutuhkan Dalam Menggunakan Media Komunikasi

1. Identifikasi media komunikasi yang akan dipilih diidentfikasi sesuai SOP
organisasi
Jenis-jenis media komunikasi, berdasarkan fungsinya sebagaimana di bawah ini:
a. Fungsi produksi – media komunikasi yang berguna untuk menghasilkan
berbagai macam informasi, Misalnya: PC/Komputer pengolah kata (Word
Processor).
b. Fungsi reproduksi – media komunikasi yang berguna untuk memproduksi
ulang dan menggandakan informasi, Misalnya: Audio tapes recorder serta
Video tapes.
c. Fungsi penyampaian informasi – media komunikasi yang berfungsi untuk
komunikasi yang digunakan untuk menyebarluaskan serta menyampaikan
pesan kepada komunikan yang menjadi sasarannya, Misalnya: Hand phone,
Telephone, Faximile, dsb.
Media komunikasi berdasarkan bentuknya, antara lain di bawah ini:

a. Media cetak adalah berbagai macam barang yang di cetak, dimana dapat
digunakan sebagai sarana penyampaian pesan informasi, seperti
contohnya: modul, program pelatihan, jurnal, paper, dsb.
b. Media Audio adalah penerimaan informasi yang tersampaikan dengan
menggunakan indra pendengaran, seperti contohnya: Radio, Microphone,
Compact Disk, dsb.
c. Media visual (media yang di pandang) adalah penerimaan pesan informasi
yang tersampaikan menggunakan indra penglihatan, misalnya: Poster,
Model, Mock Up, Benda Nyata, flipchart, papan tulis, OHP, dsb.
d. Media audio visual adalah suatu media komunikasi yang dapat dilihat
sekaligus didengar, jadi untuk mengakses pesan informasi yang
disampaikan, digunakan indra penglihatan dan indra pendengaran, seperti
contohnya : Televisi, Video, DVD, Komputer dsb

Halaman: 30 dari 34

2. Penentuan penggunaan media ditentukan dengan berpedoman kepada SOP

Berdasarkan jangkauannya, diantaranya meliputi:
Media komunikasi eksternal adalah suatu media komunikasi yang digunakan
untuk menjalin hubungan dan menyampaikan pesan informasi dengan pihak-
pihak luar. Seperti contohnya:
a. Media komunikasi tercetak atau tertulis dimaksudkan untuk menjangkau
publik eksternal seperti konsumen, pelanggan, mitra kerja, pemagang
saham dan sebagainya. Misalnya seperti makalah perusahaan, brosur,
bulletin. Media eksternal yang dicetak ini memiliki fungsi sebagai media
penghubung, sebagai sarana menyampaikan keterangan, media pendidikan,
sarana untuk membentuk opini masyarakat, sarana untuk membangun
citra, dll.
b. Radio yaitu alat elektronik yang dapat digunakan sebagai media komunikasi
serta informasi yang termasuk media audio yang hanya dapat memberikan
rangsangan pendengaran saja. Melalui alat ini orang bisa mendengarkan
siaran tentang berbagai peristiwa tang terjadi, kejadian penting yang
terbaru, masalah-masalah dalam kehidupan maupun acara hiburan.
c. TV/Televisi adalah sebuah alat penangkap siaran bergambar. Kata televisi
sendiri berasal dari kata tele dan kata vision, yang memiliki arti jauh (tele)
serta tampak (vision). Jadi televisi dapat di artikan tampak atau dapat
melihat dari jarak jauh. Untuk menyampaikan pesan informasi kepada
masyarakat melalui siaran televisi dapat dipakai dengan memasang iklan,
mengundang wartawan ataupun reporter televisi supaya memuat berita
tentang kegiatan atau dapat pula mengajukan permohonan untuk mengisi
suatu acara siaran di TV.
d. Telepon yaitu sebagai media komunikasi, telepon sangatlah penting untuk
menyampaikan serta menerima berbagai informasi lisan, secara cepat
dengan pihak publik eksternal.
e. Telephone Seluler (Handphone) yaitu merupakan salah satu dari
perkembangan teknologi dengan kecanggihan teknologi zaman ini, fungsi
handphone tidak hanya sebagai alat komunikasi saja tetapi juga dapat
mengakses jaringan internet, sms, mms dan dapat saling mengirimkan

Halaman: 31 dari 34

data. Dengan semakin berkembangnya teknologi handphone, maka akan

semakin membantu publik dalam melakukan berbagai aktivitas, sebab
sekarang handphone dapat dikatakan sebagai identitas seseorang.
f. Surat adalah media penyampaian informasi secara tertulis, dapat berupa
surat konvensional maupun elektronik. Surat-menyurat merupakan salah
satu kegiatan yang sangat penting diperusahaan. Banyak sekali informasi
yang keluar masuk perusahaan melalui media ini, sebab surat merupakan
media komunikasi yang sangat efektif jika yang terkait tidak dapat
berhubungan secara langsung atau secara lisan.
g. Internet adalah Jaringan komputer yang terhubung secara luas dan
tersebar di seluruh penjuru dunia. Jaringan ini meliputi jutaan komputer
yang saling terhubung satu dengan yang lainnya dengan memanfaatkan
jaringan telepon ( baik kabel maupun wirelles/tanpa kabel). Fungsi media
ini diantaranya mudah, cepat dan juga murah dalammenyampaikan
informasi dengan jangkauan dunia. Internet menyediakan beberapa aplikasi
yang bisa dipakai oleh para peggunanya. Misal seperti: Chatting, Email,
web, dll.
h. Media komunikasi internal adalah semua sarana penyampaian dan juga
penerimaan pesan informasi dikalangan publik internal, dan biasanya
bersifat non-komersial. Penerima maupun pengirim informasi yaitu orang-
orang publik internal. Media yang dapat digunakan secara internal antara
lain, seperti: Surat, telephone, papan pengumuman, house jurnal (Majalah
Bulanan), printed Material ( Media komunikasi cetakan), media Pertemuan
dan pembicaraan, dll.
B. Keterampilan yang dilakukan waktu menggunakan media komunikasi

perlu memperhatikan hal-hal apa yang harus dilakukan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan waktu menggunakan media komunikasi, yaitu:
1. Mengidentifikasi media komunikasi yang akan dipilih sesuai SOP organisasi.
2. Menentukan penggunaan media dengan berpedoman kepada SOP.

Halaman: 32 dari 34

C. Sikap kerja yang harus dilakukan waktu menggunakan media

komunikasi
1. Harus mengikuti SOP organisasi dalam mengidentifiikasi media komunikasi
2. Harus mengikuti SOP dalam menentukan penggunaan media

Halaman: 33 dari 34

BAB VI
DAFTAR PUSTAKA
A. Dasar Perundang-undangan
a. Undang-undang Ketenagakerjaan
b. Peraturan tentang hubungan industrial
B. Buku Referensi
a. Robert Bacal, Communication Channels are Important, 2008
b. Dr. A.B. Susanto, Sekretaris sebagai manajer, PT. ELEX MEDIA
KOMPUTINDO, Jalarta 1997.
c. Kementerian Ketenagakerjaan, Modul Mengaplikasikan Dasar Komunikasi,
Jakarta 2009
C. Majalah atau bulletin

-------
D. Referensi Lainnya
a. http://commfaculty.fullerton.edu/jreinard/internet.htm#TOPBAN, Effective
Communication, Agustus 2002
b. (http://www.wedaran.com/4804/pentingnya-komunikasi-yang-baik-di
tempat-kerja/)
c. https://srirumani.wordpress.com/2009/06/13/21/, dokumentasi informasi
d. http://ayuafril.blogspot.co.id/2012/06/pengelolaan-datainformasi-di-
tempat.html
e. http://format-contoh-surat.blogspot.co.id/2015/03/contoh-memo-dan-
penulisannya.html
f.http://yesismynotes.blogspot.co.id/2012/09/teknik-teknik-komunikasi.html
g. http://www.pengertianku.net/2014/09/mengetahui-pengertian-media-
komunikasi-dan-fungsinya-lengkap.html

Halaman: 34 dari 34

DAFTAR PERALATAN/MESIN DAN BAHAN
A. Daftar Peralatan/Mesin
No. Nama Peralatan/Mesin Keterangan

1. Laptop
2. Infocus
3. Lesserpointer
4. Printer
5. Peralatan kantor
6. Whiteboard
7. Papan Flipchart
B. Daftar Bahan
No. Nama Bahan Keterangan

Modul Pelatihan ( buku informasi,buku Media belajar
1.
kerja,buku penilaian)
2. Program Pelatihan Acuan belajar
3. SKKNI komunikasi Standar
4. Kertas HVS A4 Tugas individu/kelompok
5. Spidol Whiteboard Bahan mengajar
6. Spidol besar 500 Bahan mengajar
7. Tinta printer/toner Tugas
8. Lem semprot Role play praktik
9. Lakban kertas Role play praktik
10. ATK peserta Bahan pendukung
peserta

Halaman: 35 dari 34

TIM PENYUSUN
No. Nama Institusi Keterangan
1. Prasidha Aharsa, ST, MT. CEVEST

Halaman: 36 dari 34

N 821100.028.02 - Bi

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

N 821100.028.02 - Bi

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BUKU INFORMASI

MENGAPLIKASIKAN KETERAMPILAN DASAR KOMUNIKASI

KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN R.I.

Judul Modul : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul

A. Pengetahuan yang dibutuhkan untuk menerima dan menyampaikan

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul

Judul Modul : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul

A. Pengetahuan yang dibutuh dalam mengidentifikasi proses komunikasi

Judul Modul : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul

Komunikasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Communicatio yang

Pengertian Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pikiran dan

Judul Modul : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul

Gambar 1. Komponen Komunikasi

Dalam komunikasi ada 5 (lima) persyaratan pokok yang penting, yaitu;

a. Komunikator: seseorang yang menyampaikan pesan kepada orang lain.

Judul Modul : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul

pesan yang disampaikan dapat diterima baik oleh komunikan. Dengan

2. Identifikasi sarana untuk berkomunikasi dengan penyelia dan rekan sekerja

Gambar 2. Perbedaan Komunikasi antara orang dan data

a. Fungsi komunikasi adalah:

Judul Modul : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul

panduan formal yang harus dipatuhi oleh semua yang terlibat.

b. Peran komunikasi ditempat kerja

Judul Modul : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul

3. Identifikasi informasi yang diperoleh diidentifikasi untuk penyampaian secara

Komunikasi efektif memberikan hubungan positif dan kesamaan pemahaman

Judul Modul : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul

Judul Modul : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul

B. Keterampilan yang diperlukan dalam mengidentifikasi proses komunikasi

C. Sikap yang diperlukan dalam mengidentifikasi proses komunikasi

Judul Modul : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul

A. Pengetahuan yang dibutuhkan dalam menerima dan menyiapkan

Judul Modul : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul

a. Keterampilan dasar komunikasi

Judul Modul : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul

“Perbedaan paham biasanya terjadi apabila Komunikator tidak menyatakan

Model Komunikasi Send-Receive

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul

Berapa banyak kesalahpahaman, konflik atau perang dapat dihindarkan,

Pendengar yang buruk Pendengar yang baik

c. Komunikasi Verbal dan Non Verbal

Judul Modul : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul

Judul Modul : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul

pertanyaan daripada menghabiskan waktu untuk mengerjakan sesuatu

Judul Modul : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul

2. Cara melengkapi dokumentasi rutin yang bersifat informasi sederhana ditempat

Judul Modul : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi