DEPO FARMASI RAWAT JALAN

1. Profil

Depo Farmasi Instalasi Rawat Jalan merupakan salah satu unit pelayanan Instalasi

Farmasi Rumah Sakit (IFRS) yang melayani seluruh pasien Rawat Jalan (Poli Klinik) dan

pasien hemodialisa.

Sumber daya manusia di Depo rawat jalan berjumlah 20 orang :

1. Apoteker penanggung jawab (1 orang)

2. Apoteker pelaksana (1 orang)

3. Tenaga Teknis Kefarmasian (14 orang)

4. Administrasi ( 4 orang )

Shift kerja dibagi menjadi 3 Shift yaitu, pagi (08.00-14.00), Siang (10.00-16.00)

dan jam 14:00- 20:00 malam.

2. Kegiatan PKL

1. Manajemen Perbekalan Farmasi

a) Perencanaan

Perencanaan perbelakan farmasi pada depo farmasi rawat jalan

menggunakan metode kombinasi yang merupakan gabungan antara metode

konsumsi dan morbiditas atau epidemiologi , yaitu berdasarkan pola penggunaan

obat maupun bahan medis habis pakai (BMHP) pada periode sebelumnya (Metode

Konsumsi) serta berdasarkan pola penyakit tertentu yang sering muncul pada

musim tertentu (Meteode Epidemiologi). Perencanaan juga mempertimbangkan

defekta, permintaan dokter dan kebutuhan pasien.

 Yang diperhatikan dalam perencanaan yaitu :
1. Jumlah pemakaian obat dan bahan medis habis pakai (BMHP) pada hari

sebelumnya.
2. Trend penyakit penyakit tertentu sering muncul pada musim tertentu, seperti

penyakit demam berdarah, diare dan lain sebagainya.

b ) Pengadaan

Pengadaan dilakukan melalui permintaan kepada gudang perbekalan farmasi rumah

sakit dengan menyerahkan lembar pemakaian dan lembar permintaan obat (LPLPO).

LPLPO merupakan lembar dua rangkap (putih dan merah muda) yang berisi

keterangan permintaan dari depo rawat jalan, tanggal, nama barang, kekuatan sediaan

(Untuk obat), ukuran (untuk BMHP), sisa stok, dan jumlah permintaan. Lembar ini

ditanda tangani oleh apoteker penanggung jawab. Pada keadaan yang tidak

memungkinkan atau kondisi ‘cito’, pengadaannya dapat dilakukan melalui

permintaan ke depo farmasi lainnya dengan menyerahkan lembar LPLPO yang sama

disertai depo tempat melakukan permintaan.

c) Penerimaan

Pada saat penerimaan, dilakukan pemeriksaan kesesuaian LPLPO dengan barang

yang datang. Dilakukan penyesuaian nama obat dan BMHP, kekuatan obat, ukuran

BMHP, merk, jumlah, dan ekspired date (terutama untuk obat slow moving). Bila

barang sesuai, dengan lembar LPLPO berwarna putih diserahkan kembali kepada

pihak gudang dan lembar berwarna merah muda disimpan untuk rekapitulasi

penghitungan stok dan pelaporan.

d) Penyimpanan
Penyimpanan pada depo farmasi rawat jalan berdasarkan pada :
1. Bentuk sediaan
Obat dikelompokkan dalam rak yang sama berdasarkan bentuk sediaan,

diantaranya sediaan tablet, sirup, salep, injeksi, suppositoria, dll. Sementara

BMHP dikelompokkan berdasarkan jenis dan kegunaannya.

2. Kestabilan/Suhu
Kondisi ruang penyimpanan obat disimpan pada suhu kamar dan suhu sejuk.

kecuali dinyatakan lain, semua suhu dalam farmakope dinyatakan dalam derajat

celcius dan semua pengukuran dilakukan pada suhu 25 ºC. jika dinyatakan suhu

kamar terkendali yang dimaksud adalah suhu 15 ºC dan 30 ºC . Sedangkan untuk

obat yang harus disimpan pada suhu dingin, digunakan lemari pendingin dengan

pengaturan suhu antara 2-8 ºC.

3. Nama Obat (Alfabetis)
Setelah dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaan dan suhu, kemudian disusun

berdasarkan nama sesuai abjad untuk memudahkan dalam pencarian dan

pengambilannya.
4. LASA dan High Alert
- Obat Look Alike Sound Alike (LASA) yaitu obat yang memiliki bentuk dan

rupa yang mirip serta penyebutan nama yang mirip. Obat ini diberi stiker

hijau dengan bertuliskan LASA berwarna hitam dan diletakkan terpisah

dengan jarak paling sedikit satu obat. Obat yang sama dengan kekuatan yang

berbeda juga termasuk dalam kategori LASA. Daftar obat LASA di gudang

farmasi dapat dilihat pada lampiran.

- Obat High Alert atau obat dengan kewaspadaan tinggi adalah obat yang

secara signifikan berisiko membahayakan pasien bila digunakan dengan salah

atau pengelolaan yang kurang tepat. Obat ini diberi stiker High Alert

berwarna merah dengan tulisan High Alert berwarna hitam. Penempatannya

diletakkan dalam rak atau lemari yang sama.

5. Narkotika dan Psikotropika
Obat narkotika dan psikotropika disimpan di lemari narkotika dengan ketentuan

sesuai UU No. 35 Tahun 2009 dan Permenkes 28/MENKES/PER/I/1978 tentang

penyimpanan narkotika. Lemari narkotika harus terbuat dari kayu kuat, memiliki

dua pintu (luar dan dalam) yang masing-masing memiliki kunci yang kuat. Dan

untuk penyimpanan Psikotropika terpisah dengan Narkotika.

6. FIFO dan FEFO
Sistem first in first out (FIFO) adalah sistem dimana obat dan BMHP yang masuk

terlebih dahulu harus dikeluarkan terlebih dahulu. Sedangkan first ekpired first

out (FEFO) merupakan sistem dimana obat dan BMHP yang masa expirednya

lebih dulu dikeluarkan terlebih dahulu. Kedua sistem ini dilakukan secara

kombinasi agar obat dan BMHP tidak ada yang melewati masa expired.
7. Lemari Obat Program
Terdapat lemari khusus untuk menyimpan obat Program yaitu obat Khusus TB

berupa paket TB kategori 1 dan 2. Selain itu juga obat program yang terdapat

dalam lemari program adalah HIV/ AIDS, dan Malaria.

e) Distribusi

Depo farmasi rawat jalan Rumah Sakit Umum Daerah Kota Mataram melayani semua

poliklinik, yaitu :
1. Kronis
a) Poli Jantung
b) Poli saraf
c) Poli dalam
d) Poli geriatric
e) Hemodialisa
2. Non Kronis
a) Poli gigi
b) Poli paru
c) Poli bedah umum
d) Poli bedah anak
e) Poli khusus
f) Poli anak
 g) Poli fisioterapi / rehap medis
h) Poli jiwa
i) Poli kulit
j) Poli THT
k) Poli Ortopedi
l) Poli Mata

Jenis pasien yang dilayani depo farmasi rawat jalan Rumah Sakit Umum Daerah Kota

Mataram yaitu pasien umum (biasa dan umum eksekutif) dan pasien BPJS.

1. Pasien umum merupakan pasien yang menanggung semua pembiayaan

kesehatannya sendiri.
Pasien umum terdiri dari :

a) Pasien Mandiri

b) Pasien Eksekutif : - Umum

- Asuransi kesehatan : - Jasa raharja

- Mandiri Inhealht

- Telkom

2. Pasien BPJS merupakan pasien yang ditanggung semua pembiayaan kesehatannya

oleh pemerintah.
Pseien BPJS yaitu
a) Pasien Kronis dan Non kronis
b) Dinas social

Distribusi obat kepada pasien umum dan BPJS di depo farmasi rawat jalan

menggunakan metode Individual Presciption (Resep perorangan) yaitu pemberian

obat langsung kepada pasien secara keseluruhan, sesuai yang tertera pada resep.
 1. Obat untuk Pasien Umum diberikan obat setelah diinformasikan harga

obat/BMHP dan pasien mampu membayar obat.

2. Pasien BPJS dengan penyakit kronis diresepkan obat untuk pemakaian 30 hari,

akan tetapi pada apotek rawat jalan hanya diberikan obat untuk pemakaian selama

7 hari dan untuk obat selanjutnya diambil di Kimia Farma. Dan untuk penyakit

non kronis diberikan obat selama 7 hari.

3. Depo rawat jalan memiliki distribusi obat khusus untuk pasien Lansia atau

geriatric berupa pengantaran obat gratis (ARTIS), program ini khusus untuk

pasien lansia (>60 thn) dan berdomisili dikota mataram.

f) Pencatatan dan Pelaporan

Untuk pencatatan dan pelaporan di depo farmasi rawat jalan dilakukan dalam satu

tahap pelaporan bulanan, setiap tiga bulan, dan laporan tahunan. Adapun pelaporan

tersebut terdiri dari :

1. Laporan Kunjungan resep
Pelaporan jumlah kunjungan resep umum dan BPJS, dicatat setiap hari. Selain

pencatatan jumlah playanan resep selama sebulan, dilaporkan juga pemakaian

obat generik, obat paten, jumlah resep, alat kesehatan, serta total harga

keseluruhan resep.
2. Laporan resep BPJS dan Umum
3. Laporan penggunaan narkotika dan psikotropika
Laporan penggunaan narkotika dan psikotropika dibuat dan dilaporkan kepada

kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) yang selanjutnya laporan tersebut

akan direkap dengan laporan depo lain, kemudian akan dilaporkan ke dinas

kesehatan setempat.
4. Laporan evaluasi waktu tunggu pelayanan resep
Laporan ini berisi lama rata-rata pengerjaan resep dari mulai resep masuk sampai

obat diterima oleh pasien.

5. Laporan distribusi
 Laporan pendistribusian merupakan kegiatan pelaporan terhadap pengeluaran

obat dan perbekalan farmasi lainnya yang bertujuan untuk menjaga agar barang

yang didistribusikan oleh depo farmasi rawat jalan tetap terkontrol sesuai dengan

jenis, mutu, jumlah, dan ketepatan waktunya.

6. Laporan pendapatan
Adalah proses pelaporan tentang hasil penjualan dari obat dan perbekalan farmasi

lainnya, agar transparasi dari alur dan hasil penjualan dapat tetap terjaga sehingga

tidak terjadi kesalah pahaman.

7. Laporan penggunaan obat TB dan obat HIV.
8. Laporan obat Fornas dan Non Fornas

3. Alur Pelayanan Resep

a) Penyerahan Resep di Loket

Pasien membawa resep dan menyerahkannya kepada petugas di loket .
b) Pemberian nomer antrian
Resep yang sudah diterima diberi nomor antrian sesuai urutan penyerahan resep.

Nomer antrian dibagi menjadi dua untuk resep non kronis dan kronis.
c) Pengecekan Riwayat Pengambilan obat
Petugas mengecek riwayat pengambilan obat pada tanggal sebelumnya pada SIMRS.

Dan catat pada buku kronis pasien.

d) Skrining dan verifikasi resep
Waktu mulai skrining dicatat, dan dilakukan verifikasi berupa :
1. Administratif
- Nama Dokter
- Paraf Dokter
- Nama Pasien
- Berat Badan Pasien
- Tanggal Lahir Pasien
- Asal Poli/Bangsal
2. Farmasetik
- Nama Obat
- Jumlah Obat
- Bentuk Sediaan
- Dosis
- Signa / Aturan Pakai
- Rute Pemberian
3. Pertimbangan Klinik
 - Interaksi Obat
- Alergi
- Efek samping Obat
- Kontra Indikasi
- Duplikasi

e) Proses Entry

Proses entry adalah suatu proses untuk menangani pengelolaan data resep dalam

database. Petugas akan melakukan pengelolaan data resep dimana dalam hal ini

petugas akan melakukan proses pendataan terhadap resep obat yang diterima dari

pasien yang datang ke depo rawat jalan. Pasien tersebut bias saja berasal dari

pasien lama ataupun paisen baru.

f) Penyiapan obat

Penyiapan obat dilakukan oleh Petugas Farmasi yang berada di belakang ruangan

penyerahan obat. Obat disiapkan oleh petugas, baik berupa obat racikan maupun non

racikan beserta BMHP (Bahan Medis Habis Pakai) untuk semua pasien Rawat Jalan

(Poli Klinik) dan pasien hemodialisa.

g) Penyerahan obat dan pemberian KIE

Sebelum obat diserahkan kepada pasien, terlebih dahulu di verifikasi atau

diperiksa kembali yaitu : Benar obat, Benar Waktu, benar frekuensi, Benar dosis,

benar rute, Benar identitas pasien. Saat Penyerahan Obat dilakukan dengan

pemberian KIE dan mencatat waktu pemberian resep. Petugas Farmasi yang

melakukan penyerahan obat harus membubuhkan paraf/tanda tangan pada resep

untuk pertanggung jawaban. Petugas akan melakukan pemeriksaan identitas pasien

sebelum penyerahan obat.

Gambar 4.2 Alur Pelayanan Resep Depo Farmasi Rawat Jalan